Regio Rivierenland Team Onderzoek & Ontwikkeling J.S. de Jongplein 2 4001 WG Tiel Telefoon 0344-638555
INHOUD 1. Basismobiliteit: wat is de huidige situatie?... 2 2. Waarom nu actie?... 2 3. De oplossing... 2 4. Proces en tijdspad... 3 5. Financiële aspecten... 3 6. Beoogd resultaat... 5 7. SWOT-analyse... 5 Pagina 1 van 6
1. BASISMOBILITEIT: WAT IS DE HUIDIGE SITUATIE? Het Dagelijks Bestuur heeft op 14 januari jl. ingestemd met de eerdere businesscase Basismobiliteit (Fase 1). Destijds was de businesscase gericht op de samenwerkingsovereenkomst met de provincie Gelderland en de totstandkoming van een besluit hiertoe. In eerste instantie zou de samenwerkingsovereenkomst officieel vóór 1 april jl. door een bevoegd orgaan te zijn ondertekend, maar hier is uitstel voor verleend tot aan het zomerreces. Inmiddels hebben de tien colleges van B&W hier positief in besloten. Dit onder het voorbehoud van instemming van de gemeenteraden. Uiterlijk vóór het zomerreces dienen ook de gemeenteraden met de samenwerkingsovereenkomst hebben ingestemd. Op 1 januari 2017 dient er een werkend regionaal vervoerssysteem te zijn voor in ieder geval het Wmovervoer en het OV-vangnetdeel. Deze zijn op dit moment ondergebracht in de Regiotaxi. Om dit per 1 januari 2017 dient er op korte termijn stappen te worden gezet. Eén van deze stappen is de keuze en inrichting van een bevoegd orgaan met betrekking tot basismobiliteit. De portefeuillehouders Regiotaxi- Basismobiliteit leggen nadrukkelijk het verzoek bij het bestuur van Regio Rivierenland neer om in deze fase Regio Rivierenland als bevoegd orgaan in te richten. 2. WAAROM NU ACTIE? Er zijn een aantal redenen waarom er nu actie dient te worden ondernomen: De Provincie stelt de eis dat er vóór het zomerreces door de regiogemeenten een besluit is genomen ten aanzien van de samenwerkingsovereenkomst en dat laatstgenoemde wordt ondertekend door een bevoegd orgaan vanuit de regio; Uiterlijk op 1 januari 2016 toetst de provincie of het bevoegde orgaan c.q. uitvoeringsorganisatie de volgende taken kan uitvoeren: in- of aanbesteding, het contractbeheer, een adequate klachtenregeling en de monitoring van de kwaliteit van het OV-vangnet; Om op 1 januari 2017 een werkend regionaal vervoerssysteem te hebben, dienen er voorbereidingen voor de aanbesteding plaats te vinden en moet er na het zomerreces worden gestart met de aanbesteding. 3. DE OPLOSSING Om een goede invulling te geven aan basismobiliteit moet er, ingegeven vanuit de samenwerkingsovereenkomst met de provincie, een bevoegd orgaan in de regio komen. De taken en verantwoordelijkheden die hierbij horen zijn in het onderstaande schema opgenomen. Taken en verantwoordelijkheden: sluit namens de 10 gemeenten de Samenwerkingsovereenkomst Basismobiliteit 2017-2019 met de provincie; is verantwoordelijk voor het organiseren en afstemmen van alle kleinschalig vervoer (nu Regiotaxi) in de 10 gemeenten; krijgt, naast het gemeentelijke (Wmo-)vervoer, ook de verantwoordelijkheid voor de uitvoering van het provinciale OV-vangnet; ontvangt de bijdrage van de provincie; sluit overeenkomsten met uitvoerende marktpartijen en wordt opdrachtgever voor de regiecentrale Pagina 2 van 6
en/of de vervoerder(s); is budgetverantwoordelijk (NB: wanneer beleidsmaatregelen vanuit de provincie meer OV-budget vragen dan zorgt de provincie voor compensatie); is verantwoordelijk voor de aanbesteding(en) die leiden tot het vervoer per 1-1-2017; is opdrachtgever voor de regiecentrale en/of de vervoerder(s) en verantwoordelijk voor het beheer van deze contracten; is verantwoordelijk voor een adequate klachtenregeling en monitoring van de uitvoeringskwaliteit; is verantwoordelijk voor adequate kwartaalrapportages over het gebruik en de kostenontwikkeling van het OV-vangnet; stelt jaarlijks een verantwoording op waaruit blijkt wat de kosten zijn geweest voor het uitvoeren van de gemandateerde taak; stelt een bestedingsplan op voor eventuele overschotten van middelen voor de gemandateerde OVtaak. Er zijn vanuit juridisch oogpunt een aantal mogelijkheden om het bevoegde orgaan vorm te geven en de bovengenoemde taken hierin onder te brengen. Om meer zicht te krijgen op de mogelijkheden en het bijbehorende afwegingskader, heeft PricewaterhouseCoopers hier tijdens het portefeuillehoudersoverleg Regiotaxi-basismobiliteit toelichting op gegeven. De portefeuillehouders Regiotaxi-basismobiliteit hebben tijdens de vergaderingen van 15 april en 30 april jl. aangegeven graag het verzoek bij het bestuur van Regio Rivierenland te willen neerleggen om in deze fase het bevoegde orgaan te zijn. In een later stadium kan dan worden gekeken of het mogelijk is om een bedrijfsvoeringsorganisatie in te richten en de taken en verantwoordelijkheden naar deze organisatie over te dragen. Alvorens tot dit voorstel te komen, zijn de centrumgemeenteconstructie en de bedrijfsvoeringsorganisatie onderzocht. Echter is gebleken dat dit op korte termijn niet is te realiseren. Een centrumgemeenteconstructie neemt risico's met zich mee doordat er met de provincie een 'harde' overeenkomst wordt gesloten en tussen de gemeenten onderling een 'zachtere' overeenkomst. Deze constructie leidt niet tot gelijkwaardigheid tussen de gemeenten en zorgt ervoor dat het risico voor één gemeente groter is. Daarnaast is er vanuit de portefeuillehouders niet aangegeven dat een gemeente deze taken en verantwoordelijkheden opzich wil nemen. Het oprichten van een bedrijfsvoeringsorganisatie of een nieuwe gemeenschappelijke regeling waarin alle gemeenten zijn vertegenwoordigd is op dit moment tijdsmatig niet mogelijk. Tijdens het portefeuillehoudersoverleg is er wel de wens uitgesproken om te onderzoeken wat in een later stadium de mogelijkheden zijn voor een bedrijfsvoeringsorganisatie. Daarom is ervoor gekozen om dit verzoek bij het bestuur van Regio Rivierenland neer te leggen. Regio Rivierenland is een bestaande gemeenschappelijke regeling, waarin alle tien de gemeenten zijn vertegenwoordigd. Het is aantrekkelijk om de taken en verantwoordelijkheden hier onder te brengen, omdat er geen nieuwe organisatie hoeft te worden ingericht. Dit kan betekenen dat de gemeenschappelijke regeling dient te worden aangepast. 4. PROCES EN TIJDSPAD Eind april is er in gezamenlijkheid een kadernota opgesteld, waarin aandacht is besteed aan de regionale uitgangspunten, het aansturingsmodel en het bevoegde orgaan. De kadernota is door de ambtelijke projectgroep regiotaxi-basismobiliteit in samenspraak met de portefeuillehouders voorbereid. De kadernota vormt de basis voor een regionale samenwerking op het gebied van basismobiliteit. De kadernota is begin mei aangeboden aan de colleges van B&W en de gemeenteraden. Zoals hierboven genoemd, maakt ook de keuze van het bevoegde orgaan onderdeel uit van de kadernota. Naar aanleiding van het voornemen van de portefeuillehouders, is in de kadernota een passage opgenomen waarin is aangegeven dat er een verzoek bij het bestuur van Regio Rivierenland wordt neergelegd om in deze fase de Pagina 3 van 6
taken en verantwoordelijkheden, die voortkomen uit de samenwerkingsovereenkomst met de provincie, op zich te nemen. Een besluit hierover zal moeten worden genomen door zowel de bestuursorganen van alle tien gemeenten als het bestuur van Regio Rivierenland. Deze tweeledige besluitvorming loopt parallel en zal ongeveer gelijktijdig moet worden afgerond, namelijk vóór het zomerreces. Tijdens dit traject worden er door de gemeenten informatieavonden georganiseerd om raadsleden te informeren. Op bovenregionaal niveau is er inmiddels gezamenlijk met alle regio's een start gemaakt met de voorbereiding van de bestekken voor de aanbesteding. Medio mei zal hiermee ook gestart worden op regionaal niveau, omdat de bestekken rond de zomer afgerond moeten worden. Op 1 januari 2017 toets de provincie of er een uitvoeringsorganisatie is die in invulling geeft aan de in- of aanbesteding, het contractbeheer, een adequate klachtenregeling en de monitoring van de kwaliteit van het OV-vangnet. In het onderstaande figuur is de tijdlijn voor de komende periode weergegeven. Businesscase in het Dagelijks Bestuur en kadernota naar gemeenten Besluit door het Algemeen Bestuur over bevoegd orgaan Uiterlijke besluitvorming door gemeenteraden over kadernota Aanbestedingen en inrichting bevoegd orgaan en uitvoeringsorganisatie Provincie toetst uitvoeringsorganisatie in AB mei '15 jun '15 jul '15 vanaf sept '15 1 jan '16 5. FINANCIELE ASPECTEN a. Regio Rivierenland wordt budgetverantwoordelijk. Regio Rivierenland ontvangt van de provincie en de gemeenten de bijdrage voor het vervoersysteem. Het te ontvangen bedrag van de provincie bedraagt jaarlijks H nten is nog niet bekend en is afhankelijk van de gemeentelijke inkoophoeveelheid. Regio Rivierenland sluit contracten af met marktpartijen en beheert de financiële stromen. b. De beheertaken, zoals in hoofdstuk 4 genoemd, worden op dit moment door het beheerbureau van de provincie uitgevoerd. De jaarlijkse kosten voor onze regio H I samenwerkingsovereenkomst is deze provinciale bijdrage ook als taakstellend budget opgenomen. De beleidsmatige ondersteuning behorende bij de taken en verantwoordelijkheden is vooraf niet goed te kwantificeren, omdat het ondermeer een regionale invulling van het beheer is. c. In aanloop 1 januari 2017 is er sprake van een overgangsfase waarin zodoende ook sprake zal zijn van frictiekosten. De daadwerkelijke frictiekosten zijn lastig in te schatten, maar omdat het vervoerssysteem in 2016 nog niet in uitvoering is, zullen deze kosten slechts een beperkt deel zijn van de huidige beheerkosten. Het is op dit moment onduidelijk of de provincie een deel van de frictiekosten voor haar kosten neemt. Pagina 4 van 6
6. BEOOGD RESULTAAT Het beoogde resultaat is vierledig: Bestuursorganen van alle tien de gemeenten stemmen in met de samenwerkingsovereenkomst en de kadernota (waarin keuze voor bevoegd orgaan is opgenomen); Er is één bevoegd orgaan in de regio is die invulling geeft aan de taken en verantwoordelijkheden.. Het bestuur van Regio Rivierenland stemt in om in dit stadium deze taken en verantwoordelijkheden namens de tien gemeenten op zich te nemen; Er kan direct na het zomerreces worden gestart met (voorbereiding voor) de aanbesteding. Dit om per 1 januari 2017 een regionaal vervoerssysteem in werking te hebben. Er op 1 januari 2016 voldaan wordt aan de toetst van de uitvoeringsorganisatie door de provincie. 7. SWOT-ANALYSE Hieronder is een SWOT-analyse opgesteld waarin de sterktes, zwaktes, kansen en bedreigingen worden benoemd. Sterktes: De colleges van de 10 gemeenten hebben ingestemd om op het gebied van basismobiliteit regionaal samen te werken; In de regio is al een gemeenschappelijke regeling waarin alle 10 de gemeenten zijn vertegenwoordigd; De kennis en expertise is deels aanwezig (inkoop, contractbeheer, financiën, juridisch, administratief en ict-kennis)); De uitvoering kan worden ondergebracht bij Contractgestuurde Dienstverlening Er is veel maatschappelijke betrokkenheid bij dit thema; Kansen: Er kan beter worden ingespeeld op de regionale wensen; Door het samenwerken op regionaal niveau kunnen er schaalvoordelen worden behaald; Door in een regionaal gecoördineerd vervoerssysteem meerder vormen van vervoer onder te brengen, doet er zich efficiencywinst voor alle gemeenten voor ; Afstemming met de provincie over het vaste lijnennet en het flexibele vervoer. Zwaktes: Een deel van de expertise is niet actueel; Basismobiliteit valt niet binnen de bestaande bevoegdheid van Regio Rivierenland. Bedreigingen: Geen consensus over regionale samenwerking en keuze voor het bevoegde orgaan; Complexiteit van de materie Pagina 5 van 6