KASSA S IN KAART Onderzoek onder leveranciers van POS-systemen ten behoeve van detaillisten in Nederland VERSLAG LEVERANCIERSBEZOEK Leverancier Didata Automatisering BV Gericht op Combipac pakket(configuratie) Datum bezoek 15-5-2009 Contactpersoon leverancier Onderzoeker Dialogic/GBNED Ger Vermeulen Glenn van Rijn
2. Leverancier en pakket algemeen: - Opbouw doelgroep pakket - Onderverdeeld gebruikersbestand Totaal aantal klanten: Ongeveer 150 winkels. Waarvan winkels in de branches: Met Combipac is Didata actief in de landbouwmechanisatie, tweewielerbranche (fietsen, bromfietsen/scooters, motoren) en de caravan- en aanhangerhandel. Waarvan in Nederland en/of het buitenland: Voornamelijk in Nederland actief, maar vanaf het einde van dit jaar ook actief in België via een dealer. - Meest onderscheidend pluspunt van dit pakket volgens klanten Combipac is een compleet winkelautomatiseringspakket, naast verkoop- en inkoopfunctionaliteit (met voorraadregistratie) en klantbeheermogelijkheden bevat het pakket ook financiële administratie en kan webshopfunctionaliteit geïntegreerd worden. Combipac is specifiek gericht op zowel de tweewielerbranche als de landbouwmechanisatie en caravanen aanhangerhandel. Denk hierbij aan het registreren van frame-/chassisnummers en kentekens, ondersteuning bij het afsluiten van fietsverzekeringen, een uitgebreide reparatie- en servicemodule (met werkplaatsadministratie) en registratie van inruilartikelen. - Aanvullende wensen / belangrijkste beperkingen pakket volgens klanten. Het gaat voornamelijk om specifieke klantwensen, wat betreft functionaliteit zijn er geen algemene wensen. Eind 2009 brengt Didata een update uit waarin het kassascherm verandert van de huidige DOS-omgeving naar een nieuwe Windows-omgeving, waarmee het hele pakket voorzien is van een grafische interface. De artikelregistratie, inkoop-, werkplaats- en reparatie-/serviceadministratie zijn op dit moment al voorzien van een grafische interface. Dan wordt ook een directe pinkoppeling ontwikkeld. 2
3. Aanschaf van het pakket: NEE Kosten voorbeeldcase Vraag Apparatuur (voor 5 jaar) (PC, kassalade, bonprinter, barcodescanner, klantendisplay) Software (voor 5 jaar) Implementatie (voor 5 jaar) Supportkosten per jaar Updatekosten per jaar Niet aanwezig Maar wel verwacht Vanaf 2.500,- voor de genoemde hardware Afhankelijk van de gekozen modules, maar voor een basisversie voor 1 gelijktijdige gebruiker geldt een prijs van ongeveer 1.700 (voor de basis, inkoop en voorraadmodule). 1 week 90,- per uur Datum kostenopgave 29 april 2009 Opgave door 15% van de licentiebedragen Inbegrepen bij supportkosten. G. Vermeulen - Eventuele overige uitleg prijsopbouw pakket Hardwareafname via Didata is niet verplicht, de hardware kan ook elders betrokken worden. Voor de Combipac software wordt éénmalig een startbedrag betaald, dat afhankelijk is van het aantal gelijktijdige gebruikers en de gekozen modules. Een instapversie van het pakket voor één gelijktijdige gebruiker met verkoop-, inkoop- en voorraadregistratie kost ongeveer 1.700. Daarnaast zijn modules als werkplaatsadministratie, financiële administratie, service- en reparatieregistratie en de webshop mogelijk tegen meerprijs. Implementatiekosten zijn afhankelijk van de gekozen modules, de kosten van dataconversie (mits van toepassing) en de wensen van de klant met betrekking tot bon-, factuur- en orderopmaak en overige instellingen. Ook speelt hierbij een rol of de winkelier zelf de hardware koopt of dit via Didata doet. Wat gebruikerstraining betreft kan men voor een basisversie van Combipac uitgaan van twee keer een halve dag training, à 720,-. Het afsluiten van een onderhoudscontract is niet verplicht, maar wordt wel aanbevolen. Met het afsluiten van een onderhoudscontract heeft de ondernemer recht op ondersteuning (telefonisch of per mail) en updates. Support- en updatekosten bedragen jaarlijks 15% van het startbedrag van de software. 3
4. Demonstratie algemene POS-functionaliteiten manier van betalen Scannen van barcodes aan de kassa Gezien. opzoeken artikelen vanuit kassascherm Op artikelcode (EAN, ISBN, Eigen) Gezien, het is mogelijk op artikelcode en op EAN-nummer te zoeken. Alle resultaten die de zoekterm bevatten worden weergegeven. Op omschrijving Gezien. Het is mogelijk op omschrijving te zoeken. Ook hierbij is het mogelijk een deel van de omschrijving in te voeren, zodat alle resultaten die de zoekterm bevatten in een lijst worden getoond. Op serienummer Het is aan de kassa niet mogelijk op serienummer te zoeken. In de backoffice kan dit wel. Het is wel mogelijk om eerst het artikel te zoeken en vervolgens de bijbehorende (op voorraad zijnde) serienummers in te zien. Zo kan ook direct op serienummer worden verkocht. Op SKU-niveau (Stock Keeping Unit niveau - Laagste voorraadhoudende eenheid, bijv. zwarte schoenen, merk ABC, model Y en maat 40) Het artikelniveau is de laagste voorraadhoudende eenheid waarop gezocht kan worden. Wel kunnen de beschikbare serienummers (framenummers/chassisnummers) worden getoond wanneer deze beschikbaar (en op voorraad) zijn voor een artikel. klanten Klant opzoeken op meerdere kenmerken Gezien. Het is mogelijk een klant te zoeken met behulp van een klantnummer, zoeksleutel (naar keuze op te geven door de ondernemer) of postcode. Ook hierbij worden automatisch alle resultaten getoond die de zoekterm bevatten (er wordt automatisch gezocht op een deel van de omschrijving). Vastleggen klantgegevens tijdens verkoop (tijdens verkoop nieuwe klant kunnen opnemen) Gezien, het is mogelijk tijdens de verkoop een nieuwe klant aan te maken en deze vervolgens te koppelen aan de actieve kassabon. Het is zowel mogelijk een nieuwe klant volledig op te nemen (inclusief op rekening functionaliteit), of versneld door alleen de NAW-gegevens op te geven. 4
kassaverkopen Verkoop op rekening via kassa Gezien, wanneer een klant beschikt over de juiste rechten kan hij/zij op rekening kopen (dit kan aangegeven worden op de klantenkaart, inclusief eventuele limiet). Openstaande posten worden bijgehouden. Facturen kunnen direct of achteraf geprint worden (ook verzamelfacturen over een bepaalde periode kunnen worden gemaakt). Het is voor klanten ook mogelijk openstaande rekeningen aan de kassa te voldoen. Daarnaast kunnen ook incasso-opdrachten gemaakt worden (wanneer de betreffende module is geactiveerd). loyaliteit Gesloten systemen (vanuit organisatie zelf) Het is mogelijk prijsafspraken vast te leggen voor individuele klanten of klantgroepen, en zowel op artikel- als op artikelgroepniveau. Er is geen spaarsysteem aanwezig. Ook kortingstaffels kunnen ingesteld worden. klantenkaart Identificatie o.b.v. barcode Het is mogelijk klanten te identificeren met behulp van een barcode op een klantenkaart. Dit werkt op dezelfde wijze als het scannen van een artikel. De pasjes zelf kunnen niet gemaakt worden met Combipac, maar kan de winkelier laten voordrukken. 5
klantorders+orders Orders vastleggen Gezien. Het is mogelijk klantorders aan te maken. Hiervoor dient men een klant te selecteren en daarna kan men artikelen toevoegen aan de klantbestelling. Van de order kan men vervolgens een pakbon printen. Bijhouden orderstatus klantorders (met eventueel bericht aan klant bij statuswijziging) Gezien. Orderstatus wordt bijgehouden. Klantorders worden meegenomen in het besteladvies. Wanneer levering van een leverancier wordt binnengeboekt waar artikelen in voorkomen die bestemd zijn voor een klant, krijgt de winkelier hiervan bericht. Deze kan vervolgens de klant inlichten (per mail via het systeem of per telefoon). Klantorder direct naar inkoop besteladvies Gezien, klantorders worden (wanneer het artikel niet meer voldoende op voorraad is) automatisch meegenomen in het besteladvies per leverancier. prijsopgaven Samenstellen prijsopgave (mag ook tijdelijke bon zijn) Gezien, het is mogelijk offertes te maken. Deze zijn gekoppeld aan een klant. Hierbij zijn artikelen toe te voegen (eventueel met kortingsregels) en kan men vrije tekst invoeren. Ook is een geldigheidsdatum toe te voegen. Wanneer een artikel met serie- of chassisnummer wordt geoffreerd, wordt het betreffende unieke artikel gereserveerd. Wanneer de winkelier het artikel dan aan een andere klant probeert te verkopen, krijgt de winkelier melding dat het artikel voorkomt in een actieve offerte (en kan bijvoorbeeld nagebeld worden). Historie prijsopgave opvragen Prijsopgaven blijven bewaard, ongeacht de vervaldatum, totdat de ondernemer ze handmatig annuleert. Status prijsopgaven bijhouden Gezien, prijsopgaven kunnen doorgezet worden naar een klantbestelling (met eventueel een leveranciersbestelling tot gevolg). 6
ruilen en retourname Autorisatie retouren Niet aanwezig. Nee Tegoedbon afdrukken bij retour Nee Het is mogelijk een creditnota te maken wanneer artikelen retour worden genomen. Het maken van een tegoedbon (welke een waarde vertegenwoordigt) is echter niet mogelijk. Opgave reden van betalen bij retourname Het is mogelijk een open tekst toe te voegen wanneer een artikel wordt verkocht of retour wordt genomen. Deze wordt zowel op de bon geprint, als bewaard bij de transactiegegevens in het systeem. Hier kan bijvoorbeeld een reden worden gespecificeerd wanneer een artikel retour wordt genomen, dit is echter niet verplicht. Ruilen mogelijk via kassa Gezien. Het is mogelijk om een artikel eerst in te nemen en vervolgens weer als artikel te verkopen. kassaverkopen Wachtstand kassa (andere klant eerst helpen) Nee, er is geen specifieke wachtstand aanwezig. Wel kan een kassabon als open bon worden opgeslagen wanneer er een klant aan is gekoppeld. Deze kan dan later weer worden opgeroepen om af te ronden (door de klant te zoeken, waarna de open bonnen van de betreffende klant worden getoond). Meerdere kassaschermen (meerdere medewerkers op 1 kassa) Het is mogelijk meerdere kassaschermen tegelijkertijd naast elkaar open te hebben. Aanwezige backoffice functies Onderhoud-, reparatie- en serviceadministratie Gezien. Er is een onderhoud-, reparatie- en serviceadministratie aanwezig. Het is hierbij zowel mogelijk onderhouds- en reparatieaanvragen te verwerken (op serienummer, met klachtomschrijving, klantkoppeling, begroot bedrag en additionele opmerkingen), als het bijhouden van de onderhouds- en reparatiediensten (gebruikte artikelen, aandachtspuntenlijst, geïnvesteerde arbeidsuren). Vervolgens kan ook aangegeven worden of het garantie betreft of kan er aan de kassa worden afgerekend (of op rekening). Ook kan worden aangegeven wanneer de volgende servicebeurt of keuring plaats dient te vinden (dit wordt ook bijgehouden in het systeem, zodat klanten tijdig bericht hierover kunnen krijgen via een automatisch gegenereerde mailing of per telefoon). Daarnaast is er ook een werkplaatsadministratie aanwezig, waar per personeelslid activiteiten ingeroosterd kunnen worden. 7
configuratie (rand)apparatuur Klantendisplay koppelen (zo ja, specificeren welke) Gezien. Het is mogelijk tweeregelige klantendisplays aan te sluiten. Barcodescanner koppelen (zo ja, specificeren welke) Gezien, het koppelen van diverse typen barcodescanners is mogelijk (ook draadloze modellen). Bonnenprinter koppelen (zo ja, specificeren welke) Gezien. Barcode-/etikettenprinter koppelen (zo ja, specificeren welke) Gezien. portable data terminals (pdt) Koppeling portable data terminals Gezien. Diverse PDTs kunnen aangesloten worden: de Datalogic Menor, Skorpio en Formula. De terminals kunnen gebruikt worden voor inventariseren, bestellen, verkopen en het inboeken van voorraad. De Skorpio draait een mobiele versie van Combipac, waar onder andere werkouders mee bijgehouden kunnen worden. volgen artikelen op voorraad Naar artikelgroep Gezien. Het is mogelijk de voorraad van artikelen te volgen op artikelgroepniveau (of meerdere groepen). 8
Naar artikel Gezien, het is mogelijk artikelen te volgen op voorraad. Ook zijn historische verkoopstatistieken inzichtelijk en is per artikel inzichtelijk wat de handelsvoorraad, de gereserveerde voorraad, het minimumvoorraadniveau en de bestelhoeveelheid is. Naar SKU (stock keeping unit, zoals per maat en/of kleur) Gezien. Op artikelniveau. Naar serienummers Gezien, per serienummer is de complete historie die is geregistreerd in de winkel inzichtelijk. Vanaf inkoop bij de leverancier, tot verkoop aan een klant, eventuele reparatie- en servicebeurten (met gebruikte onderdelen en verrichte werkzaamheden) en wederverkoop wanneer het betreffende artikel is ingeruild. artikelbeheer Verplichte artikelcombinatie Niet mogelijk. Wel kunnen er alternatieve (vervangende) artikelen worden vastgelegd, en kunnen er opties/accessoires worden vastgelegd per artikel. voorraadgegevens Instellen van minimale/maimale bestelniveau's (instelbaar per maand i.v.m. seizoensinvloeden) Gezien, het is mogelijk een minimumvoorraadniveau en de minimale afname vast te leggen per artikel. Het is vervolgens mogelijk een besteladvies te genereren op basis van omzetten (historische verkoopgegevens in dezelfde periode van voorgaande jaren) en op basis van minimale/maimale bestelniveaus. Minimum voorraad Gezien, een minimumvoorraadniveau is per artikel vast te leggen. Maimum voorraad Nee 9
voorraadinformatie Rapportage snellopers (zo ja, specificeren) Verwacht einde 2009 Verwacht einde 2009 Rapportage langzaamlopers Verwacht einde 2009 Verwacht einde 2009 verwerken inkooporders Orders elektronisch aanleveren aan leverancier of inkooporganisatie (aanleveren via EDI, internet of webservices) Gezien. Het is mogelijk elektronisch te bestellen bij een aantal leveranciers in de tweewieler-, landbouwmechanisatie- en aanhangerbranche. Het besteladvies wordt volgens de indeling die is overeengekomen met de leverancier automatisch via het internet verzonden naar de leverancier. Daarnaast is het ook mogelijk het besteladvies te printen, te faen of als bijlage (PDF) per mail te versturen. 10
5. Demonstratie branchespecifieke POS-functionaliteiten tweewielerbranche Verzekeringsdocumenten vervaardigen Gezien. Bij het verkopen van een tweewieler wordt automatisch gevraagd of er meteen een fietsverzekering moet worden afgesloten. Het is voor de winkelier mogelijk verzekeringen digitaal af te sluiten via een drietal verzekeraars: ENRA, Europolis en Unigarant. Met deze drie verzekeraars zijn reeds koppelingen voorhanden. In dit geval dient een formulier ingevuld te worden met de klant waarin diverse gegevens worden opgenomen over de klant en de fiets (framenummer, slotnummer, sleutelnummer en de vorm van verzekering en het aantal jaren). Servicebon vervaardigen Bij module service Gezien, het is mogelijk een servicebon te vervaardigen. Op de servicebon kunnen gebruikte artikelen en uitgevoerde werkzaamheden worden geregistreerd. Ook is een checklist/stappenplan op te nemen. Bij het afsluiten van een servicebon voor service/reparatie of keuring wordt gevraagd om een einddatum voor de volgende servicebeurt. Aan de hand van die datum kunnen klanten te zijner tijd worden herinnerd (via bellijst of mailing). Servicebeurten bijhouden Bij module service Gezien. Servicebeurten worden bijgehouden en kunnen bij het serienummer van de tweewieler (of chassisnummer van de aanhanger) worden geregistreerd. Ook vervolgafspraken kunnen worden geregistreerd (wanneer de volgende servicebeurt dient plaats te vinden). Verkopen op framenummer Gezien, tweewielers worden verkocht op framenummer (voor aanhangers en caravans kan het chassisnummer en waar nodig het kenteken ook worden geregistreerd). Per framenummer kan de gehele geschiedenis worden geregistreerd: van bestelling bij leverancier tot verkoop aan klant en daarna eventuele service- en reparatiebeurten. Framenummers worden ondergebracht in artikelen. Inruilen verwerken Gezien. Het is mogelijk inruilen te verwerken. Wanneer de fiets verkocht is door de winkel met Combipac kan het betreffende framenummer worden opgezocht en kan de inruil verwerkt worden (de fiets krijgt automatisch de status gebruikt ). Wanneer het framenummer onbekend is voor de winkel dient een nieuw artikel te worden aangemaakt en kan handmatig de status gebruikt worden toegevoegd. Werkplaatsprogramma Bij module werkplaats Gezien. Er is een werkplaatsprogramma aanwezig tegen meerprijs, waarbij op medewerkerniveau taken kunnen worden aangemaakt voor een bepaalde dag en tijdsperiode. Op deze manier kan een werkplaatsplanning worden gemaakt. De activiteiten per reparatie- of servicebeurt kunnen vervolgens worden gekoppeld aan de taak, en aan de reparatie- en serviceadministratie. Service aan huis registratie Bij module service Gezien, het is mogelijk een mobiele versie van de werkplaatsapplicatie te draaien op een PDA of laptop, waardoor de werkplaats en service- /reparatieadministratie mobiel te gebruiken is, inclusief registratie van gebruikte onderdelen en uitgevoerde werkzaamheden. Fietsplan registreren Dit is mogelijk via een offerte. Er is geen specifieke oplossing voor het registreren en uitvoeren van fietsplannen. 11
Reserve onderdelen Gezien, deze worden ondergebracht in het normale artikelbestand; ook vervangende artikelen (alternatieven) kunnen worden vastgelegd. 12
6. Demonstratie POS-functionaliteiten m.b.t. ketendigitalisering elektronisch uitwisselen inkoopgegevens Elektronisch bestellen (inkooporders doorzetten naar systeem van leverancier, zo ja, specificeren volgens welke standaards) Gezien. Het is mogelijk elektronisch te bestellen bij een aantal leveranciers in de tweewieler-, landbouwmechanisatie- en aanhangerbranche. Het besteladvies wordt volgens de indeling die is overeengekomen met de leverancier automatisch via het internet verzonden naar de leverancier. Daarnaast is het ook mogelijk het besteladvies te printen, te faen of als bijlage (PDF) per mail te versturen. goederenontvangst Ontvangst automatisch binnenboeken (op basis van inkooporder) Gezien, het is mogelijk geleverde bestellingen van leveranciers automatisch binnen te boeken op basis van de inkooporder. Hierbij kan de ondernemer afwijkingen aangeven mocht het geleverde aantal niet overeenkomen met het bestelde aantal. Tevens kan de ondernemer aangeven wat er gedaan moet worden met de manco s in het aantal geleverde artikelen (annuleren of opnieuw bestellen). Ontvangst via elektronische pakbon binnenboeken Gezien, een aantal leveranciers stuurt elektronische pakbonnen uit. Deze kan de ondernemer gebruiken voor het binnenboeken van voorraad. Hierbij kan de ondernemer afwijkingen aangeven mocht het vermelde aantal niet overeenkomen met het door de leverancier geleverde aantal. Tevens kan de ondernemer aangeven wat er gedaan moet worden met de manco s in het aantal geleverde artikelen (annuleren of opnieuw bestellen). openstaande posten administratie Autom. betalingen aan leveranciers (minimaal betalingsvoorstel en Bij module financieel opdrachten voor de bank t.b.v. telebankieren) Gezien, het is mogelijk betaalopdrachten en incasso-opdrachten klaar te zetten voor verwerking met een telebankierapplicatie (CLIOP03- bestanden). Elektronische bankafschriften verwerken (zowel inlezen als automatisch Bij module financieel afletteren van de elektronische bankafschriften). Gezien, het is mogelijk elektronische bankafschriften te verwerken en deze af te letteren op openstaande posten (facturen van leveranciers en facturen naar klanten). elektronisch uitwisselen inkoopgegevens Elektronisch factuur ontvangen (zo ja, specificeren) Nee, elektronische facturen kunnen niet ontvangen en verwerkt worden. Nee 13
Elektronisch artikelbestanden ontvangen (zo ja, specificeren) Gezien. Het is mogelijk een groot aantal artikelbestanden te importeren in Combipac. Didata stelt artikelbestanden van diverse leveranciers (in de tweewieler-, aanhanger- en landbouwmechanisatiebranche) beschikbaar. Deze kunnen door de ondernemer eenvoudig worden geïmporteerd in Combipac. Didata beheert de artikelbestanden, maar deze worden door leveranciers regelmatig geüpdate. Een overzicht met beschikbare artikelbestanden is beschikbaar op www.didata.org. elektronische uitwisseling artikelgegevens Import elektronische artikelmutaties leveranciers (zo ja, specificeren welke) Gezien. Het is mogelijk elektronische artikelmutaties te importeren. Oude waarden worden hierbij automatisch overschreven. elektronisch uitwisselen inkoopgegevens Wordt EAN-DAS ondersteund (EAN Data Alignment Service is een dienst waarmee elektronisch artikelgegevens tussen leveranciers en retailers worden uitgewisseld met als tussenschakel een centrale database) Dit wordt niet ondersteund. Nee elektronische uitwisseling artikelgegevens Eport artikelgegevens (zo ja, specificeren) Gezien. Het is mogelijk artikelgegevens te eporten naar Ecel-, TXT- en XML-bestanden. 14
elektronisch uitwisselen inkoopgegevens CBS Statistieken (Intrastat) Bij module financieel Het is mogelijk automatisch de ICL (Intercommunautaire Leveringen) aan te geven bij het CBS. voorraad filialen Voorraad filialen onderling raadplegen Bij module filialen Gezien. Het is mogelijk per artikel de voorraad in andere filialen en het magazijn van het filiaalbedrijf in te zien (en ook wat er in bestelling is bij de leverancier en wat er gereserveerd is voor klantbestellingen). voorraadgegevens Raadplegen voorraad centraal magazijn Bij module filialen Gezien. Het is mogelijk per artikel de voorraad in andere filialen en het magazijn van het filiaalbedrijf in te zien (en ook wat er in bestelling is bij de leverancier en wat er gereserveerd is voor klantbestellingen). interfiliaalverkeer Centraal artikelen/prijzen filialen Bij module filialen onderhouden (vanuit hoofdkantoor) Gezien, het is mogelijk centraal prijzen en artikelen te onderhouden vanuit een hoofdkantoor voor alle aangesloten filialen. In dit geval dient gebruikgemaakt te worden van een centrale database voor alle filialen; artikel- en prijsinformatie geldt in dit geval voor alle vestigingen (wel kunnen er aparte prijsafspraken/-lijnen worden opgesteld per filiaal). Wanneer elk filiaal een eigen database heeft, is centraal onderhouden van prijzen en artikelinformatie alleen mogelijk wanneer artikel- en prijsinformatie handmatig wordt uitgewisseld. Uitwisseling gegevens via directe Bij module filialen verbinding (WAN) Gezien, realtime via een VPN-verbinding naar een centrale database. Eventueel kan de database ook lokaal per kassa beschikbaar gemaakt worden, zodat bij uitval van de verbinding toch doorgewerkt kan worden. In dit geval worden, wanneer de internetverbinding weer beschikbaar is, alle data en transacties gesynchroniseerd met de centrale database. 15