inlichtingen bij mevrouw E.M. Rozeboom doorkiesnummer (035) 548 17 49 uw BSN ons kenmerk erm/jz/ 2008.4668 datum 7 juli 2008 De leden van de gemeenteraad onderwerp Jaarverslag 2007 bezwaarschriftencommissie Geachte heer/mevrouw, Op 20 juni 2008 heeft de burgemeester gesproken met de voorzitter van de Vaste commissie van advies voor de bezwaarschriften Baarn, mevrouw mr. C.F. Feith-Hooijer en een van de secretarissen van de commissie. Aanleiding voor het gesprek was het door de bezwaarcommissie uitgebrachte verslag over het jaar 2007. In deze brief informeren wij u over het gesprek en tevens beantwoorden wij de vraag van de raadscommissie SBF over dit jaarverslag in haar vergadering van 14 mei 2008. Gesprek met de voorzitter van de bezwaarcommissie De burgemeester heeft een plezierig gesprek gehad met mevrouw Feith. De aanbevelingen van de bezwaarcommissie zoals opgenomen in het jaarverslag zijn doorgenomen. De meeste aanbevelingen zijn inmiddels naar tevredenheid opgepakt door de verschillende gemeentelijke afdelingen. Mevrouw Feith heeft verder gemeld dat de bezwaarcommissie een klanttevredenheidsonderzoek uitvoert, door middel van een schriftelijke enquête bij de belanghebbenden in een bezwaarprocedure. De uitkomsten van dit onderzoek zullen worden opgenomen in een volgend jaarverslag. Bijgevoegd treft u ter informatie de vragenlijst aan. Reden intrekking bezwaarschriften De raadscommissie SBF heeft in haar vergadering van 14 mei 2008 om verduidelijking gevraagd van de in 2007 ingetrokken bezwaarschriften. In de tabel op de volgende bladzijde treft u de verschillende redenen voor intrekking aan. Stationsweg 18 Postbus 1003 3740 BA Baarn t (035) 548 16 11 f (035) 548 17 94 e gemeente@baarn.nl I www.baarn.nl Postgiro 16113 Bank Nederlandse Gemeenten 28.50.00.594. Bij beantwoording graag datum en kenmerk brief vermelden.
Onderwerp Reden Intrekking Nieuw besluit dat tegemoet komt aan Alsnog primaire besluitvorming Bemiddeling of overleg Verhuizing Na verstrekken van informatie de bezwaren Handhaving (1) 1 Leerlingenvervoer (1) 1 Kapvergunning (3) 1 1 1 Subsidies (4) 2 1 1 Verkeer (6) 4 2 Huisvesting (7) 5 1 1 Ruimtelijke 1 3 10 Ordening (14) WMO (21) 21 Totaal (57) 35 3 15 1 3 Vragen Als u nog vragen heeft, neemt u dan contact op met mevrouw mr. E.M. Rozeboom. Zij is een van de secretarissen van de bezwaarcommissie en bereikbaar op telefoonnummer (035) 548 1749. Met vriendelijke groet, burgemeester en wethouders van Baarn, drs. A. Najib secretaris J. de Groot burgemeester Bijlagen: - enquêteformulier klanttevredenheidsonderzoek t.k.n. 2
DE VASTE COMMISSIE VAN ADVIES VOOR DE BEZWAARSCHRIFTEN BAARN Vragenlijst klanttevredenheidsonderzoek Sinds mei 2005 adviseert de onafhankelijke bezwaarcommissie het bestuur van de gemeente Baarn over ingediende bezwaarschriften. De bezwaarcommissie wil onderzoeken hoe haar klanten het optreden van de commissie en haar secretariaat ervaren. Aan de hand van de uitkomsten van het onderzoek kunnen mogelijk verbeteringen worden aangebracht. De bezwaarcommissie zal dit in haar jaarverslag toelichten. U bent een van de klanten van de bezwaarcommissie. Daarom vraagt de bezwaarcommissie u vriendelijk of u de enquête wilt invullen. Het onderzoek gaat onder meer over in hoeverre u tevreden bent over de hoorzitting, het secretariaat, het verslag van de hoorzitting en het advies van de commissie. U neemt anoniem deel aan de enquête, er wordt niet gevraagd naar uw naam of naar het soort bezwaarschrift. De ingevulde enquête is dus niet herleidbaar naar uw identiteit. Bij de vragen kunt u door middel van een cijfer aangeven wat uw oordeel is. U kunt dit doen door een kruisje te zetten in het betreffende vakje. Als de vraag niet van toepassing is op uw situatie kunt u dat ook aangeven. Aan het eind is ruimte om aanvullende opmerkingen of een toelichting op uw antwoorden op te schrijven. Voorbeeld: Duidelijkheid van de ontvangstbevestiging 1 2 3 x 4 5 n.v.t Hierbij is 1 = zeer onvoldoende 2 = onvoldoende 3 = voldoende 4 = goed 5 = zeer goed 3
n.v.t. = niet van toepassing De vragenlijst begint op bladzijde 2. A. Indienen bezwaarschrift In een besluit, bijvoorbeeld in een kapvergunning, of in het Gemeentenieuws dat onder meer in het Baarns Weekblad staat, wordt informatie gegeven over de mogelijkheid om een bezwaarschrift in te dienen. Vraag 1 informatie die u heeft gekregen over de mogelijkheid van het indienen van een bezwaarschrift? B. Ontvangstbevestiging Als de gemeente een bezwaarschrift ontvangt, wordt een ontvangstbevestiging gestuurd naar de belanghebbenden. We stellen hier enkele vragen over. Vraag 2 termijn waarbinnen u de ontvangstbevestiging ontving? Vraag 3 duidelijkheid van de ontvangstbevestiging? C. De hoorzitting De bezwaarcommissie organiseert meestal een hoorzitting. We stellen enkele vragen over de hoorzitting. 4
Uitnodiging hoorzitting Vraag 4 Wat vond u van de tijdigheid van de uitnodiging voor de hoorzitting? Vraag 5 duidelijkheid van de uitnodiging voor de hoorzitting? Stukken ter inzage Voor de hoorzitting liggen de stukken die betrekking hebben op de zaak ter inzage (of in sommige gevallen worden ze opgestuurd). Ook de bezwaarcommissie heeft deze stukken ter beschikking om een beeld van de zaak te krijgen. Vraag 6 volledigheid van de stukken? (Geven de stukken daardoor een juist beeld van de zaak?) De hoorzitting Vraag 7 uitleg van de voorzitter over de gang van zaken tijdens de hoorzitting? Vraag 8 Kreeg u voldoende de gelegenheid om een mondelinge toelichting te 5
geven tijdens de hoorzitting? Vraag 9 Hoe is uw tevredenheid over de manier waarop uw zaak behandeld is tijdens de hoorzitting? (zijn alle kanten van de zaak goed aan de orde gekomen). D. Klantvriendelijkheid secretariaat De bezwaarcommissie wordt inhoudelijk en administratief bijgestaan door een secretariaat. Dit wordt verzorgd door medewerkers van Juridische Zaken van de gemeente Baarn en van de sociale dienst Baarn, Bunschoten, Soest (BBS). Vraag 10 Wat vond u van de wijze waarop het secretariaat u te woord heeft gestaan? Vraag 11 bereidheid van het secretariaat om uw vragen te beantwoorden? Vraag 12 Wat vond u van de telefonische bereikbaarheid van het secretariaat? E. Verslag van de hoorzitting Van hoorzittingen wordt een verslag gemaakt. Hier volgen enkele vragen over dit verslag. 6
Vraag 13 volledigheid van het verslag van de hoorzitting. Geeft het voldoende weer wat er besproken is? Vraag 14 duidelijkheid of begrijpelijkheid van het verslag van de hoorzitting? F. Advies van de commissie De commissie brengt advies uit aan het bestuursorgaan over de bezwaren. Dit advies wordt tegelijkertijd aan de bezwaarden en aan het bestuursorgaan gestuurd. Wij stellen u enkele vragen over het advies. Vraag 15 tijd die het geduurd heeft voordat u het advies ontving? Vraag 16 uitkomst van het advies? Vraag 17 duidelijkheid of begrijpelijkheid van het advies? 7
Bijgaande brief bij het advies. Vraag 18 duidelijkheid of begrijpelijkheid van de bijgaande brief bij het advies? G. Algemeen Hier vragen wij uw eindoordeel over de procedure tot nu toe. Vraag 19 Hoe is uw tevredenheid in het algemeen over hoe de bezwaren tot nu toe zijn behandeld? Tot slot: hieronder heeft u ruimte om overige opmerkingen te vermelden: 8
Wij danken u voor uw medewerking. U kunt de ingevulde enquête naar ons opsturen in de bijgevoegde antwoordenvelop. 9