Uitzonderingen registratie intramurale productie Doel N.a.v. de knelpunten aangaande registratie en verantwoording van de zorgproductie, is een notitie/leeswijzer opgesteld welke beknopt aangeeft welke oplossingsrichting binnen De Zorggroep gekozen is. Doelgroep Medewerkers P&P, MT-leden, teamleiders en medewerkers Zorgbemiddeling en Zorgadministratie van de Zorggroep. Totstandkoming De notitie uitzonderingenlijst registratie productie is vastgesteld door de concernwerkgroep beleidsregels. Status document Vastgesteld door concernwerkgroep beleidsregels 09-02-2011 Evaluatie Dit overzicht is eind 2010 vastgesteld en wordt eind 2011 geëvalueerd. Opmerkingen kunt u doorgeven aan marianne.van.den.adel@dezorggroep.nl De Zorggroep beleidsregels 09-02-2011 2-10 Concernwerkgroep Beleidsregels/uitzonderingen registratie 1
1. Opname met een geldige indicatie in het verpleeghuis Binnen de V&V sector kunnen we op basis van een geïndiceerd ZZP kiezen uit het leveren en registeren van een arrangement met of zonder behandeling. Indien de zorg is toegewezen aan een verpleeghuis of verpleegunit binnen een verzorgingshuis (AGB code begint met 47 ) dan wordt door De Zorggroep altijd een arrangement met behandeling vastgelegd. 2. Opname met een geldige indicatie in het verzorgingshuis Indien de zorg is toegewezen aan een verzorgingshuis (AGB code begint met 42 ) dan wordt door De Zorggroep altijd een arrangement zonder behandeling geregistreerd. De dag, waarop de cliënt de sleutel van het arrangement ontvangt geldt als startdatum van het arrangement. 3. Geldigheid indicatie verlopen Vanaf 2011 wordt in het productie-overzicht uitsluitend de gelegitimeerde zorg weergegeven. Zorg, geleverd zonder indicatie op het moment van levering, zal via een apart overzicht worden weergegeven. In Caress betekent dit, dat de bewoning niet wordt afgesloten, zolang de cliënt in het verpleeg- of verzorgingshuis verblijft. Het geregistreerde arrangement loopt gelijk met de registratie van de bewoning; die wordt dus evenmin afgesloten. Op het productieoverzicht zal het effect dan zichtbaar zijn. Nadeel van deze werkwijze is, dat de dagen wel gedeclareerd worden via het AW119 bericht. Deze zorg zal dan ook deels door het zorgkantoor worden afgewezen. 4. Geen aansluiting herindicatie op een vorige indicatie De werkwijze is hierbij gelijk aan het vorige punt. Tussen 2 indicaties c.q. zorgtoewijzingen heeft de cliënt geen indicatie. In deze situatie loopt zowel het verblijf alsook het arrangement in Caress gewoon door, zolang de cliënt in huis is. Op het productie-overzicht zal dit (door de uitsplitsing in een gelegitimeerd en nietgelegitimeerd deel) zichtbaar zijn. 5. Wachtend op opname verpleeghuis vanuit transferafdeling of andere AWBZ instelling Zolang de cliënt nog binnen een andere zorginstelling wacht op overplaatsing naar een verpleeghuis c.q. verpleegunit binnen De Zorggroep, is de indicatie nog toegewezen aan de andere instelling. De Zorggroep heeft op dat moment dan ook geen legitimatie. Wanneer de exacte overplaatsingsdatum bekend is, dan wordt door de andere zorgaanbieder de indicatie omgezet naar De Zorggroep. Op de dag van overplaatsing zelf is de indicatie geldig voor beide instellingen. Het verpleeghuis binnen De Zorggroep zal de opname ook pas registreren per feitelijke opnamedatum. Er zijn hierbij geen problemen met de geldigheid van de indicatie. 6. Wachtend op opname verzorgingshuis vanuit transferafdeling of andere AWBZ instelling Hier doet zich wel een probleem voor. De indicatie wordt, zolang de cliënt nog in de andere instelling verblijft, nog niet omgezet naar het verzorgingshuis van De Zorggroep. Echter het appartement wordt, in afwachting van de opname, toch gereserveerd en klaargemaakt voor de cliënt, die ook de sleutel ontvangt (sleuteldatum). De Zorggroep beleidsregels 09-02-2011 2-10 Concernwerkgroep Beleidsregels/uitzonderingen registratie 2
Afspraak is, dat de bewoning per sleuteldatum wordt vastgelegd. Het arrangement gaat in op de datum, waarop de cliënt feitelijk komt wonen. De periode tussen sleuteldatum en feitelijke opnamedatum is niet gelegitimeerd en dus niet declarabel. 7. Mutatiedagen Zowel binnen het verzorgingshuis als verpleeghuis geldt, dat bij definitief ontslag of overlijden mutatiedagen geregistreerd mogen worden tot een maximum van 13 dagen, volgend op het ontslag c.q. overlijden van de cliënt. Onder ontslag wordt hier overigens verstaan, dat de cliënt definitief het verpleeg- of verzorgingshuis (AGB) verlaat. Indien de kamer of het appartement binnen de genoemde 13 dagen wordt herbezet, dan wordt het aantal mutatiedagen van de betreffende cliënt teruggebracht tot één dag voor de herbezetting. 8. Tijdelijke afwezigheid verpleeghuis in verband met ziekenhuisopname Bij tijdelijke afwezigheid verpleeghuis in verband met opname in ziekenhuis worden conform de geldende beleidsegel geen productiedagen en/of mutatiedagen gedeclareerd. In Caress worden deze afwezigheiddagen geregistreerd met als reden Opname ziekenhuis De Zorggroep beleidsregels 09-02-2011 2-10 Concernwerkgroep Beleidsregels/uitzonderingen registratie 3
9. Tijdelijke afwezigheid verzorgingshuis in verband met ziekenhuisopname Indien een cliënt uit het verzorgingshuis afwezig is in verband met een ziekenhuisopname, dan lopen de productiedagen gewoon door tijdens die periode. Het is niet nodig een ander arrangement te registreren. Het arrangement, dat geregistreerd was vóór het vertrek naar het ziekenhuis blijft ook tijdens de afwezigheid geldig. In Caress wordt enkel de periode van afwezigheid vastgelegd. De rekenregels in het systeem zijn zodanig ingesteld, dat de productie doorloopt. 10. Tijdelijke afwezigheid verpleeghuis niet zijnde een ziekenhuisopname Indien een cliënt uit het verpleeghuis afwezig is met een andere reden dan ziekenhuisopname, dan worden productiedagen gedurende maximaal 7 dagen, gerekend vanaf de eerste dag ná de vertrekdag, vergoed. Vanaf de 8 e afwezigheidsdag vindt er geen vergoeding meer plaats. De rekenregels in Caress zijn zodanig ingesteld, dat alleen de periode van afwezigheid in het systeem vastgelegd hoeft te worden; het al dan niet declareren van een afwezigheidsdag wordt door het systeem op basis van deze rekenregels bepaald. 11. Tijdelijke afwezigheid verzorgingshuis niet zijnde een ziekenhuisopname In tegenstelling tot een afwezigheid in het verpleeghuis lopen de productiedagen (zonder beperking) in het verzorgingshuis wel door gedurende zo n periode. In Caress wordt enkel de periode van afwezigheid vastgelegd. De rekenregels in Caress zijn zodanig ingesteld, dat alle productiedagen gewoon doortellen en wel op basis van hetzelfde arrangement als vóór het vertrek. 12. Kortdurende intermitterende opname Bij kortdurende intermitterende opnames (per week 3 of minder etmalen) wordt geen indicatie in ZZP termen aangegeven. De indicatie is zuiver functiegericht. Voor het verblijf wordt altijd functie 71 (VBTYD) aangegeven. Daarnaast worden vaak ook de functies 31 (PV), 41 (VP) of 81 (BG-IND) geïndiceerd. Afspraak is, dat voor het verblijf alleen de verblijfscomponent wordt geregistreerd gedurende de aanwezigheid van de cliënt. Hiertoe wordt in Caress het arrangement ARR_VVpart geregistreerd. Daarnaast dient de zorg op een extramurale manier gedeclareerd te worden (uren en minuten). De intramurale teams kunnen via een standaard sjabloon de zorg vastleggen. Dit formulier wordt door de decentrale zorgadministratie verwerkt in Caress. Hiervoor is een aparte werkinstructie beschikbaar. De regeling is voor verzorgingshuizen en verpleeghuizen identiek. 13. Meeliftende partner Incidenteel verblijven partners van (zorgbehoeftige) cliënten in het verpleeg- of verzorgingshuis. Deze partners zijn niet geïndiceerd. Wel wordt er een verblijfsarrangement vastgelegd, waarmee onder andere hotelmatige kosten gedekt zijn. Deze meeliftende partners kunnen gedeclareerd worden mits voldaan is aan de volgende criteria: - bij de partner is een verblijfsarrangement vastgelegd (ARR_VVpart) - de partner verblijft in dezelfde kamer of appartement als de zorgbehoeftige cliënt - de partner heeft een overlappende zorgperiode als de zorgbehoeftige cliënt Indien niet voldaan wordt aan bovenstaande criteria, dan zal dit niet via de AW119 aan het zorgkantoor worden aangeleverd. De Zorggroep beleidsregels 09-02-2011 2-10 Concernwerkgroep Beleidsregels/uitzonderingen registratie 4
Indien de partner in werkelijkheid op een andere kamer/appartement verblijft als de zorgbehoeftige cliënt, dan dient administratief toch de kamer van de cliënt bij de partner vastgelegd te worden. Indien de zorgbehoeftige cliënt met ontslag gaat, dan geldt dit voor beide partners. Indien de zorgbehoeftige cliënt overlijdt, dan bestaat voor de meeliftende partner recht op verblijf tot een maximum van 13 dagen na het overlijden van de cliënt. Bovenstaande geldt zowel in het verpleeg- als verzorgingshuis. 14. Bestaande opnames geïndiceerd met een sectorvreemd ZZP Cliënten met een sectorvreemd ZZP, vastgelegd vóór 01.08.2010 zullen in de tweede helft van december 2010 worden omgezet naar een sector-eigen (V&V) indicatie. Hierover is overeenstemming bereikt met het zorgkantoor. Naast de indicatie wordt ook het geregistreerde arrangement in Caress omgezet. Deze omzetting is overigens niet met terugwerkende kracht. Er kan vanuit worden gegaan, dat alle sectorvreemde indicaties/registraties per 01.01.2011 zijn omgezet naar een sector-eigen. Enige uitzondering hierop zijn cliënten van De Witte Steen. Op deze locatie kunnen (met goedkeuring van het zorgkantoor) wel LG indicaties voorkomen. 15. Herindicatie bij bestaande opnames geïndiceerd met een sectorvreemd ZZP Vanaf 01.08.2010 worden herindicaties op basis van een sectorvreemd ZZP bij binnenkomst door zorgbemiddeling na overleg met de cliënt omgezet naar een sector-eigen indicatie. Omzetting is per gewenste startdatum indicatie, maar door technische beperkingen gaat de sector-eigen indicatie één dag later in als de oorspronkelijke (sectorvreemde) indicatie. Dit probleem doet zich niet voor, indien met de omzetting van sectorvreemd naar een sectoreigen indicatie tevens de voorkeursaanbieder wordt gewijzigd (indicatie wordt toegewezen aan andere AGB code). In Caress wordt per startdatum zorg een sector-eigen arrangement vastgelegd, ondanks dat in de indicatie bovengenoemd probleem van die ene dag kan bestaan. 16. Nieuwe opnames geïndiceerd met een sectorvreemd ZZP De werkwijze is hierbij identiek aan punt 15. In principe is er geen verschil tussen een nieuwe indicatie en een herindicatie. 17. Verhuizing van een verblijfscliënt binnen dezelfde instelling (dezelfde AGB code) Indien een cliënt verhuist binnen dezelfde instelling, dan wordt dit via een verhuizing binnen Caress vastgelegd. Het systeem is zodanig ingesteld, dat de productiedagen op de oude afdeling doortellen tot en met de laatste dag vóór de verhuizing (dag n-1). Op de nieuwe afdeling tellen de productiedagen vanaf de verhuisdatum (dag n). Het is niet toegestaan om de productie op de verhuisdag zowel op de oude als nieuwe afdeling door te tellen. Bij een dergelijke interne verhuizing worden geen mutatiedagen geregistreerd. In Caress wordt de teller van de mutatiedagen in zo n geval op 0 gezet. De Zorggroep beleidsregels 09-02-2011 2-10 Concernwerkgroep Beleidsregels/uitzonderingen registratie 5
18. Verhuizing van een veblijfscliënt naar een andere instelling (andere AGB) Bij een verhuizing naar een andere instelling (binnen of buiten De Zorggroep) wordt de indicatie door zorgbemiddeling omgezet. Op de verhuisdag zelf is de indicatie geldig voor zowel de oude als nieuwe instelling. De verhuisdag (dag n) telt dus zowel op de oude als nieuwe locatie als productiedag. Op de oude locatie kunnen vanaf de dag volgend op de verhuisdag (dag n+1) mutatiedagen geregistreerd worden tot een maximum van 13. In het geval dat de nieuwe locatie een verzorgingshuis is, dan is het gebruikelijk, dat de cliënt voorafgaande aan de verhuizing reeds de sleutel van het nieuwe appartement ontvangt. Vanaf deze sleuteldatum is het appartement dan ook gereserveerd voor de cliënt. Er zou op dat moment sprake zijn van een dubbele verstrekking. Het arrangement op de nieuwe locatie gaat dan ook pas in per feitelijke verhuisdatum. Bij het verblijf in Caress wordt zowel de sleuteldatum als de datum van start zorg (verhuisdatum) vastgelegd. Doordat het arrangement pas start per verhuisdatum wordt er niet onrechtmatig gedeclareerd. 19. Producttoeslag CVA Dit zorgproduct wordt in Caress uitsluitend geregistreerd voor de periode, dat een zorgtoeslag voor dit type cliënten van toepassing is. De maximale termijn, waarop dit product wordt geregistreerd en gedeclareerd bedraagt 56 dagen. Bij een evt. afwezigheid tijdens deze periode tellen de CVA dagen niet door. Het systeem bepaalt dit overigens niet automatisch. De einddatum van de CVA toeslag dient in zo n geval handmatig aangepast te worden. CVA toeslag wordt vastgelegd als een meerzorgproduct (arrangement) bij het verblijf. De Zorggroep beleidsregels 09-02-2011 2-10 Concernwerkgroep Beleidsregels/uitzonderingen registratie 6