Risicofactore i tijde va krimp Regiobijeekomste NVTK maart 2013 Toy Weggemas
Eve voorstelle Toy Weggemas AYIT Cosultacy Al ca. 20 jaar werkzaam i de brache Domei: bedrijfsvoerig, kegetalle, maagemetiformatie Maar ook: coachig, itervisie, orgaisatieoderzoek Iitiatiefemer va het Netwerk Professioals Kideropvag, otmoetigsplek voor cotrollers, facilitair maagers e marketig medewerkers (ca. 120 deelemers), sids 2003
Thema s Risico s i de kideropvag Algemee I tijde va krimp Risicostrategieë Bedrijfscultuur Maagemetiformatie
Om welke risico s s gaat het vooral i de kideropvag? I 2008 is bie het Netwerk Professioals Kideropvag gestart met het i kaart brege va de risico s i de kideropvag. Welke domeie, welke risico s e welke maatregele? Doel was ee zo volledig mogelijke lijst same te stelle.
E dit zij ze da alle 217! Ooordeelkudig gebruik & bedieig materiale Reorgaisatie & speelgoed leidt met letsel tot (tijdelijk) tot gevolgbovetallig persoeel Lagdurige uitval va het etwerk door fysieke beschadigig (brad, water, verielig, ogelukje) Uitbreke va besmettelijke ziekte/ virus Lagdurige uitval etwerk door diefstal Debiteurerisico Gee atecedete oderzoek ieuw persoeel, iet cotrolere va refereties e diploma's Foutief beware e toediee voedsel Uitval afzoderlijke PC Faillissemet va derde of istellige bij wie borgstellige, garaties, of vorderige uitstaa Wervig vrijwilligers bij TSO Ovoldoede uitwijk mogelijkhede voor etwerk Foutief beware e toediee medicije Niet tijdig beschikbaar kome va extere fiacierig Fuctioere vrijwilligers bij TSO kwetsbaar beheer: afhakelijk va 1 persoo Ovoldoede kwaliteitscotrole bij leverig voedsel Reteschommelige Slechte PR door vertrokke persoeelslede systeembeheer e/of helpdesk is uitbesteed; daardoor extere afhakelijkheid Kwaliteit vervoer va e aar locaties ovoldoede met letsel tot gevolg Reserverig voor ovoorziee uitgave Niet goed fuctioerede systeemsoftware, bijv. plaigssysteem Kwaliteit opleidig SPW sluit iet aa bij behoefte Vervoer met privé-auto's of eige vervoermiddele Niet goed fuctioerede applicaties Oder- of oververzekerig Competetiegebrek e/of te laag keisiveau voor specialisme Kidere die iet opgehaald worde Te complex ka leide software tot pakket; foute waardoor veel foute Overzicht eigedomme ovolledig, waardoor extra koste bij schade/brad Kwaliteit e leiderschap va het maagemet ovoldoede Niet wat goed leidt teste tot foutieve va ieuwe strategische programmatuur beslissige bij implemetatie wat leidt tot foute Ogeweste itimiteite of fors fysiek geweld va persoeel aar kidere of ouders Ovolledige i gegevesverwerkig meldig va schades aa de verzekeraar Hoog ziekteverzuim (permaet) Systeem wordt besmet met ee virus Fysiek geweld va persoeel aar kidere (klei icidet) Gee schaderegistratiesysteem waardoor gee izicht bestaat i schades, risico's e hu oorzake Otbrekede of obetrouwbare back-up of archiverig va gegeves Gastoudergezie voldoe iet aa wettelijke Griepepidemie eise leidt tot plotselige stijgig ziekteverzuim (icideteel) Gegeves iet betrouwbaar, iet volledig e/of ojuist BV scheidig og iet volledig doorgevoerd (ka bij probleme i 1 BV leide tot aasprakelijkheid bij overige BV's) Toetsig GGD valt egatief uit Beroepsziekte bij uitvoered persoeel leidt tot schadeclaims Verlies va gegeves door import/ export tusse verschillede applicaties Niet verzekerbare schade of schade die je iet wilt verzekere Foute bij plaig wat leidt tot oderbezettigmedewerkers weigere zich prevetief i te ete wat leidt Regelgevig tot letsel/ziekte rod de bewaartermij va de digitale gegeves wordt iet ageleefd Aaemer voert zelf meerwerk uit zoder opdracht e declareert dit, met (ocotroleerbare) koste tot gevolg Foute bij ischrijvig ieuwe klate Ziekte va medewerkers met specifieke arbeidstake of specialisaties Leveracier stopt met odersteuig va de gebruikte applicatie Fraude door valselijk voor akkoord parafere va gefigeerde leverige leidt tot hogere koste Faillissemet leveracier software toepassige wat leidt tot gevaar voor cotiuïteit Plaatsig va klate die iet kue betale Beheer cotracte e dossiers ovoldoede Het iet realisere va de afgesproke prestaties door ee iet toe te wijze extere oorzaak leidt tot het optrede Moopoliepositie va de softwareleveracier va overwachte vertragig Hogere persoeelsizet da geplad wat leidt Foutieve tot extra koste iformatieverstrekkig aa persoeelslede Misbruik va gegeves door geautoriseerde persoe Leveraciers levere iet of iet juist wat leidt tot extra koste e vertragig Niet tijdig sigalere va lage bezettig Stakig leidt tot stagatie bedrijfsproces Misbruik va gegeves door iet geautoriseerde persoe Gebrek aa fuctiescheidig wat leidt tot fraude bij ikoop Overbezettig Plage, peste, verbaal geweld Misbruik of weglekke va gegeves via tijdelijke medewerkers, igehuurde adviseurs, leveraciers of exter oderhoudspersoeel Weglekke va gegeves via gebruik chatprogramma's, Iteretfora, Hyves e.d. Otbreke va cetraal ikoopbeleid e ikoopvoorwaarde ka leide tot extra hoge koste Ovoldoede capaciteit & te lage wachtlijstefysiek geweld tusse persoeelslede Misbruik va gegeves door extere persoe (o.a. hackers) Afsprake met aaemers worde ovoldoede vastgelegd hetgee leidt tot schadeclaims Door wachtlijste kidere iet op eerste voorkeur Familiebade kue plaatse tusse waardoor persoeelslede risico va 'slepe' verstore werkklimaat Gebrekkige toegagsbeveiligig wat leidt tot het opebaar worde va gevoelige iformatie Bestelprocedures e bestelvoorwaarde ligge iet eeduidig vast, waardoor bestellige oodig duurder uitvalle Niet tijdig sigalere va otwikkelige wachtlijst/cocurretie/uitbreidigmogelijkhede Hoge kostestijgig i CAO Hostig website dow Ovolledige beschrijvig i bestek wat leidt tot extra koste Procedures zij iet bestad tege marktveraderige Storig mailserver Kwetsbaarheid bij uitval va de directie Iteretbakiere is buite werkig waardoor iet betaald ka worde of gee gegeves Gee reservecapaciteit kue worde igeleze gebouwe Telefoische itimidatie plaatsigsmedewerkers Afhakelijkheid door klate va persoolijke verhoudige bie directie Uitval e/of telefoo/fax MT verkeer leidt tot slechte bereikbaarheid Gebrek aa flexibiliteit accommodaties, waardoor veraderede vraag iet opgevage ka worde Aggressief gedrag klate ka leide tot overspae Te veel medewerkers zeggeschap bij idividuele persoe Uitval telefoocetrale zorgt voor (gedeeltelijke) uitval va het etwerk Izakkig markt, accommodaties overbodig, daardoor hoge vaste koste Cotractuele verplichtige aar ouders kue Afhakelijkheid iet agekome doordat worde éé persoo visitekaartje va de orgaisatie Oduidelijke isfuctiescheidig & admiistratieve orgaisatie Verkeerde liggig va locaties bij verschuivede vraag Commuicatiestorige tusse plaatsigsmedewerkers maagers/leidig Aasprakelijkheid directie & bestuurders iet goed geregeld, waardoor kas op claims Ambitieiveau directeur loopt iet sychroo met mogelijkhede va de orgaisatie (te veel c.q. te weiig) Tekort aa geschikte accommodaties Negatief imago als gevolg va gebeurteisse i het verlede (uitsluited lokaal) Cotiuïteit va admiistratieve processe iet geborgd Tegevallede resultate va projecte Ovoldoede cotroles igebouwd bij complexe processe Gee tijdelijke huisvestig (uitwijk) geregeld bij calamiteite Imago sluit iet aa bij realiteit (verkeerd imago) Tegevallede resultate va overdracht of overame (deel Uitbestedig va) oderemig deel admiistratief (lijke proces i de kast) Gee/ te weiig spreidig i afloop huurcotracte Imago is iet meer actueel (verouderd imago) Tegevallede resultate va ivesterige Chaos i admiistratie door deelbetalige debiteure (gemeete, belastig e ouder) Te grote met achterstad spreidig BSO waardoor veel vervoerskoste Niet adequaat reagere op egatieve berichte i de media Niet tijdig actie odereme, iet tijdig idiee va Projectrisico's, odaks opame post i projectbegrotig Achterstallig of slecht oderhoud Iformatie iet duidelijk (bijv. tarievebeleid) Procedures worde iet cosistet uitgevoerd Implemetatie strategie kost meer tijd da gedacht Oduidelijke afsprake bij uitbestede va oderhoudswerkzaamhede wat leidt tot op derde overhaalbare Iformatie iet tijdig verstrekt Bijhoude risico-ivetarisaties gebeurt ovoldoede Otbreke oderemerschap wat leidt tot misse va marktkase Fraude foute Iformatie iet eeduidig Kwaliteitsborgig itere orgaisatie ovoldoede Bewaartermije va papierearchief worde iet aagehoude Verborge gebreke Uitblijvede effecte va PR worde iet gesigaleerd Zoekrake va admiistratieve stukke i archief Slecht klimaat i accommodaties Gee goede cotrole op taalgebruik e ihoud Iformatieverstrekkig gedrukt promotiemateriaal itere e brieve -e extere activiteite Spioage/keislek waardoor gevoelige iformatie opebaar wordt Ovoldoede cotrole op schoomaak e oderhoud Gee goede cotrole op taalgebruik e ihoud Efficiety website e effectiviteit bedrijfs- e heersigssysteem Niet juist registrere va koste ka leide tot te lage subsidieafrekeige Noodzaak va asbestverwijderig Klacht va ouders iet goed i behadelig geome brede school leidt tot afame KOV e BSO behoefte Niet tijdig verwerke va mutaties ka leide tot foutieve rapportages mbt resultate Tegevallede bouw-, verbouw- of oderhoudskoste Niet tijdig aapasse va marktstrategie bij wijzigede TSO/vrijwilligers omstadighede leidt tot fiscale risico's Door verlies va post worde termije overschrede Door verlies va post wordt privacygevoelige of vertrouwelijke iformatie opebaar Ibraak of isluipig + diefstal + vervolgschade Gee duidelijke marketigstrategie waardoor cocurret... leidster meer izet kase leidt tot heeft hogere formatieve bezettig = hogere Verlies koste va post leidt tot dubbel werk Isluitig Gee duidelijke marketigstrategie waardoor koste toeslage oodig leidt gemaakt tot vraaguitval worde of gee doel treffe Vertragig va postbezorgig Verielige va materiaal of gebouwe Vraaguitval door slechte ecoomische omstadighede: [jaarlijks alarmfase actualisere] 1: 2% mider omzet Grote uitstroom persoeel Eézijdige leeftijdsopbouw persoeel leidt tot kas op grote, toekomstige uitstroom Brad, wateroverlast, bliksemislag + gevolgschade Vraaguitval door slechte ecoomische omstadighede: Niet houde alarmfase aa wet- 2: 5% e mider regelgevig omzet leidt tot kas op boetes Verdwije gesubsidieerde bae leidt tot stijgig persoeelskoste Glasbreuk + vervolgschade Vraaguitval door slechte ecoomische omstadighede: Make afsprake alarmfase met 3: 25% overheid mider duurt omzetlag Gekwalificeerd persoeel is moeilijk verkrijgbaar Valse bommeldig Plotselige toetredig ieuwe e/of grootschalige Afhakelijkheid cocurrete va gemeetelijke besluitvormig Gebruik va uitzedbureau voor ivullig persoeelstekort; extra koste Alarmsysteem of alarmopvolgig fuctioeert iet Gegeves vauit de orgaisatie (kasse, urebriefjes) Tegevallers kloppe bij iet overames Vertrek sleutelfigure leidt tot wegvalle va keis e ervarig Sleutelbeheer ovoldoede, waardoor obevoegde toegag tot ee pad kue krijge Gegeves uit admiistratie zij iet actueel hetgee leidt tot verkeerde acties, budgetoverschrijdig Meer ouderschaps- of ader verlof da begroot Doorlooptijd fusie/samewerkig is lager da verwacht Toegakelijkheid pade voor iet-geautoriseerde bezoekers e hogere koste Meer werkemers da begroot, make gebruik va WIA Afhakelijkheid va besluitvormig extere partije leidt tot Reorgaisatie belemmerig maakt voortgag fiaciele afvloeigsregelig bedrijfsprocesse odig Noodplae (evacuatie) fuctioere iet Buite registratiesysteem blijve va facture wat leidt tot vertraagde betalige Ovolkomehede i afsprake izake samewerkig wat leidt tot verwijtbare foute Afhakelijkheid va gemeetelijk verhuurbeleid Geld wordt op ee ee verkeerd rekeigummer overgemaakt wat leidt tot claims va beadeelde Fiaciële verlieze of mislukke va samewerkigsverbade Overwachte huurverhogig verhuurder Niet (tijdig) odertekee va facture wat leidt tot claims als gevolg va ee te late betalig (bijv. retedervig) Uitstappe va de samewerkigsparter leidt tot tegevalled projectresultaat Verkoop va pade door verhuurder met als gevolg plotselig hogere koste Storige i facturatie of betaligsprocesse Huurovereekomste met ogustige bepalige Door ovoldoede fuctiescheidig wordt fraude i de had gewerkt wat leidt tot fiaciële Admiistratief beheer huisvestigscotracte beadelig va de orgaisatie Beheer gedeelde gebouwe Ovoldoede cotrole okostedeclaraties Uitval verwarmig / klimaatbeheersig Foutieve ischattig begrotigscijfers waardoor ee verkeerde vraagprijs wordt bepaald Fuctioere istallaties (water, gas, electriciteit) Archieffuctie fiaciële admiistratie is ovoldoede (Computer)apparatuur fuctioeert iet goed Traagheid Belastigdiest waardoor achterstad i betalige Lagdurige uitval va het etwerk door softwarestorig Traagheid subsidiëte wat betreft uitbetalig projectsubsidies Lagdurige uitval va het etwerk door stroomstorig
E da het goede ieuws 99% va deze risico s kue met professioeel beleid beheerst worde zorgvuldige plaig & plaatsig meerjare oderhoudspla huisvestig samewerkig met beroepsoderwijs actief ziekteverzuimbeleid proactief systeembeheer regelmatige update va het kwaliteitsbeleid e de risico-ivetarisaties adequate maagemetiformatie
E die overblijvede 1% da? Er zij twee categorieë risico s, die zich iet of auwelijks late voorspelle e bovedie grote gevolge (kue) hebbe. Aa welke twee dekt u u? 1. Het beleid va de rijksoverheid (zeker sids 2005) 2. Ee icidet waarbij éé of meer kidere betrokke zij (ogeval, geweldsgebruik, sterfgeval)
Risico Overheidsbeleid Wat is volges u het grootste risico i de toekomst va kideropvag i het algemee? meer atwoorde mogelijk allee categorieë vaaf 10% (obetrouwbare) overheid, wet- e regelgevig, politieke otwikkelige 52 wijzige kideropvagtoeslag/ belastigmaatregele 15 bezuiigige (va de overheid) 14 afemede vraag/dalede bezettig 13 kwaliteit (afame/stagerig) 10 Basis: alle respodete (=136) 0 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100 Bro: Paeloderzoek Waarborgfods Kideropvag, 2010 %
Icidete
Is het aders i tijde va krimp? Ja, ozekerheid op de markt is toegeome Ja, overheidsbeleid is lastiger om op te aticipere Nee, krimp is et zo riskat als groei
De risico s s va overheidsbeleid Casus: 48 weke-cotracte Kamerbrief va Miister Asscher (25-02-2013) Uit oderzoek blijkt dat ouders aageve i de dagopvag 4,33 weke iet odig te hebbe. [ ] Daarom ga ik [Miister Asscher] met de sector afsprake make over het stadaard aabiede va cotracte va 48 i plaats va 52 weke. Zowel ouders als overheid make hier koste door ee gebrek aa flexibiliteit va de sector. Ik ga over deze gegeves i gesprek met de sector. Hierbij zal ik ook het effect va de maximum uurprijs betrekke. 1. Wat zou u gaa doe als u oderemer i de kideropvag was? 2. E wat voor vrage gaat u als RvT-lid stelle aa de oderemer over zo kwestie?
Casus 48 weke-cotracte Mogelijke strategieë: 1. Niets doe: dit is ee luchtballo. 2. Marktoderzoek: als er echt behoefte aa is, ligt hier voor os ee kas os te oderscheide va de cocurrete. 3. Actief gaa lobbye om dit ozalige pla tege te houde. 4. Afwachte wat adere gaa doe
Risicostrategieë Risico s aalysere Kase e gevolge ivetarisere Risico s voorkome Zorgvuldig kieze va leveraciers Risico-ivetarisaties Core busiess bewake Pro-actieve beleidsbeïvloedig Risico s vermidere Bradalarmsysteem e ibraakbeveiligig Kopie software make Risico s verplaatse Riskat werk uitbestede Verzekere tege brad e ibraak Risico s eme e de evetuele gevolge opvage Weerstadsvermoge
Falede strategieë Niet adequaat reagere op marktotwikkelige Te laat capaciteit afstote Te laat medewerkers otslaa Te laat doorbreke va patroe Gee actuele maagemetiformatie Gee keuzes make Niet ivestere i de toekomst Ovoldoede reserves opgebouwd
Cosequeties voor rolle Directie Behoefte aa zekerheid (objectieve iformatie) Komt meer allee te staa omdat belage vaker tegestrijdig zij Kope doorhakke Locatiemaagers Boodschappers va slecht ieuws Pedagogisch medewerkers Grote geheel blijve zie Gevaar va lethargie Positieve boodschap blijve uitstrale aar ouders Accoutat Pro-actiever sigalere Raad va Toezicht??
De zachte kat va risicomaagemet Is de bedrijfscultuur va uw orgaisatie i staat adequaat te reagere op ee crisis?
Is dit de bedrijfscultuur?
Of is het meer zo?
Crisis i kleure KLEUR DRIJFVEER PERCEPTIE HANDELING Aalysere e begrijpe. Systeemdeke. Crisis is logisch oderdeel va systeemdyamiek Iformatie verzamele. Treds aalysere. Mese e sociale verbade staa voorop. I tijde va crisis moete we elkaar helpe. Samewerke Vooruitgag boeke. Risico s eme. Oderemerschap. Crisis is kas. Odereme. Kase beutte Zekerheid e duidelijkheid. Regels e uiforme procedures. Crisis is verstorig va de orde. Risicomaagemet. Procedures opstelle. Durf, tempo e kracht. Eige positie bewake. Wij tege de rest. Vechte. Met alle beschikbare middele. Bro: Spiral Dyamics Veiligheid e thuisgevoel. Groepsbidig. Het overkomt os. We kue er iets aa doe. Beschermig zoeke.
Maagemetiformatie als tool va risicomaagemet
Adequate maagemetrapportage Maadelijks (directie) of per kwartaal (RvT) izicht i stad va zake Op hoofdlije Treds zichtbaar make Kegetalle berekee om aalyse te vergemakkelijke Niet wachte op gecotroleerde jaarcijfers va accoutat
Iformatiebroe Boekhoudig Kidplaigssysteem Salarisadmiistratie Extere broe Demografische gegeves Klattevredeheidsoderzoek Marktoderzoek www.ayit.l
Relevate kegetalle Markt Marktaadeel Productie Tred aatal verkochte kidure Bezettigsgraad + progose Resultate Omzet & koste <> begrotig Persoeel Aatal verkochte kidure per igezet roosteruur Fiacië Liquiditeit Debiteurestad / omzet www.ayit.l
Kostprijsmodel kdv Activiteite 4-6% Huisvestig 10-20% Uitvoerede overhead 5-10% Pedagogisch persoeel 50-60% Cetrale overhead 10-15% www.ayit.l
Waarop sture? Primair Izet pedagogisch persoeel Aatal verkochte kidure 60% va de laste 95% va de bate www.ayit.l
Het allerbelagrijkste kegetal Aatal verkochte kidure per roosteruur pedagogisch persoeel 1 kiduur levert op: 6,46 1 roosteruur PM-er kost: 25.- 1 roosteruur vraagt 1,25 formatie-uur
Kidure per roosteruur Bechmarkoderzoek oder 18 grote kideropvagorgaisaties Aatal verkochte kidure per rooster-uur Percetiele 25% 50% 75% dagopvag 6,1 6,6 6,8 so 8,4 9,5 10,6 De ee orgaisatie werkt dus 10% efficiëter da de adere.
Het op éé a belagrijkste kegetal 25,0% Koste overheadpersoeel als % va omzet 20,0% 15,0% 10,0% Totale overhead Uitvoered Cetraal 5,0% 0,0% C C C D D D D D D D D E E E F F F Omzetcategorie 5 mio < ----------------------------------------------------------------------------- > 50 mio omzetcategorie
E dat allemaal i ee fraai overzicht www.ayit.l
Risicofactore i tijde va krimp Dak voor uw aadacht! Regiobijeekomste NVTK maart 2013 Toy Weggemas