Raadsvoorstel Portefeuillehouder Griffievoorstel Begrotingsprogramma 3 Bestuur en veiligheid 4 Bedrijfsvoering en dienstverlening b en w-vergadering agendapunt bijlage(n) ter inzage n.v.t. rol raad Ter besluitvorming informatieavond 6 oktober 2015 raadsvergadering 20 oktober 2015 soort document Raadsvoorstel en -besluit agendapunt agendapunt onderwerp Gebruik ibabs voor digitaal vergaderen raad. INHOUD VOORSTEL - Het gebruik van ibabs in te voeren voor de raad, college en DT van de gemeente Rheden vanaf 1-12-2015; - daaraan voorafgaand een maand met ibabs proef te draaien; - de klankbordgroep ICT aan de hand van de ervaringen in deze proefperiode mandaat te geven hoe ibabs, het openbare en besloten BIS moeten worden (her)ingericht; - de kosten van incidenteel 7.685,00 en structureel 13.400,00 te bekostigen uit de algemene middelen en mee te nemen in de Begroting 2016. 1 Waartoe is het voorstel gedaan? Het doorontwikkelen van het papierloos vergaderen door gebruik te maken van de vergaderapplicatie (app) ibabs. ibabs biedt de mogelijkheid om met 1 applicatie agenda s en vergaderstukken altijd bij de hand te hebben, aantekeningen te maken en die te delen met anderen. Daarnaast biedt de app verschillende mogelijkheden voor het delen van informatie die momenteel via het (besloten) BIS wordt ontsloten. Alvorens een definitief besluit zal een testgroep een maand lang op proef met ibabs werken. De klankbordgroep beslist op basis van de ervaringen in de testmaand hoe ibabs en het openbare en besloten BIS moeten worden (her)ingericht. Door middel van een separaat b&w-voorstel wordt de invoering van ibabs voor college en DT voorgelegd aan het college. De kosten hiervan zijn reeds meegenomen in dit voorstel. 2 Wat is de aanleiding? In de vergadering van 24 april 2012 heeft de raad besloten om over te gaan op papierloos vergaderen via tablets. De reden hiervoor was het toenmalige coalitieakkoord waarin een onderzoek was opgenomen om te bezien of digitale informatievoorziening aan de raad kon bijdragen aan een besparing op de papier-, print- en kopieerkosten en milieubelasting. Er is toen een raadswerkgroep aan de slag gegaan. Deze kwam tot de conclusie dat een structurele besparing op papier- en kopieerkosten van circa 9.000,00 haalbaar zou zijn. Daarnaast concludeerde de werkgroep dat de invoering van papierloos vergaderen veel voordelen zou hebben voor het raadswerk, waaronder: - gebruiksgemak van het raadplegen van stukken en raadsarchief vanaf 2009 op ieder gewenst moment; - verbetering en versnelling van informatievoorziening aan de raad en verlenging voorbereidingstijd; - verbeterde mogelijkheden voor interne communicatie tussen fracties en fractieleden; 1 15.84V
- de mogelijkheid tot het gebruik van social media voor het raadswerk; - het feit dat het college destijds al overgestapt was op papierloos vergaderen en hiermee positieve ervaringen heeft opgedaan. De informatievoorziening voor de raadsleden zoals die destijds in ingevoerd bestaat uit: een tablet (merk ipad van Apple), een openbare website met agenda s en vergaderstukken, een besloten website (www.rheden.nl/bis) met besloten stukken, diverse apps zoals Goodreader om documenten te lezen en bewerken en een voorziening voor het opnemen van de gemeenteraadsvergaderingen en het publiceren van de opgenomen vergaderingen (zowel live als een archief). Begin 2014 is de klankbordgroep ICT in het leven geroepen om de stand van zaken wat betreft het papierloos vergaderen te evalueren. De klankbordgroep bestaat uit de raadsleden Paul Akkerman, Sjir Hanssen, Henk Molenaar en Erik Roumen met ondersteuning vanuit het DT, de griffie, beheer, ICT en de Servicedesk. De klankbordgroep signaleerde dat het werken met hierboven genoemde ICT voorzieningen in de dagelijkse praktijk tot diverse problemen leidt. In januari en februari 2015 is daarom onder raadsleden en raadsvolgers een enquête gehouden rond het digitaal werken. De enquête ging over de volgende 3 onderwerpen: 1 Zijn de beoogde doelen van destijds (april 2012) rond het digitaal werken door raadsleden bereikt? 2 De tevredenheid van raadsleden over de aangeboden digitale voorzieningen. 3 De manier van werken met de digitale voorzieningen en suggesties die men daarbij heeft. De uitkomsten van de enquête ondersteunen 3 conclusies: 1 De destijds opgestelde doelen rond digitaal werken door de raadsleden zijn nog niet volledig bereikt, maar wij zijn wel op de goede weg; 2 De tevredenheid over de aangeboden digitale voorzieningen is overwegend positief. Er zijn een aantal onderwerpen die duidelijk slechter scoren. Deze dienen verbeterd te worden. Het gaat hierbij om de volgende punten: a Beschikbaarheid uitzendingen; b Gebruiksvriendelijkheid uitzendingen; c Combinatie van apps; d Gebruiksvriendelijkheid Docs-toGo app. 3 De uitkomsten van de enquête ondersteunen niet het totaal omgooien van de digitale informatievoorziening voor de raad (met de bijbehorende grote investeringen). Uit de enquête kwam naar voren dat de raad met name problemen ondervindt in de gebruiksvriendelijkheid van de combinatie van apps en de beschikbaarheid en gebruiksvriendelijkheid van de live uitzendingen. Ook het zoeken naar en terugvinden van raadsdocumenten moet beter. Over het gebruik van de ipad als device zijn de deelnemers positief. De klankbordgroep heeft hieruit geconcludeerd dat de ondersteuning voor het digitaal werken door de raad beter kan. Dit kan het best bereikt worden door een doorontwikkeling van de bestaande voorzieningen. Om de bovenstaande problemen te verhelpen stelt de klankbordgroep ICT voor om met een vergaderapp te gaan werken. Met een dergelijke app zijn de belangrijkste taken rond het digitaal vergaderen door raadsleden uit te voeren. Gewenste functionaliteiten van de app zijn: - Agenda en bijbehorende vergaderstukken per agendapunt op de ipad kunnen lezen. De vergaderstukken zijn in de app zichtbaar per agendapunt en worden met 1 klik geopend; - Agenda en stukken zijn vooraf te downloaden op de ipad zodat tijdens de vergadering de agenda en stukken altijd beschikbaar zijn. - De stukken staan in het BIS en de app moet deze stukken beschikbaar stellen zonder extra handelingen door de griffie (integratie met BIS). - Het kunnen maken van aantekeningen in de vergaderstukken en het opslaan daarvan; - Indien mogelijk het delen van de aantekeningen binnen de fractie. - Beter zoeken en terugvinden van raadsstukken. 2 15.84V
Op basis van de gewenste functionaliteit heeft de klankbordgroep een tweetal demo s gehad. Tijdens de demo s bleek dat de oplossing van ibabs het beste voldeed aan de gestelde eisen. 3 Wat is het bestaand beleid c.q. kader? Raadvoorstel Papierloos vergaderen (april 2012). 4 Wat willen wij bereiken? Met de invoering van ibabs wil de klankbordgroep ICT de gebruiksonvriendelijkheid die de raad ondervindt met het werken met de huidige ICT voorzieningen verhelpen. Groter gebruiksgemak gebruikers (raad) Het gebruik van de verschillende apps (GoodReader, DocsToGo, BIS) voor het openen, lezen en bewerken van vergaderstukken wordt door veel raadsleden als lastig ervaren. Met ibabs is er nog maar 1 app nodig om agenda en stukken te lezen en aantekeningen te maken. Met ibabs worden de agenda en stukken automatisch gedownload zodat vergaderstukken zowel online of offline altijd beschikbaar zijn. Naast de ipad kunnen de agenda en stukken ook met een PC of Mac worden gelezen. Stukken kunnen op verschillende manieren worden geannoteerd. De annotaties zijn persoonlijk te bewaren of vertrouwelijk binnen de fractie te delen. Videofragmenten van de live opnamen worden automatisch gekoppeld aan de agendapunten. Ook moties, amendementen en toezeggingen kunnen worden vastgelegd. Dit alles moet leiden tot een groter gebruiksgemak bij de raad. Groter gebruiksgemak beheer (tekstverwerking en griffie) Uit het navragen van referenties van andere gemeentes komt naar voren dat ibabs een gebruiksvriendelijk systeem is voor het invoeren van agenda s, het maken van besluitlijsten en registreren van actiepunten. Dit moet naar verwachting ook leiden tot een groter gebruiksgemak bij de afdeling tekstverwerking en griffie. 5 Wat gaan wij ervoor doen? Testperiode In de maand november zal een testperiode (proof of concept) plaatsvinden. Van de testgroep maken deel uit: de leden van de klankbordgroep ICT, de griffie, tekstverwerking, collegelid, gemeentesecretaris. In deze periode zullen de oude en nieuwe werkwijze naast elkaar gebruikt worden. De klankbordgroep beslist n.a.v. de ervaringen in de testperiode of de nieuwe werkwijze definitief wordt ingevoerd (waarschijnlijk per 1 december). (Her)inrichting openbare en besloten BIS Naast het gebruik van de vergaderapp als zodanig gaat de testgroep ook kijken naar de inrichting van het openbare en besloten BIS en met name of het zoeken en vinden van stukken verbeterd kan worden. ibabs biedt mogelijkheden om de functies van het besloten BIS (o.a. correspondentie inwoners, uitnodigingen, raadsbrieven, moties en amendementen) onder te brengen in de app. In de testperiode zal hiermee worden proefgedraaid. In de testperiode zal ook gekeken worden naar de werking van het openbare BIS (met name de live uitzendingen) en de efficiency van publiceren van agenda en stukken op het openbare BIS. Indien blijkt dat het beter en efficiënter is om dit via ibabs te doen zal hier voor gekozen worden. Voorwaarde is wel dat de informatie voor de inwoner juist, duidelijk en vindbaar is en dat de uitzendingen gekoppeld blijven aan de agenda. Een deel van de informatie op het huidige openbare BIS (o.a. samenstelling en werkzaamheden raad) kan niet worden ontsloten via ibabs. Hiervoor zal het openbare BIS in gebruik blijven. Dit leidt tot de volgende twee opties: 1 Het openbare BIS blijft gehandhaafd voor de algemene informatie over de raad. De agenda, vergaderstukken en de live uitzendingen worden in een apart venster via ibabs op het BIS getoond. In deze situatie blijft het BIS dezelfde informatie bevatten maar (deels) in een andere vormgeving. 3 15.84V
2 Het openbare BIS blijft in de huidige vorm en inhoud gehandhaafd. Om het dubbel invoeren van de agenda te voorkomen zal er een koppeling moeten worden gerealiseerd tussen GreenValley (leverancier BIS) en Ibabs. De klankbordgroep zal tijdens de testperiode beide varianten onderzoeken. Omdat het tijdens de testperiode niet mogelijk is om al een koppeling tussen ibabs en GreenValley en ibabs en CompanyWebcast te realiseren, kan alleen het publiceren via ibabs live worden getest. Over de werking van de koppelingen zullen referenties bij andere gemeenten worden opgevraagd. Aan de hand van de ervaringen tijdens de testperiode en de referenties zal de klankbordgroep een keuze maken over de inrichting van het BIS en ibabs. De raad zal hierover worden geïnformeerd. Uiteraard zal na de keuze van de definitieve oplossing deze eerst getest worden voordat het beschikbaar wordt gesteld aan onze inwoners. Training Bij de start van het gebruik van ibabs wordt een twee uur durende training in workshopvorm gegeven voor alle gebruikers van ibabs. 6 Wat gaat het kosten? EENMALIG Koppeling Company Webcast: 1.750,00 Koppeling CMS/BIS: 2.950,00 Opstart en training raad + college: 995,00 Training beheer: 995,00 Proefperiode: 995,00 TOTAAL: 7.685,00 STRUCTUREEL* 1 Licenties raad (50): 6.000,00 Licenties college & organisatie (20): 2.400,00 Beheer & ondersteuning ICT, ServiceDesk 5.000,00 (0,1 fte): TOTAAL: 13.400,00 * 1 kosten per jaar De structurele en incidentele kosten zullen in zijn totaliteit (raad en college) worden meegenomen in de Begroting 2016. 7 Wat zijn de risico s? De risico s van de nieuwe werkwijze kunnen zijn: - fouten door onbekendheid met de nieuwe werkwijze; - (met name in het begin) verzwaring van de werkzaamheden door onbekendheid met het nieuwe systeem; - regionaal worden er op het gebied van vergaderapps verschillende keuzes gemaakt. Omdat hier nog veel ontwikkeling in is laat de raad hier (voorlopig) zijn keuze nog niet van afhangen. Risico is dat bij een mogelijke toekomstige samenwerking met andere gemeentes er alsnog voor een andere applicatie moet worden gekozen. De risico s worden beperkt door de volgende maatregelen: - uitvoeren van een testperiode waardoor kinderziektes opgelost kunnen worden en ervaring opgedaan; - instructie voor de raad, de griffie en medewerkers tekstverwerking; - afspraken met de leverancier over beschikbaarheid. De leverancier heeft een groot aantal gemeenten als klant. Uit het navragen van referenties is gebleken dat de ervaringen positief zijn. 4 15.84V
8 Wat is het draagvlak voor dit voorstel? De vergaderapp ibabs is in juli 2015 gedemonstreerd aan de klankbordgroep ICT. Alle leden waren positief over de mogelijkheden. Geïnteresseerden vanuit de raad kunnen zich aanmelden om mee te doen met de testperiode. 9 Hoe en met wie wordt er gecommuniceerd? Na de testperiode zal de raad worden bericht over de definitieve startdatum en de verdere procedure omtrent de invoering van ibabs. Afhankelijk van de ervaringen in de testperiode zal het openbare en besloten BIS worden heringericht. De herinrichting van het besloten BIS betreft een interne aangelegenheid waarover de raad bijtijds zal worden geïnformeerd. De manier van communiceren is afhankelijk van de door de klankbordgroep ICT gekozen aanpassingen. Het aanpassen van het openbare BIS betreft naast een interne (raad, college en organisatie) ook een externe aangelegenheid (inwoners). De betrokkenen zullen tijdig op de hoogte worden gebracht. Het communicatieplan zal afhangen van de door de klankbordgroep ICT gekozen aanpassingen. 10 Wordt er een evaluatie uitgevoerd? Ja. Na de testperiode en na zes maanden werken met ibabs. De Steeg, 1 september 2015 Namens de klankbordgroep ICT, Paul Akkerman, Sjir Hanssen, Henk Molenaar en Erik Roumen 5 15.84V