Procesbeschrijving Ziekteverzuim Algemene gegevens Belangrijke kaders Wet Verbetering Poortwachter Wet bescherming persoonsgegevens Archiefwet Wet op de Ondernemingsraden Wet Werk en Inkomen naar Arbeidsvermogen (WIA) Arbeidsomstandighedenwet Verzuimprotocol BBN Rechtspositie BBN Raamovereenkomst arbodienstverlening januari 2012 Externe partijen Arbodienst UWV Proces eigenaar Teamleider Personeel en Organisatie Positie in PDC Arbo en verzuim Korte toelichting Het verzuimprotocol beschrijft de rechten en plichten in geval van ziekte. De leidinggevende is verantwoordelijk voor de verzuimbegeleiding. Het protocol geeft de acties aan tussen het begin van het verzuim en het hervatten van de werkzaamheden op basis van de Wet Verbetering Poortwachter. Het verzuimprotocol gaat uit van samenwerking tussen de medewerker en de leidinggevende met het oog op een gezamenlijke doelstelling: de terugkeer op de werkplek. Versie: Definitief 1 / 11
Overzicht hoofdproces Verzuim 1 Ziekmelding 2 en medewerker Contact tussen medewerker en 3 Consult bij bedrijfsarts. 4 Kort verzuim Kort verzuim Herstelmelding 5 6 Einde proces Binnen 28 dagen weer ziek? 7 Lang verzuim Proces Wet Verbetering Poortwachter 8 Mw. salarisadministratie Salarismutatie bij verzuim 9 Tussen 6 en 12 maanden: Melding arbeidsongeschiktheid medewerker bij Loyalis 10 11 Proces uitdienst/andere functie Versie: Definitief 2 / 11
Beschrijving hoofdproces Ziekteverzuim Naam Functionaris Omschrijving 1 Verzuim Een verzuimmelding is het startmoment van het proces. 2 Ziekmelding Zie sub proces Ziekmelding 3 Contact tussen medewerker en leidinggevende 4 Consult bij bedrijfsarts en medewerker Gedurende de verzuimperiode hebben leidinggevende en medewerker regelmatig contact. Minimaal 1x per week telefonisch, minimaal 1x per 4 weken bezoek. Gedurende de verzuimperiode komt de medewerker regelmatig op consult bij de bedrijfsarts. 5 Herstelmelding Zie sub proces Herstelmelding 6 Einde proces Na de herstelmelding wordt deze ziekmelding afgesloten. 7 Binnen 28 dagen weer ziek? Als de medewerker binnen 28 dagen zich weer ziek meldt, wordt dit gezien als doorlopend ziekteverzuim. 8 Proces Wet Verbetering Poortwachter Zie sub proces Proces Wet Verbetering Poortwachter 9 Salarismutatie bij verzuim 10 Tussen 6 en 12 maanden: Melding arbeidsongeschiktheid medewerker bij Loyalis 11 Proces uitdienst/ andere functie salarisadministratie Zie sub proces Salarismutaties bij verzuim Tussen de 6 en 12 maanden wordt het formulier Melding arbeidsongeschiktheid i.v.m. arbeidsongeschiktheidsverzekering toegestuurd aan Loyalis. De medewerker salarisadministratie vult het formulier in. De adviseur zorgt dat de medewerker het formulier ondertekent. De medewerker salarisadministratie stuurt het vervolgens naar Loyalis. Een medewerker kan ziek uit dienst gaan (aflopen tijdelijke aanstelling), na 104 weken via een WIA beoordeling uit dienst gaan (ontslag) of op een passende functie worden geplaatst. Versie: Definitief 3 / 11
1. Ziekmelding Ziek 1 en medewerker Ziekmelden bij 2 (regelmatig) contact tussen leidinggevende en medewerker. 12 Kort verzuim 13 Proces herstelmelding De ziekmelding mailen aan. 3 Tussen week 4 en 6: komt op consult bij bedrijfsarts. 14 Lang verzuim 15 Proces WVP De ziekmelding registreren in het systeem. 4 Check: 3x in 12 maanden ziek (frequent verzuim)? 5 Nee 6 Geen actie Ja Signaal geven aan adviseur. 7 adviseur Signaal geven aan 8 Verzuimgesprek voeren met medewerker. 9 Verslag van gesprek maken en sturen aan. 10 Personeelsdossier 11 Versie: Definitief 4 / 11
Beschrijving proces Ziekmelding Naam Functionaris Omschrijving 1 Ziek De medewerker is arbeidsongeschikt. 2 Ziekmelden bij leidinggevende 3 De ziekmelding mailen aan 4 De ziekmelding registreren in het systeem 5 Check: 3x in 12 maanden ziek (frequent verzuim)? De medewerker geeft de ziekmelding telefonisch door aan de leidinggevende voor aanvang van de normale werktijd. Bij afwezigheid van de direct leidinggevende, meldt de medewerker zich bij de vervanger. Als de medewerker tijdens werktijd ziek naar huis vertrekt, meldt hij zich persoonlijk af bij zijn De leidinggevende geeft de ziekmelding per mail door aan (ziekmeldingen@brwbn.nl). De ziekmelding wordt dezelfde dag verwerkt in het verzuimregistratie systeem. De medewerker checkt of de medewerker zich voor de 3 e keer in 12 maanden ziek heeft gemeld (handmatige actie). Als dit niet van toepassing is, wordt het proces vervolgd bij activiteit 6. Is dit wel van toepassing wordt het proces vervolgd bij activiteit 7. 6 Geen actie Geen verder actie nodig. 7 Signaal geven aan adviseur De medewerker geeft het frequent verzuim per e-mail door aan de adviseur. 8 Signaal geven aan leidinggevende adviseur De adviseur geeft het frequent verzuim door aan de 9 Verzuimgesprek voeren met medewerker Als de medewerker frequent verzuimt, voert de leidinggevende met de medewerker hierover een gesprek. 10 Verslag van gesprek maken en sturen aan De leidinggevende maakt een verslag van het verzuimgesprek en stuurt deze door naar voor het verzuimdossier. De medewerker ontvangt een kopie van het verslag. 11 Personeelsdossier Alle correspondentie m.b.t. de medewerker wordt gearchiveerd in het 12 (regelmatig) Contact tussen leidinggevende en medewerker 13 Proces herstelmelding 14 Tussen week 4 en 6: komt op consult bij bedrijfsarts 15 Proces Wet Verbetering Poortwachter en medewerker personeelsdossier. De leidinggevende neemt binnen drie dagen na ziekmelding contact op met de medewerker. De leidinggevende kan bepalen dat direct contact met de bedrijfsarts nodig is. Aanleiding hiervoor kan zijn dat direct ingrijpen wenselijk of noodzakelijk is om de duur van de afwezigheid te beperken. Gedurende het verzuim hebben de leidinggevende en de medewerker regelmatig contact met elkaar. De adviseur adviseert de leidinggevende in het proces. Als de medewerker zich weer hersteld meldt, volgt sub proces Herstelmelding. Tussen de 4 en 6 weken volgt automatisch vanuit de arbodienst een uitnodiging naar de medewerker voor een consult bij de bedrijfsarts. Bij een verzuimperiode langer dan 5 weken, volgt het sub proces Proces Wet Verbetering Poortwachter. Versie: Definitief 5 / 11
2. Proces Wet Verbetering Poortwachter Langdurig ziek 1 Week 6: Opstellen probleemanalyse. 2 Origineel en medewerker Origineel Week 8: Opstellen plan van aanpak. 3 Personeelsdossier 14 Kopie Arbodienst Week 42: Ziekmelding bij UWV. 4 en medewerker Re-integratie activiteiten 13 Origineel Week 50: 1e jaars evaluatie. 5 Week 88: Documenten verzamelen t.b.v. het re-integratiedossier. 6 en medewerker Week 91: Eindevaluatie. 7 Week 93: WIA aanvraag. 8 UWV Beoordelen WIA aanvraag. 9 UWV Besluit WIA. 10 Origineel UWV werknemer onvoldoende Voldoende re-integratie inspanning? 11 Gevolgen voor WIA uitkering. 12 Ja werkgever onvoldoende 15 Proces uitdienst/andere functie Versie: Definitief 6 / 11
Beschrijving proces Wet Verbetering Poortwachter Naam Functionaris Omschrijving 1 Langdurig ziek De medewerker is langer dan 5 weken ziek. 2 Week 6: Opstellen probleemanalyse 3 Week 8: Opstellen plan van aanpak 4 Week 42: Ziekmelding UWV 5 Week 50: 1 e jaars evaluatie 6 Week 88: Documenten verzamelen t.b.v. het re-integratiedossier 7 Week 91: Eindevaluatie Arbodienst In de 6 e week stelt de bedrijfsarts een probleemanalyse op, bespreekt het met de medewerker en stuurt het door aan. stuurt de probleemanalyse door aan de In de 8 e week stelt de leidinggevende samen met de medewerker een plan van aanpak op. De medewerker ontvangt hiervan een kopie. Het origineel stuurt de leidinggevende naar. De leidinggevende attendeert de medewerker op het belang van het opstellen van een re-integratiedossier. In de 42 e week meldt de arbodienst (onder verantwoordelijkheid van de leidinggevende) de medewerker ziek bij het UWV. In de 50 e week maken de leidinggevende en de medewerker een evaluatie over de re-integratie van het afgelopen jaar en maken afspraken voor de verdere re-integratie. De medewerker ontvangt hiervan een kopie. Het origineel stuurt de leidinggevende naar. In de 88 e week ontvangt de medewerker van het UWV informatie over het aanvragen van een WIA-uitkering. Het re-integratiedossier maakt onderdeel uit van de aanvraag. De medewerker draagt zelf zorg voor het volledig opstellen van het re-integratiedossier. In de 91 e week stellen de leidinggevende en de medewerker samen een eindevaluatie van het plan van aanpak op. De medewerker ontvangt hiervan een kopie. Het origineel stuurt de leidinggevende naar. Deze eindevaluatie vormt onderdeel van het reintegratiedossier. In de 93 e week vraagt de medewerker bij het UWV een WIA-uitkering aan. Het re-integratiedossier wordt meegestuurd. Het UWV voert het WIA-onderzoek uit. 8 Week 93: WIA aanvraag 9 Beoordeling WIA UWV aanvraag 10 Besluit WIA UWV De medewerker ontvangt van het UWV een besluit over zijn aanvraag voor de WIA uitkering. De werkgever ontvangt hiervan een kopie van het UWV. 11 Voldoende reintegratie inspanning? UWV Het UWV checkt of voldoende re-integratie inspanningen door werkgever en/of werknemer zijn verricht. Dit is opgenomen in het besluit over de aanvraag voor de WIA-uitkering. Bij onvoldoende inspanning kan dit gevolgen hebben. 12 Gevolgen voor WIA uitkering Onvoldoende re-integratie inspanningen door de medewerker kan gevolgen hebben voor zijn WIA uitkering. 13 Re-integratie activiteiten Gedurende de hele verzuimperiode worden re-integratie activiteiten ondernomen. Wanneer deze activiteiten afwijken van het plan van aanpak stellen leidinggevende en medewerker een bijstelling op. De medewerker ontvangt een kopie van de bijstelling van het plan van aanpak. Het origineel stuurt de leidinggevende naar. 14 Personeelsdossier Alle correspondentie m.b.t. de medewerker wordt gearchiveerd in het 15 Proces uitdienst/ andere functie personeelsdossier Na 104 weken kan de medewerker ontslagen worden of geplaatst worden in een passende functie. Versie: Definitief 7 / 11
3. Salarismutaties bij verzuim Langdurig ziek 1 Is medewerker 4e maand ziek? Signaal geven aan adviseur. 2 adviseur Situatie bespreken met 3 adviseur informeren per brief over mogelijke korting salaris tijdens arbeidsongeschiktheid. 4 adviseur Alle (wettelijke) wijzigingen doorbereken in salaris. 5 adviseur Personeelsdossier 7 Kopie informeren per brief over gevolgen van wijzigingen op salaris. 6 adviseur Kopie aan salarisadministratie. 8 9 Proces Verwerken salarismutaties ` Versie: Definitief 8 / 11
Beschrijving proces salarismutaties bij verzuim Naam Functionaris Omschrijving 1 Langdurig ziek De medewerker is langer dan 5 weken ziek. 2 Is medewerker 4 e maand ziek? Signaal geven aan adviseur 3 Situatie bespreken met leidinggevende 4 informeren per brief over korting salaris tijdens arbeidsongeschiktheid 5 Alle (wettelijke) wijzigingen doorberekenen in salaris 6 informeren per brief over gevolgen van wijzigingen op salaris. adviseur adviseur adviseur adviseur De medewerker checkt of de medewerker 4 maanden ziek is en geeft het door aan de adviseur. De adviseur bespreekt met de leidinggevende de situatie en de (salaris) gevolgen voor de medewerker. De adviseur stuurt een vooraankondigingsbrief aan de medewerker over mogelijke korting op het salaris gedurende arbeidsongeschiktheid. Alle (wettelijke) wijzigingen die gevolgen hebben op het salaris worden door de adviseur berekend en voor controle voorgelegd aan de salarisadministratie BBN. De adviseur en de medewerker salarisadministratie BBN tekenen voor akkoord voor de berekening. Voorbeelden: - Van de 7 e tot en met de 12 e ziektemaand wordt 90% van de bezoldiging uitbetaald. - Van de 13 e tot en met de 24 e ziektemaand wordt 75% van de bezoldiging uitbetaald. - Als de medewerker 2 jaar ziek is kan het proces uitdienst volgen (activiteit 15). De medewerker kan ook in dienst blijven. Na 24 maanden wordt bij voortdurende ongeschiktheid tot aan het einde van het dienstverband 70% van de bezoldiging uitbetaald. - Over de re-integratie uren krijgt de medewerker 100% doorbetaald. Gedurende het tweede ziektejaar krijgt de medewerker, als hij voor tenminste 50% werkt, 5% extra boven op het geldende percentage loondoorbetaling, tot een maximum van 100%. De medewerker wordt van alle salariswijzigingen per brief geïnformeerd. 7 Personeelsdossier Alle correspondentie m.b.t. de medewerker wordt gearchiveerd in het personeelsdossier. 8 Kopie aan salarisadministratie adviseur De adviseur geeft de salarismutaties door aan de salarisadministratie BBN. Een kopie van het besluit wordt als 11 Proces verwerken salarismutaties salarisadministratie grondslag toegevoegd. De salarisadministratie BBN geeft vervolgens maandelijks de salarismutatie via een mutatieformulier door aan de externe salarisadministratie. De mutaties worden verwerkt in het salaris. Versie: Definitief 9 / 11
4. Herstelmelding (gedeeltelijk) hersteld 1 De (gedeeltelijk) herstelmelding doorgeven aan 2 Met de medewerker een terugkeergesprek voeren. 8 De (gedeeltelijk) herstelmelding mailen aan. 3 Verslag van gesprek maken en sturen aan. 9 De (gedeeltelijk) herstelmelding registreren in het systeem. 4 Personeelsdossier 10 adviseur Heeft de (gedeeltelijk) herstelmelding gevolgen voor het salaris? 5 Nee 7 Einde proces Ja 6 Proces salarismutatie Beschrijving proces herstelmelding Naam Functionaris Omschrijving 1 (gedeeltelijk) Volledig hersteld of gedeeltelijk hersteld volgen hetzelfde proces. Hersteld 2 (gedeeltelijk) Herstelmelding doorgeven aan leidinggevende De (gedeeltelijk) herstelmelding geeft de medewerker zo snel mogelijk door aan zijn Dit kan ook zijn op een dag waarop hij niet werkt. Herstel in het weekend wordt direct na het weekend aan de leidinggevende doorgegeven. In de meeste gevallen is de gedeeltelijke herstelmelding op advies 3 (gedeeltelijk) Herstelmelding mailen aan 4 (gedeeltelijk) herstelmelding registreren in systeem 5 Heeft de (gedeeltelijke) herstelmelding adviseur van de bedrijfsarts. De leidinggevende geeft de (gedeeltelijk) herstelmelding per e-mail door aan (ziekmeldingen@brwbn.nl). De (gedeeltelijk) herstelmelding wordt dezelfde dag verwerkt in het verzuimregistratie systeem. De adviseur checkt of de (gedeeltelijke) herstelmelding gevolgen heeft voor het salaris. Bij ja wordt activiteit 6 gevolgd. Bij nee wordt activiteit 7 gevolgd. Versie: Definitief 10 / 11
gevolgen voor het salaris? 6 Proces salarismutatie Als de herstelmelding gevolgen heeft voor het salaris, wordt de herstelmelding via een mutatieformulier aan de salarisadministratie doorgegeven en volgt het proces salarismutatie. 7 Einde proces Het verzuimdossier wordt afgesloten 8 Het voeren van een terugkeergesprek Afhankelijk van de verzuimperiode voert de leidinggevende met de medewerker een terugkeergesprek met de medewerker. 9 Verslag van gesprek maken en sturen aan De leidinggevende maakt een verslag van het terugkeergesprek en stuurt het origineel naar. De medewerker ontvangt een kopie. 10 Personeelsdossier Alle correspondentie m.b.t. de medewerker wordt gearchiveerd in het personeelsdossier Versie: Definitief 11 / 11