Uitdagingen in de GGZ Een inventariserend onderzoek onder 23 GGZ instellingen naar de beleidsontwikkelingen en de daarbij behorende uitdagingen in de GGZ, uitgevoerd door ConQuaestor.
Inleiding Inleiding De Geestelijke Gezondheidszorg (GGZ) heeft op dit moment te maken met ingrijpende De Geestelijke Gezondheidszorg (GGZ) heeft op dit moment te maken met ingrijpende wetswijzigingen. ConQuaestor volgt deze ontwikkelingen nauwlettend en wil zich verdiepen wetswijzigingen. ConQuaestor volgt deze ontwikkelingen nauwlettend en wil zich verdiepen in De deze Geestelijke materie. Gezondheidszorg Daarom zijn we een (GGZ) onderzoek heeft op gestart dit moment naar de te maken beleidsontwikkelingen met ingrijpende in De deze Geestelijke materie. Gezondheidszorg Daarom zijn we een (GGZ) onderzoek heeft op gestart dit moment naar de te maken beleidsontwikkelingen met ingrijpende binnen wetswijzigingen. de GGZ. In ConQuaestor dit onderzoek volgt worden deze de beleidsontwikkelingen nauwlettend binnen wil de zich GGZ verdiepen in kaart binnen wetswijzigingen. de GGZ. In ConQuaestor dit onderzoek volgt worden deze de beleidsontwikkelingen nauwlettend binnen wil de zich GGZ verdiepen in kaart gebracht. in deze materie. Er is vooral Daarom aandacht zijn we voor een onderzoek veranderingen gestart gericht naar de op beleidsontwikkelingen het financiële en gebracht. in deze materie. Er is vooral Daarom aandacht zijn we voor een onderzoek veranderingen gestart gericht naar de op beleidsontwikkelingen het financiële en administratieve binnen de GGZ. regiem In dit onderzoek en uitvoering worden daarvan. de beleidsontwikkelingen Het van de binnen laatste de 10 GGZ jaar wordt in kaart administratieve binnen de GGZ. regiem In dit onderzoek en uitvoering worden daarvan. de beleidsontwikkelingen Het van de binnen laatste de 10 GGZ jaar wordt in kaart onderzocht gebracht. Er om is vooral vast te aandacht kunnen stellen voor de wat veranderingen voor uitdagingen gericht de op GGZ het instellingen financiële en voor met onderzocht gebracht. Er om is vooral vast te aandacht kunnen stellen voor de wat veranderingen voor uitdagingen gericht de op GGZ het instellingen financiële en voor met name administratieve de komende regiem twee en jaar de kunnen uitvoering verwachten. daarvan. Het beleid van de laatste 10 jaar wordt name administratieve de komende regiem twee en jaar de kunnen uitvoering verwachten. daarvan. Het beleid van de laatste 10 jaar wordt onderzocht om vast te kunnen stellen wat voor uitdagingen de GGZ instellingen voor met onderzocht om vast te kunnen stellen wat voor uitdagingen de GGZ instellingen voor met Het name onderzoek komende is gebaseerd twee jaar op kunnen de volgende verwachten. vraagstelling: Het name onderzoek komende is gebaseerd twee jaar op kunnen de volgende verwachten. vraagstelling: In Het welke onderzoek mate worden is gebaseerd de uitdagingen, op de volgende door hoofdverantwoordelijken vraagstelling: van de financiële en In Het welke onderzoek mate worden is gebaseerd de uitdagingen, op de volgende door hoofdverantwoordelijken vraagstelling: van de financiële en administratieve processen binnen GGZ instellingen, herkend en erkend en hoe wordt door de administratieve processen binnen GGZ instellingen, herkend en erkend en hoe wordt door de GGZ In welke instellingen mate worden ingespeeld de uitdagingen, op deze ontwikkelingen? door hoofdverantwoordelijken van de financiële en GGZ In welke instellingen mate worden ingespeeld de uitdagingen, op deze ontwikkelingen? door hoofdverantwoordelijken van de financiële en administratieve processen binnen GGZ instellingen, herkend en erkend en hoe wordt door de administratieve processen binnen GGZ instellingen, herkend en erkend en hoe wordt door de Onderdeel GGZ instellingen van de ingespeeld vraagstelling op zijn deze de ontwikkelingen? volgende subvragen: Onderdeel GGZ instellingen van de ingespeeld vraagstelling op zijn deze de ontwikkelingen? volgende subvragen: 1. Welke uitdagingen op het gebied van GGZ beleid komen tot uiting in literatuur? 1. Welke uitdagingen op het gebied van GGZ beleid komen tot uiting in literatuur? Onderdeel 2. Welke van uitdagingen de vraagstelling op het zijn gebied de volgende van GGZ subvragen: beleid zijn op dit moment het meest van Onderdeel 2. Welke van uitdagingen de vraagstelling op het zijn gebied de volgende van GGZ subvragen: beleid zijn op dit moment het meest van 1. belang Welke uitdagingen voor GGZ instellingen? op het gebied van GGZ beleid komen tot uiting in literatuur? 1. belang Welke uitdagingen voor GGZ instellingen? op het gebied van GGZ beleid komen tot uiting in literatuur? 3. 2. Worden Welke uitdagingen de uitdagingen op het door gebied GGZ van instellingen GGZ beleid herkend zijn op en dit erkend? moment het meest van 3. 2. Worden Welke uitdagingen de uitdagingen op het door gebied GGZ van instellingen GGZ beleid herkend zijn op en dit erkend? moment het meest van 4. belang Hoe ver voor zijn GGZ de verschillende instellingen? GGZ instellingen in de aanpak van deze uitdagingen? 4. belang Hoe ver voor zijn GGZ de verschillende instellingen? GGZ instellingen in de aanpak van deze uitdagingen? 3. Worden de uitdagingen door GGZ instellingen herkend en erkend? 3. Worden de uitdagingen door GGZ instellingen herkend en erkend? 4. Hoe ver zijn de verschillende GGZ instellingen in de aanpak van deze uitdagingen? 4. Hoe ver zijn de verschillende GGZ instellingen in de aanpak van deze uitdagingen? Methode Om onderzoeksvragen te kunnen beantwoorden is gebruik gemaakt van de onderstaande onderzoeksmethoden: Om onderzoeksvragen te kunnen beantwoorden is gebruik gemaakt van de onderstaande onderzoeksmethoden: Methode Om de onderzoeksvragen te kunnen beantwoorden is gebruik gemaakt van de onderstaande onderzoeksmethoden: Om 1. de onderzoeksvragen literatuurstudie; hierin te kunnen zijn de beantwoorden ontwikkelingen is en gebruik uitdagingen gemaakt binnen van de de GGZ onderstaande onderzoeksmethoden: 1. literatuurstudie; hierin zijn de ontwikkelingen en uitdagingen binnen de GGZ inzichtelijk gemaakt (onderzoeksvraag 1en 2). inzichtelijk gemaakt (onderzoeksvraag 1en 2). 2. 1. benchmark; literatuurstudie; hierbij hierin zijn zijn de de resultaten ontwikkelingen van de instellingen en uitdagingen op de binnen uitdagingen de GGZ vanuit de 2. 1. benchmark; literatuurstudie; hierbij hierin zijn zijn de de resultaten ontwikkelingen van de instellingen en uitdagingen op de binnen uitdagingen de GGZ vanuit de literatuurstudie inzichtelijk gemaakt vergeleken (onderzoeksvraag met een optimaal 1en 2). functionerende fictieve instelling aan de literatuurstudie inzichtelijk gemaakt vergeleken (onderzoeksvraag met een optimaal 1en 2). functionerende fictieve instelling aan de 2. hand benchmark; van een hierbij vragenlijst zijn de (onderzoeksvraag resultaten van instellingen en 4). op de uitdagingen vanuit de 2. hand benchmark; van een hierbij vragenlijst zijn de (onderzoeksvraag resultaten van 3 instellingen en 4). op de uitdagingen vanuit de literatuurstudie vergeleken met een optimaal functionerende fictieve instelling aan de literatuurstudie vergeleken met een optimaal functionerende fictieve instelling aan de Voor de hand creatie van van een de vragenlijst fictieve instelling (onderzoeksvraag is gebruik gemaakt en 4). van twee modellen, de Deming- Voor de hand Cirkel 1 creatie van van een de vragenlijst fictieve instelling (onderzoeksvraag is gebruik gemaakt 3 en 4). van twee modellen, de Demingen het INK-model. De Deming-Cirkel is een weergave van een continue Cirkel 1 en het INK-model. De Deming-Cirkel is een weergave van een continue kwaliteitsverbetering Voor de creatie van de en fictieve geeft inzicht instelling de is mate gebruik van gemaakt verandering. van twee Deze modellen, cyclus bestaat de Deming- uit vier kwaliteitsverbetering Voor de en geeft inzicht de mate van verandering. Deze cyclus bestaat uit vier fasen, Cirkel 1 creatie van de fictieve instelling is gebruik gemaakt van twee modellen, de Deming- Plan-Do-Check-Act. en het INK-model. De Elke Deming-Cirkel fase wordt ondersteund is een weergave door het van INK-model. een continue Het INK-model fasen, Cirkel 1 Plan-Do-Check-Act. en het INK-model. De Elke Deming-Cirkel fase wordt ondersteund is een weergave door het van INK-model. een continue Het INK-model heeft kwaliteitsverbetering als doel het stimuleren en geeft van inzicht het in management de mate van om verandering. organisatie Deze op cyclus kwaliteit bestaat te laten uit vier heeft kwaliteitsverbetering als leiden. 2 doel het stimuleren en geeft van inzicht het in management de mate van om verandering. organisatie Deze op cyclus kwaliteit bestaat te laten uit vier fasen, Plan-Do-Check-Act. Elke fase wordt ondersteund door het INK-model. Het INK-model leiden. fasen, 2 Plan-Do-Check-Act. Elke fase wordt ondersteund door het INK-model. Het INK-model heeft als doel het stimuleren van het management om de organisatie op kwaliteit te laten heeft als leiden. 2 doel het stimuleren van het management om de organisatie op kwaliteit te laten leiden. 2 1 1 Deming WE. (1982) Quality, Productivity and Competitive Position, Cambridge Massachusetts: MIT Press Deming WE. (1982) Quality, Productivity and Competitive Position, Cambridge Massachusetts: MIT 2 Press 21 Bosman, J. Kamermans, M. Schijff, M. (2001) AO en kwaliteit: een integrale aanpak, Deventer: Kluwer Bosman, Deming WE. J. Kamermans, (1982) Quality, M. Schijff, Productivity M. (2001) and Competitive AO en kwaliteit: Position, een integrale Cambridge aanpak, Massachusetts: Deventer: MIT 1 Kluwer Press Deming WE. (1982) Quality, Productivity and Competitive Position, Cambridge Massachusetts: MIT 2 Press Bosman, J. Kamermans, M. Schijff, M. (2001) AO en kwaliteit: een integrale aanpak, Deventer: Kluwer 2 Bosman, J. Kamermans, M. Schijff, M. (2001) AO en kwaliteit: een integrale aanpak, Deventer: Kluwer /20
De elementen van het INK-model zijn als volgt toegepast in 4 fasen van de Deming-Cirkel:. Plan Act verbeteren en vernieuwen strategie en beleid Check medewerkers management van medewerkers Do management van middelen management van processen klanten en leveranciers Bestuur en financiers maatschappij Figuur 1. De Deming-Cirkel en de overeenkomstige elementen uit het INK-model Na uitvoering van het literatuuronderzoek zijn de uitdagingen voor de vragenlijst (t.b.v. de benchmark) verder geoperationaliseerd. Hierbij is per onderwerp gebruik gemaakt van de onderstaande hulpmiddelen. 1. Financiering; aan de hand van de kaderregelingen AO/IC AWBZ 3 en DBC s GGZ 4, is de productieregistratie en facturering opgedeeld in de vier fasen van de beleidscyclus. De vragenlijst is aangevuld met vragen die voortkomen uit het INKmodel. 2. ICT; onderzocht is de mogelijkheid over te stappen op het Elektronisch Patiënten Dossier. Hierbij is gebruik gemaakt van de handleiding digitaliseren papieren patiënten dossiers 5. Deze richtlijn is opgedeeld in de vier fasen van de beleidscyclus en aangevuld met vragen die voortkomen uit het INK-model. 3. Kwaliteit; de uitdaging op het gebied van kwaliteit, de zogenaamde HKZ-certificering, is alleen geïnventariseerd. Hiervoor is geen vragenlijst opgesteld. 3 College Tarieven Gezondheidszorg (19-12-2005) Introductie kaderregeling AO/IC, Gevolgen WTG ExPres, Overheveling sectorfondsen, Verlenging overgangsregeling kapitaallasten extramurale zorg, Tarieflijst AWBZ-instellingen 2005, Afkeuring Beleidsregel onderhandelingsmodule EZ in: http://www.ggzbeleid.nl/pdfctg/circ_211204b.pdf 16.3.2006 4 DBC GGZ (7-06-2005) Concept kaderregeling DBC GGZ; Administratieve Organisatie en Interne Controle inzake DBC-registratie en facturering in: http://www.dbcggz.nl/cms/data/attachments/186/bestand/nr.%205%20concept%20kaderregeling%20aoi c%20dbc%20ggz.pdf, 15.3.2006 5 Nationaal ICT Instituut in de zorg Elektronisch Patiënten Dossier, Algemene Informatie (last update: 24-03-2006) in: http://www.nictiz.nl/kr_nictiz/default.asp?datoom=3759, 24.3.2006 2 2/20
ConQuaestor heeft voor dit onderzoek 46 GGZ instellingen benaderd, 23 instellingen hebben hun medewerking verleend. Bij deze instellingen zijn interviews afgenomen. Gebaseerd op de vragenlijst zijn scores toegekend aan de GGZ instellingen. Scores zijn bepaald aan de hand van de behaalde activiteiten per fase van de beleidscyclus. De behaalde punten zijn omgezet in percentages waardoor de resultaten de mate van uitdaging aangeven. Een maximum score (100%) geeft aan dat alle activiteiten voor de desbetreffende uitdaging zijn doorlopen, een score van 20% geeft echter aan dat de mate van uitdaging nog erg groot is. Resultaten De belangrijkste ontwikkelingen en de daarbij behorende uitdagingen, die naar voren komen uit de literatuur zijn: 1. Financiering en de daarbij behorende bekostigingssystemen; binnen de GGZ heeft een verschuiving plaats gevonden voor de zorg tót één jaar van de AWBZ naar de Zorgverzekeringswet 6. De langdurige GGZ zorg wordt nog wel gefinancierd door middel van de AWBZ 7. Daarnaast neemt de Wet Maatschappelijke Ondersteuning enkele onderdelen van de AWBZ over. Deze maatregel heeft tot gevolg dat de financiering geregeld wordt vanuit de gemeenten 8. Tenslotte wordt een deel van de financiering voor GGZ instellingen met forensische psychiatrie overgenomen door het ministerie van justitie. Deze vier vormen hebben elk hun eigen systeem voor bekostiging dat vraagt om een andere aanpak binnen GGZ instellingen. 2. Elektronisch Patiënten Dossier (EPD); in de gehele zorg worden steeds meer maatregelen genomen op het gebied van ICT. Zo ook voor de patiënten dossiers 9. 3. Verkrijgen van een Harmonisatie Kwaliteitskeurmerk Zorg (HKZ) certificering; dit kwaliteitskeurmerk geeft inzicht in de kwaliteit van een zorginstelling. HKZ certificering wordt op de lange termijn een vereiste vanuit de zorgkantoren en zorgverzekeraars. Daarnaast verwacht GGZ Nederland (de brancheorganisatie van de GGZ) dat GGZ instellingen HKZ gecertificeerd worden. De HKZ-certificering is niet specifiek voor de GGZ en is daarom in mindere mate meegenomen in het onderzoek 10. 4. Verschillende polissen binnen de Zorgverzekeringswet; cliënten van de GGZ met een restitutiepolis of een polis bij een verzekeraar waar de instelling geen contract mee heeft krijgen de rekening thuis gestuurd. Dit heeft in de reguliere zorg al gezorgd voor veel problemen, vraag is hoe de GGZ dit zal ondervangen. 6 GGZ Beleid Regeerakkoord Balkenende II, Zorg (last update: 16-02-2006) in: http://www.ggzbeleid.nl/regeerakkoord_balk2.html, 8.03.2006 7 GGZ Beleid Wegwijs in indicatiestelling en registratie in de GGZ en verslavingszorg (last update 8-03-2006) in: http://www.ggzbeleid.nl/pdfindicatie/ggzn_wegwijs_indicatie_0502.doc, 8.3.2006 8 NIZW (september 2005) De Wet op de Maatschappelijke Ondersteuning (last update: 28-10-2005) in: http://www.nizw.nl/docs/sociaal%20beleid/welzijnendewmo/wmo%20info.doc 9 Sponselee R, Hutschemaekers G, Sleegers P (2006) De toepassing van IT in de GGZ, ontwikkelingen trends en controversen in: Maandblad Geestelijke volksgezondheid 06, 01, pp. 33. 10 HKZ Stichting Harmonisatie Kwaliteitsbeoordeling in de zorgsector Certificatie geestelijke gezondheidszorg in: http://www.hkz.nl/content/view/320/ 15.03.2006 3 /20
Alle instellingen die meegewerkt hebben aan het onderzoek gaven aan zich te herkennen in de uitdagingen die uit de literatuur naar voren kwamen. Zij erkenden dat deze uitdagingen ook binnen hun instelling spelen, de mate van uitdaging is de basis geweest voor het onderzoek. De belangrijkste resultaten worden hieronder samengevat. Financiering De resultaten voor de financiering zijn opgedeeld in de vier fasen van de Deming-Cirkel. In de Plan-fase zijn de meeste resultaten (82%) behaald. De belangrijkste resultaten zijn: Mate van invoering DBC's pro-actief 61 redelijk volgend 35 matig 0 passief 4 Veertien instellingen (61%) zijn zeer actief bezig met het invoeren van de DBC s, de overige instellingen zijn wel bezig met de invoering maar nog niet pro-actief. Dit betekent dat ze geen koploper organisatie zijn op het gebied van DBC s, maar wel maatregelen treffen om met de DBC s te kunnen werken. Mate van invoering AWBZ bekostigingsvorm pro-actief 4 redelijk volgend matig 26 57 Reeks1 passief 13 Voor de mate van invoering van de AWBZ bekostigingsvorm is slechts 4 van de instellingen pro actief bezig, dertien instellingen (57%) hebben een redelijk volgende houding ten opzichte van de AWBZ bekostigingssystematiek. De instellingen volgen de ontwikkelingen op het gebied van financiering vanuit de AWBZ, maar geven vaak niet de voorkeur aan een koploper te willen zijn omdat de kans groot is dat de GGZ geen financiering meer krijgt uit de AWBZ. Van zeventig procent van de instellingen (16 instellingen) begrijpen de medewerkers waarom de veranderingen moeten plaatsvinden maar steunen de vorm waarin dat op dit moment gebeurt niet 4 /20
Alle instellingen hebben een plan van aanpak opgesteld om de veranderingen in de vormen van bekostigingssystematiek te gaan invoeren. Voor de invoering van de nieuwe vormen van bekostiging hoort het plan van aanpak minimaal te bevatten: - protocollen ten behoeve van de standaardisering van de kaderregelingen - communicatieplan - strategiecycli voor de kaderregelingen AO/IC AWBZ en DBC s in de GGZ In de onderstaande tabel is in percentages weergegeven hoeveel instellingen genoemde onderdelen hebben opgenomen in het plan van aanpak. Onderdelen opgenomen in plan van aanpak protocollen t.b.v. standaardisering 74 communicatieplan 74 strategiecyclus kaderregeling AO/IC AWBZ strategiecyclus kaderregeling AO/IC DBC s GGZ? 57 61 Vervolgens is nagegaan of instellingen een handboek hebben waarin voor de nieuwe vormen van bekostiging is opgenomen wie beheert, registreert en/of controleert. handboek beschrijving w ie beheert, registreert en/of controleert niet aanw ezig 13 aanw ezig 87 Uit bovenstaande tabel blijkt dat twintig instelling (87%) onderscheidt hebben gemaakt tussen de persoon die gegevens beheert, registreert en/of controleert. Drie instellingen hebben dit niet gedaan. In de Do-fase zijn redelijke resultaten behaald. Gemiddeld genomen is 74% van de activiteiten doorlopen. In de Do-fase zijn dit de belangrijkste resultaten, instellingen zijn bezig met of hebben net de procesbeschrijvingen afgerond. De meeste instellingen hebben de beschrijvingen in een digitaal procesmodel vastgelegd. Negentien instellingen (83%) gaan controles op processen uitvoeren door interne controles in het primaire proces en de interne controle functies. 5 /20
Zoals onderstaande tabel weergeeft is de betrouwbaarheid van de essentiële verrichtingen nog niet overal volledig. Betrouw baarheid registratie essentiële verrichtingen > 98% 96-98% 94-96 < 94% 0 17 22 61 Slechts vijf instellingen (22%) registreren dat de essentiële verrichtingen een betrouwbaarheid geven van meer dan 98% is. De grootste groep, 61%, heeft een betrouwbaarheid die lager is dan 94%. Voor de overige instellingen valt hier dus nog verbetering te verwachten. Tweeëntwintig instellingen (96%) maken structureel middelen vrij voor de kaderregelingen én in het algemeen voor administratieve processen in de instelling. Voor het invoeren van de nieuwe bekostigingsvormen is het belangrijk dat medewerkers volledig kunnen werken met deze nieuwe bekostigingsvormen. Om dit te kunnen bewerkstelligen is vaak bijscholing nodig. Bijscholing medew erkers Medew erkers volledig bijgeschoold 87 Medew erkers geïnformeerd 13 Geen acties voor medew ekers 0 Bij alle instellingen zijn de medewerkers geïnformeerd over de nieuwe vorm van bekostiging, in de meeste instellingen zijn medewerkers ook bijgeschoold. Voor een efficiënte invoering van de nieuwe bekostigingsvormen is risicomanagement een essentieel onderdeel. In het algemeen hebben instellingen de risico s redelijk in kaart gebracht. 6 /20
Risicomanagement ten behoeve van de nieuw e bekostigingsvormen Alle risico's zijn in kaart gebracht 9 Enkele risico's w orden benoemd 78 Worden geen risico's benoemd 13 Voor het aan- en bijsturen van beleid binnen de GGZ instelling worden prestatie-indicatoren gebruikt. Benoeming en sturing prestatie-indicatoren P-I benoemd, goede sturing 4 P-I benoemd, redelijke sturing 22 P-I benoemd, onvoldoende sturing 17 Geen P-I 57 Slechts één instelling (4%) heeft prestatie-indicatoren benoemd en stuurt hier ook al goed op aan. Dertien instellingen (57%) hebben nog geen prestatie-indicatoren benoemd. Vier instellingen (17%) hebben deze prestatie-indicatoren wel benoemd maar sturen daar niet of nog niet op aan. Vijf instellingen hebben de prestatie-indicatoren benoemd en sturen hier redelijk op aan. In de Check-fase neemt het percentage (67%) behaalde activiteiten verder af. Reden voor deze afname is dat in deze fase onder andere draagvlak onder medewerkers voor de verandering een belangrijke factor is. Om een indicatie te geven van het draagvlak onder medewerkers kunnen metingen worden uitgevoerd door middel van medewerkertevredenheid onderzoek, productiviteit en het verloop en betrokkenheid van medewerkers bij veranderingen. Draagvlak onder medew erkers Betrokkenheid medew erkers 61 Verandering in verloop 4 Productiviteit verbeterd 22 Tevredenheidonderzoek 9 7 /20
Twee instellingen (9%) hebben de medewerkertevredenheid op het gebied van de nieuwe vormen van bekostiging wel eens gemeten. De overige instellingen hebben dit onderzoek niet gedaan. Bij negen instellingen (39%) is de productiviteit gedaald en bij negen instellingen is de productiviteit gelijk gebleven. Bij de overige vijf instellingen (22%) is de productiviteit gestegen. In één instelling is het verloop minder geworden als gevolg van de veranderingen, bij de overige instellingen is dit gelijk gebleven. Over het algemeen geven de instellingen aan de medewerkers goed te betrekken bij de veranderingen die nu gaande zijn. Bij veertien instelling (61%) worden de medewerkers goed en bij zeven (30%) redelijk betrokken bij de veranderingen. Twee instellingen hebben hun medewerkers niet betrokken bij de veranderingen. Het is in deze fase eveneens van belang dat maatregelen worden genomen om risico s te beperken. Beperken risico's Risico's beperkt 39 Risico's redelijk beperkt 61 Niet of nauw elijks beperkt 0 Negen instellingen (39%) beperken de risico s zoveel mogelijk. Ze hebben de administratieve organisatie helder beschreven en voldoen aan de eisen om de risico s te kunnen beperken. Veertien instellingen (61%) geven aan de risico s zoveel mogelijk te beperken door het helder beschrijven van de AO en voldoen aan enkele eisen van de AO. Zestien instellingen (70%) geven aan dat een audit-trail uitgevoerd kan worden in hun instelling voor de AWBZ kaderregeling. Nog iets meer instellingen (18%) geven aan dat een audit-trail uitgevoerd kan worden voor de DBC kaderregeling. In de laatste fase, de Act-fase, neemt het percentage behaalde resultaten (28%) aanzienlijk af. Deze fase staat in het teken van het afgeven van de bestuursverklaring voor de kaderregelingen. 8 /20
Afgegeven kaderregelingen AO/IC productieregistratie en facturatie DBC's GGZ 0 AWBZ 13 Slechts drie instellingen (13%) hebben een bestuursverklaring afgegeven over de opzet, het bestaan en de voortdurend goede werking van de AO/IC AWBZ. Deze bestuursverklaring was echter nog niet volledig. Voor de DBC s zijn nog door geen enkele instelling bestuursverklaringen afgegeven. EPD De resultaten van het EPD zijn ook opgedeeld in de vier fasen, Plan Do Act - Check. Voor het EPD zijn de resultaten meer wisselend. In de Plan-fase zijn gemiddeld genomen veel activiteiten doorlopen, 83% van de resultaten zijn bereikt. Houding instelling t.o.v. EPD Pro-actief 48 Redelijk volgend 30 Matig 22 Erg passief 0 Elf instellingen (48%) hebben het EPD volledig geïmplementeerd. Zeven instellingen (30%) zijn bezig met het ontwikkelen van een EPD. Viif instellingen (22%) hebben nog helemaal geen EPD, maar hebben wel plannen het EPD in te gaan voeren. In de Plan-fase van de Deming-Cirkel is het bepalen van het doel van de interventie een essentieel onderdeel. Bij een efficiënt gebruik wordt het EPD zowel zorginhoudelijk als administratief gebruikt. 9 /20
Doel EPD Administratief 83 Zorginhoudelijk zoekend naar administratief 9 Zorginhoudelijk 9 Negentien instellingen (83%) gebruiken of het gaan het EPD zorginhoudelijk en administratief gebruiken. Twee instellingen (9%) gebruiken het EPD in ieder geval zorginhoudelijk en zijn nog op zoek naar een methode om het EPD ook administratief te kunnen gebruiken. Twee instellingen (9%) gebruiken het EPD enkel zorginhoudelijk. De houding van de medewerkers van alle geïnterviewde instellingen ten opzichte van het EPD is positief. Twintig instellingen (87%) hebben een plan van aanpak opgesteld. In het plan van aanpak horen minimaal een strategiecyclus opgenomen te zijn, een communicatieplan en protocollen om het EPD te standaardiseren. Onderdelen plan van aanpak EPD Strategiecyclus Communicatieplan Protocollen t.b.v. standaardisatie 70 70 74 Zeventien instellingen (74%) hebben een strategiecyclus opgenomen in het plan van aanpak. Vier instellingen (17%) zijn bezig dit vast te leggen of hebben enkele onderdelen van de strategiecyclus vastgelegd. Twee instellingen (9%) hebben helemaal geen strategiecyclus. Zestien instellingen (70%) hebben een communicatieplan opgenomen in het plan van aanpak en net zoveel instellingen hebben protocollen opgesteld om het EPD te kunnen standaardiseren. Achttien instellingen (78%) zijn overgegaan tot acties om het EPD daadwerkelijk te gaan implementeren 10 10/20
Achttien instellingen (78%) hebben alle activiteiten doorlopen in de voorbereidingsfase. Deze fase komt onder andere neer op het opstellen van selectiecriteria voor een EPD, het maken van een begroting en het zoeken naar een leverancier. Ook voor het beleid op het gebied van het EPD zijn prestatie-indicatoren belangrijk. Prestatie-indicatoren EPD P-I benoemd, goede sturing P-I benoemd, redelijke sturing P-I benoemd, onvoldoende sturing 22 22 22 Geen P-I 36 Vijf instellingen (22%) hebben prestatie-indicatoren benoemd en sturen hier goed op aan. Een zelfde percentage stuurt er redelijk op aan. Nog eens een zelfde percentage heeft de prestatie-indicatoren wel benoemd maar stuurt er te weinig op aan. Acht instellingen (36%) hebben helemaal geen prestatie-indicatoren benoemd. In de Do-fase zijn gemiddeld genomen een stuk minder activiteiten doorlopen (61%). Voor deze vraag is het realiseren van de implementatie van het EPD belangrijk. Instellingen hebben onder andere ruimtes aangepast waar de apparatuur moet komen, procedures bij nieuwe medewerkers worden doorgevoerd, het systeem wordt geïnstalleerd en uiteindelijke wordt de kick-off georganiseerd. Realisatie EPD Alle activiteiten 44 Enkele activciteiten 35 Geen activiteiten 21 Tien instellingen (44%) hebben alle activiteiten doorlopen in de realisatiefase. Acht instellingen (35%) hebben enkele activiteiten doorlopen voor de realisatie van de implementatie. Vijf instellingen (21%) hebben nog geen activiteiten ondernomen in deze fase. In de Check-fase is het zelfde aantal activiteiten doorlopen als in de Do-fase (61%). Net als bij de bekostigingsvormen is ook bij het EPD het draagvlak onder de medewerkers noodzakelijk. Hiervoor is gebruik gemaakt van het medewerkertevredenheid onderzoek. 11 11/20
Vier instellingen (17%) hebben de medewerkerstevredenheid gemeten. In deze fase is het verder het risicomanagement van belang. Benoeming van risico's aan het gebruik van een EPD Alle risico's benoemd 61 Enkele risico's benoemd 22 Geen risico's benoemd 17 Veertien instellingen (61%) benoemen de risico s van een EPD. Algemene opmerking bij deze vraag is dat het grootste risico genoemd in de literatuur de privacy net zo groot, dan wel iets kleiner is als gevolg van autorisatie op de systemen. Elf instellingen (48%) geven aan de risico s onder controle te hebben In de laatste fase, de Act-fase, zijn net iets minder activiteiten doorlopen als in de twee voorgaande fasen (58%). In deze fase vindt evaluatie plaats voor het bijsturen van de uitdaging. Evaluatie van het EPD Gehele evaluatie 39 Enkele evaluaties 17 Geen evaluatie 44 Negen instellingen (39%) hebben een evaluatie gehad over het EPD en op basis van deze evaluatie nieuwe acties ondernomen om het EPD te verbeteren Vier instellingen (17%) hebben enkele acties ondernomen, tien instellingen (44%) hebben nog helemaal geen acties ondernomen in deze fase 12 12/20
HKZ Drie instellingen uit de benchmark zijn op dit moment gedeeltelijk HKZ gecertificeerd. De overige instellingen zijn bezig met de certificering. Bezig zijnkan hier in de breedste zin van het woord worden opgevat. Conclusies In dit onderzoek zijn de beleidsontwikkelingen binnen de GGZ van de afgelopen tien jaar in kaart gebracht. Het onderzoek geeft inzicht in verschillende uitdagingen waar de GGZ nu en in de komende twee jaar voor komt te staan. De belangrijkste uitdagingen geconstateerd uit de literatuur zijn: - Financiering en de daarbij horende bekostigingssystemen - Elektronisch Patiënten Dossier - HKZ-certificering - Financiering en de verschillende polissen van cliënten binnen de GGZ Bij 23 instellingen is nagegaan of deze uitdagingen worden herkend en erkend. Alle instellingen herkennen en erkennen deze uitdagingen. De grootste uitdagingen voor dit moment zijn de financiering en de daarbij behorende bekostigingssystemen en het EPD. De mate van uitdaging varieert per instelling en verschilt per fase. Over het algemeen is het beeld redelijk positief als het gaat om de aanpak en de resultaten van de verschillende uitdagingen. Voor de financiering zijn de instellingen in de Plan-fase al redelijk ver gevorderd. Gemiddeld genomen moeten de instellingen nog enkele activiteiten doorlopen om een volledige score te behalen in deze fase. In de Do-fase neemt het aantal behaalde activiteiten iets af. Het spreekt voor zich dat minder activiteiten zijn doorlopen in de Check-fase. In deze laatste fase heeft geen van de instellingen uit het benchmark onderzoek meer dan 50% van de totale punten gescoord. Het gaat in deze laatste fase om het afgeven van de bestuursverklaring voor de kaderregeling AO/IC AWBZ en AO/IC DBC s GGZ. Uit de resultaten van dit onderzoek blijkt voor de meeste instellingen - mits de activiteiten in de Plan- Do- en Checkfase volledig, dan wel zo goed als volledig, zijn doorlopen dat het afgeven van deze bestuursverklaring geen problemen meer zal opleveren. Voor het EPD is te zien dat veel instellingen bezig zijn met de realisatie van het EPD. Slechts enkele instellingen komen niet verder dan de Plan-fase. Instellingen ondernemen veel activiteiten en doen dit op een gestructureerde manier. Veel instellingen hebben uiteindelijk wel de eerste drie fasen goed doorlopen, maar moeten nog aandacht besteden aan de evaluatie die plaats hoort te vinden in de laatste fase. 13 13/20