WoodSys WoodSys WoodSys+ Complete administratieve software voor elke houthandel /importeur Copyright 2008, 2009, 2010 H&C Software BV Karstraat 77 6851 DG HUISSEN Tel. 026-3258475 Fax. 026-3252831 Email info@hc-internet.com www/hc-internet.com
Inhoudsopgave INHOUDSOPGAVE...2 H&C SOFTWARE B.V....3 INTRODUCTIE...3 SYS SOFTWARE...4 ALGEMEEN...4 BASISMODULE...5 Prijzen zijn in elke module gekoppeld aan een ingangsdatum, zodat prijzen, bij het bereiken van een ingegeven datum, automatisch worden gewijzigd...5 Adressen...6 FINANSYS...7 GROOTBOEK...7 DEBITEUREN...8 CREDITEUREN...8 FINANSYS+...9 ORDERS EN FACTURERING...9 GMU-VERWERKING...9 AUTOMATISCHE INCASSO...9 WOODSYS...10 ARTIKELEN, VOORRAAD, INKOOP, VERKOOP EN STATISTIEKEN...10 WOODSYS+...11 CONTRACTEN, TRANSPORTEN, PARTIJEN, OMREKENING...11 ER IS MEER...13 ZEKERHEDEN...13 Vijf jaar garantie...13 Ondersteuning...13 Updates...13 OPTIES...13 Conversie...13 Aanpassingen...13 VOORDELEN VAN SYS SOFTWARE...14 3 x 5 = 75 x 125 mm??? 80 x 130 mm??? Via handige omrekentabellen kunt u dit zelf bepalen! Pagina 2
H&C software BV Introductie H&C software levert in eigen beheer ontwikkelde, compleet geïntegreerde software pakketten voor elke onderneming door geheel Nederland en België In "WoodSys" kunt op allerlei manieren inzicht verkrijgen in de voorraden van diverse houtsoorten ruw of bewerkt (o.a. balkhout, meubelhout, tuinhout, stammen, plaatmateriaal etc.) Enkele specifieke punten zijn: - Partij-administratie met bundel en lengte / breedte specificatie. - diverse maatvoeringen en valuta's - diverse inzichten in de voorraden vanuit verschillende invalshoeken. - Prijs / korting informatie per artikel op diverse niveau's - Voor- en nacalculatie bijkomende kosten per partij - FAS waarde berekening - Magazijn locaties per bundel - Breedtemeters, green/net tally Nieuw in WoodSys - verkoopcontracten - voorraadoverzichten per valuta t.b.v. valuta risico management - berekening FAS waarde - statistieken en voorraad overzichten per lengte - Orders / bestellingen via internet Enkele voorbeelden van branches waarin H&C software actief is: - Houthandel / importeurs - Uitgeverijen - Bakkerij groothandel - Bouwmarkten - Modegroothandel / confectie - Poedercoat bedrijven - Installateurs - Reisbureau s - Automaterialen handel H&C software B.V. Frank van den Hof Edward Hoogendoorn Harry Alfverink Gaby van Zwam Hella Hendriks Conny Bernhardt Frans Fleur Ontwikkeling software Onderhoud Ondersteuning Internet Telecommunicatie Tevens kunt u bij H&C software terecht voor: Advies hard- en software Levering en installatie van hard- en software Internet en telecommunicatie toepassingen Dordrecht Huissen Pagina 3
Sys Software Gebruiksgemak is bij Sys Software geen luxe, maar een vanzelfsprekende zaak. Algemeen Sys Software is geschikt voor alle moderne computersystemen en vrijwel alle operating systemen. Sys Software onderscheidt zich door een groot gebruikersgemak, een begrijpelijke structuur en een hoge kwaliteit. Het gebruik van een in eigen beheer ontwikkelde tool heeft hiertoe een belangrijke bijdrage geleverd. Sys Software is compleet. Wij vinden dat automatische boekingen en budgetten onderdelen behoren te zijn van een financiële administratie. Deze, voor ons vanzelfsprekende extra's worden standaard meegeleverd. Instructie en In begeleiding ter plaatse zijn een onderdeel van de prijs. Het aantal zoekmogelijkheden binnen de Sys Software is bijna te mooi om waar te zijn.. Naast het invoeren van het exacte nummer (debiteur, crediteur etc.) om gegevens op te vragen, kunt u door het ingeven van de zoeknaam - of een deel daarvan - het gewenste gegeven op het beeldscherm laten verschijnen. Via zoekvensters zijn er extra zoekmogelijkheden, zoals zoeken op postcode, plaats, of e-mail. Dankzij de menugestuurde programmatuur en de mogelijkheid om via een functietoets snel van het ene naar het andere menu te schakelen bent u bijzonder snel daar waar u zijn wilt. Zonder eerst verplicht naar het hoofdmenu terug te keren, kan er van en naar een ander menu worden geschakeld. Filialen Houtimport Houtbewerking Inkoop Verkoop Management informatie Betalingsverkeer Crediteuren Urenregistratie & Artikelen productie Grootboek Debiteuren Algemene programmatuur Figuur A De bouwstenen van Sys Software Pagina 4
Via een ondersteuningsovereenkomst maakt u gebruik van onze deskundige helpdesk. Basismodule Het hart van de Sys Software is de module Algemene programmatuur. Binnen deze module worden beveiligingen en autorisatie voor het inloggen en het menu vastgelegd, worden coderingen en tabellen onderhouden en zijn er programma's voor het systeembeheer. De Sys Software voorziet in het bijhouden van administraties ten behoeve van meerdere administraties, denk hierbij aan nevenvestigingen in binnen en/of buitenland en aan BTW-percentages. Indien er voor meer dan één bedrijf een administratie wordt bijgehouden, kan d.m.v. een functietoets voor een ander bedrijf worden gekozen. Per bedrijf worden debiteuren, crediteuren, rekeningen, etc. bijgehouden. Vanuit de adressenbase kan bekeken worden welke relatie(s) er aan een adres gekoppeld zijn en bij welk bedrijf deze 'relaties' voorkomen. Prijzen zijn in elke module gekoppeld aan een ingangsdatum, zodat deze bij het bereiken van een ingegeven datum, automatische worden gewijzigd. Figuur 1 Menu Een overzichtelijke menu-structuur, zodat u snel thuis bent in uw nieuwe systeem! Per gebruiker kan elk menu-onderdeel aan- of uitgezet worden. U kunt ook aangeven of een gebruiker alleen informatie mag opvragen! Door middel van een toegangscode per gebruiker wordt ongeautoriseerd gebruik voorkomen. Figuur 2 Beveiligingen Pagina 5
Van uit WoodSys uw offertes direct emailen. Adressen Klanten, prospects, personeelsleden e.d. worden centraal, op land- en postcode, opgeslagen en zijn door meer subadministraties, meer bedrijven, aan te roepen. De voordelen zijn legio. Geen dubbele adressen, slechts één keer een adreswijziging invoeren. Bovendien legt u zo een postcodebestand aan, waardoor het adressenbeheer nog gemakkelijker en consequenter wordt. Een adres kan, met een vaste tekst o.a. naar WordPerfect of Word worden 'geëxporteerd' of u kunt, door selectiecodes, snel en eenvoudig adressen selecteren die voor een mailing in aanmerking komen. Ook uw bezoekrapporten en offertes kunt u vastleggen. Uw adressen zijn nèt zo belangrijk als uw financiële gegevens... Figuur 2 Een selectie op uw adressen maken, zodat u deze voor een mailing kunt toepassen Via ODBC kunnen direct etiketten in Word worden afgedrukt. Pagina 6
FinanSys Een goede administratie is de basis voor weloverwogen beleidsbeslissingen. Met FinanSys, als financieel basissysteem, bieden wij u een perfecte verslaggeving en een uitstekend beleidsinstrument. FinanSys is in de standaard uitvoering al zeer compleet en bestaat o.a. uit de modules grootboek, debiteuren, crediteuren. Door te kiezen uit extra modules, zoals facturering, activa, kostenplaatsen / kostendragers, consolidatie of BTW-aangifte, kunt u het pakket nog meer op uw wensen afstemmen. Grootboek De module grootboek kent een aantal belangrijke gebruikersvriendelijke eigenschappen. Zo is in het boekingsprogramma gekozen voor directe invoer. Met uitzondering van vaste journaalposten, die door het systeem worden afgemaakt, kan iedere boeking in een journaalpost worden aangepast of verwijderd. Deze optie vervalt zodra een journaalpost 'officieel' is verwerkt. De verslagen die kunnen worden afgedrukt, zijn in nauw overleg met accountants ontworpen. Er kan geboekt worden in verschillende periodes en meerdere boekjaren. Een periodeafsluiting is niet nodig. Uw schijfcapaciteit bepaalt hoe lang u gegevens direct beschikbaar kunt hebben; onze programmatuur biedt u vrijwel alle denkbare opvraagmogelijkheden. Budgetten, automatische boekingen, grootboekkaarten en periode-overzichten zijn functies die u in de module grootboek terugvindt. Figuur 3 Grootboekrekeningen Via het exploitatie overzicht bepaalt u zelf hoe de financiële gegevens gepresenteerd moeten worden. De periodieke aangiftes t.b.v. het CBS en intracommunitaire leveringen worden door het systeem gegenereerd. De grootboekkaarten en kolommenbalans kunnen makkelijk worden geëxporteerd. Uw accountant kan deze gegevens weer bewerken. Pagina 7
Debiteuren Deze module geeft de gebruiker de gelegenheid het bij debiteuren uitstaande krediet zo goed mogelijk te bewaken. Ook kan op één scherm het verleden en heden per debiteur bekeken worden, zelfs nog te factureren orders worden getoond. Op diverse niveaus kan informatie worden verkregen. Een saldilijst met ouderdomsanalyse, een overzicht van openstaande posten en een mutatieoverzicht zijn onmisbare gereedschappen. De bellijst waarop memo-teksten worden afgedrukt, geven de kredietbewaker informatie over eerder gemaakte en vastgelegde afspraken en de betalingsmentaliteit van de klant. De tekst op aanmaningen of rekeningoverzichten bepaalt u zelf. Crediteuren Deze module biedt nagenoeg dezelfde mogelijkheden als debiteuren, dus veel informatie en gebruikersgemak! Ons pakket voorziet in een volledige integratie met telebankieren. Figuur 4 Openstaande posten Heeft u veel ontvangsten en/of betalingen? Door de verhoogde tarieven van de bank is het niet ondenkbaar dat u binnen een paar maanden uw investering heeft terug verdiend! De openstaande facturen zijn op het scherm op te vragen in de originele layout. Is een klant de factuur kwijt dan kan deze opnieuw afgedrukt worden. Telebankieren heeft onder meer de volgende voordelen: direct opvraagbare saldi, snelle verwerking van uw betaalopdrachten en een besparing op de door banken in rekening gebrachte kosten voor uw betaalopdrachten en rekening afschriften De prijs is inclusief de factuur layout op maat. Tevens kunnen de adresgegevens, banknummer etc. worden afgedrukt. Hierdoor is alleen briefpapier met een logo nodig en geen talloze formulieren. Pagina 8
FinanSys+ GMU verwerking en automatische incasso zijn standaard onderdelen van FinanSys+ Orders en facturering Voor bedrijven die regelmatig factureren is ons factureerprogramma eigenlijk onmisbaar. U kunt kiezen uit acceptgirokaarten, factureren, automatische incasso of een combinatie van deze mogelijkheden. De lay-out van acceptgiro's, rekeningen of brieven met of zonder acceptgiro's is variabel. Digitale incasso is ook mogelijk. De betaalwijze wordt per debiteur vastgelegd, zodat aan de wens van de klant, en/of aan die van u!, voldaan kan worden. Door middel van taalcodes kan er in diverse talen gefactureerd worden. Ons factureerprogramma sluit naadloos aan op de overige programma's, zodat alle beschikbare gegevens - zonder handmatige verwerking - zo optimaal mogelijk in uw financiële administratie verwerkt worden. In de order-entry kunt u orders en opdrachtbevestigingen samenstellen. Vanuit deze positie kan worden gekozen voor een bepaalde status. - offerte u kunt er voor kiezen dat het systeem automatisch een offerte afdrukt. - opdrachtbevestiging als de offerte een order wordt dan bestaat de mogelijkheid om hiervan een opdrachtbevestiging te printen. U heeft uiteraard de vrijheid om handmatig teksten toe te voegen en of aan te passen. - Werfbon is de order een bestekorder dan gaat de werfbon mee met de ordermaker. Deze geeft op deze bon aan wat (uit welke partij en welke bundels) er wordt uitgeleverd. - Afleverbon de afleverbon wordt gemaakt vanuit de werfbon of rechtstreeks vanuit de orderpositie. - Factuur vervolgens wordt van de afleverbon een factuur gemaakt. Er kunnen dan nog mutaties worden doorgevoerd. Ook hier kan een factuur gemaakt worden vanuit de orderpositie. - Termijn order hier voert u een order in die op termijn moet worden uitgeleverd. - Verkoopcontracten hier geeft u de totale order in (kunnen dus meerdere artikelen zijn). Kiest u binnen de order-entry een artikel dan wordt gecontroleerd of deze in een verkoopcontract voorkomt. Is dit het geval dan kunt u de hoeveelheid van dit contract afboeken. Na de facturering is het kiezen van het programma doorboeken voldoende om de aangemaakte facturen in uw financiële administratie te verwerken. Darkred Meranti SERAYA Voorbeeld specificatie Bundel Afmeting 11 80 x 130 mm 40/185 cm 50/215 cm 20/305 cm 10/335 cm 222 80 x 130 mm 20/ 95 cm 14/125 cm 19/155 cm 22/245 cm 333 80 x 130 mm 12/305 cm 9/335 cm 8/365 cm 2/430 cm Aantal bundels : 3 Aantal stuks : 232 Hoeveelheid : 5.455 m3 Pagina 9
Uw aangifte in zake het keurhout regelt u via WoodSys. WoodSys Artikelen, voorraad, inkoop, verkoop en statistieken Het pakket WoodSys bestaat uit FinanSys+ aangevuld met een specifiek voor de houthandel geschreven module. Het gehele traject van inkoop-verkoopstatistieken kan geautomatiseerd worden, maar dit is echter niet verplicht. Als u geen inkoopadministratie heeft of u wilt geen voorraden bijhouden dan kunt u deze modules uitschakelen. Figuur 5 Verkoopprijzen De verkoopprijzen zijn gekoppeld aan een ingangsdatum, zodat u bijvoorbeeld al op 1 november nieuwe prijzen, geldig per 1 januari, kunt ingeven. Aan de hand van de orderdatum bepaalt WoodSys de geldige prijs. Kortingen, prijsafspraken etc.kunnen per klant worden vastgelegd. Met deze kortingen + de ingangsdatum van de verkoopprijzen kunt u reeds in een vroeg stadium nieuwe prijslijsten voor uw klanten samenstellen en eventueel exporteren naar een tekstverwerker als WordPerfect of Word. De voorraad wordt na iedere transactie direct bijgewerkt, zodat u altijd een actueel beeld heeft. Is een artikel tijdelijk niet op voorraad, dan kunt u een backorder maken. Na ontvangst van een nieuwe voorraad kan WoodSys automatisch de backorders verwerken. In WoodSys worden de artikelen onderscheiden in hout, plaat en diverse. Hierdoor kunnen automatische allerlei omrekeningen plaats vinden. Wanneer bij hout de kopmaat bekend is, hoeft tijdens het invoeren van de order alleen lengte en aantal ingegeven te worden. WoodSys berekend dan de totale hoeveelheid in elke gewenste eenheid, bijv. m3 of m1. Op de factuur of afleverbon wordt deze specificatie afgedrukt. Onze software voorziet in bijzonder uitgebreide statistieken. De statistische gegevens kunnen zowel gecomprimeerd als heel uitgebreid worden afgedrukt op beeldscherm of printer. Als voorbeelden van statistieken noemen wij de totale omzet van een artikel in een bepaalde periode. Vanuit de statistieken kan ook een mailing verzorgd worden; zo kunnen klanten die het vorige jaar een bepaald artikel hebben afgenomen een aanbieding krijgen. Ook hier is een integratie met tekstverwerkers mogelijk. Figuur 6 Statistieken Pagina 10
Met de rapportgenerator zelf uw overzichten maken. WoodSys+ Het pakket WoodSys+ bestaat uit WoodSys aangevuld met een zeer uitgebreide inkoopmodule, een partijadministratie en voorraadbeheer module. Binnen de handel in hout speelt de voorraad een grote rol. Immers, aan het houden van voorraden zijn risico's verbonden als koers- en prijswijzigingen, incourantheid etc. We kunnen 2 voorraadbegrippen onderscheiden. Allereerst de technische of feitelijke aanwezige voorraad. Dit is de voorraad waarover u prijsrisico loopt. Deze economische voorraad is als volgt opgebouwd. Technische voorraad Lopende inkoopcontracten + Lopende verkoopcontracten - =========================== Economische voorraad Verder is er bij de voorraden sprake van een normaal voorraadniveau. Als er minder voorraad aanwezig is dan normaal spreken we van een manco. Als bij een mancoposities de prijs stijgt, is er sprake van een verlies; bij een prijsdaling treedt er een winst op. Indien de feitelijke voorraad groter is dan de normale voorraad spreken we van een surplus. Bij een surpluspositie zijn de winst- en verliesgevallen omgekeerd aan die van een mancopositie. Het traject begint met het afsluiten van een contract. Wanneer vindt de verscheping plaats? Hoeveel staat er nog open? Welke valuta, tegen welke koers? Etc. Overigens kunt u bijvoorbeeld bij 'binnenlandse' aankopen het hele traject van contract tot goederenontvangst overslaan en de partij direct invoeren. Figuur 7 Contracten Als van een contract een gedeelte wordt afgeroepen dan wordt dit op transport geboekt. Op dit moment ontstaat ook de partij, met eventueel de bundelspecificatie. De partij kan nu al gereserveerd worden voor bepaalde klanten. Wat is mooier dan dat alle partijen bij aankomst direct kunnen worden afgeleverd bij uw klanten. Uit het voorgaande blijkt dat de voorraad een cruciale rol speelt binnen uw onderneming. Aan het houden van voorraden gaat echter een heel traject vooraf, zeker als u uw hout van uit het buitenland betrekt. In WoodSys+ is het gehele traject van contractafsluiting tot en met de feitelijke levering geïntegreerd. Zo kunt u systematisch alle stappen afhandelen en is de kans op fouten minimaal. Figuur 8 Transportregels Pagina 11
DRM080130SER Darkred Meranti SERAYA 80 x 130 Partij : A0000196 Bundel 95 100 125 155 185 215 245 275 305 335 365 400 430 460 490 520 550 580 11.... 40 50.. 20 10........ 120 2.870 222 20. 14 19.. 22........... 75 1.247 333........ 12 9 8 6 2..... 37 1.338 Totaal 20. 14 19 40 50 22. 32 19 8 6 2..... 232 5.455 Bij aankomst kan via de goederenontvangst worden aangegeven naar welk magazijn / locatie, droogkamer of klant de partij vervoerd moet worden. Op een duidelijke manier de voorraad opvragen. Figuur 9 Partijinformatie Via een zeer geavanceerd informatieprogramma kunt u alle relevante informatie over uw voorraadpositie opvragen. Eerst krijgt u een totaal overzicht en van daar uit kunt u steeds gedetailleerder te werk gaan. Bijvoorbeeld de bundelspecificatie van een bepaalde partij. Wat is er verkocht van een bepaalde partij en aan wie? Wat waren de laatste prijzen die berekend zijn? Wat wordt er nu verscheept? Wanneer komt een partij uit de droogkamer? Etc. In de praktijk komt het wel eens voor dat een deel van een bundel verkocht wordt. Hiermee is bij de ontwikkeling al rekening mee gehouden. WoodSys+ houdt uiteraard ook rekening met eventueel optredende maatwinsten. In het menu systeembeheer is een geavanceerd omrekeningsprogramma aanwezig dat met alle denkbare eenheden kan rekenen. Er wordt zelfs rekening gehouden met de afwijkingen per land, 78 mm = 80 mm, 91 mm = 90 mm Figuur 10 Stamgegevens eenheden Het omrekeningsprogramma maakt ingewikkelde berekeningen overbodig; WoodSys+ rekent ze eenvoudig voor u om. Het pakket kan werken met alle denkbare soorten hout. Of het nu scantlings, rondhout of hardhout betreft, WoodSys+ kan er mee uit de voeten. WoodSys+ is volledig geïntegreerd met de andere SysPakketten, zodat er geen dubbele handelingen nodig zijn. Het werken met WoodSys+ is naar onze mening dermate gebruikersvriendelijk dat werken ermee snel aan te leren is en veel tijd bespaart. Doordat wij tevens gespecialiseerd zijn in het leveren van maatwerk, zijn wij in staat om binnen een toch al gespecialiseerd standaardpakket als WoodSys+ nog verdere aan uw bedrijfssituatie aangepaste veranderingen aan te brengen. Onze deskundige medewerkers verlenen u vanzelfsprekend de nodige ondersteuning ook na het moment van installatie. Pagina 12
Er is meer. Zekerheden Vijf jaar garantie Sys Software is zo robuust en betrouwbaar, dat wij u zonder meer vijf jaar garantie durven te geven. Ondersteuning De eerste drie maanden is de ondersteuning gratis, hierna gaat automatisch het onderhoudsabonnement in, waardoor u verzekerd bent van hulp en u regelmatig updates krijgt aangeboden. Updates Om uw investering zijn waarde te laten behouden, zorgen wij ervoor dat Sys Software up-to-date blijft. Opties Conversie Gegevens uit andere systemen kunnen wij overzetten naar Sys Software, denk aan adressen en financiële gegevens. Aanpassingen Vraagt uw bedrijfsvoering hier en daar om een afwijkende verwerking, dan kunnen wij Sys Software daarop aanpassen. De software wordt op maat gezaagd. Updates zijn in combinatie met een onderhoudsabonnement gratis, alleen voor de installatie en instructie vragen wij een vergoeding. Ontwikkelingen Bij H&C software zitten we niet stil. Nieuwe ontwikkelingen in de IT wereld blijven wij op de voet volgen zodat wij vernieuwingen direct binnen uw bedrijf kunnen toepassen. Pagina 13
Voordelen van Sys Software Voordelen van Sys Software op een rij: Twintig jaar praktijkervaring Eén pakket Persoonlijke opleidingen Geschikt voor alle computers en operating systems Meerdere bedrijfsvoeringen mogelijk Makkelijk in gebruik en snel aan te leren Koppeling naar andere pakketten Management informatie Geldbesparende faciliteiten, zoals GMU en incasso, zijn standaard Verkoop en voorraadadministratie van artikelen Mailing en relatiebeheer door centrale adresverwerking Alle denkbare valuta s zijn naast elkaar te gebruiken Omrekeningen in allerlei eenheden Statistieken Aanpasbaar aan uw bedrijf Pagina 14