Het allerbeste initiatiefmanagement workshop format Dit document is onderdeel van een set ondersteunend materiaal dat ter download wordt aangeboden aan kopers van Strategiehelden door Jeroen De Flander (ISBN België 978 90 4860 959 8 - ISBN Nederland 978 90 4700 410 3). Dit document wordt aangeboden onder een Creative Commons Attribution Non- Commercial 3.0 License. Dit betekent dat je vrij bent het materiaal te delen (kopiëren, verspreiden of doorgeven) of er afgeleide werken van te maken, op voorwaarde dat Jeroen De Flander steeds duidelijk vermeld wordt als auteur en op voorwaarde dat er geen commerciële doeleinden zijn. Voor meer informatie, kijk op http://creativecommons.org/licenses/by-nc/3.0/
2 Opdracht vóór de workshop Leg uit waarom je het initiatiefmanagement wilt verbeteren, waarom je hen uitkoos om aan de workshop deel te nemen en wat je van hen verwacht. Vraag de deelnemers om pagina hoofdstuk 1 en 7 van Strategiehelden te lezen. Alle deelnemers moeten begrijpen wat het strategie-implementatieproces inhoudt en welke cruciale rol initiatiefmanagement speelt.
3 Verloop typische workshop Agendapunten Tijd Verklaar achtergrond en doelstellingen Informeer deelnemers over basisregels Brainstorm over initiatiefmanagement Bespreek prioritaire items Stel een actieplan op 15 5 60 30 15
4 Voorbeeld van basisregels Help de facilitator. Luister om te begrijpen: Vergeet je vooroordelen. Overweeg nieuwe mogelijkheden. Beschouw niets als vanzelfsprekend. Wees beknopt: Zeg iets één keer duidelijk. Wees op je hoede voor lange verhalen. Spreek niet langer dan nodig. Geloof je écht in iets, maak dan je standpunt duidelijk: Zwijgen is instemmen en impliceert betrokkenheid. Begrijp je iets niet? Stel dan vragen. Stel je open op voor mensen die je niet kent. Beschouw verschillen als nuttig: Respecteer elke mening. Geef alleen positieve feedback. Denk out of the box. Alle discussies moeten bijdragen tot het bereiken van overeengekomen doelen: Er is nooit meer dan één persoon aan het woord. Verantwoord jezelf niet, blijf geconcentreerd. Gebruik een parkeerplaats voor ideeën die op het eerste zicht niet passen. Ze kunnen later nuttig blijken. Wees ook mentaal aanwezig wanneer je ergens fysiek bent. Beperk externe afleidingen: wees op tijd, schakel je telefoon uit enzovoort. Zorg dat het leuk is. Iedereen kan een time-out vragen als de focus van de vergadering of de basisregels niet gevolgd worden.
5 Brainstorm over initiatiefmanagement Start met de lijst richtlijnen uit download 18. Brainstorm met de groep over: het belang van elke richtlijn voor je organisatie; hoe goed je de huidige prestaties vindt. Gebruik de groep om mogelijke andere verbeterpunten te identificeren en bepaal voor elk verbeterpunt het belang en de huidige prestaties.
6 Discussie over het belang van items Voor de items die een rangschikking kregen: Bespreek hun relatieve prioriteit. Creëer consensus over wat de topprioriteiten moeten zijn. Schat voor elke geïdentificeerde topprioriteit samen met de groep in: wat de geschatte werklast is; in welke mate je die verbetering kan beïnvloeden; wie je nog moet betrekken; of je eerst andere acties moet ondernemen.
7 Stel een actieplan op Vertrek vanuit de input uit de vorige stap en schrijf de voorliggende taak gedetailleerd uit in een concreet actieplan, Dit actieplan beschrijft: het doel van alle acties; het start- en eindpunt; de hoofdrolspelers; de maatstaven op lange termijn en de eigenaar.
8 Bijlage 1: voorbeeld van een strategisch portfolio
9 Bijlage 2: dashboard strategische projecten
10 Bijlage 3: tips en weetjes voor een brainstormsessie Productiviteitschecklist: Wees voorbereid: bepaal een doel, voorzie achtergrondinformatie. Locatie: aangename omgeving, geen onderbrekingen. Nodig alle sleutelfiguren uit. Kies een moderator/facilitator: hij houdt de groep op het juiste pad en bewaakt de basisregels. Basisregels: Kritiek is verboden, wees beleefd, wees positief, oordeel later. Kwantiteit is belangrijker dan kwaliteit, zoek naar grote hoeveelheden juiste antwoorden. Hoe gekker, hoe beter Zoek verbetering, baseer je op brainstormlijsten; Zorg dat je het leuk maakt. Overwin het writers block Bekijk het probleem vanuit een ander standpunt. Gebruik analogieën, metaforen, wat als?, parallellen in het verleden, kopieer enzovoort. Evalueer de ideeën Vermijd nee-retoriek. Gebruik een trechter, weeg ideeën af: positief/negatief, interessant enzovoort, en sorteer ze. Vereenvoudig, herformuleer. Aanvaard ideeën Communiceer. Wees resultaatgericht. Vertrek vanuit de input van de vorige stap en schrijf de voorliggende taak gedetailleerd uit in een concreet actieplan. Dit actieplan beschrijft: het doel van alle acties; het startpunt en het eindpunt; de hoofdrolspelers; hoe je het succes van de actie op lange termijn meet en wie er het eigenaarschap van draagt.