Gebruikershandleiding Schadelastrapportage DOCUMENT VERSIE v1.03 DATUM 31-10-2014 AUTEUR I-Signaal
Copyright 2014 i-signaal B.V. Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand, of openbaar gemaakt, in enige vorm of op enige wijze, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van bovengenoemde. All rights reserved. No part of this publication may be reproduced, stored in a retrieval system, or transmitted, in any form or by any means, without the prior written permission of the abovementioned. 2/14
Inhoudsopgave Hoofdstuk 1 Schadelastrapport... 4 1.1 Een schadelastrapportage genereren... 4 1.2 Het interpreteren van een schadelastrapportage... 7 Hoofdstuk 2 Rekenstandaarden... 11 2.1 Berekening dagloon... 11 2.2 Berekening schadelast conventioneel... 11 2.3 Berekening schadelast stop-loss... 12 Hoofdstuk 3 Specificaties schadelast... 13 3.1 Ondersteunende functionaliteiten... 13 3.2 Niet ondersteunende functionaliteiten... 14 Versiebeheer Datum Naam Versie Wijzigingen 14-7-2014 Remco v1.01 Toevoeging Overlijdensuitkering + aanpassing voorformulier. 26-9-2014 Remco v1.02 Afbeeldingen geactualiseerd + aanpassing voorformulier. 31-10-2014 Remco v1.03 Tekstuele toevoegingen 3/14
Hoofdstuk 1 Schadelastrapport 1.1 Een schadelastrapportage genereren 1. Klik op het hoofdtabblad Rapportage en klik vervolgens op Rapporten. 2. Selecteer het schadelastrapport vanuit het drop down-menu. 3. Selecteer de rapportperiode. 4. Zoek het bedrijf waarvoor u een schadelastrapportage wilt genereren en vink het bedrijf aan. TIP: Als u gebruik maakt van groepen binnen VerzuimSignaal kunt u bij Type selectie kiezen voor Groep en de beschikbare groep(en) selecteren. 4/14
5. Bepaal welke Rapportopties u wilt bij het genereren van het schadelastrapport. Overlijdensuitkering Overzichten Hier kunt u kiezen voor een volledig overzicht (specifiek per werknemer) en/ of voor een beknopt op polisoverzicht (op bedrijfsniveau). Bedrijven zonder schadelast Met deze optie worden ook bedrijven op het rapport getoond waarbij er geen schade hoeft te worden uitgekeerd binnen de gekozen rapportperiode. Bedrijven zonder verzuim Met deze optie worden ook bedrijven op het rapport getoond waarbij er geen verzuim is geregistreerd binnen de gekozen rapportperiode. Structureel Functioneel Beperkt Met deze optie worden de werknemers die een SFB-status hebben meegenomen in het rapport. Beëindigde contracten Met deze optie worden ook alle beëindigde contracten meegenomen in de schadelastberekening. Regres Met deze optie worden alle regresgevallen meegenomen in de schadelastberekening. Loonwijzigingen Met deze optie worden eventuele loonwijzigingen op dienstverbandniveau meegenomen in de schadelastberekening. Deze loonwijzigingen worden apart vermeld in het rapport. Mocht u deze optie niet aanvinken dan wordt er met het actueel bruto dagloon gerekend dat staat vermeld bij de ziekmeldgegevens. Met deze optie wordt de schadelastrapportage verrijkt met de standaard overlijdensuitkering van één maand. Deze worden als extra ziektedagen weergegeven. Gescheiden boekjaren Met deze optie kunt u uw rapportage gescheiden opbouwen naar boekjaren. Hierbij worden alleen de ziektegevallen getoond waarbij de eerste AO-dag binnen het geselecteerde boekjaar valt. 6. Klik op Genereer rapport ( ) om het rapport op basis van de gekozen criteria te genereren. 5/14
7. Het schadelastrapport wordt nu getoond. 8. [Optioneel] klik op Resultaat exporteren ( ) om het gegenereerde schadelastrapport te exporteren. a. Klik op het formaat waarnaar u wilt exporteren (PDF, Excel, Word) of op Afdrukken om de export direct te printen of op E-mail versturen om de export als e-mail te versturen. b. [Optioneel] vink het checkboxje Gescheiden pagina s aan (bij PDF) of vink het checkboxje Gescheiden tabbladen aan (bij Excel) om bedrijven te scheiden. c. Het schadelastrapport is nu geëxporteerd. 6/14
1.2 Het interpreteren van een schadelastrapportage Hieronder vindt u een voorbeeld van een schadelastrapportage. Rapportgegevens In dit onderdeel van het schadelastrapport vindt u de algemene gegevens van het rapport zoals de rapportperiode, de belangrijkste gekozen rapportopties en het totale schadebedrag. Beknopt overzicht Indien u het beknopte overzicht heeft aangevinkt in het voorformulier, wordt hier per bedrijf het bijbehorende polisnummer en het totale schadebedrag getoond. De Bloemenschuur B.V. In dit onderdeel van het schadelastrapport vindt u de bedrijfsgegevens waarop het rapport is gebaseerd. Belangrijke velden zijn: rapportperiode, uitkeringsdagen, de uit te keren schadelast voor dit bedrijf en het aantal eigen risicodagen. 7/14
De Schuur In dit onderdeel ziet u per afdeling het aantal uitkeringsdagen en de uit te keren schadelast. Verder ziet u gespecificeerd per werknemer de oorzaak van de schadelast. Hieronder vindt u een uitleg van kolommen: Werknemer BSN* Salaris Loon periode 1e AO-dag Meldingsdatum Ingangsdatum Samengesteld AO% Einddatum Vangnet Ziektedagen Uitkeringsdagen Dekking Dagloon Schadelast De naam van de werknemer waar de schadelastregel over gaat. Het Burgerservicenummer van de werknemer. Het salaris van de medewerker. Afhankelijk van het gekozen loontype bij de ziekteverzuimpolis is dit het bruto loon, SV-loon, uniformloon of het loon voor de loonheffing. De periode waarvoor het periodeloon wordt uitbetaald. De eerste verzuimdag van de verzuimmelding. De datum waarop het verzuim is gemeld. De datum waarop de schadelast in gaat. Dit kan de eerste ziektedag, de meldingsdatum, datum van deelherstel, ingangsdatum dienstverband, ingangsdatum nieuwe polis of de ingangsdatum van het rapport zijn. `Ja` als de regel onderdeel is van een samengestelde melding. Nee als de regel op zichzelf staat en het geen samengestelde melding is. Het percentage dat de werknemer arbeidsongeschikt is. De einddatum van de schadelast. Dit kan de laatste ziektedag, de meldingsdatum, einddatum van deelherstel, einddatum dienstverband, einddatum nieuwe polis of de einddatum van het rapport zijn. Indicatie of de schade onder de vangnetregeling valt. Indien dit wel het geval is, zal er geen schadelast worden getoond. Het aantal dagen dat de werknemer verzuimd heeft in de geselecteerde periode. Het aantal ziektedagen van de desbetreffende verzuimmelding die voor schade-uitkering in aanmerking komen (aantal ziektedagen eigen risicodagen (eventueel) aantal dagen te laat gemeld). Het percentage schade dat wordt vergoed door de ziekteverzuimverzekeraar. Het berekende dagloon, bestaande uit het actuele dagloon vermenigvuldigd met werkgeverslasten en vakantiegeldtoeslag. De uiteindelijke schadelast, bestaande uit het dagloon vermenigvuldigd met het aantal uitkeringsdagen, het AO% en het dekkingspercentage. *Burgerservice nummer is een persoonlijk gegeven en mag niet zichtbaar zijn voor verzekeraars. Om deze reden staat BSN standaard uitgevinkt. Samengestelde meldingen herkennen Afhankelijk van de gekozen rapportperiode ziet u in het verzuimverloop een regel in het rapport waarbij er geen sprake is van samengesteld verzuim. Daaronder treft u één of meerdere regels aan waarbij in de kolom Samengesteld een Ja staat vermeld. Ook ziet u bij een samengestelde melding dat rekening wordt gehouden met het aantal eigen risicodagen die op polisniveau zijn vastgesteld (in dit voorbeeld 10 dagen). 8/14
Overgang 1ste en 2de dekkingsperiode herkennen Op polisniveau kunt u aangeven wat het dekkingspercentage is in de eerste periode (jaar, half jaar of variabel) en in de tweede periode. Ook kunt u ervoor kiezen om dit variabel op te bouwen. De gekozen dekkingspercentages ziet u ook terug in de schadelastrapportage. Zodra er een nieuw dekkingspercentage in werking moet treden, wordt er een nieuwe regel aangemaakt in de rapportage. In bovenstaand voorbeeld verandert het dekkingspercentage van 100% in de eerste periode naar 70% in de tweede periode. Werken met uitloopschade Op polisniveau kunt u aangeven of een werkgever zijn uitloopschade heeft meeverzekerd. Heeft een werkgever ervoor gekozen om dit niet mee te verzekeren dan zal in de schadelastrapportage de schade worden afgekapt op de einddatum van de polis (ongeacht lopend verzuim). In bovenstaand voorbeeld is de verslagperiode tot 1-9-2014. De polis heeft een einddatum tot 1-12- 2013 en uitloopschade is meeverzekerd. In de rapportage is te zien dat de einddata van lopende verzuimgevallen niet stopt bij 1-12-2013 (einddatum polis), maar wordt afgekapt op 1-9-2014 (einddatum verslagperiode). Waarschuwingen binnen de schadelastrapportage Waarschuwingen worden binnen de schadelastrapportage met een rode kleur aangegeven. Afhankelijk van welke kolommen rood kleuren, moet u de volgende acties ondernemen: Periode loon Het periodeloon is niet gevuld bij deze betreffende werknemer. Hierdoor kan er geen schade berekend worden. Actie: vul, of wijzig het loon bij het dienstverband van de werknemer. Actie: vul, of wijzig het loon bij de verzuimmelding van de werknemer. 1. Zoek de werknemer. 2. Klik in het tabblad Protocollen en klik op de melding. 9/14
3. Pas het Loon per loonperiode aan. 4. Klik op Opslaan en sluiten ( ) om de wijziging op te slaan. Meldingsdatum De datum waarop het verzuim is gemeld, wijkt meer dagen af van de eerste ziektedag die op polisniveau als coulance zijn vastgesteld. Actie: pas indien nodig de meldingsdatum aan. 1. Zoek de werknemer. 2. Klik in het tabblad Protocollen en klik op de melding. 3. Pas de Meldingsdatum aan. 4. Klik op Opslaan en sluiten ( ) om de wijziging op te slaan. Actie: coulancedagen aanpassen. Open de ziekteverzuimpolis van de werkgever 1. Pas de coulancedagen aan. Standaard staan er twee wettelijke coulancedagen ingevuld. 2. 3. Klik op Opslaan en sluiten ( ) om de wijziging op te slaan. 10/14
Hoofdstuk 2 Rekenstandaarden De volgende rekenstandaarden worden toegepast in de schadelastrapportage van VerzuimSignaal. 2.1 Berekening dagloon De schadelastrapportage rekent met dagloon. Op basis van de gekozen salarisperiode worden de volgende berekening gehanteerd om te komen tot het dagloon: Jaarloon Kwartaalloon Maandloon jaarloon kwartaalloon 4 maandloon 12 261 261 261 4 wekenloon Weekloon 4 wekenloon 52 4 261 weekloon 52 261 2.2 Berekening schadelast conventioneel Schadelast conventioneel = uitkeringsdagen x dekkingspercentage x dagloon x AO% Een aantal opmerkingen bij deze formule: Het aantal uitkeringsdagen wordt bepaald door het aantal ziektedagen met aftrek van de eigen risicoperiode (eventueel) te laat gemelde dagen. Het dekkingspercentage kan jaarlijks, half jaarlijks of variabel in de ziekteverzuimpolis worden ingesteld. Het AO% heeft betrekking op de mogelijkheid van eventuele gedeeltelijke hersteldmeldingen. Het dagloon wordt bepaald door het actuele dagloon vermenigvuldigt met werkgeverslasten en vakantiegeld. Bij de berekening van schadelast wordt rekening gehouden met de meldingsdatum, de datum waarop verzuim is gemeld. De meldingsdatum is in principe gelijk aan de datum van de eerste ziektedag. Wettelijk heeft de werkgever twee coulancedagen. Valt de meldingsdatum binnen de coulanceperiode dan wordt het schadebedrag berekend vanaf de eerste ziektedag. Valt de meldingsdatum buiten de coulanceperiode dan wordt de meldingsdatum gehanteerd als beginperiode voor het bepalen van het schadebedrag. 11/14
Voorbeeld schadelastberekening Eerste ziektedag: 19-09-2006 Herstelddatum: 19-12-2006 Aantal ziektedagen: 65 dagen (o.b.v. een vijfdaagse werkweek) AO%: 100% Aantal normuren: 40 uren Eigen risicoperiode: 10 werkdagen Bruto maandloon: 2.500,- Het aantal uitkeringsdagen is: 65 10 = 55 dagen Op de eerste ziektedag bedraagt het actuele dagloon: (2.500 x 12) / 261 = 114,94 De werkgeverslasten van 30% en het vakantiegeld van 8% komen hierbij. Dit resulteert in een actueel dagloon van: 114,94 + 30% werkgeverslasten + 8% vakantiegeld = 161,38 Verder is het dekkingspercentage voor het eerste jaar 100%. Het volledige dagloon wordt vergoed door de verzekeraar. De schadelast voor deze verzuimmelding komt in totaal op het volgende: Schadelast = uitkeringsdagen (55) x dekkingspercentage (100%) x dagloon ( 161,38) x AO% (100%) Schadelast = 8.875,67 2.3 Berekening schadelast stop-loss Schadelast stop-loss = totale loonsom x eigen behoud - schadelast Een aantal opmerkingen bij deze formule: De totale loonsom is de som van alle loonkosten van een bedrijf. Het eigen behoud is een percentage van de loonsom waarvoor een bedrijf zelf het verzuimrisico wil dragen. Het bedrag schadelast is de som van alle schade bij verzuimmeldingen waarbij de schade wordt berekent door het aantal uitkeringsdagen x dekkingspercentage x dagloon x AO% te doen. Voorbeeld schadelastberekening stop-loss Totale loonsom: 1.325.124,- Eigen behoud: 4% Totale schadelast: 51.579,- De schadelast stop-loss voor dit bedrijf komt in totaal op het volgende: Schadelast stop-loss = totale loonsom ( 1.325.124,-) x eigen behoud (4%) schadelast ( 51.579,-) Schadelast stop-loss = 1.425,96 12/14
Hoofdstuk 3 Specificaties schadelast In dit hoofdstuk is benoemd welke onderdelen in welke hoedanigheid zijn opgenomen in de schadelastrapportage welke onderdelen niet worden ondersteund. 3.1 Ondersteunende functionaliteiten Berekening schadelast Met de VerzuimSignaal schadelastrapportage kunt u schadelast berekenen specifiek voor een bedrijf/ afdeling of voor een groep bedrijven/ afdelingen. Voor de schadelastberekening wordt een bewezen formule gehanteerd: Schadelast = uitkeringsdagen x dekkingspercentage x dagloon x AO% Bij het genereren van het schadelastrapport kunt u diverse rapportopties selecteren: Inclusief SFB-status Inclusief beëindigde contracten Inclusief regres Inclusief loonwijzigingen Inclusief overlijdensuitkering Conventioneel en stop-loss VerzuimSignaal geeft u de mogelijkheid om een conventioneel of een stop-loss schadelastrapport te genereren. Uitloopschade VerzuimSignaal geeft u de mogelijkheid om op polisniveau aan te geven dat uitloopschade is meeverzekerd. In de schadelastrapportage wordt hier rekening mee gehouden. Samengesteld verzuim In geval van samengesteld verzuim wordt de periode van uitkeren (1 of 2 jaar) verlengd met de periode dat een werknemer hersteld of zwanger is geweest tussen twee samengestelde ziekmeldingen. Variabele dekkingspercentages VerzuimSignaal geeft u de mogelijkheid om op polisniveau verschillende dekkingspercentages op te geven. In uw schadelastrapportage wordt per regel aangegeven wat het dekkingspercentage is per melding. Indien het dekkingspercentage wijzigt gedurende een melding komt dit als een aparte regel in het schadelastrapport naar voren. Loonwijzigingen VerzuimSignaal ondersteund eventuele loonwijzigingen gedurende een schadeperiode. Deze worden zichtbaar als aparte regel in het schadelastrapport. Overlijdensuitkering VerzuimSignaal biedt u de mogelijkheid om automatisch een overlijdensuitkering te verwerken in de schadelastrapportage. De standaard overlijdensuitkering is één maand. Deze wordt verwerkt in het aantal ziekte-/ uitkeringsdagen. 13/14
Beknopt- en volledige rapportage VerzuimSignaal geeft u de mogelijkheid om uw schadelastrapportage beknopt of volledig te genereren. Gescheiden boekjaren VerzuimSignaal geeft u de mogelijkheid om uw schadelastrapportage te scheiden naar boekjaren. Flexibele kolomindeling Welke gegevens de uitgebreide rapportage bevat kunt u zelf inregelen. Door middel van vinkjes aanen uit te zetten, neemt u gegevens wel of niet op in uw rapportage. De gegevens die u aan- en uit kunt zetten zijn: werknemer, BSN, periodeloon, eerste ziektedag, meldingsdatum, ingangsdatum, samengesteld, AO%, einddatum, vangnet, ziektedagen, uitkeringsdagen, dekkingspercentage, dagloon, schade, naverrekening en bruto verloond. Maximaal maandloon Op polisniveau kunt u aangegeven wat het maximale maandloon is waarover u schade berekent. De schadelastberekening houdt hier vervolgens rekening mee en keert niet uit boven het gestelde maximale maandloon. Maximale leeftijd Op polisniveau kunt u aangegeven wat de maximale leeftijd is waarvoor u schade berekent. De schadelastberekening houdt hier vervolgens rekening mee en keert niet uit boven de gestelde maximale leeftijd. 3.2 Niet ondersteunende functionaliteiten Flexibele AOW-leeftijd Op dit moment houdt de schadelastberekening geen rekening met de flexibele AOW-leeftijd. Dubbele dienstverbanden Op het moment dat bij een werknemer twee of meer dienstverbanden zijn opgevoerd, worden deze niet correct verwerkt in de schadelastrapportage. 14/14