Aanname personeel Een vacature invullen kost tijd en geld. Het is daarom van belang dit effectief aan te pakken. Overweeg bij het aannemen van mensen welke ontwikkelingen zich op korte en middellange termijn voordoen in uw bedrijf. En bekijk welke trends er in de branche spelen. Dit kan consequenties hebben voor het aan te nemen personeel. Hier vindt u een aantal handreikingen voor het vinden en selecteren van de juiste sollicitant. Hoe pakt u het aan? 1. Vacature opstellen U zoekt een nieuwe medewerker. Voordat u een (digitale) vacature plaatst, is het belangrijk dat u nadenkt over de functie en de eisen waaraan de kandidaat moet voldoen: - Hoe staat het met de leeftijdsopbouw en de ervaring van uw team? - Welke leeftijd en ervaring moet de nieuwe medewerker hebben? - Wat betekent dit voor het salaris dat u wilt bieden? - Wilt u een vast of tijdelijk dienstverband aanbieden? Aanname personeel Als dit voor u helder is, kunt u een vacature opstellen. Een belangrijk onderdeel daarvan is de functieomschrijving. Functieomschrijving In de functieomschrijving moet het volgende staan: - de taken die bij de functie horen; - de plaats van de functie in de organisatie; - de bevoegdheden en verantwoordelijkheden die bij de functie horen. Bent u BOVAG-lid, dan kunt u functieomschrijvingen vinden op www.bovag.nl. Voorbeelden vacatures Enkele voorbeelden van vacatures vindt u in bijlage 1 van deze tab. Voor meer vacatures, zie www.jobmotive.nl. Jobmotive brengt vraag en aanbod bij elkaar op de arbeidsmarkt in de mobiliteitsbranche. U kunt hier zelf vacatures plaatsen. Zodra uw vacature is vervuld, kunt u deze verwijderen. Na vijf weken wordt de vacature automatisch verwijderd. 2. Sollicitatiegesprek voorbereiden Bereid de sollicitatiegesprekken goed voor. Neem hiervoor de tijd. Zo krijgt u tijdens de gesprekken de meest bruikbare informatie van de kandidaten. Let in de voorbereiding op het volgende. Formuleer duidelijke vragen Bedenk wat u van de sollicitant wilt weten en welke vragen u daarvoor moet stellen. Bestudeer het c.v. nauwkeurig. Staan er zaken in waarover u uitleg wilt hebben? Bepaal welke eigenschappen u bij de kandidaat wilt beoordelen. Moet iemand communicatieve vaardigheden hebben of planmatig kunnen werken? In de bijlagen vindt u een aantal voorbeelden van sollicitatievragen. Aanname personeel - 1
Aanname personeel Aanname personeel Verdeel de taken U kunt het gesprek natuurlijk alleen voeren, maar u kunt er ook iemand bij vragen. Als het om een heel specialistische functie gaat, kies dan een gesprekspartner die een vergelijkbare functie heeft. Die kan de vakkennis van de sollicitant goed beoordelen. Spreek van tevoren af wie welke vragen gaat stellen en wie waarop let. Tip: ga met maximaal drie personen tegenover de kandidaat zitten. Maak een ruime planning Wilt u meerdere gesprekken op één dag voeren? Houd dan voldoende tijd vrij tussen de gesprekken. Een gesprek kan uitlopen. Daarnaast heeft u tijd nodig om na elk gesprek uw aantekeningen uit te werken en eventueel te overleggen met uw gesprekspartner. Zet in ieder geval vast een voorlopig oordeel op papier. Hierdoor houdt u het beeld vast van de kandidaten die u heeft gesproken. Ook aan het einde van de dag weet u nog wat u van de eerste kandidaat vond. Regel de praktische zaken Reserveer een rustige gespreksruimte waar u de kandidaten ongestoord kunt spreken. Tip: vang de kandidaten direct op bij de receptie. Als kandidaten even moeten wachten, geef hun dan een rustige plek en een kop koffie. 3. Het gesprek Sollicitatiegesprekken hebben vaak deze volgorde: - opening; - informatie over organisatie/functie; - informatie over kandidaat (let op Sollicitatiecode); - vragen van kandidaat; - afsluiting. U kunt er natuurlijk van afwijken, maar houd wel zoveel mogelijk dezelfde volgorde aan. Zo kunt u de kandidaten goed vergelijken. Opening Open het gesprek met een paar informele vragen en bied de sollicitant een drankje aan. Stel uzelf en eventueel uw collega( s) voor aan de sollicitant. Geef daarbij aan wat de functies zijn. Ook is het voor de sollicitant prettig als hij weet wat hij kan verwachten. Vertel daarom hoe het gesprek gaat verlopen en hoe lang het ongeveer duurt. Informatie over organisatie/functie Geef na de opening kort informatie over uw organisatie. Wat zijn uw producten of diensten? Op welke markt richt u zich? Wat zijn de toekomstverwachtingen? Daarna vertelt u iets meer over de functie waarop de sollicitant solliciteert. Wat zijn de belangrijkste taken en verantwoordelijkheden binnen de functie? Hoeveel directe collega s zijn er? Wat is de dagelijkse gang van zaken? U kunt de kandidaat vragen of het bedrijf bij hem past. Stel hem bijvoorbeeld de vragen: - Sluit dit aan bij je verwachtingen? - Past dit bij jouw ervaringen? Aanname personeel - 2
Aanname personeel Informatie over kandidaat Dit is het belangrijkste onderdeel van het sollicitatiegesprek. U verzamelt zoveel mogelijk relevante informatie om de geschiktheid van de kandidaat te bepalen. Hier helpt een goede voorbereiding. U weet dan al wat u moet vragen. Sollicitatiecode Voor de vragen die u kandidaten mag stellen, geldt een aantal basisregels. Die zijn vastgelegd in de sollicitatiecode. Deze code schrijft voor dat u over de volgende onderwerpen geen vragen mag stellen: - zwangerschap of kinderwens; - gezondheid. Voor meer informatie, zie www.sollicitatieinfo.nl/sollicitatiecode. Tip: stel open vragen. Met open vragen ('Welke werkzaamheden doet u het liefst...? Hoe vond u het om...?') stimuleert u een kandidaat over zichzelf te praten. Dat geeft u en uw collega's de gelegenheid de kandidaat te observeren. Tip: vraag door. Als de sollicitant een vraag kort of te oppervlakkig beantwoordt, moet u doorvragen. Stel dan vragen zoals Waarom denkt u dat?, Vertel daar eens wat meer over of Kunt u daarvan een voorbeeld geven?. Een stilte kan ook goed werken. Als u een stilte laat vallen, vertelt de kandidaat vaak verder. Valkuil: pas op voor suggestieve vragen. Met een suggestieve vraag bereikt u weinig omdat u met de vraag zelf al aangeeft wat het wenselijke antwoord is. Een voorbeeld van zo n vraag is: Kunt u nauwkeurig werken?. De sollicitant weet dan dat u iemand zoekt die precies is. Aanname personeel Vragen van kandidaat Ook de sollicitant heeft recht op informatie. Wanneer u denkt voldoende over de kandidaat te weten, geef hem dan de gelegenheid om vragen te stellen. En misschien wil de kandidaat nog iets vertellen wat niet aan de orde is geweest. Afsluiting Informeer de sollicitant over de volgende stappen in de sollicitatieprocedure. Als er een tweede ronde is, hoeveel kandidaten gaan er dan door naar deze ronde? Op welke termijn hoort de kandidaat of hij doorgaat naar de tweede ronde? Daarna neemt u afscheid. 4. Afwikkeling Na het gesprek is het zaak om uw gegevens te verwerken in een eindoordeel. Zeker als u een groot aantal gesprekken voert, is het belangrijk dit zo snel mogelijk te doen. U heeft dan nog het meest heldere beeld van de kandidaten. Afwijzing Stuur de afgewezen sollicitanten zo snel mogelijk bericht. Als u een kandidaat eenmaal gesproken heeft, voldoet een standaardbrief niet meer. Vermeld waarom een kandidaat is afgevallen of geef aan dat de kandidaat hierover contact kan opnemen. Dit maakt de teleurstelling wellicht wat minder groot. U laat bovendien een betere indruk van uw bedrijf achter. Vergeet niet de reiskostenvergoeding te regelen. In bijlage 3 en 4 vindt u een voorbeeld van afwijzing na een sollicitatiebrief en een afwijzing na een gesprek. Aanname personeel - 3
Aanname personeel Aanname personeel 5. De tweede ronde Na de eerste ronde heeft u nog een paar kandidaten over, die u uitnodigt voor een tweede gesprek. Zorg dat bij dit gesprek altijd iemand aanwezig is die ook het eerste gesprek heeft bijgewoond. Die kan een goede vergelijking maken. Laat de kandidaten in dit stadium ook met de directe collega's praten. Ook nu geldt weer: zet de kandidaat tegenover maximaal drie mensen tegelijk. Wanneer u de juiste kandidaat geselecteerd heeft, legt u de afspraken met deze kandidaat vast in een arbeidsovereenkomst. Bent u BOVAG-lid, dan kunt u diverse arbeidsovereenkomsten vinden op www.bovag.nl. Afwijzing Bij kandidaten die nu afvallen, is de teleurstelling des te groter. Laat de kandidaten weten waarom ze afgewezen zijn en geef hun de kans nog een kort (telefonisch) gesprek met u te hebben. De kandidaat kan hiervan leren, zodat hij bij een volgende sollicitatie nog beter voor de dag komt. Bovendien laat het een goede indruk van uw organisatie achter. 6. Inwerken De nieuwe medewerker heeft tijdens de sollicitatieprocedure natuurlijk al veel informatie over uw bedrijf gekregen. Toch is het handig om een informatiepakket samen te stellen dat u opstuurt, of overhandigt op de eerste werkdag. De kandidaat kan hiermee goed van start gaan. In het informatiepakket kunt u onder andere het volgende opnemen: - algemene bedrijfsinformatie; - de geldende arbeidsvoorwaarden; - de geldende veiligheidsvoorschriften; - de procedure bij ziekte; - informatie over de eventuele pensioenregeling; - een telefoonlijst van uw bedrijf; - een overzicht van de huisregels in uw bedrijf. Denk aan werk- en pauzetijden en het gebruik van telefoon, internet en kopieerapparaat; - een exemplaar van het magazine Bijblijven (zie tabblad aanvullende hulpmiddelen, verwijzingen naar documenten). Kennismaking met collega s Uw andere werknemers moeten uiteraard weten dat ze een nieuwe collega krijgen. Wie is hij, waar komt hij vandaan en wat gaat hij precies doen? U kunt hiervoor het mededelingenbord gebruiken of het werkoverleg. Het is voor een nieuweling prettig de directe collega s ook op informele wijze te leren kennen, bijvoorbeeld tijdens een borrel buiten het bedrijf. Inwerkprogramma Maak van tevoren een inwerkprogramma. Hierin vermeldt u wat u van de nieuwe medewerker verwacht. Wat moet hij precies gaan doen en wanneer verwacht u dat hij het werk beheerst? Baken de eerste taken duidelijk af en geef aan wie ze op welke manier gaat beoordelen. Het kan verstandig zijn de nieuwe werknemer een mentor toe te wijzen; een aanspreekpunt voor vragen en problemen. Ook kunt u een planningsgesprek gebruiken om duidelijke werkafspraken te maken. Daarnaast kunt u nieuwe werknemers tussentijds coachen, om hen wegwijs te maken in uw bedrijf (zie tab 2, Beoordelingscyclus ). Gereedschapskist Bijlage 1: voorbeelden vacatures Bijlage 2: voorbeelden sollicitatievragen Bijlage 3: voorbeeldbrief afwijzing na sollicitatiebrief Bijlage 4: voorbeeldbrief afwijzing na sollicitatiegesprek Onder tab 2 vindt u: beoordelingscyclus, handleiding voor leidinggevende. Aanname personeel - 4
Werving en selectie
Workshops Personeelsbeleid Hoe u uw personeelsbeleid goed kunt aanpakken én wat het resultaat kan zijn, leerde u bij de gratis workshop Meer profijt van uw personeelsbeleid. Na afloop ontvangt u dit gratis handboek Personeelsbeleid met handige tips en adviezen. U kunt bij Innovam ook de verdiepende workshops doen. Ook deze workshops worden u aangeboden door stichting OOMT voor OOMT aangesloten bedrijven. Verdiepende workshop: Werving en selectie Aan de orde komen: - Het maken van functieomschrijvingen en het schrijven van goede personeelsadvertenties. Hoe en waar zet u de vacature uit, ook online? U krijgt ook tips om schaars personeel te werven. - Beoordelen van sollicitaties en cv s en het sollicitatiegesprek: de juiste vragen stellen en salarisonderhandelingen. - Zorgvuldig sollicitanten aannemen en afwijzen. Verdiepende workshop: Beoordelings- en functioneringsgesprekken Aan de orde komen: - Onderdelen van de beoordelingscyclus: planningsgesprek, functioneringsgesprek, tussentijdse coaching en beoordelingsgesprek. - Basisvaardigheden voor motiverende gesprekken: gespreksopbouw, LSD (Luisteren, Samenvatten & Doorvragen), open vragen stellen, opbouwend feedback geven, enzovoort. - Valkuilen: gesprekken uitstellen, niet-haalbare afspraken maken, geen consequenties verbinden aan beoordelingen, enzovoort. - Hulpmiddelen: formulieren, checklists en ander materiaal waarmee u het beoordelen gemakkelijker maakt. Workshops Personeelsbeleid De workshop vindt plaats op de trainingslocaties van Innovam in Best, Dordrecht, Nieuwegein, Zaandam en Zwolle. De data vindt u op www.innovam.nl. Workshop Personeelsbeleid - 1
Bijlage 1: voorbeelden vacatures Functie: Ervaren autotechnicus Functie-omschrijving: We zoeken een ervaren, enthousiaste en zelfstandige autotechnicus. Je bent vertrouwd met de nieuwste technieken en gewend om alle merken te repareren en te onderhouden. Functie-eisen: - Je hebt ruime ervaring als autotechnicus. - Je werkt graag in een klein team van vier technici. - Je kunt alle merken repareren/onderhouden. Hiervoor heb je een passende opleiding afgerond. Arbeidsvoorwaarden: Wij bieden je een zeer gevarieerde baan met veel verschillende werkzaamheden, waardoor je je niet snel zal vervelen. Verder bieden we een vertrouwde werksfeer met enthousiaste en gezellige collega s. Bedrijfsprofiel: Garage Het Wiel is aangesloten bij BOVAG en ligt in het centrum van Amsterdam. Door onze service en kwaliteit hebben we een groot aantal zeer verschillende klanten, dus ook merken, in ons bedrijf. Voor meer informatie, zie www.garagewiel.nl. Aanvullende informatie: Garage Het Wiel BV Voorbeeldstraat 95 1000 AA Amsterdam Bijlage 1: voorbeeld vacatures Contactpersoon: Klaas van het Wiel Tel.: 020-123 45 67 E-mail: info@garagewiel.nl Website: www.garagewiel.nl Sollicitatie vóór 18 maart per brief of e-mail.
Bijlage 1: voorbeeld vacatures Bijlage 1: voorbeelden vacatures Functie: Medewerker sales support (m/v) Functieomschrijving: Wij zoeken een enthousiaste en gedreven commercieel medewerker sales support, voor de afdeling Sales & Marketing op het hoofdkantoor in Groningen. Je ondersteunt de afdeling Sales & Marketing op allerlei gebieden. De volgende taken behoren tot je dagelijkse werkzaamheden: - offertes uitbrengen en opvolgen; - salesacties opzetten en uitvoeren; - fungeren als commerciële vraagbaak voor onze medewerkers op de vestigingen; - deelnemen aan projecten op het gebied van productontwikkeling. Ben jij die enthousiaste collega die gaat voor resultaat? Naast leuke collega's en uitdagend werk biedt deze functie ook volop ontwikkelingsmogelijkheden. We zoeken een gedreven, daadkrachtige en enthousiaste persoon met commerciële kennis en ervaring. Je bent iemand die initiatieven durft te nemen. Daarnaast sta je stevig in je schoenen en heb je goede communicatieve vaardigheden. Accuratesse en stressbestendigheid zijn vereisten! Functie-eisen: - opleiding op hbo-niveau (IVA-A, heao CE); - ervaring in een vergelijkbare functie en een marketingachtergrond is een pre; - kennis van/affiniteit met de vervoerssector is een pre; - kennis van MS Office software is noodzakelijk; kennis van AS400 is een pre; - kennis van de Engelse/Duitse/Franse taal is een pre; - accuraat/analytisch/doortastend/initiatiefrijk/teamplayer/zelfstandig; - uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift; - geen 9 tot 5-mentaliteit. Bedrijfsprofiel: Autoverhuur ABC verhuurt personen-, bestel- en vrachtauto's en heeft vijftien vestigingen verspreid over heel Nederland. Kwaliteit en flexibiliteit zijn de sleutelwoorden van onze organisatie. Aanvullende informatie: Autoverhuur ABC Laan van Nu 2 9000 ZZ Groningen Contactpersoon: Anton Best Tel.: 050-987 65 43 Fax: 050-987 65 44 E-mail: personeel@autoverhuurabc.nl. Sollicitaties binnen 14 dagen.
Bijlage 2: voorbeeld sollicitatievragen Algemeen 1. Vertel eens iets over jezelf. Als de kandidaat gaat uitweiden, kunt u hem de belangrijkste aanknopingspunten geven: jeugd, opleiding, loopbaan en huidige werkkring. 2. Waar ben je het meest trots op? Hier kan een kandidaat zichzelf echt laten zien. Mocht u het gevoel hebben dat een kandidaat zijn prestaties overdrijft, vraag dan door naar concrete resultaten (zoals omzetcijfers of bereikte doelen). 3. Waar ben je erg goed in? En waarin wil je jezelf ontwikkelen? Laat een kandidaat concrete voorbeelden noemen bij de vaardigheden of werkzaamheden die hij wil verbeteren. U kunt dan ook doorpraten over zijn aanpak om tot die verbeteringen te komen. Vallen de genoemde vaardigheden/werkzaamheden allemaal in dezelfde categorie (bijvoorbeeld analytische capaciteiten, ambitie, communicatie) of is het een gezonde mix? Let ook op de soort vaardigheden die de kandidaat niet noemt. Het kan interessant zijn om door te vragen over de vaardigheden die u mist. Ik hoor je met name praten over je communicatieve vaardigheden, maar mis vaardigheden op het gebied van je denkkracht. Is dat een minder sterk punt van je? 4. Waarom wil je bij ons bedrijf werken? of Wat trekt je aan in deze vacature? Het lijkt me gewoon leuk is niet voldoende. Toets de interesse van de kandidaat voor uw branche, producten en diensten, de sfeer en cultuur, het type mensen van uw organisatie. 5. Waarom denk je dat je geschikt bent voor deze functie? Waarom zouden we jou aannnemen? Dit is een pittige vraag voor de kandidaat. Hij weet natuurlijk nooit wat de baan exact inhoudt. Zorg dat u ook altijd iets vertelt over de vacature en het bedrijf, voordat u de kandidaat deze vraag stelt. 6. Heb je nog vragen? Zijn er zaken onbesproken gebleven? Hier kan de kandidaat altijd ruimte nemen om nog meer over zichzelf te vertellen. De kandidaat moet het gevoel hebben dat hij volledig tot zijn recht is gekomen. Met zo n afsluitende vraag kunt u daarvoor zorgen. Bijlage 2: voorbeeld sollicitatievragen Verder kunnen de volgende selectievragen altijd van pas komen: Welk werk past (niet) goed bij jou? Hoe weet je dat? Met welke soort mensen werk je (niet zo) graag samen? Met deze vragen toetst u de zelfkennis van de kandidaat. Hoe ziet je werkomgeving er bij voorkeur uit? Hoe leer je het beste en het snelste? Geef eens een voorbeeld van een recente leerervaring. Met deze vragen toetst u de ontwikkelingsmogelijkheden van de kandidaat.
Bijlage 2: voorbeeld sollicitatievragen Salaris Wat is je laatstverdiende salaris? De kandidaat zal hier wellicht geen eerlijk antwoord op geven, maar u kunt gemakkelijk nagaan wat gebruikelijk is in de betreffende functie en branche. Wat wil je verdienen? Een slimme kandidaat zal proberen het initiatief bij u te leggen. Wees hier alert op en laat hem zelf met een bedrag komen. Het zegt veel over de kandidaat of hij een reëel bedrag noemt, of juist te veel of te weinig vraagt. Je salariswensen zijn eigenlijk te hoog, wil je hierin geen concessies doen? Een kandidaat die de aangeboden baan graag wil hebben, is hiertoe wellicht bereid. Klant- en servicegerichtheid Welke eigenschappen zijn volgens jou van belang om goed met klanten om te gaan? Wat doe je om na te gaan of je klant tevreden is? De klant is koning. Maar ben jij wel eens keizer? Met andere woorden zeg je ook nee tegen een klant? Vraag door naar achtergronden. Wat was de situatie precies, wat voor soort klant was het en welke rol speelde de kandidaat in het geheel? Hoe is deze situatie afgelopen? Bedenk of de stijl van de kandidaat past binnen uw branche/bedrijf. En of er eventueel wat bij te schaven is aan deze stijl. Wat was je meest moeilijke klant. Kun je zijn karakter eens beschrijven? Komen de eigenschappen die de kandidaat noemt ook veel voor binnen uw klantenkring? Hoe schat u het afbreukrisico in? Wat is de mooiste deal die je ooit hebt gesloten met een klant? Een echt commerciële kandidaat kan hier zijn enthousiasme voor commercie tonen. Zorg dat u een goed beeld krijgt van het proces, de acties en de (financiële) resultaten. Als ik een van je huidige klanten zou vragen jou te beschrijven, wat zou hij dan zeggen? Wat vind hij dat je zou kunnen verbeteren? Een kandidaat zal hier de positieve aspecten van het klantcontact ter sprake brengen. Luister naar wat hij zegt. Past dit in uw organisatie? Maar merk ook op waar hij het niet over heeft. Is de kandidaat vooral goed op één vlak of heeft hij het over een gezonde mix van intelligentie, communicatie en gedrevenheid?
Bijlage 3: voorbeeldbrief afwijzing na sollicitatiebrief Geachte heer. (naam kandidaat) of geachte mevrouw.. (naam kandidaat), Naar aanleiding van uw sollicitatie op de functie bij onze organisatie, moet ik u helaas mededelen dat na zorgvuldige afweging is besloten niet verder te gaan met uw sollicitatie. Uw opleiding en ervaring sluiten ons inziens onvoldoende aan bij het door ons gezochte profiel. Wij hebben dus besloten de procedure in eerste instantie voort te zetten met andere kandidaten. Graag houden we uw gegevens gedurende een halfjaar in portefeuille, zodat wij in de toekomst contact met u kunnen opnemen als wij een vacature hebben die aansluit bij uw ervaring en interesse. Mocht u hier bezwaar tegen hebben, dan verzoek ik u dat aan ons mede te delen. Wij danken u hartelijk voor de interesse in ons bedrijf en wensen u veel succes met uw oriëntatie op een nieuwe werkkring en uw verdere sollicitaties. Met vriendelijke groeten, Uw naam Uw functie Bijlage 3: voorbeeldbrief afwijzing na sollicitatiebrief
Bijlage 4: voorbeeldbrief afwijzing na sollicitatiegesprek Bijlage 4: voorbeeldbrief afwijzing na sollicitatiegesprek Geachte heer. (naam kandidaat) of geachte mevrouw (naam kandidate), Onlangs voerde u een sollicitatiegesprek met.. (naam functionaris én functie) en.. (naam functionaris én functie) voor de functie.. binnen onze organisatie. Tot onze spijt moeten wij u mededelen dat wij na een zorgvuldige afweging hebben besloten niet verder te gaan met uw sollicitatie. REDEN VERMELDEN zoals: Uw ervaring sloot ons inziens minder goed aan bij het gezochte profiel dan de ervaring van de andere kandidaten. Mocht u geïnteresseerd zijn in de motivering van deze beslissing, dan kunt u contact opnemen met. (naam en functie), tel.. (nummer van persoon). Wij danken u hartelijk voor de interesse in onze organisatie en wensen u veel succes met uw oriëntatie op een nieuwe werkkring en uw verdere sollicitaties. Met vriendelijke groeten, Uw naam Uw functie