De bedrijfsvoering van een SWV passend onderwijs in zes hoofdprocessen Lunteren 27 mei 2015 Rick de Wit Infinite Financieel
Doel en aanleiding workshop Najaar 2014: zorgen over bedrijfsvoering SWV-en passend onderwijs (onbekend, onderschat, onbemind) Ondersteuningsmaatregelen OCW en Raden: - platen hoofdprocessen - checklist bedrijfsvoering SWV-en - uitgewerkte AO/IB In deze workshop worden de maatregelen toegelicht en wisselen we ervaringen uit
Uw stand van zaken Hoe staat het met de bedrijfsvoering in uw verband (onbekend, onderschat, onbemind,?) Knelpunten? Rollen?
De financiële functie van een organisatie Onder de financiële functie verstaan we zowel het integrale, financiële beleid als het financieel beheer van een organisatie. Het gaat enerzijds om de opzet, namelijk het geformuleerde beleid en de structuur van de financiële poot binnen de organisatie. En anderzijds om de uitvoering, namelijk het verloop van de processen en de personele bezetting in lijn en staf. Financiële administratie Financiële beheerstaken Financiele beleid Controlling Hoe, wie, waar?
Zes hoofdprocessen 1. Beheren Ondersteuningsplan 2. Uitvoeren begrotingscyclus 3. Middelen besteden 4. Realiseren van voorzieningen (dekkend netwerk) 5. Het organiseren van (onderwijs)ondersteuning (incl. afgeven TLV) en afstemming met jeugdhulp 5A: Arrangeren (maatwerk of bestaand arrangement) 5B: Afgeven TLV 6. Verantwoorden
Zes hoofdprocessen Vast stramien Omschrijving Kaders/besturing Triggers Input Processchema Output Ondersteunende middelen
Triggers: Bestuurlijke afspraken over inhoudelijke bijstelling van het ondersteuningsplan Afspraken met de OPR en/of gemeenten over bijstelling van het ondersteuningsplan Verstrijken van 4 jaar na de laatste aanpassing van het ondersteuningsplan Hoofdproces 1: Beheren Ondersteuningsplan Kaders / besturing: Wet- en regelgeving passend onderwijs Toezichtkader SWV van Inspectie Afspraken met andere partijen Omschrijving Dit proces omvat het periodiek monitoren van de realisatie van de afspraken die vastgelegd zijn in het ondersteuningsplan, het uitwerken van voorstellen voor bijstelling van het ondersteuningsplan, het afstemmen over, het nemen van besluiten en het vaststellen van het bijgestelde ondersteuningsplan. Tevens omvat het proces het nemen van alle noodzakelijke initiatieven om een bijgesteld ondersteuningsplan in de praktijk te laten effectueren. Input: Vorige versie van (vastgesteld) ondersteuningsplan Trends en ontwikkelingen m.b.t. passend onderwijs (politiek, juridisch, economisch, sociaal, technologisch etc.) Financieel jaarverslag, jaarrekening, meerjarenbegroting Managementinformatie: voortgang realisatie doelstellingen, realisatie begroting, realisatie actieplan en afspraken, rapportages a.d.h.v. prestatie-indicatoren. Praktijkonderzoeken, evaluaties, tevredenheidsonderzoeken, effectmetingen, monitors, prognoses leerlingenaantallen, etc. Verslagen/beoordelingen van Inspectie Ondersteunende middelen: Model ondersteuningsplan, actieplan, monitor Diverse informatiebronnen, waaronder kijkglazen en etalagebestanden DUO Instrumentaria, waaronder dashboard, financiële monitor Output: Bijgesteld ondersteuningsplan of addendum met daarin: Bijstelling van de beoogde kwalitatieve en kwantitatieve resultaten van het onderwijs aan leerlingen die extra ondersteuning behoeven en de daarmee samenhangende bekostiging Bijstelling missie en visie Bijstelling van procedures/ werkwijze waaronder procedure toekennen extra ondersteuning (TLV) Bijstelling van de begroting (verdeling en besteding van middelen) op basis van kengetallen bijstelling beleid. Bijgesteld actieplan Communicatie over bijstellingen in ondersteuningsplan Communicatie over bijstellingen in actieplan 7
Triggers: Vastgestelde momenten in de planning & control-cyclus (er lopen diverse cycli gelijktijdig: komend jaar, lopend jaar, afgelopen jaar). Hoofdproces 2: Uitvoeren Begrotingscyclus Kaders / besturing: Afspraken over de planning & control-cyclus OCW: Richtlijn Jaarverslag Onderwijs en de EFJ-voorschriften. Omschrijving Het opstellen, goedkeuren en uitvoeren van de meerjarenbegroting die elk jaar wordt opgesteld in het kader van de planning & control-cyclus. De bouwstenen voor de meerjarenbegroting worden gevormd door het beleid dat is vastgelegd in het ondersteuningsplan, inclusief alle afspraken met financiële impact. Aan de hand van het actieplan wordt uitvoering gegeven aan het beleid en daarmee aan de realisatie van de meerjarenbegroting. Input: Output: Laatste versie van de meerjarenbegroting Ondersteuningsplan en actieplan Ontwikkelingen van prijzen, interest, tarieven Beschikkingen voor de personele en materiële bekostiging vanuit DUO Leerlingtellingen en prognoses scholen PO, SBO, SO, VSO, VO, LWOO, PRO op teldatum en voor SBO, SO, VSO, LWOO en PRO ook op de peildata. Financiële managementinformatie over o.a. verzilverde TLV s, instroom- en uitstroomgegevens. Ondersteunende middelen: Instrumenten voor het maken van de meerjarenbegroting SWV (beschikbaar gesteld door de PO- en de VO-Raad.) Diverse informatiebronnen, waaronder kijkglazen en etalagebestanden DUO Financieel deskundigen: controller, administratiekantoor Bijgestelde meerjarenbegroting Begroting ingedeeld cf. ondersteuningsplan en afspraken over middelenverdeling Doelen en resultaten gekoppeld aan middelen, indicatoren en normen Liquiditeitsbegroting Onderscheid begroting naar: basisondersteuning, arrangementen, SBO, LWOO, PRO en (V)SO Onderscheid begroting naar materiële en personele ondersteuning Inzicht in apparaatskosten SWV incl. deskundigencommissie e.d. Inzicht in personele begroting met aandacht voor herbestedingsverplichting 8
Triggers: Herziening van afspraken en kaders in ondersteuningsplan Plandatums voor groeibekostiging Betalingsritme van (doorlopende) financiële verplichtingen Signaal vanuit debiteurenbewaking Ontvangst van o.a. : vastgesteld arrangement factuur factureringsverzoek Rijksbijdrage Input: Hoofdproces 3: Middelen besteden Kaders / besturing: Ondersteuningsplan Meerjarenbegroting, verantwoordelijken voor budgetten Overige afspraken en kaders voor financieel management Omschrijving Het beheren van de financiële middelen, het toekennen en uitgeven van financiële middelen, het innen van financiële middelen en het houden van overzicht en inzicht over de financiële positie en lopende verplichtingen. De basis voor de besteding van middelen wordt gevormd door de afspraken die zijn gemaakt in het samenwerkingsverband over de verdeling. Daarnaast omvat dit proces het innen van de Rijksbijdrage en andere bijdragen die voortkomen uit gemaakte afspraken. Output: Afspraken uit ondersteuningsplan die leiden tot financiële verplichtingen Groeitellingen voor de groeibekostiging Vastgestelde arrangementen die leiden tot financiële verplichtingen Arbeidsovereenkomsten Ontvangen facturen Ontvangen beschikkingen Opdrachten voor facturering Ondersteunende middelen: Financiële administratie Administratiekantoor, controller Diverse informatiebronnen, waaronder dashboard, kijkglazen Instrumenten voor groeibekostiging uit de PO-toolbox / steunpunt passend onderwijs VO en Kijkglazen 3 t/m 5 Ondersteuningsbudget toegekend aan PO/VO scholen t.b.v. basisondersteuning Ondersteuningsbudget toegekend voor de uitvoering van arrangementen Ondersteuningsbudget toegekend aan (V)SO scholen Overzicht van te verrekenen groei op (V)SO Overzicht van te verrekenen TLV's i.v.m. verhuizingen en grensverkeer SBO Toewijzing van financiële voorzieningen voor de uitvoering van arrangementen Beschikkingen voor toewijzing (bijv. per individuele case, groei) Betalingen Inningen Mutaties in de financiële administratie Financiële voortgangsrapportages 9
Triggers: Bijstelling van het ondersteuningsplan Geconstateerde afwijking tussen beoogde en feitelijke dekking van voorzieningen in het samenwerkingsverband Wijzigingen in voorzieningen Wijzigingen in de samenstelling van het samenwerkingsverband Nieuwe financiële maatregelen Hoofdproces 4: Realiseren van voorzieningen (dekkend netwerk) Kaders / besturing: Afspraken over tussenvoorzieningen van het samenwerkingsverband Afspraken over de wijze van organisatie en financiering van arrangementen Afspraken over de basisondersteuning Financiële begrotingskaders Omschrijving De uitvoering van de wettelijke taak om een dekkend netwerk van voorzieningen te creëren, waardoor alle leerlingen een passende plek in het onderwijs geboden kan worden. Reguliere scholen dienen activiteiten uit te voeren om basisondersteuning te leveren conform afspraak met het samenwerkingsverband. Scholen dienen activiteiten uit te voeren om arrangementen op te stellen, af te sluiten en te beheren. Samenwerkingsverbanden dienen zorg te dragen voor de totstandkoming en instandhouding van tussenvoorzieningen. Input: Bestaande en geplande tussenvoorzieningen Huidige arrangementen Deskundige capaciteit voor tussenvoorzieningen Huidige en potentiële leveranciers van ondersteuning Aanbevelingen uit evaluaties van netwerk van voorzieningen Besluiten tot bijstelling van het dekkend netwerk Financiële middelen Output: Aanbod van tussenvoorzieningen Aanbod van arrangementen Aanbod van basisondersteuning Zakelijke afspraken met leveranciers van ondersteuning Periodieke evaluaties van het netwerk van voorzieningen Voorstellen voor bijstellingen Ondersteunende middelen: Referentiemodellen voor tussenvoorzieningen Referentiemodellen voor arrangementen Referentiemodellen voor contracten Referentiemodellen voor monitoring Administraties voor instandhouding tussenvoorzieningen Contractadministraties 10
Hoofdproces 5: Het organiseren van (onderwijs)ondersteuning (incl. afgeven TLV) en afstemming met jeugdhulp. Deel 5a: Arrangeren (maatwerk of bestaand arrangement) Triggers: Verzoek van ouders Verzoek van een leerling met ondersteunings- (en/of hulp- )vraag Verzoek van leraar /leraren met handelingsverlegenheid Verzoek om samenwerking vanuit Jeugdhulp Kaders / besturing: afspraken HGW Juridische kaders ontwikkelingsperspectief ondersteuningsplan, afspraken basisondersteuning Vastgestelde reglementen, samenwerkingsafspraken met jeugdhulp in de school procedures en toetsingskaders voor arrangeren Omschrijving Het proces van signaleren, communiceren, onderzoeken, organiseren en vormgeven van arrangementen voor ondersteuning en voorzieningen. Per leerling kan gekozen worden uit een bestaand aanbod van standaardarrangementen, of er kan een individueel maatwerkarrangement worden opgesteld. De keuze hangt af van de ondersteuningsvraag van de leerling en het aanbod van reeds beschikbare voorzieningen. Input: Capaciteiten van de leerling Gegevens van de leerling Handelingsverlegenheid van leraren Ondersteunings- (en/of hulp-) vragen Specifieke vraag vanuit jeugdhulp Aanbod van (standaard) arrangementen Financiële middelen Output: Vastgestelde behoefte aan ondersteuning voor de leerling Vastgesteld arrangement Geregistreerd OPP en arrangement Geleverde ondersteuning Toegewezen middelen Prestaties van de leerling Monitorresultaten Doorverwijzing (bij ontoereikend arrangement) Second opinion (bij verzoek tot heroverweging) Ondersteunende middelen: Referentiemodel ontwikkelingsperspectief School-ondersteuningsprofielen Beoordelingsinstrumenten BRON Applicatie(s) voor registratie arrangementen, leerlingvolgsysteem Voortgangsmonitor per leerling Deskundigheid 11
Hoofdproces 5: Het organiseren van (onderwijs)ondersteuning (incl. afgeven TLV) en afstemming met jeugdhulp. Deel 5b: Afgeven toelaatbaarheidsverklaring (TLV) Triggers: Aanvraag leerling voor onderzoek toelaatbaarheid Eerste aanmelding van leerling Verzoek van ouders Initiatief van deskundigen Verzoek tot verlenging geldigheid TLV Grensverkeer (SBO) Verhuizing Kaders / besturing: Wet- & regelgeving toelaatbaarheid WEC Afspraken uit ondersteuningsplan, o.a. criteria voor afgifte van TLV Prijsbeleid OCW Toelatings- en wachtlijstbeleid (V)SO Afspraken m.b.t. leerlingen (V)SO in overgangsregeling Eisen voor registratie TLV s in BRON Omschrijving Het proces van het nemen van beslissingen over de toelaatbaarheid van leerlingen tot het speciaal onderwijs (zoals bedoeld in de WEC resp. WPO art 40 ) binnen de gestelde termijnen, het afhandelen van bezwaar, het afgeven toelaatbaarheidsverklaringen, registratie van TLV s, en het monitoren van het (over)plaatsen van leerlingen naar het speciaal onderwijs en terug naar het reguliere onderwijs. Input: Capaciteiten van de leerling Gegevens van de leerling Resultaten/aanbevelingen uit arrangeren proces Aanvragende partij Eventueel aflopend TLV Beschikbare plaatsen op (V)SO Meldingen van verhuizingen en/of grensverkeer Output: Toelaatbaarheidsonderzoek Besluit over toelaatbaarheid en bekostigingscategorie Besluit op bezwaar Afgegeven TLV door SWV Geregistreerde inschrijving op SBO / (V)SO in BRON Geregistreerde TLV in BRON Signalen aflopen geldigheid TLV Ondersteunende middelen: Factsheets TLV Handreiking grensverkeer Handreiking geschillen Kijkglazen DUO Instrumenten uit de toolbox PO-raad en steunpunt passend onderwijs VO Filmpjes bij de Kijkglazen en instrumenten Toelaatbaarheids-administratie SWV 12
Triggers: Wettelijke verplichting jaarverslag / jaarrekening vanuit P&C cyclus Plandatums voor rapportages vanuit P&C cyclus Ad hoc vragen over verantwoording Interne verantwoording door partners in samenwerkingsverband Input: Hoofdproces 6: Verantwoorden Kaders / besturing: Toezichtkader SWV van Inspectie Min OCW: richtlijn Jaarverslag Onderwijs Ondersteuningsplan Statuten SWV Omschrijving Het afleggen van verantwoording over het gevoerde beleid, de bereikte resultaten en de uitvoering van de begroting en de beleidsdoelen. Nb. Schoolbesturen verantwoorden zelf de besteding van de door het samenwerkingsverband verstrekte ondersteuningsmiddelen in hun jaarverslag 8) Toevoegen Jaarverslag toezichthouder Output: Verantwoordingsinformatie van scholen Informatie over de realisatie van het jaarplan/actieplan SWV Informatie over de realisatie van de (meerjaren)begroting Informatie over het beheer van het netwerk van voorzieningen Informatie uit instrumenten voor arrangeren en afgifte TLV s Informatie uit monitors, evaluaties, audits Informatie over de mate van realisatie van beleidsdoelen Informatie over trends en ontwikkelingen in de omgeving (onderwijskundig, politiek, juridisch, economisch, technologisch, etc) 1) Verzamelen en verwerken van informatie 2) Genereren financiële rapportages 3) Genereren management rapportages 4) Opstellen jaarverslag en jaarrekening 4a) Opstellen interne verantwoording 5) Behandelen jaarverslag en jaarrekening Akkoord? n e e 6) Aanpassen jaarverslag j a 7) Vaststellen jaarverslag en jaarrekening Vastgesteld jaarverslag en jaarrekening Managementrapportages Rapportages voor interne verantwoording Ondersteunende middelen: Informatiesystemen van SWV Dashboard SWV, Kijkglazen DUO Overige informatiebronnen Administratiekantoor Controller Accountant 13
Checklist bedrijfsvoering SWV http://www.steunpuntpassendonderwijs-vo.nl/wp-content/uploads/2014/11/checklistbedrijfsvoering-swv-passend-onderwijs-po-en-vo-versie-1-0-definitief-24-november-2014.pdf
AO/IB http://infinitebv.nl/dossier-passend-onderwijs.html
Tenslotte Vragen? Verzoeken aan het Steunpunt passend onderwijs VO-raad? 16 juni 2015: netwerk financials SWV VO http://www.steunpuntpassendonderwijs-vo.nl/thema/financien/