Gemeente Hof van Twente. W. Averesch-Zendman D. Djodikromo-de Jong L. Müller

Transcriptie

1 Gemeente Hof van Twente W. Averesch-Zendman D. Djodikromo-de Jong L. Müller JAARVERSLAG COMMISSIE BEZWAARSCHRIFTEN

2 1 Inhoudsopgave 2 Inleiding Samenstelling commissie De Kamer Burgerzaken De Kamer Ruimtelijke zaken Secretariaat commissie Bevoegdheden en werkwijze Toetsing door commissie bezwaarschriften Hoffelijke aanpak Werkwijze van de commissie Evaluatie; algemeen Vergelijking Kamers Vergelijking van adviezen 2011 en Adviezen tot ongegrondverklaring Duiding inzake adviezen tot gegrondverklaring Ingetrokken/geen bezwaar Niet-ontvankelijk Mediation en de Hoffelijke aanpak Mediationvaardigheden Pilot Hoffelijke aanpak Behandelingstermijn Termijn tussen ontvangst bezwaarschrift en de beslissingen op bezwaar Termijn tussen ontvangst bezwaarschrift en advies commissie Termijn tussen uitbrengen van het advies en de beslissing op bezwaar 17 6 Van het advies afwijkende besluiten...18 Jaarverslag commissie bezwaarschriften

3 7 Evaluatie kamer Burgerzaken Evaluatie kamer Ruimtelijke zaken Beroepszaken Conclusies / aanbevelingen Conclusies Intrekking Behandelingstermijn Pilot Hoffelijke aanpak Aanbevelingen...24 Jaarverslag commissie bezwaarschriften

4 2 Inleiding Voor u ligt het verslag over het jaar 2011 en 2012 van de commissie bezwaarschriften van de gemeente Hof van Twente. De commissie adviseert de bestuursorganen, - de raad, burgemeester en het college van burgemeester en wethouders- over de te nemen beslissingen op bezwaarschriften. De werkzaamheden betreffen alle gemeentelijke besluiten, met uitzondering van financiële- en belastingbesluiten, die door de vakinhoudelijke afdeling worden behandeld. Basis voor het functioneren van de commissie is de Algemene wet bestuursrecht (hierna de Awb), de Gemeentewet en de Verordeningen commissie bezwaarschriften 2009 en In de Verordening is de samenstelling, de werkwijze en de bevoegdheden van de commissie vastgelegd. Het doel van dit verslag is om een een beeld te schetsen over de ingekomen bezwaarschriften en de behandeling daarvan in de periode 2011 en Hierin wordt onder meer aandacht besteed aan het aantal binnengekomen bezwaarschriften, de behandeling en uitkomst daarvan. De doorlooptijden van de binnenkomst van bezwaarschriften tot het uitbrengen van de adviezen van de commissie zullen ook worden besproken. Tevens zal er in het verslag aandacht worden besteed aan de Hoffelijke Aanpak. Deze pilot is per april 2012 van start gegaan en ziet toe op het toepassen van premediationtechnieken in de bezwaarfase. Aan de hand van de gegevens in dit verslag zal de commissie bezwaarschriften conclusies trekken over de behandelde bezwaarschriften en aanbevelingen doen over de te behandelen bezwaarschriften. 2.1 Samenstelling commissie De commissie bestaat uit onafhankelijke leden. Dat houdt in dat de leden niet werkzaam zijn voor of vallen onder de verantwoordelijkheid van één van de bestuursorganen van de gemeente Hof van Twente. Ze zijn dan ook niet in dienst van de gemeente. De commissie bezwaarschriften bestaat uit een tweetal kamers, te weten de Kamer Burgerzaken en de Kamer Ruimtelijke zaken. De Kamer Burgerzaken vergadert doorgaans één keer per maand. De Kamer Ruimtelijke zaken vergadert ongeveer één keer in de drie weken. Iedere kamer heeft zijn eigen afgebakende taakveld, waarop zij adviezen geeft over de behandeling van bezwaarschriften. Per vergadering hebben drie leden zitting: de voorzitter en twee leden. De gewone leden rouleren per vergadering waarbij erop gelet wordt dat elk lid over het hele jaar evenveel vergaderingen bijwoont. Zodoende worden alle leden even frequent geconsulteerd voor de behandeling van bezwaren. Dit ter waarborging van de continuïteit en de betrokkenheid van de leden van de commissie. De kamer Burgerzaken heeft één voorzitter en de kamer Ruimtelijke zaken heeft twee voorzitters. Jaarverslag commissie bezwaarschriften

5 2.1.1 De Kamer Burgerzaken De commissieleden van de Kamer Burgerzaken zijn: - De heer B.G. Aaftink; - Mevrouw mr. M.C. Jansen of Lorkeers; - De heer drs. R.H.J.G. Molenkamp (voorzitter); - Mevrouw mr. H.M. Schartman. De Kamer Burgerzaken adviseert over bezwaarschriften op het gebied van sociale zaken, zoals bijvoorbeeld besluiten over hulp in huishouding, bijstandsuitkeringen, of op het gebied van welzijn (subsidies), Personeelszaken, leerlingenvervoer, WOB en openbare orde en veiligheid De Kamer Ruimtelijke zaken De leden van de Kamer Ruimtelijke zaken bestaan uit: - Mevrouw drs. G. Dijkhuis-Hellinga; - Mevrouw mr. I.A.H. Horck- van Mast; - De heer mr. M. Jolink; - De heer G.J. Koebrugge (voorzitter); - Mevrouw mr. C.M. Roks (voorzitter); De kamer Ruimtelijke zaken adviseert o.a. op het gebied van omgevingsvergunningen, die onder meer zien op de activiteiten bouwen, kappen, slopen, verkeersbesluiten, en ontheffing op het bestemmingsplan, alsmede handhavingskwesties op deze gebieden Secretariaat commissie Het ambtelijke secretariaat van de Kamers Burgerlijke en Ruimtelijke zaken van de commissie is ondergebracht bij de afdeling Algemene Zaken. Het ambtelijke secretariaat werd gevormd door mevrouw H.G. Averesch-Zendman, mevrouw D.M.M. Djodikromo-de Jong en mevrouw L. Müller. Daarbij wordt opgemerkt dat het secretariaat een aantal keer in de jaren 2011 en 2012 is uitbesteed aan het Bezwarenkantoor in Doetinchem. Jaarverslag commissie bezwaarschriften

6 3 Bevoegdheden en werkwijze De bezwaarschriftenprocedure vindt zijn grondslag voornamelijk in de Algemene wet bestuursrecht, de Gemeentewet en de Verordening commissie bezwaarschriften 2009 en Toetsing door commissie bezwaarschriften Artikel 7:11 van de Algemene wet bestuursrecht (Awb) bevat de verplichting voor het bestuursorgaan om een besluit, waartegen een ontvankelijk bezwaar is aangetekend, te heroverwegen. In het heroverwegingsbesluit kunnen gebleken fouten worden hersteld en kan tot een andere afweging van belangen worden besloten. De heroverweging heeft een volledig karakter, zowel aspecten die betrekking hebben op de rechtmatigheid als aspecten die zien op de doelmatigheid van de besluiten dienen in de beoordeling te worden betrokken. Ook behoren in beginsel nieuwe (relevante) feiten en omstandigheden bij de beslissing op het bezwaar te worden betrokken. Daarmee gaat de bestuurlijke heroverweging verder dan de rechterlijke toets, die in zijn algemeenheid is beperkt tot de beoordeling van de rechtmatigheid van het bestreden besluit op basis van de feiten en omstandigheden zoals die waren ten tijde van het nemen van dat besluit. De Awb voorziet in de mogelijkheid tot het benoemen van een aparte commissie die het bestuursorgaan adviseert over de te nemen beslissing op een bezwaarschrift. Omdat in de gemeente Hof van Twente is gekozen voor de benoeming van een onafhankelijke commissie is het voordeel voor de bezwaarmaker, dat deze de mogelijkheid krijgt geboden om (letterlijk) ten overstaan van deskundige onafhankelijke buitenstaanders zijn verhaal te doen. Als de omstandigheden dat mogelijk maken, wordt gezocht naar een minnelijke oplossing. De onafhankelijkheid van de commissie vergroot daarbij de kans op succes Hoffelijke aanpak In april 2012 is in het kader van het Mediation-project een pilot Hoffelijke Aanpak opgestart waarbij gekeken is naar de mogelijkheden om buiten de formele bezwarenprocedure om te kunnen komen tot een minnelijke oplossing. Er is hierbij gekeken of voor betrokkenen mogelijkheden bestaan om tot een andere dan de formele wijze van geschilbeslechting te komen. Het voordeel van de Hoffelijke Aanpak is dat de relatie tussen partijen meestal duurzaam kan worden voortgezet. Tevens draagt deze vorm van geschiloplossing bij aan de acceptatie van de uiteindelijke oplossing van het geschil, omdat partijen gezamenlijk tot deze oplossing komen. De secretaris van de commissie bepaalde of een zaak geschikt is voor de Hoffelijke Aanpak. In beginsel zijn alle zaken geschikt. Partijen werden vervolgens door de secretaris van de commissie uitgenodigd voor een gesprek. Indien partijen daarvoor open stonden werd er een afspraak ingepland. Jaarverslag commissie bezwaarschriften

7 Tijdens het hoffelijke aanpak gesprek trad de secretaris van de commissie op als gespreksleider waarbij partijen vertelden wat er gaande is en hun standpunten konden toelichten. De secretaris maakt daarbij gebruik van gespreksvaardigheden. Door te luisteren, samen te vatten en door te vragen probeerde zij erachter te komen wat de belangen van de partijen zijn. Vervolgens is er naar de mogelijkheden gekeken om aan elkaars belangen tegemoet te komen en zo gezamenlijk een oplossing te vinden. Indien partijen naar aanleiding van de Hoffelijke Aanpak geen of gedeeltelijke overeenstemming konden vinden, is de behandeling van het bezwaarschrift voortgezet door middel van de formele procedure. De formele procedure houdt in dat het bezwaarschrift door een onafhankelijke commissie wordt behandeld door middel van het houden van een hoorzitting en het schrijven van een advies naar aanleiding van het horen van partijen. Tevens kunnen partijen ervoor kiezen om tot een mediation-procedure over te gaan. Ingeval partijen tot een volledige overeenstemming zijn gekomen leidt dit tot intrekking van het bezwaarschrift. 3.2 Werkwijze van de commissie Hierna zal de door de commissie gevolgde werkwijze kort worden toegelicht. Tevens wordt in bredere zin ingegaan op de procedure vanaf binnenkomst van het bezwaarschrift tot aan het besluit op bezwaar. De centrale taak van de commissie is het uitbrengen van adviezen over de te nemen beslissingen op de bezwaarschriften die zijn ingediend tegen gemeentelijke besluiten. Dit kunnen besluiten zijn van de gemeenteraad, de burgemeester of van het college van de burgemeester en wethouders. De wijze waarop bezwaarschriften in algemeen behoren te worden afgehandeld is geregeld in de hoofdstukken 6 en 7 van de Awb. De werkwijze van de commissie wordt op hoofdlijnen bepaald door de Verordening commissie bezwaarschriften. Nadat het bezwaarschrift bij de gemeente is binnengekomen en de ontvangst door het bestuursorgaan schriftelijk aan de indiener is bevestigd, wordt het doorgezonden naar de afdeling die het bestreden besluit heeft voorbereid. Die afdeling stelt een dossier samen van het ingediende bezwaarschrift, het bestreden besluit en de overige voor op de zaak betrekking hebbende stukken. Een kopie van dit dossier wordt vervolgens aan het secretariaat van de commissie toegezonden. In de ontvangstbevestiging wordt tevens informatie over de verdere procedure verstrekt. Als er een derdebelanghebbende is, bijvoorbeeld degenen wiens vergunning ter discussie wordt gesteld, wordt eveneens in kennis gesteld van het ontvangst van bezwaarschrift. De secretaris verzorgt de uitnodigingen voor de hoorzitting. De verordening bepaalt in artikel 12 dat de indiener(s), eventuele derde belanghebbenden en het verwerend gemeentelijk bestuurs- Jaarverslag commissie bezwaarschriften

8 orgaan ten minste twee weken voor de zitting moeten worden uitgenodigd. Het bestuursorgaan laat zich op de hoorzitting in de regel vertegenwoordigen door één ambtenaar, bij ruimtelijke zaken met toevoeging van een vakinhoudelijke ambtenaar. Hoewel dat niet nadrukkelijk is voorgeschreven, worden de op de zaak betrekking hebbende stukken voorafgaand aan de hoorzitting aan de voorzitter en de leden van commissie in beginsel ook aan de betrokken belanghebbende toegezonden. Hierdoor zijn alle betrokkenen op de hoogte van de informatie op grond waarvan de commissie adviseert. Voor het geval er belangrijke informatie mocht ontbreken, heeft men de gelegenheid die alsnog aan de commissie te doen toekomen. De hoorzitting vormt een essentieel onderdeel van de bezwaarschriftenprocedure. Er zal slechts bij uitzondering van het horen van belanghebbende worden afgezien. Er moet dan bijvoorbeeld uit het bezwaarschrift zelf blijken dat het bezwaar kennelijk niet-ontvankelijk of kennelijk ongegrond is en dat er redelijkerwijs over de conclusie geen twijfel mogelijk is. Verder kan het horen ook achterwege blijven indien belanghebbenden hebben verklaard geen gebruik te willen maken van het recht te worden gehoord (art 7:3 Awb). De commissie heeft vaste vergaderdata. Het secretariaat maakt, als er gehoord moet worden, zo efficiënt en snel mogelijk een planning voor een hoorzitting. Dit bundelen verlengt wel de termijn. Ook schrijft het secretariaat ter voorbereiding op de hoorzitting een verslag van bevindingen voor de commissieleden. Tijdens de hoorzitting worden alle genodigden zowel de indieners van het bezwaarschrift als de derdebelanghebbenden in de gelegenheid gesteld hun belangen te bepleiten. Tevens wordt aan ambtenaren die betrokken zijn geweest bij de besluitvorming en in de hoorzitting het bestuursorgaan vertegenwoordigen de gelegenheid geboden de bestreden beslissing toe te lichten. Van de hoorzitting wordt door het secretariaat een digitaal verslag vastgelegd. Na de hoorzitting volgt de besloten beraadslaging door de commissie, die resulteert in een advies. Dit advies wordt in conceptvorm opgesteld door de secretaris, de commissie dient in te stemmen met het advies. Nadat de betrokken leden goedkeuring hebben gegeven aan het concept zorgt het secretariaat voor ver zending van het advies aan de bezwaarde (en/of belanghebbenden) en het bestuursorgaan dat de beslissing op bezwaar moet nemen. Ingevolge artikel 15 van de Verordening commissie bezwaarschriften is een zitting van de commissie in principe openbaar. De deuren worden gesloten indien de voorzitter van de commissie of een van de aanwezige leden het nodig oordeelt of indien een belanghebbende daartoe een verzoek doet, en de commissie vervolgens beslist dat gewichtige redenen aanwezig zijn die zich tegen openbaarheid van de zitting verzetten. Jaarverslag commissie bezwaarschriften

9 Het bevoegde bestuursorgaan beslist na ontvangst van het advies op het bezwaarschrift. De vakinhoudelijke afdeling zorgt voor verdere afhandeling van de besluitvorming. Tegen de beslissing op bezwaar kan beroep worden ingesteld. 4 Evaluatie; algemeen Het secretariaat van de commissie houdt bij welke bezwaarschriften zijn ontvangen en in hoeverre de behandeling is afgerond. Dit hoofdstuk is gebaseerd op beschikbare gegevens binnen de afdeling Algemene Zaken, aangevuld met gegevens van de vakafdelingen. Getracht wordt om een zo volledig mogelijk beeld te geven van de bezwarenbehandeling. Ten aanzien van sommige onderwerpen kan dit niet, omdat de bezwaarschriftencommissie niet alle bezwaarschriften die de gemeente ontvangt (bijvoorbeeld bezwaarschriften gericht tegen de Woz waarde) behandelt en om die reden de gegevens niet worden bijgehouden door het secretariaat. In dit hoofdstuk wordt in kaart gebracht hoeveel bezwaarschriften er in 2011 en 2012 zijn ontvangen, wat de uitkomst is geweest van de bezwaarbehandeling en de beslistermijn. In 2011 heeft de gemeente Hof van Twente 131 bezwaarschriften ontvangen. Dit is in vergelijking met het jaar 2010 een stijging van het aantal ontvangen bezwaarschriften. In 2012 is ten opzichte van de jaren 2011 en 2010 sprake van een sterke daling van het aantal ontvangen bezwaarschriften. Dit aantal is zelfs ten opzichte van de daar voorafgaande jaren fors gedaald. Overzicht van het aantal ontvangen bezwaarschriften Jaar Aantal Burgerzaken 60 Ruimtelijke 40 Jaarverslag commissie bezwaarschriften Zaken

10 Het gemiddelde aantal bezwaarschriften lag in de jaren 2008 tot en met 2010 rond de 110. In dit opzicht is er in 2011 een flinke stijging te zien met betrekking tot het aantal bezwaarschriften. Een oorzaak van de stijging van het aantal bezwaarschriften in 2011 is de wijziging in de verordening Leerlingenvervoer Hof van Twente. In deze verordening is een drempelbijdrage vastgesteld wat er toe heeft geleid dat ouders met een bepaald inkomen mogelijk een eigen bijdrage moeten betalen voor het leerlingenvervoer. Hiertegen heeft het college in het jaar bezwaarschriften ontvangen. In 2012 is het aantal bezwaarschriften sterk gedaald. Uit de beschikbare gegevens is niet duidelijk een conclusie te trekken waar deze daling aan te wijten is. Vermoed wordt dat de economische crisis eveneens zijn weerslag heeft gevonden in het aantal aanvragen om een omgevingsvergunning met name voor de activiteit bouwen. Logisch gevolg hiervan is, is dat er minder beschikkingen worden genomen, waartegen bezwaar open staat. 4.1 Vergelijking Kamers Om een volledig overzicht te krijgen van het aantal ontvangen bezwaarschriften is onderscheid gemaakt tussen de kamers Burgerzaken en Ruimtelijke zaken. Hierbij zijn eveneens de aantallen vanaf de periode 2008 tot en met 2012 in beeld gebracht. In 2008 heeft de Kamer Burgerzaken 39 bezwaarschriften ontvangen en de Kamer Ruimtelijke Zaken 98 bezwaarschriften. In het daarop volgende jaar zijn voor beide kamers minder bezwaarschriften ontvangen. In de kamer Burgerzaken zette de daling in 2010 door. In de kamer Ruimtelijke zaken steeg het aan van 58 bezwaarschriften naar 78 bezwaarschriften. In 2011 is het aantal bezwaarschriften voor de kamer Burgerzaken gestegen van 23 naar 77. Dit staat in schril contrast met het aantal bezwaarschriften van de kamer Ruimtelijke zaken van hetzelfde jaar. In 2011 is voor het eerst dat het aantal bezwaarschriften voor de kamer Ruimtelijke zaken lager ligt dan het aantal bezwaarschriften voor de kamer Burgerzaken. Jaarverslag commissie bezwaarschriften

11 Overzicht ontvangen bezwaarschriften Jaar Kamer Burgerzaken Kamer Ruimtelijke Zaken De bovenstaande tabel laat zien dat in 2010 het aantal bezwaarschriften voor de kamer Ruimtelijke zaken toenam, waarbij opvalt dat de dalende trend bij Kamer Burgerzaken juist doorzet. Eén van de oorzaken van de toename van het aantal bezwaarschriften voor de Kamer Ruimtelijke Zaken was een aanlegvergunning aan de Stoevelaarsweg in Markelo. Tegen dit besluit zijn 16 bezwaarschriften ingediend. Uit voorgaande tabel blijkt voorts dat het aantal bezwaarschriften in de Kamer Ruimtelijke zaken juist vanaf 2011 weer afneemt. Vooral het aantal bezwaarschriften op het gebied van omgevingsvergunningen is sterk afgenomen. Ingetrokken bezwaarschriften Overzicht ingetrokken bezwaarschriften Jaren Aantal Opvallend is dat in 2011 een toename is te zien van het aantal ingetrokken bezwaarschriften. In de periode 2008 tot en met 2010 is juist sprake van een dalende trend. In de paragrafen en 4.3 wordt hier nader op ingegaan. Jaarverslag commissie bezwaarschriften

12 4.2 Vergelijking van adviezen 2011 en 2012 In onderstaande tabel zijn de verhoudingen weergegeven tussen de adviezen tot ongegrondverklaring en gegrondverklaring, het aantal adviezen om een bezwaarschrift niet-ontvankelijk te verklaren en overige afdoeningen van bezwaarschriften BZ RZ Totaal % Gegrond % Ongegrond % Niet-ontvankelijk % Ingetrokken/geen bezwaar % Doorgezonden % Onbekend/in behandeling % Totaal % 2012 BZ RZ Totaal % Gegrond % Ongegrond % Niet-ontvankelijk % Ingetrokken/geen bezwaar % Doorgezonden % Onbekend/in behandeling % Totaal % Adviezen tot ongegrondverklaring Bij een ongegrond verklaring van de bezwaren wordt geadviseerd het bestreden besluit te handhaven. Uit voorgaande overzichten blijkt dat het aantal adviezen tot ongegrondverklaring in 2012 is gestegen ten opzichte van Jaarverslag commissie bezwaarschriften

13 In 2011 zijn 34% van de uitgebrachte adviezen ongegrond verklaard, waarbij beide kamers hierin op een nagenoeg een gelijk aantal zitten. In 2012 steeg het aantal adviezen tot ongegrond verklaring van 34% naar 42% Duiding inzake adviezen tot gegrondverklaring Opgemerkt moet worden dat gegrondverklaring van het bezwaarschrift niet automatisch betekent, dat de betrokkene inhoudelijk ook gelijk krijgt. Het is mogelijk dat aan een beslissing een gebrek kleeft. Bijvoorbeeld: de beslissing is niet goed gemotiveerd; er zijn procedure fouten gemaakt; de wettelijke regeling is niet juist toegepast; de nodige zorgvuldigheid is niet betracht of er kleeft een gebrek aan het deskundigenadvies waarop de beslissing is gebaseerd. Hierdoor kan de beslissing waartegen bezwaar wordt gemaakt niet in stand blijven. Echter, het bestuursorgaan kan in de bezwaarschriftprocedure het gebrek herstellen zonder dat zij inhoudelijke gezien een andere beslissing neemt. In 2011 heeft de commissie 7% van de bezwaarschriften gegrond verklaard. De dalende lijn zet zich voort in 2012 naar 1%. De commissie heeft in de jaren 2008, 2009 en 2010 respectievelijk 11%, 9% en 13% van de bezwaarschriften ongegrond verklaard. Gelet op de laatstgenoemde percentages kan worden geconcludeerd dat sprake is van een significante daling van gegrond verklaarde bezwaarschriften door de commissie. Uit de stijging van het aantal adviezen tot ongegrondverklaring en het dalen van het aantal adviezen tot gegrondverklaring kan worden geconcludeerd dat de kwaliteit van de bestreden besluiten naar het oordeel van de commissie in het algemeen is toegenomen Ingetrokken/geen bezwaar De mogelijkheid bestaat om een pro-formabezwaarschrift in te dienen om de termijn voor het indienen van een bezwaarschrift veilig te stellen. Bij nadere inhoudelijke bestudering van de gegevens door bezwaarde blijkt soms dat het handhaven van het bezwaarschrift niet meer zinvol is en wordt het bezwaarschrift weer ingetrokken. Ook komt het voor dat het bestuursorgaan tot de conclusie komt dat het primaire besluit niet juist is en een nieuw primair besluit neemt, waarin (gedeeltelijke) tegemoet gekomen wordt aan de bezwaren. Dit kan in sommige gevallen leiden tot intrekking van het bezwaarschrift. Ten eerste wordt opgemerkt dat -ingetrokken / geen bezwaar- betekent dat er geen advies door de commissie is uitgebracht omdat het bezwaarschrift dan is ingetrokken of geen bezwaarschrift in de zin van de Awb blijkt te zijn. Uit de cijfers blijkt dat het aantal ingetrokken (of geen) bezwaarschriften gestegen is naar 33% in In 2011 is 25% van de bezwaarschriften ingetrokken. In vergelijking met de voorafgaande jaren is hier sprake van een zekere stijging. De reden is hierin wellicht gelegen in het gegeven dat in de ambtelijke organisatie steeds meer mediationvaardigheden worden toegepast bij een geschil- Jaarverslag commissie bezwaarschriften

14 beslechting. Zo ook bij de bezwaarschriftenprocedure. In 2012 heeft het pilotproject Hoffelijke aanpak in de bezwaarfase plaatsgevonden. In paragraaf 4.3 wordt hierover nader aandacht besteed Niet-ontvankelijk Niet-ontvankelijkheid wordt over het algemeen veroorzaakt door het feit dat niet tijdig (binnen zes weken) een bezwaarschrift is ingediend. Een andere oorzaak van niet-ontvankelijkheid kan zijn, dat het bezwaarschrift niet is gemotiveerd (ook niet na het stellen van een verzuimtermijn). Ook kan het zijn dat de bezwaarmaker geen belanghebbende is in de zin van de Algemene wet bestuursrecht. Bezwaarschriften gericht tegen een algemeen verbindend voorschrift, zoals gemeentelijke verordeningen, zijn eveneens nietontvankelijk. Het aantal adviezen tot niet-ontvankelijkheid is in 2011 sterk gestegen. Van 23% in 2010 naar 33% in In 2012 daalde het aantal naar 8%. De reden van deze sterke stijging in 2011 is gelegen in het gegeven dat er 31 bezwaarschriften zijn ontvangen die zijn gericht tegen een destijds vastgestelde verordening die ziet op het Leerlingenvervoer. Het betreft hier immers een algemeen verbindend voorschrift en is derhalve niet appellabel. Uit 2012 resteert een voorraad van 10 bezwaarschriften. Daarmee wordt bedoeld dat de bezwaarschriften, tot het moment van verslaglegging, nog niet zijn behandeld. 4.3 Mediation en de Hoffelijke aanpak Mediationvaardigheden De Rijksoverheid en de Vereniging van Nederlands Gemeenten stimuleren het inzetten van mediationvaardigheden. Mediationvaardigheden zijn communicatieve vaardigheden zoals het luisteren, samenvatten en doorvragen. Deze vaardigheden kunnen door de vakinhoudelijke afdeling toegepast worden in eigen werkprocessen om conflicten te voorkomen of om tot een oplossing van het conflict te komen. Het doel van het inzetten van deze vaardigheden is niet het intrekken van het bezwaar, maar heeft dit vaak wel als gewenst effect. Het hanteren van mediationvaardigheden wordt in overeenstemming met bezwaarmaker toegepast, daarmee wordt de termijn gestuit. Tevens worden meer mondelinge contacten met burgers als klantvriendelijk ervaren waardoor de burger zich serieuzer genomen voelt, wat ten gunste komt van de relatie met de overheid Pilot Hoffelijke aanpak In de periode van april tot en met december 2012 heeft tevens het pilotproject Hoffelijke aanpak in de bezwaarschriftenprocedure plaatsgevonden. In deze pilot lag het primaat van toepassen van mediationvaardigheden bij het secretariaat van de bezwaarschriftencommissie. Op basis van het dossieronder- Jaarverslag commissie bezwaarschriften

15 zoek en in overleg met de vakafdeling werden bezwaarmakers en belanghebbenden uitgenodigd voor een gesprek om te bespreken wat de beste manier is om het ingediende bezwaarschrift te behandelen. Insteek van deze gesprekken is dat naar de mogelijkheid wordt gekeken of op een informele wijze tot een geschilbeslechting met betrokken partijen kan worden gekomen, voordat de formele behandeling door de commissie plaatsvind. Bij deze gesprekken trad de secretaris van de bezwaarschriftencommissie op als gespreksleider. Eveneens is een medewerker van de vakafdeling hierbij aanwezig geweest. In het navolgende wordt nader ingegaan op de uitkomsten van dit pilotproject. Een van de belangrijkste conclusies die uit het pilotproject wordt getrokken is dat de werkwijze waarbij het secretariaat van de bezwaarschriften het informele gesprek aangaat geen meerwaarde kan betekenen ten opzichte van de werkwijze waarbij de vakafdeling zelf beoordeelt of een bezwaarschrift in aanmerking komt voor een zogenaamd hoffelijke aanpak gesprek. Daarom is er voor gekozen dat de beoordeling of een bezwaarschrift in aanmerking komt voor mediation bij de vakafdelingen zelf ligt. Achterliggende gedachte hierbij is, is dat er reeds sprake is van bestaande contacten met aanvragers en men op de hoogte is van de specifieke situatie waardoor beter op een bezwaarschrift geanticipeerd kan worden. Een en ander wordt in overleg met het secretariaat van de commissie bezwaarschriften gedaan. Als uitgangspunt geldt dat in beginsel (pré-)mediation in elke zaak moet worden toegepast, tenzij één van de belanghebbenden hier niet mee instemt. Over de tijdsinvestering en het effect van de inzet van mediationvaardigheden op de omvang van het aantal bezwaarschriften zijn geen eenduidige conclusies te trekken. Als de hoffelijke aanpak leidt tot intrekking van het bezwaarschrift, is er wel sprake van tijdsbesparing. Wel heeft het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties onderzoek laten doen naar het pioniertraject de andere aanpak, waaraan ook Hof van Twente heeft meegedaan (2010) en daaruit is gebleken dat de informele (hoffelijke) aanpak in een belangrijke lacune voorziet in de huidige formele uitvoering van de Awb-procedures en bijdraagt aan een verbetering van de overheidsdienstverlening. Hierbij dient gedacht worden aan het geven van uitleg van de (gevoerde) juridische procedure(s) en gelegenheid bieden aan betrokken voor het stellen van vragen, die niet meteen betrekking hebben op de bezwaarprocedure. Het voorzien in de voornoemde lacune blijkt ook uit de derde evaluatie van de Awb en jaarverslagen van de Nationale ombudsman ( ). De informele aanpak leidt niet alleen tot een efficiëntere en effectievere overheid maar is ook een voorwaarde voor behoorlijk bestuur. Jaarverslag commissie bezwaarschriften

16 5 Behandelingstermijn Voor de behandeling van een bezwaarschrift geeft artikel 7:10 van de Awb zogenaamde beslistermijnen. Wanneer de gemeente over een commissie beschikt, dient het bestuursorgaan binnen tien weken na ontvangst van het bezwaarschrift een beslissing op het bezwaar te nemen. Met ingang van 1 oktober 2009 zijn de beslistermijnen veranderd. Deze aanpassing van de beslistermijnen hangt samen met het inwerking treden van de Wet dwangsom en beroep bij niet tijdig beslissen. Als gevolg van deze wet zijn enkele beslistermijnen verlengd. De beslistermijn voor het afhandelen van bezwaren is verlengd van 10 weken met ingang van de ontvangst van het bezwaar naar 12 weken met ingang vanaf de dag na die waarop de termijn voor het indienen van het bezwaarschrift is verstreken. Na afloop van de beslistermijn kan de beslissing (ongemotiveerd) worden verdaagd. Tot 1 oktober 2009 kon de beslissing met vier weken worden verdaagd en vanaf 1 oktober 2009 kan de beslissing met zes weken worden verdaagd. Vanwege de korte beslistermijnen tot 1 oktober, werd voorheen in nagenoeg alle gevallen verdaagd. Sinds 1 oktober 2009 is dit niet meer altijd nodig. Hieronder wordt verder aandacht besteed aan de gemiddelde behandelduur van bezwaarschriften. Vervolgens wordt bekeken in hoeverre de bezwaarschriften binnen de wettelijke termijn zijn afgehandeld. 5.1 Termijn tussen ontvangst bezwaarschrift en de beslissingen op bezwaar In 2010 was de gemiddelde afdoeningstermijn 16,9 weken. Uit de cijfers blijkt, dat de totale afdoeningtermijn in 2011 (datum binnenkomst bezwaarschriften tot aan de datum beslissing op bezwaar) gemiddeld 22,0 weken bedraagt. De beschikbare gegevens tonen een gemiddelde afdoeningstermijn over het jaar 2012 van 16,8 weken. Opgemerkt wordt dat de gemiddelde afdoeningstermijn enigszins een vertekend beeld geeft omdat eventuele opschorting van de termijn niet is meegenomen, bijvoorbeeld doordat bezwaarden hebben verzocht de hoorzitting een maand uit te stellen. Ook kan de commissie tijdens de hoorzitting bepalen dat er nader onderzoek is gewenst om tot een goed advies te kunnen komen. Dit is in 2011 en 2012 vier keer voorgekomen tijdens een hoorzitting van de kamer Burgerlijke zaken. In dit kader dient opgemerkt te worden dat de kamer Ruimtelijke zaken in de voornoemde periode niet is verzocht om nader onderzoek in te stellen. Het mag duidelijk zijn dat een dergelijk onderzoek een termijnoverschrijding in de hand werkt. Als oorzaak van de termijnoverschrijding kan ook het volgende worden aangevoerd. Een bezwaarschrift kan aan het begin van de bezwarentermijn worden ingediend maar ook aan het einde van de zes-weken-termijn. Het is efficiënter om bezwaren gericht tegen hetzelfde besluit gezamenlijk in één hoorzitting te behandelen omdat partijen in beginsel Jaarverslag commissie bezwaarschriften

17 in elkaar aanwezigheid gehoord moeten worden. Dit kan leiden tot een langere afdoeningstermijn. 5.2 Termijn tussen ontvangst bezwaarschrift en advies commissie Uit de beschikbare gegevens blijkt dat de gemiddelde termijn zowel in 2011 als in 2012 tussen ontvangst van het bezwaarschrift van het bestuursorgaan tot aan het uitbrengen van het advies over het bezwaarschrift door de commissie bezwaarschriften gemiddeld 13 à 14 weken is. Dit is een wat verdere oploop van de behandelingstermijn in vergelijking met de voorafgaande jaren. De doorlooptermijn vanaf ontvangst bezwaarschrift tot aan het uitgebrachte advies bedroeg destijds 11 à 12 weken. 5.3 Termijn tussen uitbrengen van het advies en de beslissing op bezwaar De gemiddelde termijn in 2008 tussen het uitbrengen van het advies aan de vakinhoudelijke afdeling en het nemen van de beslissing op bezwaar bedraagt 7 weken. Dit komt doordat in enkele gevallen, na het uitbrengen van het advies, er lange tijd overeen is gegaan voordat er een beslissing op een bezwaar is genomen door het betreffende bestuursorgaan. In twee gevallen bedroeg de termijn tussen het uitbrengen van het advies en de beslissing op een bezwaar meer dan 30 weken. In 2009 is de gemiddelde afdoeningstermijn gedaald naar 5,9 weken en in 2010 naar 5,7 weken. In 2011 en 2012 bedroegen de afdoeningstermijnen respectievelijk 7,5 en 2,8 weken. Hieruit blijkt dat sprake is van een toename in de behandelingstermijnen voor Geconcludeerd kan worden dat in 2012 sprake is van een zeer vlotte afhandelingstermijn. Jaarverslag commissie bezwaarschriften

18 6 Van het advies afwijkende besluiten Het college van burgemeester en wethouders is in het jaar 2011 ten aanzien van 1 bezwaarschrift afgeweken van het advies van de Commissie Bezwaarschriften van de kamer Ruimtelijke Zaken. Van de Kamer Burgerzaken zijn alle adviezen van de commissie bezwaarschriften overgenomen. Tegen de voornoemde zaak is geen beroep ingesteld door betrokkenen. Het bezwaarschrift richtte zich tegen een verleende omgevingsvergunning voor het bouwen en slopen van een bijgebouw. De commissie adviseerde het bezwaar voor een deel gegrond te verklaren aangezien het bestreden besluit op een aantal punten nadere motivatie behoeft. Het college heeft in afwijking op dit punt van het advies het bezwaar ongegrond verklaard en in de beslissing op bezwaar een nadere motivatie op het besluit gegeven. Tegen deze beslissing op bezwaar is beroep ingesteld. De rechtbank heeft vervolgens het college in het gelijk gesteld. In 2012 was er eveneens in twee gevallen sprake van een beslissing op bezwaar die niet of gedeeltelijk conform het advies van de commissie. Het betreft hier zowel een advies van de kamer Burgerzaken als de kamer Ruimtelijke zaken. Met betrekking tot het contrair gaan van het advies Burger zaken is in casu tegemoet gekomen aan de bezwaren van de bezwaarmaker en ging het om de afwijzing van een gehandicaptenparkeerkaart. Tegen dit besluit is geen beroep ingesteld Ten aanzien van het contrair gaan aan het advies van de kamer Ruimtelijke zaken kan worden opgemerkt dat het in casu om een afwijzing op een verzoek om handhaving betreft. De commissie adviseerde het college in deze zaak het bezwaar gegrond te verklaren. Daarnaast werd geadviseerd een deel van de bezwaarmakers niet-ontvankelijk te verklaren wegens ontbreken van belanghebbendheid in de zin van de Awb. Het college heeft in de beslissing op bezwaar besloten het bezwaar ongegrond te verklaren en heeft het advies met betrekking tot de niet-ontvankelijkheid van een deel van bezwaarmakers overgenomen. Tegen dit besluit is vervolgens beroep ingesteld. De rechtbank heeft vervolgens het beroep tegen zowel de ongegrondverklaring van het bezwaar als de niet-ontvankelijkheid van bezwaarmakers ongegrond verklaard en heeft het college in het gelijk gesteld dat zij terecht niet handhavend hebben opgetreden. Jaren: Jaarverslag commissie bezwaarschriften

19 7 Evaluatie kamer Burgerzaken In 2011 zijn er 77 bezwaarschriften ontvangen die betrekkingen hadden op het taakgebied van de kamer Burgerzaken. In 2012 waren dit 33 bezwaarschriften. In onderstaande tabel is een overzicht opgenomen van het aantal bezwaarschriften gerangschikt naar beleidsterreinen. Beleidsterreinen Behandeld Wet maatschappelijke ondersteuning Wet werk en bijstand Algemene subsidieverordening Wob verzoeken Overige Totaal Het aantal ontvangen bezwaarschriften voor de Kamer Burgerzaken is, zoals blijkt uit voorgaand overzicht, in 2012 sterk gedaald ten opzichte van Zoals reeds eerder in het verslag is aangegeven is een oorzaak van de stijging van het aantal bezwaarschriften in 2011 de wijziging in de verordening Leerlingenvervoer Hof van Twente. In deze verordening is een drempelbijdrage vastgesteld wat er toe heeft geleid dat ouders met een bepaald inkomen mogelijk een eigen bijdrage moeten betalen voor het leerlingenvervoer. Hiertegen heeft het college in het jaar 2011 alleen al 31 bezwaarschriften ontvangen. Deze bezwaarschriften vallen onder de categorie overige. In 2011 zijn er 15 bezwaarschriften ingediend die betrekking hebben op de Algemene subsidieverordening. Dit relatief hoge aantal komt doordat de gemeenteraad eind 2010 een bezuiniging heeft doorgevoerd die voor de subsidieontvanger in 2011 merkbaar werd. Doordat doorgaans minder of geen subsidie werd verkregen, is er meer bezwaar gemaakt. Er heeft in 2012 een daling van het aantal bezwaarschriften betreffende de Wet maatschappelijke ondersteuning plaatsgevonden, van 10 naar 4 bezwaarschriften. Het aantal bezwaarschriften gericht tegen het beleidsterrein Wet werk en Bijstand (Wwb) is in 2012 teruggelopen naar 7 bezwaarschriften. In 2011 waren dit nog 8 bezwaarschriften. Jaarverslag commissie bezwaarschriften

20 8 Evaluatie kamer Ruimtelijke zaken Onderstaande tabel geeft weer op welke onderwerpen door de Kamer Ruimtelijke Zaken bezwaarschriften zijn behandeld in 2011 en Eveneens zijn de onderwerpen van 2010 in het schema opgenomen. Hierbij dient te worden opgemerkt dat sinds de invoering van de Wet algemene bepalingen omgevingsrecht (1 oktober 2010) gesproken wordt van omgevingsvergunningen en niet meer van bouwvergunningen, sloopvergunningen, etc. In de onderstaande tabel is dan ook een overzicht gegeven van vergunningen voor en na de invoering van de Wabo. Onderwerpen bezwaar Behandeld Omgevingsvergunning (activiteit bouwen/ontheffing bestemmingsplan /ontheffing ) Bouwvergunning / vrijstelling 28 Omgevingsvergunning (activiteit milieu neutraal wijzigen) 2 1 Milieuvergunning 0 Omgevingsvergunning (activiteit aanleg) 2 4 Aanlegvergunning Omgevingsvergunning (activiteit kappen) 5 1 Kapvergunning 2 Omgevingsvergunning (activiteit slopen) 1 2 Sloopvergunning 0 Milieuvergunning Handhaving (milieu inrichting en overige) Planschade Verkeersbesluit 2 1 Buiten behandeling / intrekken besluit 1 1 Overige (gedogen / instemming / instemming AVOI /Wob Totaal Jaarverslag commissie bezwaarschriften

21 Gelet op het bovenstaande tabel is sprake van een sterke terugloop van bezwaarschriften die zien op het bouwen. Zoals eerder in dit verslag is opgemerkt is dit waarschijnlijk het gevolg van de economisch recessie. Het aantal bezwaarschriften inzake handhavingsverzoeken blijft nagenoeg gelijk ten opzichte van het jaar In 2012 is zelfs sprake van een lichte daling. Jaarverslag commissie bezwaarschriften

22 9 Beroepszaken Nadat een besluit op het bezwaarschrift is genomen, heeft bezwaarmaker (of een belanghebbende) nog de mogelijkheid om in beroep te gaan en eventueel daarna nog in hoger beroep. De uitspraken van de rechterlijke instanties zijn ook voor de commissie interessant, omdat daaruit blijkt of de commissie een juiste afweging heeft gemaakt. Het instellen van beroep werd tot 1 april 2013 bij de Sector Bestuursrecht van de Rechtbank Almelo gedaan. In de onderstaande tabel worden de getallen gegeven over het aantal beroepzaken op het beleidsterrein van de Kamer Ruimtelijke Zaken. In onderstaande tabellen wordt weergegeven hoeveel beroepschriften er zijn ingediend en wat de uitkomst van het beroep is geweest. Jaar Aantal beroepschriften Gegrond 4 2 Ongegrond 6 10 Niet-ontvankelijk 0 1 Ingetrokken 5 6 Onbekend/in behandeling 5 8 Totaal Op het beleidsterrein van de Kamer Burgerzaken is in 2011 t/m 2012 tweemaal beroep ingesteld. Het betrof een beroepszaak gericht tegen een beschikking op grond van de Wet openbaarheid van bestuur. Dit beroep is gegrond verklaard, wegens het schenden van de hoorplicht in de bezwaarprocedure en is dan ook weer teruggezonden aan het college met de opdracht de belanghebbende alsnog te horen. Daarnaast is beroep ingesteld tegen een afwijzing om een WMO-voorziening. Dit beroep is ongegrond verklaard en de gemeente is in het gelijk gesteld. Jaarverslag commissie bezwaarschriften

23 Op het beleidsterrein van de Kamer Ruimtelijke zaken is in de afgelopen periode 45 keer beroep ingesteld. Opgemerkt dient te worden dat het instellen van beroep in ruimtelijke zaken van oudsher vaker voorkomt dan zaken die zich afspelen op het sociale vlak. Jaarverslag commissie bezwaarschriften

24 10 Conclusies / aanbevelingen 10.1 Conclusies Het aantal ingediende bezwaarschriften is in 2012 sterk gedaald ten opzichte van In 2011 zijn er 131 bezwaarschriften ontvangen. In 2012 waren dit er 76. De commissie heeft in bezwaarschriften ontvangen die gerelateerd zijn aan de Kamer Burgerzaken. In 2012 waren dit er 33. De Kamer Ruimtelijke Zaken heeft in bezwaarschriften ontvangen en in 2012 waren dit er Intrekking De commissie constateert, dat relatief gezien het aantal bezwaren dat voorafgaand aan een eventuele hoorzitting wordt ingetrokken, is gestegen. Er zijn in bezwaarschriften ingetrokken en in bezwaarschriften. Het is goed om te zien, dat door het geven van uitleg of een toelichting op het besluit, dan wel door het besluit aan te passen op deze wijze het geschil minnelijk opgelost kan worden. De commissie geeft hier zeker de voorkeur aan boven het voeren van een (juridische) formele procedure Behandelingstermijn Uit de cijfers blijkt, dat de totale afdoeningtermijn in 2011 (datum binnenkomst bezwaarschriften tot aan de datum beslissing op bezwaar) gemiddeld 22,0 weken bedraagt. De beschikbare gegevens tonen een gemiddelde afdoeningstermijn over het jaar 2012 van 16,8 weken. Opgemerkt wordt dat de gemiddelde afdoeningstermijn enigszins een vertekend beeld kan geven, omdat eventuele opschorting van de termijn niet is meegenomen, bijvoorbeeld doordat bezwaarden hebben verzocht de hoorzitting een maand uit te stellen Pilot Hoffelijke aanpak Tot slot dient te worden opgemerkt dat het pilotproject de Hoffelijke aanpak heeft laten zien dat mediationvaardigheden in de bezwaarfase van grote waarde kan zijn Aanbevelingen Mediationvaardigheden Het is raadzaam om in een zo vroeg mogelijk stadium mediationvaardigheden te gebruiken, zelfs voorafgaand aan het primaire besluit. De inzet van mediationvaardigheden bij de voorbereiding van besluitvorming draagt bij aan een juridisch zorgvuldige besluitvorming (goede belangenafweging). Verder is het zo dat in een vroeg stadium beter maatwerk kan worden verleend (meedenken, uitleg geven) en dat op deze manier een bezwaarschrift kan worden voorkomen. Voor het toepassen van mediationvaardigheden in de bezwaarfase, dient aandacht te worden besteed aan het opschorten van de behandelingstermijn zodat de totale afdoeningstermijn van het bezwaarschrift niet wordt over- Jaarverslag commissie bezwaarschriften

25 schreden. Hierdoor wordt de kans op ingebrekestellingen ingevolge de Wet dwangsom verkleind. Aanbevolen wordt de beoordeling voor het toepassen van mediationvaardigheden in de bezwaarfase neer te leggen bij de vakafdeling, waarbij sprake is van een goede afstemming tussen de vakafdeling en het secretariaat van de commissie bezwaarschriften. Hierbij dient echter wel opgemerkt te worden dat ten tijde van het opstellen van het voorliggende jaarverslag reeds een evaluatie van het project mediation heeft plaatsgevonden. De bevindingen uit deze evaluatie zijn door het college vastgesteld en eveneens ter kennisname aan de gemeenteraad doorgezonden. De in deze alinea genoemde aanbeveling is inmiddels praktijk geworden. Daarnaast beveelt de commissie aan dat het secretariaat van de bezwaarschriftencommissie -voordat het bezwaarschrift formeel in behandeling wordt genomen- nog beoordeelt of een zaak mediabel is door een externe mediator. Een en ander wordt in overleg met de voorzitter of eventueel met de interne mediators gedaan. Achterliggende gedachte hierbij is, dat alle opties in overweging worden genomen en dat niet enkel de formele weg open hoeft te staan. Middels een zogenaamde checklist dat bij het dossier door de vakafdeling wordt gevoegd, zal door de vakafdeling moeten worden aangegeven of en in hoeverre in het voortraject mediation vaardigheden zijn toegepast. Indien niet blijkt dat er mediationvaardigheden zijn toegepast, kan de zaak worden teruggelegd bij de vakafdeling met de opmerking dat deze mogelijkheid alsnog dient te worden onderzocht. Tot slot merkt de commissie op dat het toepassen van mediation niet enkel gericht dient te zijn op een geschillenbeslechting, maar dat deze vaardigheden eveneens een informatieve en toelichtend karakter (ook eventuele andere problemen kunnen dan aan bod komen) hebben van de relevante juridische kaders en procedures. Met name de informatieve insteek kan van groot belang zijn voor bezwaarmakers en betrokken belanghebbenden. Zodoende kan begrip gekweekt worden bij de betrokken partijen en kunnen bezwaarprocedures worden voorkomen. Jaarverslag commissie bezwaarschriften