FUNCTIONEEL ONTWERP Documentversie 1 SORTEREN REGELS Titel : Sorteren regels Opdrachtgever : Exact Software Printdatum : 12-8-13 13:48:00 Versie : 1 Versiedatum : 18 juli 2010
Wijzigingsregister Versie Paragraaf Wijziging 1.0 - Definitieve versie Inhoudsopgave 1. SCOPE OPLOSSING... 3 1.1. Scope van het ontwerp... 3 1.2. Probleem beschrijving... 3 2. UITGANGSPUNTEN... 3 2.1. Technische uitgangspunten... 3 2.2. Uitgangspunten... 4 3. OPLOSSING... 4 3.1. Sorteren offertes / orders / facturen... 4 3.2. Randvoorwaarden... 6 3.3. Aanpassingen Exact... 6 24936476-1 2
1. Scope oplossing 1.1. Scope van het ontwerp Het ontwerp heeft de volgende aandachtsgebieden: Sortering regels in offertes, order, facturen. Alle andere gebieden vallen buiten de scope van dit functioneel ontwerp. 1.2. Probleem beschrijving Wanneer offertes, orders en facturen in Exact Globe worden aangepast is het in de standaard programmatuur niet mogelijk om de sortering van de regels aan te passen, wanneer een afdruk van de offerte, order of factuur wordt gemaakt. Vooral wanneer factuurgegevens worden aangeleverd vanuit Exact Synergy leidt dit tot factuurregels die in een onduidelijke volgorde staan. De factuur bevat vervolgens ook dit onduidelijke overzicht. 2. Uitgangspunten Dit hoofdstuk beschrijft de uitgangspunten welke relevant zijn voor de totstandkoming van de functionaliteit. 2.1. Technische uitgangspunten Voor de realisatie van de benodigde functionaliteit is een aantal technische uitgangspunten van toepassing: 2.1.1. Release De software is beschikbaar vanaf 403 van Exact Globe (Next). 2.1.2. User Interface De user interface zal gelijk zijn aan de user interface van de Exact Globe (Next) standaard functionaliteit. 2.1.3. Taal De applicatie is gerealiseerd in de Nederlandse en Engelse taal. 2.1.4. Hardware vereisten Een beschrijving van de hardware eisen is beschikbaar op www.exact.com. 2.1.5. Licentie De applicatie is beschikbaar voor een licentie met de volgende onderdelen als startpunt: Productcode Omschrijving SE0101 License Exact Globe SE0110 E-Wacht SE05NL Language Dutch SE0LNL Legislation Netherlands SE1000 E-Account SE1100 E-Factuur SE1103 E-Baliefactuur 24936476-1 3
Productcode Omschrijving SE1200 E-Sales Order SE1820 E-Offerte 2.2. Uitgangspunten 1. Alleen oplossingen beschreven in dit document zullen worden gerealiseerd. Er zullen bijvoorbeeld geen overzichten worden gemaakt, tenzij uitdrukkelijk vermeld. 3. Oplossing In dit hoofdstuk wordt de oplossing beschreven. 3.1. Sorteren offertes / orders / facturen Om regels in offertes, orders en facturen te kunnen sorteren zijn een aantal aanpassingen binnen de Exact programmatuur gerealiseerd. Warehouses Field info profile maintenance profile profile per warehouse Quotation entry Sales order entry Quotations quotations Sales orders Quotation line sales order Order line Invoice entry Invoices invoices Invoice line 3.1.1. Sorteerprofielen Geautoriseerde gebruikers kunnen zogenaamde sorteerprofielen aanmaken. In deze profielen kan worden aangegeven in welke volgorde de regels gesorteerd moeten worden. Een sorteerprofiel heeft maximaal vijf niveaus. Dit houdt in dat aangegeven kan worden dat de regels op vijf verschillende kenmerken gesorteerd kunnen worden. Bijvoorbeeld eerst kenmerk 1, daarbinnen op kenmerk 2, daarbinnen op kenmerk 3, vervolgens op kenmerk 4 en tenslotte op kenmerk 5. Een sorteerprofiel kan worden gekoppeld aan één of meer magazijncodes. Welk sorteerprofiel op bijvoorbeeld een factuur wordt toegepast zal worden bepaald aan de hand van de magazijncode in de kop van de factuur. Het is niet mogelijk om aan een magazijn meerdere sorteerprofielen te koppelen. De mogelijkheid om een profiel te 24936476-1 4
koppelen aan magazijnen is toegevoegd aan de onderhoudsfunctie voor profielen en niet aan de onderhoudsfunctie voor magazijnen. Bij een sorteerprofiel kan worden aangegeven of en wanneer transacties moeten worden gesorteerd. Zo kan worden aangegeven dat offertes nooit hoeven worden gesorteerd, dat bij orders een bevestiging van de gebruiker noodzakelijk is en dat facturen altijd gesorteerd moeten worden. Als voorbeeld is een scherm opgenomen. Figuur 1, Schermvoorbeeld Sorteerprofiel 3.1.2. Invoeren offertes, orders, facturen De bestaande functies voor het invoeren van offertes, orders en facturen is aangepast. Het systeem controleert bij het verlaten van de offerte, order en factuur er een sorteerprofiel is gekoppeld aan de magazijncode uit de kop van de offerte, order of factuur en of sortering moet plaatsvinden. Tijdens het sorteren worden de regels binnen de offerte, order of factuur gesorteerd in de volgorde zoals die in het profiel is opgegeven. De regels worden in deze nieuwe volgorde bewaard, zodat, wanneer de offerte, order of factuur weer wordt opgevraagd, de regels in de volgorde conform het profiel worden weergegeven. 24936476-1 5
3.1.3. Sorteren offertes, orders, facturen Om de offerte-, order- en factuurregels los van de invoerfunctie te sorteren zijn nieuwe functies gemaakt. In deze functie kan de gebruiker aangeven welke offertes, order of facturen gesorteerd moeten worden. Na het starten van één van deze functies wordt een selectiescherm getoond waarin de gebruiker kan filteren op bestaande offertes, orders of facturen. Vervolgens worden offertes, orders of facturen getoond (kopgegevens). De gebruiker kan één of meer offertes, orders of facturen selecteren en vervolgens het sorteren starten. Tijdens het sorteren wordt het profiel toegepast, zoals dat voor de offerte, order of factuur van toepassing is (op basis van de magazijncode uit de kop). Als de gebruiker na het sorteren van de regels de onderhoudsfunctie van de offerte, order of factuur opstart, zullen de regels in de opgegeven sorteervolgorde worden getoond. Figuur 2, Schermvoorbeeld sorteren offertes 3.2. Randvoorwaarden Voor de oplossing gelden een aantal randvoorwaarden en aandachtspunten. Deze worden hieronder opgesomd 1. De functies voor het sorteren zijn altijd beschikbaar in het menu. Gebruikers kunnen met behulp van standaard rechtenfunctionaliteit toegang krijgen tot deze functies. 3.3. Aanpassingen Exact De volgende aanpassingen zijn gedaan in de Exact Globe (Next) software: Onderhoud sorteerprofielen Nieuwe functie Invoeren offertes Aanpaste functie Invoeren orders Aangepaste functie Invoeren facturen Aangepaste functie 24936476-1 6
Sorteren offertes Nieuwe functie Sorteren orders Nieuwe functie Sorteren facturen Nieuwe functie Einde document 24936476-1 7