REGIONAAL INNOVATIE PROGRAMMA EINDRAPPORTAGE PROJECT SYNCHRONISEREN PLANNING & CONTROL PROCES EN INRICHTING GRIP OP PROCES EN GRIP OP INHOUD Opdrachtgever Opdrachtnemer Auteur(s) Co-auteur(s) : Rob Beek, portefeuillehouder Netwerk Directie Drechtsteden (NDD) : Peter de Nooijer, Chantal Buchinhoren (gemeente Zwijndrecht) : Peter de Nooijer, Chantal Buchinhoren : Jaap van Dijk (regiostaf), Gé van Strien (HIA), Cora de Graaf (Dordrecht), Miranda de Nooijer (Dordrecht), Stefan de Brouwer (Papendrecht), Rob Penning (Sliedrecht), Arie Buizert (Alblasserdam)
Inhoudsopgave 1. Inleiding en opdrachtformulering...3 2. Planning en control cycli in de Drechtsteden...4 3. Naar één regionale planning & control kalender...8 3.1 Winst door integraliteit en goede afstemming...8 3.1.1 Opstellen begroting en organiseren regionale integrale afweging gemeente en GR en...8 3.1.2 Opstellen bestuursrapportage en organiseren integrale afstemming gemeente en GR en..9 3.1.3 Opstellen jaarverantwoording en organiseren integrale afstemming gemeente en GR en..9 3.2 De ideale regionale planning & control kalender: samenhang tussen de regionale en lokale documenten...9 3.4 Eigenaarschap afstemming planning & control cyclus en advisering...12 4. Inventarisatie gemeentelijke en regionale financiële beleidskaders...12 5. Aanbevelingen...13 6. Besluitvorming...13 BIJLAGE 1 PLANNING & CONTROL CYCLI SYNCHRONISEREN...14 BIJLAGE 2 INVENTARISATIE FINANCIELE BELEIDSKADERS...15 2
1. Inleiding en opdrachtformulering Voor u ligt de eindrapportage van het project Synchroniseren planning & control proces en inrichting. Het project maakt onderdeel uit van het regionaal innovatieprogramma (RIP), onderdeel sturing. Doelstelling De doelstelling van het project is als volgt: Verbeter de inhoud en de afstemmingsmomenten van de planning & controlcyclus van de GR met de Drechtsteden gemeenten en formuleer voorstellen om de vergelijkbaarheid van financiële beleidskaders te verbeteren. Onze metafoor: De nationale en internationale voetbaljaarkalender van de KNVB is een integrale uitkomst van afstemmingen tussen UEFA (champions & europa league), KNVB en verenigingen. Daarnaast is een protocol van toepassing waar alle voetbalwedstrijden aan moeten voldoen. De planning & control cyclus laat zich hiermee vergelijken: het proces, de kalender, de documenten en de spelregels worden vantevoren afgesproken waarna het spel kan beginnen! Waarbij voor iedereen dezelfde regels en voorschriften gelden. Wij onderzoeken in hoeverre deze vergelijking opgaat en doen daarvoor voorstellen. Nadere uitwerking doelstelling A. Huidige situatie - P&C cycli van gemeenten en GRD zijn qua inhoud en planning niet goed op elkaar afgestemd en financiële beleidskaders zijn niet goed vergelijkbaar. Daardoor kan niet altijd op het goede moment en met de goede onderbouwing een integrale afweging plaatsvinden binnen de gemeenten als voorbereiding op regionale besluitvorming en vice versa. - In zowel de p&c-cycli van de gemeenten als die van de GR is een aantal vaste wettelijkheden (uiterlijke aanlevering aan provincie van begroting en rekening) van toepassing. Deze wettelijkheden belemmeren de mogelijkheden voor verdergaande afstemming en integratie van de cycli. B. Gewenste situatie - Optimale afstemming tussen de P&C-cycli van de deelnemers. Hiermee kan de kwaliteit, tijdigheid en integraliteit van besluitvorming vergroot worden. De verantwoordelijkheid voor de P&C-cycli ligt bij de organisaties zelf (de 1e dimensie), maar afstemming op inhoud (gehanteerde financiële spelregels) en op planning (gelijktijdigheid gemeentelijke producten en goede volgordelijkheid tussen gemeentenen en GRD) helpt de kwaliteit van ons gezamenlijke besluitvormingsproces te verbeteren. - De GR wil bij het maken van plannen zekerheid over beschikbaarheid van middelen vanuit de lokale begrotingen. De gemeenten willen daarentegen ook zekerheid over het behoud van autonomie/beleidsvrijheid om lokale ambities af te kunnen wegen tegen de regionale plannen. Deze wensen moeten samen komen in een nieuwe P&C-cyclus van het netwerk. Onderwerp van de uitwerking is het kip-ei vraagstuk: welke planning & control cyclus is nu leidend, die van de GR of die van de gemeenten (eigenaren) - Meer vergelijkbaarheid in de financiële beleidskaders tussen GR en Drechtsteden gemeenten bijvoorbeeld op het gebied van waarderen en afschrijven, reserves en voorzieningen, p-budgettering, handboeken en procedures. - Onderzoeken in hoeverre de planning & control cycli van de gemeenten meer op inhoud kan worden gelijkgeschakeld. - Onderzoeken in hoeverre gelijke kaders kunnen worden geformuleerd, vanuit de eigenaren, voor de (verschillende) verbonden partijen. Verwachte winst (in kwaliteit, te realiseren bezuiniging en innovatie) Algemeen De resultaten van deze businesscase kunnen niet direct worden gekoppeld aan een financiële opbrengst. Wij zien de aanbevelingen uit deze notitie wel als een belangrijke randvoorwaarde om in de primaire processen binnen de gemeenten en het netwerk voordelen te behalen, zowel in kwaliteit als in geld. Het voorstel draagt direct bij aan grip en sturing op doelstellingen en resultaten, op beperking van risico s en op een efficiëntere inrichting van onze bedrijfsvoering en daarmee indirect aan te behalen financiële voordelen binnen de primaire processen. 3
Kwaliteit De beoogde opbrengst van dit project is gericht op verbetering van: Kwaliteit in de planning & control kolom (proces, documenten en besluitvorming); Gelijktrekken van financieel beleid uitgangspunten tussen GR en Drechtsteden gemeenten; Efficiëntie en effectiviteit van besluitvorming op diverse beslisniveaus (jaarkalender, adviesmomenten). Besparingspotentieel Wij veronderstellen dat door het synchroniseren van financieel beleid besparingsmogelijkheden in de toekomst optreden bij het SCD en in de gemeentelijke contramallen. SCD Als gevolg van synchronisatie is verdere standaardisatie mogelijk met vergroting van de efficiëntie en effectiviteit tot gevolg. Contramallen Synchronisatie van financieel beleid op regionaal niveau leidt in principe tot meer efficiëntie bij de totstandkoming van financieel beleid en de advisering daarover. Bijvoorbeeld; 1 regionale beleidsnota Waarderen en afschrijven in plaats van 6. Beide veronderstellingen zijn ons inziens in dit stadium niet direct uit te drukken in financiële besparingen. Innovatie Synchronisatie van planning & control op regionaal niveau tussen de Drechtsteden gemeenten en de GR is een innovatie op zich. Immers, planning & control cycli en financiële beleidsuitgangspunten verschillen per gemeente. Inzicht in de verschillen en onderzoek naar de mogelijkheden tot synchronisatie bieden veel mogelijkheden tot verbetering van sturing en beheersing. Daarnaast onderzoeken wij de juridische mogelijkheden om tot gelijkschakeling van de wettelijke termijnen tussen GR en gemeenten te komen. Samenhang met andere voorstellen Het project heeft samenhang met het project Verbonden partijen. In de uitwerking van de voorstellen wordt deze verbondenheid nader uitgewerkt. Op hoofdlijnen richt het project Verbonden partijen zich met name op het sturingsmodel en de projectgroep Planning en control op de kaders. 2. Planning en control cycli in de Drechtsteden Iedere gemeente heeft een planning & control cyclus; een jaarlijkse cyclus van sturen, bijsturen en verantwoorden. Kortweg; sturen op en beheersen van gestelde doelen, daartoe te ondernemen activiteiten met daarvoor door de raad beschikbaar gestelde middelen. Plan, do, check, act! In dit hoofdstuk zetten wij de planning & control cycli van de gemeenten en de Gemeenschappelijke Regeling Drechtsteden op een rij. We doen dat op de volgende twee aspecten: 1. Welke documenten beslaat de planning & control cyclus van de betreffende gemeenten en GRD en de daarbij horende kalender? 2. Welk doel en welke functie heeft betreffende planning & control document? Aan de hand van deze twee aspecten kunnen een aantal vragen worden beantwoord: - Wanneer wijzigt de GRD zijn begroting en sluit dat goed aan op de gemeentelijke planning & control? - Welke maatregelen zijn mogelijk in de planning & control cycli om tot goede aansluiting tussen GRD en gemeentelijke besluitvorming te komen? - Kunnen buiten de formele planning & control cycli informele afstemmingsmomenten worden georganiseerd? Voordat we de zaken op een rij zetten definiëren we eerst kort de begrippen planning (sturen) en control (beheersen) en rangschikken de diverse documenten naar die noemers. 2.1 Planning & control (sturen en beheersen) Er is veel gezegd en geschreven over sturing en beheersing (in de volksmond planning & control). Wij typeren planning (sturing) & control (beheersing) in deze paragraaf aan de hand van een paar plaatjes en een aantal kreten. Al deze uitspraken worden gepakt en gevisualiseerd in het volgende plaatje 1 : 1 Voor de verschillende planning & control documenten worden verschillende benamingen gebruikt in de verschillende gemeenten (zie hierna). 4
1. Definities sturen en beheersen: - Sturen : Het nemen van beslissingen inclusief het invulling geven aan de randvoorwaarden om die beslissing naar behoren te kunnen uitvoeren. In ons geval: het stellen van doelen en het inrichten een instrumentarium om uitvoering te geven aan de realisatie van die doelen. - Beheersen : Het op grond van management informatie vaststellen of over een bepaalde periode de doelstellingen of gedane uitspraken al dan niet zijn gerealiseerd. 2. Managen is sturen en beheersen, in die zin is het planning & control instrumentarium van en voor de manager. Het is geen speeltje van financiën! Wel faciliteert financiën en/of control de manager bij het optimaal gebruik van het planning & control instrumentarium. 3. Inhoud is leidend voor het gebruik en de inrichting van planning & control. Doelen en effecten worden gesteld en deze worden vertaald naar activiteiten, processen en benodigde middelen. Kortom; activiteiten gekoppeld aan middelen. Pas als aan deze voorwaarde is voldaan kan de manager goed sturen en beheersen. Visueel als volgt: 4. Duidelijkheid over rollen, taken en verantwoordelijkheden van de manager, de controller, de financieel adviseur en de beleidsmedewerker. 5. Samenhang en proces tussen de verschillende planning & control documenten: het doel en de functie van het betreffende instrument (sturen of beheersen) 6. Gedrag en houding. Planning & control behelst een set van afspraken (spelregels) over gebruik van de instrumenten en procedures. Naleving door de manager is een voorwaarde voor het goed functioneren van de planning & control cyclus. En goed uitleggen van dat gebruik door financiën / control is een daaraan gekoppelde voorwaarde. 2.2 Planning & control cyclus en kalender Drechtsteden gemeenten en GR-én Een foto van de huidige planning & control kalender van de Drechtsteden levert een volgend beeld op: 5
Raad Januari Gemeente Alblasserdam Dordrecht H-I-A Papendrecht Sliedrecht Zwijndrecht GR Drechtsteden Jaarplannen (T) in directie Feb/mrt /apr Mei Eerste marap tot 15 mrt (T), jaarrekening (T-1) Jaarrekening en Jaarverslag (T-1) Jaarrekening en Jaarverslag (T-1) Eerste marap (T) B&W Juni Perspectiefnota (T+1) Kadernota (T+1) Afdelingsplannen (T+1) B&W Kadernota (T+1) Jaarrekening en jaarverslag (T-1) Voorjaarsnota (T) Jaarrekening en jaarverslag (T-1) Zomernota / 1 e marap (T) Jaarrekening en jaarverslag (T-1) Perspectiefnota (T+1) 1 e burap (T) Begroting (T+1) Jaarrekening (T-1) Juli - aug September Tweede marap tot 15 juni (T) Productenraming (T+1) B&W Oktober Interimnota (T) Eerste marap (T) November December Derde marap tot 1 okt (T) Jaarplannen (T+1) Winternota (T) 2e marap / Najaarsnota (T) Afdelingsplannen (T+1) MT Veegbesluit (2e marap) (T) Tweede burap (T) Financiële kadernota (T+2) Actualisering Tweede Marap (T)
2.3 Doel en functie diverse planning & control documenten In bijgaand overzicht geven wij doel en functie van de planning & control documenten aan, langs de lat van een aantal (sturings- en beheersings) vragen: Managementrapportages / bestuursrapportages / interimnota / najaarsnota / winternota 1. Is de managementrapportage een afwijkingenrapportage (A) of integrale rapportage (I)? 2. Is de managementrapportage een bijstellings- of bijsturingsinstrument? 3. Indien de managementrapportage een bijstellingsinstrument is: A. Wordt uitsluitend de begroting van het lopende jaar bijgesteld? B. Wordt de meerjarenbegroting bijgesteld? Gemeente 1 2 3a 3b Alblasserdam A Bijstelling Ja Nee Dordrecht A Beiden Ja Nee Hendrik Ido Ambacht A Bijstelling Ja Ja Papendrecht I Bijstelling Ja Nee Sliedrecht I (zomer) Bijstelling Ja Ja Zwijndrecht A 1 e bijsturing Ja Nee 2 e bijstelling GRD A Bijsturing Nee Nee (A) = afwijking / (I) = integraal Kadernota / voorjaarsnota / perspectiefnota / zomernota 4. Wordt bij de kadernota de begroting van het lopende jaar bijgesteld? 5. Is de kadernota de concept begroting voor het komende jaar? (of wordt bij de begroting nogmaals een integrale afweging georganiseerd?) Begroting en begrotingswijzigingen 6. Wat is het autorisatieniveau? 7. Wordt de begroting ook naast de planning & control cyclus gewijzigd en zo ja, met welke frequentie? Gemeente 4 5 6 7 Alblasserdam Nee Ja, tenzij Elke raad Dordrecht Nee Ja, tenzij 3x per jaar Hendrik Ido Ambacht Ja Ja, tenzij Elke raad Papendrecht Ja Ja, tenzij Elke raad Sliedrecht Ja Ja Elke raad Zwijndrecht Nee Ja, tenzij Hoofddoel Nee GRD Nee Ja 1x (dec) Nadere toelichting: Vraag 5: indien antwoord ja, tenzij. : - Over het algemeen wordt de integrale afweging georganiseerd bij de kadernota en dus geen tweede integrale afweging bij de begroting. Het kan zijn dat er bij de begroting enkele inhoudelijke onderwerpen worden gewogen, die bij de Kadernota zijn aangehouden (onvoldoende informatie). - In Papendrecht worden de politieke beschouwingen georganiseerd bij de Voorjaarsnota en wordt de begroting in een afzonderlijke raadsvergadering vastgesteld. Vraag 6: De begroting (en meerjarenbegroting) wordt mede gewijzigd bij separate raadsvoorstellen, bijvoorbeeld bij kredietaanvragen of grotere dossiers. Dat kan bij elke raadsvergadering het geval zijn. Conclusie: 1. Er zijn verschillen in doel / functie van de planning & control instrumenten. Op zich niet erg, belangrijk is goede aansluiting tussen moment van GR besluitvorming en lokale besluitvorming. (voor raadsleden die in verschillende gremia opereren is het wel gemakkelijker als lokale verschillen in momenten en terminologie kleiner zouden zijn). 2. Uit de inventarisatie blijkt dat de GRD besluitvorming nog niet goed aansluit op de gemeentelijke besluitvorming. Om te komen tot een goede aansluiting, is het van belang dat óf het moment van GR besluitvorming naar voren of achteren gaat, of dat lokale besluitvorming wordt vervroegd of verlaat. Kortom; komen tot een regionale P&C kalender.
3. Het is zaak om afspraken te maken over het al dan niet bijstellen van de begroting en/of meerjarenbegroting. Met andere woorden: op welke momenten stellen we de meerjarenbegroting van de GRD bij? Want als de MJB van de GRD wijzigt, dan zullen de gemeenten ook hun MJB moeten wijzigen. 4. Het opstellen van een regionale planning en control kalender is noodzakelijk voor een goede onderlinge aansluiting. In de planning moeten we expliciet maken wanneer besluitvorming op GR niveau zich vertaalt naar de gemeentebegroting en naar welk lokaal planning & control document (bijvoorbeeld een bestuursrapportage) 3. Naar één regionale planning & control kalender Hiervoor is beredeneerd dat een gezamenlijke regionale planning en control kalender zal bijdragen aan een goede inhoudelijke aansluiting tussen de gemeentelijke p&c producten en de GRD p&c producten. Doorredenerend vanuit het beoogde doel van de planning & control cyclus en de functies van de verschillende instrumenten, stellen we een ideale planning & control (p&c) kalender samen, die zowel tegemoet komt aan inhoudelijke en planmatige afstemming als aan gezamenlijke uitgangspunten inzake gewenste sturing en beheersing. 3.1 Winst door integraliteit en goede afstemming De ideale (model) planning & control kalender zorgt ervoor dat de ritmeverschillen in de regionale en gemeentelijke planning & control cyclus worden opgeheven. Daarmee willen we op de volgende drie onderdelen effect behalen: - Begroting: Eén regionale integrale afweging voor het nieuwe begrotingsjaar voor zowel de gemeente als GR. - Bestuursrapportages / begrotingswijziging: Wijzigingen in de GR begroting afgestemd op de gemeentelijke besluitvormingsmomenten (vooraf in plaats van achteraf). Daartoe stellen wij voor om het proces van de tweede bestuursrapportage (GR en gemeenten) gelijktijdig of kort op de begrotingsbehandeling te organiseren. En dus niet in december, een maand nadat de gemeentebegroting is vastgesteld! De uitkomsten van het lopende jaar, voor zover structureel en onontkoombaar, worden dan gekoppeld aan de begroting hetgeen de actualiteit van de begroting verbetert. Dezelfde redenering geldt voor de eerste bestuursrapportage van de GR en gemeenten. Wij stellen voor deze in april voor te bereiden in samenspraak met de eigenaren en bestuurlijk vast te stellen gelijktijdig met de GR begroting en gemeentelijke kadernota s. Dat maakt het mogelijk om zowel bij gemeenten als bij de GR structurele effecten, voor zover onontkoombaar, te betrekken bij de gemeentelijke kadernota s. - Verantwoording: Tijdige verwerking uitkomsten GR jaarrekening de gemeentelijke jaarrekeningen. 3.1.1 Opstellen begroting en organiseren regionale integrale afweging gemeente en GR en Doel: Een begrotingsproces waarin optimale afstemming wordt bereikt tussen de gemeenten en de GRD, waarbij tijdig afstemming plaatsvindt over de financiële kaders en waarbij de over en weer benodigde informatie snel en efficiënt kan worden aangeleverd. Begrotingsvoorbereiding en opstelling: 1. Afschaffen financiële kadernota GRD, in plaats daarvan een richtlijnen brief in januari van het jaar namens de eigenaar aan de GRD. Dat is nu ook de procedure bij ZHZ. 2. Een informeel ambtelijk voortraject organiseren, waarbij: a. De gemeenten (allemaal) gelijktijdig met de interne begrotingsrichtlijnen een richtlijn sturen naar de dochters van de GRD (of regiostaf als coördinator), waarin onder andere staat: benodigde feitelijke informatie, indexen, nieuw beleid b. In maart organiseren (in traject opstellen kadernota): wat heb je als gemeente nodig van eigen afdelingen en dochters GRD c. Organiseren als collectief d. Bestuurlijke informatie op proces bezien (wel of niet eerst besluitvorming in GR of besluitvorming via gemeentelijke kadernota s) 8
3.1.2 Opstellen bestuursrapportage en organiseren integrale afstemming gemeente en GR en Doel: Tijdige informatie over afwijkingen vanuit de GRD zodat gemeenten snel kunnen anticiperen en eventueel benodigde lokale besluitvorming hierover mee kunnen nemen in de lokale bestuursrapportages Maraps De eerste marap niet meer in oktober in de GRD, maar gelijktijdig met de begroting in juni. Dat maakt het mogelijk om de uitkomsten mee te nemen in de kadernota van gemeenten (mits ambtelijk overleg over concepten kan worden georganiseerd). De eventuele aanpassing van de begroting van de GR vindt plaats in november, gelijktijdig met begrotingen gemeenten (plus ambtelijke voorafstemming). Knelpunt: geen burap (tussenrapportage) in december, een maand nadat de begroting is opgesteld (idem geactualiseerde begroting SDD in december). Ideaal moment is: november! 3.1.3 Opstellen jaarverantwoording en organiseren integrale afstemming gemeente en GR en Doel: De jaarrekening van de GRD willen we tijdig verwerken in de jaarrekeningen van de gemeenten zodat niet na sluiting van het boekjaar nog nieuwe zaken komen die het resultaat in een te laat stadium beïnvloeden. Jaarrekening en jaarverantwoording: Alle gemeentelijke jaarverantwoordingen in dezelfde maand in de raden. Tijdige ambtelijke afstemming tussen GRD en gemeenten over resultaten jaarverantwoording. Afsluiting van alle gemeentelijke administraties door de SCD op hetzelfde moment 3.2 De ideale regionale planning & control kalender: samenhang tussen de regionale en lokale documenten START: KADER- NOTA BEGROTING JAAR- VERSLAG TUSSENRAP PORTAGE(S ) Start kadernota Jan (t-1) - Vaststellen uitgangspunten nieuwe begroting, bijv. loon- en prijsstelling - Vaststellen subsidie-parameters en richtlijnen voor GR en Kadernota (heet bij sommige perspectiefnota of zomernota) Juni (t-1) - Struct. gevolgen van jaarrekening (t-1) - Financiële prognose op hoofdlijnen jaar (t+1) - vaststellen (stelposten voor) nieuw beleid en ombuigingen (ook sturend naar GR en) + subsidieplafond - (mei circulaire verwerkt?) - Voorkeur: Algemene beschouwingen - Input vanuit GR en mbt grote afwijkingen en voorstellen nw beleid - Eventueel: incl. hele grote financiële afwijkingen lopende begroting 9
Begroting GR: bijgestelde begroting Tussenrapportage(s) (heet bij sommige interimnota, burap, Nov. (t-1) - uitgewerkte begroting obv kadernota - verwerking sept. Circulaire alg. uitkering Okt./nov (t) - inhoudelijke en financiële rapportage over het lopende jaar - bijstelling/wijziging begroting veegnota oid) Jaarverslag Mei (t+1) - inhoudelijke en financiële verantwoording afgelopen jaar (alleen een terugblik) - prognose grondbedrijf lopend jaar Constateringen bij de ideale planning & control kalender - Het al dan niet aanpassen van de gemeentelijke planning & control kalender aan de ideale kalender is een gemeentelijke keuze. Indien de ideale kalender niet wordt gevolgd bestaat het risico dat GR besluitvorming niet op het juiste afweegmoment in gemeentelijke cyclus wordt meegewogen. - Het volgen van de ideale planning & control kalender veronderstelt dat op GR niveau in de tijd sprake zal zijn van een maandelijkse Drechtraad. - Het volgen van de ideale planning & control kalender is in de gemeente afhankelijk van de tijd die het bestuurlijk proces nodig heeft (ritme & status raadsvergaderingen). - Om zo goed mogelijk tegemoet te komen aan de vereisten inzake begrotingsrechtmatigheid voorziet de ideale kalender in een mogelijkheid om de raad in december te informeren over mogelijke overschrijdingen die zich na vaststelling van de tweede bestuursrapportage hebben voorgedaan. Wat betekent de huidige versus de ideale situatie per gemeente? In de volgende tabel is in één oogopslag te zien welke aanpassingen er nodig zijn bij de diverse gemeenten en de GR om de diverse p&c producten aan te laten sluiten bij de ideale p&c kalender. Nogmaals wordt benadrukt dat het al dan niet aanpassen van de gemeentelijke planning & control cyclus een eigen keuze is. 10
De volgende bestuurlijke P&C kalender komt tegemoet aan de gewenste verbeteringen. (Interne planning & control documenten (jaarplannen, afdelingsplannen e.d.) zijn buiten beschouwing gelaten, gemeenten zijn daar vrij in). Raad Januari Feb, mrt GR Gemeente Alblasserdam Dordrecht H-I-A Papendrecht Sliedrecht Zwijndrecht Drechtsteden Eigenaren stellen begrotingsrichtlijn GR en op (T+1): financiële kadernota GRD (december T-2) vervalt Richtlijn Uitwerking begrotingsrichtlijn door GR (staand beleid en nieuw beleid) met eigenaren bespreken en toetsen door regionaal controllersoverleg (cf adoptiemodel) April Afronding ambtelijk begrotingsafstemming (T+1) GR en gemeenten (Kadernota s) Ambtelijke inventarisatie voortgang lopend jaar (T) / 1 e marap Ambtelijke afstemming resultaten jaarverantwoording GR met gemeenten Mei Jaarrekening en Jaarverslag (T-1) Jaarrekening en Jaarverslag (T-1) Jaarrekening en Jaarverslag (T-1) Jaarrekening en Jaarverslag (T-1) Ambtelijke afstemming voortgang lopend jaar (T) / 1 e marap tbv verwerking in gemeentelijke kadernota s Juni Perspectiefnota (T+1) 1 e burap (T) Kadernota (T+1) Kadernota (T+1) Jaarrekening (T-1) Voorjaarsnota (T) (uitkomst GR) Rekening (T-1) Zomernota (1e marap) (T) Perspectiefnota (T+1) 1 e burap (T) Begroting (T+1) Jaarrekening (T-1) Eerste marap (T) Juli - aug September Oktober Interimnota (T) Ambtelijke afstemming voortgang lopend jaar (T) / 2 e marap tbv verwerking in begroting en 2 e marap gemeenten November begroting (T+1)) Actualisering Tweede marap (T) December Derde marap tot 1 okt (T) Winternota (T) 2e marap / Najaarsnota (T) Veegbesluit (2e marap) (T) 2 e burap (T)
3.4 Eigenaarschap afstemming planning & control cyclus en advisering Wij stellen voor om het regionaal controllersoverleg (RCO) te installeren als regionaal gremium om namens alle eigenaren de planning & control documenten van de GR en te coördineren, toetsen en daarover te adviseren. Binnen het RCO kan daartoe een portefeuilleverdeling, bijvoorbeeld jaarlijks wisselend, worden afgesproken. Uniforme toetsing en advisering op de stukken kan georganiseerd worden op basis van een te ontwikkeling toetsingskader. Het RCO wordt daarmee de spin in het web in de advisering namens de eigenaren op alle planning & control documenten en verdere doorontwikkeling daarvan. Visueel als volgt: Ontwikkelen: Richtlijnen Toetsingska ders Formats Doel: uniforme advisering Regionaal Controllersoverleg (RCO) NDD / COB Gemeenten (pfo s, MT s) 4. Inventarisatie gemeentelijke en regionale financiële beleidskaders Een afgestemde p&c cyclus is een grote winst voor ons netwerk. Deze voordelen kunnen verder versterkt worden door ook in de financiële beleidskaders tussen GRD en de gemeenten afstemming te zoeken en vergelijkbaarheid te vergroten, bijvoorbeeld op het gebied van waarderen en afschrijven, reserves en voorzieningen, p-budgettering, handboeken en procedures. In bijlage 2 treft u aan een inventarisatie op hoofdlijnen van huidige financiële beleidskaders en planning & control uitgangspunten van zowel de gemeenten als de belangrijkste GR en. Doel van deze inventarisatie is te bezien in hoeverre sprake is van vergelijkbaarheid en het doen van uitspraken over mogelijk vervolgonderzoek. Vervolgonderzoek dat mogelijk leidt tot verdergaande afstemming en/of naar elkaar toe groeien in het bepalen van gemeenschappelijke (regionale) planning & control en financiële uitgangspunten. Voordelen daarvan zijn onder andere: - Consistentie in het netwerk: een aantal dossiers kan wisselwerking (gemeentelijk / regionaal) op elkaar hebben. Het streven is gericht op samenhang in methodieken voor bijvoorbeeld risicobepaling en weerstandsvermogen ter bestrijding van gezamenlijke risico s (bijvoorbeeld Landsbanki of sterk oplopende werkloosheid). - Vergelijkbare kaders zijn gemakkelijker te begrijpen voor bestuurders die zowel gemeentelijk als in de regio opereren. - Vergelijkbare kaders zijn gemakkelijker voor externe, regionale organisaties die met meerdere gemeenten zaken doen (voor zover de kaders externe werking hebben). - Vergelijkbare kaders leiden tot verkleining van de foutkans in de administratieve verwerking bij het SCD; nu vindt verwerking in de diverse administraties plaats op basis van verschillende uitgangspunten. - Vergelijkbare kaders bewerkstelligen dat we minder 2x hetzelfde wiel hoeven uit te vinden c.q. dat we beter dan voorheen gezamenlijk eventuele lacunes of actualisaties kunnen oppakken. Overigens kan vergelijkbaar maken van financiële kaders financiële gevolgen hebben. Synchroniseren van bijvoorbeeld uitgangspunten in de algemene uitkering leidt onvermijdelijk tot zogenaamde herverdeeleffecten. Hetzelfde geldt voor het vormen van reserves en het bepalen van een gezamenlijke methodiek voor het weerstandsvermogen. In deze gevallen geldt het adagium: de kosten gaan voor de baten uit.
5. Aanbevelingen - Aanpassen van de gemeentelijke en GRD-p&c cycli aan de regionale kalender. Hiertoe een vervolgopdracht geven aan de NDD-portefeuillehouders Bedrijfsvoering, toezicht en financiën (BTF). - Het regionaal controllersoverleg (RCO) vanuit het programma BTF opdracht geven tot het projectmatig uitwerken en voorbereiden van implementatie van de nieuwe regionale kalender. - Het adoptiemodel van toepassing verklaring op de toetsing en advisering van de GRD-stukken. Hiervoor RCO inzetten om, via een heldere interne taakverdeling, tot gezamelijke toetsing en advisering te komen voor alle eigenaren op de planning en controldocumenten van de GRD. - Komen tot een vervolgopdracht via het programma BTF om tot afstemming te komen tussen de financiële beleidskaders van gemeenten en GRD. Uitvoering en coördinatie door het RCO. 6. Besluitvorming Voorgesteld wordt: 1. In te stemmen met de inhoud van de eindrapportage van het project Synchroniseren planning & control proces en inrichting ; 2. De aanbevelingen projectmatig uit te werken onder opdrachtgeverschap van de portefeuillehouders Bedrijfsvoering, Toezicht en Financiën (NDD) met inzet van het regionale controllersoverleg; 3. Het regionaal controllersoverleg te benutten om, in lijn met het adoptiemodel, tot gezamenlijke advisering te komen voor alle eigenaren op de planning & control documenten van de GR en. 13
BIJLAGE 1 PLANNING & CONTROL CYCLI SYNCHRONISEREN Aanpak project Synchroniseren p&c Cycli gemeente - GRén Resultaat 1 Regionale planning & control kalender Resultaat 2 Inventarisatie financiële beleidskaders Inventarisatie P&C cycli gemeenten en GRén qua kalender en doel Financiële kaders: Inventariseren kaders Verschillen daartussen Inventarisatie knelpunten en oplossingsmogelijkheid Vervolgafspraken 1 regionale P&C kalender & mogelijk P&C cyclus 14
BIJLAGE 2 INVENTARISATIE FINANCIELE BELEIDSKADERS 15