Commissie van Toezicht bij de Nummer L [ NOV 213 LLF De Hartelborgt te Spijkenisse Justitiële Jeugdinrichting Datum t 1
1. Inrichting Justitiële Jeugdinrichting De Hartelborgt De Commissie van toezicht leden functie Lid sinds Weekcommsisarissen dhr. drs. W.C.H. Brandt voorzitter mei 2009 mevr. mr. S. Conijnenberg lid apr. 2008 mr. dr. J. uit Beijerse lid mrt. 2009 dhr. drs. C.J. van Heijningen lid mrt 2009 mevr. E. Zegers lid apr. 2009 mevr. mr. S. Beumer lid sept. 2010 mevr. M. van Bokkem lid juni 2011 Beklagcommissie dhr. mr. drs. J van den Bos voorzitter okt. 2010 mevr. mr. W.R. Arema lid apr. 2009 dhr. mr. G.E. van der Pols lid mrt. 2011 mevr. E.J. van Beuzekom secretaris okt. 2011 Algemeen In de commissie van toezicht hebben 10 leden zitting. In de commissie zijn o.a. vertegenwoordigd: een rechter, advocaat, maatschappelijk werker, pedagogisch hulpverlener. De commissie van toezicht vergaderd om de 6 weken. Het betreft eerst een vergadering met enkel de leden van de commissie van toezicht gevolgd door een vergadering in aanwezigheid met de directie. In de vergadering buiten de aanwezigheid van de directie worden de punten die in de vergadering met de directie aan de orde komen voorgesproken; onderwerpen die aan de orde worden gesteld zijn o.a. de portefeuilles, de samenstelling van de commissie en het contact tussen de commissie van toezicht en de inrichting. Vaste agendapunten van een vergadering van de commissie van toezicht zijn o.a.; 1. Opening, verslag en actiepunten, ingekomen / uitgegane post, mededelingen 2. Portefeuilles, zoals: 1. bemiddeling en beklag, informatie en inspraak, 2. gezondheids zorg, orde & veiligheid, 3. contact met buitenwereld en resocialisatie, 4. verblijfsomstandigheden en opvoeding etc. 3. Bespreking maandcommissariaat en terugkoppeling door de directie 4. Beklagcommissie: bevindingen in de beklagzittingen en uitspraken 5. Mededelingen directie 6. Rondvraag en sluiting De onderwerpen die in de vergaderingen worden besproken betreffen veelal: - de bejegening en het leefklimaat van de jongeren in de inrichting; - de organisatorische en personele situatie in de inrichting; - het functioneren van de commissie van toezicht. Voor de beeldvorming zijn onderstaand een aantal specifieke onderwerpen benoemd die die in 2012 in de vergadering van de commissie zoal zijn besproken, zoals: 2
- samenstelling van de commissie van toezicht, bv over het werven van een arts in de commissie - portefeuilles: actualiteiten m.b.t. de portefeuilles - wijziging van de procedure beklag / bemiddeling: bv over: o de bijdrage die vanuit de inrichting geleverd kan worden aan het voorkomen / actief bemiddelen / oplossen van klachten o kwaliteit van de verweren, o de informatiepositie van de directie ter zitting o het afdoen van klachten binnen de gestelde termijn, etc. - nakomen van afspraken door afdelingshoofden bv ter zake de beschikbaarheid van sprekersbriefjes of de rol van afdelingshoofden in het kader van de bemiddeling (maken van afspraken, het verstrekken van informatie of een terugkoppeling). - De relatief hoge omvang van het aantal beklagzaken van de Hartelborgt tov het landelijk gemiddelde - Discussie over de omvang en inhoud van het dagprogramma: krijgen de jongeren de minimaal vereiste uren (77) aan groepsactiviteiten waarop zij recht hebben; en bv. - in aanvulling hier op is het juist dat specifieke activiteiten zoals douchen / persoonlijke verzorging op hun kamer gerekend wordt tot verblijf op de groep etc.) - Personele situatie (onderbezetting resp. het arbeidsverzuim op afdelingen / groepen) - Door de maandcommissarissen is een speciale bijeenkomst belegd om hun ervaringen m.b.t. de bemiddelingen onderling uit te wisselen. (zie verslag). - gesplitst draaien van groepen / kamerplaatsingen - Meldingen bijzondere voorvallen - Doorzoekingen van de kamer spit-acties - Kamerplaatsingen - Toekennen van tegemoetkomingen ( compensatie ) aan jongeren; - Het wel / niet doorgaan van You-turn - Het sluiten / opengaan van afdelingen - De informatie-uitwisseling en verbinding tussen de leiding versus de medewerkers op de groepen; en bijvoorbeeld de vertaling van beleid in uitvoering en de (voorgenomen) maatregelen naar aanleiding van de situatie op de groepen - Het naleven van procedures over o.a.: - klachten (het opnemen van contact en het in gesprek gaan door een afdelingshoofd met een jongere over de door deze ingediende klacht) - beklagzittingen (o.a. de kwaliteit van verweerschriften en de termijn waarop deze worden aangeleverd door de directie) De commissie van toezicht hanteert een (jaar)rooster waarin zijn vermeld: de vergaderingen van de commissie (om de 6 weken), het weekcommissariaat (elke week door een weekcommissaris voor 2 achtereenvolgende weken) en de beklagzittingen (elke 2 weken, waarvan elke 6 weken meervoudig). Elke week brengt de weekcommissaris een bezoek aan de inrichting; tijdens dit bezoek wordt o.a. gesproken met de jongeren over de door hen ingediende klachten, sprekersbriefjes of worden spontaan aangesproken tijdens hun rondgang over de afdelingen; ook spreekt de weekcommissaris veelal met een vertegenwoordiging van de directie of met medewerkers die werkzaam zijn in de Hartelborgt. In het kader van kwaliteitsbevordering zijn door de voorzitter en leden bijeenkomsten bezocht voor de voorzitters en leden van de commssies van toezicht. Ook heeft de voorzitter deelgenomen aan een dag georganiseerd door de RSJ in maart 2012. 3
2. Cijfers Zie punt 7 hiervoor. Er hebben 24 beklagzittingen plaatsgevonden. 3. De toezichthoudende taak Met de directie is overleg gevoerd over actuele aandachtspunten voor de inrichting en de doorwerking daarvan in de praktijk. In de vergaderingen van de commissie van toezicht met de directie zijn de navolgende onderwerpen met name in het verslagjaar aan de orde geweest: - de procedure bemiddeling en beklag - de stroomlijning van de klachtenprocedure - Het jaarplan 2013 en jaarverslag 2011 van de Hartelborgt - de dagprogramma s, groepsactiviteiten, onderwijs en de continuiteit daarvan: - de daadwerkelijke toerusting van jongeren gericht op de terugkeer naar de maatschappij. (bv. in de programma s en activiteiten zoals: You-turn, op school, tijdens sport, en andere groepsactiviteiten (koken, opruimen kamer etc.) (en ook tijdens de vakantieperioden en feestdagen ) - het doorlichtingsrapport van de inspectie VenJ 1 dd juli 2012. In deze doorlichting is o.a. vastgesteld hoe het is gesteld met: de rechtspositie van jongeren, de omgang met jongeren, de interne veiligheid, de maatschappelijke reïntegratie en de daarmee samenhangende aspecten van de organisatie o Uit de doorlichting komt naar voren dat er op alle aspecten nog verbeterpunten liggen, in het bijzonder t.a.v. het activiteitenprogramma, de agressiebeheersing, de accommodatie, de rapportage en de rechtmatige insluiting. o M.b.t. de rechtspositie van jongeren oordelen de inspecties kritisch over de continuïteit van het dagprogramma. Hier zijn twee factoren op van invloed, nl: De stabiliteit van de personeelsbezetting: mede door het ziekteverzuim is er nog altijd niet sprake van een stabiele personeelsbezetting. Het is regelmatig nodig dat groepen gesplitst draaien en krijgt elke afdeling slechts een half dagprogramma aangeboden. Jongeren blijven als hun afdeling dicht is op hun kamer. De samenwerking tussen de school en de inrichting om te komen tot een geïntegreerd dagprogramma met als doel dit te verbeteren. De inspectie Veiligheid en Justitie (lvenj) heeft samen met de Inspectie voor de Gezondheidszorg (IGZ) de Inspectie Jeugdzorg (IJZ) de iii De Hartelborgt doorgelicht op basis van het toetsingskader voor justitiële jeugdinrichtingen. Voor elk onderwerp uit het toetsingskader is aangegeven: het criterium, de bevindingen en het oordeel en eventuele aanbevelingen. Onderscheiden worden de dimensies: beleid, uitvoering en controle. Geconstateerd wordt dat de scores voor de dimensie: uitvoering veelal lager liggen dan die voor de dimensie beleid (dit geld met name voor de aspecten: Activiteiten, Accommodatie, Rapportage, Agressiebeheersing). Ofwel de uitvoering blijft veelal achter bij die voor beleid. 4
4. De adviestaak De belangrijkste aanbevelingen vermeld In het doorlichtingrapport zijn: - Zorg voor meer continuïteit in het dagprogramma, in ieder geval door uitval van activiteiten te voorkomen. Breid o.a. de monitoring van het dagprogramma uit en registreer en analyseer ook de uitval van andere activiteiten dan onderwijs. - Bereid het dagprogramma uit naar het minimum van 77 uur. Overweeg het dagprogramma in het weekend zodanig aan te passen dat jongeren in het weekend niet al om zes uur s avonds ingesloten worden. - Investeer in de personeelsbezetting en zorg er zo voor dat jongeren niet ingesloten worden tijdens hun dagprogramma. - Zorg dat alle medewerkers die contact hebben met jongeren regelmatig getraind worden in de vaardigheden voor de-escalerend optreden en fysiek ingrijpen. - Zorg voor een gelegenheid voor de jongeren om buiten te kunnen sporten. De commissie herkent zich in het door de IVenJ opgestelde doorlichtings rapport met bevindingen, conclusies en aanbevelingen. Verstoringen in het dagprogramma, zeker als dat bij een aantal afdelingen veelvuldig voorkomt, vormen veelal de aanleiding tot het in indienen van klachten door jongeren. Personeelsgebrek o.a. als gevolg van arbeidsverzuim is hier vaak debet aan. De advies- en toezichthoudende taak van de commissie van toezicht zijn nauw met elkaar verweven. Uit het houden van toezicht kunnen immers adviezen volgen. De toezichthoudende taak komt in eerste instantie tot uiting in het weekcommissariaat. Het gaat daarbij om toezicht op het reilen en zeilen voor de jongeren die in de Hartelborgt verblijven. De onderwerpen die met de directie worden besproken en uitgebrachte adviezen hebben o.a. als basis - De ervaringen en bevindingen van de weekcommissarissen opgedaan in de gesprekken met jongeren, - het contact met de medewerkers op de afdelingen of werkzaam elders in de inrichtingen, - de gesprekken met de leden van de directie en de vergaderingen van de commissie in aanwezigheid van de directie - de ervaringen van leden in andere inrichtingen of de informatie uit landelijke bijeenkomsten (voor cvt s, RSJ etc.) Zie de onder de toezichthoudende taak genoemde onderwerpen zoals: - de procedure bemiddeling en beklag - de stroomlijning van de klachtenprocedure - Het jaarplan 2013 en jaarverslag 2011 van de Hartelborgt - de dagprogramma s, groepsactiviteiten, de continuïteit daarvan; - het doorlichtingsrapport van de inspectie VenJ 2 dd juli 2012 2 De Inspectie Veiligheid en Justitie (lvenj) heeft samen met de Inspectie voor de Gezondheidszorg (IGZ) de Inspectie Jeugdzorg (IJZ) de iii De Hartelborgt doorgelicht op basis van het toetsingskader voor justitiële jeugdinrichtingen. Voor elk onderwerp uit het toetsingskader is aangegeven: het criterium, de bevindingen en het oordeel en eventuele aanbevelingen. Onderscheiden worden de dimensies: beleid, uitvoering en controle. Geconstateerd wordt dat de scores voor de dimensie: uitvoering veelal lager liggen dan die voor de dimensie beleid (dit geld met name voor de aspecten: Activiteiten, Accommodatie, Rapportage, Agressiebeheersing). Ofwel de uitvoering blijft veelal achter bij die voor beleid. 5
5. De bemiddelingstaak Op grond van de Beginselenwet Justitiële Jeugdinrichtingen (Bjj) kan een jeugdige binnen 7 dagen een klacht indienen. De jeugdige kan bij de beklagcommissie (Commissie van Toezicht) beklag doen over beslissingen van de directeur die tegen hem zijn genomen (art 65 BJJ).. Begin 2012 is de procedure beklag en bemiddeling door de directie vastgesteld. In deze procedure zijn de werkwijze en werkzaamheden m.b.t. de bemiddeling en beklag en beroep zoals deze geldt in De Hartelborgt beschreven 4. Deze procedure geldt als uitgangspunt en richtlijn voor het handelen m.b.t. de afhandeling van klachten. Als er een incident / voorval is waar de jongeren een klacht over wil indienden, vraagt hij de groepsleiding om een beklagformulier. De groepsleider vertelt de jeugdige dat het afdelingshoofd nog de zelfde dag, of de eerstvolgende werkdag waarop hij aanwezig is, naar de jongere toe zal komen of hij over het voorval wil praten. De bedoeling hiervan is om mogelijk tot een andere oplossing te komen dan het indienen van een klacht. In de praktijk blijkt echter dat deze afgesproken werkwijze vaak niet wordt nageleefd. Zo wordt door de maandcommissaris onder meer geconstateerd dat: - Nauwelijks sprekersbriefjes zijn door middel waarvan de jongere de mogelijkheid wordt geboden om met de maandcommissaris te spreken zonder dat hij daarvoor een klacht hoeft in te dienen; - het bespreken van voorvallen / incidenten door de groepsleiding (cf You-turn) met een jongere geregeld uit de weg wordt gegaan en door de medewerker de jongere gewezen wordt op de mogelijkheid tot het indienen van een klacht ; - in - de geval van klachten vaak geen gesprek met een afdelingshoofd heeft plaats gehad. werkwijze m.b.t. de klachtenprocedure niet uniform door de medewerkers op de verschillende afdelingen / groepen door de medewerkers wordt toegepast. Eind 2012 is door de weekcommissarissen belast met bemiddelingen een bijeenkomst gehouden waarin de ervaringen en werkwijze m.b.t. de bemiddelingstaak zijn uitgewisseld en besproken. Naast de eerder genoemde punten bestond er de algemene indruk dat er op sommige groepen de groepsleiding buiten het luchten en koken - relatief weinig bezig is / werkt met de jongeren. De groepsleiding verblijft merendeels in haar eigen ruimte en handelt eerder vanuit de eigen veiligheid (dan vanuit het pedagogisch kader (cf You-turn). Ook is er niet of nauwelijks zicht op de reële gang van zaken binnen de school. 6. De rechtsprekende taak Zoals eerder vermeld is begin 2012 de procedure beklag en bemiddeling door de directie vastgesteld. In de vergaderingen van de commissie van toezicht zijn de beklagzittingen een vast onderwerp op de agenda. In de vergaderingen van de CvT wordt door de beklagvoorzitters een terugkoppeling gegeven over de klachten die ter zitting zijn Voorafgaand hieraan zijn in een overleg tussen de directie van de Hartelborgt, de commissie van Toezicht (de leden die primair zijn belast met het doen van uitspraken in beklagzittingen) en de secretaris van de CvT een aantal verbeterpunten besproken en verwerkt in de vastgestelde procedure. Het bemiddelen van klachten door de maandcommissaris is al eerder op hoofdlijnen beschreven in het jaarverslag 2011 van de commissie van Toezicht als ook in het eerdergenoemde doorlichtingsrapport van de lvenj. (zie par. 2.9 Klachtafhandeling). 6
behandeld en de beslissingen in deze zaken. Bij de bespreking van de beklagen is herhaaldelijk geconstateerd dat het proces van bemiddeling en beklag vaak niet voldoet aan de verwachtingen. Geconstateerd zijn een aantal concrete knelpunten 5. De beklagvoorzitters hebben hun bevindingen en door hen geconstateerde knelpunten verwoord in de notitie: Beklagzaken een jaar later. In deze notitie wordt o.a. ingegaan op: - de maatstaven voor een goede beklagzitting, - de aspecten die zijn verbeterd. (de directie is beter op de hoogte van de klachten, onderliggende stukken voor zittingen worden vaker aangelverd) - de aspecten die verbetering behoeven (kennis van vertegenwoordiging van de directie ter zitting, de communicatie, besef en draagvlak bij groepsleiders voor het vastleggen van formaliteiten, documentatie) De directie heeft toegezegd met verbeterplan te komen n.a.v. de bevindingen en knelpunten. 7. Overige vermeldenswaardige activiteiten en gebeurtenissen (alleen voor zover niet onder een van de voorgaande rubrieken is te brengen). Eind 2012 is besloten door de DJI tot sluiting tot de locatie Kralingen, waarmee o.a. wordt beoogd een grotere efficiency en besparing van kosten. (In mei 2013 zijn de afdelingen van de locatie Kralingen overgeheveld naar de locatie Spijkenisse; Op de locatie Spijkenisse zijn - binnen de muren van de Hartelborgt - deze afdelingen van Kralingen voortgezet). In 2012 is maandelijks door de maandcommissaris een bezoek gebracht aan de jeugdigen in Kralingen (nachtdetentie). In 2012 zijn er geen zittingen in Kralingen gehouden, de klachten van jeugdigen uit Kralingen worden behandeld in de Hartelborgt. 1. De kennis van de toepasselijke regelgeving. De aandacht voor de (wettelijke) basis voor het handelen door medewerkers en voor de formaliteiten die voor bepaalde handelingen zijn voorgeschreven, zoals het vooraf horen van de jeugdige en daarvan verslag opmaken. 2. Het op de hoogte zijn van de werkelijke situatie. Op zittingen wordt door de directie veelal volstaan met het verwijzen naar de verweren. 3. De (on)volledigheid en tijdigheid van de dossiers. Er zijn beklagzaken waarin verweren ontbreken of niet tijdig worden aangeleverd. 4. 7
8. AANTAL KLACHTEN: 2012 2011 Totaal aantal klachten: INGEKOMEN 244 196 Werkvoorraad per begin jaar 26 27 Afgedaan: via beschikking - Deels gegrond - Gegrond - Ongegrond - Niet-ontvankelijk Totaal afgedaan via beschikkingen Waarvan: mondeling afgedaan Waarvan: schriftelijk afgedaan Totaal afgedaan via beschikkingen 5 53 39 19 38 78 116 116 1 29 32 19 12 69 81 81 Afgedaan: anders dan via beschikking - Ingetrokken - Ingetrokken na bemiddeling - Aantal klachten door ons doorgestuurd - Aantal afgedane rogatoire verzoeken Totaal anders afgedaan 11 90 7 4 112 3 105 8 116 Totaal aantal klachten: AFGEDAAN 228 197 Werkvoorraad per eind jaar 42 26 De directeur is tegen drie uitspraken van de beklagcommissie in beroep gegaan. Twee klagers zijn in 2012 in beroep gegaan. 8
Onderstaand overzicht geeft de verdeling weer van de 244 in 2012 ingekomen klachten naar onderwerp. (als ook voor de jaren 2011, 2010 en 2009). AANTAL KLACHTEN: 2012 2011 2010 2009 - - - 1 Totaal aantal klachten: INGEKOMEN 244 196 233 301 On de rwerp: Activiteiten 98 48 76 50 Verzorging 29 26 39 64 Persoonlijke voorwerpen 24 16 13 38 Bejegening 18 15 13 32 Orde maatregel 15 6 6 15 Informatie/procedure 14 29 21 19 Verlaten inrichting 14 14 14 7 Disciplinaire straf 7 12 13 21 Contact buitenwereld 6 5 12 6 Rekening courant 5 5 4 4 Rogatoir verzoek 5 7 4 - Behandeling 1 1 1 - Controle 3 4 4 16 Regime 2 1-1 Geweld 1 3 2 5 Toezicht 1-3 - Timeout 1 Bewegingsvrijheid - - - 8 Compensatie 1 4 - - Schadeverhaal 3 3 1 - Selectie / overplaatsing 2 1 8 - Transport - - - - Uit de klachtenoverzicht blijkt de toename met 25% in de omvang van klachten. De toename betreft met name de klachten over (het gebrek) aan Activiteiten. De klachten zijn niet evenredig gespreid over de afdelingen van de Hartelborgt, maar zijn geconcentreerd op slechts enkele afdelingen. Personeelsgebrek (arbeidsverzuim door groepsleiding) is een van de belangrijkste factoren voor het indienen van klachten door jongeren (over kamerplaatsingen, gesplitst draaien, niet doorgaan van verlof, etc). Verontrustend is het verder oplopende (hoge) arbeidsverzuim namelijk: 2010: 10,2% 2011: 9,8% 2012: 10,8% 2013: 13,4% (ruim boven de door de DJI gehanteerde norm van 8%) bron Jaarverslagen resp. viermaandrapportages. Onderliggende oorzaak voor het (structureel langdurig) arbeidsverzuim is wellicht het niet optimale leef- / werk-klimaat op deze groepen als ook de onderlinge verhoudingen tussen groepsleiding en de jongeren op de groep. De medewerkers op de groep melden zich ziek en de jongeren beklagen zich o.a. over het gebrek aan continuïteit in het dagprogramma of het niet doorgaan van verlof (zie ook de bevindingen in het inspectierapport van de lvenj). 9