Aalst, 11 maart 2013 Beste handelaar, Van verschillende kanten worden wij gevraagd of het niet mogelijk is om, zoals in Nederland regelmatig gebeurt, een tweedehandsbeurs samen te stellen met allemaal professionele handelaars die goederen aanbieden rond geluid, licht en muziekinstrumenten. In onze regio zitten nu eenmaal heel wat verenigingen ( carnaval, sport, jeugdhuizen, beginnende deejay s, horecazaken, startende artiesten) die maar al te graag met het betere materiaal werken maar er het budget niet voor hebben. Tweedehandsmateriaal kan hen hierbij dikwijls helpen. Daarom dat wij dit idee zien zitten en ervan overtuigd zijn, mits voldoende aanbod, een geslaagde beursdag te kunnen organiseren, waarbij meer dan voldoende kooplustigen komen opdagen. Wij zouden dit jaar een eerste beursdag organiseren op zaterdag 1 juni 2013, in de ruime Florahallen te Aalst. Deze zaal is met zijn meer dan 9000 m² ideaal om snel en eenvoudig een dergelijke beurs op te bouwen. Met 6 meter brede gangpaden kunnen de standhouders tot aan hun plaats rijden om alles in de stand geplaatst te krijgen. Bovendien kan er reeds de dag voordien opgebouwd worden. In deze inschrijvingsbrochure vindt U alle info rond deze beurs. Indien u wil deelnemen vragen we U om het invulformulier achteraan de brochure in te vullen en terug te sturen via mail of fax. Zodra U heeft ingetekend zetten wij alles in gang om u snel alle nodige promomaterialen toe te sturen. Dit complete dossier kan je ook downloaden via onze website www.lavera-events.be onder het evenement Second hand Sound & Light. Bekijk alvast even het dossier in deze brochure. Vriendelijke groeten, Partrick Van de Meerssche Afgevaardigd bestuurder N.V. LAVERA Lavera Events We make it happen! 2
PRACTISCHE INFO SECONDHAND SOUND & LIGHT BEURS Waar: Florahallen Aalst - Aelbrechtlaan 78-9300 Aalst Tel. & fax: +32 (0)53/770.776 - Gsm: +32 (0)478/88.59.38 Wanneer: Zaterdag 1 juni 2013 van 11u00 tot 17u30 Standhouders: Professionele ondernemingen gespecialiseerd in verhuur en verkoop van geluid en licht voor evenementen alsook handelaars in muziekinstrumenten. Bezoekers: Een ruim publiek, waarbij de aandacht vooral gelegd wordt op mensen die interesse hebben om geluid en licht, alsook muziekinstrumenten aan te schaffen, maar afgeschrikt worden door de grote investeringen. Organisatie: N.V. Lavera, Meerminlaan 28/31 8300 Knokke. Lavera staat reeds meer dan 5 jaar garant voor perfect georganiseerde beurzen van allerlei aard. Tevens zijn zij als eventorganisator in de ruime regio gekend als een garantie op succes. Opbouw: Ten einde op de dag zelf niemand te stresseren kan er op vrijdag 31 mei 2013 heel de dag opgebouwd worden tussen 9 en 7 uur. Voor wie van verder komt is er op zaterdagmorgen ook nog mogelijkheid tussen 7 en 10 uur. De grootte van de zaal ( meer dan 8000 m²) laat ons toe om ruime en brede gangen te maken tussen de stands, zodat iedere standhouder tijdens de opbouw met een lichte vrachtwagen kan rijden tot aan zijn standplaats. Standen: De zaal werd verdeeld in een kleine honderd standen van 5 meter breedte op 3 meter diepte. Iedere standhouder krijgt bovendien een basisstroomvoorziening van 1600 Watt/220V in de huurprijs ingerekend. Kostprijs: Een stand van 15m² (3m diep op 5 meter gangzijde) kost 300 euro exclusief BTW. Wilt u een hoekstand, waardoor u 8 meter verkoopplaats krijgt aan het gangpad, dan betaalt u 10% meerprijs. Wil U een kopstand (twee hoekstanden) waarbij u 16 meter verkoopplaats krijgt aan het gangpad, dan betaalt u 20% meerprijs. Neemt u in totaal meer dan 2 delen dan mag u van de totale kostprijs 10% korting aftellen. Er zijn ook tafels en stoelen beschikbaar voor wie dit wenst aan zeer democratische prijzen. Bestel deze wel onmiddellijk mee via het bijgevoegde inschrijvingsdocument. Iedere standhouder krijgt tevens per gehuurd deel een pakket van 40 inkomtickets toegestuurd na betaling van de factuur. Op deze wijze krijgt u in principe het betaalde standgeld terug in inkomtickets. U kan dan zelf zorgen via uw gekend cliënteel dat deze beurs een topper wordt op gebied van bezoekers. 3
Betaling: U dient voorlopig niets te betalen. Binnen de week nadat we uw inschrijvingsformulier ontvangen hebben, sturen we een factuur met de volledige huurprijs naar u toe per mail. U betaalt deze factuur binnen de 10 kalenderdagen. Nadien krijgt u van ons per kerende een schrijven met de voor voldaan getekende factuur alsook een volledig promopakket en de toegangskaarten. Promotie: Uiteraard doen we er alles aan om van deze beurs een groot succes te maken. Wij maken alvast publiciteit in de regionale media via Roularta Mediagroep (De Streekkrant en De Zondag), City Music, de regionale televisie TV OOST en het vakblad MEET MUSIC. Verder verdelen we 35.000 A5 flyers en 750 A2 affiches in de gespecialiseerde zaken. Uiteraard bezorgen we u ook de nodige flyers en affiches want het zijn jullie die het best weten waar de klanten zitten. Via onze website en Facebook kunnen we ook vele duizenden potentiële bezoekers bereiken. Bij inschrijving stuurt u best ook de link mee naar de website van uw zaak zodat iedere bezoeker van onze website direct al kan gaan kijken wat er bij jullie mag verwacht worden. Stuur ook een logo in hoge resolutie door zodat we dit kunnen plaatsen op alle communicatie via het net. Beursplan: Op pagina 7 in deze brochure vindt u ook een beursplan met de standplaatsnummers. U kan bij inschrijving uw voorkeur meedelen en voor zover mogelijk zullen we hiermee rekening houden. Via onze website www.laveraevents.be kan u vanaf 1 april 2013 dagelijks meevolgen wie waar staat. Je kan dit volgen via de NEWS rubriek. Contact: NV LAVERA: Patrick Van de Meerssche +32 (0)478/88 59 38 patrick@lavera-events.be John De Jonge +32 (0)496/16 80 20 john@lavera-events.be Jan Lambrecht +32 (0)477/63 00 14 lambrecht.jan@telenet.be Tel.& fax kantoor +32 (0)53/770 776 PRO APPLE STAR: Ringo Appelmans +31 (0)6/53 72 12 75 4
VOORWAARDEN DEELNEMERS / STANDHOUDERS SECONDHAND SOUND & LIGHT BEURS Deze beurs wordt georganiseerd door N.V. Lavera, een evenementenbureau uit Knokke verder hier te noemen als organisator. De persoon genoemd op het inschrijvingsformulier als contactpersoon van het bedrijf dat inschrijft, is hoofdelijk aansprakelijk voor de inschrijving en alle daaraan verbonden verplichtingen, verder hier te noemen als deelnemer. Onder deelnemer worden ook de medewerkers van de deelnemer verstaan. 1. Door het volledig invullen van het inschrijfformulier uit het informatiepakket, verplicht de deelnemer zich tot deelname aan het door de organisator georganiseerde evenement en dit voor het jaar 2013 op zaterdag 1 juni 2013 in de Florahallen te Aalst, Aelbrechtlaan 78. 2. Na ontvangst van het inschrijfformulier wordt een bevestiging verstuurd. Deze wordt vergezeld van een faktuur voor de verkoopruimte en aanverwante materialen. Deze faktuur dient binnen de 10 werkdagen betaald te zijn als definitieve inschrijving. Wanneer door omstandigheden de betaling niet tijdig is voldaan, is de organisator gemachtigd de gereserveerde plaats opnieuw uit te geven aan een andere deelnemer. Na ontvangst van de volledige betaling zal de plaats definitief worden toegekend. Dit kan een andere plaats zijn dan waarvoor de voorkeur is aangegeven op het inschrijfformulier. Een plan met de definitieve plaatsaanwijzing zal aan iedere deelnemer doorgestuurd worden uiterlijk 14 dagen voor de beurs. Iedere deelnemer krijgt gratis inkomtickets toegestuurd ten bedrage van zijn huur standplaats, dus per standdeel van 300 euro worden u steeds 40 inkomtickets toegestuurd ter waarde van 7.50 euro per stuk en dit binnen de 10 dagen na ontvangst van uw betaling. 3. De deelnemer wordt pas dan op de site vermeld en geactualiseerd op de plattegrond ingedeeld na ontvangst van de volledige betaling. 4. Het afmelden van deelname tot aan 1 maand voorafgaand aan het evenement kan alleen dan geschieden wanneer er zeer dringende redenen zijn. De annuleringskosten zijn dan 25 % van het in rekening gebrachte (te brengen) bedrag, met een minimum van 100,00 excl. BTW, welke dan terstond opeisbaar is door de organisator. Het afmelden in een periode vanaf 1 maand en minder voorafgaand aan het evenement kan alleen dan geschieden wanneer er zeer dringende redenen zijn. De annuleringskosten zijn dan gelijk aan het in rekening gebrachte bedrag, welke dan terstond opeisbaar is door de organisator. Bij het inschrijven voor deelname korter dan 7 dagen voor het evenement is het betalen van de faktuur uitsluitend mogelijk door cash betaling voor opbouw stand op het beurssecretariaat. 5. De officiële inschrijving voor deelname sluit 3 dagen voor het evenement. 6. Bij het in gebreke blijven van enige betaling kan door de organisator een incassobureau ingeschakeld worden, waarbij alle (buiten)gerechtelijke kosten voor rekening komen van de deelnemer. 7. De deelnemer ontvangt ter promotie poster(s) en/of flyers. De exposant wordt geacht hiermee promotioneel mee te werken in de aanloop naar de beurs. Het plaatsen van een banner of link op de eigen website van de deelnemer wordt als tegenprestatie gezien t.o.v. de gratis link op de site van het evenement. 8. De in de verkoopruimte aangeboden materialen dienen overeen te komen met de omschrijving van het evenement.voor de Second Hand beurs geldt dat de aangeboden goederen van gebruikte aard dienen te zijn, dan 5
wel uit de meest actuele catalogi van de fabrikant/producent/importeur/verdeler verwijderd dienen te zijn. Dit ter beoordeling van de organisator in geval van twijfel. Het aanbieden van (nieuwe) actuele producten uit catalogi is strikt verboden.bij aantreffen is de organisator gemachtigd de exposant de goederen per direct te (laten) verwijderen en in tweede instantie gemachtigd de goederen door medewerkers van de organisator te laten verwijderen en buiten de beurs op te slaan. Deze goederen kunnen slechts dan terugverkregen worden na (contante) betaling van de gemaakte kosten voor transport en opslag, zulks ter beoordeling van de organisator. 9. Gedurende het evenement dient de deelnemer zich op te stellen als een professionele standhouder, die het belang van medestandhouders in acht neemt. Hieronder wordt verstaan het niet onnodig of overmatig produceren van geluid, licht en/of rook. Het gebruik van alcoholische dranken op de standen is niet toegelaten. In geval van overlast door overmatig alcoholgebruik is de organisator gemachtigd de betreffende deelnemer van de beurslocatie te verwijderen dan wel in verzekerde bewaring te laten stellen door het daartoe bevoegd gezag. De organisator is geenszins aansprakelijk voor (im)materiale en/of financiële schade door bovenstaand gedrag. Het meebrengen van drank- en etenswaren voor verstrekking aan derden is niet toegestaan. Hiertoe is door de organisator immers een beursbar ingericht. 10. Bij het aantreffen van goederen, waarvan andere deelnemers of bezoekers hetgeen kunnen aanmerken en bewijzen als hun wettelijk eigendom zal de plaatselijke politie worden ingeschakeld. Het aanbieden en/of verkopen van gestolen of van heling afkomstige goederen is ten strengste verboden en kan verwijdering van de deelnemer van de beurslocatie tot gevolg hebben. Restitutie van betaalde fakturen voor deelname aan de beurs wordt op voorhand dan afgewezen. 11. De organisator is op geen enkele wijze verantwoordelijk voor de aangeboden goederen, middelen en/of diensten van de exposanten. De organisator is niet betrokken bij enige handeling en/of financiële overeenkomst tussen bezoeker(s) en de exposant(en). Iedere bezoeker wordt geacht zelf voldoende gekend te zijn met de werking en/of functioneren van hetgeen aangeboden word c.q. aangekocht wordt. Voorts is hier het Algemeen Wetboek van Strafrecht van toepassing. 12. Iedere deelnemer is persoonlijk verantwoordelijk voor het afval dat hij/zij produceert in de standruimte. Na afloop van de beurs dient de standruimte weer schoon opgeleverd te worden aan de organisatie. Een medewerker controleert dit bij uw afmelden. Indien er toch afval aangetroffen wordt, wordt dit door de organisatie afgevoerd en worden de kosten van afvoer volledig doorberekend aan de standhouder. Een waarborg van 75 euro wordt aangerekend op de deelnamefactuur. Deze wordt terugbetaald in cash de dag van afbraak na controle van de achtergelaten plaats. 13. Conform de wettelijke bepalingen is het niet toegestaan te roken in de FLORAHALLEN. Bij eventuele controle van door de overheid aangestelde controleurs zal een eventuele boete verhaald worden op de overtreders. 14. Het meebrengen van drank- en etenswaren is niet toegestaan! Tijdens de opbouw is er gratis koffie verkrijgbaar nabij het organisatiekantoor. Verder kan gebruik gemaakt worden van de horeca- en cateringfaciliteiten van de beursorganisatie. 15. Deze voorwaarden van deelname kunnen tussentijds aangepast worden. Voor zover de voorwaarden niet toereikend zijn, beslist de organisator op grond van redelijkheid en billijkheid. 16. In de hallen wordt door de organisator een testbank voorzien waarbij alle apparaten zowel door de koper als verkoper kunnen getest worden. De organisator draagt hierbij geen enkele verantwoordelijkheid. 17. Er worden in de hallen geen betalingsfaciliteiten voorzien. Er is immers een bankkantoor naast de Florahallen waar steeds cash geld kan opgehaald worden via automaten. 18. De afbraak van de verkoopruimte dient te gebeuren op zaterdag 1 juni. De zaal dient om 21u ontruimd te zijn. Alles wat achtergelaten wordt, wordt eigendom van de organisator. 6
BEURSPLAN SECONDHAND SOUND & LIGHT BEURS 7
INSCHRIJVINGSFORMULIER SECOND HAND SOUND & LIGHT BEURS 2013 Gelieve uw gegevens in te vullen in drukletters en terug te sturen via fax naar +32 (0)53 770 776 of via e-mail naar info@lavera-events.be BEDRIJFSNAAM: CONTACTPERSOON: ADRES: POSTCODE: PLAATS: LAND: TEL: FAX: E-MAIL: BTW NUMMER: WEBSITE: Ik bestel bij deze: x standdeel van 5 x 3 meter (5m gangzijde - incl. 5 exposantenpasjes) 300,00 x hoekstand supplement (8m gangzijde) 30,00 x kopstand supplement (steeds 2 standdelen = 30m² - 16m gangzijde) 120,00 Ik bestel 3 standdelen of meer en heb recht op 10% korting Ik betaal een waarborg 75,00 In de prijs van een verkoopruimte is standaard een link naar uw eigen website inbegrepen tot 1 juni 2013 vanaf de website van Lavera Events. Standaard is iedere stand voorzien van een stroomaansluiting van 1600W - 220V - 8 Amp. Bij meerdere standdelen op naam van één deelnemer worden er per extra stand 2 exposantenpasjes extra verstrekt. Per genomen standdeel worden 40 inkomkaarten ter waarde van 7,50 meegestuurd na betaling van uw factuur. Tafels en stoelen kunt u best gelijktijdig met uw inschrijving bestellen! x tafel (160 x80 cm) 6,00 x stoel 3,00 x extra exposantenpasje voor personeel 5,00 x extra stroomaansluiting 220V - 8 Amp 40,00 x extra stroomaansluiting 220V - 16 Amp 80,00 Alle prijzen zijn exclusief 21% B.T.W. - Uiterste datum voor inschrijving: 10 mei 2013 Ik ga akkoord met de voorwaarden van deelname en betaal binnen de 10 dagen na ontvangst van mijn factuur. Naam + handtekening + stempel bedrijf 8