Handleiding GGC/NCC voor CCZ-deelnemers drs M.A. van der Heijden Bureau Andromeda Postbus 23548 1100 EA Amsterdam februari 2005 CCZ. Voor het overnemen van teksten gelieve u contact op te nemen met het bestuur van de CCZ, werkgroep van de NVB/BMI. Secretariaat NVB: Nieuwegracht 15, 3512 LC Utrecht. Website: www.nvbonline.nl.
Handleiding GGC voor CCZ-deelnemers: Inhoud 1. Inleiding 2. Zoeken in ORS/CCZ en PiCarta 3. WinIBW 4. Zoeken in GGC 5. Opbouw titel 6. Ontlenen 7. Wijzigen van reeds ingevoerde gegevens 8. Downloaden 9. IBL: interbibliothecair leenverkeer Bijlage 1: Voorbeeldtitels Bijlage 2: Overzicht KMC's Bijlage 3: Standaard MOPC (download) presentatie Bijlage 4: Woordenlijst 2
Handleiding GGC voor CCZ-deelnemers: Inhoud 0. VOORAF...5 OCLC PICA-documentatie...5 Terminologie...5 Workshop...5 1. INLEIDING...6 Uitgangspunten...6 Contactpersonen...7 2. ZOEKEN IN ORS/CCZ EN IN PICARTA...8 PiCarta...8 Zoeken...9 Zoekmethoden...10 Zoekvelden...10 Sorteren...12 Geavanceerd zoeken...12 Uitgebreid zoeken...13 Zoekresultaten...14 Zoekresultaat aanpassen...15 Aanwezigheid...15 Downloaden uit de ORS/CCZ en PiCarta...17 3. WINIBW...18 WinIBW-scherm...18 Titelbalk...20 Menubalk...20 Bovenste werkbalk...22 Onderste werkbalk...23 Commandobalk...24 WinIBW aanpassen...25 4. ZOEKEN IN het GGC...28 Databases...28 NCC/IBL...28 Efficiënt zoeken...28 Zoeksleutels...30 Enkele afzonderlijke zoeksleutels nader bekeken:...31 ADI...35 Relaties tussen titels opsporen...36 Zoeken naar Eigen invoer...36 Scannen...37 Titels bekijken...37 Bezitskenmerken en status...37 Presentaties...38 5. OPBOUW TITEL...41 Samenstelling van een Pica-titel:... 41 Algemene gegevens...41 Lokale gegevens...46 Exemplaar gegevens...49 6. ONTLENEN...52 Procedure...52 Wijzigen van lokale gegevens...54 Titel is te groot...55 Het maken van een macro...55 Meerdelige titels koepeltitels...57 Jaarboeken / jaarverslagen / tijdschriften...57 Bewaartermijnen...57 Meerdelige titels deeltitels...57 Clinics en speciale nummers van tijdschriften...57 3
Handleiding GGC voor CCZ-deelnemers: Inhoud Vermelding van Serietitels...59 Bijzondere materialen ontlenen / invoeren...60 Grijze literatuur / publicaties eigen instelling...60 Software - CD-rom...61 Artikelen...61 Online resources...61 Nieuwe titel invoeren GGC...62 Nieuwe druk...62 Boeken die er niet inzitten...63 Geheel nieuwe titel zelf invoeren...67 7. WIJZIGEN VAN REEDS INGEVOERDE GEGEVENS...68 Eigen exemplaargegevens...68 Bijzondere tekens...68 Diakrieten...68 Leestekens...68 Knippen en plakken...69 Verwijderen...69 Titels op de kill-nominatie...69 8. DOWNLOADEN...70 Instellingen / Default Format...70 Vorm van de tekens...70 Plaats van het downloadbestand...70 Procedure...71 Eén titel downloaden...71 Downloaden van een bestand/set...71 9. IBL: INTERBIBLIOTHECAIR LEENVERKEER...73 Onderling...73 NCC/IBL...73 Spoed...73 Eigen (zoek)exemplaar indienen...73 Macro...73 Internationaal leenverkeer...74 Uitlenen van publicaties...74 Ontvangen IBL-aanvragen...74 Afhandelen IBL-aanvragen...74 BIJLAGE 1: VOORBEELDTITELS...76 BIJLAGE 2: OVERZICHT KMC S...92 BIJLAGE 3: STANDAARD MOPC (DOWNLOAD)PRESENTATIE...98 BIJLAGE 4: WOORDENLIJST...101 4
Handleiding GGC voor CCZ-deelnemers: Inleiding 0. VOORAF Deze handleiding is een uitgave van de CCZ, de werkgroep Centrale Catalogus Ziekenhuisbibliotheken van de NVB. Voor meer informatie over deze handleiding kun je contact opnemen met het CCZ-bestuur. De uitgave 2004 is een correctie op de handleiding uit 2001, die is samengesteld door Dymphie van der Heyden. Deze uitgave is bewerkt en aangepast door Marianne van der Heijden van Bureau Andromeda. In deze handleiding wordt als voorbeelden de nummers gebruikt van onder meer de bibliotheek van de GGZ Grote Rivieren uit Dordrecht. In alle gevallen waar deze nummers (z82p en 843) als voorbeeld worden gebruikt vul je uiteraard je eigen nummers in. Alle voorbeelden zijn door mij (Marianne van der Heijden) bedacht en getest, GGZ Grote Rivieren in Dordrecht en alle andere in voorbeelden geciteerde bibliotheken, is op geen enkele manier daarvoor verantwoordelijk. Deze handleiding is in zijn geheel beschikbaar op de site van de CCZ: www.nvbonline.nl kies Afdelingen, kies Biomedische Informatie, kies Werkgroepen, kies CCZ, kies GGC. [ Of rechtstreeks: http://www.nvbonline.nl/content.php?id=496 ]. OCLC PICA-documentatie Deze handleiding is speciaal bedoeld voor ziekenhuisbibliotheken die gezamenlijk catalogiseren in het GGC. Voor de officiële handleiding GGC raadpleeg je de documentatie van OCLC PICA. Je kunt die documentatie vinden op hun website: www.oclc PICA.nl. Onder het hoofdje support kun je de verschillende handleidingen en vraag - en - antwoordrubrieken inzien. [ of rechtstreeks: http://oclc PICA.org/?id=1042&ln=nl] Login als guest, password guest. Bij het samenstellen van deze handleiding is gebruik gemaakt van de richtlijnen zoals die in oktober 2004 op de OCLC PICA-website stonden. De algemene richtlijnen (Richtlijnen voor aanlevering van gegevens) zijn uit 2001 en de overige richtlijnen uit 2002. Let op de OCLC PICA-website ook op de aankondigingen en verwijzingen naar de wijzigingen in het GGC. Zo is er in mei 2004 een belangrijke wijziging doorgevoerd in de presentaties van het GGC. Een link vanuit het GGC-supportpagina wijst naar de uitleg daarvan in een pdf-bestand [of rechtstreeks: http://oclc PICA.org/content/1402/pdf/presentatiesggc20.pdf]. Terminologie In deze handleiding wordt de terminologie gevolgd, die in het GGC-schermen en in de officiële GGChandleidingen wordt gebezigd. Als bijlage in deze handleiding is een woordenlijst opgenomen. In deze handleiding worden de voorbeelden cursief weergegeven. Workshop Eenmaal per jaar wordt er een workshop WinIBW voor de CCZ georganiseerd. De workshop is heel laagdrempelig en bedoeld voor min-of-meer beginners en voor CCZ-leden die alles weer eens op een rijtje willen krijgen. De powerpoint-presentatie zoals die gebruikt wordt kun je bekijken op de site van Bureau Andromeda (www.bureau-andromeda.nl), kies Service en WinIBW [of rechtstreeks: http://www.bureau-andromeda.nl/service/cursussen/cczwinibw.htm]. 5
Handleiding GGC voor CCZ-deelnemers: Inleiding 1. INLEIDING De CCZ is opgericht met als doel om te komen tot een centrale catalogus: een gemeenschappelijke catalogus waarin alle ziekenhuisbibliotheken hun bezit hebben ingevoerd en waarin per titel aangegeven wordt welke bibliotheek die titel bezit. Met de start van de CCZ en het catalogiseren in het GGC is die centrale catalogus een realiteit. Die catalogus wordt beschikbaar gesteld als ORS via OCLC PICA. Je kunt die catalogus benaderen via de PiCarta-website: http://picarta.pica.nl/db=3.32/. Login met je eigen usernaam en password, waarmee je ook inlogt in het GGC. Anders dan in het GGC kun je hierin met een menu zoeken. Het hart van de CCZ is de wederkerigheid: optimaal profiteren van elkaars werk, uitwisselen van gegevens en energie. Uitgangspunten Zoeken doe je in de Centrale Catalogus : ORS/CCZ (of in PICARTA, wil je weten of een titel bij een van de ziekenhuisbibliotheken aanwezig is kies dan op het tabblad Beschikbaarheid - Diverse CCZ bibliotheken, Medische Bibliotheken). Catalogiseren doe je in het GGC : d.w.z. je hangt je blokje met exemplaargegevens aan een titel, maakt een download en importeert die in je lokale bibliotheeksysteem. Zo maak je je catalogus. Zorg dat alle wijzigingen dus eerst in het GGC worden doorgevoerd, daarna in download en in je lokale systeem. TIP: kies je ervoor om sommige titels uitsluitend lokaal te catalogiseren (dus rechtstreeks in bijvoorbeeld X-ref) bedenk dan dat andere bibliotheken deze titel niet kunnen benaderen / zien. Geef de lokale titels een speciaal merkteken door in een veld (bijv. Opmerkingen) een tekst te zetten (bijvoorbeeld: eigen invoer) zodat je ten allen tijde in één keer de titels die je uitsluitend lokaal hebt eruit kunt selecteren. NB In principe kunnen alle titels in het GGC gecatalogiseerd worden, maak alleen een uitzondering voor die titels die ziekenhuiseigen gegevens bevatten (afdelingsverslagen o.i.d.). Verwijderen van gesaneerde exemplaren doe je dus ook in het GGC. Saneren doe je door de geselecteerde titels eerst uit je lokale bibliotheeksysteem te verwijderen en daarna ook je exemplaarblokje uit de titel in het GGC te halen. Voer geen titel in die al bestaat. Controleer daarom altijd door op meerdere manieren te zoeken, pas als twee of meer methoden (waaronder ISBN/ISSN) om een titel te vinden niets opleveren kun je besluiten een nieuwe titel in te voeren. NB een identiek ISBN betekent dat je die titel moet gebruiken: één titel = één ISBN, één ISBN = één titel. Doe zo min mogelijk zelf. Als je je titel niet vindt, wacht dan eerst een paar dagen, kopieer een soortgelijke titel of kopieer uit Worldcat. Vraag hulp: bij invoer nieuwe titel, bij kopiëren titel uit Worldcat of bij het verwijderen bij een van de contactpersonen. Weet je het niet zeker doe het dan niet. Verander alleen je eigen gegevens, kom niet aan het werk van een ander. Wil je een andere NLM of trefwoord dan reeds ingevoerd, voeg het dan toe en laat het eerder ingevoerde met rust. Onderling uitlenen/fotokopie aanvragen is OK. Bulk aanvragen doe je via NCC/IBL, via Picarta of via Subito of elders. Onderling uitlenen / fotokopiëren is geen heilig moeten. Iedereen mag weigeren om een titel (ev. tijdelijk) uit te lenen of te fotokopiëren 6
Handleiding GGC voor CCZ-deelnemers: Inleiding Contactpersonen Een aantal CCZ-deelnemers heeft zich beschikbaar gesteld om te helpen bij problemen. Kijk voor de namen van de contactpersonen op de website van de CCZ (http://www.nvbonline.nl, onder CCZ - WieWatWaar). CONTACTPERSOON NLM Veel CCZ deelnemers maken gebruik van de systematische codering van de NLM als classificatie en/of plaatsingssysteem. Deze codes kunnen, net als de trefwoorden, in het GGC worden gerelateerd. De bibliotheken overleggen met elkaar over het gebruik van de codes en onderhouden samen een Nederlandse vertaling van het systeem. CONTACTPERSOON HELPDESK Technische vragen worden door de Helpdesk (helpdesk@pica.nl) beantwoord. CCZ bestuursleden nemen de vraag in ontvangst en kijken of er nog meer soortgelijke vragen zijn. Deze worden dan bij elkaar aan de Helpdesk aangemeld. (Dit om te voorkomen dat er gevallen zijn waarbij 10-tallen keren dezelfde melding wordt gemaakt). OCLC PICA beoogt 1 melding waarin een overzicht staat van welke leden daarmee kampen. Stuur de vraag voor de helpdesk dus naar de contactpersoon. In de melding verwacht OCLC PICA graag de volgende 3 dingen: 1. Vermelding van de correcte naam van de dienst waar het probleem zich voordoet (GGC, ORS, Software WinIBW, WorldCat, NCC/IBL, NCC menu, OLC, Picarta). 2. Vermelding van instellingsnummer en/of ibl code en de usernaam/wachtwoord combinatie van de gebruiker(s) die het probleem heeft/hebben. De gegevens van instellingsnummers en inlog staan eveneens in een bevestigingsbrief. 3. Het probleem duidelijk omschrijven (wat is concreet het probleem, hoe doet het probleem zich voor, welke handelingen heb je gedaan (Zo kan het worden nagespeeld door de Helpdesk, wat belangrijk is om van dienst te zijn.) CONTACTPERSOON KILL Contactpersoon voor het verwijderen van titels die op de Kill nominatie staan, om uit de database te worden verwijderd is. CONTACTPERSOON TITELBESCHRIJVEN Contactpersoon voor vragen over nieuwe titelbeschrijving in het GGC., die niet via de handleiding GGC kunnen worden beantwoord. CONTACTPERSOON TREFWOORDEN De in GGC gethesaureerde trefwoordenlijst is er ook op de website te vinden. Suggesties voor aanvullingen kunnen worden doorgegeven aan de contactpersoon. CONTACTPERSOON WORLDCAT Wil je een titel uit Worldcat van OCLC gekopieerd hebben in de CCZ-catalogus dan kun je de contactpersoon om hulp vragen. 7
Handleiding GGC voor CCZ-deelnemers: Zoeken in ORS/CCZ en in PiCarta 2. ZOEKEN IN ORS/CCZ EN IN PICARTA Doorschakelen naar ORS vanuit de WinIBW is niet meer mogelijk. Je benadert ORS met je browser via Internet (http://picarta.pica.nl/db=3.32/). Hier kun je in de centrale catalogus voor de ziekenhuisbibliotheken zoeken met behulp van een menugestuurd zoeksysteem. Heb je gevonden wat je zocht dan kun je een collega CCZ-deelnemer (per e-mail, telefonisch of schriftelijk) inzage in die titel vragen. Weet je niet precies waar je op moet zoeken of heb je anderszins een probleemgeval dan kun je beter eerst in de ORS/CCZ, daarna in GGC en daarna pas naar de NCC gaan. Iedere CCZ-deelnemer heeft toegang tot ORS/CCZ, in tegenstelling tot PiCarta, daarvoor is een apart abonnement noodzakelijk. PiCarta Als additionele dienst kun je boven op je CCZ-GGC-abonnement toegang verkrijgen tot Picarta. Hiermee kun je je eindgebruikers zelf toegang geven tot het PiCarta-zoeksysteem. In het PiCarta-zoeksysteem worden diverse databases gekoppeld, zoals de NCC en de OLC. Vanuit Picarta kun je zelf leen- en kopieeraanvragen indienen. Je hebt dan geen aparte NCC/IBL-aansluiting nodig. Het zoeksysteem van Picarta is hetzelfde als van de ORS/CCZ en werkt menugestuurd. Een handleiding voor het zoeken kun je onder de HELP-knop vinden. Bij PiCarta zie je niet onmiddellijk de bezitsgegevens van de overige medische bibliotheken, in ORS/CCZ zie je die meteen. Bij PiCarta kun je die bezitsgegevens vinden via het tabblad Beschikbaarheid. Denk erom dat PiCarta vele malen groter is dan ORS/CCZ: kijk naar het voorbeeld: In ORS/CCZ geeft het zoeken met alle woorden op depressie 955 hits, in PiCarta geeft dezelfde zoekopdracht 1396 treffers. Zoek je gericht of een titel aanwezig is bij een collega CCZ-deelnemer zoek dan in de ORS/CCZ, wil je zien of een titel überhaupt in Nederland aanwezig is zoek dan in PiCarta. 8
Handleiding GGC voor CCZ-deelnemers: Zoeken in ORS/CCZ en in PiCarta Zoeken Bovenaan het scherm zie je de titelbalk met daarop de menu-opties. Zoeken Resultaten Geavanceerd Mijn Archief Help [Mijn Profiel alleen bij PiCarta] Daaronder is het zoekveld, naast het CCZ- resp. het PiCarta-logo, dat bestaat uit twee zoekregels en een regel met je inlognaam en de uitloggen knop. Zorg dat het menu ZOEKEN geactiveerd is als je begint met zoeken. Zodra je een zoekresultaat hebt springt het scherm op RESULTATEN. Ga terug naar ZOEKEN om een nieuwe zoekvraag te stellen. Met behulp van de twee zoekregels kun je een zoekopdracht samenstellen. De bovenste zoekregel bestaat uit drie componenten. De driehoekjes achter de woorden geven aan dat er keuzelijstjes achter zitten, keuzes kun je maken uit zoekmethoden (zoeken, scannen), uit zoekvelden (alle woorden, trefwoorden) en hoe je het zoekresultaat gesorteerd wil hebben (relevantie, jaar van publicatie). De tweede zoekregel geeft de ruimte om je zoekopdracht in te tikken. Daarna kun je op de knop Zoeken klikken om de zoekactie te starten. Een zoekopdracht bestaat uit een zoekterm of een combinatie van zoektermen. Een zoekterm is een aaneenschakeling van tekens, zonder spaties Voorbeeld: mri wordt als één zoekterm gezien, magnetic resonance imaging zijn drie zoektermen Let op! In ORS/CCZ staat de standaard zoekmethode op zoeken[en]. Dat wil zeggen de drie zoektermen in een Booleaanse EN relatie met elkaar worden gezet. Het resultaat levert dan ook 232 treffers op. Doe je dezelfde zoekvraag in PiCarta dan krijg je uiteraard veel meer treffers, maar omdat de standaard zoekmethode in PiCarta op zoeken[of] staat is het eindresultaat nog veel meer. Een Booleaanse OF levert immers een maximale hoeveelheid treffers. Op welke woorden er gezocht is kun je onderaan het eerste resultaatscherm zien. Maar de gehele naam van een auteur wordt als één zoekterm beschouwd. Voorbeeld: Treffers, P. De zoekmachine is niet hoofdlettergevoelig. Je kunt zowel hoofd- als kleine letters als een combinatie van hoofd- en kleine letters gebruiken. Dit heeft geen invloed op de resultaten. 9
Handleiding GGC voor CCZ-deelnemers: Zoeken in ORS/CCZ en in PiCarta Zoekmethoden * Zoeken [en] De standaardselectie is de zoekmethode EN. Een zoekopdracht van twee of meer zoektermen toont de titels die alle ingevoerde zoektermen bevatten. Voorbeeld: magnetic EN imaging EN resonance zoekt alle titels die zowel magnetic als imaging als resonance bevatten. In het voorbeeld waren dat 232 treffers. * Zoeken [of] Een zoekopdracht met twee of meer zoektermen toont alle titels die ten minste een van die zoektermen bevatten. Voorbeeld: magnetic OF imaging OF resonance zoekt alle titels die of magnetic of imaging of resonance bevatten. In het voorbeeld waren dat 1000 treffers. * Index scannen. Met selectie Index scannen kunt je de index scannen op de ingevoerde zoektermen. Je zoekt het woord dat je wilt gebruiken zet een vinkje voor het woord en klikt op de knop versturen. Zoekvelden In de tweede keuzelijst kunt je een zoeksleutel selecteren waarmee je een zoekopdracht verder kunt aanpassen. De zoeksleutels TTI, TSL en ATS zijn hier niet aanwezig. De selectie-sleutel SEL is ook niet te gebruiken. Omdat je in ORS/CCZ met een menu zoekt zijn de zoeksleutels die je op de commandobalk van het GGC-hoofdbestand gebruikt hier niet van toepassing. 10
Handleiding GGC voor CCZ-deelnemers: Zoeken in ORS/CCZ en in PiCarta Achter de velden die je kunt selecteren staat de veldcode zoals je die in het GGC zou gebruiken. Ten opzichte van het GGC zijn er een drietal uitbreidingen: 1. Engels / Nederlandse trefwoorden Bij het zoeken in de ORS/CCZ is het ook mogelijk geworden de trefwoorden uit te splitsen in Engels en Nederlands. TRF Blijft bestaan, voor Engelse en Nederlandse trefwoorden TRN Voor de Nederlandse trefwoorden TRE Voor de Engelse trefwoorden. Je kunt TRF gewoon blijven gebruiken. Voor specifieke trefwoorden kun je dan uitwijken. 2. Zoeken naar het eigen bestand Je kunt een zoekactie doen en die combineren met een zoekactie waarin je je eigen bestand, of dat van een andere bibliotheek, uitsluit, of waarmee je je beperkt tot een bepaalde bibliotheek. Bijv je wilt weten welke titels andere CCZ-bibliotheken wel hebben over AIDS en jijzelf niet. Je maakt eerst een zoekset met alle titels van je eigen bibliotheek. Jij bent bijv. CCZ-bibliotheek 82. Dat is het nummer van GGZ De Grote Rivieren. Let op : alle psychiatrische bibliotheken hebben een p achter hun nummer. zoeken (en), bibliotheek (bib) 'z82p'. Dat wordt zoekset 1. Vervolgens zoek je op Aids: zoeken(en) en voor NLM 'aids'. Zo krijg je zoekset 2. Via de groene balk kun je de zoekgeschiedenis opvragen en je kunt nu in het zoekvenster je combinatie intikken nl: 's2 niet s1', dus met deze zoekactie vind je dus alle titels die een NLM code WC 503 (=aids) hebben, behalve die in de bibliotheek van De Grote Rivieren aanwezig zijn. 3. Proefschrift: Type bijv plaatsnaam of een term in, die je in de annotatie kunt verwachten, bijv academische redes en oraties. Zoek je een proefschrift uit Groningen: zoeken(en), proefschrift (prf) 'groningen' zoeken(en), proefschrift (prf) 'rede' zoekt naar een rede. In PiCarta is de lijst van zoekvelden iets anders. Op de specifieke velden t.b.v. de medische bibliotheken kun je niet apart zoeken. 11
Handleiding GGC voor CCZ-deelnemers: Zoeken in ORS/CCZ en in PiCarta Sorteren Met de derde keuzelijst kun je de zoekresultaten van je zoekopdracht sorteren. Je kunt sorteren op: * relevantie * jaar van publicatie Titels worden standaard gesorteerd op relevantie. Dit houdt in dat titels worden getoond in volgorde van belangrijkheid. Titels die het meest terzake doen, worden als eerste getoond. Wat bepaalt nu of een titel relevanter is dan een andere titel? De zoekmachine analyseert de inhoud van de titel door middel van een combinatie van de volgende factoren: * Frequentie: het aantal keren dat een zoekterm voorkomt in een titel. * Compactheid: de relatieve lengte van de gevonden titels. * Omgekeerde woordfrequentie: termen die zelden in de gehele database voorkomen, wegen zwaarder. Je kunt publicaties ook sorteren op jaar van uitgave (JVU). De meest recente publicaties worden als eerste getoond. Geavanceerd zoeken Naast het opgeven van een zoekvraag in de standaard zoekbalk, kun je tijdens het zoeken ook gebruik maken van het geavanceerd zoekscherm. Dit scherm kun je bereiken door op Menu Geavanceerd te klikken in de Titelbalk. 12
Handleiding GGC voor CCZ-deelnemers: Zoeken in ORS/CCZ en in PiCarta In dit deel kun je een aantal zoekargumenten opgeven door deze in de zoekvelden op te geven. Per regel kun je een index selecteren en het zoekargument invullen. De regels kun je combineren met behulp van Booleaanse operatoren. Daarnaast kun je aangeven of de resultaten op relevantie of op jaar van uitgave moeten worden gesorteerd. Ook is het mogelijk het jaar van publicatie in te vullen. Als laatste in het algemeen deel kun je een taal kiezen. In het onderste deel kun je de materiaalsoorten aan- en uitvinken. Rechtsboven kun je alles of niets ineens aanvinken. Uitgebreid zoeken Soms is een zoekopdracht te algemeen (resulteert in te veel treffers) of te specifiek (resulteert in te weinig treffers). Om je zoekopdracht aan te passen, is het mogelijk om met behulp van Booleaanse operatoren te zoeken. Je kunt een Booleaanse zoekopdracht starten door een of meer zoektermen in te voeren in de zoekbalk, in combinatie met de operatoren EN, OF en NIET (hoofdletters doen niet terzake). Met behulp van wildcard-operatoren kun je zoeken naar woorden met 'variabelen'. Bijvoorbeeld woorden die zowel in de oude als nieuwe spelling voorkomen, zoals aktie en actie. Je kunt een wildcard middenin of aan het einde van een zoekterm plaatsen. Je kunt geen wildcard aan het begin van een zoekterm plaatsen. Met behulp van de volgende wildcard-operatoren kun je tekens in zoektermen vervangen:?, * Vervangt een willekeurig aantal tekens. Bijvoorbeeld: gebruik* vindt gebruik, gebruiker, gebruiksvriendelijk; publi*atie vindt publicatie en publikatie. # Vervangt nul of één teken. Bijvoorbeeld: gebruik# vindt gebruik, gebruikt, maar niet gebruiker of gebruikersvriendelijk.! Vervangt één teken. Bijvoorbeeld: gebruik! vindt gebruikt, maar niet gebruik of gebruiker. 13
Handleiding GGC voor CCZ-deelnemers: Zoeken in ORS/CCZ en in PiCarta Met behulp van de operator /n kun je bij benadering zoeken. Door /n aan de zoekterm toe te voegen geef je aan hoeveel 'variabelen' in de zoekterm zijn toegestaan, waarbij n staat voor het aantal variabelen. Elke toevoeging, verwijdering of vervanging van een teken staat voor een variabele. Bijvoorbeeld: rachmaninov/2 vindt titels die twee of minder variabelen bevatten, zoals rachmaninov, rachmaninoff en rachmaninow. Om technische redenen moeten echter de eerste drie tekens juist zijn, wat inhoudt dat ragmaninov niet gevonden wordt met deze zoekopdracht. Het is mogelijk om een complexe zoekopdracht samen te stellen door zoekoperatoren als Booleanen, wildcards en proximity-operatoren te combineren. Zie daarvoor de uitgebreide beschrijving onder de HELP-knop in de titelbalk. Zoekresultaten Na voltooiing van een zoekopdracht, wordt het resultatenscherm getoond. De inhoud van dit scherm laat een lijst met korte titels zien. De titels worden standaard gesorteerd op relevantie. Deze collectie van korte titels wordt ook wel Titellijst genoemd. Elke term in een titel die overeenkomt met de zoekterm, wordt beschouwd als een treffer. Je kunt een treffer bekijken door erop te klikken. Alle relevante bibliografische gegevens, zoals titel, auteur, onderwerp, enz. worden nu op het scherm getoond. Het bekijken van de zoekresultaten helpt bij de voortzetting van je zoekopdrachten, indien de getoonde informatie moet worden beperkt door een volgende zoekopdracht. Je kunt altijd terugkeren naar de titellijst door op Titellijst te klikken of naar de resultaten vanje zoekopdracht door op Zoekgeschiedenis te klikken. 14
Handleiding GGC voor CCZ-deelnemers: Zoeken in ORS/CCZ en in PiCarta Zoekresultaat aanpassen Als de resultaten van een zoekopdracht worden getoond, bevat keuzelijst 1 een aantal extra zoekmogelijkheden. Hiermee kun je een zoekopdracht op het getoonde zoekresultaat uitvoeren. Verkleinen Kies deze methode als je de zoekmethode EN op het resultaat wilt uitvoeren. Vergroten Kies deze methode als je de zoekmethode OF op het resultaat wilt uitvoeren. Behalve Kies deze methode als je de zoekmethode NIET op het resultaat wilt uitvoeren. Herschik Kies deze methode als je de resultaten wilt herschikken. Maak een andere selectie in het sorteerlijstje en klik op Zoeken. Verwant Je kunt verwante titels opzoeken door op de link VERWANT te klikken. Aanwezigheid Onderaan het documentscherm zie je in welke bibliotheken deze titel aanwezig is. 15
Handleiding GGC voor CCZ-deelnemers: Zoeken in ORS/CCZ en in PiCarta Dit is alleen zo in de ORS/CCZ. In PiCarta klik je in de groene middenbalk op Beschikbaarheid en vervolgens kun je de beschikbaarheid bij CCZ opvragen, door Diverse adressen, CCZ Centrale Catalogus Ziekenhuizen aan te klikken. 16
Handleiding GGC voor CCZ-deelnemers: Zoeken in ORS/CCZ en in PiCarta Downloaden uit de ORS/CCZ en PiCarta Het is mogelijk om een interessante titel of een set in ORS/CCZ of in PiCarta te Bewaren. Klik daarvoor op de link BEWAREN in de linkse kolom naast de titels. Let op! je download wel alle exemplaargegevens mee, dus je moet nog wel wat in dat bestand redigeren. Je komt dan in een scherm waarin je kunt aangeven welke titel je van een set wilt downloaden en tevens in welk formaat je het wilt downloaden. Kies voor het MOPC-formaat. Je kunt er dan voor kiezen om deze titels op het scherm of als e-mail naar je adres te laten sturen. Bewaar het als tekstbestand (in Kladblok bijvoorbeeld. NB om in te lezen in X-ref is zet je SET: voor de eerste regel van de koptekst, dus : Uw kommando was. Daarvan maak je: Set:je kommando was Vervolgens zet je SET: achter iedere \END, zodat iedere titel begint met SET:. 17
Handleiding GGC voor CCZ-deelnemers: WinIBW 3. WINIBW Om met het GGC-bestanden te kunnen werken hebt je het programma WinIBW nodig. WinIBW werkt uitsluitend via Internet: dus heb je ook een internetaansluiting nodig. Een licentie voor het softwarepakket WinIBW hoort bij het standaard CCZ-abonnement voor deelname aan GGC. WinIBW is de Windows-versie van IBW (Intelligent Bibliografisch Werkstation), het GGC-werkstation voor bibliotheekmedewerkers. WinIBW is grotendeels gebaseerd op standaard Windows-functionaliteit. Hierdoor kun je bijvoorbeeld gelijktijdig meerdere vensters openen waarin sessies naar verschillende systemen kunnen worden opgezet. Via de menubalk kun je tal van opties inschakelen, bijvoorbeeld het definiëren van macro's en VB-scripts, waarmee je allerlei routinehandelingen kunt voorprogrammeren. In een netwerkomgeving komt er veel voor kijken met name wanneer de verbinding tot stand moet komen door de firewall van het beveiligde netwerk heen. In het kort gezegd komt het erop neer dat voordat het programma WinIbw toegang kan maken tot de centrale GGC-computer er speciale poorten moeten worden opengesteld. Dit zijn de poorten 1032 t/m 1049. Installatie van WinIBW vereist dus extra aandacht van de afdeling Automatisering. Kijk voor de installatie-instructie op de OCLC PICA-website naar de tekst onder het hoofdje "firewall" [of rechtstreeks: http://oclc PICA.org/?id=1405&ln=nl]. WinIBW-scherm Het startscherm is het eerste scherm dat je te zien krijgt nadat je WinIBW hebt gestart. Het is ook het enige documentvenster van WinIBW waarvan de inhoud lokaal - dat wil zeggen: op je eigen werkstation - aanwezig is. Alle andere documenten, zoals titel - en ingangsbeschrijvingen, leners - en bestelrecords e.d. zijn afkomstig van de server die je hebt benaderd via je systeem - en bestandskeuze : bij een server bij OCLC PICA in Leiden. Als je de verbinding hebt verbroken, bijvoorbeeld nadat je in het menu Bestand hebt gekozen voor de optie Sluiten, dan zie je daarna een 'leeg' venster. Om opnieuw het Startscherm op te roepen kies je het menu Bestand. Hierin vindt je boven het commando Afsluiten de vier laatst geopende bestanden voor het startscherm. Eén van deze bestanden is het bestand START.HTM, dat je kunt oproepen door erop te klikken. In het startscherm klik je op de tekst klik voor een IBW sessie om verbinding met de server te maken. Het tweede scherm is het Login-scherm. Hier moet je je identificeren om een sessie te kunnen beginnen. Met de muis kun je naar de twee velden gaan om je persoonlijke usernummer en wachtwoord in te voeren. Je kunt de cursor ook met de Tab-toets naar het volgende tekstveld verplaatsen. Je kunt ook op ieder gewenst moment opnieuw inloggen zonder het Login-scherm te moeten oproepen via de opdracht: LOGIN <usernummer><wachtwoord> [Enter] op de commandobalk Met de juiste inlog kom je in het scherm waarin je de keuze kunt maken voor het gewenste systeem. Links kies je voor PICA: GGC, NCC, ORS, en Rechts kies je voor OCLC. Standaard heb je bij een CCZ-abonnement toegang tot GGC en OCLC. NCC/IBL kun je alleen benaderen als je een additioneel abonnement hebt, en ORS kun je alleen benaderen via Internet. Bij de keuze GGC kies je voor Hoofdbestand. [ In het verleden werd ook als een soort test het bestand Signalen Ziekenhuis gebruikt, maar dat wordt niet meer ondersteund.] Je kunt van keuze veranderen door op het huisje te klikken in de pictogrammen-balk bovenaan het scherm. Dan krijg je weer een overzicht van de bestanden (waar je toegang toe hebt). Het WinIBW-scherm bestaat uit een aantal elementen waarvan je de positie en het formaat met uitzondering van de titelbalk en de statusbalk zelf kunt instellen. 18
Handleiding GGC voor CCZ-deelnemers: WinIBW Titelbalk: Menubalk: Bovenste werkbalk: Diakrietenbalk: Meldingenbalk: Documentvenster: (Binnenscherm) Commandoregel: Onderste werkbalk: Animatiepictogram:(Knop) Statusbalk: Bovenste gekleurde regel die de titel van het programma en de naam van het scherm aangeeft. Balk met menuvensters die je kunt oproepen, direct onder de titelbalk. Balk met van pictogrammen voorziene opdrachtknoppen, boven in het venster. Kun je zelf oproepen of verbergen Bevindt zich direct onder de bovenste werkbalk: informatie over berichten of Opmerkingen over juiste (OK) of verkeerde bewerkingen (klik dan op Validatie op onderste werkbalk over uitleg foutmeldingen). Venster waarin je alle titelbeschrijf- en ontleenhandelingen gedurende een sessie uitvoert. Standaard onderin het WinIBW-venster: hier kun je je opdrachten in intikken. Balk met contextafhankelijke opdrachtknoppen. Standaard onderin Boekjes met vergrootglas. Als het beweegt betekent dat dat er een handeling uitgevoerd wordt.. Bevindt zich altijd onderaan het WinIBW-venster. Bevat help of andere informatie 19
Handleiding GGC voor CCZ-deelnemers: WinIBW Titelbalk De titelbalk van WinIBW bevat o.a. de venstertitel, die is samengesteld uit drie elementen: Systeemnaam, Bestandsnaam en Schermnaam. Voorbeeld: WinIBW 2.000 GGC Hoofdbestand Bestandsinformatie Geheel rechts bevat de titelbalk de standaard Windowsknoppen: minimaliseren, maximaliseren of vorig formaat, en sluiten. Menubalk De menubalk bevat een aantal menuopties of functies, die onderling inhoudelijk samenhangen. Je kunt de afzonderlijke menu's openen door te klikken op de menunaam of met behulp van een toetscombinatie van de Alt-toets en de onderstreepte letter van de menunaam. De volgende menu's worden standaard opgeleverd bij WinIBW: Bestand - Bewerken - Beeld - Opties - Script - Macro - Mail - Venster - Help Menu Bestand Openen Opent dialoogvenster om htm-bestand te openen (bijvoorbeeld start.htm). Sluiten: Sluit een venster. Afdrukken Drukt een document af. Afdrukvoorbeeld: Toont een afbeelding op het scherm van het actieve document, exact zoals zou worden afdrukt met de functie Afdrukken. Printerinstelling: Opent het dialoogvenster Printerinstelling voor het wijzigen van de printerconfiguratie. Download : Opent dialoogvenster om gegevens naar een file te downloaden (Recente bestanden): De lijst van laatst geopende bestanden. Afsluiten: Sluit WinIBW af Alle bovenstaande functies (behalve Download ) zijn standaard-windows functies. Menu Bewerken Ongedaan maken: Knippen: Kopiëren: Kopiëren Plus: PPN kopiëren: Alles kopiëren: Titel kopiëren: Selecteren en kopiëren: Plakken: Plakken titel: Kopiëren naar bestand : Plakken uit bestand : Nog niet geïmplementeerd. Verplaatst geselecteerde gegevens naar het klembord. Kopieert geselecteerde gegevens naar het klembord. Voegt geselecteerde gegevens toe aan de inhoud van het klembord. Kopieert het PPN naar het Klembord. Kopieert de gehele titel- of ingangsbeschrijving naar het Klembord (tijdens het invoeren of bewerken van een titel). Kopieert de gehele titel- of ingangsbeschrijving naar het Klembord (tijdens het presenteren van een titel). Toont een dialoogvenster met alle tekst van de getoonde beschrijving geselecteerd.het GGCkunt hier je eigen selectie maken en kopiëren naar het Klembord. Plakt de inhoud van het Klembord tijdens het muteren van een record op de invoegpositie. Plakt de inhoud van het Klembord tijdens het muteren van een record op de invoegpositie. Kopieert de gehele beschrijving naar een ASCII-bestand (tijdens het invoeren of bewerken van een titel). Plakt de inhoud van een ASCII-bestand in een beschrijving. 20
Handleiding GGC voor CCZ-deelnemers: WinIBW Tabellen : Zoeken : Zoeken / Vervangen : Ga naar regel : Activeert de tabellenfunctie. Opent het dialoogvenster Zoeken om te zoeken een opgegeven tekenreeks. Opent het dialoogvenster Vervangen om de opgegeven tekenreeks te vervangen door een andere opgegeven tekenreeks. Verplaatst de invoegpositie naar het begin van de opgegeven regel. Het menu bewerken kan voor een aantal tekstbewerkingstoepassingen gebruikt worden. Deze mogelijkheden kunnen alleen in het GGC worden gebruikt. Menu Beeld Bovenste werkbalk: Onderste werkbalk: Commandoregel: Diakrieten: Statusbalk: Meldingenbalk: Animatie: Niet geconverteerd: Code : Geeft de bovenste werkbalk direct onder de menubalk weer (ingeschakeld) of verbergt de deze (uitgeschakeld). Geeft de bovenste werkbalk direct boven de statusbalk weer (ingeschakeld) of verbergt de deze (uitgeschakeld). Geeft de commandoregel als werkbalk weer (ingeschakeld) of verbergt de deze (uitgeschakeld). Geeft de diakrietenbalk weer (ingeschakeld) of verbergt deze(uitgeschakeld). Deze optie kun je ook activeren resp. deactiveren met behulp van de toetscombinatie Ctrl+D. Bij het passeren van de muisaanwijzer over één van de diakrieten wordt deze vergroot en met een omschrijving weergegeven. Geeft de statusbalk weer (ingeschakeld) of verbergt deze (uitgeschakeld). Geeft de meldingenbalk weer (ingeschakeld) of verbergt deze (uitgeschakeld). Geeft het animatie-pictogram weer (ingeschakeld) of verbergt de deze (uitgeschakeld). Tijdens een transactie tussen WinIBW en een server beweegt de afbeelding doorlopend. Geeft de HTML-codes van diakrieten in de recordtekst weer (ingeschakeld) of de diakrieten zelf (uitgeschakeld). Geeft het venster met de HTML-broncode van het actieve document. Klik op de knop OK om het venster te sluiten. Om schermelementen weer te geven of te verbergen, selecteer je in het menu Beeld de functie die je wilt inschakelen of uitschakelen. Klik met de linker muisknop op de betreffende menuoptie. Een vinktekentje verschijnt indien de betreffende functie is ingeschakeld. Klik nogmaals om de functie uit te schakelen. Bovenstaande procedure geldt voor het inschakelen of uitschakelen van de functies Bovenste werkbalk, Onderste werkbalk, Commandoregel, Diakrieten, Statusbalk, Meldingenbalk, Animatie en Niet geconverteerd. Om de broncode van een document weer te geven selecteer je in het menu Beeld de optie Code. Het dialoogvenster Code verschijnt, met daarin de broncode van het actieve document. Klik op OK om het venster te sluiten. Menu Opties Automatisch afbeeldingen ophalen Voorkeuren: Aanpassen: Voegt automatisch afbeeldingen in indien via de commandoregel om een HTTP-adres wordt verzocht (ingeschakeld) of toont alleen een kader (uitgeschakeld). Met de optie Voorkeuren kun je een aantal persoonlijke voorkeuren instellen, zoals kleuren, formaten, lettertypen en - grootte, voorkeursdirectories. Met deze functie kun je commando's, werkbalken, menu's en sneltoetsen naar eigen voorkeuren aanpassen. 21
Handleiding GGC voor CCZ-deelnemers: WinIBW Tabellen lezen: Leest tabellen in t.b.v. van het werken met tabellen. Menu Script Uitvoeren: De scriptcode wordt opnieuw ingelezen. Pauze: Tijdens het uitvoeren van het script wordt het script tijdelijk gestopt. Stoppen: Het uitvoeren van het script stoppen. Script Opnemen: De Learning Edition activeren Functie Toevoegen: Een script toevoegen Bewerken: Een script bewerken Scripting is een soort uitbreiding van de macro-functie. Er is een aparte handleiding voor die beschrijft hoe je met scripting kunt werken. Menu Macro Opnemen : Bewerken : Hervatten : Genereren van een macro. Bewerken van bestaande macro's. Hervatten van een macro die gepauzeerd is. Menu Mail Stuur: Versturen van een Pica-mail-bericht. Stuur Surf: Versturen van een Surf-mail-bericht. Systeem: Bekijken van de systeemberichten. Bestand: Bekijken van de bestandsberichten. Bibliotheek: Bekijken van de instellingsberichten. Instituut: Bekijken van de instituutberichten. Persoonlijk: Bekijken van de persoonlijke berichten. Zelf verzonden: Bekijken van de zelf verzonden berichten. Alle: Bekijken van alle berichten. NB Voor emailberichten binnen de CCZ onderling wordt geen gebruik meer gemaakt van deze Mailfunctie. In plaats daarvan is er een discussielijst via yahoogroups: http://groups.yahoo.com/group/ccz. Aanmelden kan ook via de list-owner: Bert Berenschot, OLVG (028). Menu Venster Nieuw venster: Trapsgewijs: Horizontaal naast elkaar Verticaal naast elkaar: Pictogrammen orderen: Alles sluiten: (Geopende vensters): Opent een nieuw documentvenster, identiek aan het actuele documentvenster. Presenteert alle geopende vensters trapsgewijs, waarbij de vensters elkaar grotendeels overlappen. Presenteert alle geopende vensters horizontaal naast elkaar; de vensters overlappen elkaar niet. Presenteert alle geopende vensters verticaal naast elkaar; de vensters overlappen elkaar niet. Ordent geminimaliseerde vensters. Sluit alle open vensters. Lijst van geopende vensters. Bovenste werkbalk De bovenste werkbalk bevat de van pictogrammen voorziene opdrachtknoppen die bepaalde functies uitvoeren, ongeacht het scherm waarmee je bezig bent. 22
Handleiding GGC voor CCZ-deelnemers: WinIBW De meeste icoontjes spreken voor zich. Huidige pagina printen Geselecteerde gegevens naar het klembord verplaatsen Geselecteerde gegevens naar het klembord kopiëren De inhoud van het klembord plakken Zoeken naar een tekenreeks in het huidige scherm Escape - Vorige scherm Enter - Volgende scherm Het scherm vernieuwen Ga naar beginscherm om een ander bestand te kiezen Alle mail bekijken Persoonlijke mail bekijken Naar de vorige titel gaan Naar de volgende titel gaan Toverstokje: catalogiseerfunctie Onderste werkbalk De onderste werkbalk bevat opdrachtknoppen die in aantal en functie variëren, al naar gelang het systeem of bestand waarmee je werkt en/of de context waarbinnen je werkt. De functionaliteit van deze opdrachtknoppen is - in tegenstelling tot die van de bovenste werkbalk - niet ingebouwd in WinIBW zelf, maar afkomstig van de server waarmee je via WinIBW in verbinding bent (CBS, LBS). Voorbeeld onderste werkbalk aan het begin in het scherm Bestandsinformatie: Voorbeeld onderste Werkbalk in het scherm Lange Presentatie: Voorbeeld onderste werkbalk in het scherm Muteren titel: Er zijn enkele tientallen opdrachtknoppen beschikbaar. Hieronder zijn enkele veel voorkomende knoppen weergegeven. Geeft een overzicht van eerder gevormde sets. Gaat terug naar het laatst getoonde indexoverzicht. 23
Handleiding GGC voor CCZ-deelnemers: WinIBW Geeft een overzicht van alle zoeksleutels. Verschijnt ook na het commando Z[OEK] in de commandoregel. Verwijdert geselecteerde sets en/of beschrijvingen. titelbeschrijving. Opent een leeg documentvenster voor het invoeren van een ingang- of Opent een geselecteerde beschrijving in de bewerkmodus. Voegt een geselecteerde beschrijving toe aan de bewaarset. Activeert procedure voor het indienen van een IBL-aanvraag. Vraagt na een validatiefout informatie/toelichting over de meldingen. Stuurt gegevens op naar de server (GGC, LBS). Werkt identiek aan Entertoets. Herhaalt vanuit het scherm Geschiedenis een eerder opgegeven commando. Opent het venster Overzicht Helpitems voor het opvragen van nadere informatie. Commandobalk Via de commandoregel kun je opdrachten naar het centrale systeem sturen. Je kunt de commandobalk te allen tijde activeren met de sneltoets Alt+C. Vervolgens geef je een commando, gevolgd door Enter. Je kunt een eerder gegeven commando herhalen door te klikken op het pijltje rechts van de commandoregel. Een venster met alle eerder uitgevoerde commando klapt uit. Selecteer met de cursor of met de pijltjestoetsen het commando dat je nogmaals wenst uit te voeren. Stuur het commando naar de server door op Enter te drukken. 24
Handleiding GGC voor CCZ-deelnemers: WinIBW WinIBW aanpassen Je kunt een aantal instellingen van WinIBW zelf aanpassen. Voorkeuren De menuoptie Voorkeuren in het menu Opties geeft toegang tot het dialoogvenster Voorkeuren. Kleuren: Instellen van kleuren van tekst, hyperlinks, achtergrond en kopteksten/titels. Formaten: Instellen van de conversiewijze/formaat voor uitvoer. Directories: afdruk- en opstartbestanden. Open vensters: Instellen of vensters met records in de bewerkmodus geopend moeten blijven of moeten worden gesloten indien een ander record bewerkt wordt. Bevestiging: Instellen of en op welke wijze systeemmeldingen getoond worden. Fonts: Instellen van lettertype en -grootte. Met name van belang zijn de instellingen achter het tabblad Formaten. Hiermee kun je je formaten voor download en uitvoer instellen. Selecteer in de keuzelijst Conversietabel een conversietabel voor uitvoer. Voor het downloaden kies je Html <-> Download Selecteer een formaat voor uitvoer. Om met name de diakritische tekens goed over te brengen via download en import in het lokaal bibliotheeksysteem moeten de gebruikte ASCII-sets overeenkomen. Kies voor Latin 1. Bij invoer in X-ref kies je alleen voor optie Pica. Kies voor Ascii Bij invoer in X-ref kies je de opties Pica en Dos. Achter het tabblad Directories kun je aangeven waar je het downloadbestand op je computer of op het netwerk neer wilt zetten. Standaard kies je voor downloadfile. Over het algemeen hoef je hier zelf alleen de naam waaronder je download bestand wilt bewaren in te vullen. Kies dat via Bladeren. Als het nog niet bestaat, mag je ook zelf een naam invullen. Let dan wel goed op dat de gehele naam van het PAD is ingevuld! Reeds aanwezige bestanden worden steeds aangevuld, niet overschreven. Let Op! Gebruik een van de volgende werkwijzen: stel eenmalig de naam en het pad van het downloadbestand in Voorbeeld: h:\bibl\downloads\download.dwl. Verwijder telkens voorafgaand aan het maken van een nieuwe download dit bestand (of hernoem het. Gebruik hiervoor de Windows Verkenner). Wijzig iedere keer de naam en het pad van het downloadbestand als je een nieuwe download gaat doet. Voorbeeld: Kies Opties - Voorkeuren - Directories - Vul bij Pad in: h:\bibl\downloads\downjan02.dwl. Verander de volgende keer de bestandsnaam van downjan02.dwl, naar de datum van die dag, bijvoorbeeld downjan15.dwl. Klik op de knop Toepassen om de invoer te bevestigen zonder het dialoogvenster te sluiten of druk op Sluiten om de keuze te bevestigen en het dialoogvenster te sluiten. Aanpassen Het menu Opties bevat de keuze Aanpassen, een krachtige functie waarmee je in beginsel de inhoud van de werkbalken en menu's vrij kunt aanpassen. Hierdoor kun je functies zoals menu-opties en opdrachtknoppen (samen 'opdrachten' genoemd), naar eigen voorkeur in menu's en werkbalken plaatsen. Alle functies zijn in een aantal categorieën ondergebracht: : 25
Handleiding GGC voor CCZ-deelnemers: WinIBW Bestand - Beeld - Opties - Script - Help - Bewerken - Macro - Mail - Venster - Macro s - Functies (voor scripting) - Standaard (Standaard op de Pica-werkbalk aanwezig) - Alle commando s Door één van de categorieën te selecteren, worden de bijbehorende commando s getoond. Bijvoorbeeld: je hebt een macro gemaakt onder de naam 'invoeren minimaal' die macro wil je op de werkbalk zetten tussen je iconen zodat je die meteen kunt activeren. Hoe doe je dat? Selecteer in de keuzelijst Categorieën de klasse van opdrachten waarvan je er één op een werkbalk of menu wilt opnemen, of kies Alle commando's. Sleep de 'invoeren minimaal' vanuit het vak Commando's naar zijn plaats op de werkbalk. Laat de linkermuisknop los. Indien de opdracht op een werkbalk wordt gezet en er geen pictogram is geassocieerd met de opdracht verschijnt het dialoogvenster Knopvlakinstellingen. Hier kun je een afbeelding (in het voorbeeld een smiley) kiezen voor de macro. Klik op Sluiten om het dialoogvenster Aanpassen te sluiten. Zo kun je bijvoorbeeld ook de icoontjes voor de mailfuncties verwijderen uit je pictogrammenbalk. Ga naar Opties - Aanpassen. Selecteer een mail-icoontje, klik met de rechtermuisknop en kies voor Verwijderen in het contextmenu. Klik op Sluiten om het dialoogvenster Aanpassen te sluiten. Met aanpassen kun je ook een nieuwe aangepaste werkbalk samenstellen. Ook kun je sneltoetsen aanpassen. Een sneltoets is bijvoorbeeld Ctrl+P voor de functie Afdrukken. Dit soort aanpassingen doe je alleen als je denk dat je daardoor makkelijker kunt werken. Over het algemeen zijn de standaardinstellingen voldoende. Een andere aanpassing die je kunt doen is het wijzigen van je wachtwoord en de basisinstellingen. Doe dit niet lichtvaardig!. 26
Handleiding GGC voor CCZ-deelnemers: WinIBW Wil je je wachtwoord wijzigen geef dan het commando MUT[EER] PAS[SWORD] en druk op Enter. Het venster Muteer Wachtwoord verschijnt. Vul in het vak Oude wachtwoord je huidige wachtwoord in Vul in het vak Nieuwe wachtwoord het nieuw te gebruiken wachtwoord in; vul dit wachtwoord ter bevestiging een tweede keer in in het vak Nogmaals het nieuwe wachtwoord Druk op Enter of klik op de opdrachtknop Enter op de onderste werkbalk. Nu verschijnt het venster Presentatie usergegevens. Hierna kun je weer andere commando s geven. Je kunt ook het commando: T[OON] USE[R] gebruiken. Het venster Presentatie usergegevens verschijnt. Klik op de knop Wachtwoord Bewerken op de onderste werkbalk. Het venster Muteer Wachtwoord verschijnt. En vervolgens wijzig je die. Je basisinstellingen zijn vastgelegd in de Parameters. Bekijk je parameters met Toon Parameters ( T PAR) en wijzig ze met Muteer Parameters (MUT PAR), of klikken op Bewerken op de onderste werkbalk als je al in de Toon staat, kun je ze wijzigen. Enkele standaarden: - Automatisch tonen sets kleiner dan 100: als je meer dan 100 treffers vindt, kom je in het Geschiedenis scherm, en krijg je niet de korte presentatie getoond - default Toon lange presentatie D: je krijgt standaard de diagnostische presentatie te zien - default Download presentatie: J/82: de j-download presentatie met exemplaargegevens voor CCZ nummer 82 Downloadformaat 126: alleen deze instelling geeft de correcte j-download 27
Handleiding GGC voor CCZ-deelnemers: Zoeken in het GGC 4. ZOEKEN IN het GGC Goed zoeken is de basis van het succes voor het efficiënt werken met GGC-bestanden. De kosten hou je laag door met zo min mogelijk zoekacties het gevraagde te bereiken en tevens ben je door goed zoeken snel bij het gevraagde. Denk erom dat je zoekt in een database met een enorme omvang: kun je in een klein systeem (bijv. een lokale catalogus met zo'n 5.000 titels nog wel zoeken op een veel voorkomend woord als "journal", in een zo groot bestand als het GGC is dat onmogelijk. Je zult eerst je zoekvraag nader moeten specificeren. Of zoek in de Centrale Catalogus CCZ zelf: in oktober 2004 waren er in de ORS/CCZ ruim 128.000 titels ingevoerd. Die 128 duizend titels zijn een deel van het grote GGC-bestand van meer dan 20 miljoen. Let op: in het algemeen maakt het niet uit of je hoofdletters of kleine letters intikt. Bij het indexeren worden interpunctie en accenttekens verwijderd, dus je kunt zowel met als zonder diakritische tekens zoeken. Databases De GGC-bestanden bestaan uit 3 functies: NCC/IBL, GGC, ORS/CCZ. Voor het ontlenen (GGC) en voor het aanvragen van een fotokopie of een leenaanvraag (NCC/IBL) maak je gebruik van de toegang tot de bestanden via WinIBW. Wil je nakijken wie van de CCZ-deelnemers een titel bezit, kijk dan in de ORS/CCZ. De toegang daartoe verloopt niet via WinIBW, maar met je browser via Internet. De basis GGC-bestanden worden voor de dienst PiCarta uitgebreid met de database voor Online Contents en enkele internationale databases. In de GGC-bestanden zoek je met behulp van zoeksleutels. Zoeksleutels zijn afhankelijk van het bestand waarin je zoekt. Het GGC en de NCC hebben deels andere zoeksleutels dan de ORS, die gebruik maakt van een menugestuurd zoeksysteem, hetzelfde systeem waar ook Picarta gebruik van maakt. In het GGC Hoofdbestand zoek je door commando's in te tikken in het commando-venster. In het GGC is (nog) geen menugestuurd zoeken mogelijk. Je gebruikt het GGC voor het ontlenen van een titel: dat wil zeggen: je zoekt een titel, voegt je eigen exemplaargegevens toe, download de gegevens en importeert ze in je eigen lokaal bibliotheeksysteem. Zo catalogiseer je een nieuw boek en daarmee bouw je je eigen catalogus op. Voor het ontlenen is soms meer dan één zoekactie nodig. Wil je weten of er een nieuwe druk van een boek uit is bijvoorbeeld, heeft dit bestand de meeste kans van slagen. Toch kan het ook in zo'n geval handiger zijn om eerst in de ORS/CCZ te kijken. NCC/IBL Om toegang te krijgen tot het systeem voor interbibliothecair leenverkeer moet je een additionele dienst aanvragen bij OCLC PICA. Daarvoor worden extra kosten in rekening gebracht. Een aantal gratis zoekacties zijn hierbij inbegrepen. Zoek je via WinIBW in de NCC dan maak je gebruik van dezelfde zoeksoftware als in het GGC. Heb je gevonden wat je zoekt dan kun je doormiddel van het commando i (indienen) een leen- of kopie-aanvraag indienen. Heb je geen abonnement op het NCC/IBL dan geeft WinIBW een boodschap dat je dit commando niet mag gebruiken. Efficiënt zoeken Je hebt met je CCZ-GGC-abonnement al 2500 (geslaagde) zoekacties in het GGC en 1500 in de ORS/CCZ betaald. Zolang je daar niet overheen gaat, kosten die zoekacties je niets extra. Een zoekactie is geslaagd als er een set gevormd wordt. Of je de aanvraag indient en of je er überhaupt wat mee kunt, doet er daarbij niet toe. Zaak is het dus om zo snel mogelijk naar de juiste titel te komen. Om te kijken of een publicatie bestaat is het dus niet handig om in de NCC te zoeken; je kunt dan beter in het GGC of in de ORS/CCZ kijken. 28