Business Communicator

Business Communicator Soft Phone voor PC (Windows, Mac) Gebruikershandleiding Versie: 1.0 Datum: 09-05-2012

Pagina 2 van 21 Inhoudsopgave 1 Inleiding... 3 2 Installeren... 4 3 Inloggen... 5 4 Instellingen... 6 4.1 Anywhere... 6 4.2 Kantoor op afstand (Remote Office)... 7 4.3 Doorschakelen... 7 4.4 Niet storen... 8 4.5 Nummerherkenning... 9 5 Contacten...10 5.1 Contact toevoegen...10 5.2 Contact wijzigen...10 5.3 Contacten zoeken...11 6 Voorkeuren...12 6.1 Appearance...12 6.2 Security...13 6.3 Audio...13 6.4 Video...14 7 Bellen...15 7.1 Bellen vanaf uw computer...17 7.2 Een gesprek beantwoorden...17 8 Doorverbinden...18 9 Gesprekshistorie...19 10 Afsluiten...20 11 System Requirements...21

Pagina 3 van 21 1 Inleiding In deze handleiding wordt het gebruik van de Business Communicator software beschreven. De Business Communicator is een Telefoon-applicatie voor Windows en Mac. Naast (HD) bellen ondersteunt de Business Communicator video bellen. Instellingen van uw telefoon account, zoals Anywhere, kantoor op afstand, doorschakelinstellingen, niet storen en nummerherkenning, kunnen ook worden aangepast middels de Business Communicator. Business Communicator is in de Engelse taal beschikbaar.

Pagina 4 van 21 2 Installeren De Business Communicator applicatie is eenvoudig te installeren op uw PC. Download het installatiepakket voor het door u gebruikte operating systeem en voer het installatie programma uit. Volg de instructies van het installatie programma. Business Communicator Windows Business Communicator Mac OS X Download Windows installatie pakket Download Mac installatie pakket

Pagina 5 van 21 3 Inloggen Het login scherm wordt getoond, zodra de client (voor het eerst) wordt opgestart. De login gegevens zijn nodig om de Business Communicator als software telefoontoestel te registreren. 1. Voer de URL van de server in waar uw client zich moet aanmelden. URL: https://xsp.voipit.nl/bc/pc 2. Voer uw gebruikersnaam en wachtwoord in. 3. Vink Remember Password aan als u wilt dat de Business Communicator uw wachtwoord onthoud. Het is ook mogelijk dit later in de Preferences aan te passen. 4. Als u Sign in automatically aanvinkt zal de Business Communicator in het vervolg zichzelf automatisch aanmelden en wordt dit login scherm voortaan overgeslagen. Het is ook mogelijk dit later in de Preferences aan te passen. 5. Klik op Sign in. Nadat de Business Communicator zich succesvol heeft aangemeld verschijnt het contacten scherm.

Pagina 6 van 21 4 Instellingen Met de Business Communicator is het mogelijk instellingen van uw telefonie account aan te passen. Via het Preferences scherm kunnen de instellingen worden aangepast voor Anywhere, Kantoor op afstand (Remote Office), Doorschakelen (Call forwarding), Niet storen (Do not disturb) en Nummerherkenning (Hide number). 4.1 Anywhere Met de functie Anywhere (overal bereikbaar) kunt u meerdere toestellen koppelen aan uw vaste telefoontoestel. Als u bijvoorbeeld onderweg bent of regelmatig niet op uw werkplek, koppelt u met Anywhere uw mobiele telefoon aan uw vaste nummer, zodat deze mee rinkelt als er wordt gebeld. Als u mobiel opneemt, ziet de beller gewoon uw vaste nummer. Met *11 kunt u het gesprek verplaatsen naar uw vaste toestel als u tijdens het gesprek weer op uw werkplek aankomt. 1. Kies Alert all enabled locations for click-to-dial call. Deze optie zorgt ervoor dat al uw gekoppelde toestellen overgaan bij klik-en-bel. 2. Kies Add new location om het nummer toe te voegen van het toestel dat u wilt koppelen (zoals uw mobiele nummer). 3. Kies Edit 4. Vink voor het toegevoegde nummer Diversion Inhibitor aan, om te voorkomen dat gesprekken in de voicemail belanden van uw gekoppelde toestellen.

Pagina 7 van 21 5. Voor elk nummer kunt u ervoor kiezen Answer Confirmation aan te zetten. In dat geval zal u bij een inkomende gesprek dat u opneemt op het gekoppelde toestel gevraagd worden eerst een willekeurige toets in te drukken alvorens het gesprek naar u wordt doorverbonden. 6. Call Control hoeft niet aangevinkt te worden. 7. Klik op Save om de instellingen op te slaan. 4.2 Kantoor op afstand (Remote Office) Met Kantoor op afstand zet u een thuistoestel of mobiele telefoon in, in plaats van uw vaste kantoortelefoon. Gebruik de Kantoor op afstand functie en uitsluitend uw thuistelefoon of mobiel zal rinkelen, omdat die nu onderdeel is van uw zakelijke telefooncentrale. Via de HIP Toolbar kunt u de telefooncentrale een gesprek laten opzetten. U wordt eerst zelf gebeld. Zodra u opneemt belt de centrale uit. Via Kantoor op afstand gaat in plaats van uw kantoortoestel nu uw thuis- of mobiele toestel over Op deze manier kunt u zakelijk bellen met uw thuistelefoon of mobiel, zonder dat u privé telefoonkosten maakt. Tevens ziet de persoon aan de andere kant van de lijn uw zakelijke nummer in het display. Kies Enable Service. Toets het telefoonnummer in waar u bereikbaar bent. Klik op Save om de instelling op te slaan. 4.3 Doorschakelen De functie directe doorschakeling (Always forward) schakelt alle inkomende oproepen direct door naar een ingesteld telefoonnummer. Met de functie doorschakelen bij bezet (Forward when busy), kunt u oproepen doorschakelen als u in gesprek bent. Met de functie doorschakelen bij geen antwoord (Forward when unanswered) kunt u een inkomende oproep automatisch laten doorschakelen naar een vooraf ingesteld nummer, als er niet binnen een bepaalde tijd wordt opgenomen.

Pagina 8 van 21 Met de functie doorschakelen als toestel niet bereikbaar is (Forward when unreachable), schakelt u inkomende oproepen door als de telefooncentrale (vanwege bijvoorbeeld een verstoring in het netwerk) geen verbinding kan maken met uw telefoontoestel. Kies Enable Service. Toets het telefoonnummer in waar u bereikbaar bent. Klik op Save om de instelling op te slaan. 4.4 Niet storen De functie niet storen (Do not disturb) zorgt ervoor dat het toestel niet over gaat bij inkomende oproepen. Als uw voicemail is geactiveerd, worden deze oproepen doorgeschakeld naar de voicemail, anders krijgt de beller een ingesprektoon te horen. Kies Enabled.

Pagina 9 van 21 4.5 Nummerherkenning Met de optie Nummerherkenning blokkeren (Hide number) kan de weergave van uw nummer worden uitgeschakeld. Degene die gebeld wordt krijgt uw telefoonnummer dan niet te zien. Het is ook mogelijk voor één specifiek gesprek uw nummerherkenning te blokkeren. Toets daarvoor *67 voor het nummer dat u anoniem wilt bellen. Kies Enable to hide number

Pagina 10 van 21 5 Contacten 5.1 Contact toevoegen U kunt persoonlijke contacten toevoegen en wijzigen via Add Contact uit het hoofdmenu, of via het Add Contact icon. Vervolgens verschijnt een dialoog waarin alle contact gegevens ingevuld kunnen worden. 5.2 Contact wijzigen Om een contact te wijzigen selecteert u een contact en kiest vervolgens het Options icon.

Pagina 11 van 21 Vervolgens zijn er twee opties: Contact information: u komt in het contact scherm waarin u contact informatie kunt aanpassen. Remove Contact: het contact wordt verwijderd. 5.3 Contacten zoeken In het Contacts scherm filtert u contacten door de naam van het contact in te toetsen. Terwijl u tikt worden contacten die aan de zoekopdracht voldoen getoond. Er wordt gezocht in zowel uw persoonlijke contacten als uw bedrijfscontacten (Results in company directory).

Pagina 12 van 21 6 Voorkeuren Via het hoofdmenu Preferences kunt u de voorkeuren Appearance, Security, Audio en Video instellen. 6.1 Appearance Appearance geeft een aantal keuzemogelijkheden op gebied van opmaak. Language: Selecteer de door u gewenste taal. Themes: Selecteer het door u gewenste thema. Sound events: U kunt selecteren voor welke events u een geluid wilt laten horen. Minimize to system tray when closing zorgt ervoor dat de Business Communicator niet afsluit als u op de x rechtboven drukt. Bij Confirmations stelt u in of de Business Communicator u om een bevestiging vraagt bij bepaalde acties. o Don t ask before removing a contact: vink deze aan als u geen bevestiging wilt geven bij het verwijderen van een contact.

Pagina 13 van 21 o o o Don t ask before removing history record: vink deze aan als u geen bevestiging wilt geven bij het verwijderen van een item uit de historie. Don t ask before automatic relogin: vink deze aan als u geen bevestiging wilt geven of de Business Communicator het nog eens moet proberen na een mislukte login poging bij het opstarten. Enable click-to-dial call: zorgt ervoor dat de client ook overgaat in geval van klik en bel. 6.2 Security De Security tab toont de gegevens die worden gebruikt voor het telefonie account. Deze kunnen niet gewijzigd worden en dienen puur ter controle van de configuratie bij troubleshooting. 6.3 Audio De Audio settings geven de mogelijkheid te selecteren welke input en welke output voor audio moet worden gebruikt. Bij Voice playback selecteert u de output voor de audio. Bij Voice recording selecteert u de input voor de audio. U kunt een headset microfoon, de microfoon die geïntegreerd in uw PC of een externe microfoon gebruiken. Use Silence Suppression zorgt ervoor dat stilte niet als audio verzonden wordt, waardoor u bandbreedte bespaart. Probeer dit als u een trage netwerk verbinding hebt. Als u de optie I am only using headphones selecteert, wordt de echo onderdrukking uitgeschakeld. Selecteer deze optie als u uitsluitend gebruik maakt van een hoofdtelefoon.

Pagina 14 van 21 6.4 Video De Video settings geven de mogelijkheid de camera te selecteren voor video gesprekken. Ook kan het video profiel dat standaard gebruikt moet worden ingesteld worden. Houdt hier in de gaten dat een groter video formaat een hogere bandbreedte nodig heeft.

Pagina 15 van 21 7 Bellen Hieronder ziet u een voorbeeld van de Business Communicator interface voor een telefoongesprek: En een videogesprek:

Pagina 16 van 21 In de onderstaande tabel worden de functies van de verschillende knoppen beschreven Icon Functie Deze knop toont het Call Options menu. Deze knop in het Call Options menu blokkeert uw eigen video-stream. Het scherm van de andere partij is wit zolang de video geblokkeerd wordt. Deze knop in het Call Options menu blokkeert de videostream van de andere partij. Het scherm is wit zolang de video geblokkeerd wordt. Deze knop geeft u de mogelijkheid gebruik te maken van een telefoon toetsenbord (dialpad). Het dialpad verschijnt na het drukken op deze knop en u heeft de mogelijkheid het dialpad te verslepen naar een door u gewenste locatie op het scherm. Voeg een contact toe aan het gesprek, zodat er een driegesprek ontstaat. Verbind een beller door. Zet iemand in de wachtstand. Beëindig het gesprek. Zet uw microfoon uit. Pas het volume aan van uw luidsprekers/headset. Verwissel de plaats op het scherm tussen de uitgaande en inkomende video. Minimaliseer uw uitgaande video. Uw video wordt nog steeds verzonden, maar u ziet het zelf niet meer.

Pagina 17 van 21 7.1 Bellen vanaf uw computer Om iemand te bellen selecteert u een contact uit de lijst of tikt u het telefoonnummer in. Voor een normaal telefoongesprek kiest u de knop Call, voor een videogesprek kiest u de knop Video Call. 7.2 Een gesprek beantwoorden Als iemand u belt ziet u in de rechter onderhoek van uw scherm een pop-up. U heeft daarop de volgende opties: U neemt het gesprek aan U neemt het gesprek als video gesprek aan. Deze mogelijkheid is alleen zichtbaar als de beller video ondersteunt. U weigert het gesprek. De beller hoort een in-gesprek toon. U neemt het gesprek (nog) niet aan, maar u zet de beltoon stil.

Pagina 18 van 21 8 Doorverbinden Voor het doorverbinden van een beller naar een derde persoon doet u het volgende: Kies het doorverbind icon. Kies een contact of toets een telefoonnummer in waarnaar u wilt doorverbinden. Voor blind doorverbinden kiest u vervolgens Transfer Now. Voor overleg voor het doorverbinden kiest u Check Availability. De derde persoon wordt gebeld en de beller wordt automatisch in de wachtstand. Nadat deze persoon heeft opgenomen en u de beller heeft aangekondigd verbindt u door via de knop Transfer Now.

Pagina 19 van 21 9 Gesprekshistorie De Business Communicator geeft toegang tot alle gemaakte, ontvangen en gemiste gesprekken. De gesprekshistorie maakt het gemakkelijk om terug te bellen als u een gesprek gemist heeft, of om iemand snel te bellen die u al eerder heeft gebeld. Dubbelklik op het contact/nummer om deze opnieuw te bellen.

Pagina 20 van 21 10 Afsluiten U kunt uitloggen uit de Business Communicator via het Preferences menu. Als u uitlogt wordt uw contactenlijst gesloten en verschijnt het inlogscherm. Vervolgens kunt u opnieuw inloggen (met een andere username) of de Business Communicator afsluiten. U kunt ook op Exit klikken en de Business Communicator direct sluiten via het menu. Als u op de x klikt in de rechter bovenhoek van het menu wordt de Business Communicator niet afgesloten, maar slechts geminimaliseerd. Hij blijft actief. Dit maakt het mogelijk dat u gewoon gebeld kunt worden zonder dat het nodig is het window op u scherm te hebben.

Pagina 21 van 21 11 System Requirements De systeem vereisten zijn: Operating system: Linux, Mac OS 10.5 Leopard, Mac OS 10.6 Snow Leopard, Mac OS 10.7 Lion, Windows XP, Vista, or Windows 7 Benodigde schijfruimte voor installatie: 100 MB. Voor bellen is een geluidskaart, speakers en een microfoon, of headset vereist. Voor video-bellen is tevens een webcam vereist. Minimaal 512 MB RAM is vereist, echter, 1 GB is aanbevolen. Pentium 3 of hoger met minimaal 800 MHz; Minimaal 1.5 GHz is aanbevolen. OpenGL Bellen is in zeldzame gevallen bij oudere PC modellen niet mogelijk in verband met OpenGL graphics drivers die niet compatible zijn.