Jaarverslag 2013 Stichting Kinderopvang Pinkeltjesland 2013 stond in het teken van Zichtbaar Zijn In een vogelvlucht nemen wij u mee naar de resultaten die in 2013 verwezenlijkt zijn.
Beste ouders/verzorgers en medewerkers, In dit verslag blikken we met u terug op 2013. Een roerig jaar in de Kinderopvang, waarin we te maken hebben gehad met nogmaals een bezuinigingsronde vanuit de overheid op de kinderopvangtoeslag en de crisis in Nederland is nog steeds niet over, waardoor meer mensen de opvang te duur gaan vinden (en opvang door familie en vrienden laten doen) of geen opvang meer nodig hebben omdat men werkloos is geworden. Ook Pinkeltjesland krijgt te maken met een behoorlijke terugloop in kindbezetting. De bedrijfsvoering en het financieel gezond blijven wordt plotseling de grootste prioriteit, die alle mooie plannen die we hebben gemaakt in het jaarplan 2013 naar de achtergrond doen vervagen. Helaas hebben we gezien de terugloop van de kindbezetting en kijkend naar de toekomst aan het einde van dit jaar afscheid moeten nemen van twee vaste medewerkers, zij hadden beiden al vele jaren bij Pinkeltjesland gewerkt. Na het lezen van het bovenstaande zal duidelijk zijn dat Pinkeltjesland nog zichtbaarder moet worden voor nieuwe klanten. De maatschappelijke situatie (crisis, duurdere kinderopvang door terugloop tegemoetkoming) zorgt dat de vanzelfsprekendheid van een wachtlijst en volle groepen is verdwenen. Bijna iedere Kinderopvangorganisatie heeft te maken met een terugloop in de kindbezetting en iedere organisatie doet zijn uiterste best om klanten te trekken en te binden. Dit jaar hebben we min of meer gedwongen erg veel gedaan aan de promotie van Pinkeltjesland. We hebben geflyerd, promotiekleding met ons logo erop aangeschaft, kinder T shirts laten bedrukken en verkocht, meegedaan aan het bloemencorso in Rijnsburg, in tuincentra gestaan en op de kerstmarkt in Noordwijk bijzondere kerststukjes met kinderen gemaakt. Ook fietsen we zoveel mogelijk met fietskar rond in en buiten het terrein. Vorig jaar wilden we ons onderscheiden in de markt en dit moesten we dit jaar doorzetten. We vinden namelijk dat wij een uniek concept hebben als Groen Kinderdagverblijf. We hebben prachtige tuinen, we zijn veel buiten met de kinderen, maken gebruik van het autoluwe terrein en de mogelijkheden die het terrein ons biedt. Maar we ervaren ook dat de mensen in de dorpen om ons heen denken dat we een kinderdagverblijf zijn voor de medewerkers van s Heerenloo (het terrein waarop we gevestigd zijn). Dus hebben we er dit jaar alles aan gedaan om die beeldvorming te veranderen. Maar iets dat in 30 jaar gegroeid is, zal niet in 1 jaar geheel veranderd zijn. Wel is onze ervaring dat wanneer we mogelijk nieuwe klanten rondleiden op Pinkeltjesland ze direct verkocht zijn en bijna direct hun kind bij Pinkeltjesland inschrijven. We merken eind 2013 dat er weer meer kinderen worden ingeschreven. Helaas verhoogt dit niet direct het bezettingscijfer omdat er in uren/dagen meer kinderen de opvang verlaten omdat zij 4 jaar worden dan er nieuwe kinderen bij komen. Wij hopen dat u als klant van Pinkeltjesland het afgelopen jaar tevreden bent geweest over onze dienstverlening. Wij zijn ondanks de bezuinigingen, de afname van de kindbezetting en de veranderingen blij met de behaalde resultaten en ervaren dat we Zichtbaarder zijn geworden in de omliggende dorpen, zoals Katwijk, Noordwijk, Rijnsburg en op het terrein, onder de medewerkers van s Heerenloo. Helaas hebben we door andere prioriteiten te stellen (zoals promotie Pinkeltjesland en sturing op de financiële bedrijfsvoering) een aantal doelen voor 2013 moeten doorgeschoven naar 2014. Elke dag weer zet het team zijn beste beentje voor om uw kind(eren) een fijne dag te bezorgen. Zij zorgen bijvoorbeeld dat hij of zij lekker heeft gespeeld, vuile handen heeft gekregen, iets lekkers heeft gegeten (uit de moestuin) en ontzettend veel plezier heeft gehad bij het spelen met andere kinderen.
Mocht u in dit verslag iets tegenkomen waar u vragen over heeft, uw mening over wilt delen of een suggestie wilt doen, laat het ons dan alstublieft weten. Hieronder vindt u een terugkoppeling van de gestelde doelen uit het jaarplan van 2013 en de resultaten. KLANT Zichtbaarheid: Kies voor Pinkeltjesland. Inzichtelijk maken wat de voordelen van Pinkeltjesland zijn: kernwaardes, lage prijs t.o.v. ander KO, 3 weken zomervakantie gratis, groen (omgeving), kleinschaligheid, pedagogische professionaliteit. Betrokkenheid ouders vergroten, samen met de Oudercommissie. Nieuwe klanten die we rondleiden geven aan dat ze via de website enthousiast zijn geworden. Na de rondleiding zijn ze dit nog steeds. Hoeveel nieuwe klanten daadwerkelijk voor ons kiezen, na lezen van de website, weten we niet. (we denken, dat dit na een rondleiding meer dan 85% is). Ons grootste speerpunt: locatie in het groen! Dit trekt de nieuwe klant het meest. Daarnaast wil de nieuwe klant graag dat zijn kind zoveel mogelijk buiten is (speelt en slaapt). De Oudercommissie heeft samen met team van Pinkeltjesland een ouderavond georganiseerd met als THEMA: De natuur als beste plek om op te groeien! kijk eens hoe knap ik ben! Het was een zeer geslaagde avond er waren ruim 25 ouders. Van klant(ouder) naar gast. Er is nog geen klanttevredenheidsonderzoek geweest. Vindt plaats in 2014. Oudercommissie Er is 8 keer overleg geweest tussen de OC en de directeur, daarnaast heeft ook het bestuur en de OC 1 keer overleg gehad. De OC is tevreden met de overlegstructuur en de kwaliteit die wordt geleverd door het gehele team. De OC is zo tevreden dat als blijk van waardering er op de dag van de leidsters een prachtig verhaal was geschreven over het team en werd voorgelezen geheel in thema. KIND Actualiseren pedagogisch beleidsplan (=doorgeschoven uit 2012). Een document schrijven, waarin komt Tijdens bestuursvergadering halverwege het jaar is besloten dat het actualiseren van het Pedagogisch beleid nog geen prioriteit heeft. Inhoud is voldoende en voldoet nog steeds aan de gestelde wettelijke eisen. Er is een concept Groenbeleid gemaakt door het team.
te staan: wat het groenbeleid van Pinkeltjesland inhoudt (Denk hierbij aan ontwikkeling kind door natuurbeleving, iedere dag buiten, bewegen, moestuin, milieu etc.). Professionaliseren observatie, verslag en oudergesprek. Kind gaat met zelfvertrouwen en zelfkennis van ons kinderdagverblijf af. Dit willen we definitief maken en implementeren in 2014. Doorgeschoven naar 2014 Bieden van uitdagende avontuurlijk activiteiten, waarbij we het kind zelf laten ontdekken wat hij/zij wel of niet kan. We proberen niet direct te zeggen, kijk uit pas op etc. Wij staan achter het feit dat een kind heel goed zijn/haar eigen grenzen kent en daarom geen onverantwoorde acties uitvoert. MEDEWERKER Zichtbaarheid. De medewerker is de ambassadeur van Pinkeltjesland. Vanuit jaarplan 2012: Maken van het competentieprofiel: pedagogisch medewerker Pinkeltjesland. Dit profiel wordt gebruikt bij de Talentenscan van de firma Ixxer. Het implementeren van de Talentscan en het maken van een meerjarenplan "talentontwikkeling medewerkers Pinkeltjesland " in samenwerking met bedrijf Ixxer (zie projectplan talentontwikkeling). De medewerksters zijn dit jaar echte ambassadeurs geworden. Allen hebben ook schriftelijk vastgelegd wat zij dit jaar gedaan hebben als ambassadeur. O.a. door dit ambassadeurschap hebben zij hun eindejaarsuitkering verworven. Uit de verschillende verslaglegging van de medewerkers is duidelijk geworden dat Pinkeltjesland buiten het terrein van s Heerenloo helemaal niet bekend is bij de populatie jonge/toekomstige ouders. En dat de beeldvorming over kinderopvang negatief is. Het Competentieprofiel gemaakt. De talentenscan is in april 2013 geïmplementeerd in het team. In juli een eerste 0 meting gemaakt door alle medewerkers. Dit gebeurd digitaal, alle medewerkers hebben een eigen inlogcode en kunnen hun eigen scan up to date houden. Eind 2013 is de eerste analyse door medewerkers ingevuld en individueel besproken met de manager. Dit vervangt het functioneringsgesprek. Op deze manier krijgt de medewerker inzicht in haar talenten en ontwikkelingsdoelen en de manager krijgt een beeld vanuit de managementinformatie (van alle scans) over de talenten in het team en de individuele ontwikkelingsdoelen.
ORGANISATIE Zichtbaarheid > digitaal en in de regio. Er is een nieuwe huisstijl en nieuwe website. De reacties zijn zeer positief en aan het einde van het jaar is ons Pinkeltje een zeer herkenbaar en aanspreekbaar figuurtje geworden. We hebben 1 keer in de krant gestaan met een pagina grote advertentie en 1 keer nadat we aan NL doet (vrijwilligers actie) hebben mee gedaan. Verder zijn er flyers, visitekaartjes, posters gemaakt. Het hele jaar door hebben we deze uitgedeeld en in zoveel mogelijk openbare ruimtes opgehangen en neergelegd. De kerstactie bestond uit: aan alle huidige klanten een boodschappentas uitdelen met een actiekaart. Ook aan mogelijke klanten op allerlei markten hebben we tassen met folders uitgedeeld. Huidige bezettingsgraad (nov. 2012) vasthouden of verhogen, iedere vergadering het bestuur hierover informeren. De bezettingsgraad van 50% of meer voor de vaste dagopvang hebben we niet gehaald. We zijn gemiddeld uitgekomen op 48,54%. Het gemiddelde van zowel vast als flexibel lag in 2013 op 66,73%. ICT (hardware/netwerk) Eind maart 2013 was de ICT infrastructuur up to date! optimaliseren. Opleiden interne auditoren. Voor de zomervakantie zijn de interne auditoren, 2 pedagogisch medewerkers en de administratieve kracht, opgeleid en hebben met ondersteuning van een externe een aantal interne audits afgenomen. Prospectieve risico inventarisatie maken van een specifiek thema. Eind 2013 is er een prospectieve risico inventarisatie gemaakt van een aantal deelprocessen bij personeelsbeleid en kind en ontwikkeling. Daar waar risico's niet aanvaard waren bij het personeelsbeleid, zijn acties of verbetermaatregelen genomen. Bij kind en ontwikkeling zijn nog niet alle acties genomen. Het onderdeel financiën is doorgeschoven naar 2014 omdat deze risico inventarisatie door het bestuur gemaakt moet worden.
Klant tevredenheidonderzoek uitvoeren. Medewerkers tevredenheidonderzoek uitvoeren. Duidelijkheid verkrijgen over de nieuwe huisvesting. Buiten Pinkeltjesland Zichtbaar zijn van zowel pedagogisch medewerkers als kinderen Doorgeschoven naar begin 2014. Doorgeschoven naar 2014. Eind 2013 is duidelijk geworden dat er voorlopig niet gebouwd ging worden op het terrein van s Heerenloo en dat Pinkeltjesland nog een aantal jaren in de tijdelijke huisvesting (portocabins) zal blijven zitten. Uitvoeren actieplan HKZ certificering niet kritische feiten. Feitelijke zaken, zoals ziekteverzuim, klachten, kleine ongevallen etc. We zijn heel zichtbaar! November 2013 zijn alle (niet) kritische feiten opgelost/uitgevoerd. We hebben van het Keurmerkinstituut de bevestiging gekregen dat ons kwaliteitssysteem nog steeds voldoet aan de van toepassing zijnde criteria. Zie bijlage uit de directiebeoordeling 2013. Conclusie: Het beeld dat in 2012 is ingezet heeft een vervolg in 2013 gekregen. Nog steeds zijn de vermindering van de belastingtoeslag voor ouders, de crisis en het maatschappelijke beeld over de Kinderopvang factoren die zorgen voor een dalende kindbezetting, zowel landelijk als ook voor Pinkeltjesland. Natuurlijk hebben we ook gekeken wat interne factoren, buiten het terrein van s Heerenloo zijn we niet voldoende bekend. Duidelijk werd dat er gedacht wordt dat we alleen voor het personeel van s Heerenloo zijn. Wij willen dit beeld veranderen en duidelijk maken dat we een geweldig Groen kinderdagverblijf zijn voor alle kinderen tussen 0 4 jaar. We hebben een nieuwe huisstijl gekregen, een duidelijk informatieve gebruiksvriendelijke website en we hebben veel reclamemateriaal aangeschaft om uit te delen en op te hangen door de gehele regio. Dit heeft zeker effect gehad en in de loop van dit jaar is Pinkeltjesland bekender in de regio geworden. Eind 2013 kregen we meer rondleidingen en inschrijvingen. Nieuwe klanten gaven aan dat ze ons via de website gevonden hadden en soms had men de flyer ergens zien liggen. Gelukkig zijn en blijven onze huidige klanten zo tevreden over ons dat ze het altijd doorvertellen aan vrienden en familie. Deze mond tot mondreclame is heel belangrijk voor ons. Pinkeltjesland heeft ook een facebook pagina die graag door ouders wordt gedeeld, we plaatsen er minimaal 1 keer per week de activiteiten en foto's op. Ook dit lijkt mee te werken aan de naamsbekendheid van Pinkeltjesland. In 2012 is meer gekozen om meer verantwoordelijk bij alle medewerkers te leggen. Dit heeft voortgang gevonden in 2013. Deze gezamenlijke verantwoordelijkheid wordt als prettig ervaren door het team en de individuele medewerker. Maar meer verantwoordelijkheid betekent ook meer werk of het werk op een andere manier indelen. Taken die de medewerker erbij krijgt zijn niet altijd kindgericht en moeten op andere momenten uitgevoerd worden. Dit proces wordt met elkaar goed vormgegeven en eind 2013 heeft iedere medewerker zijn of haar extra taken en neemt daarin haar verantwoordelijkheid. Dit is geweldig om te zien en de kwaliteit groeit hierdoor.
De voortzettende dalende kindbezetting heeft eind 2013 grote gevolgen. Financieel moeten er stappen gezet worden om in 2014 een gezonde financiële bedrijfsvoering te kunnen garanderen. Dit betekent dat het bestuur besloten heeft om begin november afscheid te nemen van 2 collega's. Het team is hier van geschrokken maar het heeft het team ook sterker gemaakt. Het team van Pinkeltjesland is zich bewust van het belang van tevreden klanten, mond tot mond reclame en naar buiten treden op een positieve manier. Op Pinkeltjesland zijn de lijnen, letterlijk als figuurlijk, met iedere ouder die zijn kind brengt of haalt, zeer kort en dat is echt een pluspunt. Ouders komen met vragen, kleine verbeterpunten of klachten direct naar mij (of een ander teamlid) toe. Dit geeft ons de mogelijkheid direct in te gaan op een vraag of actie te ondernemen op een klacht, waardoor de klant vaak binnen een dag antwoord krijgt en zo spoedig mogelijk resultaat ziet/ervaart. Natuurlijk vergeet ik in deze conclusie de kinderen niet, zij zijn onze belangrijkste klant! Hier doen we het voor. Wij als Kinderopvang willen ondersteunen en meewerken aan de ontwikkeling van ieder individueel kind. Dit doen we door gericht naar ontwikkelingsgebieden bij het kind te kijken en hier activiteiten op aan te bieden, gezamenlijk of individueel, in onze groene natuurlijke omgeving, met persoonlijke aandacht voor ieder kind, iedere ouder en iedere collega. Hier willen wij niks aan veranderen, hier staan wij voor en dit willen we vooral behouden. Wendy van Duijn, Manager Pinkeltjesland Juni 2014