ICT Benchmark Gemeenten 2009 Een impressie

ICT Benchmark Gemeenten 2009 Een impressie

ICT Benchmark Gemeenten 2009 Een impressie Deze rapportage is bedoeld om de lezer een indruk te geven van de resultaten die de ICT Benchmark Gemeenten oplevert Dit rapport is geschreven door Peter van Dijk RE RA en drs. Sanneke van der Linden van M&I/Partners bv. Amersfoort,

Inhoudsopgave 1 Managementsamenvatting 3 2 Kennismaking met een aantal resultaten 5 2.1 ICT-kosten per ICT-werkplek 5 2.2 ICT-kosten per inwoner 6 2.3 ICT-kosten per medewerker 7 2.4 ICT-kosten als percentage van de gemeentelijke begroting 8 2.5 Infrastructuurkosten per ICT-werkplek 9 3 Dekkingsgraad 10 Bijlage A Deelnemers ICT Benchmark Gemeenten 2009 14 Impressie ICT Benchmark Gemeenten 2009 Pagina 2 van 14

1 Managementsamenvatting De ICT Benchmark Gemeenten 2009 (over boekjaar 2008) en de benchmarks over eerdere jaren geven het volgende beeld: Kengetal 2004 2005 2006 2008 2009 ICT-kosten per ICT-werkplek 5.602,- 5.428,- 5.108,- 5.087,- 5.237,- ICT-kosten per inwoner 69,93 72,56 66,42 70,73 64,26 ICT-kosten per medewerker (in fte) 6.373,- 6.504,- 6.577,- 6.591,- 6.980,- ICT-kosten als percentage van de begroting 2,12% 2,01% 1,86% 1,82% 1,67% Infrastructuurkosten per ICT-werkplek 1.696,- 1.915,- 1.582,- 1.548,- 1.342,- Eerste lustrum ICT Benchmark Gemeenten In 2004 is de ICT Benchmark Gemeenten gestart. Sindsdien is deze jaarlijks herhaald. Naar aanleiding van het eerste lustrum heeft een rondtafelgesprek plaatsgevonden met vertegenwoordigers van de gemeenten Alkmaar, Breda en Zaanstad. Dit heeft geleid tot de publicatie Betere dienstverlening vraagt om slimme processen Dienstbare gemeenten en ICT-kosten. Deze publicatie kan worden aangevraagd via info@mxi.nl. Conclusies Uit de resultaten van de ICT Benchmark Gemeenten 2009 volgen onderstaande conclusies: De absolute ICT-kosten stijgen in vergelijking met voorgaande jaren. Uit bovenstaande tabel blijkt dat de relatieve ICT-kosten (per ICT-werkplek, als percentage van de begroting) dalen. Deze daling wordt veroorzaakt door een grotere stijging van de noemer (ICTwerkplekken en begroting) ten opzichte van de ICT-kosten. Voor de infrastructuurkosten per ICT-werkplek geldt een werkelijke daling. Er is geen generiek (voor alle gemeenten geldend) verband zichtbaar tussen de grootte van de gemeenten en de hoogte van de ICT-kosten. Gemiddeld genomen blijkt voor de meeste kengetallen dat de grootte van de gemeente niet van invloed is op de hoogte van het ICTkostenniveau. Voor een aantal kengetallen geldt dat gemiddeld grotere gemeenten een schaalvoordeel kennen. De kosten voor software(diensten) en personeel zijn samen gemiddeld 74% van de totale ICT-kosten. Ter vergelijking: dat aandeel was in 2005 68%. Aan infrastructuur (ICTwerkplekken, datacommunicatie, servers & storage, telefonie en faciliteiten) wordt 26% van het ICT-budget besteed. Hogere ICT-kosten worden in algemene zin niet verklaard door een hogere mate van ICTvolwassenheid of een hogere mate van dekkingsgraad. Dit verband geldt wel voor een aantal gemeenten, maar niet voor alle deelnemers. ICT-personeel houdt zich het meeste bezig met beheerwerkzaamheden. Binnen het taakgebied beheer wordt 80% van de formatie ingezet voor functioneel applicatiebeheer en technisch beheer. De meeste kosten voor software en softwarediensten (gemiddeld 65%) hebben betrekking op de backofficetaken van de gemeenten, zowel bedrijfsvoering als primair proces. Ten opzichte van voorgaande jaren is een verschuiving naar de frontoffice zichtbaar. De verwachting is dat deze verschuiving de komende jaren doorzet als gevolg van de digitalisering bij gemeenten. Impressie ICT Benchmark Gemeenten 2009 Pagina 3 van 14

Inhoud benchmark Deze benchmark is ontwikkeld door de deelnemende gemeenten en M&I/Partners. De ICT Benchmark brengt de ICT-kosten van gemeenten in kaart op basis van een specifiek voor de gemeentelijke branche ontwikkelde Total Cost of Ownership model (hierna: TCO-model). Het TCOmodel gaat uit van een aantal te onderscheiden ICT-objecten (ICT-werkplekken, servers, personeel, et cetera) en geeft inzicht in de jaarlijkse kosten voor het in stand houden en/of vervangen van de ICT-objecten. Dit jaarlijkse kostenniveau wordt bepaald door de optelsom van de kapitaallasten en de exploitatiekosten. Naast informatie over de kosten is aan de gemeenten ook informatie gevraagd over het eigen ICT-volwassenheidsniveau. Hiertoe is een generiek model voor de ICT-dienstverlening ontwikkeld dat gebaseerd is op de COBIT-processen, inclusief volwassenheidsniveaus. Binnen de volwassenheidsniveaus is steeds een onderscheid gemaakt tussen opzet en bestaan enerzijds, en werking anderzijds. Gemeenten hebben zelf hun volwassenheidsniveau bepaald. Dit zelfonderzoek is op twee onderdelen (processen) gevalideerd. Daarnaast is erop aangedrongen de volwassenheid vanuit diverse invalshoeken binnen de gemeentelijke organisatie te benaderen. Voor zover we dit hebben kunnen vaststellen, hebben gemeenten hieraan gehoor gegeven. Naast de ICTvolwassenheid is ook gemeten hoe ver gemeenten zijn met de invoering van de elektronische overheid (dekkingsgraad). Benchmark proces De deelnemende gemeenten hebben op basis van een generiek model de kosten in kaart gebracht. De resultaten hiervan zijn gevalideerd in een gesprek tussen de betreffende gemeenten en een adviseur van M&I/Partners. De conceptrapportage is ter controle van de juiste verwerking van de aangeleverde gegevens aan de gemeenten voorgelegd. De reacties van de gemeenten zijn verwerkt in deze rapportage. Net als voorgaande jaren zijn de resultaten in deze rapportage geanonimiseerd. Het is op geen enkele wijze mogelijk een link te leggen naar een specifieke deelnemer. Om een zinvolle discussie in de kringbijeenkomsten mogelijk te maken, wordt de anonimiteit voor deelnemers tijdelijk opgeheven. Verspreiding van specifieke informatie van deelnemers wordt verder niet toegestaan. Hiervoor hebben de deelnemers en onderzoekers een protocol ondertekend. Hoewel de betrouwbaarheid van het cijfermateriaal voldoende is voor gebruik in deze rapportage, moet worden bedacht dat er geen accountantsverklaring is afgegeven bij de gebruikte cijfers. De resultaten zoals in dit rapport weergegeven, bevatten geen waardeoordeel. Ze dienen uitsluitend voor het achterhalen van de achtergronden en zogenaamde best practices van het gebruik van ICT bij gemeenten. De resultaten worden met de deelnemende gemeenten besproken in twee kringbijeenkomsten, om de best practices te achterhalen en te benoemen. De werkelijke waarde van de ICT Benchmark ligt in de uitkomst van deze dialoog. Impressie ICT Benchmark Gemeenten 2009 Pagina 4 van 14

2 Kennismaking met een aantal resultaten 2.1 ICT-kosten per ICT-werkplek In figuur 1 worden de totale ICT-kosten weergegeven per gemeente per kostenobject. Voor dit kengetal worden de totale ICT-kosten (kapitaallasten + exploitatiekosten) gedeeld door het aantal ICT-werkplekken per gemeente. Het totale bedrag per ICT-werkplek dat u in de figuren aantreft, ligt hoger dan het bedrag dat direct met een ICT-werkplek te maken heeft. Het bevat alle kosten voor het werken met de ICTmogelijkheden die een gemeente haar medewerkers biedt. De kosten die direct betrekking hebben op de ICT-werkplek worden vertegenwoordigd door het onderste (blauwe) balkje in de figuren. 7.000,00 6.000,00 5.000,00 4.000,00 3.000,00 7. Faciliteiten 6. Personeel 5. Spraak 4. Servers 3. Datacomm 2. Software 1. Werkplek 2.000,00 1.000,00 - Figuur 1: ICT-kosten per ICT-werkplek, exclusief toerekening personele kosten Uit figuur 1 ontstaat het volgende beeld: 7.000,00 6.000,00 5.000,00 4.000,00 3.000,00 2.000,00 1.000,00 ICT-kosten per ICTwerkplek Gewogen gemiddelde 5.255,- Ongewogen gemiddelde 5.146,- Laagste waarde 3.820,- Hoogste waarde 6.563,- - Impressie ICT Benchmark Gemeenten 2009 Pagina 5 van 14

2.2 ICT-kosten per inwoner Voor het kengetal ICT-kosten per inwoner worden de totale ICT-kosten (kapitaallasten + exploitatiekosten) gedeeld door het aantal inwoners per gemeente. 90,00 80,00 70,00 60,00 50,00 40,00 30,00 7. Faciliteiten 6. Personeel 5. Spraak 4. Servers 3. Datacomm 2. Software 1. Werkplek 20,00 10,00 - Figuur 2: ICT-kosten per inwoner, exclusief toerekening personele kosten Uit figuur 2 ontstaat het volgende beeld: 90,00 80,00 70,00 60,00 50,00 40,00 30,00 20,00 10,00 - ICT-kosten per inwoner Gewogen gemiddelde 64,47 Ongewogen gemiddelde 61,29 Laagste waarde 41,44 Hoogste waarde 78,64 Impressie ICT Benchmark Gemeenten 2009 Pagina 6 van 14

2.3 ICT-kosten per medewerker Voor het kengetal ICT-kosten per medewerker worden de totale ICT-kosten (kapitaallasten + exploitatiekosten) gedeeld door het aantal medewerkers (in fte) dat in dienst is van de betreffende gemeente. 9.000,00 8.000,00 7.000,00 6.000,00 5.000,00 4.000,00 3.000,00 7. Faciliteiten 6. Personeel 5. Spraak 4. Servers 3. Datacomm 2. Software 1. Werkplek 2.000,00 1.000,00 - Figuur 3: ICT-kosten per medewerker, exclusief toerekening personele kosten Uit figuur 3 ontstaat het volgende beeld: 9.000,00 8.000,00 7.000,00 6.000,00 5.000,00 4.000,00 3.000,00 2.000,00 1.000,00 ICT-kosten per medewerker (in fte) Gewogen gemiddelde 7.003,- Ongewogen gemiddelde 6.838,- Laagste waarde 5.661,- Hoogste waarde 7.931,- - Impressie ICT Benchmark Gemeenten 2009 Pagina 7 van 14

2.4 ICT-kosten als percentage van de gemeentelijke begroting Hieronder vindt u het kengetal ICT-kosten als percentage van de gemeentelijke begroting. Bij de berekening van dit kengetal zijn de totale jaarlijkse ICT-kosten (kapitaallasten + exploitatiekosten) gedeeld door de gemeentelijke begroting in 2008. Een hoog percentage kan duiden op minder efficiënte inzet van ICT, maar ook op een hogere automatiseringsgraad. Ook de hoogte van de gemeentelijke begroting is van invloed op de uitkomsten in deze grafiek. 3,00% 2,50% 2,00% 7. Faciliteiten 1,50% 6. Personeel 5. Spraak 4. Servers 1,00% 3. Datacomm 2. Software 1. Werkplek 0,50% 0,00% Figuur 4: ICT-kosten als percentage van de gemeentelijke begroting ICT-kosten als percentage van de gemeentelijke begroting Gewogen gemiddelde 1,68% Ongewogen gemiddelde 1,76% Laagste waarde 1,18% Hoogste waarde 2,59% Impressie ICT Benchmark Gemeenten 2009 Pagina 8 van 14

2.5 Infrastructuurkosten per ICT-werkplek Figuur 5 geeft de infrastructuurkosten per ICT-werkplek weer. Dit kengetal is berekend door de kosten van software(diensten) en personeel in mindering te brengen op het totale ICTkostenniveau, en dit vervolgens te delen door het aantal ICT-werkplekken per gemeente. 2.500,00 2.000,00 1.500,00 1.000,00 7. Faciliteiten 5. Spraak 4. Servers 3. Datacomm 1. Werkplek 500,00 - Uit figuur 5 ontstaat het volgende beeld: Figuur 5: Infrastructuurkosten per ICT-werkplek 2.500,00 2.000,00 1.500,00 1.000,00 500,00 Infrastructuurkosten per ICT-werkplek Gewogen gemiddelde 1.344,- Ongewogen gemiddelde 1.345,- Laagste waarde 831,- Hoogste waarde 1.942,- - Impressie ICT Benchmark Gemeenten 2009 Pagina 9 van 14

3 Dekkingsgraad In de ICT Benchmark Gemeenten 2009 zijn aanvullende vragen gesteld over de mate waarin gemeenten hun primaire processen ondersteunen met behulp van ICT-middelen. In deze benchmark wordt dat aangeduid met de term dekkingsgraad. Hierbij ligt de focus op de ICTmiddelen en processen die invulling geven aan de elektronische overheid (NUP). Het model voor de dekkingsgraad bestaat uit vier onderdelen: E-toegang en Authenticatie, Basisregistraties, Voorbeeldprojecten en Dienstverlening. Mate van dekking per onderdeel De figuren in deze paragraaf geven de dekkingsgraad per onderdeel per gemeente weer. Hierbij zijn de elementen per onderdeel ( E-toegang en Authenticatie, Basisregistraties, Voorbeeldprojecten en Dienstverlening ) opgeteld per gemeente en in de grafieken weergegeven. Figuur 6 geeft de uitkomsten voor het onderdeel E-toegang en Authenticatie weer. M 16 14 A B 12 L 10 8 6 4 C K 2 D E toegang en Authenticatie 0 Gemiddeld Maximaal J E I F H G Figuur 6: Dekkingsgraad E-toegang en Authenticatie Impressie ICT Benchmark Gemeenten 2009 Pagina 10 van 14

Figuur 7 geeft de uitkomsten voor het onderdeel Basisregistraties weer. M 30 25 A B L 20 15 C 10 K 5 D Basisregistraties 0 Gemiddeld Maximaal J E I F H G Figuur 7: Dekkingsgraad Basisregistraties Impressie ICT Benchmark Gemeenten 2009 Pagina 11 van 14

Figuur 8 geeft de uitkomsten voor het onderdeel Voorbeeldprojecten weer. M 30 A B 25 L 20 15 C 10 K 5 D Voorbeeldprojecten 0 Gemiddeld Maximaal J E I F H G Figuur 8: Dekkingsgraad Voorbeeldprojecten Impressie ICT Benchmark Gemeenten 2009 Pagina 12 van 14

Figuur 9 geeft de uitkomsten voor het onderdeel Dienstverlening weer. M A 160,00 140,00 120,00 B L 100,00 80,00 60,00 C 40,00 K 20,00 D Dienstverlening 0,00 Gemiddeld Maximaal J E I F H G Figuur 9: Dekkingsgraad Dienstverlening Impressie ICT Benchmark Gemeenten 2009 Pagina 13 van 14

Bijlage A Deelnemers ICT Benchmark Gemeenten 2009 Dertien gemeenten hebben dit jaar deelgenomen aan de ICT Benchmark. Het betreft de volgende gemeenten: Alkmaar s-hertogenbosch Apeldoorn Hilversum Bergen op Zoom ISZF Breda Tilburg Den Helder Zaanstad Emmen Zoetermeer Helmond Meer informatie en mogelijkheid tot inschrijving vindt u op www.mxi.nl/ictbenchmark. Impressie ICT Benchmark Gemeenten 2009 Pagina 14 van 14

Impressie ICT Benchmark Gemeenten 2009 Pagina 15 van 14