HANDLEIDING VOOR TOEGANGSBEHEER Inhoudsopgave Introductie Toegangsbeheer Afschermen van een specifieke polis Activeren toegangsbeheer Uw toegang Toegang voor uw medewerkers Medewerkers beheren
INTRODUCTIE Het Extranet De Amersfoortse is een stuk toegankelijker geworden met het Digitaal Paspoort en Toegangsbeheer. Zo bepaalt u vanaf nu zelf wie van uw medewerkers toegang heeft tot welke informatie. Voordat u dit activeert, leest u in deze handleiding meer informatie. Toegangsbeheer Type gebruikers. Als u toegangsbeheer activeert, zijn er 3 type gebruikers,: 1. Kantooradministrator Deze medewerker krijgt de beschikking over alle bestaande en nieuwe functionaliteiten van het Extranet en kan nieuwe medewerkers toevoegen, aanpassen en verwijderen. Daarnaast kan de kantooradministrator de rechten van de gebruikers aanpassen. Zo kan hij bijvoorbeeld polissen, met bijvoorbeeld (salaris)gegevens van uw kantoor, afschermen voor medewerkers. De kantooradministrator kan als enige ook hoofdgebruikers toevoegen of verwijderen. 2. Hoofdgebruiker Deze medewerker heeft dezelfde rechten als de kantooradministrator en kan dus ook medewerkers toevoegen en polissen afschermen. Door een hoofdgebruiker aan te stellen kan het makkelijker zijn om de medewerkers toe te voegen. omdat het beheer nu niet alleen bij de kantooradministrator ligt. 3. Medewerker Door binnen uw kantoor verschillende medewerkers toe te voegen, beschikt u over de mogelijkheid om elke medewerker een eigen Extranet te geven. U kunt aan iedere medewerker verschillende mogelijkheden toekennen. Ook kunt u aangeven welke medewerker afgeschermde polissen mag inzien. Af te schermen onderdelen De volgende onderdelen van het Extranet kunnen worden afgeschermd:. Mijn klanten en polissen: U kunt aangeven of de betreffende medewerker wel of niet toegang moet krijgen tot dit onderdeel. Specifieke polissen: U kunt polissen afschermen voor inzage door andere medewerkers binnen uw kantoor. U moetdeze polissen vervolgens nog wel individueel af schermen op polisniveau.. Online Salarisopgave: U kunt aangeven of de betreffende medewerker salarismutaties mag doorvoeren.. Collectieve offertes: U kunt een medewerker toegang geven tot collectieve offertes, onderverdeeld in arbeidsongeschiktheidsverzekeringen en ziektekosten.. Individuele offertes: U kunt een medewerker toegang geven tot individuele offertes, onderverdeeld in arbeidsongeschiktheidsverzekeringen en ziektekosten. Dit onderdeel is gesplitst in arbeidsongeschiktheidsverzekeringen en pensioenverzekeringen. Afschermen van een specifieke polis De kantooradministrator en de hoofdgebruikers kunnen polissen afschermen voor medewerkers binnen het kantoor. Volg deze stappen: Polis de status afschermen geven 1. Ga naar de polis die u wilt afschermen voor medewerkers. Ga naar Portefeuillebeheer > Polisbeheer AOV en Pensioen. Bij het tabblad Zoeken kunt u een polisnummer of naam invoeren. 2. Het zoekresultaat bevat polis(sen) met een link naar Polis afschermen. 3. Zodra u hier op klikt, wordt de polis afgeschermd en is de status van Afgeschermde polis veranderd in Ja. 4. Vanaf dit moment is de polis afgeschermd voor medewerkers die geen rechten hebben om afgeschermde polissen in te zien. Polis afschermen uitzetten Om het afschermen van de polis ongedaan te maken kiest u in hetzelfde scherm de knop Afschermen uit. Hierdoor verandert de status van afgeschermde polis weer in Nee. 2
Medewerkers toegang geven tot afgeschermde polissen 1. Kies via Medewerkers Beheren de medewerker die u de toegang tot afgeschermde polissen wilt geven. 2. Zet een vinkje bij Mijn gegevens. 3. Zet ook een vinkje bij Toegang tot afgeschermde polissen. 4. Kies Opslaan Hierdoor heeft de betreffende medewerker toegang tot de door u of door de hoofdgebruiker gekozen afgeschermde polissen. Activeren toegangsbeheer Voordat u gebruik kunt maken van de nieuwe mogelijkheden van het Extranet, moet u eenmalig een activatiecode invoeren Zodra u dit gedaan heeft, bent u geregistreerd als kantooradministrator (zie rollen ). U ontvangt na het activeren uw nieuwe gebruikersnaam en wachtwoord via e-mail. Om te activeren gebruikt u de activatiecode die u van De Amersfoortse ontvangen heeft. Volg daarvoor onderstaande stappen. Als u alle stappen doorlopen heeft, bent u als kantooradministrator geregistreerd. Dit account kunt u niet meer verwijderen. De gebruikersnaam hiervoor is altijd [relatienummer]-admin. Belangrijk Houd er rekening mee dat uw huidige gebruikersnaam en wachtwoord één week nadat u Toegangsbeheer activeert vervallen. Dit doen we voor uw eigen veiligheid. Om te voorkomen dat uw medewerkers geen gebruik meer kunnen maken van het Extranet, raden wij u aan direct de toegang voor uw medewerkers in te stellen. Doorloop de volgende stappen 1. Ga naar www.amersfoortse.nl/inloggen en log met uw gebruikelijke account in op het Extranet. 2. Ga naar de pagina Activeren 3. Voer de activeringscode in en klik op de knop Volgende. Heeft u geen activatiecode ontvangen? Neem dan contact op met uw accountmanager of bel ons op: (033) 464 28 55U kunt ook een e-mail sturen: sd.intermediair@amersfoortse.nl 4. In het volgende scherm vult u uw gegevens in en vervolgens klikt u op Activeren. Hiermee heeft u het Toegangsbeheer geactiveerd. 5. U krijgt de melding dat u Toegangsbeheer succesvol heeft geactiveerd. Klik op OK. Vervolgens kunt u opnieuw inloggen met uw nieuwe gebruikersnaam en wachtwoord. 6. U krijgt als bevestiging een e-mail met uw nieuwe gebruiksnaam en wachtwoord. 7. Om uw Digitaal Paspoort te koppelen klikt u op amersfoortse.nl/inloggen en vervolgens op Hier inloggen bij Digitaal Paspoort. Selecteer hier uw digitale paspoort en klik op OK. Volg de stappen op het scherm. Uw toegang Uw eigen gegevens wijzigen Uw eigen gegevens kunt u wijzigen in het scherm Wijzigen eigen gegevens. Wijzig hier uw gegevens en kies opslaan. Uw Digitaal Paspoort gekoppeld In het scherm Wijzigen eigen gegevens ziet u of uw Digitaal Paspoort is gekoppeld. Is uw Digitaal Paspoort nog niet gekoppeld? Ga dan naar www.amersfoortse.nl/inloggen en klik op Hier inloggen bij Digitaal Pasoort. Hier kunt u uw Digitaal Paspoort koppelen aan uw gebruikersaccount. Vernieuwen Digitaal Paspoort Als u uw Digitaal Paspoort wilt vervangen volgt u onderstaande stappen. 1. Ontkoppel uw Digitaal Paspoort op de pagina Medewerkers beheren 2. Ga naar www.amersfoortse.nl/inloggen en klik op Hier inloggen bij Digitaal Pasoort. 3. Selecteer het paspoort en klik op OK 4. Volg de stappen op uw scherm om uw Digitaal Paspoort te koppelen Wachtwoord van kantooradministratorvergeten Als u zelf als kantooradministrator uw wachtwoord vergeten bent, kunt u ons bellen op:(033) 464 28 55 of een e-mail sturen naar: sd.intermediair@amersfoortse.nl 3
Toegang voor uw medewerkers Eerste aanmelding door medewerker Wanneer een medewerker voor het eerst met zijn nieuwe gebruikersnaam en wachtwoord inlogt dient hij allereerst zijn wachtwoord te wijzigen en geheime vragen in te stellen. Het invullen van de vragen en bijbehorende antwoorden maakt het mogelijk dat medewerkers die hun wachtwoord zijn vergeten zelf een wachtwoord kunnen opvragen via de inlogpagina. Na klikken op de knop Opslaan zijn de gegevens opgeslagen en kan de medewerker aan de slag op het Extranet. Uiteraard heeft de medewerker alleen toegang tot de onderdelen die aan hem zijn toegewezen. Op pagina s waartoe hij geen rechten heeft, krijgt hij een melding dat hij, als hij alsnog toegang wil hebben, contact moet opnemen met de Kantooradministrator. Digitaal Paspoort koppelen Uw Digitaal Paspoort koppelt u via www.amersfoortse.nl. Ga naar de inlogpagina voor Adviseurs, klik op Digitaal Paspoort > Hier inloggen, selecteer uw paspoort en volg de stappen op het scherm. Inloggen met Digitaal Paspoort Alsde medewerker het persoonlijke Digitaal Paspoort heeft gekoppeld aan de gebruikersnaam heeft deze rechtstreeks toegang tot het Extranet via de link Inloggen met Digitaal Paspoort 1. Ga naar amersfoortse.nl/inloggen 2. Klik op Digitaal Paspoort > Hier inloggen 3. Kies het Digitaal Paspoort en klik OK. Vernieuwen Digitaal Paspoort Als u uw Digitaal Paspoort wilt vervangen volgt u onderstaande stappen. 1. Vraag uw kantooradministrator of een hoofdgebruiker om uw Digitaal Paspoort te ontkoppelen 2. Ga naar amersfoortse.nl/inloggen en klik op Digitaal Paspoort > Hier inloggen. 3. Selecteer het paspoort en klik op OK 4. Volg de stappen op uw scherm om uw Digitaal Paspoort te koppelen Wachtwoord vergeten Als een medewerker zijn wachtwoord is vergeten, volgt hij deze stappen: 1. Ga naar amersfoortse.nl/inloggen en klik op Wachtwoord vergeten. 2. Vul de gebruikersnaam en e-mailadres in en klik op Volgende. 3. Geef antwoord op de persoonlijke vragen die eerder zijn opgegeven en klik op Volgende 4. De medewerker krijgt een e-mail op het opgegeven emailadres met een nieuw tijdelijk wachtwoord. 5. Log in met uw gebruikersnaam en het nieuwe, tijdelijke wachtwoord. Hierna moet de medewerker het wachtwoord zelf weer wijzigen. Als de medewerker de antwoorden op de vragen niet meer weet dan kan deze contact opnemen met de hoofdgebruiker of de kantooradministrator. Zij kunnen het wachtwoord resetten. Medewerkers beheren Medewerkers kunnen worden beheerd door de Kantooradministrator en de Hoofdgebruiker. U kunt de accounts van medewerkers beheren via Kantoorgegevens. Hier kunt u nieuwe medewerkers toevoegen, wijzigen en verwijderen. Nieuwe medewerker toevoegen 1. Klik op de knop Nieuwe medewerker om een nieuwe medewerker toe te voegen. 2. Volg de stappen op het scherm. Klik met de muis op het uitroepteken (!) achter de velden voor extra uitleg bij het betreffende onderwerp. 3. Standaard worden aan een medewerker alle rechten toegekend. Door onderwerpen uit te vinken wordt toegang tot diverse onderdelen uitgezet. Wanneer u een vinkje plaatst bij hoofdgebruiker geeft u de betreffende medewerker rechten om ook medewerkers te beheren en polissen af te schermen. 4. Klik onderaan het venster op Opslaan. U keert dan terug naar het Medewerkers beheren scherm. De medewerker ontvangt een e-mail met zijn nieuwe gebruikersnaam en wachtwoord. Wanneer een medewerker voor het eerst met zijn nieuwe gebruikersnaam en wachtwoord op het Extranet aanmeldt, moet hij eerst zijn wachtwoord wijzigen en de geheime vragen instellen. De medewerker heeft nu de mogelijkheid om een eigen wachtwoord te bedenken. 5. Herhaal de bovenstaande procedure voor elke medewerker die u toe wilt voegen. 4
Rechten van medewerker aanpassen 1. Klik op Medewerkers beheren om gegevens van medewerkers te wijzigen. 2. Voer de wijzigingen in door op het icoontje Medewerker bewerken te klikken. 3. Klik onderaan de pagina op Opslaan om de wijzigingen te bevestigen. Medewerker verwijderen 1. Klik op Medewerkers beheren om gebruikersnamen van medewerkers te verwijderen. 2. Klik op het icoontje Medewerker verwijderen om een medewerker te verwijderen. 3. Klik op OK om de verwijdering te bevestigen of op Annuleren om dit te annuleren. Wachtwoord van medewerkers resetten Als één van u medewerkers zijn wachtwoord vergeten is of zich vijf keer verkeerd heeft aangemeld, dan kunt u het wachtwoord resetten. Klik hiervoor achtereenvolgens op Medewerkers beheren en het icoontje Medewerker bewerken. U ziet dan de knop Wachtwoord resetten. Het wachtwoord wordt gereset en er wordt een e-mail met het nieuwe wachtwoord naar het bijbehorende e-mail adres gestuurd. Digitaal Paspoort van medewerkers ontkoppelen Als één van uw medewerkers een Digitaal Paspoort gekoppeld heeft aan zijn gebruikersnaam kunt u deze ontkoppelen. Klik hiervoor op het icoontje Medewerker bewerken. U ziet nu de knop Ontkoppelen. Het Digitaal Paspoort wordt ontkoppeld en u gaat terug naar het overzicht van medewerkers. Overzicht rechten van medewerkers Wanneer u verschillende medewerkers heeft toegevoegd, kunt u op de pagina Rechten beheren in één oogopslag zien welke rechten per medewerker zijn toegekend. Doorloop de volgende stappen 1. Ga naar de pagina Rechten beheren. Hier ziet u een overzicht van de rechten van uw medewerkers. 2. Op het kruispunt van een medewerker en zijn rechten kunt u aangeven of u wilt dat een medewerker wel of niet rechten mag hebben. 3. Klik op de knop Opslaan om de wijzigingen door te voeren. 4. Het systeem controleert vervolgens of niet per ongeluk een recht voor geen van uw medewerkers beschikbaar is. Als dit het geval is, verschijnt achter het betreffende recht een uitroepteken. De Amersfoortse Verzekeringen Stadsring 15, 3811 HM Amersfoort E info@amersfoortse.nl Postbus 42, 3800 AA Amersfoort I www.amersfoortse.nl T 033 464 29 11 Amersfoortse Algemene Verzekeringsmaatschappij N.V., KvK 31016186 42232 (11-15)