fgemeente2010 Commissie van Advies voor de Bezwaarschriften Gemeente Wijk bij Duurstede Verslag over 2015

Transcriptie

1 fgemeente2010 Commissie van Advies voor de Bezwaarschriften Gemeente Wijk bij Duurstede Verslag over 2015

2 INHOUDSOPGAVE Inhoud 1. Voorwoord 3 2. De commissie van advies voor de bezwaarschriften 2.1 Positie commissie van advies voor de bezwaarschriften Onafhankelijk Afbakening werkterrein Premediation Werkwijze van de commissie 5 3. De cijfers 3.1 Cijfers algemeen Stand van zaken De typen bezwaarschriften nader bezien 6 4. Procedure 4.1 Doorlooptijd van de bezwaarschriften Premediation 8 5. Aanbevelingen 8 6. (Hoger) beroep 9 7. Bijlagen Samenstelling commissie van advies voor de bezwaarschriften Jaarverslag bezwaarschriftencommissie

3 1. VOORWOORD Aan de raad, het college van burgemeester en wethouders en de burgemeester van de gemeente Wijk bij Duurstede. In 2015 heeft de bezwaarschriftencommissie slechts één keer tot het gegrond verklaren van een bezwaarschrift geadviseerd en is de afhandelingstermijn van de bezwaarschriften teruggebracht tot binnen de termijn die de Algemene wet bestuursrecht voorschrijft. Op grond van beide bovenstaande constateringen bied ik u met genoegen het jaarverslag over 2015 aan. Bij een aantal bezwaarschriften dat gelijk was aan dat van het voorgaande jaar (41) is het aantal gegronde bezwaren van vijf naar één teruggebracht. Bij dergelijke geringe aantallen is het statistisch gezien niet verantwoord om hier sluitende conclusies uit te trekken, het beeld dat er uit naar voren komt is in ieder geval heel goed. Dit blijkt ook wel uit het feit dat van de acht zaken waar beroep of hoger beroep tegen is aangetekend er ook slechts één gegrond is verklaard. Ook is het plezierig dat de gemiddelde afhandelingstermijn met zes weken is teruggebracht. Vanuit de commissie is hier een compliment aan de betrokkenen op zijn plaats. In het jaarverslag over 2014 heeft de commissie een aantal aanbevelingen gedaan, met name over de kwaliteit van de verweerschriften en de vertegenwoordiging ter zitting. In 2015 hebben wij geconstateerd dat hier in belangrijke mate gehoor aan is gegeven. Wij hopen dat de gemeente ook in het lopende jaar op de ingeslagen weg voortgaat en dat wij u over 2016 een gelijkluidend jaarverslag kunnen aanbieden. Wijk bij Duurstede, juni 2015 Namens de commissie van advies voor de bezwaarschriften, mr. F.W.J. van der Steen, voorzitter Jaarverslag bezwaarschriftencommissie

4 2. DE COMMISSIE VAN ADVIES VOOR DE BEZWAARSCHRIFTEN 2.1 Positie commissie van advies voor de bezwaarschriften Op grond van de Algemene wet bestuursrecht (Awb) kan tegen een schriftelijk besluit van een bestuursorgaan een bezwaarschrift bij dat bestuursorgaan worden ingediend. Hiermee beoogt de indiener een algehele heroverweging van dat besluit. Artikel 7:13 Awb geeft de mogelijkheid voor de behandeling van bezwaarschriften een adviescommissie in te stellen. Dit is in Wijk bij Duurstede de commissie van advies voor de bezwaarschriften, ingesteld op basis van de verordening Regeling inzake de behandeling van bezwaarschriften Wijk bij Duurstede De commissie brengt jaarlijks een verslag uit dat ter kennis wordt gebracht van de gemeenteraad, het college en de burgemeester. 2.2 Onafhankelijk De commissie is volledig extern samengesteld. De leden zijn niet werkzaam onder de verantwoordelijkheid van een van de bestuursorganen van Wijk bij Duurstede. De commissie telde in het verslagjaar 3 vaste commissieleden en 2 plaatsvervangende commissieleden. Het secretariaat van de commissie is ambtelijk samengesteld. Dit secretariaat is ondergebracht bij het team Juridische Zaken van de afdeling Bedrijfsvoering. De samenstelling van de commissie en van het secretariaat treft u in de bijlagen aan. 2.3 Afbakening werkterrein De gemeente Wijk bij Duurstede kent voor bezwaarschriftenbehandeling twee onafhankelijke adviescommissies, te weten de bezwaarschriftencommissie voor personele aangelegenheden en de commissie van advies voor de bezwaarschriften. Eerstgenoemde commissie behandelt bezwaarschriften tegen besluiten die een bestuursorgaan van de gemeente neemt als werkgever ten aanzien van ambtenaren of daarmee gelijk te stellen werknemers. De commissie van advies voor de bezwaarschriften behandelt alle overige bezwaarschriften met uitzondering van de bezwaarschriften betreffende belastingen en leges. De taken zoals opgenomen in de Participatiewet, de Wet sociale werkvoorziening, de Wet inburgering en alle overige daarop gebaseerde of daarmee samenhangende regelingen zijn ondergebracht in een gemeenschappelijke regeling met een eigen bezwaarschriftencommissie. 2.4 Premediation De gemeente is een organisatie die regelmatig te maken heeft met conflictsituaties. Er worden dagelijks veel besluiten genomen. Een aantal van deze besluiten stuit op weerstand bij de betrokkenen. Deze betrokkenen kunnen een bezwaarschrift indienen tegen het besluit. In 2014 heeft het secretariaat bij de behandeling van bezwaarschriften een professionaliseringsslag gemaakt door het middel premediation in te voeren. Onder premediation wordt een vorm van conflicthantering verstaan waarbij de partijen zelf zoeken naar een oplossing voor een conflict met behulp van een objectieve derde die de onderliggende belangen van beide partijen aan het licht probeert te brengen. Door gebruik te maken van dit middel kunnen de betrokken partijen mogelijk voorkomen dat een conflict Jaarverslag bezwaarschriftencommissie

5 uiteindelijk uitloopt op behandeling van het bezwaar of een rechtszaak. Succesvolle premediation kan de betrokken partijen tijd en geld besparen. Hoewel premediation een op zichzelf staand traject is kan dit traject niet los gezien worden van de formele bezwaarschriftenprocedure. Dit heeft te maken met het gegeven dat als premediation niet leidt tot intrekking van het bezwaarschrift, de reguliere bezwaarschriftenprocedure gewoon doorloopt. Waar bij premediation termijnen geen rol spelen is dit wel het geval bij de bezwaarschriftenprocedure. Gelet hierop is enige spoed bij premediation vereist. 2.5 Werkwijze van de commissie De bezwaarschriftenprocedure van de Awb beoogt een volledige heroverweging van het bestreden besluit naar aanleiding van de daartegen ingebrachte bezwaren. Getoetst dient te worden aan zowel rechtmatigheid als doelmatigheid, dus niet alleen aan de wettelijke regels, maar ook aan beleid en effectiviteit. Ook de menselijke maat, de hardheidsclausule en coulance-overwegingen kunnen dus aan de orde komen. Zowel door de inschakeling van een extern samengestelde adviescommissie als door het leggen van de beslissingsbevoegdheid op bezwaarschriften bij een ander bestuursorgaan dan die welke het bestreden besluit heeft genomen heeft Wijk bij Duurstede twee onafhankelijke elementen in de bezwaarschriftenprocedure ingebracht. De commissie van advies voor de bezwaarschriften behandelt behoudens de hiervoor genoemde uitzonderingen alle voorkomende bezwaarschriften. Er is geen specialisatie naar onderwerp. De commissie past hoor en wederhoor toe: de standpunten van partijen worden zowel schriftelijk als mondeling ingewonnen. De adviezen vatten de bestreden besluitvorming en de daartegen ingebrachte bezwaren samen, schetsen het juridisch kader van het bestreden besluit en geven beargumenteerd aan welk besluit het bestuursorgaan naar de mening van de commissie op het bezwaarschrift zou moeten nemen. Er wordt een verslag van de hoorzitting uitgewerkt door een externe notulist. Dit verslag wordt bij het advies gevoegd. Van de adviezen van de commissie mag een bestuursorgaan afwijken, mits deze afwijking terdege wordt beargumenteerd. Mogelijke uitspraken op een bezwaarschrift zijn nietontvankelijkheid, ongegrondverklaring, dan wel gehele of gedeeltelijke gegrondverklaring. Zowel bij gehele als bij gedeeltelijke gegrondverklaring dient het bestreden besluit te worden herroepen en te worden gewijzigd. Daarnaast heeft de commissie als geheel de mogelijkheid om aan een bestuursorgaan aanbevelingen te doen. Bij uitzondering kan dit in een concreet geval geschieden. Gebruikelijk is dat deze aanbevelingen worden gedaan in het jaarverslag. De commissie kan in dit verband omstandigheden die het indienen van bezwaarschriften in de hand werken signaleren en kan voorstellen doen om gebleken gebreken in de organisatie of in procedures te verbeteren. Bezwaarschriften worden behandeld in hoorzittingen die door de commissie worden belegd. Ter voorbereiding van deze hoorzittingen wordt namens het bestuursorgaan meestal burgemeester en wethouders, soms de burgemeester of de gemeenteraad - door het betrokken team dat het bestreden besluit heeft voorbereid een verweerschrift uitgebracht. Soms kan een bezwaar zonder zitting worden afgedaan. Na afronding van het advies is het werk van de commissie gedaan. Jaarverslag bezwaarschriftencommissie

6 Vervolgens worden de adviezen ter besluitvorming aan het bestuursorgaan aangeboden. Het bestuursorgaan neemt de beslissing op het bezwaarschrift, waarna deze beslissing aan partijen wordt toegezonden met daarbij de verwijzing naar de beroepsmogelijkheid bij de rechter. 3. DE CIJFERS 3.1 Cijfers algemeen Dit hoofdstuk bevat een samenvatting van de aantallen ingekomen bezwaarschriften, de verschillende soorten, de uitspraken die daarop zijn gedaan en de eventuele conclusies daaruit. De peildatum voor de cijfers is 1 maart In 2015 zijn 41 bezwaarschriften bij de gemeente Wijk bij Duurstede ingediend. Een lichte toename vergeleken met de 40 bezwaarschriften uit Stand van zaken Van de 41 zaken (2014: 40) die in het verslagjaar zijn ingekomen, zijn er 16 (2014: 22) ingetrokken. Dit is voornamelijk te danken aan de gesprekken die in het kader van premediation zijn gevoerd. Op 1 maart 2016 was 1 bezwaarschrift uit 2015 nog in behandeling. Verder zijn 15 bezwaarschriften niet-ontvankelijk verklaard. Dit betrof bezwaarschriften die waren ingediend tegen hetzelfde besluit. 8 bezwaarschriften zijn (kennelijk) ongegrond en 1 gegrond verklaard. 3.3 De typen bezwaarschriften nader bezien Afdeling/ onderwerp Hulp bij huishouden/persoonsgebonden budget/wmo (traplift)/gehandicaptenparkeerkaart Ambtshalve wijziging Basisregistratie 2 Persoonsgegevens (BRP) (weigering)handhaving/bouwstop (beëindiging) subsidie 3 2 (Intrekken) parkeervergunning en tijdelijke verkeersmaatregel (Woning)bouw Voorkeursrecht gemeente 3 Gemeentelijk monument 1 Planschade Diverse: speelvergunning, Woningnet, Minimabeleid, buiten behandeling stelling, briefadres, standplaatsvergunning, Wet openbaarheid van bestuur Wob), APV, Wet basisregistraties adressen en gebouwen, kapvergunning TOTAAL Bezwaarschriften in 2009 Jaarverslag bezwaarschriftencommissie

7 4. PROCEDURE 4.1 Doorlooptijd van de bezwaarschriften De commissie en het secretariaat hebben de afspraak dat minimaal één week zit tussen het aanleveren van de relevante stukken aan de commissie en de hoorzitting zelf. Op deze wijze hebben de commissieleden voldoende tijd om de stukken te lezen, onderzoek te doen in literatuur en/of jurisprudentie en zo nodig de situatie ter plaatse in ogenschouw te nemen. De Awb bepaalt dat de stukken tenminste één week voor de geplande zittingsdatum ter inzage gelegd moeten worden en dat partijen tot uiterlijk tien dagen vóór de zitting nog nadere stukken kunnen indienen. Tussen de hoorzitting en het uitbrengen van het advies aan het gemeentelijk bestuursorgaan zit een aantal weken. Deze tijd is nodig voor overleg en afstemming tussen secretariaat van de commissie en de commissieleden. In enkele gevallen duurt het uitbrengen van advies langer, bijvoorbeeld door het opvragen van een nader extern (medisch) advies of simpelweg in verband met drukte bij het secretariaat. Wanneer het advies door de commissie is uitgebracht, wordt dit via het secretariaat van de commissie via de interne post doorgestuurd naar de behandelend ambtenaar van de vakafdeling. Die zal het advies, zo nodig met een aantal opmerkingen of een tegenadvies, voor besluitvorming voorleggen aan het bestuursorgaan. Voor het behandelen van een bezwaarschrift schrijft de Awb een termijn van 12 weken voor. De termijn is eenmalig te verlengen met 6 weken, tot een totale termijn van 18 weken. Deze verdaging is standaard in de ontvangstbevestiging van een bezwaarschrift opgenomen. Hiervoor is gekozen in verband met de in 2009 inwerking getreden Wet dwangsom en beroep bij niet tijdig beslissen. De afdoening van bezwaarschriften die in 2015 zowel zijn ingediend als afgehandeld, het moment tot het uitbrengen van het advies aan de vakafdeling, bedroeg gemiddeld 12,6 weken (2014: 14,5 weken). Deze termijn is (een stuk) korter dan voorgaande jaren. De redenen hiervoor is het eerder inplannen van een hoorzitting en het sneller opstellen van adviezen. De gehele behandeltermijn van de bezwaarschriften bedroeg gemiddeld 16,6 weken (2014: 22 weken). De behandeltermijn valt hiermee weer binnen de maximale afhandeltermijn van 18 weken. In 2015 is organisatie-breed meer aandacht besteed aan het tijdig afhandelen van de bezwaarschriften. Hoewel de werkdruk binnen zowel het ambtelijk secretariaat als de gehele organisatie alleen maar hoger is geworden is de doelstelling om tijdige afhandeling te bewerkstelligen behaald. De commissie streeft er in alle gevallen naar om er met haar advisering toe bij te dragen dat door het betreffende bestuursorgaan binnen de wettelijke termijn en in een zo kort mogelijke tijd op het bezwaarschrift kan worden beslist. Het behoeft geen betoog dat zorgvuldigheid en algehele afweging van alle relevante feiten en belangen bij de werkzaamheden van de commissie voorop staan. Ingevolge artikel 7:10 van de Awb moet binnen twaalf respectievelijk achttien weken op een bezwaarschrift zijn beslist, gerekend vanaf de dag na die waarop de termijn voor het indienen van het bezwaarschrift is verstrekken. Jaarverslag bezwaarschriftencommissie

8 4.2 Premediation In vrijwel alle gevallen wordt premediation toegepast. Alleen in het geval premediation niet zinvol wordt geacht wordt de reguliere behandeling van bezwaarschriften voortgezet. Bij een niet-zinvolle premediationprocedure kan worden gedacht aan een verschil van mening die slechts door tussenkomst van een onafhankelijke partij kan worden behandeld. In 2015 zijn 16 van de 41 bezwaarschriften (39 %) door middel van premediation ingetrokken. Dit betekent dat de zaak niet inhoudelijk door de commissie behandeld hoefde te worden, omdat deze ingetrokken werd. Het voorgaande jaar lag dit percentage iets hoger, te weten 57,5 %. 5. AANBEVELINGEN In het jaarverslag kunnen omstandigheden worden gesignaleerd die het indienen van beroepof bezwaarschriften in de hand werken. Daarbij kunnen ook voorstellen worden gedaan om gebleken gebreken in de organisatie of in procedures te verbeteren. De commissie voor advies voor de bezwaarschriften heeft over 2014 enkele aanbevelingen gedaan. Het secretariaat en de organisatie in het algemeen hebben deze aanbevelingen in 2015 uitgevoerd. De aanbevelingen zijn als volgt uitgevoerd: Kwaliteit van besluiten De commissie stelde in haar jaarverslag van 2014 dat de besluiten van behoorlijke tot goede kwaliteit zijn. Het college heeft evenals in voorgaande jaren aandacht voor kwaliteitsborging in het besluitvormingstraject waarbij de juridische aspecten in de b&w-voorstellen afzonderlijk worden benoemd. Communicatie gedurende het besluitvormingsproces De commissie heeft in 2014 geen nieuwe aanbevelingen gedaan ten aanzien van de communicatie gedurende het besluitvormingsproces. Zij herhaalde de aanbeveling om in 2015 alle stadia van de besluitvorming duidelijk met de belanghebbenden te communiceren waarbij voorlichting en achtergrondinformatie over het besluit in sommige gevallen kan leiden tot het voorkomen van indiening van een bezwaarschrift of tot intrekking ervan. In 2014 is de organisatie begonnen met het voeren van premediationgesprekken. Dit heeft in 2014 geleid tot een intrekking van 57 % van de bezwaarschriften en in %. Vanwege een vermindering van formatie-uren bij het team Juridische Zaken in 2015 alsmede in combinatie met een hoge werkdruk is het middel premediation nog niet geëvalueerd. Vooruitlopend op de evaluatie is duidelijk vast te stellen dat uitleg van besluiten leidt tot meer begrip bij de inwoners wat weer leidt tot vergroting van het draagvlak voor de besluiten. Dit leidt in sommige gevallen tot intrekking van bezwaarschriften. Zij opgemerkt dat intrekking van een bezwaarschrift niet uitsluitend het doel is van premediation. Communicatie tijdens hoorzittingen De commissie heeft in 2014 geen nieuwe aanbevelingen gedaan voor wat betreft de communicatie tijdens hoorzittingen. Wel merkt de commissie op dat de zaken die op de Jaarverslag bezwaarschriftencommissie

9 hoorzitting worden behandeld vaker een meer complex juridisch karakter hebben. Dit betekent dat er ook in 2015 ruime aandacht besteed dient te worden aan de kwaliteit van de verweerschriften en aan de uitleg ervan ter zitting. In 2015 is door het team Juridische Zaken wederom veel aandacht besteed aan de juridische aspecten van een bezwaarschrift dat op een hoorzitting wordt behandeld. Zowel voorafgaand aan de hoorzitting wordt het team ingezet als sparring partner bij de opstelling van de reactie op het bezwaarschrift als naderhand bij het opstellen van het advies aan het bestuursorgaan in de vorm van een juridische check. Doorlooptijd bezwaarschriften In 2014 bedroeg de doorlooptijd van de bezwaarschriften tot aan de overdracht van het advies aan de vakafdeling gemiddeld 14,5 weken. De gehele doorlooptijd van de bezwaarschriften tot aan de beslissing op bezwaar bedroeg in 2014 gemiddeld 22 weken. In 2015 is opnieuw veel aandacht besteed aan het eerder inplannen van bezwaarschriften op een hoorzitting. Dit heeft geleid tot een aanzienlijke verbetering van de doorlooptijd: 12,6 weken respectievelijk 16,6 weken. Dit is (ruim) onder het wettelijk maximum van 18 weken. 6. (HOGER) BEROEP Indien betrokkenen het niet eens zijn met de uiteindelijke beslissing op bezwaar, kan daartegen beroep worden ingediend bij de rechtbank (Midden-Nederland te Utrecht), sector bestuursrecht. Is ook de uitspraak van de rechtbank niet naar tevredenheid dan kan hoger beroep volgen. Dat is bij de Afdeling bestuursrechtspraak van de Raad van State (ruimte en overige zaken) of bij de Centrale Raad van Beroep (sociale zaken). In 2015 zijn 8 beroepszaken inhoudelijk behandeld. Hiervan zijn 3 zaken (hoger) beroepszaken in het sociale kader. Hiervan zijn 2 zaken ongegrond verklaard en 1 gegrond. 2 zaken betreffen beroepszaken op het gebied van handhaving en exploitatieregelgeving. Beide zijn ongegrond verklaard. De overige 2 zaken zijn behandeld in het kader van de Wet openbaarheid van bestuur. Hiervan is 1 zaak ingetrokken, de ander is ongegrond verklaard. 1 zaak betrof een verzoek om een voorlopige voorziening in het kader van de Wegenverkeerswet. Nadat het verzoek door de rechtbank is afgewezen is het bezwaarschrift ingetrokken. 7. BIJLAGEN Samenstelling commissie van advies voor de bezwaarschriften 2015 Bezwaarschriftencommissie De heer mr. F.W.J. van der Steen, voorzitter Mevrouw mr. M.E.J. van Buren - de Bruijn, lid en plaatsvervangend voorzitter De heer mr. H.E. Hartkamp, lid en plaatsvervangend voorzitter De heer M.L.M. Lammerschop, plaatsvervangend lid Mevrouw mr. L.M. van Rooij Houweling, plaatsvervangend lid Jaarverslag bezwaarschriftencommissie

10 Secretariaat Het secretariaat van de commissie is ondergebracht bij het team Juridische Zaken van de afdeling bedrijfsvoering. In 2015 waren de navolgende secretarissen voor de commissie werkzaam: Mevrouw mr. A. Kabaktepe Mevrouw mr. L. Broos Mevrouw mr. A.E.G. Sanders - Verhoef Jaarverslag bezwaarschriftencommissie