v P gemeente Eindhoven Dienst Algemene en Publiekszaken Raadsbijlage nummer rz Inboeknummer oxvoogy6s Beslisdatum B&W 22 januari 2002 Dossiernummer sop.6or Raadsbij lage Voorstel inzake Carnavalsactiviteiten 2002 1 Inleiding Jaarlijks vinden er in Eindhoven activiteiten plaats tijdens carnaval, waarbij de gemeente Eindhoven een belangrijke functie vervult. 2 Probleemstelling Tijdens de bovengenoemde activiteiten in het kader van carnaval stonden als locatie het Stadhuis en het Stadhuisplein centraal. Het Stadhuis was in 2001 en is in 2002 niet toegankelijk. De activiteiten met betrekking tot carnaval 2001 zijn om deze reden gehouden in een grote tent op de Markt. Het gaat om de volgende activiteiten: het "Gemintefist". De carnavalsviering waarbij het personeel van de gemeente Eindhoven met introduces een besloten feest hebben in het Stadhuis. Het aantal bezoekers bedraagt jaarlijks ca. 1.500 mensen. De organisatie berust bij "De Dommelkanters", de gemeentelijke carnavalsvereniging. Het gemeentebestuur stelt om niet ruimte, nutsvoorzieningen, personeel en goederen beschikbaar. Dranken en andere goederen worden tegen inkoopsprijs door de gemeente geleverd. De voorbereidingstijd voor de aankleding van het Stadhuis, in samenwerking met leden van de Vereniging van Oud Eindhovense Gemeenteambtenaren (VOEG) behelst een week. Hiervoor wordt tijdens en buiten werkuren gebruik gemaakt van personele diensten en goederen van de gemeente Eindhoven. Het veegschoon opleveren van het gebouw wordt eveneens voor rekening van de gemeente gedaan. De prijzen van de consumpties bij het personeelsfeest zijn laag gehouden (kostendekkend); ontvangst Carnavalsoptocht. De ontvangst van de optocht, en de Stadsprins in het bijzonder, ten Stadhuizen. Het betreft hier het defile, de sleuteloverdracht en het plaatsen van een tent op het Stadhuisplein voor de ontvangst door de Federatie Eindhovense Carnaval(FEC) aansluitend aan de optocht. Deze activiteiten vinden plaats op zaterdagmiddag. De rol van de burgemeester en het gemeentebestuur staat centraal. Voor het afnemen van het defile en het overdragen van de sleutel stelt het gemeentebestuur het Stadhuis open voor een kleine ontvangst, het verzorgt de geluidsapparatuur op het bordes, de tapinstallatie, bewaking door gemeentepersoneel en derden. Alles wordt ambtelijk on-
Raadsbij lage nummer xs dersteund. De tent op het Stadhuisplein werd de laatste jaren beschikbaar gesteld door het gemeentebestuur (afdeling Vergunningen, Markten en Evenementen); het Bier-elfuurke. Het Bier-elfuurke wordt aangeboden door Bavaria Lieshout. Het is een traditionele ontvangst voor de Eindhovense Carnavalsverenigingen, het gemeentebestuur en sponsoren, op het Stadhuis. Ruimte, nutsvoorzieningen, goederen en personeel worden door het gemeentebestuur beschikbaar gesteld. Tevens neemt de gemeente de kosten voor het schoonmaken voor haar rekening. (Het Bier-elfuurke is een besloten bijeenkomst voor ca. 1.000 personen); de Boerenbruiloft. Al 27 jaar volgt na het Bier-elfuurke de ontvangst van het onechtelijke boerenbruidspaar op het Stadhuis. Deze activiteit is openbaar, zodat het bezoekersaantal oploopt tot ca 1250 mensen. De faciliteiten worden weer om niet door het gemeentebestuur beschikbaar gesteld (inclusief personeel, goederen en consumpties); de Sluitingsactiviteit. Op dinsdagavond vindt de Sluitingsactiviteit plaat op het Stadhuis. Vanaf 22.30 tot 24.00 uur bezoekt de stadsprins deze locatie. Hij komt de sleutel van de stad terugbrengen. De kosten van deze ontvangst komen volledig voor rekening van de gemeente Eindhoven (eten, drinken, personeel, bewaking, materiaal, materieel, schoonmaakkosten, etc.). Het gaat om een besloten bijeenkomst van ca. 800 mensen; haringhappen. Het haringhappen vindt plaats op Aswoensdag. Deze informele bijeenkomst van het gemeentebestuur en het bestuur van de FEC komt ten laste van de gemeente Eindhoven. Om aan bovenstaande rol invulling te kunnen blijven geven heeft het gemeentebestuur tijdens Carnaval 2001 E 36.302,ÃćâĆňâĂİ (f 79.999,08) beschikbaar gesteld voor o.a. het plaatsen van een tent op de Markt. Om bovenstaande activiteiten ook voor Carnaval 2002 een plaats te geven, verwijzend naar de zeer positieve reacties met betrekking tot Carnaval 2001, is met de Federatie Eindhovens Carnaval, Bavaria, de Horeca van de Eindhovense binnenstad (Polyground) en Mille Fleur gesprekken aangegaan. Hierbij is zoveel mogelijk rekening gehouden met het kostenverhaal, zeker in het kader van een vervangende ruimte voor de bovengenoemde activiteiten. 3 Maatschappelijke effecten en het meetpunt voor succes Eindhoven is trots op haar jaarlijkse viering van Carnaval, waarbij het verlangen om nog meer aan het imago van dit evenement te verbeteren afgelopen seizoen een grote stap in die richting gedaan. Positieve reactie bij de bovengenoemde deelnemers, maar ook bij de politie en in de media waren de reacties zeer lovend. Eindhoven streeft ernaar om minimaal evenveel bekendheid te krijgen met dit evenement als steden als Den Bosch en Breda.
Raadsbijlage nummer rs Met te organiseren, waarbij samenwerking met andere betrokken partijen wordt nagestreefd, wordt dit doel bereikbaar. Bij de wijze van aanpak/oplossingsrichting wordt het bezoekersaantal, en dat cijfer werd door de partners als zeer waarschijnlijk ervaren, op minimaal 60.000 geschat. Uitbreiding van het bezoekersaantal in 2002 ligt eveneens weer binnen de verwachting. Het evenement levert publiciteit en promotie op voor de stad. 4 Wijze van aanpak / oplossingsrichting Vooroverleg heeft plaatsgehad naar aanleiding van de ervaringen opgedaan tijdens Carnaval 2001. De tent op de Markt is, zoals het Eindhovens Dagblad het omschreef, een goed begin van een traditie. Met Binnenstadsmanagement is intern overleg geweest over de invulling van het p rog r a mm a va n 2002. Het geminteftist wordt traditioneel op vrijdagavond een week voorafgaand aan Carnaval gehouden. Tijdens Carnaval 2001 is dit verplaatst naar vrijdag voorafgaand aan Carnaval, maar dit heeft tot negatieve reacties geleid bij de reguliere gasten afkomstig van de Eindhovense Carnavalsverenigingen. Daarvoor is gekozen om weer terug te gaan naar de traditionele dag. Dinsdag 5 en woensdag 6 februari 2002. Opbouwen en aankleden van de tent op de Markt. De tent is gelijk aan die van Carnaval 2001 en is 24 meter bij 50 meter. Een zijwand zal in tegenstelling tot vorig jaar doorzichtig zijn aan de zijde van de horeca. De indeling van de tent vindt plaats in overleg met de brandweer en politie. Het p rog ra mm a. Vrijdag 8 februari 2002. Mummel Mundj es Middag. s Middags wordt in de tent door de Horeca van de Markt een feest georganiseerd voor de Eindhovense bejaarden, leden van De Zonnebloem en het Rode Kruis. De middag heeft het motto "De Mummel Mundjes Middag". Het Gemintefist. Vanaf 19.30 uur is de tent open voor de gasten van het Gemintefist. Het betreft een besloten bijeenkomst waarvoor via "De Dommelkanters" entreekaarten verkregen kunnen worden. De prijzen van de consumpties wordt vastgesteld op E 1,ÃćâĆňâĂİ (f 2,20) per penning, in vergelijk met de gemeentelijke tarieven in voorafgaande jaren. De Horeca van de Markt zorgt voor personele invulling tijdens het Gemintefist. Buiten de jaarlijkse gasten van dit feest wordt gedacht aan het uitnodigen van alle federatieve Eindhovense Carnavalsverenigingen, om zodoende nog meer een echt volksfeest te
Raadsbijlage nummer ra laten zijn. Als naam voor dit onderdeel wordt waarschijnlijk gekozen voor "Veul Oranje, mar ok un bietje b! auw". Het feest duurt tot 01.00 uur, Zaterdag 9 februari 2002. De optocht. De optocht wordt door de prins en zijn gevolg, samen met het gemeentebestuur afgenomen voor het Stationsgebouw. De sleuteloverdracht vindt ook daar plaats. Als de hele optocht voorbij is, sluit de prins en zijn gevolg aan. Een vertegenwoordiger van het college vergezelt het carnavaleske gezelschap. In de tent op de Markt wordt door de horeca een programma verzorgd vanaf 15.00 uur. De prijsuitreiking voor de deelnemers van de optocht vindt op het eind van de middag plaats. Brabantse Nachten. Vanaf 19.00 tot 01.00 uur verzorgt de horeca een programma met een diskjockey en drie artiesten. De gedachten gaan daarbij uit naar een Brabants Carnavalsprogramma gericht op een breed publiek. De kosten voor deze artiesten komen voor rekening van de horeca. Zondag 10 februari 2002. Het Carnavalsontbij t. In de ochtend vindt er in de tent een Carnavalsontbijt plaats. Aansluitend verzamelen de deelnemers aan de kinderoptocht in de Heuvel Galerie. Deze optocht vertrekt vanuit de Heuvel Galerie en komt er na een korte omgang naar de tent. De Horeca van de Markt verzorgt een Speelhoek voor de deelnemers. Kapellenfestival. De middag wordt gevuld door de FEC met een Kapellenfestival. Om 17.00 uur sluit de tent tot 19.00 uur. Jongeren program ma. Het avondprogramma wordt door de horeca ingevuld en is gericht op Eindhovense jongeren. Het programma duurt tot 24.00 uur.
Raadsbijlage nummer xa Maandag 11 februari 2002. Malle Maandag Middag Mutsen. De FEC vult s middags het Malle Maandag Middag Mutsen programma in. De helft van de kosten van de artiesten wordt betaald door de horeca, de andere helft wordt betaald door de FEC. Braziliaans Carnaval. Vanaf 19.00 tot ca. 24.00 uur wordt door de horeca een Braziliaans Carnavalsprogramma ingevuld. Dinsdag 12 februari 2002. Bier-elfuurke. Om 10.30 uur wordt de tent geopend voor de gasten van het Bier-elfuurke. Bavaria, de brouwer, verstrekt hiervoor uitnodigingen. De Boerenbruiloft. Aansluitend vindt de Boerenbruiloft plaats. Na de gebruikelijke openbare ontvangst volgt de onechtelijke huwelijksceremonie. (De horeca stemt de overgang van het eerste naar het tweede element af met Bava ria). Slui tingsavond. Het avondprogramma wordt vanaf 19.00 uur georganiseerd als een groot sluitingsbal. Om 23.00 uur begint de sluitingsceremonie met de Stadsprins. Deze organisatie ligt in handen van de gemeente Eindhoven en de FEC. Woensdag 13 februari 2002. De evaluatie van Carnaval 2002 vindt plaats tijdens het haringhappen bij een horecagelegenheid op de Markt. De kosten hiervoor komen ten laste van de gemeente. 5 Financiele gevolgen en risico s De financiele gevolgen voor de gemeente Eindhoven zijn voornamelijk terug te vinden in de huur van de tent. De medewerking van het team Binnenstadsmanagement bij de optocht, het verlenen van de vergunning en het treffen van verkeersmaatregelen blijft, zoals het voorheen werd afgewerkt. Voor de duidelijkheid via Binnenstadsmanagement worden subsidies verstrekt van < 5.042,ÃćâĆňâĂİ (f 11.111,11) voor openbaar carnaval in Eindhoven, van 6 2.360,ÃćâĆňâĂİ (f 5.200,76) voor de optocht en de kosten van verkeersmaatregelen voor de optocht bedragen ca. < 6.807,ÃćâĆňâĂİ (f 15.000,65).
Raadsbij lage nummer ra De huur van de tent (inclusief bijdrage bewaking tent) wordt geraamd op E 21.555,ÃćâĆňâĂİ (f 47.500,97) en daarbij dient opgenomen te wordend 14.748,ÃćâĆňâĂİ (f 32.500,32) voor overige posten, zoals het Gemintefist en publiciteit. Deze kosten komen overeen met de kosten die verbonden zijn aan de organisatie, personeel en facilitaire ondersteuning, schoonmaakkosten etc., zoals deze normaliter in het Stadhuis werden gemaakt. De imagoverbetering en de stadspromotie zijn daarin als opbrengst niet verwerkt. De horeca betaalt de artiesten en een deel van de inrichtingskosten c.q. verwarming. Een en ander gebeurt in overleg met Bavaria. Mille Fleur betaalt een aantal artiesten plus logistieke en organisatorische activiteiten. Bavaria zorgt voor inrichting van de tent, toiletten en een deel van de verwarmingskosten. Tevens neemt de brouwer de managementfee voor haar rekening. De FEC organiseert en voert uit en ontvangt daarvoor een bijdrage uit de opbrengst van de horeca. Overleg over de hoogte daarvan vindt nog plaats. De totaalorganisatie en de coordinatie wordt opgedragen aan bureau De Vlam uit Eindhoven. Dit bureau is verantwoordelijk voor de organisatie, de veiligheid en de vergunningen. (Vergunninghouder kan in overleg nog de FEC zijn). De positie van de gemeente (afdeling Binnenstadsmanagement en Communicatie en Stadspromotie) is adviserend en ondersteunend. Verwijzend naar de ervaringen van Carnaval 2001 kan erop worden vertrouwd dat er geen sprake is van een financieel risico. 6 Overige gevolgen van de aanpak De samenwerking met derden verbetert het imago van de gemeente Eindhoven naar alle deelnemende partijen. Tevens krijgt de stad een Carnavalsuitstraling. 7 Resultaten van overleg I inspraak Overleg heeft met instemming van alle bovengenoemde partijen geleid tot de basis waarop deze adviesnota tot stand is gekomen. 8 Communicatie De activiteiten zullen in DE UITBELLER naar de Eindhovense bevolking worden gecommuniceerd. Getracht wordt voor de festiviteiten de nationale media te interesseren.
Raadsbijlage nummer ra 9 Advisering raadscommissie(s) De commissie voor sociale en economische zaken hebben wij over dit voorstel gehoord. Haar positief advies ligt voor u ter inzage. Een ontwerpbesluit bieden wij u hierbij ter vaststelling aan. Burgemeester en wethouders van Eindhoven, R. Welschen, burgemeester. C. Tetteroo, secretaris.
r %Z+g4 Raadsbijlage nummer r2 Besluit De raad van de gemeente Eindhoven; gezien het voorstel van burgemeester en wethouders van 22 januari 2002, nr. 12; gelet op het advies van de commissie voor sociale en economische zaken; besluit: 1 In te stemmen met het beschikbaar stellen van de tent op de Markt en ondersteuning van het Gemintefist en de publiciteit, uitgaand van een maximale financiele inspanning van < 36.302,ÃćâĆňâĂİ (f 79.999,08); 2 de budgettaire consequenties voor 2002 ad < 36.302,ÃćâĆňâĂİ (f 79.999,08) ten laste te brengen van de saldireserve en hiervoor de begrotingswijziging 2002 aan de raad aan te bieden. Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van 4 februari 2002. R. Welschen, voorzitter. C. Tetteroo, secretaris. EN01063421