ASSISTENT DOSSIERBEHEER NIVEAU C FOD Justitie dienst HR Magistratuur, notarissen, gerechtsdeurwaarders Jobinhoud Profiel Werkgever Aanbod Deelnemingsvoorwaarden Solliciteren Kandidaten met een handicap Selectieprocedure Lijst van geslaagden Contactgegevens JOBINHOUD Doel van de functie: Het beheren van de agenda voor alle deadlines die moeten gerespecteerd worden, zowel op het vlak van de weddensectie als administratieve secties. Dit houdt ondermeer de opvolging in van: - vertrekkers (magistraten, plaatsvervangers, notarissen, gerechtsdeurwaarders, ); - benoemingen; - mandaten van magistraten (bijzondere mandaten, adjunct-mandaten, ); - termijnen inzake opdrachten buiten de magistratuur; - periodieke betalingen; - publicaties in het Belgisch Staatsblad; - stageverloop. Het bijhouden van kaders, effectieven, magistraten in opdracht, boventallen. Het afleveren van data en listings inzake personeelscategorieën aan interne en externe klanten. Opmaak van jaarverslagen en justitie in cijfers. Nazicht en verwerking van data voor eigen gebruik (parlementaire vragen, statistieken, opmaak budget). Ondersteuning bieden bij project e-loket. Resultaatsgebieden: Als administratief medewerker de administratieve taken in de dienst volgens de geldende voorschriften uitvoeren. Hieronder kunnen volgende taken begrepen worden: - Planningen opmaken - Behandelen van briefwisseling - Up-to-date houden van gegevensbestanden Als data-invoerder coderen en invoeren van gegevens in geautomatiseerde bestanden teneinde verdere exploitatie van de gegevens te faciliteren. Hieronder kunnen volgende taken begrepen worden: - Up to date houden van de databank - Tijdig invoeren van gegevens - Interpreteren van de gegevens - Uitprinten van lijsten van ingevoerde gegevens - Controleren van de ingevoerde gegevens www.just.fgov.be 1/5
Als analist opzoekingen verrichten teneinde de interne en externe klant de mogelijkheid te verschaffen met deze informatie verder te werken; - Verrichten van opzoekingen in registers, databases, internet, - Leveren van de gevraagde documentatie PROFIEL Gedragsgerichte competenties Informatie analyseren: Gericht analyseren van gegevens en kritisch beoordelen van informatie. Problemen oplossen: Omgaan met en zelfstandig oplossen van problemen, zoeken van alternatieven en uitvoeren van de oplossing. Kennis en informatie delen: Tonen, overbrengen en delen van kennis, inzichten en werkwijzen. In team werken: Groepsgeest creëren en bevorderen door zijn/haar mening en ideeën te delen en door bij te dragen aan de oplossing van conflicten tussen collega's. Servicegericht handelen: Interne en externe klanten op een transparante, integere en objectieve manier begeleiden, hen een persoonlijke dienstverlening leveren en constructieve contacten onderhouden. Betrouwbaarheid tonen : Integer handelen in overeenstemming met de verwachtingen van de organisatie, vertrouwelijkheid respecteren, verbintenissen nakomen en elke vorm van partijdigheid vermijden. Zichzelf ontwikkelen : De eigen groei actief plannen en beheren in functie van zijn/haar mogelijkheden, interesses en ambities door het eigen functioneren kritisch in vraag te stellen en zich continu nieuwe inzichten, vaardigheden en kennis eigen te maken. Objectieven behalen: Beschikken over de inzet, de wil en de ambitie om resultaten te boeken en de verantwoordelijkheid op zich nemen voor de correctheid van ondernomen acties. Technische competenties Goede kennis van het MS Office pakket (voornamelijk Excel, Access en Word). Tewerkstelling binnen een tweetalige context (Nederlands/Frans), waarbij een basiskennis van de tweede landstaal een pluspunt vormt. Verder dient u voldoende zelfstandig te kunnen werken en bereid te zijn om bij te leren en u snel in te werken in de functie. www.just.fgov.be 2/5
WERKGEVER De FOD Justitie is de motor van: - een optimale en begrijpelijke wetgeving - een adequate ondersteuning voor een toegankelijk en efficiënt gerechtelijk apparaat; - een evenwichtige uitvoering van de gerechtelijke beslissingen; - een integratie van de sociale dimensie bij justitie en bij de informatieverstrekking aan justitiabelen. Door zijn ondersteunende opdrachten ten behoeve van de wetgevende, rechterlijke en uitvoerende macht zowel op nationaal als op internationaal vlak wil de FOD Justitie bijdragen tot een rechtvaardigere samenleving en een harmonieuze relatie tussen de burger en justitie tot stand brengen. Om de 4 bovengenoemde opdrachten te verwezenlijken, is de FOD Justitie onderverdeeld in 3 directoratengeneraal, namelijk DG Wetgeving, Fundamentele Rechten en Vrijheden; DG Rechterlijke Organisatie en DG Penitentiaire Inrichtingen. Binnen het directoraat-generaal Rechterlijke Organisatie is men op zoek naar een administratief assistent om de dienst Personeel (Cel RO I) te versterken. De dienst Personeel (Cel RO I) staat in voor het beheer van de dossiers van de leden van de magistratuur en van de ministeriële ambtenaren (notarissen en gerechtsdeurwaarders), alsook de organisatie van de taalexamens. AANBOD U wordt aangeworven als assistent (niveau C) op basis van een contract van onbepaalde duur Weddenschaal C1 (minimum 14.274 - max 20.067 bruto jaarsalaris volgens anciënniteit, niet geïndexeerd). Index op 01/01/2013 is 1,6084. Voor meer info: www.fedweb.be en http://www.fedweb.belgium.be/nl/verloning_en_voordelen/wedde/calculator Voordelen Minimum 26 dagen verlof Gratis openbaar vervoer van en naar het werk Fietsvergoeding Mogelijkheid tot het volgen van diverse opleidingen Fed+ kaart Voordelige hospitalisatieverzekering DEELNEMINGSVOORWAARDEN Vereist diploma bij indiensttreding: Hoger diploma secundair onderwijs of gelijkgesteld SOLLICITEREN Solliciteren kan tot en met 30 mei 2016 Heeft u interesse in deze functie, stuur dan uw curriculum vitae met motivatiebrief naar: www.just.fgov.be 3/5
bij voorkeur via e-mail: diane.vanbelle@just.fgov.be (referentie assistent dossierbeheer) of per post: T.a.v. Diane Van Belle Attaché HRM rechtsgebied Antwerpen FOD JUSTITIE DIRECTORAAT-GENERAAL RECHTERLIJKE ORGANISATIE Directie P & O Dienst HR Gerechtspersoneel Bolivarplaats 20/1, 2000 Antwerpen KANDIDATEN MET EEN HANDICAP U kan een aanpassing vragen Als u ten gevolge van een handicap gebruik wenst te maken van aanpassingen aan de selectieprocedure, kan u contact opnemen met de selectiedienst. Nadien zal u gecontacteerd worden door de cel diversiteit van de FOD Justitie om te bepalen van welke aanpassingen u wenst gebruik te maken in onze selecties. SELECTIEPROCEDURE - Afhankelijk van het aantal kandidaten, behoudt de selectiecommissie zich het voorrecht een preselectie te doen op basis van een grondige analyse van de CV s. - Interview, mogelijk voorafgegaan door een praktische proef. Deze schriftelijke proef kan eliminerend zijn als het aantal kandidaten het toelaat. - Er zal gepeild worden naar de overeenstemming van het profiel van de kandidaat met de specifieke eisen van de functie en de motivatie, belangstelling en affiniteit met het werkterrein. Het vereiste minimum om te slagen is 60%. Feedback Na het ontvangen van uw resultaat bij iedere selectiefase kan u binnen drie maanden schriftelijk feedback vragen. LIJST VAN GESLAAGDEN En als u geslaagd bent? De rangschikking van de geslaagden wordt opgesteld op basis van de resultaten. Als u niet onmiddellijk aan de slag kan, komt u op een wervingsreservelijst die 1 jaar geldig is. www.just.fgov.be 4/5
CONTACTGEGEVENS Meer info over de functie en de selectieprocedure? Mevrouw Diane Van Belle, Attaché HRM diane.vanbelle@just.fgov.be 0473/815 418 www.just.fgov.be 5/5