Opzet Draaiboek Symposium 20 Maart Versie van 19 oktober Datum 11 oktober Programma TITEL : Overgang VMBO-ROC Ondertitel:. Locatie Economisch College Maarssen, Pauwenkamp 152, 3607 GK Maarssen. Doelgroep Leerlingen van het Economisch College Maarssen. Communicatiedoelen Door vervolgopleidingen op het ROC vanuit diverse gezichtspunten te belichten, kunnen externe genodigden uit het (vervolg-)onderwijs, alumni en zeker leerlingen van het ECM, over het algemeen extra doordrongen raken van de moeilijkheden van de overgang van VMBO naar ROC. Alumni worden betrokken bij de activiteiten. Zij kunnen vertellen over de moeilijkheden die zij zelf hebben ervaren na hun aanvang van de vervolgstudie op het ROC. Samenwerking tussen alumni, vervolgonderwijsinstellingen en het ECM kan ten goede komen aan de een goede overgang van VMBO naar een vervolgopleiding op een ROC. Begroting Binnen toegekend budget door ECM-Directeur Hans Stollenwerck. Het bijna voltallig organiserende leerlingorganisatieteam
Taken (met deze kleur aangegeven betekent dat de betreffende taak is afgerond) Hoofdtaak Sub-taken door klaar Ceremoniemeester c.q. dagvoorzitter Bepalen of ceremoniemeester/dagvoorzitter nodig/handig is. Zo ja: Aanstellen inpraten over zijn/haar rol Khalid Oktober tot Maart Dagvoorzitter Khalid 20 Maart Gastheerschap Afspreken wie gastheerschap op zich neemt en wat dat inhoudt (denk aan zaken als: bij entree verwelkomen gasten, speciaal welkom VIP s; de hele dag stand by zijn voor iedereen, samen met beveiliging) Khalid Ontvangst sprekers e.d. Khalid 20 Maart Vergoeding/reiskosten/attenties voor sprekers & evt. vervoer/verblijf regelen Khalid tot Maart Plaatsen reserveren, kaartjes gereserveerd maken Khalid Maart Datum Symposium Afspreken datum en tijdsduur symposium inclusief ontvangst met koffie en borrel na. Meneer Staring Oktober De datum is geworden met goedvinden en goedkeuring van Meneer Stollenwerck, Directeur ECM: Donderdag 20 maart De datum is: 20 maart
Hoofdtaak Sub-taken door klaar Thema Symposium Vaststellen thema, aantal lezingen: Overgang VMBO-ROC.. Organisatieteam Meneer Bravo en Meneer Staring Voorzet ontwerp middagprogramma Meneer Bravo en Meneer Staring Vaststellen programma Organisatieteam Samen met Meneer Bravo en Meneer Staring
Hoofdtaak Sub-taken door klaar Financiën en Sponsoring: Afdeling Sponsoring Projectplan & begroting maken Soufyan & Yassine Vanaf Begroting definitief goedkeuren Soufyan en Yassine en Meneer Stollenwerck Januari of Februari Kosten regelen Soufyan & Yassine Vanaf Etc. Soufyan & Yassine Vanaf Financiën en Sponsoring: Afdeling Sponsoring Inventariseren mogelijke sponsors Contacten leggen en overleg regelen - Brief met globale opzet maken & verzending Bevestigingen sponsoring sturen met alle afspraken op schrift - -
Hoofdtaak Sub-taken door klaar Alumni = Oud leerlingen ECM Contact opnemen met oud leerlingen op verschillende ROC s Overleg met oud leerlingen van (de) verschillende ROC s Chaĭsa Uitnodigingen Verzendlijst externe genodigden opstellen (bijvoorbeeld oud leerlingen, Roc s die standjes willen verzorgen, sponsors,.) Meneer Bravo Vanaf Verzendlijst interne genodigden opstellen (bijvoorbeeld directeuren van andere NUOVO-scholen,.) Meneer Bravo Vanaf (1 e Uitnodiging = Aankondiging) Aankondiging, uitnodiging via.. 1 e aankondiging/uitnodiging tekst & vormgeving ontwerpen, regelen Drukproef 1 e uitnodiging, naar drukker Levering door drukker Enveloppen bestellen Verzending 1 e aankondiging/uitnodiging regelen Echte Uitnodiging Uitnodiging tekst & vormgeving ontwerpen, regelen Drukproef uitnodiging, naar drukker Levering door drukker
Hoofdtaak Sub-taken door klaar Enveloppen bestellen Verzending 2 e aankondiging/uitnodiging regelen Januari Website en Publiciteit: Afdeling Website Bepalen wat erop komt Stefan & Joey W Oktober- Website ontwerpen tekst & vormgeving Stefan & Joey W Oktober- Aanmelden via website Stefan & Joey W Oktober- Website beheer & voortdurende actualisatie informatie Stefan & Joey W Vanaf Oktober
Hoofdtaak Sub-taken door klaar Verslag van symposium + foto s op website Stefan & Joey W Maart Inschrijving Inschrijven deelnemers (~ genodigden) Meneer Bravo Vanaf eind december Regelmatig uitdraai maken deelnemerslijst Meneer Bravo Tot Maart Bevestiging deelname & plattegrond/routebeschrijving sturen Meneer Bravo Vanaf eind december Badges inkopen/maken Meneer Bravo Februari Uitreiken badges (& evt. opstapplaats vervoer) Meneer Bravo Maart Sprekers + Verhaalvertellers Inventariseren sprekers/verhaalvertellers Meneer Staring Contact opnemen met sprekers en verzoek om bijdrage te leveren Meneer Staring
Hoofdtaak Sub-taken door klaar Brieven maken: Khalid brief opstellen met globale opzet symposium bevestiging deelname programma meesturen vragen om samenvatting lezing of hele lezing voor symposiumboekje vragen welke technische middelen nodig spreeklocatie aangeven + plattegrond evt. bevestigen vergoeding hoe is vervoer geregeld (overnachting/verblijf) Verzenden brieven Meneer Staring Telefonisch contact sprekers voor puntjes op de i Meneer Staring Februari Eventueel zorgdragen voor wijzigingen & inpassen binnen programma & rekening houden met verhindering spreker (reserve/alternatieven achter de hand houden) Meneer Staring Eind januari Begin Februari Betaling vergoeding regelen Meneer Staring Februari Attenties Meneer Staring Maart Vervoer/overnachting/verblijf Meneer Staring Maart Presentaties Sheets/PP. Jeftah en Miquel Februari tot Maart
Hoofdtaak Sub-taken door klaar Overheadprojectie Jeftah en Miquel Februari tot Maart Computerpresentatie (beamer) via eigen of geleverde laptop (Powerpoint) Jeftah en Miquel Februari tot Maart Videoprojectie Jeftah en Miquel Februari tot Maart Diaprojectie Jeftah en Miquel Februari tot Maart Entertainment Muziek Stefan Vanaf tot 20 Maart
Theater e.d. Stefan Vanaf tot 20 Maart Overige nader in te vullen Stefan Vanaf tot 20 Maart Catering Overzicht van drank, koek, e.d., borrel Overzicht van gezamenlijk eten s middags (brood, beleg, fruit, drank, e.d.) Liesbeth, Cynthia, Shirleyn, Stacey Transport van alles + afvoer Liesbeth, Cynthia, Shirleyn, Stacey Maart Planning ombouwen ruimte/inrichting ruimte/karaf, glazen sprekers/extra meubilair/aankleding/drank sprekers/bloemen, attenties sprekers Liesbeth, Cynthia, Shirleyn, Stacey Januari
Ombouwen ruimte/inrichten Liesbeth, Cynthia, Shirleyn, Stacey Ochtend Maart Karaf/glazen sprekers Liesbeth, Cynthia, Shirleyn, Stacey Ochtend Maart Locatie Inventariseren locaties & aantal plaatsen per locatie Meneer Staring en
Locatie bezoeken (met ceremoniemeester) Meneer Staring en Khalid Reserveren, boeken zaalruimte Meneer Staring Schriftelijke bevestiging aan locatie (Afstemming inschrijvingen op locaties) Meneer Staring Techniek op locatie Organiseren middelen: technisch Inventarisatie technische hulpmiddelen (licht, geluid, presentatieapparatuur, e.d.) Controle kwaliteit en kwantiteit Microfoons (loop/vast) Opnameapparatuur Jeftah en Miquel Januarifebruari Meubilair, aankleding, voorzieningen op locatie Organiseren middelen: meubilair (evt. extra meubilair) Katheder/podiummeubilair/beamer (Forumtafel)/overige Mededelingenbord Aankleding Belmogelijkheden Gasten/receptieboek etc. & verdeling uitvoerende taken op dag van symposium Organiseren personele ondersteuning Jeftah en Miquel Eind januari Jeftah en Miquel
Planning, regelen inrichting locatie & verdeling uitvoerende taken op dag van symposium Jeftah en Miquel Januari Organiseren middelen: t.b.v. catering Servies e.d. Jeftah en Miquel Januari Organiseren middelen: t.b.v. sprekers Drank, bloemen, attentie & verdeling uitvoerende taken op dag van symposium Jeftah en Miquel Januari Stands op locatie Stands plan maken Aantal bepalen Standbemensing bepalen Inhoud stands bepalen en laten maken, verband met thema symposium (& mogelijkheid verkoop door vpk(-studenten) ontworpen ansichtkaarten, cd s e.d.) Opbouw- en afbouwtijden bepalen Aankleding bepalen Attenties standbemensing Bespreking met standbemensing houden Drank e.d. voor standbemensing regelen
Website en Publiciteit: Afdeling Publiciteit Publiciteitsplan (interne en externe publiciteit) maken Stefan & Joey W Contact opnemen met redactie wijkkrantjes + redacties van schoolkranten van de verschillende ROC s Stefan & Joey W Persbericht maken+media-advies Stefan & Joey W Januari Persbericht verzenden+uitnodiging Stefan & Joey W Persbalie inrichten/bemensen Stefan & Joey W Onbekend
Persmappen: inhoud bepalen en maken Stefan & Joey W tot Januari Afstemming woordvoerders regelen Stefan & Joey W Januari Eigen secretariaat/communicatie/ Informatiecentrum/telefooncentrales informeren Stefan & Joey W Januari Wijkkrantjes Stefan & Joey W Schoolkranten (deelnemende) ROC s Stefan & Joey W
Website en Publliciteit: Afdeling Publiciteit - drukwerk Folders, posters, publicatie inleidingen, etc. Samantha en Gūrsoy Novembrer tot Folder ontwerp tekst & vormgeving Samantha en Gūrsoy Drukproef folder Samantha en Gūrsoy Verspreiding van folders, aankondigingen op diverse locaties Samantha en Gūrsoy Vanaf januari Poster ontwerp tekst & vormgeving Samantha en Gūrsoy
Drukproef poster Samantha en Gūrsoy Verspreiding posters op diverse locaties Samantha en Gūrsoy Vanaf januari Publicatie inleidingen/lezingen Samantha en Gūrsoy Vanaf Januari Website en Publliciteit: Afdeling Foto/dvdreportage Fotograaf regelen Video/dvd-reportage regelen Foto s tbv. publicaties leveren aan redacties wijkkrantjes + redacties van schoolkranten van de verschillende ROC s Vanaf
Website en Publliciteit: Weggevers Congresmappen bestellen Meneer Staring Congresboekjes samenstellen Weggevers/aandenken kiezen en bestellen Januari Januari Bewegwijzering Bordjes regelen Maart Plattegrond maken Januari Vervoer Taxi s Bussen, etc. Beveiliging Bepalen of beveiliging nodig is Meneer Staring Zo ja: Meneer Staring Inhuren Vergoeding regelen Inpraten wat men, waar, wanneer moet doen Catering beveiliging regelen Brandpreventie Meneer Staring t/m Maart Parkeerbegeleiding Meneer Staring Februari t/m Maart Parkeervoorziening regelen Meneer Staring Februari t/m Maart EHBO Meneer Staring t/m Maart
(Vertalingen) (Schriftelijk materiaal vertalen Tolken inhuren Tolkenhokjes met voorzieningen Catering tolken Betaling tolken) Schoonmaak Organisatie schoonmaak Eventueel tussentijdse schoonmaak i.v.m. calamiteiten Meneer Stollenwerck Februari en Symposium dag 20 Maart Gehuurde ruimtes schoon Meneer Staring 21 Maart Evaluatie Symposium Schriftelijk evaluatieformulier tbv. deelnemers samenstellen Meneer Staring Maart Plan voor verspreiding, inleveren ingevulde formulieren & verwerking gegevens maken & uitvoeren Meneer Staring Maart Mondelinge evaluatie medewerkers organisatie, bijeenkomst plannen organisatieteam Vanaf Maart Verslag bevindingen met conclusies & aanbevelingen naar relevante betrokkenen organisatieteam April Draaiboek Regelmatig bijwerken en sturen naar Meneer Stollenwerck die het via Meneer Van Vondelen op de website laat zetten Meneer Staring Vanaf Oktober
Projectplan symposium opstellen & indienen bij directie ECM Meneer Staring Mei