GensDataPro hoe en wat - 10. In een serie artikelen besteden we aandacht aan onderdelen van GensDataPro waarover regelmatig vragen worden gesteld aan de medewerkers van de helpdesk. Overbrengen van gegevens uit Aldfaer naar GensDataPro, inclusief foto s, bronnen en objecten. Sinds wij in mei 1973 in een nieuwe wijk in Oudkarspel zijn komen wonen, hebben wij vriendschap met een gezin even verderop in de straat. Wij pasten op elkaars kinderen en de kinderen gingen naar dezelfde school, etc. Zoals het hoort, help je vrienden als er problemen zijn. In dit geval is hulp nodig bij de opslag en verwerking van genealogische gegevens. Onze vriend heeft, omdat zijn schoonzus ook dit programma gebruikt, zijn gegevens in Aldfaer gezet, zo n 12275 personen met de nodige scans, foto s etc. (ca. 1500 stuks, 860 MB). Het probleem was dat bij de parenteel-uitvoer vanaf zijn stamvader (met alle informatie) het helemaal mis ging: de computer liep volledig vast terwijl er toch genoeg RAM in zat. Van het forum werd geen nuttige informatie verkregen om dit op te lossen. Bij bestudering van het verloop van de aanmaak blijkt dat er één groot HTML-bestand gemaakt wordt, vandaar waarschijnlijk de vastloper. Hulp werd door mij aangeboden om via gedcom alles over te zetten naar GensDataPro om dan te zien hoe het een en ander daar verloopt. Eerder onderzoek leverde de informatie dat in Aldfaer geen dossier aangemaakt wordt, maar dat de foto s en scans in de map Materiaal zitten. Ook is het zo dat een bron aan een persoon gekoppeld is en niet zoals bij GDP een persoon aan een bron; wij zullen dan ook regelmatig dezelfde bronnen tegenkomen. De aanpak bestaat uit vier stappen: 1 Gedcom-bestand in Aldfaer maken en opslaan op stick, 2 Map Materiaal (met foto s/scans) overzetten met behulp van de Verkenner, 3 Gedcom-bestand inlezen in GensDataPro, 4 Foto s en scans uitpakken en in persoonskaarten zichtbaar maken. 1 Gedcom-bestand in Aldfaer maken en opslaan op stick: Van de gegevens in Aldfaer een gedcom-bestand met bv. de naam AlleNaamgenoten.ged maken en deze op een geheugenstick opslaan. Noot: de tussenliggende schermen zijn weggelaten! Na het maken van het gedcom-bestand kan Aldfaer gesloten worden door op OK te klkkken. GedCom inlezen in GDP pag 1 van 6
2 Map Materiaal (met foto s/scans) overzetten met behulp van de Verkenner. Klik met de rechtermuisknop op Start -> Verkennen -> Program Files -> Aldfaer en kopieer de map Materiaal naar de geheugenstick. Op de stick staat nu een map Aldfaer_GDP_gedcom met het GedCom-bestand en een map Materiaal. 3 Gedcom-bestand inlezen in GDP. GensDataPro (in dit geval versie 2.8) starten en via Bestand kiezen voor Open Gedcom bestand en in het scherm Openen GedCom bestand het pad naar het te openen gedcombestand op de geheugenstick opgeven en op Openen klikken. Na Openen verschijnt er informatie over het gedcom-bestand met de mogelijkheid om het inlezen te beïnvloeden door het zetten van een aantal vinkjes. Is hier niet nodig! We klikken op OK en in een nieuw scherm kunnen we het verloop van het inlezen volgen: Klikken in het scherm Mededeling op OK en in het volgende scherm eveneens op OK en in het dan verschijnende scherm op de knop Klaar. GedCom inlezen in GDP pag 2 van 6
na Klaar volgt een log over het inlezen. Desgewenst is dit logbestand op te slaan. We sluiten het scherm weer door te klikken op het rode kruisje. Nu het ingelezen bestand opslaan door bv. op de diskette-knop te klikken. Na eventueel veranderen van de naam van de bestandenset klikken op Opslaan. In stap 4 gaan we de foto s en scans nog uit de opmerking-velden halen en in een dossier opbergen. GedCom inlezen in GDP pag 3 van 6
4 Foto s en scans uitpakken en in persoonskaarten zichtbaar maken. Het is bij inlezen in GDP zo dat als het programma een gegeven niet in een rubriek kwijt kan, dit wordt opgeborgen in de rubriek Opmerkingen, zo ook de foto s en scans. Open het bestand AlleNaamgenoten. Kies nu in Bestand voor Importeer foto s (uit opmerkingen) en geef de locatie van de foto s (hier op H: (geheugenstick) Materiaal). Klik op OK en er komt een vraag over thumbnails (zijn verkleinde, grove afbeeldingen). Wij willen natuurlijk de oorspronkelijke foto in het dossier dus kiezen we voor NEE. GedCom inlezen in GDP pag 4 van 6
In het volgende scherm klikken op OK. Tijdens het proces loopt er een voortgangsindicator. Het kan voorkomen dat er zoveel informatie moet worden verwerkt dat het werkgeheugen van de computer volloopt. Met het rode kruis (rechtsboven) het proces stoppen en nogmaals deze actie starten, eventueel meerdere keren, tot het procesverloop zeer snel gaat. Als alles verplaatst is, verschijnt bij de personen die daarvoor in aanmerking komen, een (dossier)- enveloppe in plaats van een foto. Dit komt omdat er nog geen zogenaamde thumbnails (verkleinde voorstellingen) gemaakt zijn. Dit kan natuurlijk per persoon gedaan worden maar kan ook na het maken (of verversen) van een dossiertabel (via Dossier-handelingen) in één keer gedaan worden Tijdens het maken van de thumbnails verschijnt een voortgangsindicator en na afloop volgt het scherm Dossiertabel waarin is te zien welke thumbnails er gemaakt zijn GedCom inlezen in GDP pag 5 van 6
Bij de persoonskaart van de voorbeeldpersoon (5334) staat nu één van de foto s op de persoonskaart. Door op die foto te klikken wordt het dossier geopend en kunnen we zien welke foto s allemaal aan deze persoon gekoppeld zijn. Wanneer we een andere foto op de persoonskaart in beeld en in de uitvoer willen hebben, klikken we op de gewenste foto en zetten onder in het scherm het vinkje aan voor Pasfoto. Opgemerkt dient te worden dat in het vakje Figuurtekst het oorspronkelijke nummer uit Aldfaer staat. Opmerking: Omdat iedere gedcom-invoeging gecontroleerd moet worden of er mogelijk aanpassingen nodig zijn, kan dit vakje Figuurtekst geschoond worden als alle gegevens gecontroleerd zijn en de juiste foto gekozen is. U kunt dit in 1 keer doen door via Opties te kiezen voor Vul figuurtekst in voor huidige selectie. U vult dan in het scherm niets in maar klikt meteen op OK. Nadat u het linker venster heeft ververst ziet u dat alle inhoud in de figuurtekst-velden is verdwenen. A.J. Biesbroek, 17 februari 2011, Oudkarspel. GedCom inlezen in GDP pag 6 van 6