Aanwezig: Tanja, Esther, Rilana, Inke, Barry, Susanne, Annette en Yolanda (MT) 1. Opening: Tanja opent de vergadering en neemt de voorzittersrol deze vergadering even op zich. 2. Vaststellen vorige notulen: Aanpassing bij Koningsspelen > teleurstellend door leerkrachten groepen 5/6. Daarna door naar Marco voor publicatie op website. 3. Financiën, stand van zaken: Ouderbijdrage van bijna 97% binnen. Voor Kerst iets boven budget uitgegeven i.v.m. aankopen nieuwe materialen, voor overige activiteiten wel binnen / onder budget gebleven. Tanja geeft aan dat zij op dit moment de enige is die zicht heeft op de financiën en wil graag dat er nog iemand ter controle meekijkt (Annette). 4. Terugblik activiteiten - Avond4daagse: Tanja heeft Nanne om feedback gevraagd en daaruit kwam dat Nanne alle hulpouders wil bedanken. Dit jaar wel pas late inschrijving i.v.m. aanmelding verkeersregelaars. Wel veel mailverkeer in de inbox van de OV > autoreply met FAQ voor volgend jaar? Waarschijnlijk wel toegang tot mailbox geven aan degenen die schooljaar 2019/2020 kartrekker zijn voor deze activiteit. Voorstel vanuit Esther om een centraal registratiepunt voor aanmelding per avond in te richten. Dan is direct inzichtelijk of kinderen alle avonden gelopen hebben. En vooraf duidelijk maken aan ouders wat de spelregels zijn voor het verkrijgen van een medaille. 5. Voortgang activiteiten - Parade: Bestelling drank: door Kjeld besteld bij Van Schaik > Annette stemt af met Kjeld wat nu precies is besteld (drank, biertap, koelkasten). Bestelling hamburgers: door Jochem eind juni bij Jacco besteld > 275 / 175 hamburgers + voor BG 1 bbq en voor TL 2 bbq.
Bestelling overige boodschappen: bij Jumbo > wellicht bestelling splitsen (knakworsten / broodjes / chips / skittles) Opbouw: BG > Tanja, Inke, Rilana, Patricia / TL > Esther, Susanne, Jochem, Annette, Barry Kramen worden tussen 14.00 en 15.00 afgeleverd (besteld door school), opbouwen vanaf circa 14.30 Bezetting kramen: BG: biertap Inke hamburgers Harry + zoon TL: biertap Barry hamburgers Jochem Doorgegeven aan Yolanda wie mee eet voorafgaand aan de parade. Na afloop parade nog borrel per locatie voor leerkrachten, MT, OV leden. 6. Indeling kartrekkers / commissieleden activiteiten schooljaar 19/20: Voorstel om eind schooljaar 18/19 - begin schooljaar 19/20 kartrekkers in te delen en deze indeling bijvoorbeeld in januari 2020 te evalueren. Schoolreisje > Rilana + Inke + Susanne: uitwerking voorstel + boeken bussen en toegangskaartjes Sinterklaas > Annette +?? alvast bekijken of documentatie NTR besteld moet worden en in zomerperiode Sinterklazen vastleggen bij scouting Kerst > Jochem + Tanja (hulpouders voor versieren) Carnaval / juffendag > -- Pasen > Rilana Sponsorloop > Susanne + Barry
Koningsspelen > Rilana +?? Kamp groep 6 (boodschappen) > Jochem Schoolfoto > Annette +?? Avond4daagse > Nanne-Marijn +?? Parade > Barry + Inke 7. Voorstel schoolreis nieuwe stijl: Aanleiding is dat financiële stromen school en OV van elkaar gescheiden blijven (zuivere begroting voor school). Normaliter einde schooljaar eindafrekening waar schoolreis in mee werd genomen. OV zal alle kosten voor haar rekening nemen (kinderen en hulpouders) waarbij nog wel vergoeding voor U-pas vanuit school naar OV gestort wordt. Gekozen zal worden voor een vast patroon van bestemmingen. Tanja heeft berekening gemaakt en normaliter wordt er 22 per kind begroot. De werkelijke kosten per kind zijn ongeveer 20. Wanneer daar de kosten van de hulpouders bijkomen dan ontstaat er bij de OV een tekort van 2.000. School blijft wel betalen voor de leerkracht en dat is akkoord vanuit MT school. Het tekort moet worden opgevangen en daar zijn verschillende scenario s voor: - Ophogen ouderbijdrage (sparen in groepen 1 en 2 voor hogere groepen, duidelijk uitleggen aan ouders), moet wel via MR - Bijdrage vragen aan ouders die begeleider zijn, geeft wel veel administratieve rompslomp - Schoolreisjes voor groep 1 / 2 / 3 lager houden in kosten Voorkeur ligt bij optie 3 en schooljaar 19/20 als evaluatie / uitgangspunt te nemen voor vaststelling voor jaren daarna. 8. Afscheid oude leden / borrel nieuwe leden Een aantal leden nemen afscheid, daarom oproep gedaan voor nieuwe leden. Voorstel aan potentiele nieuwe leden: of je bent lid van DB of je trekt een activiteit. Inmiddels 7 nieuwe leden die willen toetreden tot de OV en daarnaast een aantal ouders die op de hulpouderlijst gezet willen
worden. Op dinsdag 9 juli een borrel voor aanblijvende oude leden en per schooljaar 19/20 toetredende nieuwe leden. Nog oproep doen voor ouders op de hulpouderlijst, mogelijk meesturen met brief ouderbijdrage (direct overzicht van activiteiten waar hulpouders dan op kunnen inschrijven). 9. Afspraken met school: Op woensdag 27/6 afspraak tussen school (Mirte en Yolanda) en OV (Tanja, Annette en Esther). Was een positief gesprek, school staat enthousiast tegenover OV, is blij met inzet/bestaan OV. Structuur voor organisatie activiteit vanuit OV zoals we die nu voor ogen hebben toegelicht aan school (OV leden vormen commissie plus daarnaast hulpouders die ondersteunen bij de diverse activiteiten). Jaarkalender zal worden afgestemd met school (wie zijn kartrekkers vanuit school en wie zijn aanspreekpunten vanuit OV). Daarnaast besproken hoe regie / uitvoering zich verhouden tussen OV en school, maar belangrijkste is dat school en OV samen willen optrekken. Draaiboeken en kwaliteitskaarten worden naast elkaar gelegd en waar mogelijk samengevoegd zodat alle betrokken partijen op de hoogte zijn van gemaakte afspraken en verwachtingen. Schooljaar 19/20 is overgangsjaar; op moment van uitvoering activiteit worden draaiboek OV en kwaliteitskaart school naast elkaar gelegd ter vergelijking. OV krijgt toegang tot Google Drive zodat documenten gedeeld kunnen worden met elkaar. Idee is wel om vanuit OV met 2 kartrekkers op iedere activiteit ingedeeld te worden; 1 kartrekker vanuit TL en 1 kartrekker vanuit BG. 10. Post / Mededelingen: - 11. Mededelingen vanuit school: Afgelopen week leerteams en opbrengsten gepresenteerd (probleem opgesteld, onderzoek gedaan, resultaten gepresenteerd, aanbevelingen naar MT) > volgend jaar iedere maand breed overleg m.b.t. de aanbevelingen. Bevordert kennisoverdracht tussen leerkrachten, wordt ook veel bij elkaar in de groep gekeken (naar de les). In week 0 studie-bijeenkomst in het kader van onderlinge feedback om zo leerkrachten steviger te maken en niveau omhoog te brengen.
12. Rondvraag: Voorstel data + locatie TL/BG om en om 13. Sluiting vergadering