De Dienst voor Administratieve Vereenvoudiging Ondersteuning op maat voor overheidsdiensten
$?
VEREENVOUDIGEN MAAKT EEN VERSCHIL De administratieve lasten van bedrijven zijn het voorbije decennium gedaald van 3,48% naar 1,70% van het BBP, dankzij het werk van vele betrokken partijen en in het bijzonder van de betrokken overheidsdiensten. En uit enquêtes blijkt dat specifieke projecten wel degelijk een positieve impact hebben op de perceptie van burgers en ondernemingen: Tax-on-Web en de elektronische maaltijdcheques zijn daar goede voorbeelden van. HOE KUNNEN WE NOG VERDER GAAN? Door optimaal gebruik te maken van ieders expertise en samen te blijven onderzoeken, evalueren en innoveren. Door burgers en bedrijven nog nauwer te betrekken in ons streven naar kwalitatieve eenvoud en dienstoverschrijdend samen te werken. Door rekening te houden met de eigenheid van iedere overheidsdienst en doelgroep, en tegelijk te leren van bestaande voorbeelden en goede oplossingen verder te verspreiden. Op basis daarvan hebben wij een solide aanbod uitgewerkt dat u kan ondersteunen in uw plannen en projecten. Wij nodigen u uit om dit aanbod in deze brochure te ontdekken en gaan hier graag met u over in gesprek. Als vereenvoudigingsexperten hebben wij bij de DAV de voorbije jaren al tal van projecten begeleid. Gaandeweg hebben we niet alleen een uitgebreid netwerk opgebouwd binnen en buiten de overheid, we hebben ook heel wat concrete ervaring opgedaan. Het DAV-team dav@premier.fed.be
DRIE BENADERINGEN Er bestaan verschillende manieren om vereenvoudiging duurzaam en efficiënt aan te pakken. In de loop van de jaren distilleerden we drie kernbenaderingen die we steeds in andere combinaties inzetten, afhankelijk van wat een project nodig heeft. DE OORZAKEN BEVRAGEN e vragen ons altijd eerst af W wat de reden is voor de administratieve last en of we daar iets aan kunnen doen. In sommige gevallen is het niet meer voldoende om in de bestaande context de regels eenvoudiger te maken en moet je echt gaan kijken naar de oorsprong van de regels, naar oorzaken, naar andere manieren van werken, naar een andere soort van dienstverlening. Voor zo n veranderingsprojecten heeft DAV een lab gecreëerd. Een ruimte om in dialoog te gaan met alle betrokkenen: overheden, burgers en bedrijven.
HERONTWERPEN VAN STRUCTUREN, PROCESSEN EN PROCEDURES Meer dan eens is er verandering nodig op structureel niveau. Het aanpassen van organisatiestructuren, processen en procedures is niet evident: een schip van koers laten veranderen op volle zee is een kunst op zich. Zeker als je het snel wil doen, zonder kwaliteitsverlies en zo goedkoop mogelijk. Overheidsdiensten kunnen deels leren van de manier waarop bedrijven hun processen optimaliseren. Het maatschappelijke karakter en de bestuurlijke gevoeligheden vragen evenwel om andere accenten. EEN SNELLE OPLOSSING OP KORTE TERMIJN Resultaten moeten er zijn. En als het even kan zo vroeg mogelijk in het proces. Quick fixes, relatief eenvoudige ingrepen die snel zichtbare resultaten opleveren, zijn belangrijk. Ze geven voldoening en fungeren vaak ook als positieve hefbomen voor volgende stappen. Beschikbare informatie niet opnieuw opvragen, formulieren een nieuwe e -look geven, anders communiceren of een overbodige regel of procedure afschaffen: vereenvoudiging hoeft niet altijd veel te kosten of lang te duren. Als je het goed aanpakt, kun je vaak op korte termijn tastbare en duurzame resultaten realiseren. Best practices uit binnen- en buitenland dienen daarbij als voorbeeld en inspiratie. De DAV werkt dan ook met veranderingsmethodieken geënt op de realiteit van de overheid.
EEN GREEP UIT ONZE DIENSTEN & EXPERTISE Meten Het meetbureau volgt de evolutie van administratieve lasten in België op de voet en publiceert hierover jaarlijks een rapport. Verder meet het bureau het gebruik van e-government toepassingen, en kan het alternatieve scenario s tegen elkaar afwegen. Ook voor advies inzake het opstellen van een regelgevingsimpactanalyse (RIA) kan u bij de DAV terecht: een voorafgaande evaluatie van de potentiële gevolgen of neveneffecten van ontwerpen van regelgeving op economisch, milieu- en sociaal gebied en op de overheid. Bevragen en onderzoeken We hebben vaak data nodig om de scope juist af te bakenen, projecten op te volgen en nadien resultaten te evalueren. De DAV kan aan de hand van kleinen grootschalig onderzoek van verschillende bronnen, al dan niet aangevuld met online en offline tools zoals surveys, face-to-face interviews, groepsgesprekken en marktonderzoek, een duidelijker beeld helpen vormen van situatie en context. Strategisch advies De DAV kan u adviseren op strategisch niveau. Door onze jarenlange ervaring op het terrein en ons uitgebreide netwerk kunnen we snel evalueren of er een draagvlak bestaat voor een vraag of opmerking. We onderzoeken de haalbaarheid en formuleren advies. We houden onze vinger aan de pols van de opportuniteiten en helpen mee om een momentum te creëren. Project management Een vereenvoudigingsproject heeft zoals elk ander project een goede begeleiding nodig. De DAV heeft ervaren projectleiders die in nauwe samenwerking met de betrokken diensten het hele verhaal van a tot z opvolgen.
Een uitgebreid en lerend netwerk De DAV heeft in het voorbije decennium een bijzonder groot netwerk uitgebouwd, zowel binnen als buiten de overheidsdiensten. Een grote troef, want dankzij deze contacten kan de DAV steeds de juiste mensen aanspreken en betrekken een belangrijke succesfactor voor ieder project. De DAV organiseert bovendien ook ateliers en informatie-sessies om van dit netwerk een lerend netwerk te maken: samen weten we meer dan alleen. Contacten met burgers en andere externe partijen Het bekendste contact met de burger is het Kafka-meldpunt. Iedereen kan hier terecht met zijn of haar vragen en voorstellen rond administratieve vereenvoudiging de DAV screent deze input en zorgt voor een gepaste opvolging. Daarnaast zorgen wij er ook voor dat externe partijen zoals andere overheden en academici de meest recente gegevens hebben over de vereenvoudigingsprojecten van de verschillende federale overheidsdiensten. Gebruik van data optimaliseren Verschillende departementen registreren en bewaren identieke, overlappende informatie over burgers, bedrijven en overheid. Op basis van dit gegeven werden unieke e-gov-bouwstenen ontwikkeld, op één centrale plaats, die door elk van de departementen kunnen worden hergebruikt binnen hun toepassing. Een win-win voor iedereen: minder kans op fouten en steeds actuele gegevens. Implementatie van Only Once De naam Only Once verwijst naar het streefdoel om burgers en ondernemingen maar één keer hun gegevens te laten bezorgen aan de overheid. De DAV helpt u om dit optimaal toe te passen in uw administratieve context. Elektronische formulieren ontwerpen en aanpassen Het digitaliseren van procedures bij de overheid gebeurt steeds vaker en op grotere schaal. Denk maar aan de mogelijkheden om online aangifte te doen van sociale risico s of een vzw op te richten, of aan het e-depot, waar notariële akten online kunnen worden neergelegd. De DAV onderzoekt samen met u mogelijkheden en implicaties en kan u inspireren met tal van geslaagde toepassingen. Faciliteren van co-creatie met alle betrokken partijen Wil u als overheidsdienst op een participatieve en oplossingsgerichte manier in dialoog gaan met de doelgroep en andere stakeholders? De DAV biedt de expertise om in een professionele setting met alle betrokkenen constructief samen te werken en slimme en werkbare oplossingen te creëren.
CONCRETE VOORBEELDEN Wat is uw vraag? Welke opportuniteiten ziet u, en waar kunnen we samen aan werken? Mail ons: dav@premier.fed.be FOD FINANCIËN de douane Van probleemanalyse tot een concreet actieplan in overleg met de doelgroep. DE VRAAG De douane stelde zich de vraag waarom PLDA (de paperless douane aangifte) zo weinig werd gebruikt door de bedrijven, niettegenstaande dat de administratieve lasten veel lager waren dan de procedure op papier. HOE HEEFT DAV KUNNEN HELPEN? DAV heeft inzicht geboden in de problematiek door: enerzijds een kwantitatieve analyse te maken van het proces, de tijd en het geld die ermee gepaard gingen voor ondernemers, en anderzijds een kwalitatieve analyse te laten uitvoeren in de vorm van een perceptieenquête, waarin gekeken werd naar wat ondernemingen verwachtten van PLDA en de bijhorende dienstverlening. OPLOSSING EN RESULTAAT De twee rapporten werden voorgesteld aan de douane en de bedrijven. Beide partijen kozen ervoor om in een workshop samen te onderzoeken hoe de dienstverlening rond PLDA kon worden verbeterd. Resultaat was dat bedrijven en douane een beter inzicht kregen in elkaars realiteit, wat leidde tot wederzijds begrip, helderheid in de hefbomen die voor verandering konden zorgen én een concreet actieplan. Intussen is er na een nieuwe open co-creatiemeeting, georganiseerd door DAV, een vervolgtraject opgestart gericht op formulieren. Bedrijven en douanedienst werken samen aan oplossingen om aanvraagformulieren voor vergunningen makkelijker te maken en eenvoudiger aan de douane te bezorgen. De DAV vervult in dit vervolgtraject nog een beperkte coördinatie- en een ad hoc faciliterende rol.
FOD JUSTITIE e-griffie/e-depot Van behoefteanalyse tot een efficiënte online procedure. DE VRAAG Het administratief creëren van een onderneming duurde 56 dagen en kostte niet alleen de ondernemer, maar ook de griffier, de notaris en de boekhouder heel wat tijd. Ook vzw s klaagden over de logge oprichtingsprocedure. HOE HEEFT DAV KUNNEN HELPEN? De DAV heeft een grondige behoeftenanalyse uitgevoerd met alle betrokken partijen. In overleg met hen werden de juridische belemmeringen die een snelle en correcte ondernemingscreatie of oprichting van een vzw in de weg stonden, gedetecteerd en opgelost. OPLOSSING EN RESULTAAT Samen met de IT-afdelingen van de notarissen, de FOD Justitie, de FOD Economie en Fedict heeft de DAV een IT-applicatie gebouwd, en er met alle partijen voor gezorgd dat een onderneming of vzw nu elektronisch kan gecreëerd worden op 1 dag. De bouwstenen die ontwikkeld werden voor deze toepassing kunnen ook voor andere IT-projecten in andere diensten worden ingezet. DE VRAAG Vzw s waren verplicht om hun ledenlijsten neer te leggen bij de griffie. Er werd overwogen of het mogelijk was om deze papieren procedure te vervangen door een elektronische procedure. HOE HEEFT DAV KUNNEN HELPEN? De DAV is dieper gaan graven en heeft alle aspecten van de procedure grondig onderzocht. OPLOSSING EN RESULTAAT U it dit onderzoek bleek dat de redenen die aan de basis lagen van deze administratieve verplichting intussen volledig achterhaald waren. Het resultaat is dan ook een veel verdergaande vereenvoudiging: vzw s moeten nu enkel hun ledenlijsten ter beschikking houden. De neerleggingsverplichting is afgeschaft.
HOE GAAT HET IN ZIJN WERK? VERKENNEND GESPREK heeft een vraag, een voorstel, U een plan, iets wat u aan onze expertise wil toetsen? Wij gaan graag in een eerste verkennend gesprek met u. Dit gesprek heeft als hoofddoel dat wij uw initiële vraag goed begrijpen, en dat u een duidelijker zicht krijgt op de rol die de DAV eventueel zou kunnen spelen. We kijken samen wat een goeie aanpak kan zijn voor uw project, dagen u uit om nog een stap verder te gaan en stellen u een ervaren team voor dat u bij uw project kan ondersteunen. VAN VRAAG NAAR PROJECT Wanneer uw vraag zich hiertoe leent, gaan we een stap verder in ons onderzoek: we geven vereenvoudigingsadvies, verzamelen literatuur, cijfers en statistieken, we doen waar nodig een impactanalyse of een haalbaarheidsstudie, en/of organiseren een workshop om de context te onderzoeken en te identificeren wie kan bijdragen aan oplossingen.
DE EIGENLIJKE UITVOERING Het project heeft definitief groen licht gekregen? Dan kunnen we voluit aan de slag. De DAV projectleider schrijft aanpak, planning en budget uit, en identificeert samen met u mogelijke oplossingen en gewenste resultaten. AFRONDING EN EVALUATIE Via ex-post metingen en doelgroepbevragingen evalueren we of we de vooropgestelde doelstellingen hebben behaald. We bekijken samen wat de beste manier is om hierover te communiceren. We maken optimaal gebruik van de expertise die we in huis hebben en helpen u daarnaast om op basis van onze raamovereenkomsten externe specialisten te vinden, zodat u geen eigen lastenboeken dient uit te schrijven. We communiceren waar nodig over de vooruitgang van het project ook politiek en streven op ieder ogenblik en ieder niveau naar efficiënte en duurzame oplossingen.
CONTACTEER ONS Als overheidsdienst kan u beroep doen op onze expertise en gebruik maken van onze raamcontracten. Neem contact met ons op voor een verkennend gesprek. dav@premier.fed.be