Hierbij bieden wij u het jaarverslag aan van de commissie bezwaarschriften over het jaar 2017.

Transcriptie

1 Gemeente Coevorden Ing. 1 9 FEB Aan Class nr. /lenftl ^uf Bezwaarschriftencommissie Gemeente Coevorden Postbus 2, 7740 AA Coevorden Telefoon: Aan het college van burgemeester en wethouders van Coevorden; aan de burgemeester van Coevorden en aan de raad van de gemeente Coevorden Datum: 19 februari 2018 Onderwerp: Jaarverslag commissie bezwaarschriften 2017 Uw brief: Ons kenmerk: CRB Geacht(e) college, burgemeester en raad, Hierbij bieden wij u het jaarverslag aan van de commissie bezwaarschriften over het jaar In het jaarverslag zijn de door onze commissie uitgebrachte adviezen over de in 2017 binnengekomen bezwaarschriften en de door het bevoegde bestuursorgaan op het bezwaarschrift genomen beslissingen in beeld gebracht. Tevens geeft onze commissie enkele aanbevelingen. Met vriendelijke groet, de commissie bezwarschriften, voor deze. TCnry ten Hoven, secretaris.

2 JAARVERSLAG 2017

3 JAARVERSLAG 2017 van de commissie bezwaarschriften van de gemeente Coevorden 1. inleiding Jaarlijks brengt de commissie bezwaarschriften verslag uit aan de bestuursorganen van de gemeente over haar werkzaamheden in het voorafgaande kalenderjaar. Dit op grond van artikel 20 van de Verordening commissie bezwaarschriften gemeente Coevorden De commissie bezwaarschriften heeft als taak te adviseren over de bezwaarschriften die tegen bepaalde besluiten van de gemeenteraad, het college van burgemeester en wethouders en de burgemeester zijn ingediend. In dit jaarverslag geeft de commissie een beeld van haar samenstelling, een overzicht van haar werkzaamheden en blikt zij terug op de samenwerking met de bestuursorganen in het verslagjaar. 2. Samenstelling Ten opzichte van de situatie zoals die in 2016 was, is de samenstelling van de commissie in 2017 ongewijzigd gebleven. De voorzitter van de commissie is de heer mr. D. Meloni. De overige leden zijn mevrouw mr. J. Wiersma-Veenhoven, mevrouw I.L.B. Boers-Leijten, de heer J.P. Wassens en de heer mr. D.W. de Boer. De commissie werd tot medio april 2017 ondersteund door de heer drs. M. van Rijbroek. Na het vertrek van de vaste secretaris is er gekozen voor een roulerend systeem van secretarissen. Vanaf medio april 2017 is het secretariaat van de commissie als pilot belegd bij het team Advies & Middelen, cluster Juridische Zaken en Inkoop. Het secretariaat is ingevuld door drie juridisch adviseurs van dit cluster; mevrouw mr. S. Brouwer, de heer J. Kok, de heer en de heer mr. H. ten Hoven. Zij werden daarbij ondersteund door een administratief (juridisch) medewerker: mevrouw M. Hofman. Medewerkers van dit cluster hebben sindsdien in onderlinge afstemming hoorzittingen voorbereid, ter zitting als secretaris opgetreden, de adviezen in concept opgemaakt en verder alle werkzaamheden verricht met betrekking tot de bezwaarschriften die door de commissie zijn behandeld. Dit systeem heeft naar tevredenheid van de commissie gewerkt. 3. Werkzaamheden 3.1 Ontvangen bezwaarschriften In 2017 heeft de commissie 26 bezwaarschriften ontvangen. Onderstaand een onderverdeling naar de rechtsgebieden waarop de bezwaarschriften betrekking hebben. Ter vergelijking zijn ook de aantallen in 2016 weergegeven Omgevingsrecht, waarvan: vergunning kap 6 4 vergunning milieu O 3 vergunning bouw/gebruik (waarvan 131 gericht tegen de vergunning voor het AZC in Oosterhesselen) handhaving bouw/gebruik 2 5 handhaving milieu 2 1 Wegenverkeerswet 1 2 Wet openbaarheid bestuur 2 17 Wet hergebruik overheidsinformatie O 1 Algemene wet bestuursrecht/subsidie 1 4 Verordeningen (APV ea) 3 5 Drank- en Horecawet O 1 Car-UWO 1 1 Opiumwet handhaving 1 O

4 Planschade 1 O Totaal (de 131 bezwaarschriften gericht tegen de vergunning voor het AZC Oosterhesselen zijn hierbij aangemerkt als 1 bezwaarschrift tegen hetzelfde besluit) Van de 26 bezwaarschriften zijn er 7 ingetrokken, meestal omdat bezwaarmaker zijn doel al bereikt had voordat een beslissing op het bezwaar was genomen. Een keer is het bezwaarschrift ingetrokken omdat het college, na het houden van een hoorzitting en voordat een advies is uitgebracht, een nieuw besluit heeft genomen, waarmee aan het bezwaar tegemoet is gekomen. 3.2 Vergaderingen/hoorzittingen De commissie heeft 14 keer een vergadering gehouden waarin belanghebbenden, het verwerend bestuursorgaan en eventuele derde-belanghebbenden hun bezwaren en standpunten mondeling konden toelichten en vragen van de commissie konden beantwoorden. Tijdens deze vergaderingen vond 28 keer een hoorzitting plaats over de bezwaarschriften. Hierbij merkt de commissie op dat deze aantallen niet alleen betrekking hebben op de in 2017 ontvangen bezwaarschriften. In de eerste maanden van 2017 worden veel bezwaarschriften behandeld die in de laatste periode van 2016 zijn ontvangen. Analoog worden voor de bezwaren die eind 2017 zijn ingediend, pas begin 2018 een hoorzitting georganiseerd en/of advies uitgebracht. Overigens kwam het een keer voor dat een geplande hoorzitting niet plaats konden vinden, omdat de termijn tussen ontvangst bezwaarschrift en geplande hoorzitting te kort was voor de behandelende afdeling om de stukken aan te leveren. 3.3 Advisering In 2017 adviseerde de commissie over 28 bezwaarschriften (in dit aantal is het advies inzake de bezwaarschriften gericht tegen de vergunning voor het AZC Oosterhesselen als 1 advies aangemerkt). De exacte onderverdeling van adviezen luidt als volgt: Niet ontvankelijk: Ontbreken procesbelang 1 Identiteit bezwaarmaker niet kenbaar 1 Gegrond Onzorgvuldige voorbereiding/ 7 Onvoldoende gemotiveerd Onjuiste regelgeving/onjuiste procedure toegepast 1 Voorschrift van de milieuvergunning vormt geen basis voor de opgelegde last onder dwangsom 1 Deels gegrond/deels ongegrond 3 Ongegrond 14 Totaal 28 Het bestuursorgaan heeft van onze 28 adviezen uit keer het advies gevolgd. Twee keer is het advies deels gevolgd en deels is daarvan afgeweken. Een keer is geheel anders besloten naar aanleiding van het advies (Dit betrof een kwestie waarbij de commissie van mening was dat het college ten onrechte toepassing heeft gegeven aan artikel 2.12, eerste lid, onder 2, van de Wabo in samenhang met artikel 4, onderdeel 11, van bijlage II behorende bij het Bor en daarmee tevens ten onrechte de reguliere Wabo procedure heeft toegepast). Op 7 uitgebrachte adviezen is nog geen beslissing op het bezwaar genomen.

5 3.4 Termijnen Volgens artikel 7:10 van de Algemene wet bestuursrecht dient het bestuursorgaan binnen 12 weken na het verstrijken van de bezwarentermijn te beslissen op het bezwaarschrift. Er i s een mogelijkheid om deze 12 weken termijn te verdagen met 6 weken. Dit verdagen moet gebeuren door het bestuursorgaan. Verder uitstel is mogelijk voor zover alle belanghebbenden daarmee instemmen. Ten aanzien van de in 2017 ingediende bezwaarschriften is 16 keer geadviseerd én zijn op basis van die adviezen door het bestuursorgaan 9 beslissingen op bezwaar genomen. Het bestuursorgaan heeft 6 keer tijdig besloten. Voor 3 bezwaarschriften is de beslistermijn helaas overschreden. Bij 7 bezwaarschriften is nog geen beslissing op het bezwaarschrift genomen; dit heeft te maken met het feit dat voor wat betreft 6 daarvan het advies pas eind 2017 is uitgebracht en voor wat betreft 1 bezwaarschrift heeft dit te maken met werkdruk bij de behandelend ambtenaar. 4. Terugblik op de hoorzittingen 4.1 Frequentie hoorzittingen In 2017 is het aantal geplande hoorzittingen van 2 x per maand teruggebracht naar 1 x per maand omdat het aantal bezwaarschriften is afgenomen. Hierbij werden hoorzittingen afwisselend de ene maand 's middags en de andere maand in de avond gepland. 4.2 Voorbereiding hoorzitting De commissie stelt vast dat voorafgaand aan de geplande hoorzitting het bestuursorgaan vaak al in gesprek is geweest met bezwaarmaker om extra uitleg te geven over het bestreden besluit of een oplossing voor de bezwaren heeft besproken. De commissie prijst deze werkwijze omdat het aantal juridische procedures hierdoor kan worden verminderd of verkort. De commissie is verder te spreken over de tijdigheid van de aangeleverde stukken door de bestuursorganen aan het secretariaat. De commissie constateert dat dossiers in één keer compleet ter beschikking van de commissie worden gesteld. Een verbetering ten opzichte van voorgaande jaren. Voor een goede voorbereiding van de dossiers vindt de commissie het daarnaast wenselijk dat, voordat de hoorzitting plaatsvindt, het bestuursorgaan een eerste reactie geeft op de bezwaren, in de vorm van een verweerschrift of een notitie. Niet alleen de commissie, maar ook de bezwaarmaker is hierbij gebaat. De commissie constateert ook hier een verbetering: aan het merendeel van de dossiers was een verweerschrift toegevoegd. Daarbij heeft de commissie gemerkt dat er meer tijd en aandacht is besteed aan de verweerschriften. 4.3 Gevoerde verweer hoorzitting De commissie vindt de kwaliteit van het door het bestuursorgaan gevoerde verweer tijdens de hoorzitting in 2017 is verbeterd. De commissie vraagt net als over het jaar 2016 nog wel aandacht voor het volgende: 1. het aannemen van een minder formalistische houding. De commissie zou graag zien dat het bestuursorgaan minder het strikt formele juridische kader volgt en waar mogelijk meer rekening houdt c.q. inspeelt op de gevoelens van bezwaarmaker; 1. de commissie blijft voorstander van de werkwijze waarbij de medewerker die het besluit heeft voorbereid ook het verweer voert. Dit draagt bij aan een betere reflectie op het eigen werk en komt de kwaliteit van het verweer ten goede. 5. Vooruitblik In 2018 wordt een vergaderfrequentie gehanteerd van één vergadering per maand. Indien nodig zal een extra vergadering worden gepland. Het streven is om een bijdrage te leveren aan het tijdig afhandelen van de bezwaarschriften bijvoorbeeld door sneller bezwaarschriften te agenderen voor een hoorzitting. Hier is de commissie natuurlijk ook afhankelijk van de bijdrage van de vakafdelingen. De commissie wil graag kennis nemen van de rechterlijke uitspraken over zaken waarover zij advies heeft uitgebracht. Op deze wijze kan ze nieuwe inzichten verwerven.

6 De vaste secretaris heeft eind 2016 een andere functie aanvaard. Het secretariaat wordt ingevuld door drie juridisch adviseurs die elkaar afwisselen in de rol van secretaris. Daarnaast wordt het secretariaat ondersteund door een administratief (juridisch) medewerker. Deze verdeling van werkzaamheden werkt naar tevredenheid van de commissie. In verband met het verstrijken van de zittingstermijn zullen de voorzitter en een lid afscheid nemen van de commissie. Vanwege het geringe aantal bezwaarschriften dat de commissie behandelt, zal alleen een n ieuwe voorzitter worden geworven. De commissie heeft kennis genomen van het voornemen van de gemeente om vanaf 2018 geen jaarverslag meer te laten maken door deze commissie, maar informatie over het aantal bezwaarschriften, het aantal adviezen, de inhoud van adviezen, de termijnen, etc. mee te nemen in de planning en control-cyclus. Aangezien het hier enkel een monitoring op de 'kale cijfers' betreft zou de commissie het bestuur als suggestie het volgende mee willen geven. Om de juridische kwaliteit en eventuele verbeterpunten op dat gebied inzichtelijk te hebben dan wel te krijgen, kunnen de volgende elementen wellicht een rol spelen: de verhouding van het (totaal) aantal besluiten tot het aantal bezwaarschriften, de informatie over het tijdig verdagen van de beslistermijn door het bestuursorgaan, het 'informele gesprek' naar aanleiding van bezwaarschriften en informatie over het aantal beroepen ten opzichte van het aantal beslissingen op het bezwaar. De commissie is er van overtuigd dat deze informatie het bestuur een beter inzicht biedt in de kwaliteit van haar besluitvormingsproces en tevens handvatten biedt om, indien nodig, daarin verbeteringen aan te brengen. Coevorden, 19 februari 2018 scretaris.