WL het Octet (InteraktContour)
Utrecht, december 2013 Geschreven door: Tiddo Evenhuis Postbus 8224 3503 RE Utrecht Telefoon: 030 293 76 64 Fax: 030 296 33 19 www.hetlsr.nl info@hetlsr.nl Copyright LSR, landelijk steunpunt medezeggenschap Postbus 8224, 3503 RE Utrecht Alle rechten voorbehouden. Niets uit dit document mag worden vermenigvuldigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand, of openbaar gemaakt, in enige vorm of op enige wijze, hetzij elektronisch, mechanisch, door fotokopieën, opnamen, of op enige andere manier, zonder voorafgaand schriftelijke toestemming van het LSR. 2
Samenvatting Verbeterpunten + afspraken Naleven afspraken Reactie bewoners Nieuwe afspraken Tijdpad 1 Kwaliteit van de maaltijd. De smaak is onvoldoende en het eten is niet altijd op temperatuur. Afspraak: Medewerkers en oproepkrachten worden opnieuw gewezen op instructie voor opwarmen maaltijden. Gedeeltelijk Gedeeltelijk ontevreden /gedeeltelijk tevreden: Temperatuur vaak niet goed. Smaak wel goed. Manager bespreekt opnieuw de juiste manier van opwarmen met personeel. Invalkrachten krijgen ook opnieuw instructie. December 2013 2 Brandveiligheid Vluchtroute is niet toegankelijk voor mensen met een beperking. Tevreden Niet nodig. Bestaande afspraak blijft van kracht Continu Afspraak: Brandveiligheid blijft vast agendapunt cliëntenraad. Ja 3 Informatievoorziening nieuwe medewerkers Nieuwe medewerkers en oproepkrachten worden niet goed geïntroduceerd. Ontevreden Manager zet zich in voor het vormen van een vaste ploeg invallers. Dat moet minder onrust veroorzaken. In de loop van 2014 Afspraken : Tijdens vergadering cliëntenraad worden cliënten geïnformeerd over nieuwe medewerkers. Gedeeltelijk De eerdere afspraken blijven van kracht Continu 3
Verbeterpunten + afspraken Naleven afspraken Reactie bewoners Nieuwe afspraken Tijdpad Op het mededelingenbord staat wie de nieuwe medewerker is. Gedeeltelijk In nieuwskrant Octet aandacht voor nieuwe medewerker. Gedeeltelijk Eerste dienst nieuwe medewerker is altijd avonddienst. Gedeeltelijk Vaste medewerker introduceert nieuwe medewerker. Gedeeltelijk 4 Tijd medewerkers Medewerkers hebben minder tijd voor cliënten. Wanneer er één medewerker aanwezig is, is er minder tijd voor de cliënten en het beantwoorden van de telefoon. Afspraak: Op vaste momenten wordt het antwoordapparaat ingeschakeld. Nee Ontevreden Manager en team bedenken manieren om telefoonlast te beperken. Tijdens het eten bij niet dringende telefoontjes op een andere tijdstip terug te bellen. Er komt enige flexibiliteit in tijdstip waarop bewoners geholpen worden. Vaste tijden voor hulp blijft uitgangspunt Medicatie blijft op vaste tijden gegeven worden Vanaf december 2013 5 Tafel gezamenlijke ruimte Tafel is aan de kleine kant voor alle cliënten. Ontevreden Situatie blijft hetzelfde. Maar manager zal bezwaren bewoners met team bespreken. December 2013 4
Verbeterpunten + afspraken Naleven afspraken Reactie bewoners Nieuwe afspraken Tijdpad Afspraak: Cliënten blijven in twee groepen eten (gezamenlijke ruimte en kantoor). Nee, afspraak is teruggedraaid Datum: Datum: Handtekening voor akkoord Handtekening voor akkoord Locatiemanager Cliëntenraad 5
6
Inleiding In 2012 heeft het LSR, Landelijk steunpunt medezeggenschap bij WL het Octet een cliëntenraadpleging uitgevoerd. De bewoners en de locatiemanagers Desiree Hennig en Hennie van Grouw hebben in december 2012 afspraken gemaakt naar aanleiding van de uitkomsten van de cliëntenraadpleging. Deze afspraken zijn vastgelegd in een verbeterplan. Het verbeterplan maakt onderdeel uit van het rapport Cliëntenraadpleging WL het Octet. Op 25 november 2013 is het verbeterplan geëvalueerd. Hierbij waren aanwezig: de bewoners van Octet, de locatiemanager Angela Fine en de ondersteuner van het LSR, Tiddo Evenhuis. Per onderwerp zijn de afspraken geëvalueerd. In het evaluatieverslag is een samenvatting van verbeterpunten en afspraken opgenomen. Deze samenvatting wordt als losse bijlage meegeleverd en voor akkoord getekend door de bewonersraad en de locatiemanager. Het ondertekende exemplaar wordt door de locatiemanager opgestuurd naar de kwaliteitsfunctionaris van InteraktContour. 7
Verbeterpunt 1: De kwaliteit van de maaltijd Uit het verbeterplan 2012: Maaltijden Niet iedereen is tevreden over de smaak van het eten en het eten is niet altijd warm genoeg. Afspraken Er zijn vier afspraken gemaakt: Alle medewerkers worden opnieuw attent gemaakt op het correct volgen van de instructie voor het opwarmen van de warme maaltijden. Tijdens het teamoverleg wordt dit punt ook besproken met alle medewerkers. Er zal dan aandacht zijn voor het belang van het volgen van de instructie. Ook wordt er gekeken naar hoe het opwarmen van de maaltijden het beste in de planning past. Alle oproepkrachten ontvangen de opwarm-instructie in hun postvakje. Alle oproepkrachten worden tijdens de eerstvolgende dienst door een vaste medewerker geïnformeerd over de instructie en het belang daarvan. Evaluatie 2013 Volgens de bewoners gebeurt het nog steeds dat het eten soms lauw of koud is. De temperatuur van het eten is wisselend. Deze ervaring hebben alle bewoners. Tijdens dit gesprek merkt een bewoner op die geholpen moet worden bij het eten dat hij vaak koud eten krijgt, omdat de begeleiders eerst bezig zijn met het helpen van andere bewoners. De vaste begeleiders die op het Octet werken warmen het eten meestal wel goed op, invallers doen dit minder vaak goed. De smaak van het eten en de porties zijn wel verbeterd sinds Huuskes de leverancier is, vinden de bewoners. Conclusie De temperatuur van het eten is nog steeds een verbeterpunt. De smaak van het eten en de porties zijn goed. Nieuwe afspraken De manager Angela Fine gaat het op de juiste manier opwarmen van het eten bespreken in het team. Ook de invalkrachten gaan opnieuw geïnstrueerd worden. Tijdpad: Op de eerstvolgende vergadering met het team in december 2013 zal dit besproken worden. 8
Verbeterpunt 2: Brandveiligheid Uit het verbeterplan 2012: Brandveiligheid Cliënten weten wat ze moeten doen wanneer er brand uitbreekt. Een aantal cliënten maakt zich zorgen over de toegankelijkheid van de vluchtroute voor mensen met een beperking. De locatiemanager vertelt tijdens de verbeterplanbespreking dat er vaste afspraken zijn gemaakt over het ontruimen tijdens brand. Wanneer het brandalarm gaat, moeten alle cliënten in het appartement blijven en de deur sluiten. Cliënten moeten in hun kamer blijven, totdat ze geroepen worden. Het Octet beschikt over brandvertragende deuren en muren. Medewerkers en brandweer kunnen precies zien waar de brand is. Wanneer er brand uitbreekt in een appartement van een cliënt wordt deze cliënt als eerste naar buiten geholpen. Cliënten worden altijd geholpen met het verlaten van het Octet tijdens brand. Het is niet mogelijk om de vluchtroute aan te passen, zodat iedereen zelfstandig het gebouw kan verlaten. Het is belangrijk dat iedereen zich aan het protocol houdt, zodat iedereen op een veilige manier het gebouw in geval van nood kan verlaten. De nieuwe locatiemanager vindt het belangrijk dat het onderwerp brandveiligheid op de agenda van de cliëntenraad blijft staan. Afspraken Brandveiligheid blijft een vast agendapunt voor de cliëntenraad. Dit is een lopende afspraak. De cliëntenraad en de manager zijn verantwoordelijk voor deze afspraak. Evaluatie 2013 De brandveiligheid staat niet op de agenda van de cliëntenraad zelf, maar wordt wel regelmatig besproken met de bewoners. Een medewerker herhaalt ongeveer 1 keer per maand met de bewoners de brandveiligheidsafspraken. Dit is voorafgaand aan de vergadering van de cliëntenraad. Het bijwonen van het herhalen van de brandveiligheidsafspraken is niet verplicht maar voor wie er behoefte aan heeft. Deze afspraak bevalt de bewoners nog steeds. Nieuwe afspraken Nieuwe afspraken zijn niet nodig. De bestaande afspraak blijft van kracht. 9
Verbeterpunt 3: Informatievoorziening nieuwe medewerkers Uit het verbeterplan 2012: Nieuwe medewerkers Nieuwe medewerkers en oproepkrachten worden niet altijd goed geïntroduceerd op de woonlocatie. Het komt weleens voor dat er opeens een nieuwe medewerker of oproepkracht aan het bed van de cliënt staat. Dit vinden cliënten vervelend. Afspraken Zodra bekend is dat er een nieuwe medewerker komt, wordt dit tijdens een gezamenlijk koffiemoment aan de cliënten verteld. Op het mededelingenbord komt te staan wie de nieuwe medewerker is en wanneer hij/ zij begint. In het nieuwskrantje van het Octet zal aandacht worden besteed aan de introductie van nieuwe medewerkers. De eerste dienst van een medewerker is altijd een avonddienst. Nieuwe medewerkers zijn dan altijd boventallig. De vaste medewerker introduceert de nieuwe medewerker tijdens deze eerste avonddienst. Evaluatie 2013 De afspraken zijn maar gedeeltelijk of sporadisch nagekomen. De bewoners hebben het afgelopen jaar vaak met verschillende invallers te maken gehad. Dat vinden de bewoners lastig. De manager vertelt dat er het afgelopen jaar op het Octet een aantal personeelswisselingen en roosterproblemen zijn geweest. Daardoor moesten er veel invallers ingezet worden op het Octet. Ook is er het afgelopen jaar in korte tijd twee keer van manager gewisseld. De manager vertelt dat er op het moment van deze evaluatie drie vaste medewerkers van het Octet ziek zijn. Ook hier moeten invallers voor worden ingezet. Met als gevolg dat de verbeterpunten die in het verbeterplan zijn genoemd toch nog voorkomen. Het Octet probeert nu met een vaste invalploeg te gaan werken. Deze invalmedewerkers zijn dan bekend bij de bewoners en kennen de bewoners ook beter. In het weekend komt het voor dat er maar één medewerker voor de woning is. De manager vertelt dat er een inwerkmap is met instructies voor nieuwe medewerkers. De manager hoopt dat de personeelssituatie verbetert in het nieuwe jaar, daar zet ze zich voor in. Ze werkt aan het inzetten van een vaste groep invallers, dit zal minder onrust veroorzaken. 10
Nieuwe afspraken De manager zet zich er voor in dat er een vaste invalploeg komt op het Octet. De eerdere afspraken over informatievoorziening nieuwe medewerkers blijven van kracht en worden opnieuw besproken in het teamoverleg. Tijdpad De vaste invalploeg moet in 2014 gerealiseerd worden. 11
Verbeterpunt 4: Tijd medewerkers Uit het verbeterplan 2012: Tijd medewerkers Uit de vragenlijst en het groepsgesprek blijkt dat cliënten het gevoel hebben dat medewerkers minder tijd voor hen hebben. Medewerkers zijn vaak erg druk en soms ook gestrest. Soms is er maar één medewerker op de woonlocatie aanwezig. Als er dan veel telefoontjes binnenkomen, heeft de medewerker minder tijd voor de cliënten. De cliëntenraad en de manager maken daarom de volgende afspraak: Afspraken Op piekmomenten van de dag wordt het antwoordapparaat ingeschakeld. De nieuwe locatiemanager zorgt ervoor dat er vanaf eind januari 2013 een antwoordapparaat beschikbaar is voor het Octet. Evaluatie 2013 De medewerkers worden nog steeds gestoord door telefoontjes tijdens de zorg of onder het eten, volgens de bewoners. De manager legt uit dat het probleem is dat de interne en externe telefoontjes op één lijn binnen komen. Medewerkers kunnen het verschil daartussen niet zien op de telefoons die ze bij zich hebben. Medewerkers moeten daarom wel alle telefoontjes beantwoorden want het kan een hulpoproep zijn van een bewoner. Het antwoordapparaat kan niet ingeschakeld worden omdat bewoners die om hulp bellen anders ook het antwoordapparaat aan de lijn krijgen. Het is een lastig onderwerp, waarvoor niet direct een technische oplossing is, volgens de manager. Bewoners begrijpen dit maar vinden het nog steeds heel onrustig. Het zou handig zijn als er toch onderscheid kan worden gemaakt tussen externe en interne oproepen. De bewoners komen daarnaast met het voorstel om de tijden waarop ze geholpen worden iets flexibeler te maken. Begeleiders kunnen iets eerder of iets later komen dan de afgesproken tijd, met een redelijke marge. Begeleiders hebben dan meer tijd om rustig af te maken waar ze mee bezig zijn. Bewoners en manager zijn het wel over eens dat het hebben van vaste tijden voor zorg iets is om naar te streven. Medicatie moet wel op een vaste tijd gegeven worden. 12
Nieuwe afspraken De manager bespreekt met het team ideeën voor verbetering van de telefoonlast. De manager en de bewoners spreken af dat medewerkers tijdens het eten bij telefoongesprekken die niet dringend zijn aan de beller vragen of er na het eten teruggebeld kan worden. De bewoners en de manager spreken af dat er flexibiliteit mag zitten in de tijd waarop bewoners geholpen worden. Begeleiders kunnen iets eerder of iets later komen dan de afgesproken tijd, met een redelijke marge. Wat een redelijke marge is moet nog samen worden ondervonden. Het hebben van vaste tijden voor hulp blijft het uitgangspunt. Medicatie blijft uiteraard op een vaste tijd gegeven worden. Tijdpad De manager gaat dit in december 2013 met het team bespreken. De manager zal de bewoners hier 9 december 2013 over terugkoppelen. 13
Verbeterpunt 5: Tafel gezamenlijke ruimte Uit het verbeterplan 2012: Tafel gezamenlijke ruimte Tijdens het groepsgesprek geven de cliënten aan dat de tafel in de gezamenlijke ruimte te klein is voor de gehele cliëntgroep. Tijdens de verbeterplanbespreking komt naar voren dat de tafel op zich groot genoeg is voor de gezamenlijke koffiemomenten en de vergaderingen. Voor het avondeten is de tafel eigenlijk te klein. Tijdens het avondeten eten cliënten in twee groepen. Hier is voor gekozen, omdat er dan meer rust op de groep is. Eén groep eet in de gezamenlijke ruimte en de andere groep eet op het kantoor. Cliënten zijn tevreden over deze afspraak. Ze vinden het belangrijk dat deze afspraak blijft staan. Ook wanneer er volgend jaar een nieuwe locatiemanager is. Uiteindelijk wordt besloten om de huidige tafel in de gezamenlijke ruimte te laten staan. Afspraken en tijdpad Cliënten eten in twee groepen. Eén groep eet in de gezamenlijke ruimte en de andere groep eet op kantoor. Dit is een lopende afspraak en de manager is verantwoordelijk voor het nakomen van deze afspraak. Evaluatie 2013 De bewoners eten nu aan twee tafels in de gezamenlijke ruimte. Ze kunnen niet meer in twee aparte groepen eten, waarbij één groep op het kantoor eet en één groep in de gezamenlijke ruimte. De bank uit de gezamenlijke ruimte is verplaatst naar het kantoor, er staan nu twee tafels in de gezamenlijke ruimte. De meeste bewoners vinden het erg jammer dat de eerdere regeling is ingetrokken. Want het beviel goed. Het was rustiger tijdens het eten en de ene groep bewoners kon tijdens het eten gesprekken houden zonder dat de andere groep daar last van had. Dat de bank uit de woonkamer is weggehaald gaat ten koste van het huiskamergevoel, vinden de bewoners. Reactie manager: Hier is voor gekozen omdat het Octet met minder personeel moet werken. Hierdoor is er minder toezicht tijdens de maaltijden. Medewerkers kunnen niet twee groepen in twee aparte ruimtes in het oog houden en begeleiden. Dit was niet goed voor de sfeer en ook niet veilig. In het verleden zijn er meerdere onveilige situaties geweest, dat is nu overigens minder geworden. De bank in de huiskamer is weggehaald omdat sommige bewoners vaak tegen de regels in op de bank slapen. Daarom is de regeling teruggedraaid. De gezamenlijke ruimte is voor gezamenlijke activiteiten zoals 14
eten en koffiedrinken. Iedereen woont in principe op zijn eigen appartement, daar kan men zelfstandig wonen en heeft men de beschikking over een bank en TV. De manager heeft begrip voor de bewoners, maar wil de situatie nu niet veranderen en zal dit punt in de teamvergadering in december bespreken. Nieuwe afspraken De manager zal over de bezwaren van de bewoners tegen het intrekken van de eerdere regeling in december met het team overleggen. 15