Rapporteurs: ir. H.M. Vermande en ir. M.G.Spalburg, PRe Bouwcentrum B.V., Bodegraven Vormgeving: Full House, Rotterdam Fotografie: Jan Zweerts, Den Haag Druk: Drukkerij van Tilburg BV, Waddinxveen
Risicomanagement in de bouvv; een verkenning 1
2
INHOUDSOPGAVE WOORD VOORAF 3 1. INLEIDING 4 2. DE BEGRIPPEN 6 2.1 Ris ico 6 2.2 Projectrisico's en project-'opportunities' 7 3. RISICOMANAGEMENT 10 3.1 Inleiding 10 3.2 Risicoanalyse 11 3.3 Het risicomanagement- en risicoanalyseproces 14 3.4 Risicoafweging 16 3.5 Risicorespons 17 3.6 Risicobeheersing 17 3.7 Categorisering van risico's in de bouw 18 4. RISICOBEHEERSING EN HET BOUWPROCES 19 4.1 Risicoverdeling 19 4.2 Het contract 20 4.3 Bouwprocesmodellen 22 4.4 Betalingssystemen 23 4.5 Beslisdocumenten 25 4.6 Risicoanalyse en projectkwaliteitsplannen 25 4.7 Inbedding in de organisatie 27 5 RISICOMANAGEMENT ALS UITGANGSPUNT VOOR SBR-PROGRAMMERING 28 6. BEGRIPPENLIJST 29 7. LITERATUUR 31 3
Het onderzoek is begeleid door een commissie bestaande uit: ir. C. J. Vriesman, Ministerie VROM-RPD te Den Haag, voorzitter ir. G. J. M. Mars, Stichting Bouwresearch te Rotterdam, projectmanager ir. H. A. L. Boonekamp, PRC Bouwcentrum B.V. te Bodegraven mr. S. E. Cozijnsen-Smaal, Stichting Bouwresearch te Rotterdam H. J. A. Oskamp, BAM Brederode Bouw B.V. te Bunnik prof. dr. ir. H. A. J. de Ridder, Technische Universiteit te Delft ir. W. Schrieks, VGBouw te Zoetermeer A. A. van de Velde, ABN AMRO Bank NV te Amsterdam De rapportage is verzorgd door: ir. H. M. Vermande en ir. M. G. Spalburg van PRC Bouwcentrum B.V. Het onderzoek is mede mogelijk gemaakt door een financiële bijdrage van ABN AMRO Bank N.V. te Amsterdam. 4 WOORD VOORAF Het bouwen ontwikkelt zich meer en meer van een ambachtelijk naar een industrieel proces. Opdrachtgevers en opdrachtnemers worden zich daar meer van bewust en richten hun aandacht dientengevolge intensiever op nog betere beheersing van het bouwproces. Hiervoor zijn diverse methodieken voorhanden, waaronder risicoanalyse en risicomanagement. Een van de eerste toepassingen van risicomanagement in de bouw vond plaats bij de stormvloedkering in de Oosterschelde. Door de goede ervaringen is risicoanalyse en risicomanagement inmiddels uitgegroeid tot een vast onderdeel van de projectbeheersing bij grote opdrachtgevers als Rijkswaterstaat, NS Railinfrabeheer, de Rijksgebouwendienst en institutionele beleggers. Maar ook de grote bouwbedrijven maken al enige tijd intensief gebruik van deze managementinstrumenten. De traditionele technieken zijn niet meer toereikend om projecten onder de huidige budgettaire, tijds- en kwaliteitsdruk voldoende te kunnen bewaken. Dit geldt zeker als het projecten betreft uit eigen ontwikkeling dan wel totaalaanbiedingen, al dan niet met deelname in de financiële risico's. De trends en ontwikkelingen in de bouwmarkt zijn inmiddels van dien aard dat risicoanalyse en risicomanagement niet alleen voor beheersing van grootschalige projecten ingezet zal worden. Bij kleinere projecten is de toenemende druk op de winstmarges eveneens reden om instrumenten te gaan hanteren, waarmee de te lopen risico's zijn te sturen en te beheersen. Daarnaast speelt ook op kleinere schaalniveaus de eigen projectontwikkeling bij bouwbedrijven een steeds belangrijker rol in het realiseren van omzet. Risicoanalyse en risicomanagement zal daarom tot het standaardpakket van beheersinstrumenten bij bouwbedrijven gaan behoren. Stichting Bouwresearch heeft op deelgebieden van risicomanagement inmiddels enkele publicaties uitgebracht zoals 'Bouwen: een RISKante aangelegenheid; risico's en verzekeringen in het bouwproces' (SBR 68.373.H.96), 'Zeker door de bouw; beheersing van risico's in overeenkomsten' (SBR 68.318.H.97) en 'Hoe te handelen bij schade' (SBR 68.434.H.98). Met deze BeleidsStudie wordt een meer algemeen beeld gegeven van risicoanalyse en risicomanagement. Begrippen worden toegelicht, aangegeven wordt of risico's bij de opdrachtgever dan welopdrachtnemer komen te liggen in relatie tot het contract en het bouworganisatiemodel, en er worden relaties gelegd naar projectrisico's en projectbeheersing. SBR verwacht hiermee een bijdrage te leveren aan de inzet van deze instrumenten door de bedrijfstak om projecten nog beter te kunnen sturen en te beheersen om zodoende de kwaliteit-prijsverhouding te optimaliseren en de winstmarges te verbeteren.
1. INLEIDING B ouwbedrijven lopen steeds aanzienlijker risico's. Oorzaken zijn onder meer de positieveranderingen van de partners in het bouwproces bij toepassing van nieuwe bouwprocesmodellen/contractvormen, het kwaliteitsbewustzijn van de consumenten, de toenemende complexiteit van het bouwproces, de korter wordende bouwtijden en de invloed van de omgeving, inclusief de regelgeving (bijv. ARBO, milieu). Ook het juridisme neemt toe, overigens net als elders in de maatschappij. Risico's liggen besloten in zowel het (externe) bouwproces als in de bedrijfsvoering. Bouwondernemers worden zich daarvan steeds meer bewust. Het aansturen van een bouwonderneming richt er zich in de toekomst dan ook steeds meer op om de te lopen project- en bedrijfsrisico's vooraf op te sporen, in te schatten en waar nodig af te dekken, zodat een project succesvol kan verlopen. Er is aldus sprake van risicomanagement als onderdeel van het ondernemingsbeleid. Daarbij te hanteren risicobeheersinstrumenten moeten worden ingebed en verankerd in de organisatie van de bouwbedrijven. Gezien het belang van risicomanagement voor de bedrijfstak heeft SBR hiernaar een verkenning laten uitvoeren, met name om aan te geven waar het om gaat, wat het kan betekenen voor de bedrijfsvoering en welke instrumenten erop gericht zijn managementinformatie te leveren. Bij de studie is het onderwerp benaderd vanuit de volgende drie onderling samenhangende factoren: de ontwikkelingen en trends met de daarbij behorende strategie van waaruit risicobeheersing wordt benaderd; het bouwproces waarin risicobeheersing zich afspeelt; de participanten (actoren) die in dat proces een rol vervullen. De ontwikkelingen en trends zijn richtinggevend voor de invulling van de beide andere factoren. Om deze met risicomanagement te kunnen beheersen, als onderdeel van de bedrijfsvoering, moeten voor de bedrijven handzame en consistente instrumenten voorhanden zijn. Voor u ligt het resultaat van de studie. Daarin is aangegeven: wat risicomanagement kan betekenen voor de bouw; wat het vakgebied risico management inhoudt; wat er reeds bestaat aan instrumentarium; op welke wijze risicomanagement door 5
bouwbedrijven kan worden toegepast; op welke wijze de opdrachtgever in het risicomanagementproces betrokken kan worden. Bij de studie zijn de volgende beperkingen aangehouden: voorafgaand aan de aanbesteding, en de risicoverdeling tussen opdrachtgever en opdrachtnemer bij contracten. Leeswijzer Het rapport is als volgt ingedeeld: 6 het bouwproces strekt zich uit van de initiatieffase tot en met de uitvoeringsfase; beschouwingen over risico's in de fasen beheer/exploitatie en sloop komen niet aan de orde; de nadruk in deze studie ligt op bouwprocesrisico's; vei I igheids-/gezondheidsrisico's komen alleen terloops ter sprake in het kader van kwaliteitszorg (V&G-plannen, Integrale Kwaliteitsplannen); hoewel plan-/projectontwikkelings- en afzetrisico's in het kader van bijvoorbeeld VIN EX-locaties voor de zelfstandig ontwikkelende bouwondernemer zeer relevant zijn, worden deze als ondernemersrisico's beschouwd en vallen ze daarmee buiten het kader van deze studie; risicoanalyse en risicomanagement worden vooral vanuit de optiek van het bouwbedrijf als opdrachtnemer benaderd. De opdrachtgever komt in het risicomanagementproces alleen naar voren voorzover deze in de verhouding tot de opdrachtnemer een rol speelt. Denk daarbij aan het uitvoeren van een projectrisicoanalyse door de opdrachtgever, In hoofdstuk 2 wordt de begripsvorming rond risico, onzekerheid, risicoanalyse en risicomanagement verklaard. In hoofdstuk 3 wordt ingegaan op de vraag hoe met risicobeheersing, risicoanalyse en risicomanagement in de praktijk kan worden omgegaan. Hoofdstuk 4 bespreekt een aantal aspecten die meer specifiek op het bouwproces betrekking hebben. Veel risico's vinden hun oorzaak in het contract tussen opdrachtgever en opdrachtnemer. De risicoverdeling hangt daarbij sterk af van het bouwprocesmodel. Hierop wordt uitgebreid ingegaan. Daarnaast wordt kort stilgestaan bij de integratie van risico-informatie in de beslisdocumenten in het bouwproces. Tenslotte wordt een relatie gelegd naar kwaliteitszorg en kwaliteitsplannen en de inbedding van risicomanagement in de organisatie. Hoofdstuk 5 bevat een begrippenlijst van de belangrijkste definities.
2. DE BEGRIPPEN 2.1 Risico Figuur 1: De vier elementen van het risicobegrip risicobegrip I n het dagelijks leven wordt onder 'risico' verstaan: gevaar, kans op verlies/schade, kwade kans. Het wordt vaak uitgelegd als iets negatiefs dat mogelijk in de toekomst kan plaatsvinden. Risico's nemen, kan in de toekomst bezien ook positieve zaken in petto hebben. Ondernemers, zoals aannemers, 'nemen risico' in de verwachting winst te maken. Zonder risico geen winst, is een bekende stelling in de economie. In die zin wordt risico dus positief benaderd. risicobronnen (herkomst potentieel gevaar onzekerheid over het optreden van de risicobronnen schade/verlies onzekerheid over de (mate van) schadelijke uitwerking Een onzekere situatie met overheersend positieve resultaten zal nooit een risico worden genoemd. Er wordt niet snel gezegd: 'Na jarenlange recessie lopen de bouwbedrijven het risico dat de overheid nu meer gaat investeren in infrastructuur'. Toch kan ook een dergelijke situatie gepaard gaan met bedreigingen, bijvoorbeeld ten tijde van de omslag van recessie naar hoogconjunctuur. Voor de laag aangenomen werken uit de periode van de recessie zullen nu vermoedelijk de inkoopprijzen van de nog niet gecontracteerde onderaannemers stijgen. Aan het begrip risico is altijd een oorzaak (conjunctuuromslag) én een gevolg (stijgende prijzen) verbonden. De oorzaken worden risicobronnen of risicofactoren (onzekerheid of bijzondere gebeurtenissen) genoemd. Het gevolg is de negatieve uitwerking of de schade. Bovendien kan er onzekerheid zijn over wat de schade nog meer met zich meebrengt. In figuur 1 is dit in beeld gebracht. Tussen oorzaak en gevolg ligt de onzekerheids- (of waarschijnlijkheids)relatie. Er wordt ook wel gezegd: risico = kans op falen x gevolg 7
8 In het dagelijks taalgebruik worden de elementen oorzaak, gevolg en kans overigens door elkaar gebruikt. Het kan bijvoorbeeld gaan over: (a) wat zijn de risico's dat het project uitloopt, waarmee wordt bedoeld door welke gebeurtenissen kan het misgaan, of door welk samenstel van risico's (scenario) zou het mis kunnen gaan (oorzaak); (b) wat is het risico dat de bouwvergunning niet op tijd verstrekt wordt, waarmee de risicogebeurtenis reeds benoemd is en er bedoeld wordt: hoe groot is de kans dat de bouwvergunning niet verstrekt wordt (kans van de oorzaak); (c) wat is het risico voor het project als de bouwvergunning niet op tijd verstrekt wordt, waarmee bedoeld is: wat zijn de consequenties. De gevolgen kunnen bijvoorbeeld zijn dat de doorlooptijd verlengd wordt of dat het budget overschreden wordt (mogelijke schadeconsequenties voor het project als geheel); (d) wat is het risico voor de planning als de bouwvergunning niet op tijd verstrekt wordt; hier wordt eigenlijk gevraagd: hoe groot is de kans dat daardoor de doorlooptijd van het project verlengd wordt. Het gevolg is dan wel benoemd, namelijk het uitlopen van de doorlooptijd van het project, alleen nog niet gekwantificeerd door een kansverdeling (gekwantificeerde verwachting van de schadelijke uitwerking); (e) wat zijn de risico's voor het project?; nu wordt zowel naar oorzaak als naar gevolg gevraagd (kans op oorzaak maal gevolg). Samengevat kan het bij risico's in het dagelijks taalgebruik gaan over: (a) de risicobronnen (oorzaak); (b) de waarschijnlijkheid van het optreden van de risicobronnen (kans op gebeurtenis); (c) mogelijke schadeconsequenties (soort gevolgen); (d) gekwantificeerde verwachtingen van schadeconsequenties (gevolg); (e) kans op oorzaak maal gevolg (zowel oorzaak als gevolg, al of niet gekwantificeerd) 2.2 Projectrisico's en project-'opportunities' Binnen het vakgebied projectmanagement wordt onder 'projectrisico' verstaan: de mogelijk negatieve invloed van onzekere situaties of onzekere toekomstige scenario's of gebeurtenissen op de projectdoelstellingen (kwaliteit, tijd en geld). Dit is ook te vertalen als: projectrisico is de onzekerheid over het bereiken van de projectdoelstellingen.