1. Rechtspositie FLO Overgangsrecht

Transcriptie

1 1. Rechtspositie FLO Overgangsrecht Algemene gegevens Belangrijke kaders - Handboek FLO Overgangsrecht (VNG) - Hoofdstuk 9 Rechtspositie BBN - Mandaatregeling BBN Externe partijen - Loyalis - Proces eigenaar Teamleider afdeling Personeel en Organisatie Positie in PDC P&O Rechtspositie Verwante documenten Jaarlijkse acties in procedure levensloopbestand Loyalis.pdf Korte toelichting Deze procesbeschrijving heeft als doel om in te kunnen zien op welke momenten er vanuit wie (P&O, Financiën, salarisadministratie, de medewerker) actie moet worden ondernomen zodat de uitvoering van de regeling FLO op correcte wijze plaatsvindt. Voor de totale regeling wordt verwezen naar hoofdstuk 9 van de Rechtspositieregeling en naar het Handboek FLO-overgangsrecht. In deze procesbeschrijving zijn een aantal uitgangspunten gebruikt: s die het betreft hebben in een eerder stadium al een keuze gemaakt of zij wel of niet willen deelnemen aan de Loyalis levensloopregeling. De procesbeschrijving is gericht op medewerkers die tot aan het moment van FLO werkzaam blijven in hun bezwarende functie. Voor de acties die komen kijken bij eerder ontslag of bij uitzonderingen wordt verwezen naar het Handboek. Voor officieren geldt een oude FLO-leeftijd van 60 jaar. Hiermee is in de procesbeschrijving geen rekening gehouden. Op het totaal persoonsoverzicht (bijlage 1) is te zien welke medewerkers dit betreft. In de procesbeschrijving is geen rekening gehouden met het tweede loopbaan beleid. Dit beleid kan ervoor zorgen dat van het proces wordt afgeweken. Overzicht hoofdproces Ja Is het FLO overgangsrecht van toepassing? 1 Nee 2 E inde proces Ja Geboren voor 1950 met bezwarende dienstjaren Geboren na 1949 met bezwarende dienstjaren 5 4 n.v.t. bij B BN Inkoop A B P E xtra P ensioen 6 Fase 1 K euzemoment en ingang FLO mogelijkheden 7 Fase 2 P eriode onbezoldigd volledig verlof 8 E inde verlof / ontslag 9 10 Fase P roces uitdienst Versie: Definitief 1 / 10

2 Beschrijving bij hoofdproces FLO Overgangsrecht Naam Omschrijving 1 Is het FLO overgangsrecht van toepassing? Het recht hebben op het FLO overgangsrecht vormt de start van het proces 2 Einde proces Als het FLO overgangsrecht niet van toepassing is, stopt het proces. 4 Geboren voor 1950 met bezwarende dienstjaren N.v.t. bij BBN Dit is een categorie binnen het FLO overgangsrecht. BBN heeft geen medewerkers die geboren zijn voor 1950 en recht hebben op het FLO-overgangsrecht. 5 Geboren na 1949 met bezwarende dienstjaren s geboren na 1949 met bezwarende dienstjaren hebben recht op het FLO-overgangsrecht. 6 Inkoop Extra Pensioen Zie sub proces Inkoop Extra Pensioen. 7 Keuzemoment en ingang FLO mogelijkheden Zie sub proces Keuzemoment en ingang FLO mogelijkheden 8 Periode onbezoldigd volledig verlof Zie sub proces Periode onbezoldigd volledig verlof 9 Einde verlof / ontslag Zie sub proces Einde verlof/ontslag 10 Proces uitdienst Na afloop van sub proces Einde verlof / ontslag volgt het proces uitdienst. Versie: Definitief 2 / 10

3 1.1 Inkoop Extra Pensioen 6 maanden voor de leeftijd van 5 jaar 1 Formulier toes turen aan medewerker 2 Medewerk er Medewerk er tek ent formulier v oor toes temming vrijgeven gegev ens Medewerk er Formulier retour s turen aan P&O 4 P-dos sier 9 Formulier s turen aan 5 Opgev raagde gegevens sturen aan BBN 6 Berek ening mak en voor storting Ex tra Pens ioen Medewerk er s alarisadministratie 7 Financ iën I.o.m. s alaris adminis tratie storting v oldoen aan 8 10 Einde proc es Versie: Definitief / 10

4 Beschrijving bij sub proces Inkoop Extra Pensioen De medewerker die geboren is na 1949 heeft recht op een storting van de werkgever in het Extra Pensioen (AEP). De werkgever stort een bedrag van 9 maanden tegen 76% van het gemiddelde inkomen van de dienstjaren van de medewerker. Hierdoor kan de medewerker zijn pensioen in laten gaan vanaf de leeftijd van 62 jaar. De storting wordt gedaan op het moment dat de medewerker 5 jaar is. Naam Functionaris Omschrijving 1 6 maanden voor de leeftijd van 5 jaar 2 Formulier toesturen aan medewerker tekent formulier voor toestemming vrijgeven gegevens 4 Formulier retour sturen aan P&O 5 Formulier sturen aan 6 Opgevraagde gegevens sturen aan BBN 7 Berekening maken voor storting Extra pensioen 8 i.o.m. salarisadministratie storting voldoen aan salarisadministratie Financiën 6 maanden voordat de medewerker 5 jaar wordt, start het proces van Inkoop Extra pensioen. De krijgt hiervan een signaal vanuit Beaufort/Outlook. De stuurt de medewerker hierover een brief en een formulier toe. Voor de brief zie bijlage 2 en voor het formulier zie bijlage. De medewerker tekent het formulier waarmee hij toestemming geeft aan het om de benodigde gegevens aan de werkgever te verstrekken. De medewerker stuurt het getekende formulier retour aan P&O. De P&O-adviseur stuurt het formulier naar het en vraagt om: de pensioengevende inkomens, de deeltijdfactoren en de indexatiefactoren van ieder dienstjaar van de medewerker. De P&O-adviseur geeft hierbij aan welke dienstjaren bezwarend zijn. Zie voor de brief aan het bijlage 4. stuurt gevraagde gegevens retour aan P&O. Op basis van deze gegevens maakt de salarisadministratie de berekening voor de storting. Voor de berekening wordt verwezen naar de site van het VNG: oorwaarden-en-personeelsbeleid/floovergangsrecht-enloopbaanbeleid/publicaties/model-inkoopouderdomspensioen. De medewerker krijgt de uitkomst per brief medegedeeld. Zie voor de brief bijlage 5. De afdeling Financiën zorgt in overleg met de salarisadministratie dat de storting aan het wordt voldaan. (Vanuit een interne reservering wordt de storting naar voldaan) 9 P-dossier P&O Alle correspondentie m.b.t. de medewerker wordt gearchiveerd in het personeelsdossier. 10 Einde proces Na storting is het sub proces afgerond. Versie: Definitief 4 / 10

5 1.2 Fase 1: Keuzemoment en ingang FLO mogelijkheden 12 maanden v oor de leeftijd van 55 jaar 1 Wat is het aantal 2 bezwarende dienstjaren? > 20 jaar < 20 jaar Meer dan 20 bezwarende jaren: Vier k euz emogelijk heden FLO Minder dan 20 4 bezwarende jaren: Twee k euz emogelijk heden FLO Brief sturen aan de 5 medewerker over keuze FLO (kopie aan leidinggev ende) Optioneel: gesprek over6 keuze met leidinggevende en medewerk er Medewerk er Schriftelijk keuze bekend 7 maken aan werkgever P-dos s ier 1 Origineel Concept besluit bespreken met dis tric ts c ommandant 8 Definitief besluit laten ondertekenen door bevoegd gezag 9 Brief met besluit sturen 10 aan medewerker (kopie aan leidinggevende) besluit sturen aan11 s alaris - en p-adminis tratie Medewerk er 55 jaar: ingang keuze Proces salarismutatie 15 Proces verlofmutaties 16 Proces ontslag/uitdien Versie: Definitief 5 / 10

6 Beschrijving bij subproces Fase 1: Keuzemoment en ingang FLO mogelijkheden Naam Functionaris Omschrijving 1 12 maanden voor de leeftijd van 55 jaar Start proces. De krijgt hiervan een signaal vanuit Beaufort/Outlook. 2 Wat is het aantal bezwarende dienstjaren? De checkt het aantal bezwarende dienstjaren bij de medewerker. Is het meer dan 20 of minder dan 20? Zie hiervoor bijlage 1. Meer dan 20 bezwarende jaren: Vier keuzemogelijkheden FLO 4 Minder dan 20 bezwarende jaren: Twee keuzemogelijkheden FLO 5 Brief sturen aan de medewerker over keuze FLO (kopie aan leidinggevende) 6 Optioneel: gesprek over keuze met leidinggevende en medewerker 7 Schriftelijk keuze bekendmaken aan werkgever 8 Concept besluit bespreken met districtscommandant 9 Definitief besluit ondertekenen door bevoegd gezag 10 Brief met besluit sturen aan medewerker (kopie aan leidinggevende) 11 besluit sturen aan salaris- en p- administratie jaar: ingang keuze Bij meer dan 20 bezwarende dienstjaren heeft de medewerker de keuze uit: Gedeeltelijk betaald verlof tegen 80% van de oude bezoldiging; 50% werken tegen 90% van de oude bezoldiging; 100% doorwerken met een bonus van 20%; Ontslag nemen met een bonus van 100% van het jaarsalaris. Daarnaast kan de medewerker ervoor kiezen om het keuzemoment uit te stellen. Zie voor een toelichting van deze keuzes hoofdstuk 4 van het Handboek. Bij minder dan 20 bezwarende dienstjaren heeft de medewerker de keuze uit: 50% werken tegen 90% bezoldiging; 50% werken tegen 90% bezoldiging, maar het moment van minder werken uitstellen. 12 maanden voor het bereiken van de leeftijd van 55 jaar stuurt de een brief naar de medewerker waarin staat dat hij een keuze moet maken of dat hij moet aangeven wanneer hij minder wilt gaan werken. De leidinggevende ontvangt een kopie. Zie bijlage 6 (meer dan 20 jaar) en bijlage 7 (minder dan 20 jaar). Als hier behoefte aan is, kan een gesprek plaatsvinden tussen, leidinggevende en medewerker over de te maken keuze. 6 maanden voor het ingaan van de leeftijd van 55 jaar geeft de medewerker zijn keuze schriftelijk door aan de werkgever. De stelt het concept besluit op en bespreekt het met de districtscommandant. 1 P-dossier P&O 14- Start 17 vervolgprocessen De laat het definitieve besluit ondertekenen door het bevoegd gezag. maanden voor het ingaan van de leeftijd van 55 jaar stuurt de de medewerker het besluit. De leidinggevende ontvangt een kopie. Zie bijlage 8a-8d (meer dan 20 jaar) en bijlage 9a & 9b (minder dan 20 jaar). Salarisadministratie en personeelsadministratie ontvangen een kopie van het besluit van de P&O adviseur en voeren de mutaties door. Bij de leeftijd van 55 jaar start de keuze van de medewerker. Alle correspondentie m.b.t. de medewerker wordt gearchiveerd in het personeelsdossier. Afhankelijk van de keuze van de medewerker (zie besluit) start het vervolgproces op. Versie: Definitief 6 / 10

7 1. Fase 2: Periode onbezoldigd volledig verlof Ingangsdatum periode onbezoldigd verlof 1 P & O adviseur Inleg levenslooptegoed bij Loyalis van toepassing? 2 Ja Nee P & O adviseur P & O adviseur K opie 6 maanden voor start: Informatiebrief aan medewerker sturen 4 Toesturen opnameformulier Loyalis aan medewerker Formulier ondertekenen 5 P - dossier 12 Formulier retour sturen aan P & O 6 P & O adviseur kopie Formulier sturen aan Loyalis 7 Loyalis S tart periode volledig onbezoldigd verlof 11 Loyalis stuurt brief aan P & O 8 1 E inde verlof/ontslag K opie B rief Loyalis doorsturen aan medewerker salarisadministratie 9 10 P roces salarismutaties Versie: Definitief 7 / 10

8 Beschrijving bij sub proces Fase 2: Periode onbezoldigd volledig verlof Naam Functionaris Omschrijving 1 Ingangsdatum periode onbezoldigd verlof Start proces is afhankelijk van de leeftijd van de medewerker. De krijgt hiervan een 2 Inleg levenslooptegoed bij Loyalis van toepassing? Toesturen opnameformulier Loyalis aan medewerker 4 6 maanden voor start: Informatiebrief aan medewerker sturen 5 Formulier ondertekenen 6 Formulier retour aan P&O 7 Formulier sturen aan Loyalis 8 Loyalis stuurt brief aan Loyalis P&O 9 Brief Loyalis doorsturen aan salarisadminist medewerker ratie 10 Proces salarismutaties salarisadminist ratie 11 Start periode volledig onbezoldigd verlof 12 P-dossier P&O signaal vanuit Beaufort/Outlook. Tijdens de periode van onbezoldigd volledig verlof kan de medewerker, als hij gebruik maakt van de levensloopregeling, gebruik maken van inleg levensloop. De checkt of dit van toepassing is. Bij ja wordt het proces vervolgd bij activiteit. Bij nee wordt het proces vervolgd bij activiteit 4. De stuurt naar de medewerker tegelijkertijd met de hieronder genoemde informatiebrief een opnameformulier Loyalis Levensloop. Zie hiervoor bijlage maanden voordat de medewerker met onbezoldigd volledig verlof gaat, stuurt de P&O adviseur hierover een informatiebrief aan de medewerker. Zie hiervoor bijlage 11. De medewerker ondertekent het formulier De medewerker stuurt het Loyalis formulier na ondertekening aan de. De stuurt het getekende formulier door aan Loyalis. Loyalis verstuurt aan P&O een brief met gegevens over uitkering levenslooptegoed. De salarisadministratie stuurt de brief door aan de medewerker. Mutaties worden doorgevoerd. Het moment waarop het onbezoldigd volledig verlof ingaat, hangt af van de gemaakte keuze in het voorgaande sub proces. Alle correspondentie m.b.t. de medewerker wordt gearchiveerd in het personeelsdossier. Versie: Definitief 8 / 10

9 1.4 Fase : Einde verlof / ontslag 6 maanden voor de leeftijd van 62 jaar 1 Informatiebrief sturen aan medewerker over ontslag i.v.m. pensioen 2 Verzoek tot ontslag indienen Origineel P- dossier 5 Ontslagbesluit opstellen en sturen aan medewerker 4 aan salarisadministratie 7 6 Proces uitdienst 8 Proces salarismutaties Beschrijving bij sub proces Fase : Periode einde verlof/ontslag Naam Functionaris Omschrijving 1 6 maanden voor de leeftijd van 62 jaar 2 Informatiebrief sturen aan medewerker over ontslag i.v.m. pensioen Verzoek tot ontslag indienen 4 Ontslagbesluit opstellen en sturen aan medewerker Start proces. De krijgt hiervan een signaal vanuit Beaufort/Outlook. 6 maanden voor het bereiken van de leeftijd van 62 jaar stuurt de de medewerker een brief om hem eraan te herinneren dat hij zelf ontslag moet nemen als hij op 62 jarige leeftijd gebruik wil maken van zijn pensioen. In deze brief wordt uitgelegd hoe de medewerker het pensioen kan aanvragen. Zie voor de brief bijlage 12. Het verlof eindigt als de medewerker zelf schriftelijk een ontslagverzoek in dient. Na uiterlijk maanden na het verzoek van de medewerker stuurt de de medewerker een ontslagbesluit. Zie voor een voorbeeld bijlage 1. 5 P-dossier P&O Alle correspondentie m.b.t. de medewerker wordt gearchiveerd in het personeelsdossier. 6 Proces uitdienst Vervolgens worden de stappen uit het proces uitdienst ondernomen. 7 aan salarisadministratie 8 Proces salarismutaties De salarisadministratie ontvangt een kopie van het ontslagbesluit en verwerkt de mutaties in de salarisadministratie. Versie: Definitief 9 / 10

10 Versie: Definitief 10 / 10