Toetsboek HWBP-2 Contactmomenten Datum Januari 2015 Status Definitief Versie 3.0
2
Colofon Uitgegeven door Hoogwaterbeschermingsprogramma 2 Informatie Gijsbert Kant Uitgevoerd door Robert Jan Messemaeckers Van de Graaf, Leonie de Jong, Leontien Gorter, Gijsbert Kant, Jeroen Moonen, Bart Budding, Johan Offermans Opmaak Datum Januari 2015 Status Definitief Versienummer 3.0 Wijzigingen ten opzichte van versie 1.0: - Toetsproces herschreven - Toetsoptiek en Samenvattend Toetsverslag toegevoegd - Eerste opmerkingen uit werkervaringen toegevoegd. - Collegiale Toets GPO verwerkt - VTW procedure toegevoegd Wijzigingen ten opzichte van versie 2.0: - Verwerken werkwijze en format STV cf. MT besluit 11-dec-2014
Lijst met gebruikte samenvattingen (ook in Toetsmatrix) SCB GS SSK PPI PP RvS RO EMVI OG ON NGE VSE VSP NWO VTA VTM POS K&L MER MKBA VKA EHS PIB HWBP-2 UAV-GC RAW STV ENW WTI Systeemgerichte ContractBeheersing Gedeputeerde Staten Standaard Systematiek Kostenramingen Project Planning Infrastructuur ProjectPlan Raad van State Ruimtelijke Ordening Economisch Meest Voordelige Inschrijving OpdrachtGever OpdrachtNemer Niet Gesprongen Explosieven VraagSpecificatie Eisen VraagSpecificatie Proces Niet-Waterkerende Objecten Voorstel Tot Aanname Voorstel tot Meenemen Project OvereenkomSt Kabels en Leidingen Milieu Effect Rapportage Maatschappelijke Kosten / Baten Analyse VoorKeurs Alternatief Ecologische Hoofdstructuur Project InformatieBlad Tweede HoogWater Beschermings Programma Uniforme Administratieve Voorwaarden Geïntegreerde Contracten Rationalisatie en Automatisering Grond-, Water- en Wegenbouw Samenvattend Toets Verslag Expertise Netwerk Waterveiligheid Wettelijk Toets Instrumentarium Pagina 4 van 23
Inhoud 1. Inleiding 7 1.1 Leeswijzer en opzet toetsboek 7 2. Basis Informatie en Context 8 2.1 Organisatie en Kernteams 8 2.2 Welke fasen kent mijn project? 9 2.2.1 C- momenten bij RAW aanbesteden 9 2.2.2 Contactmomenten bij UAV-GC Aanbesteden 10 3. Toetsen als onderdeel van C-momenten 12 3.1 Kader 12 3.2 Toets - Spoorboekje 12 3.3 Toets - Inhoud 13 3.4 Toets - Proces 14 3.5 Toets - Resultaat 15 3.5 Toetsen bij VTW 15 Bijlage 1 Definitie Sober, Robuust en Doelmatig 17 Bijlage 2 Format Samenvattend Toets Verslag 21 Bijlage 3 Toetsmatrix 23 Pagina 5 van 23
Pagina 6 van 23
1. Inleiding Voor u ligt het Toetsboek van Het tweede Hoogwaterbeschermingsprogramma (HWBP-2). Dit boek heeft als doel om het proces te definiëren van het toetsen en omschrijft hoe het programmabureau HWBP-2 als voorspelbare partner hierin wil optreden. Om Nederland duurzaam te beschermen tegen overstromingen toetsen beheerders van de primaire waterkeringen regelmatig of deze keringen voldoen aan de vigerende wettelijke veiligheidsnormen. De maatregelen die de beheerders moeten treffen om de in de eerste 2 toetsronden afgekeurde keringen weer aan de veiligheidsnormen te laten voldoen zijn in het HWBP-2 geplaatst. De projecten binnen het HWBP-2 worden gerealiseerd door de beheerders van de primaire waterkeringen. Het rijk is verantwoordelijk voor het proces van subsidiering van deze maatregelen. Het Programmabureau HWBP-2, als vertegenwoordiger van het rijk, is verantwoordelijk voor het behalen van de programmadoelstellingen binnen de kaders van de subsidieregeling. Het HWBP-2 toetst daartoe de uitwerking en realisatie van de maatregelen aan de subsidieregeling 1. De definitie van wat sober, robuust en doelmatig is, is hierin een belangrijk onderdeel. Het voldoen aan de subsidieregeling is voorwaardelijk voor de financiering van projecten. Het programmabureau werkt verder voortdurend aan om de beheersing binnen het programma te verbeteren. Het programmabureau ondersteunt de beheerders daarom bij de realisatie van de projecten. Het doel van het uitvoeren van toetsen is te verifiëren of de projecten worden voorbereid en uitgevoerd conform de vastgestelde kaders en eventueel nadere afspraken. Het programmabureau gebruikt verschillende toetsen om te verifiëren of de projecten voldoen aan het gestelde kader van de Waterwet, de subsidieregeling en de afspraken zoals die zijn vastgelegd in de baseline van individuele projecten (dat wil zeggen in het meest recente goedgekeurde scopeformulier of intentieverklaring). Welke toetsen worden uitgevoerd hangt af van het specifieke project, het risicodossier daarvan, de fase waarin het project zich bevindt en andere project specifieke omstandigheden Voorliggend toetsboek en toetsmatrix (Bijlage 3) vloeien voort uit en passen binnen de kaders van het Programmaplan HWBP-2 van 1 maart 2013. Hoe de verhoudingen en verantwoordelijkheden verdeeld zijn tussen programmabureau en beheerders is hierin opgenomen. 1.1 Leeswijzer en opzet toetsboek Voorliggend document geeft de onderbouwing en een toelichting bij de toetsmatrix. In deze matrix is overzichtelijk weergegeven welke vragen per discipline, per toetsmoment centraal kunnen staan. Ook is de wijze van toetsen, het kader en de scoren opgenomen. Hoofdstuk 2 richt zich op de uitleg van de organisatie en de werkwijze van de kernteams. In hoofdstuk 3 is de Toets met het beoordelingskader terug te vinden. Tevens is hier de uitleg over hulpmiddelen als de Toetsmatrix opgenomen. 1 Regeling bijzondere subsidies waterkeren en waterbeheren, Delen A, B en C, januari 2012 Pagina 7 van 23
2. Basis Informatie en Context 2.1 Organisatie en Kernteams De basis voor de aansturing van het programma wordt gevormd door het Programmaplan. Hieronder staat schematisch de inrichting weergegeven. Figuur 1 Dit schema geeft de relatie weer tussen de verantwoordelijkheden vanuit beheerder, project en programma. Het helgroene deel is dat deel waar de productie/projecten plaats vinden. Vanuit het oranje deel aan de linkerkant (programma)en het blauwe deel aan de rechterzijde (beheerder) wordt de organisatie en besluitvorming van de projecten gevoed en begeleid. Het HWBP-2 werkt met behulp van zogenaamde kernteams. De taakverdeling in de kernteams staat in onderstaand schema weergegeven. Kernteam Robuust Projectbegeleiding - Markt en aanbesteding - Communicatie en omgeving - Organisatie Sober Figuur 2 Beheersing - Tijd - Geld - Risico - Kwaliteit Integraal toetsen en faciliteren Doelmatig Techniek - Ontwerp en realisatie - Technische conditionering - RO / vergunningen - Uitvoerbaarheid - Vastgoed Pagina 8 van 23
De werkwijze met kernteams heeft primair tot doel om verrassingen bij contactmomenten te voorkomen. Vanuit de eigen expertise is door Techniek, Beheersing en Begeleiding een rol om het proces van de ontwikkeling van de producten zo te volgen en van input te voorzien, dat het contactmoment soepel verloopt. Door in het proces van de ontwikkeling van planproducten betrokken te zijn kunnen opmerkingen en suggesties direct meegewogen en eventueel opgenomen worden, waardoor de kwaliteit van de producten bij oplevering voor een toets aanzienlijk hoger is. Het doel van het uitvoeren van toetsen is te verifiëren of de projecten worden voorbereid en uitgevoerd conform de vastgestelde kaders en vastgestelde werkafspraken. 2.2 Welke fasen kent mijn project? Binnen de projecten zijn de verschillende fases op te knippen, de zgn. contactfasen/contactmomenten. Deze momenten zijn opgenomen in de subsidieregeling. De stappen van de contactmomenten zijn deels afhankelijk van de keuze in marktbenadering. Voor diverse projecten wordt gekozen voor een UAV-GC contract. Dit vraagt om een aangepast toetsschema en afwijkende contact momenten. Hierdoor valt het toetsproces in 2 trajecten uiteen: Traditioneel (RAW) of UAV-GC Als startpunt geldt dan elk contactmoment wordt onderbouwd met kwantitatief en kwalitatief adequate documentatie. 2.2.1 C- momenten bij RAW aanbesteden Contactmoment 1 PIB (Startnotitie) Dit contactmoment vindt plaats wanneer de Notitie Reikwijdte en Detailniveau (voorheen Startnotitie MER) in concept is opgesteld. Bij dit contactmoment gaat het erom dat wordt vastgesteld dat de juiste ontwerpopgave en de juiste uitgangspunten worden gehanteerd en of het palet aan principeoplossingen ook een oplossing bevat die later als sober, doelmatig en robuust aangemerkt kan worden. Contactmoment 2 Keuze VKA Doel van dit contactmoment is om te bepalen welke ontwerpvarianten bestaan en hoe de afweging heeft plaatsgevonden die tot het voorkeursalternatief heeft geleid. Het rijk toetst of het voorkeursalternatief als sober, doelmatig en robuust aangemerkt kan worden. Indien ook andere belangen dan het veiligheidsbelang een plaats hebben gekregen in het voorkeursalternatief toetst het HWBP-2 welk deel van de te maken kosten aan veiligheid is toe te rekenen en voor subsidie in aanmerking komt. Contactmoment 3a Ontwerp Projectplan Bij dit contactmoment wordt het concept projectplan (voorheen: (concept) dijkversterkingsplan) getoetst op de criteria sober, doelmatig en robuust. Bij dit contactmoment wordt bepaald welk deel van de te maken kosten gerelateerd is aan de veiligheidsopgave en derhalve voor subsidie in aanmerking komt. Contactmoment C3b Subsidieaanvraag, gunning Nadat het projectplan door de provincie is goedgekeurd kan het waterschap een subsidieaanvraag indienen. Het ministerie van Infrastructuur en Milieu geeft naar aanleiding van de Pagina 9 van 23
subsidieaanvraag een voorlopige beschikking af die als grondslag dient voor de uitbetaling van voorlopige subsidies aan de beheerder. Contactmoment 4 Contractfase (Voorbereiden markt & aanbesteding) Dit contactmoment dient om aan de hand van de opgestelde markt-uitvraag dan wel het opgestelde bestek (in geval van RAW) te bepalen welke aanbestedingsrisico s bestaan en welke maatregelen kunnen worden getroffen om deze te reduceren of te voorkomen. Verder is van belang dat het bestek conform het vastgestelde projectplan is uitgevraagd. Contactmoment 5 Realisatie Tijdens de realisatie van projecten wordt door middel van rapportages (van de beheerder aan het HWBP-2) en de jaarverantwoordingen de gerealiseerde en geplande voortgang gevolgd. Indien de realisatie daartoe aanleiding geeft, volgt een contactmoment 5 teneinde dreigende realisatierisico s te reduceren of voorkomen. Het betreft in feite een toets of het project voldoende beheerst wordt uitgevoerd. Daarnaast dient de toets om te voorkomen dat de beheerder bij de eindafrekening voor verrassingen komt te staan betreffende de subsidiabiliteit van het uitgevoerde werk. Contactmoment 6 Oplevering Zodra het project is afgerond, toont de beheerder aan dat de in het formeel goedgekeurde projectplan beschreven aanpassingen aan de hoogwaterkering zijn gerealiseerd waarmee invulling wordt gegeven aan de doelstelling van de waterwet binnen de kaders van de subsidieregeling. Vervolgens wordt de eindafrekening wordt opgesteld waarbij de verstrekte voorlopige subsidies worden verrekend met de werkelijk gemaakte kosten. Ook wordt dan de subsidiebeschikking definitief vastgesteld. 2.2.2 Contactmomenten bij UAV-GC Aanbesteden Door het verschil in contractmomenten en het moment waarop deze opgesteld worden tussen UAV-GC en RAW is er een andere volgorde van contactmomenten. Bij traditioneel aanbesteden werd na het projectplan de voorbereiding aanbesteed en het ontwerp afgemaakt. Nu wordt eerst een marktstrategie opgesteld om vervolgens middels functionele specificaties en proces de markt te benaderen. Deze benadering kan zowel Design & Construct zijn als Engineering & Construct. Bij de laatste variant maakt de opdrachtgever zelf een referentieontwerp. Contactmoment C1 is identiek. Contactmoment 2 Keuze VKA Naast het bovenstaande proces wordt gevraagd om een marktbenaderingsstrategie. Tussen contactmomenten 2 en 3a levert de beheerder het concept inkoopplan op. Dit wordt niet formeel getoetst in deze fase, maar door het nu op te leveren voorkomt men verrassingen in een later stadium. Contactmoment 3a Ontwerp Projectplan Bij het contactmoment C3a levert de beheerder ook het definitief inkoopplan op. Aanvullend laat de beheerder de voortgang zien op de inmiddels concept contractstukken. Contactmoment C4a Contractfase (75% gereed) Op korte afstand van het C3a moment volgt C4a. Door de UAV-GC procedure loopt de C4 fase (marktbenadering) vooruit op de C3b fase. Pagina 10 van 23
Bij dit moment vraagt het HWBP-2 van de beheerder ongeveer een 75% versie van de contractstukken en het selectiedocument. Contactmoment C4b Contractfase (100% gereed) Hiertoe levert de beheerder alle contractstukken aan inclusief het inschrijvings- en beoordelingsdocument. Na dit contactmoment is de beheerder gereed om de stukken openbaar te maken. Contactmoment C3b (Subsidieaanvraag, gunning) Gelijk aan bovenstaand proces, echter vaak gekoppeld met de voorlopige gunning. Contactmoment 5 Realisatie: Tijdens de realisatie beoordeelt de beheerder volgens SCB systematiek of de opdrachtnemer voldoet aan de in het contract gestelde eisen. Gedurende de realisatie houden beheerder en PB zodanig contact dat verrassingen bij het C6 moment worden voorkomen. Het C5 moment kan worden gebruikt om markante momenten tijdens de realisatie formeel vast te leggen. Dit bijvoorbeeld de verificatie van het Definitief Ontwerp betreffen, belangrijke wijzigingen, keuringen of het Beheer en Instandhoudingsplan. Contactmoment 6 Oplevering Gelijk aan C6 RAW Oplevering Uitvoering Gunning Contract en Marktbenadering Contract en marktbenadering Ontwerp Projectplan Keuze VKA PIB RAW C1 C2 C3a C3b C4 C5 C6 UAV-GC C1 C2 C3a C4a C4b C3b C5 C6 C3b = Beschikking Pagina 11 van 23
3. Toetsen als onderdeel van C-momenten 3.1 Kader De beheerder is verantwoordelijk voor de voorbereiding en uitvoering van het project. Het programmabureau HWBP-2 kent subsidie toe aan (delen van) projecten die voldoen aan de eisen uit de subsidieregeling. Om tot een subsidiebesluit en -afwikkeling te komen doorlopen beheerder en programmabureau de contactmomenten zoals in voorgaand hoofdstuk aangegeven. Voor elk C-moment levert de beheerder stukken aan, het programmabureau beoordeelt deze. Per C-moment stelt het programmabureau vast of de inhoud van de stukken past bij de programmadoelstellingen en communiceert en bespreekt dit oordeel met de beheerder. Het doorlopen van de toets, qua proces en qua inhoud, wordt in de volgende paragrafen nader toegelicht mede aan de hand van de toetsmatrix en de toetsoptiek. 3.2 Toets - Spoorboekje De aanloop naar een C-moment is een proces dat in gezamenlijkheid tussen beheerder en HWBP-2 wordt doorlopen. Dit begint al direct na het afronden van het voorgaande C- moment. Door betrokken te zijn bij het opstellen van documenten, meedenken en werken in processen en door als toetser te adviseren worden wederzijdse verrassingen bij C- momenten zo veel mogelijk voorkomen. De planning van een dergelijk proces wordt uitgeschreven in een spoorboekje. Hierin staan de noodzakelijke stappen inclusief doorlooptijden en streefdata. Dit spoorboekje heeft tot doel om een compleet en voorspelbaar overzicht te bieden zodat aan weerszijden een transparante planning ontstaat. Het proces vraagt om het eerder ter beschikking komen van documenten. Het is niet nodig te wachten tot eindversies, concepten worden nu al meegelezen. Ook in de processen hier voorafgaand kan het HWBP-2 een ondersteunende rol spelen. Wanneer de documenten toets-gereed zijn volgt de belangrijke check op compleetheid. Hierbij is niet alleen belangrijk dat de set compleet is, maar dat de stukken onderling samenhangend zijn en dat het de meest recente dan wel vigerende versie is. HWBP-2 hecht veel waarde aan hoge kwaliteit van documenten, processen en de algehele projectinrichting. Van de beheerder wordt daarom een goede kwaliteitsborging gevraagd. Zodoende is het mogelijk om de toetsing op onderdelen middels de SCB systematiek uit te voeren. C-moment Plan Van Aanpak Producten Producten gereed Proces van Productontwikkeling Gezamenlijk oordeel C- moment Pagina 12 van 23
3.3 Toets - Inhoud De toets is erop gericht om te bepalen of wordt voldaan aan de subsidieregeling. Hiertoe wordt een oordeel opgesteld over het project. Bij het toetsproces wordt gebruik gemaakt van de Toetsmatrix, de Toetsoptiek en het Samenvattend Toetsverslag (STV). Een en ander is hieronder uitgelegd. Basis is de Toetsmatrix (Bijlage 3), waarin voor alle toets-momenten achtereenvolgens een opsomming is gegeven van: Hoofddoel en subdoel, In te dienen documenten, Thema s, Onderliggende (toets)vragen per thema. De hoofdvragen bij elke toets zijn: 1. voldoet het project aan de criteria Sober, Robuust en Doelmatig (Bijlage 1). a. Voldoet de maatregel aan het oplossen van de veiligheidsopgave? b. Is de maatregel vergunbaar en inpasbaar? c. Is de maatregel realistisch en uitvoerbaar? 2. is het project voldoende beheerst? a. Is de projectorganisatie gesteld voor de fase van het project? b. Zijn de planning en de raming voldoende stabiel? c. Zijn de risico s in beeld en worden deze voldoende beheerst? Om deze vragen te beantwoorden wordt een toets uitgevoerd aan de hand van de volgende zes thema s: 1. Techniek en uitvoering; 2. Conditionering; 3. Projectorganisatie; 4. Projectbeheersing; 5. Markt en aanbesteding; 6. Omgeving en communicatie. De vragen horend bij elk thema zijn opgenomen in de Toetsmatrix (Bijlage 3). De insteek van de Toetsmatrix is om de beheerder inzicht te verschaffen in de vragen die het HWBP-2 kan stellen. Hiermee wordt het gesprek inhoudelijk gefaciliteerd en ingericht. Hierin kunnen aanvullende vragen worden gesteld, de Toetsmatrix is niet uitputtend. Bij een C-moment wordt door het kernteam een oordeel gegeven op de hoofdvragen aan de hand van de zes thema s. Alle thema s worden door het kernteam op hoofdlijnen beoordeeld. Naar oordeel van het kernteam worden enkele geselecteerd met een verhoogd risico voor tijd, geld en kwaliteit (Toetsoptiek) waar de beoordeling met meer diepgang wordt uitgevoerd (risico gestuurd toetsen). De deelvragen per beoordelingsthema worden door het kernteam facultatief gebruikt. Door de toepassing van een toetsoptiek brengt het HWBP-2 focus. Direct na het voorgaande C-moment wordt deze focus aangebracht. De Toetsoptiek is weliswaar flexibel bij ontwikkelingen, maar geeft vooral aan waarop het HWBP-2 de aandacht wil leggen. Door dit met de beheerder te delen ontstaat een gedragen visie over de optiek. Pagina 13 van 23
Het resultaat van een beoordeling wordt opgenomen in het Samenvattend Toetsverslag (STV, Bijlage 2). Het STV is de basis voor afronden van het C-moment. 3.4 Toets - Proces De hoofdlijn van het toetsproces omvat, van Toetsoptiek tot formele C-brief, bestaat uit de volgende stappen: Toetsmatrix Toetsoptiek Toetsmatrix is de basis voor het opstellen van de Toetsoptiek. Kernteam bepaalt Toetsoptiek. Restpunten uit het voorgaande contactmoment maken deel uit van de Toetsoptiek Toets met focus volgens Toetsoptiek. Deeltoetsbevindingen op te nemen in de Reviewtabel. Reviewtabel wordt (ambtelijk) besproken, afgestemd en vastgesteld met het projectteam van de beheerder Reviewtabel Belangrijkste toetsresultaten of -bevindingen uit de Reviewtabel worden opgenomen in het Samenvattend Toetsverslag. Samenvattend Toetsverslag (STV, bijlage 2) Naar MT HWBP2: Oplegmemo + STV + reviewtabellen Naar Beheerder: C-brief + STV (m.u.v. C3b, zie N.B.1) N.B.1: Bij C3b wordt het STV niet met de beschikking meegezonden, maar met de volgende projectreferentiebrief. N.B.2: Het oplegmemo is een intern document. Het geeft de navolgbaarheid weer van het kernteamadvies. Tevens omvat het meer context waarin het advies is genomen. De C-brief omvat relevante delen van het oplegmemo en de (bestuurlijke) inhoud omtrent het C-besluit. Pagina 14 van 23
3.5 Toets - Resultaat Per beoordelingsthema geeft het kernteam een oordeel ten aanzien van het risicoprofiel. Hierbij wordt de volgende wijze van presenteren aangehouden (bijlage 2): Risicoprofiel passend bij complexiteit van het project Verhoogd risicoprofiel ten opzichte van de complexiteit van het project. Te hoog risicoprofiel ten opzichte van de complexiteit van het project. Tevens wordt in een samenvattende tekst de restpunten benoemd Per C-moment volgt, op basis van de themabeoordeling, een eindbeoordeling. De weergave hiervan is in de vorm van een stoplicht, waarbij de kleur het risicoprofiel aangeeft en ook in hoeverre er sprake is van restpunten ter verdere afwikkeling: Rood Geen afronding contactmoment. Onduidelijkheden, project voldoet niet aan subsidieregeling en/of risicoprofiel te hoog t.o.v. complexiteit van het project. Oranje Voorwaardelijke afronding contactmoment. Project voldoet onder voorwaarden aan subsidieregeling en/of verhoogd risicoprofiel t.o.v. complexiteit van het project. Groen Afronding Contactmoment. Project voldoet aan subsidieregeling, risicoprofiel passend bij complexiteit project. 3.5 Toetsen bij VTW Een VTW (Voorstel tot Wijziging) is een verzoek tot wijziging van een of meerdere projectreferenties voor de beheers aspecten scope (inclusief kwaliteit), tijd en geld. Een VTW wordt ingediend als de besluitvorming voor wijziging van een of meerdere projectreferentie niet kan wachten tot een regulier contactmoment. Basis voor de VTW is de vigerende projectreferentie. Een VTW wordt aangevraagd als de afwijking meer dan 20% is van de vigerende raming of beschikking, waarbij een minimum van 500.000,- geldt. Een VTW is ook nodig als de wijziging meer dan 10mln bedraagt ten opzicht van de vigerende raming. De toets bij een VTW vind plaats conform de beoordeling bij het voorliggende C-moment. De wijze van rapporteren is gelijk als bij een normale procedure. De rapportage vind plaats middels een samenvattend toetsverslag (STV) en een VTW-brief. Pagina 15 van 23
Pagina 16 van 23
Bijlage 1 Definitie Sober, Robuust en Doelmatig Kern van de subsidieregeling is dat om voor subsidie in aanmerking te komen, de maatregelen tbv de veiligheidsopgave sober, robuust en doelmatig worden uitgevoerd. Alle projecten worden daarom op dit criterium getoetst, in de opeenvolgende projectfases conform de C-momenten. In dit memo worden de definities van sober, robuust en doelmatig gegeven. Tevens wordt een toelichting gegeven als aanvullende handreiking. Doel van deze nota is het bieden een uitgangspunt voor de toetsing, en de gesprekken die daarbij worden gevoerd. Daarnaast kan overleg tussen betrokkenen nodig zijn om tot een eindoordeel te komen. Deze nota biedt een basis om deze gesprekken te voeren. Uitgangspunt voor de definities is de subsidieregeling (Regeling bijzondere subsidies waterkeren en waterbeheren). In de bijbehorende toelichting op de subsidieregeling is de volgende tekst opgenomen: Artikel 4, tweede lid, bevat de gronden voor de weigering van een subsidie. Een tweede grond om de subsidie te kunnen weigeren, is dat het ontwerp niet voldoet aan eisen van soberheid en doelmatigheid. Voor de bepaling wat sober en doelmatig is, wordt verwezen naar de ontwerpleidraden, bedoeld in artikel 5, eerste lid, van de Wwk. Omdat het tweede lid een zogenaamde kan- bepaling is, hoeft het oordeel dat een ontwerp bijvoorbeeld niet voldoende sober en doelmatig is, niet direct te leiden tot weigering van de subsidie, maar kan ook subsidie op grond van de bijgestelde raming die recht doet aan eisen van soberheid en doelmatigheid worden toegekend. Deze beoordelingsruimte voor de subsidieverlener geldt overigens voor alle in het tweede lid, genoemde weigeringsgronden. Hiermee is de basis voor de uitgangspunten eenduidig geformuleerd. Voor de bepaling wat sober en doelmatig is wordt verwezen naar de ontwerpleidraden. Deze bieden hierin houvast. In het programmaplan zijn de definities als volgt vastgesteld: Pagina 17 van 23
Programmaplan HWBP-2, Deel 2: afspraken voor de werkwijze, 1 maart 2013, Definitief, blz. 11 en 12: 4.2 Beoordeling op sober, robuust en doelmatig De ontwerpen die beheerders ter toetsing aan het programmabureau aanbieden worden beoordeeld op sober-, robuust- en doelmatigheid. Deze criteria zijn in de Basisrapportage als volgt beschreven: Sober Een maatregel dient louter gericht te zijn op de hoogwaterbescherming. De maatregelen die onderdeel uitmaken van het HWBP-2 hebben tot doel het veiligheidsniveau van de kering weer op orde te brengen. Hierbij wordt de kering ingepast in de omgeving. Eventuele aanvullende maatregelen, bijvoorbeeld gericht op het versterken van de ruimtelijke kwaliteit van de kering of het verbeteren van de lokale verkeerssituatie komen niet voor subsidie in aanmerking. De beheerder dient zelf, in overleg met regionale partners, voor de bekostiging van aanvullende wensen te zorgen *). Robuust Bij het ontwerp van de te treffen maatregelen dient rekening te worden gehouden met ontwikkelingen die zich naar verwachting in de toekomst voordoen, zoals onder andere zeespiegelstijging of een hogere rivierafvoer. Maatregelen aan dijken en dammen worden daarom ontworpen met een levensduur van 50 jaar, maatregelen aan kunstwerken met een levensduur van 100 jaar. Het ontwerp wordt daarbij gebaseerd op de huidige normen en vigerende leidraden. Uitgangspunt is dat wanneer de maatregel hieraan voldoet, er sprake is van een robuuste maatregel. Doelmatig Doelmatig houdt in dat de te leveren inspanningen en uitgaven om de opgave te realiseren daadwerkelijk bijdragen aan het behalen van het beoogde doel (voldoen aan de norm) en dat de kosten in verhouding staan tot de opbrengsten. *): De prioritaire zwakke schakels kust vormen een uitzondering op deze regel. Zie hiervoor de Basisrapportage paragraaf 2.1 De definities zijn kort en krachtig geformuleerd. Toch kunnen interpretatieverschillen voorkomen. Daarom is op basis van de evaring tot nu toe de volgende toelichting geformuleerd: Sober Met het op orde brengen van het veiligheidsniveau wordt de waterveiligheid bedoeld. Hieronder vallen de maatregelen die nodig zijn om de waterkering gedurende de planperiode integraal (dus voor alle faalmechanismen) te laten voldoen aan de norm. Maatregelen voor inpassing in de omgeving vallen alleen binnen de definitie als deze de bestaande waarden behouden. Mitigerende of compenserende maatregelen voor het behoud van waarden (functie of kwaliteit) zijn subsidiabel. Voorbeelden: Subsidiabel: Nu een landschappelijk wenselijk steil talud: na uitvoering ook landschappelijk wenselijk steil talud. Subsidiabel: Nu een landschappelijk steil talud, handhaven is niet mogelijk. Landschappelijke waarde compenseren door een duidelijke overgang dijk-voorland te creëren. Niet subsidiabel: Een aanvullende (inpassings-)maatregel zoals het versterken van de ruimtelijke kwaliteit van de kering of het verbeteren van de lokale verkeerssituatie. Pagina 18 van 23
Robuust Een ontwerp dat is gebaseerd op de huidige normen en vigerende leidraden is robuust. Hierbij wordt gewerkt met toeslagen voor vereiste sterkte en ontwerpbelastingen voor (on)voorziene omstandigheden en ontwikkelingen. Ten aanzien van vereiste sterkte zijn veel toeslagen in de ontwerpregels verwerkt. Het kan zijn dat voor een aantal faalmechanismen meer sterkte wordt verkregen dan in de regels voor reguliere toetsrondes. Ten aanzien van ontwerpbelastingen geldt dat er toeslagen worden meegenomen in de hydraulische belastingen. Deze toeslagen gelden niet voor reguliere toetsrondes. - Gezien de toekomstige uitbreidbaarheid van de waterkering geldt dat primair grondconstructies worden toegepast. Als deze niet inpasbaar blijken of gepaard gaan met hogere kosten komen constructies in beeld (zie onderstaand stroomschema, cf Leidraad Rivieren). - Voor constructies kan de toepassing van robuust tot oplossingen leiden die niet als Doelmatig zijn aan te merken. In deze gevallen wordt in samenwerking naar maatwerk gezocht, die wel als Doelmatig kan worden gekwalificeerd. Doelmatig Doelmatig is achteraf geen spijt krijgen van de gekozen maatregelen. Dit betekent dat er afgeweken kan worden van vigerende leidraden en technisch rapporten, als deze leiden tot een te conservatief en kostbaar ontwerp. Toepassen van nieuw ontwikkelde kennis kan dan optimalisatie van de maatregelen mogelijk maken. Hierover moeten altijd vooraf afspraken worden gemaakt tussen beheerder en programmabureau, ondersteund door een positief ENW advies en evt. een beleidsbesluit (RWS en/of DGRW). Anderzijds kan het ook zo zijn dat nog niet vastgestelde kennis er op korte termijn toe kan leiden dat een net versterkte waterkering weer wordt afgekeurd. Ook dan moeten vooraf projectspecifieke afspraken tussen programmabureau en beheerder gemaakt worden over het al dan niet hanteren van deze kennis (ook hier ondersteund door een positief ENW advies en evt. een beleidsbesluit. Voorbeelden van te conservatieve uitwerking bij hanteren vigerende kennis: reductie van corrosietoeslag damwanden in zoet water omgeving (positief ENW advies afgerond) reductie van corrosietoeslag damwanden in zout water omgeving (ENW advies in voorbereiding) verbeterde definitie van de sterkte van veen in de ondergrond, programma Dijken op Veen (onderzoek in uitvoering). Voorbeelden van situaties waarbij nieuwe kennis (WTI 2011, WTI2017) kan leiden tot hernieuwd afkeuren in de toetsing op korte of middellange termijn: o hanteren van de zoneringsregels macrostabiliteit uit vigerend technisch rapport o ontwerpen langsconstructies (zoals stabiliteitsschermen) met de Leidraad Kunstwerken (locatie specifiek uitgewerkt in een ontwerprichtlijn, met positief advies ENW) Pagina 19 van 23
Pagina 20 van 23
Bijlage 2 Format Samenvattend Toets Verslag Pagina 21 van 23
Pagina 22 van 23
Bijlage 3 Toetsmatrix In een werkversie van de Toetsmatrix wordt de Toetsmatrix, Toetsoptiek en STV gecombineerd (Format Toetsmatrix 2015). De Toetsmatrix is digitaal de beste leesbaar, of anders als print op A3 formaat. Pagina 23 van 23
TOETSMATRIX 31-07-2014 Fase van het Project C1 C2 C3a Toets PIB Keuze VKA Ontwerp Projectplan Hoofddoel Bepalen of wordt voldaan aan de subsidieregeling Bepalen of wordt voldaan aan de subsidieregeling Bepalen of wordt voldaan aan de subsidieregeling Is het sober, Robuust en Doelmatig? Is het sober, Robuust en Doelmatig? Is het sober, Robuust en Doelmatig? Is het project "in control"? Is het project "in control"? Is het project "in control"? Is voldoende herleidbaar en onderbouwd gewerkt? Is voldoende herleidbaar en onderbouwd gewerkt? Is voldoende herleidbaar en onderbouwd gewerkt? Fasespecifiek Doel Bepalen of het project voldoet aan de HWBP-2 eisen Bepalen of het VKA op een juiste integrale manier tot stand is gekomen Is het VKA in een deugdelijk PP vertaald en gesteld staat voor het vervolg Bepalen welk subsidiabel investeringsbudget nodig is In welke mate komt het VKA in aanmerking voor subsidie? Zijn alle elementen uit het PP subsidiabel? Zo niet, is het ontwerp wel Robuust en Doelmatig? Wat (producten) PIB Aanbiedingsbrief Aanbiedingsbrief Plan van aanpak Aanbiedingsbrief Plan van Aanpak Plan van Aanpak Startnotitie Uitgangspunten notitie Actueel risicodossier SSK raming per kansrijke oplossingsrichting Variantennota / MER met voorontwerp MKBA (>25milj.) Actueel risicodossier met beheersmaatregelen SSK raming PPI Planning ontwerp (concept) projectplan, door G.S. goed te keuren MKBA (>25milj.) Definitieve MER Natuurtoets (+eventueel passende beoordeling) Grondverwervingplan PPI Planning Marktstrategie Actueel risicodossier met beheersmaatregelen Concept inkoopplan SSK raming Strategisch aankoopplan / marktbenaderingvoorstel PPI Planning Def. Inkoopplan Aanbestedingsleidraad Concept Subsidieaanvraag Hoofdvragen per onderdeel TECHNIEK 1 ONTWERP 2 3 4 5 6 7 8 UITVOERBAARHEID 9 CONDITIONERING RO / VERGUNNINGEN 10 Kabels en Leidingen 11 12 13 15 16 NGE / Conventionele Explosieven 17 Archeologie 18 19 Cultuurhistorie 20 21 22 Juridische zaken en vergunningen 23 Natuurwet en regelgeving 24 25 26 27 Bodem 28 29 VASTGOED 30 30 ORGANISATIE 31 Projectmanagement 32 33 34 35 36 37 BEHEERSING 38 Raming 39 40 41 Planning 42 43 44 45 Risicomanagement 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 57 58 59 MARKT EN AANBESTEDING OMGEVING EN COMMUNICATIE 60 SOM / Ecologie 61 62 Communicatie 63 Conclusie per C-moment: Proces bij UAV-GC: Proces bij RAW: Zijn de uitgangspunten sober, robuust en doelmatig?en wat zijn ze? Zijn de technische risico's goed benoemd en verwerkt? Hoe zijn in de toetsing de faalmechanismen getoetst en zijn alle faalmechanismen getoetst? Is de alternatievenafweging volledig op versterkingsopgave, planperiode, uitgangspunten en randvoorwaarden? Is de startnotitie volledig? Maakt Conditionering deel uit van de eerste verkenning? Zijn er grote leidingen aanwezig (kruisend of langsliggend) die invloed kunnen hebben op de oplossingsrichtingen? Is de situatie op hoofdlijnen inzichtelijk? Is inzichtelijk welke vergunningen en partijen en van belang zijn? ligt het project in de nabijheid van beschermde gebieden (EHS, Natura 2000) Zijn landbodems en waterbodems van elkaar te onderscheiden en is het onderscheid in de saneringsregelgeving bekend? Is er op hoofdlijnen bekend of er een saneringsopgave is? Hoe is de eigendomssituatie in het projectgebied? Is de aanwezigheid van belendingen in het projectgebied sturend? Is de Organisatie gesteld voor het project? Is de juiste strategie toegepast en onderbouwd? Bezit de organisatie afdoende kennis en kunde? Is er kwaliteitssysteem? Is hiermee voldoende borging aanwezig? Zijn alle plannen voldoende uitgewerkt zodat het oordeel Sober, Robuust en Doelmatig te vellen is? Is de ambtelijke en bestuurlijke besluitvorming uitgewerkt? Heerst er een juiste cultuur? Beschikt de organisatie over een managementsysteem? Is SSK toegepast? Op welke scope is de raming gebaseerd? Is de raming van de voorbereidingskosten herleidbaar en voldoende onderbouwd? Is PPI toegepast? Past de raming op het ontwerp? Op welke oplossingsrichting is de planning gebaseerd? Is het dossier juist van opzet? Zijn er dossiers per oplossingsrichting? Zijn er oplossingsrichtingen waarbij het zinnig lijkt een onderhoudscomponent mee te nemen in de contractering? Is er bestuurlijk en maatschappelijk draagvlak? C2 - C3a - C4a - C4b - C3b - C5 - C6 C2 - C3a - C3b - C4 - C5 - C6 Score per onderwerp: Resultaten review/audit op interne en externe kwaliteitsborging Checklist restpunten vorig C-moment Voldoen de uitgangspunten aan de eisen: Sober, Robuust en Doelmatig? Zijn de juiste vigerende leidraden gebruikt? Is het VKA SMART onderbouwd en herleidbaar? Zijn alle alternatieven gelijkwaardig uitgewerkt? Is het alternatief integraal uitgewerkt? Zijn er meekoppelprojecten in beeld? Zijn alle NWO's afdoende in beeld? Is de LNC inpassing opgenomen in VKA? Is op de juiste wijze met eventuele kunstwerken omgegaan? Is de uitvoerbaarheid meegenomen binnen de VKA afweging? Op welke wijze is K&L, inclusief verleggen, opgenomen in een PvA en planning? Is er bij de voorkeursalternatieven rekening gehouden met een verlegging tegen de laagste maatschappelijke kosten? Is er een verleggingsplan? Hoe is het overleg met de leidingbeheerders georganiseerd Is het onderdeel NGE opgenomen in het plan van aanpak? Zijn alle risico s m.b.t. NGE in beeld en verwerkt? Is de grens van het projectgebied duidelijk in relatie tot Archeologie? Is er in een vroeg stadium contact met bevoegd gezag? Is de grens van het projectgebied duidelijk in relatie tot Cultuurhistorie? Hoe is nagedacht over de samenhang tussen het ruimtelijk spoor, MER, Projectplan Waterwet en de benodigde vergunningen? Indien er binnen het VKA niet-subsidiabel onderdelen zijn, is er dan voldoende zicht op cofinanciering? Hoe zijn de beperkingen vanuit wet- en regelgeving, beleid (bijv. RKK), Natura2000 en het bevoegd gezag meegenomen? Is er in een vroeg stadium contact met bevoegd gezag? Hoe zit het met compensatie en mitigatie? Zijn er soorten onderzoek aanwezig die een lange doorlooptijd vergen? Op welke wijze is het plan van aanpak rekening gehouden met het begrip bodem? Op welke wijze heeft men de bodem onderzocht? Kloppen alle parameters? Zijn de onzekerheden op een juiste wijze verwerkt? Is de scope afdoende bekend om de verwervingsstrategie op te stellen? Zijn alle gegevens compleet? Is de Organisatie gesteld voor het project? Is de juiste strategie toegepast en onderbouwd? Bezit de organisatie afdoende kennis en kunde? Is er kwaliteitssysteem? Is hiermee voldoende borging aanwezig? Zijn alle plannen voldoende uitgewerkt zodat het oordeel Sober, Robuust en Doelmatig te vellen is? Is de ambtelijke en bestuurlijke besluitvorming uitgewerkt? Heerst er een juiste cultuur? Beschikt de organisatie over een managementsysteem? Klopt de bandbreedte van de raming met de fase van het project? Zijn de afgewogen alternatieven op gelijkwaardige wijze geraamd? Is de raming van de voorbereidingskosten herleidbaar en voldoende onderbouwd? Is de inhoud van het contract in lijn met de vigerende referentie? Is de buffer voldoende? Zijn de risico s goed gepland? Klopt de planning met het ontwerp? wat is de afwijking ten opzichte van de vigerende referentie? Is het risicodossier juist van opzet? Strookt het dossier met de fase van het project? zijn de belangrijkste risico's in beeld? Is rekening gehouden met verschillen tussen de alternatieven en is dit verwerkt in planningen en ramingen? Is er al een marktbenaderingsvoorstel? Is de scope voldoende helder? Hoeveel ruimte wil men aan de markt laten? Zijn gemaakte keuzes herleidbaar, onderbouwd en passend vanuit doelen, risico's en kansen van project en programma Is planning marktbenadering logisch gelet op o.a. grondverwerving, vergunningen & RO en conditionering? Is sprake van een logische verdeling risico's en verantwoordelijkheden tussen OG en ON? Staat de organisatie gesteld voor de inkoop? Resultaten review/audit op interne en externe kwaliteitsborging Checklist restpunten vorig C-moment Zijn de technische risico s goed benoemd en verwerkt? Is de optimalisatieslag sober, robuust en doelmatig uitgevoerd? Wordt nog steeds voldaan aan de vigerende leidraden? Zijn de inpassingrisico s goed benoemd en verwerkt? Is binnen de uitgangspunten onderscheid gemaakt tussen feiten en aannames Zijn maatregelen aan kunstwerken bekend en afdoende onderbouwd? Zijn NWO's meegenomen in het ontwerp? past de versterkingsmaatregel in het projectplan bij de voorgenomen marktbenaderingstrategie? Is het voorgestelde plan nog steeds uitvoerbaar? Is er een convenant met de leidingbeheerders afgesloten? zijn de risico's goed in beeld gebracht? Stroken de beheersmaatregelen met de risico's? Is het verleggen van K&L van invloed op de planning van het project? Is de grens van het projectgebied duidelijk in relatie tot de eventueel aan te treffen NGE's? Is een gecertificeerd bedrijf ingeschakeld om het nadere onderzoek uit te voeren? Op welke wijze heeft met Archeologie onderzocht? Is het plan zo optimaal en vergunbaar? Op welke wijze heeft met Cultuurhistorie onderzocht? Is het plan dan zo optimaal en vergunbaar? Hoe worden vergunningen, procedures en onderzoeken geïnventariseerd en wordt de volledigheid gewaarborgd? Is er een onderbouwde verdeling in hoofdvergunningen en uitvoeringsvergunningen? Is er een gecoördineerde procedure? Zijn de afspraken over financiering van niet subsidiabele onderdelen voldoende zeker? Zijn de proceduretijden en procesrisico's met betrekking tot vergunningen en procedures in kaart gebracht en verwerkt? Zijn er relaties en afhankelijkheden met andere processen? Zijn de risico's duidelijk in beeld gebracht? Zijn er grote risico's te verwachten met de bodem? Kloppen de beheersmaatregelen? Zijn er al gronden aangekocht? Is er een grondverwervingplan beschikbaar? Is de Organisatie gesteld voor de volgende fase van het project? Is de juiste strategie toegepast en onderbouwd? Bezit de organisatie afdoende kennis en kunde? Is er kwaliteitssysteem? Is hiermee voldoende borging aanwezig? Zijn alle plannen voldoende uitgewerkt zodat het oordeel Sober, Robuust en Doelmatig te vellen is? Is de ambtelijke en bestuurlijke besluitvorming uitgewerkt? Heerst er een juiste cultuur? Beschikt de organisatie over een managementsysteem? Wordt er voldoende aandacht gegeven aan (integrale) veiligheid? Zijn de inpassingrisico s goed benoemd en verwerkt? Is er bestuurlijk en maatschappelijk draagvlak? Is het toetskader in overeenstemming met de MKBA? Welke rol heeft stakeholdermanagement in het project? is de context / omgeving geanalyseerd? Zijn alle stakeholders in beeld en geanalyseerd? Is er een sobere verhouding tussen middelen, doelstellingen en boodschappen? Komen kansen en risico s terug in de strategie? Techniek Ontwerp Conditionering Organisatie Beheersing Markt en Aanbesteding Omgeving en communicatie en uitvoerbaarheid RO/Vergunningen Vastgoed Nadruk op techniek, conditionering, juridische positionering Nadruk op juridische positionering Is het contract een juiste vertaling van het PP? Aanbiedingsbrief Aanbiedingsbrief Plan van Aanpak Plan van aanpak notitie met afwijkingen t.o.v. projectplan inclusief impact Basisovereenkomst (100%) Selectieleidraad (100%) VSE (100%) Inschrijfleidraad (80%) VSP (100%) Basisovereenkomst (80%) Annexen (100%) VSE (80%) Inschrijvings en beoordelingsprotocol VSP (80%) Overzicht bindende en informatieve documenten (100%) Annexen (80%) Inschrijfleidraad (100%) Overzicht bindende en informatieve documenten Concept Contractbeheersplan (100%) Concept Contractbeheersplan (80%) Kaart met beschikbare gronden Kaart met beschikbare gronden Actueel risicodossier Contractraming Contractraming PPI planning (op basis van Risicodossier) PPI planning Zijn de risico's over de mogelijk aangetroffen NGE duidelijk in beeld gebracht? Zijn de risico's over de Archeologie duidelijk in beeld gebracht? Hoe wordt archeologie geborgd in het contract? Zijn er voldoende gronden beschikbaar? Is er al gestart met de onteigeningsprocedure? is er onderzoek verricht naar staat en fundering van belendingen? Is de Organisatie gesteld voor het project? Is de juiste strategie toegepast en onderbouwd? Bezit de organisatie afdoende kennis en kunde? Is er kwaliteitssysteem? Is hiermee voldoende borging aanwezig? Zijn alle plannen voldoende uitgewerkt zodat het oordeel Sober, Robuust en Doelmatig te vellen is? Is de ambtelijke en bestuurlijke besluitvorming uitgewerkt? Heerst er een juiste cultuur? Beschikt de organisatie over een managementsysteem? is de algehele juridische kwaliteit van de documenten voldoende? zijn de ingediende documenten onderling consistent? Worden de selectie- en gunningscriteria SMART beschreven en sturen die op de juiste zaken? Goede contract en aanbestedingsstukken en zijn deze ver genoeg gevorderd? Wordt de in het inkoopplan beschreven strategie op juiste wijze doorvertaald naar de contract- en aanbestedingsdocumenten? Is er sprake van een logische verdeling van verantwoordelijkheden en risico's tussen OG en ON? Is er sprake van voldoende (externe) kwaliteitsborging? Is planning marktbenadering (nog steeds) logisch gelet op o.a. grondverwerving, vergunningen & RO en conditionering? Is er zicht op beschikbaarheid van voldoende gronden op het moment van gunning? Wordt voldoende aandacht gegeven aan (integrale) veiligheid? Zijn de beheersmaatregelen in beeld gebracht? Is de Organisatie gesteld voor het project? Is de juiste strategie toegepast en onderbouwd? Bezit de organisatie afdoende kennis en kunde? Is er kwaliteitssysteem? Is hiermee voldoende borging aanwezig? Zijn alle plannen voldoende uitgewerkt zodat het oordeel Sober, Robuust en Doelmatig te vellen is? Is de ambtelijke en bestuurlijke besluitvorming uitgewerkt? Heerst er een juiste cultuur? Beschikt de organisatie over een managementsysteem? Krijgt veiligheid voldoende aandacht van management zijn de ingediende documenten onderling consistent? is de algehele juridische kwaliteit van de documenten voldoende? Wordt de in het inkoopplan beschreven strategie op juiste wijze doorvertaald naar de contractdocumenten? Worden de gunningscriteria SMART beschreven en sturen die op de juiste zaken? Is er een logische relatie tussen risico's en doelstelling van het project en de gekozen EMVI criteria? Is er sprake van een logische verdeling van verantwoordelijkheden en risico's tussen OG en ON? Is er sprake van voldoende (externe) kwaliteitsborging? Is planning marktbenadering (nog steeds) logisch gelet op o.a. grondverwerving, vergunningen & RO en conditionering? Is er zicht op beschikbaarheid van voldoende gronden op het moment van gunning? Wordt voldoende aandacht gegeven aan (integrale) veiligheid? Is de Organisatie gesteld voor het project? Is de juiste strategie toegepast en onderbouwd? Bezit de organisatie afdoende kennis en kunde? Is er een kwaliteitssysteem? Is hiermee voldoende borging aanwezig? Zijn alle plannen voldoende uitgewerkt zodat het oordeel Sober, Robuust en Doelmatig te vellen is? Is de ambtelijke en bestuurlijke besluitvorming uitgewerkt? Heerst er een juiste cultuur? Beschikt de organisatie over een managementsysteem? Krijgt veiligheid voldoende aandacht van management? Klopt de bandbreedte van de raming met de fase van het project? Klopt de bandbreedte van de raming met de fase van het project? Klopt de bandbreedte van de raming met de fase van het project? Klopt de bandbreedte van de raming met de fase van het project? Is de raming van de voorbereidingskosten en uitvoeringsbegeleiding Is de raming van de voorbereidingskosten en uitvoeringsbegeleiding Is de raming van de voorbereidingskosten en uitvoeringsbegeleiding Is de raming van de voorbereidingskosten en uitvoeringsbegeleiding herleidbaar en voldoende onderbouwd? herleidbaar en voldoende onderbouwd? herleidbaar en voldoende onderbouwd? herleidbaar en voldoende onderbouwd? Zijn constructies, zettingen en hoeveelheden afdoende opgenomen in is de inhoud van het contract in lijn met de vigerende referentie? is de inhoud van het contract in lijn met de vigerende referentie? de raming? Is de inhoud van het contract in lijn met de vigerende referentie? Is de buffer voldoende? Is de buffer voldoende? Is de buffer voldoende? Is de buffer voldoende? Zijn de risico s goed gepland? Zijn de risico s goed gepland? Zijn de risico s goed gepland? Zijn de risico s goed gepland? Klopt de planning met het ontwerp? Klopt de planning met het ontwerp? Klopt de planning met het ontwerp? Klopt de planning met het ontwerp? Zijn er versnellingskansen? Zijn er versnellingskansen? Zijn er versnellingskansen? Zijn er versnellingskansen? wat is de afwijking ten opzichte van de vigerende referentie? wat is de afwijking ten opzichte van de vigerende referentie? wat is de afwijking ten opzichte van de vigerende referentie? wat is de afwijking ten opzichte van de vigerende referentie? Zitten de aanbestedings en uitvoeringsrisico s in het dossier? Is het risicodossier juist van opzet? Is het risicodossier juist van opzet? Is het risicodossier juist van opzet? Is het risicodossier juist van opzet? Strookt het dossier met de fase van het project? Strookt het dossier met de fase van het project? Strookt het dossier met de fase van het project? Strookt het dossier met de fase van het project? Zijn risico's van meekoppelprojecten juist opgenomen? Zijn de uitvoeringsrisico s afgewogen, benoemd en verwerkt? Zijn de kostenconsequenties goed vertaald in de raming en de Zijn risico's logisch en adequaat vertaald in contract en Zijn risico's logisch en adequaat vertaald in contract en tijdsconsequenties in de planning? aanbestedingsdossier aanbestedingsdossier Is er een voldoende breed gedragen inkoopplan? Is de optie van een clainscan overwogen? Zijn de documenten ver genoeg gevorderd (100%)? Is het duidelijk hoe om te gaan met aanbestedingsvoordeel? Is de scope voldoende helder? Hoeveel ruimte wil men aan de markt laten? zijn gemaakte keuzes herleidbaar, onderbouwd en passend vanuit doelen, risico's en kansen van project en programma? Is planning marktbenadering logisch gelet op o.a. grondverwerving, vergunningen & RO en conditionering? zijn de belangrijkste risico's in beeld? Is sprake van een logische verdeling risico's en verantwoordelijkheden tussen OG en ON? Staat de organisatie gesteld voor de inkoop? Is er sprake van innovatieve contractvormen? C4a Contractfase, 75% stukken gereed Bepalen of wordt voldaan aan de subsidieregeling Is het sober, Robuust en Doelmatig? Is het project "in control"? Is voldoende herleidbaar en onderbouwd gewerkt? Zit bestek / uitvraag naar markt goed in elkaar? Resultaten review/audit op interne en externe kwaliteitsborging Checklist restpunten vorig C-moment Zijn de technische risico s goed benoemd en verwerkt? Welke vrijheden krijgt de opdrachtnemer mee? Wordt hiermee nog steeds voldaan aan vigerende leidraden? Als de markt ontwerpvrijheden heeft, worden deze dan ter acceptatie aangeboden? Hoe worden ontwerpuitwerkingen door opdrachtgever getoetst? is het contract zo opgesteld dat de maatregel uitvoerbaar is, ook met eigen innovatie? Maakt veiligheid integraal onderdeel uit van de werkwijze? Zijn de eisen met betrekking tot K&L benoemd in de contractdocumenten? Wordt gewerkt met VTA's, VTM's en POS'en? Hoe worden deze voorbereid en geprioriteerd? Op welke wijze is het onderzoek naar NGE ingericht in het contract? Zijn de risico's over de Cultuurhistorie duidelijk in beeld gebracht? Is er een keuze gemaakt over het wel of niet coördineren van de vergunningen tegelijk met het projectplan Waterwet? Is er een ecologisch werkprotocol? Zijn alle vergunningsvoorwaarden vanuit de natuurwetgeving opgenomen? Hoe wordt getoetst op de vergunbaarheid? Is er een plan omtrent de communicatie met de opdrachtnemer? C4b Contractfase, 90% stukken gereed Bepalen of wordt voldaan aan de subsidieregeling Is het sober, Robuust en Doelmatig? Is het project "in control"? Is voldoende herleidbaar en onderbouwd gewerkt? Zit uitvraag naar de markt goed in elkaar? Resultaten review/audit op interne en externe kwaliteitsborging Checklist restpunten vorig C-moment Zijn de technische risico s goed benoemd en verwerkt? In hoeverre krijgt de opdrachtnemer vrijheid voor alternatieven? Zijn de risico's hiervan benoemd? Is in het contract rekening gehouden met de uitvoeringsstabiliteit? Zijn er nog technisch inhoudelijke wijzigingen op het Projectplan Is de maatregel dusdanig in het contract vertaald dat deze uitvoerbaar is? Is er aan de hand van dit contract een eindtoets uit te voeren? Maakt veiligheid integraal onderdeel uit van de werkwijze? Zijn de eisen met betrekking tot K&L benoemd in de contractdocumenten? Hoe verloopt de afstemming met het bevoegde gezag? En met de omgeving? Is er bijvoorbeeld een ambtelijke begeleidingsgroep? Hoe wordt geborgd dat de wettelijke procedures tijdig, zorgvuldig en volledig worden doorlopen en afgerond? Zijn de niet-werkbare perioden en andere uitvoeringsbeperkingen goed meegenomen in de planning? Is er een grondstromenplan opgesteld? Zijn er al meekoppelprojecten is afdoende bekend waar welke bodemsoort en/of verontreiniging zit? en zijn hier al afspraken over gemaakt? Is er een communicatieplan, zowel intern als extern? Score op de hoofdvragen, dus eindconclusie: zijn de verantwoordelijkheden in beeld? Is er voldoende in eigendom om te starten met uitvoering? Is bekend hoe mitigatie in het contract is opgenomen? C3b Subsidie aanvraag, gunning Bepalen of wordt voldaan aan de subsidieregeling Is het sober, Robuust en Doelmatig? Is het project "in control"? Is voldoende herleidbaar en onderbouwd gewerkt? Kan een voorlopige beschikking worden verleend? Toets op wijzigingen Aanbiedingsbrief Plan van Aanpak Subsidieaanvraag conform het bepaalde in de regeling Door GS goedgekeurd project plan Ontwerp en beschrijving van het werk Overzicht van de gemaakte voorbereidingskosten raming van de nog te maken voorbereidingskosten Het bedrag waarvoor subsidie wordt aangevraagd De voorschotbedragen voor het eerste en komende jaren Notitie met afwijkingen van projectplan Onderbouwing of afwijkingen sober en doelmatig zijn Contractbeheersplan en Gunningsvoorstel Communicatieplan Kaart met beschikbare gronden Actueel risicodossier, SSK raming, PPI Planning Resultaten review/audit op interne en externe kwaliteitsborging Checklist restpunten vorig C-moment Zijn de technische risico s goed benoemd en verwerkt? Vind er nog een toets plaats op het Uitvoerings Ontwerp? Zijn er nog inhoudelijke wijzigingen op het Projectplan? Komt de opdrachtnemer met alternatieven of oplossingen die afwijken van het projectplan? Vind er nog een toets plaats op het uitvoerings ontwerp en dan met name de conditionering? Past het plan van de opdrachtnemer nog binnen het beleid? Past het plan van de opdrachtnemer nog binnen het beleid? Zijn alle risico's van procedures bekend en opgenomen in raming en planning? Zijn er nog RvS procedures die een risico vormen? Is de omgeving afdoende geïnformeerd? Afronding Contactmoment. Project voldoet aan subsidieregeling, risicoprofiel passend bij complexiteit project Voorwaardelijke afronding contactmoment. Project voldoet onder voorwaarden aan subsidieregeling en/of verhoogd risicoprofiel t.o.v. complexiteit van het project. Geen afronding contactmoment. Onduidelijkheden, project voldoet niet aan subsidieregeling en/of risicoprofiel te hoog t.o.v. complexiteit van het project. C5 Realisatie Bepalen of wordt voldaan aan de subsidieregeling Is het sober, Robuust en Doelmatig? Is het project "in control"? Is voldoende herleidbaar en onderbouwd gewerkt? Hoe loopt de uitvoering? Is de beheerder in control? Hoe verlopen de toetsen op de aannemer? Hoe worden wijzigingen op het projectplan beoordeeld? logboek van wijzigingen SCB toetsresultaten Contractbeheersplan Actueel Risicodossier Resultaten review/audit op interne en externe kwaliteitsborging Checklist restpunten vorig C-moment Zijn de technische risico s goed benoemd en verwerkt? Vind er nog een toets plaats op het Uitvoerings Ontwerp Maakt veiligheid en veilig werken integraal deel uit van de uitvoering? houdt de opdrachtnemer zich aan gemaakte afspraken? Volgen de netbeheerders de afspraken? Hoe is het verleggen van de K&L verlopen? Worden er voldoende veiligheidsmaatregelen getroffen? hoe verloopt de afstemming met bevoegd gezag? En met de omgeving? zijn vergunningen een risico door veranderde uitgangspunten als WTI2017? Loopt de onteigening/verwerving op schema met de uitvoering? Is de Organisatie gesteld voor het project? Is de juiste strategie toegepast en onderbouwd? Bezit de organisatie afdoende kennis en kunde? Is er kwaliteitssysteem? Is hiermee voldoende borging aanwezig? Zijn alle plannen voldoende uitgewerkt zodat het oordeel Sober, Robuust en Doelmatig te vellen is? Is de ambtelijke en bestuurlijke besluitvorming uitgewerkt? Heerst er een juiste cultuur? Beschikt de organisatie over een managementsysteem? Krijgt veiligheid voldoende aandacht in relatie tot OG/ON Klopt de bandbreedte van de raming met de fase van het project? Hoe ontwikkelt de prognose over kosten en planning? Past de realisatie in het aangevraagde kasritme? Is de buffer voldoende? Zijn de risico s goed gepland? Is er een onderbouwde uitvoeringsplanning? wat is de afwijking ten opzichte van de vigerende referentie? Is het risicodossier juist van opzet? Strookt het dossier met de fase van het project? Hoe ontwikkelt het risicodossier zich? Is het verificatieproces op orde? Verloopt het VTW proces (vanuit OG-ON) beheerst? is meer- en minderwerk onder controle? Wordt SCB toegepast? Wat is het oordeel over het Kwaliteitsmanagementsysteen van de ON? Hoe wordt met bevindingen en tekortkomingen omgegaan? Is er sprake van voldoende (interne en externe) kwaliteitsborging? Hoe verloopt de communicatie met alle stakeholders? Wordt het HWBP voldoende geïnformeerd? C6 Vergelijking plan / gerealiseerd + Eindafrekening Bepalen of wordt voldaan aan de subsidieregeling Is het sober, Robuust en Doelmatig? Is het project "in control"? Is voldoende herleidbaar en onderbouwd gewerkt? Bepalen of aangelegd is wat van te voren als veilige en toetsbare oplossing van het probleem is vastgesteld. Voldoet het gerealiseerde werk? Is er een veilige oplossing aangebracht? Logboek van wijzigingen Deltarapportage Overzicht opgetreden risico's en onvoorzien As-built gegevens Evaluatiedocument Verzoek vaststelling beschikking conform de regeling Financiele eindverantwoording met controleprotocol Resultaten review/audit op interne en externe kwaliteitsborging Checklist restpunten vorig C-moment Levert de opdrachtnemer voldoende aan om aantoonbaar te voldoen aan de subsidieregeling? Is overdracht naar de afdeling beheer geregeld? Is alle vastgoed verrekend op basis van daadwerkelijk nodig? Lopen er nog nadeelcompensatieclaims? Is de Organisatie gesteld voor het project? Is de juiste strategie toegepast en onderbouwd? Bezit de organisatie afdoende kennis en kunde? Is er kwaliteitssysteem? Is hiermee voldoende borging aanwezig? Zijn alle plannen voldoende uitgewerkt zodat het oordeel Sober, Robuust en Doelmatig te vellen is? Is de ambtelijke en bestuurlijke besluitvorming uitgewerkt? Heerst er een juiste cultuur? Beschikt de organisatie over een managementsysteem? Klopt de opgeleverde eindafrekening? Is er een accountantsverklaring? Is er opgeleverd door de ON? Wat zijn de restpunten? Zijn er geschillen?