Inleiding Onderstaand treft u informatie aan bij verschillende agendapunten van de ALV van 29 mei aanstaande. Bij de toelichting verwijzen wij naar de agendapunten zoals zijn opgenomen in de agenda. Wij streven ernaar om u hiermee van te voren te informeren opdat u voorbereid op de ALV vergadering kunt komen en goed met ons in gesprek kunt gaan. Bestuur Almere Pioneers = = = = = = = = = = = = = = = = = = = = = = = = = = = = = = = = = = = = = = = = = = = = = = = Bij agendapunt 4: Verslag vorige ALV Het verslag van de vorige ALV is in een separaat document bijgevoegd. Wij zullen tijdens de ALV aan de aanwezige leden vragen om goedkeuring van het verslag. Bij agendapunt 5: Verkiezing nieuw bestuurslid In de afgelopen maanden is er verloop geweest in het bestuur. Rond de jaarwisseling heeft Richard Gerding besloten, naar aanleiding van verschillen van inzicht op divers gebied, zijn functie als bestuurslid van Almere Pioneers neer te leggen. Friedjof van der Linden hebben we bereid gevonden om officieel deel uit te gaan maken van het bestuur. Friedjof houdt zich met name bezig met de zaalwacht en de kledingzaken. Friedjof was al langere tijd verbonden aan het bestuur. In overleg hebben we besloten om het formeel te maken en dus instemming van de te vragen. Op de ALV zullen we dan ook aan de aanwezige leden vragen om in te stemmen met het aantreden van Friedjof. Bij agendapunt 6: Jaar resultatenrekening 2017-2018 Jaarcijfers De jaarcijfers van 2017 2018 zijn in een separaat document bijgevoegd. De jaarcijfers van 2017 2018 geven een negatief resultaat van ruim 32.000 euro aan. De inkomsten waren veel lager dan was begroot. Daarnaast ontstond er in de loop van het seizoen een inzicht dat posten vanuit seizoen 2016 2017 nog open stonden. Boekhoudtechnisch horen deze thuis in de cijfers van 2016 2017 maar omdat deze cijfers reeds waren goedgekeurd door de ALV hebben we besloten om deze kosten mee te nemen naar seizoen 2017 2018. Gelukkig waren er ook kosten-onderdelen die beter uitpakten dan begroot waardoor het verlies in het seizoen nog iets meeviel.
Hieronder de belangrijkste aandachtspunten bij de cijfers van 2017-2018: -> Het binnenkrijgen van de contributie ging dat seizoen op veel vlakken uitermate moeizaam. Hierdoor stond er bij afronding van de boekhouding van 2017 2018 nog 10.000 euro aan contributie open; -> Vanuit seizoen 2016 2017 kwam, door opvolging vanuit incassobedrijf, een bedrag binnen van bijna 4.500 euro. -> De sponsoropbrengsten bleven ver achter bij hetgeen was begroot. Hierdoor kwam bij deze post ca. 10.000 euro minder binnen dan begroot; -> Posten uit 2016 2017 die zijn meegenomen in het resultaat van 2017 2018. In totaal betrof dit een post van ruim 20.000 euro. -> De kosten voor de Technische zaken, Wedstrijdzaken en Scheidsrechterszaken vielen mee waardoor daar in totaal 12.500 euro minder werd uitgegeven dan begroot. Op de ALV gaan we, indien gewenst, graag met u verder in detail op de cijfers in. Goedkeuring verslag Kascommissie jaarverslag 2017-2018 De kascommissie heeft de cijfers 2017 2018 gecontroleerd. Wij laten de kascommissie tijdens de ALV graag hierover verslag doen. Décharge Op basis van het verslag van de kascommissie zal aan aanwezige leden op de vergadering instemming voor geven van décharge voor seizoen 2017 2018 worden gevraagd. Opgemerkt wordt dat de verantwoordelijk penningmeester niet langer in het bestuur zit. Bij agendapunt 7: Aangepast HHR Het nieuwe Huishoudelijke reglement is in een separaat document bijgevoegd. In het huishoudelijk reglement zijn enkele aanpassingen doorgevoerd. Deze zijn te herkennen aan de afwijkende kleur van de tekst (niet zwart). Op de ALV zullen we dan ook aan de aanwezige leden vragen om in te stemmen met deze wijzigingen.
Bij agendapunt 8: Voorstel elk lid een eigen bal. Meer en meer wordt de post ballen een probleem binnen de vereniging. We worden steeds geconfronteerd met het probleem dat ballen stuk gaan c.q. verdwijnen. Dit betekent dat het een groeiende kostenpost voor de vereniging aan het worden is. Vanuit de technische commissie is daarom rondgekeken om te zien hoe andere verenigingen dit doen. Daar is uit naar voren gekomen dat steeds meer verenigingen om gaan naar het zelf aanschaffen van ballen door de leden. In overleg tussen bestuur en technische commissie is besloten om voor Almere Pioneers eenzelfde model te gaan kiezen. Wat wordt onze aanpak: Elk lid koopt zelf een bal en neemt die mee naar de training. Hierdoor => 01) verdwijnen er geen ballen meer; 02) blijft de kwaliteit van de ballen beter; 03) kan de club de kosten drukken op de begroting (gemiddeld 3.000 euro per seizoen aan nieuwe ballen); 04) Wedstrijddagen Op de wedstrijddagen zullen er geen inspeelballen uitgereikt worden aan teams. Alleen de landelijke seniorenteams krijgen inspeelballen conform de eisen van de NBB; 05) Uitzonderingen a. Vanuit Almere Pioneers regelen wij alleen de trainingsballen voor MSE1 promotiedivisie omdat in die klasse voorwaarden zitten aan welke ballen worden gebruikt. b. Elk NBB-team krijgt 2 ballen mee voor inspelen bij de wedstrijden. Deze worden met de tenuetas aan de coach overhandigd en dienen aan het eind van het seizoen weer te worden ingeleverd. c. Voor de instroom stellen wij ballen beschikbaar omdat deze personen nog niet weten of ze lid willen worden. Tijdens de ALV kunnen we nader ingaan op dit punt.
Bij agendapunt 9: Contributie en begroting 2019 2020 Contributie 2019-2020 Het bestuur stelt voor om de contributie voor elk van de leden met 15,- per seizoen te verhogen. De voorgestelde verhoging wordt ingegeven door stijging van kosten vanuit bijvoorbeeld de bond en de gemeente (huur locaties) etc. De contributies zijn leeftijdsgebonden samengesteld. Dit betekent dat leden van dezelfde leeftijd (op 31 december 2019) dezelfde contributie betalen. Daarnaast hebben we gekeken naar de toeslagen. Ook hier hebben we een verhoging doorgevoerd. Bij de toeslagen maken we niet langer onderscheid tussen de leeftijden. We kijken nu alleen nog naar het niveau van het team waar de speler in speelt. Voor spelers die met een hoger team meetrainen (en dus meer trainingsuren maken) kan ook een toeslag worden toegepast. De hoogte van zo n toeslag wordt individueel vastgesteld. De kosten voor een lid zijn per seizoen de optelsom van de contributie passend bij zijn/haar leeftijd én de toeslag van spelen in een team met toeslag. Wij stellen voor om met ingang van het nieuwe seizoen de contributie en toeslagen als volgt samen te stellen:
Leeftijd Indeling Competitie Contributie (Euro) Toeslag (Euro) Senioren Promotie / 1 ste divisie 405 200 2 de divisie 405 150 1 ste klasse afdeling 405 100 Ov klassen afdeling/interne competitie 405 - Under 22 Eredivisie 395 200 (20 en 21 jaar) 2 de divisie 395 150 1 ste klasse afdeling 395 100 Ov klassen afdeling/interne competitie 395 - Under 20 Eredivisie 395 200 (18 en 19 jaar) 2 de divisie 395 150 1 ste klasse afdeling 395 100 Ov klassen afdeling/interne competitie 395 - Under 18 Eredivisie 385 200 (16 en 17 jaar) 2 de divisie 385 150 1 ste klasse afdeling 385 100 Ov klassen afdeling/interne competitie 385 - Under 16 Eredivisie 385 200 (14 en 15 jaar) 2 de divisie 385 150 1 ste klasse afdeling 385 100 Ov klassen afdeling/interne competitie 385 - Under 14 Eredivisie 370 200 (12 en 13 jaar) 2 de divisie 370 150 1 ste klasse afdeling 370 100 Ov klassen afdeling/interne competitie 370 - Under 12 Eredivisie 370 200 (10 en 11 jaar) 2 de divisie 370 150 1 ste klasse afdeling 370 100 Ov klassen afdeling/interne competitie 370 - Under 10 Eredivisie 370 200 (jonger dan 10) 2 de divisie 370 150 1 ste klasse afdeling 370 100 Ov klassen afdeling/interne competitie 370 - Afwijkend 2 x p.w. trainen / 1 p.w trainen + wedstrijd 275-1x p.w. trainen 215 - Bij de ALV nemen wij één en ander graag nader met u door en vragen we om uw instemming.
Vaststellen van de begroting 2019 2020 De begroting voor 2019 2020 is in een separaat document bijgevoegd bij de stukken voor de vergadering. Bij deze begroting is voor de inkomsten vanuit contributie uitgegaan van de voorgestelde contributies en toeslagen alsook het doorvoeren van eigen ballen. Tijdens de ALV lichten we de begroting graag nader toe en vragen we om uw instemming. Bij agendapunt 10: Vacatures bij Almere Pioneers Zoals bij elke vereniging geldt ook bij Almere Pioneers dat vrijwilligers noodzakelijk zijn om de vereniging draaiende te houden. Wij hebben momenteel enkele zeer specifieke vacatures en enkele algemene. Specifieke vacatures: 1. Secretaris bij het bestuur; 2. Functionaris Wedstrijdzaken; 3. Functionaris Scheidsrechterszaken. Algemene vacatures De algemene vacatures liggen op het vlak van deelnames in commissies als sponsorcommissie, evenementencommissie etc. Momenteel zijn hiervan nog geen beschrijvingen beschikbaar. Op de algemene vergadering zullen we ze nader toelichting. Belangstellende leden kunnen zich altijd melden via voorzitter@almerepioneers.nl. Via dit e-mailadres is ook informatie over de verschillende vacatures te verkrijgen.