Advies voor een nieuw bestuur Coöperatie Atelier3D Duurzaam Denken en Doen u.a. 1. Ontvangen opdracht Tijdens de ledenvergadering van 23 april kreeg de voorzitter van de ledenraad het mandaat om samen met een werkgroep de selectieprocedure voor 6 vacante bestuursfuncties te ontwikkelen, een selectiecommissie in te stellen, kandidaten voor de bestuursfuncties uit te nodigen en de selectieprocedure uit te voeren. Afgesproken is dat leden binnen drie dagen reageren op de omschreven selectieprocedure. Alleen Atelier3D-leden kunnen zich kandidaatstellen voor de bestuursfuncties. Het streven is om de selectieprocedure uiterlijk 1 juli af te ronden met een advies aan de ledenraad. 2. Invulling van de opdracht en gevolgde procedure De uitvoering van de opdracht is als volgt verlopen. Samenstellen van de selectiecommissie Er is een selectiecommissie gevormd met de volgende leden van Atelier3D: - Ton Swagten (demissionair bestuurder en lid van Atelier3D) - Wietske Millekamp (lid Atelier3D) - Wendy Dienske (voorzitter ledenraad en lid Atelier3D) Er is voor gekozen niet een grote huurder toe te voegen, omdat er leden waren die aangaven dit niet juist te vinden. Interne kandidaten In eerste instantie worden kandidaten gezocht onder de huidige leden van Atelier3D. Bij onvoldoende geschikte kandidaten zal een externe procedure worden uitgezet. Inventarisatie kandidaten Er hebben zich zeven kandidaten gemeld. Daarbij was er geen kandidaat voor de rol van secretaris, twee kandidaten voor de rol van Verbinder/accountmanager en een kandidaat die aangaf een aparte rol als Marketingleider te ambiëren. Eerste gespreksronde Tijdens deze ronde is met alle kandidaten een oriënterend gesprek gevoerd. De kandidaat voor de rol van Programmaleider heeft na het eerste gesprek aangegeven zich als kandidaat terug te trekken. Plan van aanpak De kandidaten hebben een ontwikkelingsgericht visiestuk/plan van aanpak geschreven over hoe de invulling van de functie gezien wordt. Tweede gespreksronde Het door de kandidaat geschreven visiestuk/plan van aanpak vormde de basis voor de tweede gespreksronde. Hierin werd doorgevraag naar ambities, ideeën en ervaring van de kandidaat. Aan de hand van de gesprekken heeft de selectiecommissie een advies geschreven. In paragraaf 4 wordt dit advies nader toegelicht. Hieronder volgt eerst een korte selectie uit de waarnemingen van de selectiecommissie. 1 / 5
3. Waarnemingen en inzichten uit de gesprekken met de kandidaten De gesprekken met de kandidaten voor de bestuursrollen waren prettig anders dan reguliere gesprekken bij nieuwe functies. Op ontspannen, informele wijze is nader kennisgemaakt met ieders motivatie, passie, inzichten en ideeën. Vanuit een open houding zijn gedachten gewisseld, gericht op samenwerking voor een gezamenlijk doel: gezamenlijk naar een duurzaam overmorgen in Zutphen en regio. Hieronder volgt een selectie van onze waarnemingen en inzichten: De kandidaten, 6 mannen, tonen zich betrokken, gemotiveerd, realistisch en gericht op samenwerking met een open houding. Met de kandidaten is vanuit verschillende invalshoeken gesproken over de organisatie en activiteiten van de Coöperatie Atelier3D. Bij de kandidaten is de bereidheid geproefd om elkaars verschillen daarin te herkennen en elkaar daarbij aan te vullen. Voor de commissie ontstond hierdoor een totaalbeeld dat vertrouwen wekt. De kandidaten brengen een mooie diversiteit met zich mee; zowel wat achtergrond betreft, als ook hun ervaring. Een breed pakket aan kwaliteiten. De lidmaatschapsduur, huidige activiteit en historie binnen Atelier3D varieert per kandidaat. Deze ondernemende mensen zijn bereid om ruim in de voorliggende rollen en taken te investeren. Bezoldiging staat niet voorop, maar zal gefaseerd en passend bij de organisatie en de betreffende rol ingevuld kunnen worden. De aangegeven indicaties voor vergoedingen variëren en zullen nog op elkaar afgestemd dienen te worden. De beschikbaarheid die kandidaten aangeven varieert tussen de 8 en 24 uur per week. Een initiërende en sturende rol wordt voor en door het nieuwe team voorop gesteld. De kandidaten zijn zich bewust van de diversiteit onder de Atelier3D-leden. Een heldere visie daarop zal in het team nog meer uitgewisseld moeten worden. Vanuit een urgentie die ervaren wordt, ligt de focus bij de kandidaten naar buiten : klanten, opdrachtgevers en netwerk, teneinde inkomsten voor de onderneming te genereren. Profilering vanuit deskundigheid en vanuit activiteit op de locatie worden voorop gesteld om te ondernemen. 4. Advies bestuurssamenstelling Met inachtneming van de door de ledenraad vastgestelde profielschetsen en met waardering voor de bereikte resultaten van het huidige bestuur, stelt de selectiecommissie voor om de volgende zes leden te benoemen in het nieuwe Atelier3D-bestuur: Ronald Duin (bureau duin): Voorzitter Jan van der Hoek (Urtica de Vijfsprong): Penningmeester John Verheijden (MOOI Informatiebeheer): Locatieleider Coert van den Enk (ipad Zakelijk), Marco Meurink (Marco Meurink Marketingconsultancy) en Peter Steerneman (Biotanken): totaal takenpakket, zoals beschreven in de rollen voor Programmaleider en Verbinder/Accountmanager Toelichting Programmaleider en Verbinder/Accountmanager Tijdens de gesprekken heeft de commissie vooral gelet op de (functionele) kwaliteiten van de kandidaten, de samenstelling van het bestuur als team en de context waarbinnen de 2 / 5
werkzaamheden moeten worden uitgevoerd. Om optimaal gebruik te kunnen maken van de individuele kwaliteiten van Coert, Marco en Peter adviseert de commissie om de schotten tussen zowel de rollen, alsook de benamingen van de rollen van Verbinder/accountmanager en Programmaleider weg te nemen. Het nieuwe bestuursteam gaat gezamenlijk op een andere manier invulling geven aan het takenpakket en de verantwoordelijkheden binnen die twee rollen. Daarbij zal een passende benaming voor de betrokken bestuursleden bij het betreffende takenpakket worden gezocht. Wij hebben de volgende taakverdeling voor ogen en stellen voor om deze verder uit te laten werken door de betrokken kandidaten: 1) Marco Meurink is verantwoordelijk voor alle genoemde taken op het gebied van Marketing, PR en communicatie, ook intern. 2) Peter Steerneman en Coert van den Enk zijn samen verantwoordelijk voor verkenning en bewerking van de markt en ontwikkeling en coördinatie van de producten en diensten In plaats van een taakverdeling waarbij het ene bestuurslid meer naar buiten en de ander meer naar binnen is gericht, stellen wij voor dat de onder 2) genoemde bestuursleden zich in eerste instantie gaan inzetten voor het verbreden en verdiepen van het externe relatienetwerk en actief op zoek gaan naar kansen voor opdrachten. Hierbij kan worden gedacht aan een taakafbakening naar marktsegmenten (overheid, onderwijs, bedrijfsleven, maatschappelijke organisaties), inhoudelijke aandachtsgebieden (energie, voedsel, educatie, evenementen) of soort producten of diensten (kleine pilots, grote projecten). Van beide bestuursleden wordt verwacht dat zij de door hen gesignaleerde kansen vertalen naar concrete opdrachten en dat zij leden van Atelier3D activeren en ondersteunen bij de ontwikkeling en uitvoering van programma s, projecten en activiteiten. Ook dragen beide bestuursleden zorg voor een goede interne afstemming en onderlinge samenwerkingsmogelijkheden. Uit de gesprekken blijkt dat beide kandidaten zich willen inzetten voor een goede verbinding tussen externe partijen en de leden van Atelier3D. De een werkt daarbij vooral intuïtief, met veel aandacht voor relaties en het proces. De ander heeft een meer analytische, zakelijke benadering. De een heeft ervaring als teamleider en procesmanager bij de overheid en maatschappelijke organisaties, de ander als verkoopleider en accountmanager in een commerciële setting. De commissie verwacht dat juist deze mix van kwaliteiten en ervaring van de twee kandidaten een meerwaarde is voor de acquisitie en ontwikkeling van opdrachten voor de coöperatie. Toelichting Secretaris Wij stellen voor om geen aparte secretaris te benoemen, maar deze bestuursfunctie samen met de rol van penningmeester in een persoon te verenigen en onder diens verantwoordelijkheid alle administratieve taken (financiële administratie, ledenadministratie, verhuur, secretariële werkzaamheden etc.) in beeld te brengen en z.s.m. een uitvoerend administratieteam aan te stellen. 3 / 5
5. Advies voor bezoldiging van de bestuursfuncties Binnen de kaders van de vastgestelde begroting is een bezoldiging van de bestuursfuncties gewenst. Tegenover de risicovolle investering van deze betrokken ondernemende Atelier3Dleden past een structurele financiële waardering. Bij die bezoldiging worden de volgende criteria voorgesteld: De Coöperatie kan geen geld uitgeven, dat er niet is of bedrijfsmatig niet verantwoord ingezet kan worden. Bovendien wordt in de bedrijfsvoering naar een financiële buffer gestreefd. De bestuurders kunnen een beroep doen op een basisbezoldiging, uitgaande van een gelijkwaardig uurtarief. Alle bestuurders registreren hun ureninvestering. De periodieke basisbezoldiging betreft een overeengekomen percentage van de gedeclareerde uren. Naast de basisbezoldiging wordt een flexibele bezoldiging voorgesteld, op basis van daadwerkelijk gerealiseerde resultaten. Het nieuwe bestuursteam zal op basis van dit advies tot een nadere uitwerking voor de bezoldiging komen en afspraken over het omgaan met (o.a. financiële) risico s maken. 6. Waardevolle ideeën vanuit de gesprekken De gesprekken waren dusdanig inspirerend dat wij de leden en het toekomstig bestuur de besproken punten en ideeën niet willen onthouden. Bij dezen een opsomming. Het gaat hierbij niet om opdrachten van de selectiecommissie of de ledenvergadering, maar om ideeën. Algemeen: Naast het vormen en inrichten van een effectief ledenbestand is het van belang aandacht te hebben voor wat er nodig is om de bestaande leden te behouden. Hierbij is het belangrijk leden snel te activeren. Ook is het van belang om kaders te creeeren én uit te blijven gaan van de eigen verantwoordelijkheid van de leden. In de zomer zou een snelle inventarisatie/analyse van aanbod gedaan moeten worden, waarbij: werkvelden, expertisegebieden, motieven in beeld worden gebracht. Hiervoor kunnen de resultaten van de enquête en 3D-diner A4-tje beschikbaar worden gesteld. Na de zomer zou zo snel mogelijk een ledenvergadering gepland moeten worden waarin op basis van deze analyse het eerste plan van aanpak wordt gepresenteerd. De spanning tussen A3d en het eigen bedrijf bij werving van opdrachten zal geanalyseerd en opgelost moeten worden. Hierbij mag uitgegaan worden van vertrouwen en wederzijdse gunning tusen de leden, maar de procedures moeten duidelijk en inzichtelijk zijn. Over de leden: Professionalisering en inkomsten zijn van belang. Interne communicatie dient versterkt om leden betrokken en actief houden. Het is belangrijk structuren binnen de organisatie inzichtelijk te maken en successen zichtbaar. Leden hebben ook eigen verantwoordelijkheid om aan de Coöperatie bij te dragen; daarop kunnen ze nadrukkelijker aangesproken worden. 4 / 5
Over producten en diensten: Er dienen snel grote publieksactiviteiten op de locatie te komen. Hierbij is het belangrijk een breed publiek trekken. Met kleine pilots voor specifieke groepen/doelen kunnen succesjes gebouwd worden. Maak onderscheid tussen De Kas en Atelier3D; prioriteit zakelijk dienstverlening; opbrengsten van zakelijke diensten nodig om zachte kant van De Kas mogelijk te maken. Focus dient te liggen bij een beperkt aantal thema s/programma s/speerpunten (energie, mobiliteit, voedsel, educatie), hierin moeten keuzes gemaakt worden. Leden kunnen georganiseerd worden rond thema s. Prioriteren, (her)profileren, kernactiviteiten benoemen zou deze zomer moeten gebeuren. Eigen Atelier3D-assortiment ontwikkelen en in de markt zetten is een van de eerste prioriteiten. Kennisontwikkeling van leden is aandachtspunt. Deze kennis ook weer vermarkten is een kans. Over het bestuur: Een sturende rol is nodig. Hierbij gaat het om het uitzetten van lijnen. De leden dienen hierin goed meegenomen te worden, bijvoorbeeld door te bloggen. Het moet vooral een goed team zijn. Een mix van verschillende persoonlijkheden/rollen die elkaar aanvullen (relatiegericht, inspirator, leider, denker..). Generalisten en specialisten. Concepten ontwikkelen, marketing en communicatie, commercialiteit, analytisch denken en intuïtie worden genoemd als vaardigheden die nodig zijn. Er moeten afspraken gemaakt worden over bezoldiging versus vrijwilligerswerk. Grote verschillen zijn niet wenselijk. Afspraken over onkostenvergoeding voor reiskosten, telefoon etc. dienen duiidelijk omschreven te worden. Afspraken over beschikbaarheid, vervangbaarheid etc. moeten worden gemaakt. Over beheer en financiën: Het opzetten van een administratieteam (financiële administratie, ledenadministratie, secretariaat); inventariseren werkzaamheden; taken verdelen; verantwoordelijke bestuursleden aanwijzen. Gastvrijheid en ontvangst van bezoekers/klanten zijn van belang (training leden/vrijwilligers). Voor klant/bezoeker een eenduidig aanspreekpunt (receptie/frontoffice) organiseren en daarachter de dienstverlening én verkoop (o.a. arrangementen) goed organiseren. Onderhoudswerk in kaart brengen, taken verdelen. Zutphen, 27 juni 2014 Mede namens Ton Swagten en Wietske Millekamp Wendy Dienske Voorzitter selectiecommissie 5 / 5