Instructie voor het aanleveren van Studentgegevens

Instructie voor het aanleveren van Studentgegevens Voor NSE 2016 Manier van aanleveren Het is belangrijk dat u de studentgegevens aanlevert in Excel en daaraan de volgende naam geeft: BRIN-code gevolgd door _adressen NSE2016 en het versienummer. Bijvoorbeeld: 21PL_adressen_NSE2016_v1. Let u hierbij op het versiebeheer. Mochten er onverhoopt onvolkomenheden in uw eerste aangeleverde bestand zitten, dan kunt u een nieuw bestand met bovenstaande bestandsnaam en de toevoeging _v2 uploaden. De laatste versie die wij ontvangen, gebruiken wij voor het aanschrijven van uw studenten. Het aanleveren van de studentgegevens gebeurt via een uploadfaciliteit in een beveiligde omgeving. Deze faciliteit kunt u bereiken via www.studiekeuzeinformatie.nl/planning-voorbereiding-nse-2016/aanleverenstudentgegevens-nse. De studentgegevens kunnen niet per e-mail aangeleverd worden. Nadat u heeft bevestigd deel te nemen aan NSE 2016 krijgt u van GfK een gedetailleerde instructie over hoe u deze uploadfaciliteit kunt gebruiken. De uploadfaciliteit controleert op een aantal punten de juistheid en volledigheid van de variabelen in uw bestand, denkt u hierbij aan een controle of alle verplichte velden gevuld zijn, of alle CROHO-codes aanwezig zijn, of de leeftijd overeenkomt met de geboortedatum, etc. U blijft zelf echter eindverantwoordelijk voor de kwaliteit. Wij raden u daarom aan zelf altijd enkele controles uit te voeren. Een eenvoudige, maar noodzakelijke controle die alleen u goed kunt doen, is bijvoorbeeld of het totale aantal studenten per opleiding correct is. Het kan voorkomen dat een student op uw instelling twee opleidingen of meer volgt. Indien dit het geval is mag deze student slechts aangeleverd worden voor één opleiding, namelijk de hoofdopleiding die hij volgt. Dit betekent dat de student ook maar één keer voor uw instelling wordt uitgenodigd om de NSE in te vullen. Voor alle opleidingen dienen studenten aangeleverd te worden. Daarbij kan een uitzondering worden gemaakt voor particuliere opleidingen binnen bekostigd onderwijs. Postmaster studenten mogen niet deelnemen aan de NSE, dus deze studenten mogen ook niet aangeleverd worden. Indien er premaster studenten staan ingeschreven aan uw instelling, dan dient u deze studenten van een extra label te voorzien, zodat u deze studenten later altijd kunt herkennen. Het definitieve bestand met studentgegevens ontvangen wij het liefst al begin december 2015 (en uiterlijk op 11 december 2015). Om ervoor te zorgen dat het uploaden van de studentgegevens voorspoedig zal

verlopen zullen we een planning afgeven. Wanneer iedere instelling zich aan deze planning houdt, zullen er geen problemen ontstaan met de capaciteit van de server tijdens het uploaden.

Noodzakelijke velden 1. Een student-id: Dit kan een willekeurig nummer zijn of een studentnummer van uw instelling. Dit nummer wordt in beginsel niet terug geleverd aan de instellingen, tenzij u ervoor kiest een bestand te ontvangen met de koppeling tussen de NSE-ID en de door u geleverde student-id. Hieraan worden extra eisen gesteld. Wij verwijzen u hiervoor naar Teruglevering van studentnummers. De student-id kan daarnaast gedurende het traject worden gebruikt voor koppeling van achtergrondkenmerken of correctie van eerder aangeleverde gegevens. 2. E-mailadres(sen) van de student: U levert voor álle studenten ten minste één e-mailadres aan. In de meeste gevallen zal dat het e-mailadres van de instelling zijn. Indien u ervoor kiest ook privé e-mailadressen aan te leveren zullen wij ook deze adressen gebruiken bij het aanschrijven van de studenten. Dit werkt respons verhogend. U dient voor het gebruik van privé e-mailadressen wel toestemming te hebben gevraagd aan de studenten. Het is niet mogelijk achteraf e-mailadressen toe te voegen of te verwijderen. Controleer voor het uploaden daarom goed of al uw studenten in het aan te leveren bestand zitten. 3. De actuele BRIN-code: Sluit u hierbij a.u.b. aan bij het meest actuele CROHO bestand! 4. De actuele CROHO-code: Sluit u hierbij a.u.b. aan bij het meest actuele CROHO bestand! Indien u in de onderwijspraktijk afwijkt van het CROHO, bijvoorbeeld omdat u een andere opleidingsnaam gebruikt of de feitelijke lesplaats afwijkt van het CROHO, geven wij u de mogelijkheid hiervoor extra velden aan te leveren (zie kopje Overige velden ). Studiekeuze123 neemt altijd het CROHO als uitgangpunt. De door u aangeleverde gegevens worden vergeleken met het CROHO. Bij inconsistenties nemen wij contact met u op. De uploadfaciliteit is uitgebreid, waardoor er een nadrukkelijkere melding zal verschijnen indien u een onbekende/foute CROHO-code aanlevert of indien de code in het geheel ontbreekt. Ook wordt u om een verantwoording gevraagd indien u een ontbrekende CROHO-code niet aanlevert. 5. De locatie (gemeentenaam) waar de opleiding verzorgd wordt: Sluit u hierbij a.u.b. aan bij het CROHO! 6. Opleidingsvorm (voltijd, deeltijd, duaal): Sluit u hierbij a.u.b. aan bij het CROHO! 7. Afstandsonderwijs: Indien het afstandsonderwijs betreft, geeft u dit dan aan met een code 1 in de kolom Afstandsonderwijs. Dit is belangrijk omdat deze studenten de vragen, die niet van toepassing zijn op afstandsonderwijs, dan niet krijgen voorgelegd.

8. Studiejaar: Het veld studiejaar wordt in de NSE opgenomen als eerstejaars/ouderejaars. U dient het ook zo aan te leveren. De volgende definities dienen te worden gehanteerd: Eerstejaars: student is in 2015 ingeschreven voor huidige hoofdopleiding. Ouderejaars: student is <2015 ingeschreven voor huidige hoofdopleiding. Wilt u ook het meer gespecificeerde studiejaar in uw bestanden hebben? U kunt het dan nogmaals als label aanleveren (zie hiervoor het kopje Overige velden ). 9. Geslacht (M/V). 10. HBO of WO: Indien de student een opleiding op HBO-niveau volgt, geeft u dit aan met de code 1. Indien het gaat om een opleiding op WO-niveau, geeft u dit aan met een code 2. Wenselijke/Voorkeurs velden Naast de noodzakelijke velden zijn er nog enkele achtergrondgegevens waarvan het wenselijk is dat u deze meelevert ter verificatie van gegevens die studenten zelf invullen. Het gaat hier om: 1. Vooropleiding. 2. Leeftijd: peildatum 31-12-2015 of geboortedatum 3. Etniciteit: Autochtoon, westers allochtoon en niet-westers allochtoon volgens de definities van het 1CijferHO. 4. Samenwerkingsverband: Bij een samenwerkingsverband wordt een opleiding aangeboden in samenwerking met één of meerdere andere instellingen. Als dit voor uw instelling van toepassing is, dient u de naam van het samenwerkingsverband/de opleiding op identieke wijze als de instellingen waarmee u samenwerkt aan het bestand toe te voegen (in hoofdletters). Elke student die een opleiding volgt binnen een samenwerkingsverband mag in totaal maar één keer worden aangeleverd voor die opleiding (dus slechts door één van de betrokken instellingen). 5. Organisatieonderdeel: Hierin kan bijvoorbeeld een faculteit of academie worden opgenomen. Het beschikken over een vaste variabele voor organisatieonderdeel is onder andere bedacht om op basis van deze variabele responsoverzichten te kunnen maken, zonder in de labels te moeten terugzoeken waar het organisatieonderdeel is vermeld. Als u specifieke onderdelen graag wilt terugzien in de responsoverzichten, maak dan gebruik van deze kolom in het aanleverbestand! 6. Voorkeurstaal: Hierin kunt u aangeven in welke taal de e-mails aan de student verzonden moeten worden. U kunt dit in de kolom Voorkeurstaal met een code aangeven:

1= Nederlands 2= Engels 3= Duits 4= alle talen Indien u geen voorkeur aangeeft worden in de e-mail altijd alle drie de talen getoond, te beginnen met Nederlands. Als u maar één taal aanlevert dan zal die taal consequent worden gebruikt voor alle communicatie.

Overige velden 1. Vijf extra labels: Wellicht wilt u beschikken over extra informatie, bijvoorbeeld opleidingsnamen die afwijken van het CROHO. We denken daarbij bijvoorbeeld aan facultaire of andere organisatorische indelingen, honoursstudenten of andere student-gerelateerde informatie die niet uit andere bronnen voorhanden is. We noemen dit labels. U kunt maximaal vijf extra labels (velden) aanleveren. Ten aanzien van deze velden merken wij het volgende op: GfK gaat na in hoeverre deze velden privacygevoelig zijn (te herleiden zijn naar specifieke studenten) en neemt hierover bij twijfel contact met u op. Er vindt GEEN inhoudelijke controle plaats op bijvoorbeeld type- of spelfouten; de velden worden opgenomen zoals u ze heeft aangeleverd. U dient de kolommen waarin deze labels staan, te voorzien van de volgende namen: Label1, Label2, Label3, Label4, Label5. Wilt u dezelfde labels gebruiken als in 2010-2015? Zorgt u dan dat de informatie onder hetzelfde label staat als waar u het in eerdere jaren heeft opgenomen. Dat voorkomt veel ongemak, want dan komt het niet voor dat u zelf na oplevering moeite moet doen om de juiste gegevens in dezelfde kolom te krijgen. 2. Intensief programma: Indien de student een intensief programma volgt, geeft u dit aan met de code 1. Indien de student geen intensief programma volgt, geeft u dit aan met een code 2 of laat u het veld leeg. Binnen een CROHO opleiding kan onderscheid gemaakt worden tussen studenten die het reguliere programma volgen en degenen die een aangepast, intensief, programma volgen. Instellingen mogen zelf bepalen wat ze verstaan onder intensief, maar u kunt denken aan: - Versnelde route door de opleiding. Bv Bachelor in 3 jaar in plaats van 4. - University Colleges - Honours Programma s. 3. Een afwijkende opleidingsnaam of instellingsnaam: U heeft de mogelijkheid om een van het CROHO afwijkende opleidingsnaam en/of instellingsnaam aan te leveren. Dit zijn de namen die aan de studenten getoond worden in de enquête en in het onderwerp van de uitnodigingsmail. Bijvoorbeeld: Tandheelkunde Amsterdam kan als instellingsnaam naast UvA of VU ook ACTA aanleveren indien men deze naam aan de studenten wil tonen in het onderwerp van de e-mail en in de enquête. Dit geldt bijvoorbeeld ook voor Amsterdam University College en voor alle andere samenwerkingsopleidingen. U kunt ook afwijkende opleidingsnamen doorgeven als de naamgeving van de opleiding in het CROHO niet overeenkomt met de naamgeving die u in de praktijk gebruikt. LET OP: u dient deze gegevens aan te leveren als extra velden naast de CROHO-code en de BRIN-code en geeft deze velden de volgende naam: OpleidingsnaamLokaal en/of InstellingsnaamLokaal. Deze velden worden niet teruggeleverd in uw bestand. Indien u dat wél wenst, dient u deze gegevens ook nog een keer als label op te nemen. Levert u deze gegevens niet aan, dan worden de BRIN- en CROHO-benamingen gebruikt uit het CROHO.

De volgende twee velden zijn gewenst om aan te leveren, vanwege een mogelijk stimulerende werking op de respons: 4. Een extra ondertekening: De uitnodigingstekst voor studenten wordt ondertekend door de directeur van Studiekeuze123. Naast deze ondertekening is het mogelijk de e-mail die studenten ontvangen mede te laten ondertekenen door een persoon of instantie, bijvoorbeeld de rector, bestuurser, faculteitsdirecteur et cetera. Indien u de ondertekening meertalig wilt aanbieden, dient u deze in het Nederlands, Engels en Duits aan te leveren. Kiest u voor een teruglevering van studentnummers (lees meer hierover op www.studiekeuzeinformatie.nl/planning-voorbereiding-nse-2016/aanvullende-overeenkomst-ivmteruglevering-sleutelbestand dan is het noodzakelijk dat de e-mail mede wordt ondertekend door een vertegenwoordiger van uw instelling. 5. Eén extra tekstregel uitnodigingsmail: Dat kan een uitnodigingszin zijn die de studenten extra stimuleert mee te doen met de NSE. Ook voor de uitnodigingszin geldt dat u deze in het Nederlands, Engels en Duits dient aan te leveren. De uitnodigingsregel mag maximaal uit ongeveer 50 woorden bestaan. Ten aanzien van deze laatste twee aspecten merken wij op dat, indien u deze gegevens in het studentbestand meelevert, u ook per student de ondertekening of extra uitnodigingszin kunt laten variëren. Voorbeeldbestanden Op www.studiekeuzeinformatie.nl/planning-voorbereiding-nse-2016/aanleveren-studentgegevens-nse vindt u binnenkort een document dat als voorbeeld dient voor het bestand dat u moet uploaden. Hierin staan alle datadefinities en de gebruikte codes. Wij vragen u bij het aanmaken van uw bestand deze definities en structuur nauwgezet te volgen.

Bijlage 1 Format e-mailadressen en achtergrondgegevens In onderstaande overzichten vindt u een voorbeeld van de dataformats van het bestand met studentgegevens. De velden in overzicht 1 zijn absoluut verplicht ( Noodzakelijke velden ). De velden in overzicht 2 hebben grote voorkeur (zie ook Wenselijke velden ). De informatie verhoogt de betrouwbaarheid en de validiteit van het onderzoek. De velden in overzicht 3 zijn niet verplicht (zie ook paragraaf Overige velden ). U bepaalt zelf in welke mate het opnemen van deze velden een toegevoegde waarde heeft. N.B.: Indien u na afloop van het onderzoek nog extra labels wilt (laten) toevoegen, zijn hieraan kosten verbonden! U dient alle labels bij de initiële aanlevering van de adressen mee te leveren. Het is belangrijk dat ALLE velden in één bestand zijn opgenomen en dat de bestandsnaam voldoet aan de eisen zoals gesteld in Aanleveren studentgegevens. Overzicht 1: Verplichte velden (voorbeeld) Student- ID* CROHO BRIN Locatie Vorm Email1 Email2 Geslacht Studiejaar Afstandsonderwijs HBO_WO 345 34665 24LY Doorn Vt a@tmo.nl M 1 1 346 34665 24LY Doorn Vt b@tmo.nl M 1 1 1 347 34665 24LY Doorn Vt c@tmo.nl M 2 2 348 34665 24LY Doorn Vt d@tmo.nl M 2 1 349 34665 24LY Doorn Vt e@tmo.nl V 2 2 350 34665 24LY Doorn Dt f@tmo.nl V 2 1 2 351 34665 24LY Doorn Dt g@tmo.nl V 1 1 352 34665 24LY Doorn Du h@tmo.nl M 1 2 * De student-id kan een studentnummer zijn of een door u versleutelde code. Deze ID wordt in beginsel gebruikt om eventueel later velden aan te kunnen koppelen of correcties te kunnen verrichten. Dit veld wordt niet mee terug geleverd in uw bestanden, tenzij uw instelling ervoor kiest het traject Terug levering studentid te volgen dat is beschreven op www.studiekeuzeinformatie.nl/planningvoorbereiding-nse-2016/aanvullende-overeenkomst-ivm-teruglevering-sleutelbestand.

Overzicht 2: Wenselijke/Voorkeursvelden (voorbeeld) Etniciteit Geboortedatum Leeftijd op 31-12-2015 Vooropleiding VO Vooropleiding HO Samenwerkings- Organisatieverband onderdeel 1 12-12-1992 22 1 Max. 50 posities Max. 50 posities 1 2 13-12-1992 22 2 Max. 50 posities Max. 50 posities 2 3 14-12-1992 22 3 1 Max. 50 posities Max. 50 posities 1 15-12-1993 21 4 2 Max. 50 posities Max. 50 posities 3 1 16-12-1993 21 5 7 Max. 50 posities Max. 50 posities 1 17-12-1989 25 6 Max. 50 posities Max. 50 posities 4 3 18-12-1994 20 6 Max. 50 posities Max. 50 posities 3 19-12-1994 20 5 3 Max. 50 posities Max. 50 posities Voorkeurstaal Overzicht 3: Facultatieve velden (voorbeeld) Label1 Label2 Label3 Label4 Label5 Intensief Programma Opleidingsnaam Lokaal Instellingsnaam Lokaal Uitnodigingstekst Ondertekening ** Een ondertekening is verplicht indien uw instelling ervoor kiest het traject Terug levering van studentid te volgen).

Overzicht 4: Nadere uitleg verplichte en wenselijke velden en codes Dataformat verplichte velden: Student-ID Croho Brin Locatie Vorm E-mail1 E-mail2 Geslacht Studiejaar (masterstudenten = ouderejaars) Afstandsonderwijs HBO_WO (Versleuteld) studentnummer Zie Centraal Register Hoger Onderwijs 2015: www.ib-groep.nl Zie Centraal Register Hoger Onderwijs 2015: www.ib-groep.nl Vestigingsplaats Vt (voltijd) Dt (deeltijd) Du (duaal) E-mailadres student van instelling (Eventueel) privé-email student M=Man V=Vrouw 1 = Eerstejaars 2 = Ouderejaars 1 = Ja 1 = HBO 2 = WO Dataformat wenselijke/voorkeurs velden: Etniciteit Geboortedatum 1 = Autochtoon 2 = Westers allochtoon 3 = Niet-westers allochtoon 4 = Onbekend dd-mm-yyyy Leeftijd Per 31-12-2015 Vooropleiding VO (secondary education) Vooropleiding HO (higher education): veld kan leeg zijn indien n.v.t. Samenwerkingsverband Organisatieonderdeel Voorkeurstaal 1 = VMBO 4 = VWO 2 = MBO 5 = Buitenlands diploma 3 = HAVO 6 = Overig 1 = HBO-p 5 = WO 2 = HBO 6 = Colloquium doctum 3 = WO-p 7 = Overig 4 = WO-ba Samenwerkingsverband (tussen instellingen) waartoe studie/student behoort (max. 50 posities) Onderdeel waartoe student behoort (max. 50 posities) 1 = Nederlands 3 = Duits 2= Engels 4 = Alle talen