HUISHOUDELIJK REGLEMENT. Almense Tennis Club

Transcriptie

1 HUISHOUDELIJK REGLEMENT Almense Tennis Club

2 ALGEMEEN 3 HET BESTUUR 3 CONTRIBUTIE 4 INTRODUCTIE 4 VERGADERINGEN 5 KASCOMMISSIE 5 ALGEMENE BEPALINGEN VAN ORDE 5 HET AFHANGSYSTEEM 6 WIJZIGING VAN HET HUISHOUDELlJK REGLEMENT 6 SLOTBEPALING 6 Bijlage 1 7 Versie februari 2013 Pagina 2 van 7

3 ALGEMEEN Artikel 1 In dit wordt verstaan onder "leden"; de in artikel 4 lid 1 van de Statuten genoemde leden, voor zover zij volgens de Statuten rechten of verplichtingen hebben die in verband staan met de bepaling van dit. Waar in dit de mannelijke voornaamwoorden of persoonsnamen worden gebezigd, worden daaronder tevens begrepen de vrouwelijke voornaamwoorden of persoonsnamen. HET BESTUUR Artikel 2 De voorzitter leidt de werkzaamheden van het bestuur in het algemeen en van de bestuursvergaderingen in het bijzonder. Hij of zijn plaatsvervanger is tevens belast met de leiding van de algemene vergadering. Artikel 3 Het secretariaat verzorgt de uitvoering van alle administratieve zaken van het bestuur, voor zover die op grond van artikel 4 niet door de penningmeester worden uitgevoerd. Zo is het secretariaat met name belast met: de verzorging van de correspondentie; het maken van een verslag van de bestuursvergaderingen en het houden van notulen van de algemene vergadering; het maken van het jaarverslag voor de jaarvergadering van de gehele gang van zaken binnen de vereniging in het afgelopen verenigingsjaar, met uitzondering van de financiële aspecten; het archiveren van alle bescheiden de betrekking hebben op het bestuur en de vereniging; het bijhouden van een register van leden, oud-leden en donateurs; (deze taak kan ook worden gedelegeerd aan een lid belast met de ledenadministratie.) inschrijving van alle personaliagegevens en wijzigingen daarvan van alle bestuursleden in het verenigingsregister, gehouden door de Kamer van Koophandel. Artikel 4 De penningmeester is belast met het beheer van de geldmiddelen en de verzorging van de hierop betrekking hebbende administratie. Hij draagt in het bijzonder zorg voor: de inning van de vereniging toekomende gelden; de uitbetaling van de door de vereniging verschuldigde gelden; de registratie van deze inkomsten en uitgaven; de archivering van de hierop betrekking hebbende bescheiden; het maken van het financiële jaarverslag over de gang van zaken binnen de vereniging in het afgelopen verenigingsjaar het opmaken van de rekening en verantwoording over het in het afgelopen boekjaar gevoerde bestuur met balans en staat van baten en lasten; het maken van een jaarlijkse begroting voor het komend verenigingsjaar; het houden van zodanige aantekeningen van de vermogenstoestand van de vereniging, dat daaruit te allen tijde haar rechten en verplichtingen kunnen worden afgeleid.

4 Artikel 5 Het bestuur vergadert wanneer het dit nodig acht en komt zo spoedig mogelijk in vergadering bijeen, wanneer tenminste twee bestuursleden dit noodzakelijk achten. Artikel 6 Het statutair benoemde bestuurslid is verplicht het bestuurslidmaatschap te aanvaarden. Hij kan echter te allen tijde aftreden. Hij is bevoegd tot het bijwonen van alle bestuursvergaderingen, tot het daarin voeren van het woord en het daarin uitbrengen van zijn stem. leder bestuurslid heeft één stem. Het stemrecht mag niet door een gemachtigde worden uitgeoefend. In principe treden ieder jaar minimaal twee bestuursleden af volgens een door het bestuur op te maken rooster. Dit rooster kan worden aangepast bij wijziging van het aantal bestuursleden. Bestuursleden die een commissie vertegenwoordigen treden af indien deze bestuursleden binnen die commissie hun functie neerleggen. De volgorde van aftreden wordt bepaald door het rooster van aftreden. Bestuursleden worden benoemd voor een periode van 3 jaar. Een bestuurslid kan eenmaal herbenoemd worden. In geval niet voorzien kan worden in vacatures blijven de dan aanwezige bestuursleden in functie. Als tegenprestatie is het bestuur gevrijwaard van betaling van contributie. CONTRIBUTIE Artikel 7 De jaarcontributie moet worden voldaan voor 1 april van het verenigingsjaar. Bij toelating in de loop van het verenigingsjaar wordt de contributie evenredig vastgesteld. Er geldt een betalingstermijn van 1 maand. Bij te late betaling geldt een toeslag van 10%. In overleg met het bestuur kan een betalingsregeling worden getroffen. Opzegging van het lidmaatschap dient schriftelijk of per te geschieden bij de ledenadministratie. Opzegging moet plaatsvinden uiterlijk 1 december voorafgaand aan het nieuwe verenigingsjaar. Bij opzeggen ná 1 december is voor het nieuwe verenigingsjaar de normale jaarcontributie verschuldigd. De leden zijn verplicht adreswijzigingen zo spoedig mogelijk aan de ledenadministratie door te geven. Artikel 8 Aanmelding moet plaatsvinden via het ATC aanmeldingsformulier. Op het aanmeldingsformulier dient in ieder geval vermeld te worden: naam, voorletters, adres, telefoonnummer, adres en geboortedatum. Bij aanmelding van een minderjarige zijn de gegevens van de wettig vertegenwoordiger van die minderjarige noodzakelijk. INTRODUCTIE Artikel 9 De leden van de vereniging kunnen tegen vergoeding niet leden introduceren. Versie februari 2013 Pagina 4 van 7

5 VERGADERINGEN Artikel 10 Kandidaatstelling voor het bestuur geschiedt door het bestuur en/of door vijf leden. Artikel 11 Besluiten worden met meerderheid van stemmen genomen. Blanco stemmen worden beschouwd als niet uitgebrachte stemmen. Bij het staken van stemmen over zaken is het voorstel verworpen. Bij staken van stemmen over personen beslist het lot. (Statuten artikel 16) Voor wijziging van de statuten en ontbinding van de vereniging bijzondere bepalingen die zijn verwoord artikel 17 en 18 van de statuten. Artikel 12 De agenda van de algemene vergadering bevat de uit de Statuten voorgeschreven onderwerpen. Deze agenda wordt aangevuld met alle voorstellen die tenminste drie weken voor de algemene vergadering zijn ingediend bij de secretaris. Het voorstel moet tenminste door 5 leden worden ondersteund. KASCOMMISSIE Artikel 13 Op de jaarvergadering wordt voor het volgende verenigingsjaar uit de leden een kascommissie benoemd die geen deel uitmaken van het bestuur. Deze commissie bestaat uit twee personen en worden benoemd voor een periode van twee jaar. Ieder jaar treedt er één commissielid af na het uitbrengen van het verslag in de jaarvergadering. Voor het volgende jaar zal de commissie bestaan uit het zittend blijvende commissielid en het tijdens dezelfde vergadering nieuw te kiezen commissielid. Deze commissie onderzoekt de rekening en verantwoording van het bestuur over het afgelopen verenigingsjaar en brengt op de volgende jaarvergadering verslag van haar bevindingen uit. leder van deze commissieleden kan te allen tijde door de algemene vergadering worden vervangen door een ander. ALGEMENE BEPALINGEN VAN ORDE Artikel 14 Een lid mag tussen 8.00 en vrij gebruik maken van de banen. Het bestuur kan de banen bestemmen voor specifieke activiteiten zoals competitie, tennislessen, toernooien en andere verenigingsactiviteiten Artikel 15 Een lid of introducé mag het tennisspel slechts beoefenen in geschikte tennisoutfit (tennisschoenen en kleding) Versie februari 2013 Pagina 5 van 7

6 Artikel 16 Een lid of introducé is verplicht zich te houden aan de richtlijnen voor het ordelijk gebruik van het tennispark. Artikel 17 Schade, door opzet of schuld toegebracht aan de banen of de eigendommen van de vereniging, wordt voor rekening van de dader(s) hersteld. Het bestuur is niet aansprakelijk voor zoek- of defectgeraakte eigendommen van leden en derden. Artikel 18 Het bestuur aanvaardt aansprakelijkheid voor zover deze valt binnen de afgesloten verzekeringen en aanvaard wordt door de verzekeringsmaatschappij. Het bestuur aanvaardt geen aansprakelijkheid voor letsel en of schade als gevolg van het tennissen en/of enige ander activiteit verzorgt door de vereniging. De leden tennissen op eigen risico. Aansprakelijkheid voor indirecte schade is uitgesloten. Artikel 19 Tijdens wedstrijden is een wedstrijdreglement van kracht. HET AFHANGSYSTEEM Artikel 20 Voor het zomer- en winterseizoen geldt een uniform afschrijfsysteem. WIJZIGING VAN HET HUISHOUDELlJK REGLEMENT Artikel 22 Wijziging van het vindt plaats door de algemene vergadering op voorstel van het bestuur of van tenminste vijf leden. SLOTBEPALING Artikel 23 In alle gevallen, waarin Statuten, dit of andere reglementen niet voorzien, beslist het bestuur. Eerste versie: 31 januari 1994 Herziene versie: februari 2001 Derde versie: februari 2013 Versie februari 2013 Pagina 6 van 7

7 Bijlage 1 Rooster van aftreden Almense Tennis Club (vanaf 1 januari 2000) voorzitter, bestuurslid clubhuiszaken penningmeester, bestuurslid technische zaken secretaris, bestuurslid wedstrijdzaken voorzitter, bestuurslid clubhuiszaken penningmeester bestuurslid technische zaken secretaris, bestuurslid wedstrijdzaken voorzitter, bestuurslid clubhuiszaken penningmeester, bestuurslid technische zaken secretaris, bestuurslid wedstrijdzaken voorzitter, bestuurslid clubhuiszaken penningmeester, bestuurslid technische zaken secretaris, bestuurslid wedstrijdzaken voorzitter, bestuurslid clubhuiszaken penningmeester, bestuurslid technische zaken secretaris, bestuurslid wedstrijdzaken voorzitter, bestuurslid clubhuiszaken penningmeester, bestuurslid technische zaken secretaris, bestuurslid wedstrijdzaken en zo vervolgens in de opvolgende jaren Toelichting: Dit rooster is in aanvulling op het huishoudelijk reglement De onderstreepte bestuursleden zijn aftredend en niet herkiesbaar De functie van bestuurslid algemene zaken en jeugdcommissie zijn verdwenen waardoor het bestuur uit zes leden bestaat. Versie februari 2013 Pagina 7 van 7