Inhoudsopgave 2. Voorwoord 3. Aanbevelingen en conclusies 4. Inleiding Werkwijze van de commissie 5

Transcriptie

1 Jaarverslag commissie bezwaarschriften 2012

2 Inhoudsopgave pagina Inhoudsopgave 2 Voorwoord 3 Aanbevelingen en conclusies 4 Inleiding 5 1. Werkwijze van de commissie 5 2. Overzicht van de bezwaren Adviezen Vergelijking met voorgaande jaren 9 3. Heroverwegingen en termijnen Wettelijke beslistermijn Beslissingen op bezwaar binnen de termijn? Contraire besluiten Ingebrekestellingen Beroepszaken Premediation (bemiddeling) 10 Jaarverslag commissie Bezwaarschriften 2012 pagina 2

3 Voorwoord Voor u ligt het jaarverslag van de commissie bezwaarschriften van de gemeente Lochem met een terugblik over het jaar Dit jaar is gekozen voor een zeer beperkte verslaglegging die voornamelijk cijfermatig is. Wel heeft de commissie enkele conclusies getrokken en geeft het aanbevelingen. De commissie is voornemens om voor het jaar 2013 het jaarverslag in een nieuwe vorm te gieten. We willen afscheid nemen van het opstellen van een uitgebreid schriftelijk jaarverslag en overgaan tot een digitale versie van het jaarverslag. De ontwikkelingen maken het mogelijk een jaarverslag op te stellen dat via het internet toegankelijk is (Prezi-presentatie). De commissie is ook voornemens de werkwijze van de commissie enigszins aan te passen in aansluiting op de digitalisering van de gemeente. Zo zal bijvoorbeeld de schriftelijke verslaglegging van hoorzittingen worden vervangen door het digitaal vastleggen van het gesprokene. Alleen op verzoek van betrokkenen zal worden overgegaan tot schriftelijke verslaglegging. De gemeenteraad zal worden voorgesteld de verordening commissie Bezwaarschriften hierop aan te passen. Op basis van haar bevindingen in 2012 heeft de commissie een aantal aanbevelingen geformuleerd. De commissie vraagt u deze onder de aandacht te brengen van uw medewerkers. Naast een goede vakinhoudelijke en juridische inhoud van besluiten/beschikkingen is het halen en bewaken van de beslistermijnen van belang. De commissie merkt op dat in 2012 vaker dan daarvoor de beslistermijn is overschreden. Dit heeft niet geleid tot meer ingebrekestellingen, maar het is wenselijk binnen de wettelijke termijnen te beslissen. Ik dank de commissieleden en secretarissen voor hun inzet in het achterliggende jaar. A.J. Afink, voorzitter, Lochem, september Jaarverslag commissie Bezwaarschriften 2012 pagina 3

4 Aanbevelingen en conclusies 1. De commissie stelt het op prijs dat het college van burgemeester en wethouders wederom met grote regelmaat verweerschriften opstelt ter voorbereiding van de hoorzitting. Ook stelt de commissie met tevredenheid vast dat de (ambtelijke) procesvertegenwoordiging bij de behandeling van bezwaarschriften tijdens de hoorzitting de laatste jaren is verbeterd en in het algemeen van een prima niveau is. 2. De commissie vraagt blijvende aandacht voor een deugdelijke motivering van besluiten. Dit heeft zowel betrekking op een zorgvuldige voorbereiding van besluiten waarbij tot een vaststelling van feiten moet worden gekomen, alsmede op een voor belanghebbende kenbare motivering die het besluit kan dragen. Ook de wettelijke grondslag blijft ten aanzien van omgevingsvergunningen voor het kappen van bomen een aandachtspunt. De aanlegtoets op basis van het bestemmingsplan heeft meerdere malen niet plaatsgevonden. 3. Premediation leidt de laatste jaren in toenemende mate (in maal en in maal) tot intrekking van de bezwaren. De komende jaren zal de commissie verder uitvoering geven aan de in de verordening opgenomen verplichting om te onderzoeken of de zaak in de minne kan worden geschikt. Daarnaast adviseert de commissie om voorafgaand aan een afwijzende beschikking betrokkene daarover te horen. 4. In verband met de Wet dwangsom en beroep bij niet tijdig beslissen blijft het tijdig beslissen een belangrijk aspect. Ten opzichte van het jaar 2011 is de beslistermijn vaker overschreden (14 in 2012 en 9 in 2011). De commissie vraagt hiervoor aandacht. Jaarverslag commissie Bezwaarschriften 2012 pagina 4

5 Inleiding Op grond van artikel 7:13 van de Algemene wet bestuursrecht (Awb) kan een bestuursorgaan bezwaren tegen haar besluiten voorleggen aan een externe commissie. Deze commissie hoort de belanghebbenden en brengt advies uit aan het bestuursorgaan. De leden van de commissie zijn onafhankelijk en niet in dienst van de gemeente. De volgende personen maken deel uit van de commissie Bezwaarschriften: De heer A.J. Afink (voorzitter) Mevrouw mr. G.H. Knoef (lid) Mevrouw mr. M. Damer-Blankert (lid) Mevrouw mr. M. Engelen (lid) De heer H. de Groot (lid) De heer mr. drs. M. Harmsen (lid) Mevrouw mr. ir. M.J. Kraak (lid) Mevrouw mr. A.J. IJsseldijk (lid) In de Verordening commissie bezwaarschriften zijn de taken, samenstelling en werkwijze van de commissie vastgelegd. De gemeenteraad heeft op 6 december 2010 een gewijzigde verordening vastgesteld. De wijzigingen hebben betrekking op de bevoegdheid van de commissie waarover geadviseerd mag worden, de zittingsduur die nu niet meer gekoppeld is aan de zittingsduur van de gemeenteraad, de taak van de secretaris van de commissie om te onderzoeken of de zaak in de minne kan worden geschikt alvorens de zaak in behandeling wordt genomen en de verplichting voor de commissie om jaarlijks een verslag aan de bestuursorganen uit te brengen. Het doel van het jaarverslag van de commissie is enerzijds het verschaffen van inzicht in de aard en de omvang van de werkzaamheden van de Commissie Bezwaarschriften in het afgelopen jaar. Anderzijds worden enkele aanbevelingen aan de bestuursorganen gedaan. De commissie adviseert het college en de gemeenteraad kennis te nemen van het jaarverslag en in het bijzonder van de conclusies en aanbevelingen. 1. Werkwijze van de commissie De Commissie Bezwaarschriften beoordeelt naar aanleiding van ingediende bezwaren de besluiten op rechtmatigheid en doelmatigheid en volgt daarbij de procedure zoals vastgelegd in de Algemene wet bestuursrecht (Awb) en de Verordening commissie bezwaarschriften. Alvorens haar advies op te stellen beoordeelt de commissie of de zaak in de minne kan worden geschikt en wanneer dat niet het geval is, nodigt de commissie alle partijen uit voor een hoorzitting. Tijdens een zitting van de commissie kan degene die bezwaar maakt het bezwaar nader toelichten, kan het bestuursorgaan zijn standpunt verdedigen en kunnen, afhankelijk van de zaak, ook andere belanghebbenden worden gehoord. De commissie verwacht van de gemachtigden van het college dat zij hun standpunt ook middels een verweerschrift vastleggen en voorafgaand aan de zitting toesturen aan de commissie. De afgelopen jaren gebeurt dit in ruime mate, hetgeen door de commissie op prijs wordt gesteld. Partijen worden op basis van gelijkwaardigheid behandeld en krijgen op die manier ook de gelegenheid om op uiteenlopende standpunten te reageren. In 2012 heeft de commissie 23 zittingen ingepland, maar zijn er vijf vervallen in verband met de afname van het aantal bezwaarzaken. Na een hoorzitting beraadslaagt de commissie achter gesloten deuren en stelt zij haar advies op. Het advies en het verslag van de zitting wordt aan alle partijen toegezonden. Na het advies van de commissie is het aan het bestuursorgaan om zijn besluit te heroverwe- Jaarverslag commissie Bezwaarschriften 2012 pagina 5

6 gen en daarbij het advies van de commissie te betrekken. Het bestuursorgaan is niet gebonden aan het advies. Wanneer het bestuursorgaan van het advies wil afwijken, dient het de reden daarvoor goed onderbouwd in de beslissing op het bezwaar te vermelden. De commissie adviseert de gemeenteraad, het college van burgemeester en wethouders en de burgemeester van de gemeente Lochem over bezwaarschriften op alle beleidsterreinen, met uitzondering van bezwaarschriften ingediend tegen besluiten op grond van gemeentelijke belastingverordeningen, de Wet waardering onroerende zaken, het Reglement pers o- neelsbeoordeling en functioneringsgesprekken, de Regeling Functiewaardering, alsmede besluiten in het kader van de Wet werk en bijstand. De uitvoering van de Wet werk en bijstand is in 2010 overgegaan naar de Gemeenschappelijke regeling Het Plein. Besluiten in het kader van de bijzondere bijstand worden wel door het college van burgemeester en wethouders van Lochem genomen. Bezwaarschriften gericht tegen deze besluiten worden dan ook voorgelegd aan de commissie ter advisering. In 2012 heeft de commissie 85 bezwaarzaken behandeld. Het totaal aantal bezwaarschriften bedraagt 89 (tegen enkele besluiten zijn meerdere bezwaarschriften ingediend). Ten opzichte van 2011 is het aantal bezwaarzaken in 2012 met 15 toegenomen. Jaarverslag commissie Bezwaarschriften 2012 pagina 6

7 2. Overzicht van het aantal bezwaarzaken Onderstaand is per afdeling een overzicht van het aantal bezwaarzaken in 2012 gegeven. De afdelingen Facilitaire Zaken en Bestuur, Personeel en Communicatie zijn niet genoemd. Er zijn door de commissie geen bezwaarschriften behandeld tegen besluiten die door deze afdelingen zijn voorbereid/genomen Totaal Advies: Gegrond Advies: On- Advies: Nietontvankelijk Ingetrokken Doorgezonden/ In behandeling Afdeling/beleidsveld/wet gegrond Afdeling Publiekscontacten Wet werk en bijstand Wet maatschappelijke ondersteuning - Omgevingsloket ** 2 Afdeling Openbare Werken - Omgevingsverg. kappen * Handhaving Afdeling Ruimtelijke Ontwikkeling & Verkeer - Wet openbaarheid van bestuur - Wet ruimtelijke ordening Wegenverkeerswet Monumenten Planschade Afdeling Maatschappelijke Ontwikkeling - Subsidieverordening Leerlingenvervoer Afdeling Financiën Wet openbaarheid van bestuur Totalen * (twee bezwaarschriften tegen één verleende omgevingsvergunning voor het kappen) ** (bij twee omgevingsvergunningen zijn resp. twee en drie bezwaarschriften ingetrokken) Wanneer de ingetrokken, doorgezonden en nog in behandeling zijnde bezwaarschriften buiten beschouwing worden gelaten, heeft de commissie over de bezwaren in 2012 advies uitgebracht in 52 zaken. Daarvan werd 12% gegrond geacht, 67% ongegrond en 21% niet-ontvankelijk. De termen gegrond, ongegrond en niet-ontvankelijk worden hieronder kort uitgelegd en tevens wordt een korte toelichting gegeven op de ingetrokken bezwaarschriften en de doorzending van bezwaarschriften. Gegrond Als de bezwaren gegrond worden geacht, wordt het bestuursorgaan geadviseerd tegemoet te komen aan de bezwaren en het primaire besluit te herroepen. Bezwaren die gedeeltelijk gegrond zijn bevonden zijn in dit jaarverslag eveneens opgenomen als zijnde gegrond. Jaarverslag commissie Bezwaarschriften 2012 pagina 7

8 Ongegrond Het primaire besluit kan worden gehandhaafd, eventueel met aanpassing of verbetering van de motivering van het besluit. Er wordt niet tegemoet gekomen aan de bezwaren. Ook in 2012 is naar voren gekomen dat de motivering van besluiten blijvende aandacht verdient. Bij het verlenen van omgevingsvergunningen voor het kappen is tevens gebleken dat het vermelden van de correcte wettelijke grondslag een aandachtspunt is. Naast de Algemene Plaatselijke Verordening kan ook het bestemmingsplan het toetsingskader zijn. Niet-ontvankelijk Bij het niet-ontvankelijk zijn van een bezwaar kan bijvoorbeeld gedacht worden aan de situatie dat het bezwaarschrift niet binnen de daarvoor gestelde termijn van zes weken is ingediend en er geen redenen door de bezwaarde zijn aangevoerd die de termijnoverschrijding kunnen rechtvaardigen. Of wanneer iemand op een te grote afstand woont van de activiteit waarvoor vergunning is verleend en om die reden niet als belanghebbende kan worden aangemerkt. Aan een inhoudelijke beoordeling van de bezwaren komt de commissie dan niet toe. Ingetrokken bezwaarschriften Het secretariaat van de commissie heeft in overleg met betrokken afdelingen geprobeerd om, daar waar mogelijk, de behandeling van een bezwaar te voorkomen. Met de indiener van het bezwaarschrift wordt contact gezocht. Dit overeenkomstig het nieuwe artikel 7 (bemiddeling) van de Verordening commissie Bezwaarschriften. Van alle bezwaarzaken (85) is 35% door middel van bemiddeling opgelost. Doorzending / in behandeling bezwaarschriften In 2012 zijn in het kader van pre(mediation) bij twee bezwaarzaken de beslistermijnen opgeschort en nog niet afgerond. Het gaat om bezwaarschriften tegen verleende omgevingsvergunningsvergunningen voor het bouwen van een bouwwerk. Bij één bezwaarschrift heeft de reclamant verzocht om rechtstreeks beroep bij de Raad van State. Hiermee heeft het college ingestemd. De Raad van State heeft dit beroep i n- middels ongegrond verklaard. 2.1 Adviezen 2012 De adviezen die in 2012 zijn uitgebracht weergegeven in een cirkeldiagram Gegrond Ongegrond Niet-ontvankelijk Ingetrokken Doorgez./in behand. In 2012 is het aantal niet-ontvankelijke bezwaren toegenomen van drie naar elf, het aantal ingetrokken bezwaren is met één afgenomen tot dertig. Het aantal gegronde bezwaren is afgenomen van elf naar zes, terwijl het aantal ongegronde bezwaren met twaalf is toegenomen van 23 naar 35. In 2011 zijn twee bezwaarschriften doorgezonden naar het juiste bestuursorgaan, in 2012 geen enkele. Op verzoek van betrokkene is wel eenmaal ingestemd met rechtstreeks beroep bij de Raad van State. Jaarverslag commissie Bezwaarschriften 2012 pagina 8

9 2.2 Vergelijking met voorgaande jaren In het jaar 2012 heeft de commissie Bezwaarschriften 85 zaken en daarmee 89 bezwaarschriften behandeld. In de cirkeldiagram kunt u zien hoe het jaar 2012 voor wat betreft het aantal bezwaarzaken zich verhoudt ten opzichte van de jaren 2006 tot en met Uit de diagram is waar te nemen dat het aantal bezwaarzaken ten opzichte van 2011 (70 bezwaarzaken) met vijftien is toegenomen. De daling van het aantal bezwaarzaken vanaf 2009 heeft zich derhalve in 2012 niet voortgezet. De oorzaak voor de toename van het aantal bezwaarzaken is echter aan te wijzen. De afdeling Openbare Werken heeft in bezwaarzaken te verwerken gekregen, die allen waren gericht op omgevingsvergunningen voor het kappen van bomen. Daarvan waren 22 bezwaarschriften afkomstig van de Bomenstichting Achterhoek. Naar de mening van de Bomenstichting Achterhoek is de gemeente tekort geschoten in het verstrekken van de gewenste relevante informatie over de te kappen bomen en de redenen die hieraan ten grondslag lagen. Na behandeling van de bezwaren door de commissie zijn door afdeling Openbare Werken met de Bomenstichting Achterhoek afspraken gemaakt over de wijze van informatieverstrekking. De commissie constateert dat er daarna geen bezwaarschriften van de Bomenstichting Achterhoek meer zijn ontvangen Heroverwegingen en termijnen 3.1 Wettelijke beslistermijn Op grond van het per 1 oktober 2009 aangepaste artikel 7:10 van de Algemene wet bestuursrecht (Awb) beslist het bestuursorgaan op een bezwaarschrift binnen twaalf weken na afloop van de bezwaartermijn. Het derde lid van artikel 7:10 Awb biedt de mogelijkheid deze termijn voor ten hoogste zes weken te verdagen. Binnen 18 weken moet derhalve op een bezwaarschrift worden beslist. Verder uitstel is mogelijk als bezwaarde daarmee instemt en andere belanghebbenden niet in hun belangen worden geschaad of met het uitstel instemmen. In nagenoeg alle gevallen wordt de beslistermijn van het bestuursorgaan verdaagd. Dit geschiedt al bij de bevestiging van de ontvangst van het bezwaarschrift. Daar waar de bezwaarde verzoekt om uitstel van een hoorzitting, staat de commissie dat in de regel eenmaal toe (er kunnen uitzonderingen zijn). De commissie gaat er toe over het uitstel van de hoorzitting schriftelijk aan bezwaarde kenbaar te maken. De termijn voor het beslissen op een bezwaarschrift wordt daarmee opgeschort en voorkomt mogelijk een dwangsom als bedoeld in de Wet dwangsom en beroep bij niet tijdig beslissen. 3.2 Beslissingen op bezwaar binnen de termijn? Door de invoering van de Wet dwangsom en beroep bij niet tijdig beslissen is de druk nog groter om tijdig te beslissen op bezwaarschriften. De beslistermijn is 18 weken geworden Jaarverslag commissie Bezwaarschriften 2012 pagina 9

10 en gaat in nadat de bezwaartermijn is afgelopen. Deze termijn voor de afhandeling van bezwaren is door de wetgever verruimd omdat deze als te krap werd ervaren. Het aantal bezwaarzaken waarover de commissie in 2012 heeft geadviseerd bedraagt 52. Ten aanzien van deze zaken is 14 maal vastgesteld dat niet voor het einde van de beslistermijn een beslissing op bezwaar genomen. Ten aanzien van deze zaken constateert de commissie dat in enkele gevallen de commissie niet binnen de gewenste twaalf weken heeft geadviseerd, maar ook is niet altijd alert en voortvarend met het advies van de commissie omgegaan. Aan beide oorzaken zal aandacht moeten worden besteed. 3.3 Contraire besluiten Het college van burgemeester en wethouders heeft in twee gevallen besloten het advies van de commissie niet (geheel) over te nemen. Op grond van artikel 7:13 Awb kan het college in de beslissing op bezwaar gemotiveerd afwijken van het advies van de commissie. Uw college heeft in twee handhavingszaken (deels) afgeweken van het commissieadvies. In een geval heeft de commissie geadviseerd de bezwaren gegrond te verklaren en het besluit tot afwijzing van het verzoek tot handhaving te herroepen. De commissie was van oordeel dat het gebruik van het weiland als parkeergelegenheid bij evenementen geen kortdurende incidentele overtreding (van bestemmingsplanvoorschriften) is en dat het college in beginsel (preventief) handhavend dient op te treden. Uw college was een andere mening toegedaan en week af van het advies van de commissie. Het andere contraire besluit zag op twee gegrond geachte onderdelen van bezwaren tegen een gedeeltelijke afwijzing van een handhavingsverzoek gericht op bedrijfsactiviteiten bij een manege. Een berging (container) werd door het college, in afwijking van het commissieadvies, aangemerkt als bouwplaatsinrichting, welke na het gereedkomen van de nieuwe trainingshal verwijderd zou moeten worden. Wordt de berging daarna niet verwijderd, dan gaat het college alsnog over tot handhaving. Ook ten aanzien van een aangelegde beplantingsstrook verschilde uw college van mening met de commissie. Uw college was van mening dat het overgangsrecht op deze strook van toepassing is en om die reden het bezwaar ongegrond kon worden verklaard. De overige bezwaren tegen de diverse lasten onder dwangsom voor meerdere overtredingen achtte de commissie ongegrond. Reclamant werd niet-ontvankelijk geacht in zijn bezwaren tegen enkele andere onderdelen van het besluit. De commissie concludeerde dat reclamant geen belanghebbende was omdat zijn verzoek om handhaving daar niet op zag. Deze adviezen heeft uw college overgenomen. 3.4 Ingebrekestellingen Als gevolg van het niet tijdig beslissen op een bezwaarschrift is tweemaal een ingebrekestelling ingediend. Een dwangsom voor niet tijdig beslissen op een aanvraag, bezwaar of administratief beroep is echter pas verschuldigd nadat het bestuursorgaan schriftelijk in gebreke is gesteld en er binnen twee weken na de ingebrekestelling niet alsnog een besluit is genomen. In beide zaken heeft het college binnen deze twee weken termijn een beslissing op bezwaar genomen zodat geen dwangsom verschuldigd was. 3.5 Beroepszaken/voorlopige voorziening In totaal is vier keer de gang naar de rechter gemaakt. De rechtbank heeft in het geval van een omgevingsvergunning voor het vergroten van een woning de zaak alsnog opgelost met mediation. Twee zaken lopen nog; één beroepschrift tegen een verleende omgevingsvergunning voor houtwallen en een beroepschrift tegen een afgewezen handhavingsverzoek voor horeca-activiteiten bij de kartbaan. in één zaak, een afgewezen handhavingsverzoek voor een bijgebouw aan de Bosweg, is daags voor de zitting het beroepschrift ingetrokken. 3.6 Premediation (bemiddeling) In het jaar 2012 heeft de secretaris uitvoering gegeven aan de in de verordening opgenomen verplichting om te onderzoeken of de zaak in de minne kan worden geschikt alvorens Jaarverslag commissie Bezwaarschriften 2012 pagina 10

11 de zaak in behandeling wordt genomen door de commissie. In 30 zaken heeft deze eerste beoordeling in het kader van premediation geleid tot het intrekken van het bezwaarschrift. Na ontvangst van het bezwaarschrift heeft de secretaris veelal contact gezocht met de vakafdeling die verantwoordelijk is geweest voor de totstandkoming van het bestreden besluit en gevraagd of een hernieuwde beoordeling zou kunnen leiden tot gewijzigde besluitvorming en mogelijk tot intrekking van de bezwaren. In andere gevallen is direct overleg geweest met de bezwaarde, zijn de bezwaren besproken en zijn de mogelijkheden tot intrekking afgetast. In dit verband acht de commissie het ook wenselijk dat namens uw college, voorafgaand aan het nemen (verzenden) van een afwijzende beschikking, contact zoekt met betrokkene en informatie geeft over de motieven die aan de afwijzing ten grondslag liggen en betrokkene in de gelegenheid stelt daarop te reageren. Jaarverslag commissie Bezwaarschriften 2012 pagina 11