departement Logistiek dienst Patrimonium dossiernummer: 1702873 Provincieraadsbesluit betreft verslaggever WACHTEBEKE - PROVINCIAAL DOMEIN PUYENBROECK Bouwen opslagloods op de reserveparking: ontwerp Peter Hertog 1. Feitelijke en juridische gronden Artikel 42 en 43 2, 11 van het Provinciedecreet. Wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten. Koninklijk besluit van 15 juli 2011 plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren. Koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken. Besluit van 4 december 2014 van de deputatie met principieel akkoord met het vernieuwen en uitbreiden van de personeelsruimtes Logistiek op de bestaande locatie, het optimaliseren van het gebruik van de bestaande loods en het voorzien van een nieuwe centrale opslag (overkapping, afsluitbaar) op de reserveparking voor het geraamd bedrag van 1 700 601 EUR (nano 1405762). Besluit van 26 maart 2015 van de deputatie met akkoord om de dienst Logistiek te huisvesten in een nieuw, energiezuinig, efficiënt georganiseerd gebouw, rechtstreeks aan de loods (nano 1501652). Besluit van 25 mei 2016 van de provincieraad met het vaststellen van de voorwaarden voor de opdracht Design en Build Logistiek, deel administratief gebouw, voor een geraamd bedrag van 1 060 000 EUR (incl. btw) (nano 1602170). Besluit van 17 juli 2016 van de deputatie met de selectie van de kandidaten (nano 1603718). Besluit van 8 december 2016 van de deputatie met akkoord voor het aangepast ontwerp voor een geraamd bedrag van 1 300 000 EUR (nano 1606116). Besluit van 8 december 2016 van de deputatie met niet akkoord met de enige kandidaat wegens het overschrijden van het maximumbedrag (nano 1606228)
p. 2 Besluit van 20 april 2017 van de deputatie met akkoord met de selectie van de kandidaten voor het indienen van een offerte (1702003). 2. Motivering In zitting van 4 december 2014 ging de deputatie principieel akkoord met het vernieuwen en uitbreiden van de personeelsruimtes Logistiek op de bestaande locatie, het optimaliseren van het gebruik van de bestaande loods en het voorzien van een nieuwe centrale opslag (overkapping, afsluitbaar) op de reserveparking voor het geraamd bedrag van 1 700 601 EUR (nano 1405762). Het totaalproject is opgesplitst in 2 deelprojecten: o Deelproject 1: o vernieuwing van het administratief blok, inclusief de sloop van het bestaande gebouw ; o aanpassen van de magazijnruimte binnen de loods voor de optimalisatie van het magazijn en de bureaus van de magazijnier, de hulpmagazijnier en de medewerker van het wagen- en machinepark ; o vernieuwen van de verlichting in de loods. o Deelproject 2: o bouwen van nieuwe centrale opslagloods op de reserveparking. Het dossier dat nu voorligt omvat het deelproject 2: - overdekte en vorstvrije stalling van de (elektrische) toeristentreintjes; deze nemen nu plaats in de loods van de dienst logistiek en moeten elke ochtend buitengereden worden; - opslagplaats voor recreatieve bootjes en pedalo s van de dienst logistiek; deze moeten nu zomer en winter in water blijven liggen; - opslag materialen, materieel en voertuigen die in buitenomgeving mogen opgesteld worden maar wel overdekt en beveiligd; hierdoor kan serre van oranjerie vrijgemaakt worden van oneigenlijke opslag en extra ruimte creëren in de huidige loods voor een efficiënte dagelijkse werking van de loods; - centrale opslag voor kajaks, heras- en nadarhekkens, aanhangwagens, van dienst sport (door afbraak oude zwembad en oude kleedruimtes); - zoveel mogelijk vrijmaken buitenruimte en tunnelserres van oranjerie (materiaal Mola); - Een deel van deze opslagruimte dient water- en winddicht opgesteld te worden en een ander deel mag in buitenlucht, weliswaar onder een overkapping en steeds binnen een afgesloten, beveiligde zone. Het projectplan bij het bestek geeft een schematische voorstelling van hoe de configuratie en de grootte van loods en overdekte zones er zouden kunnen uitzien en de optimale locatie. Meer informatie hieromtrent wordt gegeven in de technische bepalingen van het bestek. De nieuwe loods met zijdelingse overkappingen komt binnen een uitbreiding van het bestaande hekwerk terecht, in het verlengde van de opslagplaats en neemt bijgevolg een deel van de reserveparking in.
p. 3 Het ontwerp voorziet in het schema een water- en winddichte loods van ongeveer 20m breed op ongeveer 40m lang met in de lengterichting aan beide zijden een overdekt deel van 8 à 10 meter breed. Langs de overdekte zones moet er tevens steeds een verharding zijn van minimum 8 meter voor vlot manoeuvreren en doorgang richting reserveparking. In de loods zelf is er een beveiligde zone (hekwerk) te voorzien voor de stalling van tweedehandsmateriaal. De ontsluiting gebeurt via grote, automatische met badge gestuurde poorten en badge-gecontroleerde deuren. De zone voorbehouden voor de recreatieve bootjes en pedalo s kan door een extra hekwerk en poort in de zomer eventueel een verlengde vormen van het speelbos voor bv. overdekte speelruimte, fietsenstalling, waterpunt, Het dak moet voorzien worden op het gewicht van eventueel toekomstige zonnepanelen en er dient minimaal een regenwaterput van 20.000 liter voorzien te worden. Verder wordt er grote aandacht besteed aan een robuust, duurzaam en onderhoudsvriendelijk voorstel, dit wordt ook mede beoordeeld in de gunningscriteria. De loods dient bovendien te voldoen aan opslagruimte klasse C volgens de brandnorm, dit zijn de meest strenge eisen en laat alle mogelijkheden open wat betreft type opslag naar de toekomst. De opdracht omvat naast het ontwerp, opmaak en indienen stedenbouwkundig dossier en bouw van de volledige opslagloods met overdekte zones tevens de aanpassingen van het hekwerk, de buitenaanleg onder overdekte zones en rondom gebouw, de elektrische voorzieningen, databekabeling, de volledige regenwateropvang en -verdeling,. Meer details zijn weergegeven op de projectplannen in bijlage en technische bepalingen van het bestek. De opdracht voor de inschrijver bestaat uit verschillende onderdelen, die allemaal inbegrepen zijn in de inschrijvingsprijs o.a.: - opmaak ontwerp op basis van bestek en alle geldende reglementeringen; - opmaak dossier omgevingsvergunning en indienen omgevingsvergunning; - eventuele contacten met brandweer en andere adviserende diensten en verwerken van adviezen in dossier omgevingsvergunning; - opmaak uitvoeringsdossier, studie stabiliteit, studie technieken en postinterventiedossier; - aanstellen veiligheidscoördinator en veiligheidscoördinatie; - realisatie van voorontwerp van de opdracht conform offerte en bestek; - opvolging/planning van werken, inclusief organiseren en aanwezig zijn op nodige overlegmomenten/werfvergaderingen - opkuis van werfzone na de werken (en indien nodig, herstel naar oorspronkelijke toestand). Het project wordt aanbesteed onder de vorm van een design- & build-opdracht met een plafondprijs. In het bestek zijn enkele richtlijnen opgenomen die moeten leiden tot de meest efficiënte configuratie en locatie van de wind- en waterdichte loods, de overdekte zones en de circulatiezones. Dit is het resultaat van een voorbespreking met de gebruikers. Er is echter ruimte gelaten voor de inschrijver om een maximaal, kostenefficiënt voorstel te doen gebaseerd op eigen materialen en methodes. Het uiteindelijke ontwerp zal beoordeeld worden a.h.v. gunningscriteria. Op deze manier moet het mogelijk zijn om concurrentiële voorstellen te krijgen waarbij er een maximum aan kwalitatieve opslagruimte wordt gecreëerd voor het beschikbare budget. De voorgestelde wijze van gunnen is de vereenvoudigde onderhandelingsprocedure
p. 4 met bekendmaking. Beschrijving van het bestek Na het indienen van de offerte en nazicht conformiteit selectiecriteria (minimumeisen) gebeurt een eerste beoordeling met toepassing van de gunningscriteria. Hiervoor moeten bij de offerte alle nodige documentatie aanwezig zijn om de gunningscriteria op een grondige en onderbouwde manier te kunnen evalueren. Uiteraard moet ook aan alle vereisten van het bestek voldaan zijn. Indien nodig kan de aanbestedende overheid aan 1 of meerdere inschrijvers al dan niet schriftelijke verduidelijkingen vragen bij hun offerte. Op basis van deze eerste beoordeling kan de aanbestedende overheid beslissen om met 1 of meerdere kandidaten verder te onderhandelen. Er zijn dus 2 opties voor het verdere verloop: 1/ Indien slechts één kandidaat wordt uitgenodigd voor het vervolg van de procedure, de voorkeurskandidaat genoemd, behoudt de aanbestedende dienst zich het recht voor om af te zien van de BAFO-fase en om op basis van de ingediende offerte rechtstreekse onderhandelingen op te starten met oog op een geoptimaliseerde offerte en gunning. Hierbij kan de offerte dan meer in detail uitgewerkt worden, waar dit nog niet het geval was bij het indienen van de offerte. 2/ Indien meer dan één kandidaat wordt geselecteerd in het kader van de eerste offerte-ronde (de mogelijkheid is hier voorzien om de offerte te optimaliseren na bespreking), worden deze kandidaten uitgenodigd voor de BAFO-fase, de onderhandelingen en het uitbrengen van een Best and Final Offer (BAFO). De aanbestedende dienst behoudt zich het recht voor om deze kandidaten die niet werden uitgenodigd voor de BAFO-fase alsnog in een latere fase uit te nodigen voor het vervolg van de procedure. Op basis van de evaluatie van de BAFO s (volgens zelfde gunningscriteria als vermeld in bestek I.10) wordt de kandidaat aangewezen die in de BAFO-fase de voordeligste offerte heeft ingediend. De aanbestedende dienst behoudt zich het recht voor om met de kandidaat die de voordeligste offerte heeft ingediend nog finale besprekingen aan te gaan. Het voornaamste doel van deze finale besprekingen zal erin bestaan waar mogelijk de prijs/kwaliteitsverhouding verder te optimaliseren en de draagwijdte van de aan te gane rechten en verplichtingen definitief vast te leggen. Selectiecriteria (o.a. beroepservaring, referenties):
p. 5 Technische bekwaamheid van de inschrijver (kwalitatieve selectie): 2 referenties ontwerp en uitvoering van gelijkaardige projecten met (gelijkaardig) budget. vereiste erkenning van aannemers (categorie en klasse - de klasse wordt bepaald op het ogenblik van de gunning): D (Bouwwerken), Klasse 3 of F (Metaalconstructies), Klasse 3 Gunningscriteria: Nr. Beschrijving Gewicht 1 Prijs 60 2 Ontwerp 40 2.1 Nuttige opslagruimte 7,5 2.2 Materiaalgebruik, duurzaamheid en onderhoud 17,5 2.3 Toekomstige flexibiliteit/uitbreidingsmogelijkheden opslagruimte 7,5 2.4 Gecreëerde meerwaarde 7,5 Totaal gewicht gunningscriteria: 100 Criterium PRIJS /60 De laagste offerte krijgt het maximum aantal punten, duurdere offertes krijgen gradueel minder punten volgens volgende formule: Y= 60 * L/Z % Y= score die wordt berekend voor offerte Z L= totaalprijs van de laagste offerte Z= totaalprijs van de offerte waarvoor de score berekend wordt Criterium ONTWERP /40 2.1 Nuttige opslagruimte Voor dit criterium wordt gekeken hoeveel nuttige opslagruimte wordt aangeboden (oppervlakte). De richtlijnen wat betreft de maatgeving zoals opgegeven in het bestek en bijhorende schema s dienen hierbij uiteraard gerespecteerd te worden. Er zullen meer punten gegeven worden naarmate er meer opslagruimte geboden wordt. Hier weegt water- en winddichte opslag iets meer door dan enkel overdekt. Anderzijds zullen er bv. minder punten gegeven worden indien er zware constructie-onderdelen een efficiënt gebruik van de opslagruimte belemmeren. 2.2 Materiaalgebruik, duurzaamheid en onderhoud Voor dit criterium wordt het ontwerp beoordeeld qua materiaalgebruik, en dit op verschillende vlakken: - Uitzicht, architectuur van het gebouw. Hoe harmonieus past het gebouw zich in de omgeving? - Kwaliteit van de materialen en de ermee gepaard gaande verwachtte levensduur. Dit gaat zowel om de bouwkundige materialen (vloeren, wanden, dak, lichtstraten, poorten, ) als de technische installaties (verlichting, schakelmateriaal en stopcontacten, automatisatie poorten, regenwatersysteem );
p. 6 - Onderhoudsvriendelijkheid en vrijheid van de materialen; - Milieuvriendelijkheid van de materialen; - 2.3 Toekomstige flexibiliteit/uitbreidingsmogelijkheden opslagruimte De loods en overdekte ruimtes dienen in se modulair uitbreidbaar te zijn. In dit sub-criterium wordt gekeken hoe eenvoudig het is om extra opslagruimte te creëren en tegen welke prijs. Met andere woorden wordt gekeken: - hoe omvangrijk de nodige afbraak of bouwkundige ingrepen zijn voor het realiseren van die extra opslagruimte; - hoeveel impact (wijzigingen/nadelige gevolgen) er is op het oorspronkelijk gebruik van de loods, de overdekte ruimte en omgeving; - hoe eenvoudig de uitbreiding van de technische installatie (elektriciteit, verlichting, regenwateropvang, ) is. Deze uitbreiding/flexibiliteit betreft o.a. : - realisatie tussenverdiepen - uitbreiding van de loods - uitbreiding van de overdekte zones - transformatie van overdekte zone naar binnenruimte De inschrijver beschrijft zelf de mogelijke uitbreidingen en schat de bijhorende investeringen in. De aanbestedende overheid evalueert deze mogelijkheden wat betreft haalbaarheid en efficiëntie. Hoe eenvoudiger en goedkoper de opslagruimte kan vergroot worden, hoe meer punten hier zullen gegeven worden. Uiteraard wordt dit bekeken ten opzichte van de extra opslagruimte die hierbij gecreëerd wordt. 2.4 Gecreëerde meerwaarde Voor het toekennen van deze punten wordt gekeken in hoeverre het ontwerp meerwaarde creëert t.o.v. het strikt gevraagde (maar niet op vlak van nuttige oppervlakte en flexibiliteit). Indien een inschrijver erin slaagt om op andere vlakken een meerwaarde te bieden, dan kan dit hier positief beoordeeld worden. Enkele voorbeelden: - een zeer uitgebreide daglichttoetreding; - energiezuinige technieken; - milieuvriendelijke materialen; - specifieke maatregelen die een eenvoudig onderhoud toelaten; - garantie op bepaalde onderdelen; - groendaken; - zonnepanelen; - extra voorzieningen die het project ten goede komen; -. Afhankelijk van het belang en de mate van meerwaarde zullen meer of minder punten toegekend worden. De uitvoering van de design- & build-opdracht wordt geraamd op 499 276 EUR btw verlegd (of 604 124 EUR incl. btw) en zal ten laste gelegd worden van budgetsleutel 221007//06/0711/01. Korte samenvatting raming
p. 7 Raming werken conform bestek: eenheidsprijs eenheid aantal prijs excl btw water en winddichte loods 375,0 m² 800 300.000,0 overdekte zone 150,0 m² 720 108.000,0 circulatiezones 65,0 m² 910 59.150,0 poorten 1.500,0 stuk 3 4.500,0 afsluiting 50,0 m 130 6.500,0 totaal werken 478.150,0 ereloon architect % 0,04 19.126,0 veiligheidscoördinator 2.000,0 totaal excl btw 499.276,0 btw 21 % 104.848,0 totaal incl btw 604.124,0 Bijkomende werken: bestaande zone opslagplaats zonder verharding nutsvoorzieningen brengen tot aan loods (zie aparte raming) 65,0 396 25.740,0 47.895,0 1 47.895,0 IDPBW heeft een visum aangebracht op het bestek. De inschrijver dient binnen het project zelf te voorzien in een veiligheidscoördinator tijdens ontwerp en uitvoering. 3. Besluit Met 57 ja stemmen Artikel 1 De voorwaarden voor het bouwen van een opslagloods op de reserveparking van het provinciaal domein Puyenbroeck te Wachtebeke worden vastgesteld, zoals bepaald in bijgaand ontwerp, bestaande uit bestek, offerte, plannen en raming ten bedrage van 499 276 EUR (btw verlegd of 604 124 EUR incl. 21% btw). Artikel 2 De opdracht zal worden gegund bij wijze van een vereenvoudigde onderhandelingsprocedure met bekendmaking.
p. 8 Artikel 3 De uitgave zal ten laste worden gelegd van budgetsleutel 221007/06/0711/01 van het budget 2017. Gent, 21 juni 2017 namens de Provincieraad: De provinciegriffier, Albert De Smet De voorzitter, Greet De Troyer