Tijdelijke procedure voor het indienen van facturen bij de RIGG voor tarief-gefinancierde zorgaanbieders. (versie 1.03 dd 10 maart 2013) Voor het indienen van declaraties voor jeugdhulp wordt gebruik gemaakt van landelijke voorzieningen voor berichtenverkeer. Voor de zorgaanbieders gaat het daarbij om VECOZO. De hoofdlijn 1 hiervoor is als volgt: 1. u ontvangt via VECOZO een zogenaamd zorgtoewijzingsbericht 2 van de gemeente. Dit bericht bevat de essentiële informatie om later tot een goede declaratieverwerking te komen, zoals het beschikkingsnummer van de gemeente. 2. Vervolgens dient u via VECOZO een declaratiebericht in met een verwijzing naar het zorgtoewijzingsbericht. De RIGG verwerkt het declaratiebericht en zorgt voor betaling. Deze werkwijze kent op dit moment de volgende problemen: - Het landelijk berichtenverkeer via VECOZO is nog niet volledig operationeel, - Door de late en onvolledige aanlevering van cliënten met overgangsrecht zijn gemeenten niet in staat om op korte termijn u de juiste zorgtoewijzingsberichten te sturen, - Voor veel zorgaanbieders geldt dat de softwareleveranciers nog geen koppelingen op VECOZO hebben gerealiseerd die om kunnen gaan met het nieuwe berichtenverkeer. Om toch tot een tijdige betaling over te gaan voor de tarief-gefinancierde zorgaanbieders is als tijdelijke procedure voorzien dat u via de BZG-portal een factuur met een ingevulde bijlage met factuurregels indient. Dat gaat als volgt: - U vult een bijlage met factuurregels in. Het formulier dat u hiervoor moet gebruiken vindt u op www.rigg.nl, verderop wordt uitgelegd hoe u deze bijlage invult. - Uw factuur en bijlage pakt u in tot een zip-bestand 3. Geef het zip-bestand een naam bestaande uit uw ABG-code en uw factuurnummer(s). U kunt verder uw eigen factuurnummers en factureringsysteem gebruiken. - U logt in op de BZG-portal 4 (https://berichtenzorggroningen.nl) en kiest voor het bericht verantwoording zorg. U stuurt uw bericht ter attentie van de gemeente Groningen. Geef in het veld opmerkingen aan dat het een factuur Jeugdzorg betreft en over welke periode u factureert. Normaal gesproken verwachten we, bij een maandelijkse facturering, dat u maximaal 1/12 van het budgetplafond factureert. Mocht u factuur hoger uitvallen of is er anderszins sprake van bijzondere zaken mbt uw factuur, geeft u dat ook aan in het veld opmerkingen. Voeg het zip-bestand (factuur en bijlage) toe aan het verantwoordingsbericht. - Op de BZG-portal ziet u in de dagen na het indienen of uw factuurbericht geaccepteerd is. - De RIGG zal hierna, na controle, zorg dragen voor betaling. - Voor vragen over acceptatie van de factuur en betaling kunt u contact opnemen met de RIGG. 1 Zie ook de beschrijving administratieve organisatie op www.rigg.nl 2 In vakjargon een JW310 zorgtoewijzingsbericht. 3 Op het internet zijn vele programma s beschikbaar die u hiervoor kunt gebruiken. Gebruik geen wachtwoord beveiliging voor het zip-bestand; dit is niet nodig omdat het verkeer via het BZG portaal beveiligd is. 4 U heeft een handleiding voor het gebruik van het portaal ontvangen. Op www.rigg.nl kunt u deze instructie BZG ook terug vinden.
- U kunt niet op een andere wijze een factuur indienen en u dient i.v.m. privacy de bovenstaande werkwijze te gebruiken! Naar een definitieve oplossing In de loop van de komende maanden zult U langzamerhand zorgtoewijzingsberichten ontvangen via VECOZO. Mocht uw softwareleverancier hier niet mee om kunnen gaan dan kunt u via de zogenaamde berichtenconvertor van het zorginstituut Nederland deze toch raadplegen 5. Zodra u van de gemeente een zorgtoewijzingsbericht voor een cliënt heeft ontvangen verzoeken wij u het beschikkingsnummer verder te gebruiken in de declaraties en dient U voor de declaratie gebruik te maken van VECOZO. Mocht uw softwareleverancier geen declaratiebericht kunnen versturen via VECOZO dan kunt u dezelfde berichtenconvertor ook gebruiken om declaraties in te dienen. U moet dan wel beschikken over een zorgtoekenningsbericht van de gemeente anders kunt u dus niet op deze wijze declareren en zult u de tijdelijke procedure moeten gebruiken. Het indienen van een declaratie via de VECOZO berichtenconvertor gaat op bijna identieke manier als de tijdelijke procedure. Over het gebruik van productcodes Op www.rigg.nl vindt u een productenlijst die u kunt gebruiken voor de declaratie. U kunt alleen producten uit de productenlijst gebruiken in uw declaratie. Aan de container-codes hangt per definitie geen prijs. Dit is uitgelegd in de AO-beschrijving voor zorgaanbieders, deze beschrijving vindt u ook op www.rigg.nl. Heeft u nog vragen over de productenlijst dan kunt u die, het liefst via de mail, zenden aan het rigg.secretariaat@groningen.nl. 5 U zult in dat geval zelf regelmatig moeten kijken of er nieuwe zorgtoewijzingen verstrekt zijn. Zie verder pagina 19 van de handleiding berichtenconvertor, verdere informatie vindt u op de website van en via zorginstituut Nederland. De RIGG biedt verder geen ondersteuning hier op.
Het indienen van factuurregels Het formulier kunt u ophalen vanaf www.rigg.nl. Gebruik voor het declareren altijd de laatste versie op de website! KIES BIJ HET DOWNLOADEN EERST VOOR OPSLAAN! Als u nu het formulier opent komt het scherm van figuur 1 of figuur 2 hieronder:
Figuur 1 Openingsscherm factuurregels Onderaan het formulier ziet u verschillende tabbladen met gegevens die gebruikt worden om tot juiste factuurregels te komen. Die kunt u nu of later desgewenst bekijken. Klik nu op de knop Factuurregels invoeren, soms wordt u al direct doorgeleid naar het volgende scherm.
U kunt nu uw organisatie kiezen en contactpersoon en contactgegevens invoeren. Als uw organisatie niet in de lijst voorkomt kunt contact opnemen met de RIGG. U kunt dan verder geen declaratie indienen. Figuur 2: Invoeren zorgaanbieder gegevens Nadat u uw gegevens hebt ingevuld kunt u uw declaratieregels invoeren:
Figuur 3: invoeren declaratiegegevens Er zijn 6 tabbladen beschikbaar om gegevens in te voeren: Clientgegevens: Deze dient u volledig in te vullen. Als de standaard (default) waarden voor bijv. geslacht niet kloppen kunt u deze aanpassen. Gezag over jeugdige: Indien het BSN nummer bekend is van degene met gezag over het kind, dan kunt u dat invullen, anders vult u als waarde in: onbekend. Bij verantwoordelijke gemeente vult u in welke gemeente verantwoordelijk is voor het kind volgens het woonplaatsbeginsel, dit is de gemeente van het (ouderlijk) gezag, meestal de woonplaats van de ouder. Verwijzer: Vul hier de gegevens van de verwijzende instantie en de verwijzer in. Vul de casemanager vanuit uw organisatie in.
Toekenningsgegevens: Figuur 4: Toekenningsgegevens De voorziening/product kunt u kiezen uit de productenlijst, na keuze wordt het tarief vermeld. In het bovenstaande voorbeeld staat verder dat er door de indicerende instantie 10 uren per week voor dit zorgproduct is toegekend. Neem hier de gegevens over van de originele indicatie 6 (bij cliënten met overgangsrecht) of, in geval het om een nieuwe toekenning gaat, de aangevraagde of verleende toekenning (na 1/1/2015). Voor clienten met overgangsrecht wordt u verzocht het klassegemiddelde van de indicatie te vermelden. Mocht u geen geschikte productcode kunnen vinden, neemt U dan contact op met de RIGG. 6 De oude Zvw en AWBZ codes door CIZ gehanteerde codes vindt u ook in de productenlijst in deze sheet en op www.rigg.nl
Factuurgegevens: Figuur 5: Factuurgegevens In dit scherm vult u de factuurgegevens in. Factureert u s.v.p. per maand. Verder vult u het feitelijk aantal te factureren eenheden in, het tarief staat al voor ingevuld o.b.v. de toekenning. 7 Zonodig kunt u ook nog eventueel van toepassing zijnde BTW aangeven. Houdt bij de facturering er rekening mee dat het feitelijk te declareren aantal moet passen binnen de zorgtoekenning. Voor clienten met overgangsrecht die bijvoorbeeld een toekenning hebben gekregen van 3 uur per week (klassegemiddelde van 2,0 3,9 uur per week), kan voor de maand januari maximaal 4,2 (weken in januari) * 3,9 uur = 16,4 uur gedeclareerd worden. Over al uw clienten verwachten we dat u op het klassegemiddelde uitkomt. Opmerkingen tabblad: Tot slot kunt u nog opmerkingen kwijt bij de factuurregel. Met de knop Informatie Factuurregel opslaan voegt u de gegevens die u hiervoor hebt ingevuld toe aan de factuurregels. Met de knop Naar factuurregels kunt u de door u ingevulde factuurregels bekijken. Mocht het nodig zijn om de factuurregels te veranderen, dan kunt u het beste de hele factuurregel verwijderen en opnieuw invoeren. Daarvoor moet U de beveiliging van het werkblad Factuurregels opheffen. Kies daarvoor in Excel via Controleren, Beveiliging Opheffen. U kunt nu de te verwijderen regel selecteren door op het regelnummer te klikken en vervolgens de rij in zijn geheel verwijderen (rechter muisknop, verwijderen). Daarna kiest u met de knop Factuurregels Invoeren op het eerste tabblad om weer verder te gaan met het invoeren van de factuurregels. 7 Het velden blijven leeg in geval er een 0-tarief van toepassing is.
Op de andere tabbladen in het werkblad vindt u verder detailinformatie over bijv. de producten, zorgaanbieders etc. Als u klaar bent met invullen slaat u het bestand op. Let er bij het opslaan op dat het bestand opslaat als Excel werkmap! U kunt nu het excel-bestand en uw factuur (in PDF of DOC-formaat!) samenvoegen in een zip bestand met als naam uw AGB-code en factuurperiode, dus bijv. 01245678 januari.zip
Opsturen van de factuur via het BZG portaal Na het inloggen in de BZG-portaal kiest u voor Jeugdwet, verantwoording Zorg. Vul het scherm als onderstaand in en voeg factuur en de bijlage als zip bestand toe. Geef zonodig aan of uw factuur afwijkt van het budgetplafond en wat de redenen hiervoor zijn. Figuur 6: uploaden van de factuur en factuurregels