WKB Audit Automation Office Add-In 1.00 Handleiding www.kluwer.be/software WKB AUDIT AUTOMATION OFFICE ADD-IN VERSION 1.00 - JUNI 2013 1
Inhoudstafel INTEGRATIE MS OFFICE... 3 ALGEMEEN... 3 SYSTEEMVEREISTEN... 4 EXCEL INTEGRATIE... 5 INSTALLATIE EXCEL ADD-IN... 5 1. VERWIJDEREN VORIGE VERSIE... 5 2. INSTALLATIE NIEUWE VERSIE... 5 EXCEL ADD-IN... 7 1. AUDIT AUTOMATION TOOLBAR... 7 2. RESULTATEN VAN DE FUNCTIES... 8 3. ANDERE FUNCTIONALITEITEN... 8 4. INVOEGEN VAN HET FUNCTIEOVERZICHT... 8 5. REFRESH DATA... 10 6. FOUTEN IN DE FORMULES... 10 7. MATERIALITEIT: SET SOURCE CELL EN UPDATE AUDIT AUTOMATION... 10 7.1. Set Source Cell... 12 7.2 Update Audit Automation... 13 8. WORKING PAPER REVIEW... 14 8.1. Opstarten van de Working paper Review... 14 8.2. Markeren van de werkdocumenten als completed of reviewed... 14 9. STANDAARD AUDIT MARKERINGEN... 16 EXCEL FUNCTIES... 17 =AADATA( DATATYPE )... 17 =AANOMINAL( RANGE, DATATYPE )... 18 =AARANGE( RANGE, DATATYPE [, DATATYPE [, ]])... 19 =AAJOURNALS( RANGE, DATATYPE [, DATATYPE [, ]])... 20 =AAPARDATA( DATATYPE [, DATATYPE [,..]]... 20 =AACLASSIFICATION( CODE, DATATYPE, BALANCETYPE )... 21 =AAPCL( AUDITAREAREFERENCE, PCLREFERENCE )... 21 =AAACL( AUDITAREAREFERENCE, ACLNUMBER );... 21 =AALIST( DATATYPE)... 22 =AAMATERIALITY( DATATYPE, [ ELEMENT ])... 23 =AAPROGRAMME( TYPE, AUDITAREAREFERENCE {, NUMBER })... 24 =AAAREARISKHEADING( CODE, NUMBER )... 25 =AAAREARISKLEVEL( CODE [, FIRSTRISK [, SECONDRISK[, THIRDRISK[, FOURTHRISK]]]])... 26 =AATAILORINGQUESTION( SECTION [, NUMBER ])... 27 =AAINHERENTRIKS( SECTION [, NUMBER])... 28 =AAINHERENTRISKRESULT( CODE )... 29 =AACONTROLENV( CODE )... 29 =AAREVIEWSTATUS()... 30 WORD INTEGRATIE... 31 ALGEMEEN... 31 INSTALLATIE WORD PLUGIN... 31 1. VERWIJDEREN VORIGE VERSIE... 31 2. INSTALLATIE WORD ADD-IN... 32 3. CODES VOOR DE GEGEVENS UIT AUDIT AUTOMATION... 33 2 WKB AUDIT AUTOMATION OFFICE ADD-IN VERSION 1.00 - JUNI 2013
Integratie MS Office Algemeen De integratie van de Audit Automation Add-in creëert de mogelijkheid om codes en functies in Excel en Word te combineren met informatie uit Audit Automation (AA) en deze op elk gewenst moment te kunnen versturen of vernieuwen en zo buiten Audit Automation een eigen documentatie op te bouwen gebaseerd op de informatie beschikbaar in het AA-dossier. De werkwijze is gebaseerd op unieke codes die data uit het gekoppelde AA-dossier zullen opvragen. Deze codes kunnen volledig geïntegreerd en gecombineerd worden met andere functionaliteiten in Excel en Word. Het grote voordeel is dat u uw eigen werkbladen en documenten kunt samenstellen en deze vrij eenvoudig en automatisch van data uit Audit Automation voorzien. De werkbladen en documenten worden dus als AA-templates gecreëerd en kunnen op elk moment aan elk dossier worden gekoppeld. Hiervoor wordt een Excel plug-in en Word plug-in geleverd die na het installeren extra opties toevoegt aan de menubalk en extra functies beschikbaar maakt. Hoewel de bedoeling hoofdzakelijk is om data uit de client te halen en te importeren in een werkblad of document, is er voor Excel ook de mogelijkheid om de resultaten van een materialiteitsberekening in Excel, terug in de client te importeren door eenvoudig de cel aan te duiden met het resultaat van de berekening. Een belangrijk bijkomend voordeel is dat deze werkdocumenten zowel vanuit het dossier kunnen worden opgestart maar ook rechtstreeks zonder de client zelf op te starten. De enige voorwaarde is dat de template aan het dossier is gekoppeld via de map Document. De identificatie van de gegevens die moeten worden opgehaald, wordt dus bepaald door de locatie van de template en heeft de volgende voordelen: a. Er is in het bestand zelf geen verwijzing nodig naar het dossier. b. Eenmaal bij het dossier gevoegd is er geen pathverwijzing nodig en kunnen de gekoppelde templates overal geconsulteerd worden. c. Documenten kunnen eenvoudig tussen de verschillende dossiers gekopieerd worden en met een eenvoudige refresh de nieuwe bijhorende data ophalen. WKB AUDIT AUTOMATION OFFICE ADD-IN VERSION 1.00 - JUNI 2013 3
Systeemvereisten De Office Add-In is ontworpen om te werken met Microsoft Office 2007 en hoger. Microsoft Office 64 bits heeft bekende compatibiliteitsproblemen met Add-Ins en wordt dus niet ondersteund. Deze Add-In kan daarom alleen worden gebruikt in combinatie met de 32-bits versie van Office, maar dit kan worden uitgevoerd onder de Windows 32- of 64-bits besturingssysteem. 4 WKB AUDIT AUTOMATION OFFICE ADD-IN VERSION 1.00 - JUNI 2013
Excel integratie Installatie Excel Add-In 1. Verwijderen vorige versie Indien u reeds een eerdere versie geïnstalleerd zou hebben, of de installatie opnieuw wenst uit te voeren, moet u eerst de bestaande versie verwijderen (via Configuratiescherm/Control Panel) alvorens deze Add-In v1.00 te installeren. 2. Installatie nieuwe versie Volg de voorgestelde procedure: WKB AUDIT AUTOMATION OFFICE ADD-IN VERSION 1.00 - JUNI 2013 5
Na deze installatie ziet u in Excel dit nieuwe menu verschijnen: 6 WKB AUDIT AUTOMATION OFFICE ADD-IN VERSION 1.00 - JUNI 2013
Excel Add-In 1. Audit Automation toolbar De Excel Add-In voegt een nieuwe werkbalk toe onder het nieuwe menupunt CCH Audit Automation. Deze bevat alle opties die beschikbaar worden gesteld door de software. Het belangrijkste doel van de Add-In is het bieden van een reeks nieuwe functies, functies die allemaal beginnen met de letters AA en die gegevens extraheren uit de AA-database uit de cliënt, waarin het werkdocument wordt opgeslagen. Indien u deze functies gebruikt in een document dat niet werd opgeslagen in de AA-datastructuren, verschijnt een foutmelding in de cel die deze functies bevat. Bv: Bij het opstarten van een nieuw Excelbestand, zonder deze eerst aan een client te koppelen, krijgt u de volgende waarschuwing bij het selecteren van Insert function: Er zijn snelkoppelingen voorzien om de verschillende opties en functionaliteiten te gebruiken via het toetsenbord. Om deze te activeren drukt u Alt en de snelkoppelingen verschijnen in de menubalk zelf: Het is niet nodig de Alt ingedrukt te houden voor het vervolg. Druk C om het CCH Audit Automation tabblad aan te duiden. Op dat moment verschijnen ook de sneltoetsen binnen dit tabblad voor de verschillende opties: Druk op de toets die overeenkomt met de door u gewenste optie. WKB AUDIT AUTOMATION OFFICE ADD-IN VERSION 1.00 - JUNI 2013 7
2. Resultaten van de functies Het resultaat van een aantal functies is een getal of string en wordt weergegeven in de cel met de functie. Het resultaat van andere functies is een tabel van gegevens waarbij de cel met de formule zich linksboven bevindt. Extra rijen worden ingevoegd om de tabel te vervolledigen zodat gegevens niet worden overschreven. Kolommen worden echter niet toegevoegd zodat data, ingegeven in de bestaande cellen rechts van de formule, overschreven worden. Wanneer de cel met de functie een opmaak heeft, zal deze opmaak herhaald worden in de cellen rechts van de cel met functie. 3. Andere functionaliteiten Naast het verschaffen van de nieuwe formules biedt de Add-in ook nog volgende functionaliteiten: Materialiteitsberekening en het wegschrijven van de berekende data in de client (p.10) Het document als review aanduiden (p.14) Invoegen van standaard audit markeringen (p.16) 4. Invoegen van het functieoverzicht U bent vrij om de functie manueel in te geven beginnend met het "="-teken, net als elke andere Excelfunctie, maar de meeste functies hebben meerdere parameters die moeten worden vermeld in de juiste volgorde en onderling overeenkomende inhoud. Om dit te vereenvoudigen werd een -knop in de AA- functieoverzicht voorbereid. Deze is beschikbaar via de werkbalk: Dit overzicht omvat alle beschikbare functies met een korte omschrijving. Om een functie te selecteren dubbelklikt u op de functienaam, of u selecteert de functie en klikt op Next. 8 WKB AUDIT AUTOMATION OFFICE ADD-IN VERSION 1.00 - JUNI 2013
Het tweede scherm van het overzicht dat hierbij wordt voorgesteld, is verdeeld in twee secties: 1. Bovenste gedeelte bevat een lijst van de vereiste of verplichte parameters. Deze moeten minimaal worden voorzien om de functie te doen slagen. 2. Onderste gedeelte bevat een lijst van optionele parameters die indien nodig, en gerelateerd tot het bovenste gedeelte, geselecteerd kunnen worden. De waarde van de parameters kunnen vrij in te geven zijn, andere kunnen enkel uit een vooropgestelde lijst worden gekozen. Bij bovenstaand voorbeeld AANominal is de range een vrij in te geven veld, bv. 240000. De parameter Datatype moet dan weer worden geselecteerd uit een lijst van mogelijke waarden: WKB AUDIT AUTOMATION OFFICE ADD-IN VERSION 1.00 - JUNI 2013 9
Naargelang de keuze van vereiste parameters zullen geen, één of meerdere optionele parameters kunnen worden opgegeven. Om het opmaken van de functie te beëindigen, drukt u op Finish. Een overzicht van de beschikbare parameters vindt u terug vanaf Excel functies (p.17) 5. Refresh Data De update van de gegevens komende uit Audit Automation gebeurt niet automatisch bij het opstarten van het Excelwerkblad om te vermijden dat eigen aanpassingen niet zouden wijzigen zonder dat u uitdrukkelijk de opdracht geeft. U kunt de informatie vernieuwen in een werkblad met de huidige gegevens die zijn opgeslagen in de cliënt via de functie. Door het selecteren van deze functie, zal alle data vertegenwoordigd door een AA-functie vernieuwd worden waar nodig. Er werd een functie voorzien zodat u de datum van de laatste vernieuwing op het werkdocument kunt zien: AAData( RefreshDate ) Deze functie is vrij te gebruiken maar we raden aan deze op elk werkblad te plaatsen zodat u steeds kunt zien wanneer de gegevens de laatste maal werden vernieuwd. 6. Fouten in de formules Wanneer er zich een of meerdere fouten voordoen in een functie of formule, bv. bij een tikfout, of wanneer de functie niet kan worden uitgevoerd, dan verschijnt er een error bovenaan het scherm. Het aantal gevonden fouten wordt weergegeven. U kunt hierop klikken. Dit brengt u in de betreffende cellen waar de fouten zich voordoen, bv.: 7. Materialiteit: Set Source Cell en Update Audit Automation In aanvulling op de mogelijkheid om gegevens uit AA te halen, biedt de Add-In ook de mogelijkheid om de berekende materialiteit in Excel als resultaat door te sturen naar de client. In het scherm Materiality Override toont het systeem 3 materiality base figures en een suggested materiality. Deze zijn gedefinieerd in het masterpack en standaard worden ze berekend op basis van de gegevens in de client. Het is echter ook mogelijk om deze berekening te onderdrukken en de berekeningen in Excel naar de client te kopiëren. Noot: deze beschrijving is enkel van toepassing op het WKB pack, niet op het KMO pack. Via het MasterPack selecteert u Materiality en vervolgens op Calculation. 10 WKB AUDIT AUTOMATION OFFICE ADD-IN VERSION 1.00 - JUNI 2013
Vervolgens vinkt u Suppress calculation aan. Opmerking: Omdat er een algemene voorkeur bestaat om de eigen berekende materialiteit te gebruiken, werd standaard de materialiteitsberekening in Audit Automation afgezet zoals hierboven beschreven. Wenst u toch de materialiteitsberekening van Audit Automation echter wel te gebruiken, dan kunt u het vinkje bij Suppress calculation weer afzetten. Wanneer u de materialiteit uit Excel importeert, komen de gegevens terecht in de volgende grid: Om de import van de materialiteitsberekening te importeren in de client, werden volgende twee selecties voorzien: Set Source Cell: de cellen definiëren waar de materialiteitsgegevens zich bevinden. Update Audit Automation: het wegschrijven van de gegevens uit Excel naar de client. WKB AUDIT AUTOMATION OFFICE ADD-IN VERSION 1.00 - JUNI 2013 11
7.1. Set Source Cell Bij het selecteren van Set Source Cell wordt een scherm getoond waarin u de cellen kunt specificeren waarin de beschrijving en de berekende materialiteit zich bevinden. Standaard is dit de geselecteerde cel, maar deze kan worden gewijzigd: De voorgestelde cel wordt getoond als een vaste waarde, i.e. $C$19 is de cel C19. Vervolgens duidt u aan welke waarde deze cel precies bevat: Materiality name: de naam van de materialiteit, of Materiality value: de berekende materialiteitswaarde Er kunnen tot 4 berekeningen met beschrijving naar de client worden overgedragen. Selecteer het type en de rij van de suggested materiality grid waar u de gegevens geplaatst wilt zien. In de cel verschijnt een kleine rode markering. Houdt u de muis stil boven de betreffende cel, dan verschijnt er een comment met de set source detailgegevens van de cel. Gebeurde de aanduiding foutief, dan duidt u opnieuw de cel aan, drukt op Set Source Cell en vervolgens op de knop Reset Source Cell. Er kan slechts één cel per item worden aangeduid. Duidt u een andere cel aan met de gegevens die reeds in een andere cel werden aangeduid, dan wordt de eerste cel weer leeggemaakt. 12 WKB AUDIT AUTOMATION OFFICE ADD-IN VERSION 1.00 - JUNI 2013
7.2 Update Audit Automation Het selecteren van de optie Update Audit Automation, zal de huidige waarden van de geselecteerde cellen in de client wegschrijven. Bijvoorbeeld: Rijen 1 en 2 in kolom A werden aangeduid als Materiality name row 1 en 2, kolom B als Materiality value Row 1 en 2. Update Audit Automation zal het volgende resultaat in het scherm Materiality Override grid geven: Waar de materialiteit uit Excel werd geïmporteerd in de client, verschijnt onderaan de grid een link die u automatisch brengt naar het Excel berekeningsblad wanneer u deze link aanklikt. Bijkomend werd er ook een functie voorzien =AAMateriality() om de materialiteit uit de client naar Excel over te zetten (p.23) WKB AUDIT AUTOMATION OFFICE ADD-IN VERSION 1.00 - JUNI 2013 13
8. Working paper Review Om deze optie te gebruiken, moet Audit Automation actief zijn en een gebruiker ingelogd. Dit omdat de Add-Inn uw gebruikersdetails van het actieve bestand zal verkrijgen. Ook het werkdocument moet gekoppeld zijn aan de client. 8.1. Opstarten van de Working paper Review Deze optie werd voorzien om een werkblad als completed of klaar voor review en/of reviewed aan te duiden. In het Excel werkblad selecteert u Working Paper Review. Mits Audit Automation is opgestart en een gebruiker is ingelogd, krijgt u bv. het volgende scherm waarin u de review kunt aanklikken: Merk op dat eerdere markeringen die reeds gebeurd zijn, ook in de client zelf, worden weergegeven. Enkel de mogelijke aanduiding, naargelang uw toegangslevel, zijn actief. Indien u niet bent ingelogd in Audit Automation, verschijnt de volgende melding: 8.2. Markeren van de werkdocumenten als completed of reviewed Klikken op de Completed knop in het Working paper review scherm zal het werkdocument als completed en klaar voor review aanduiden. Hierna sluit het scherm en wordt de aanpassing doorgestuurd naar de client. 14 WKB AUDIT AUTOMATION OFFICE ADD-IN VERSION 1.00 - JUNI 2013
Wanneer u de functie =AAReviewStatus() in het werkblad toevoegt, wordt de completed/reviewed status weergegeven die ook in de AA-client terug te vinden is. Hierna wordt het werkdocument automatisch bewaard als een read-only bestand. Er kunnen geen latere wijzigingen meer worden aangebracht. Voert u toch nog wijzigingen uit, dan verschijnt de volgende melding: Ook de working paper review is niet meer beschikbaar: Vanuit de client in Audit Automation zelf kan het document opnieuw worden geopend om eventuele wijzigingen toe te voegen. De Add-In biedt alleen de mogelijkheid om de completion en review informatie op te nemen. Wilt u een review terugdraaien, dan kunt u dit steeds doen via Audit Automation. WKB AUDIT AUTOMATION OFFICE ADD-IN VERSION 1.00 - JUNI 2013 15
9. Standaard Audit Markeringen The Add-In voorziet een bundel van standaard audit markeringen dat in het werkblad kunnen worden ingevoerd. De markeringen worden als afbeelding ingevoegd in de linkerbovenhoek van de geselecteerde cel. Wanneer de cel data bevat, moet u in acht nemen dat deze afbeelding overlappend werkt en dus gegevens kan verbergen. De volgende audit markingen zijn beschikbaar: Afbeelding Sneltoets <Alt> <C> gevolgd door C V Naam Cast checked Cross cast checked D, F Or G Agreed to source document (1 to 3) T L Y2 P E N O K X Agreed to TB Agreed to ledger Agreed to financial statements Agreed to prior year Yes No Not applicable Tick Cross Om een markering toe te passen, selecteert u de cel waarin het moet verschijnen en klikt u op de gewenste markering. Bijvoorbeeld: De markeringen worden meegenomen wanneer cellen gekopieerd worden. 16 WKB AUDIT AUTOMATION OFFICE ADD-IN VERSION 1.00 - JUNI 2013
Excel Functies De Add-In stelt een reeks van Excelfunctionaliteiten beschikbaar om data uit Audit Automation te halen. Deze beginnen steeds met de standaard Excel =. De beschikbare functies en parameters worden hieronder beschreven. =AAData( DataType ) DataType PracticeName DocReference Title Author AuditArea User Code Name PeriodStart PeriodEnd PriorPeriodStart PriorPeriodEnd PartnerInit ManagerInit SeniorInit JuniorInit PartnerName ManagerName SeniorName JuniorName RefreshDate Resultaat De naam van uw bedrijf AA referentie toegewezen aan het document Documenttitel Auteur van het document in AA Naam van de audit area in welke het document is gekoppeld De ingelogde gebruiker in AA Klantcode in AA Klantnaam in AA Lopende verslagperiode: startdatum Lopende verslagperiode: einddatum Vorige verslagperiode: startdatum Vorige verslagperiode: einddatum Initialen van de partner Initialen van de manager Initialen van de senior Initialen van de junior Naam van de partner Naam van de manager Naam van de senior Naam van de junior Huidige datum WKB AUDIT AUTOMATION OFFICE ADD-IN VERSION 1.00 - JUNI 2013 17
=AANominal( Range, DataType ) Deze functie geeft één resultaat voor de gevraagde rekening of reeks Range Resultaat 9999999999 Rekeningnummer van 1 algemene rekening 9999999999:9999999999 Afgelijnde reeks algemene rekeningnummers (Niet toepasbaar met DataType Name of AlphaCode) DataType TB0 to TB9 Adjusting Reclassification AllJournals FinalTB Resultaat Balanscijfers waar TB0 = huidige verslagperiode TB1 = vorige verslagperiode... tot TB9. Totaal van alle agreed adjusting journals Totaal van alle agreed reclassification journals Totaal van alle agreed adjusting and reclassification journals. Totaal balans na verwerking journals Volgende DataTypes zijn enkel mogelijk bij één algemene rekening (niet bij een reeks): Name AlphaCode Naam algemene rekening Alfacode van de algemene rekening Wanneer een reeks algemene rekeningen wordt opgevraagd, moet u de reeks steeds zelf tussen aanhalingstekens plaatsen, bv. 200000:259999. Dit gebeurt, in tegenstelling tot bij de andere codes, niet automatisch bij de algemene rekeningen. Bij één algemene rekening is dit niet van toepassing. 18 WKB AUDIT AUTOMATION OFFICE ADD-IN VERSION 1.00 - JUNI 2013
=AARange( Range, DataType [, DataType [, ]]) Deze functie geeft alle gevraagde data voor de algemene rekeningen binnen de voorgestelde reeks. Gegevens worden enkel getoond wanneer er een resultaat bestaat als er numerieke data wordt opgevraagd. Wanneer geen numerieke data wordt gevraagd, worden alle algemene rekeningen binnen de gevraagde reeks voorgesteld. Range Resultaat 9999999999 Rekeningnummer van 1 algemene rekening 9999999999:9999999999 Afgelijnde reeks algemene rekeningnummers Condition Resultaat Blanco betekent dat geen conditie van toepassing is en alle rekeningen binnen de range moeten worden weergegeven indien ze actief zijn. DataType en/of DataType waarde DataType TB0 to TB9 Adjusting Reclassification AllJournals FinalTB Blank Name Number AlphaCode = <> >= <= Bv. Final TB0 > 0 ; AllJournals > 1000 Resultaat Balanscijfers waar TB0 = huidige verslagperiode TB1 = vorige verslagperiode... tot TB9. Totaal van alle agreed adjusting journals. Totaal van alle agreed reclassification journals. Totaal van alle agreed adjusting and reclassification journals. Balans na alle agreed journals. Blanco kolom Naam algemene rekening Algemeen rekeningnummer Alfacode algemene rekening Wanneer een reeks algemene rekeningen wordt opgevraagd, moet u de reeks steeds zelf tussen aanhalingstekens plaatsen, bv. 200000:259999. Dit gebeurt, in tegenstelling tot bij de andere codes, niet automatisch bij de algemene rekeningen. Bij één algemene rekening is dit niet van toepassing. WKB AUDIT AUTOMATION OFFICE ADD-IN VERSION 1.00 - JUNI 2013 19
=AAJournals( Range, DataType [, DataType [, ]]) Deze functie resulteert in het weergeven van alle opgevraagde algemene rekeningen waarvoor een journaallijn werd ingegeven met daarbij de gevraagde data Range Resultaat 9999999999 Rekeningnummer van 1 algemene rekening 9999999999:9999999999 Afgelijnde reeks rekeningnummers DataType AccountNumber AccountName Amount JournalNumber Type Narrative WPReference ClientCode Resultaat Algemeen rekeningnummer waarop in het journaal werd geboekt De naam van de algemene rekening in het journaal Geboekte bedrag in het journaal Journaalnummer Type van het journaal adjusting of reclassification De omschrijving in het journaal De gebruikte Working paper reference Klantcode ingegeven in het journaal (optioneel) =AAPARData( DataType [, DataType [,..]] Deze functie geeft de gevraagde data weer voor elke lijn met waarde van de Preliminary Analytical Review (cijferanalyse). DataType Preliminary Final Comparative Variance %Variance Resultaat Preliminary TB cijfers Final TB cijfers Vergelijkende gegevens Verschil tussen Final en Comparative Het verschil procentueel uitgedrukt. Wanneer bij een refresh of herberekenen van de cijfers meer of minder lijnen nodig zijn om de gegevens te tonen, zal het programma zelf lijnen toevoegen of verwijderen, wat belangrijk kan zijn naar de opmaak van het document toe. 20 WKB AUDIT AUTOMATION OFFICE ADD-IN VERSION 1.00 - JUNI 2013
=AAClassification( Code, DataType, BalanceType ) Deze functie wordt momenteel niet gebruikt in de Belgische Audit Automation versie. =AAEquation( Code, DataType ) Deze functie geeft de waarde voor de gevraagde equation code. Bij Code worden de bestaande equation codes voorgesteld. DataType is: Datatype Name Period 0...9 Waarde De naam van de equation wordt voorgesteld Berekening van het resultaat volgens de periode: period 0 = huidige periode tot 9 = 9 jaar terug =AAPCL( AuditAreaReference, PCLReference ) Een weergave van een checklist. Het voegt het benodigde aantal rijen in het werkblad in en vult de kolom die de formule heeft met het nummer van de vraag. 7 kolommen komt rechts van deze kolom met de volgende gegevens: Text of question Comments Reference WP schedules attached by user Answer Answered by Date Eventueel gekoppelde documenten worden mee vermeld. Parameter AuditAreaReference PCLReference Waarde De referentie van de audit area die de checklist bevat De referentie van de checklist zelf Bijvoorbeeld (KMO pack): =AAPCL( 01PLN ; A4 ) =AAACL( AuditAreaReference, ACLNumber ); Deze functie wordt momenteel niet gebruikt in de Belgische Audit Automation versie. WKB AUDIT AUTOMATION OFFICE ADD-IN VERSION 1.00 - JUNI 2013 21
=AAList( DataType) Deze functie geeft een overzicht van de budgetten, controles of risico s naargelang de opgevraagde data. DataType Budgets IdentifiedRisks Controls Resultaat Tabel bestaande uit 5 kolommen die de Budget ingave en berekeningen weergeeft Een tabel wordt opgemaakt met de Identified Risks die in de client werden opgenomen. De volgende kolommen worden voorzien van gegevens: Source ID Description Audit Procedures Audit areas/assertions Controls Conclusions Profile Een tabel wordt opgemaakt met de Key Controls die in de client werden opgenomen. De volgende kolommen worden voorzien van gegevens: ID Description Audit areas/assertions Design Implementation Key Test Conclusion Last tested Source 22 WKB AUDIT AUTOMATION OFFICE ADD-IN VERSION 1.00 - JUNI 2013
=AAMateriality( DataType, [ Element ]) Deze functie neemt de tekst of waarde van de materialiteit berekend in Audit Automation, volgens het geselecteerde element. DataType BaseName BasePercent BaseValue MatName MatCalculated MatOverride SampMatName PARMatName SampMatValue PARMatValue TrivialValue Element Base waardes voor de eerste parameter Mat waardes voor de eerste parameter Resultaat De naam van de Materiality base figure, op basis van het nummer van het element. Het percentage van de Materiality base figure, op basis van het nummer van het element. Het resultaat van de Materiality base figure, op basis van het nummer van het element. De naam van de suggested materiality op basis van het nummer van het element. De berekende materialiteit op basis van het nummer van het element. De overschreven materialiteit op basis van het nummer van het element. De naam van de Performance materiality zoals gedefinieerd in het masterpack. Het element is niet van toepassing voor deze parameter. De naam van de Working materiality zoals gedefinieerd in het masterpack. Het element is niet van toepassing voor deze parameter. Geeft de berekende Performance materiality weer. Geeft de berekende Working materiality weer. Geeft het level weer beschouwd als onbeduidend of trivial. Het element is niet van toepassing voor deze parameter. Waarde Een nummer van 1 tot 10 dat de Materiality base figures vertegenwoordigt. Een nummer van 1 tot 4 dat de materialiteit vertegenwoordigt. WKB AUDIT AUTOMATION OFFICE ADD-IN VERSION 1.00 - JUNI 2013 23
=AAProgramme( Type, AuditAreaReference {, Number }) This will insert a table of the audit procedures and completion details based on the parameters entered. Type Combined Mandatory Standard Review Resultaat Dit resulteert in de inhoud van de combined audit programmes voor de opgevraagde area volgens de AuditAreaReference bij completion. De Nummer parameter is niet vereist voor de combined audit program omdat er slechts één is per area. Niet van toepassing in de Belgische versie. Dit resulteert in een overzicht van de Standaard audit programma s. De geselecteerde audit area en het nummer. De voorstelling van de tabel ziet u hier rond als voorbeeld. Dit resulteert in het invoegen van meerdere tabellen voor de specifieke area volgens de gevraagde AuditAreaReference Risk Mitigation Tests Tests of control Non-sampling substantive tests Other substantive work De nummer parameter is niet vereist. Parameter AuditAreaReference Number Waarde De audit area referentie die het programma omvat. Het nummer van het programma waar Type Standard is. Voorbeeld: om het Standaard audit programma voor Voorraden te verkrijgen, zou de functie als volgt zijn (KMO versie): 24 WKB AUDIT AUTOMATION OFFICE ADD-IN VERSION 1.00 - JUNI 2013
Met deze tabel als resultaat: =AAProgramme("Standard";"5LIQ";1) Note: Zoals bij all andere functies heeft de tabel geen formatering. Elke formatering echter die gebeurd is in de cel waarin de functie zich bevindt, zal worden herhaald in de daarop volgende lijnen. =AAAreaRiskHeading( Code, Number ) Deze functie voegt een rij van hoofdingen in die de assertions weergeven specifiek voor de gekozen audit area, normaal gevolgd door de functie =AAAreaRickLevel(). Parameter Code Number Resultaat De referentiecode van de audit area containing the programme bv. 2VA voor de Vaste Activa (KMO pack). Het aantal sets van kolomhoofdingen dat u ingevoegd wilt zien. Wilt u bv. 2 sets kolommen naast elkaar die het Totaal risico in de eerste set en de betrouwbaarheid van de interne controles in de twee set toont, dan selecteert u 2 voor deze parameter. Verder vindt u een voorbeeld van deze functie in combinatie met de functie =AAAreaRiskLevel. WKB AUDIT AUTOMATION OFFICE ADD-IN VERSION 1.00 - JUNI 2013 25
=AAAreaRiskLevel( Code [, FirstRisk [, SecondRisk[, ThirdRisk[, FourthRisk]]]]) Deze functie geeft een rij weer met het risicolevel volgens de gevraagde parameters. Deze wordt voorafgegaan van de functie =AAAreaRiskHeading() die de hoofdingen voorziet. Parameter Code Optional Risk parameters Waarde De referentiecode van de audit area containing the programme bv. 2VA voor de Vaste Activa (KMO pack). De code kan worden gevolgd door maximaal 4 optionele parameters die de ingeschatte risico of het vertrouwen voor elke assertion die verband houdt met de code, weergeven. Als u gebruik maakt van 1 risk assessment voor een area, zal dit worden weergegeven in 1 kolom voor alle assertions samen. Zo niet dan is het aantal kolommen ingevoegd voor elke parameter gelijk aan het aantal assertions gedefinieerd voor de audit area. OverallRisk / Totaal risico ControlRel / Betrouwbaarheid interne controles NonSampRel / Betrouwbaarheid van niet steekproefgerichte (substantieve) testen ResidualRisk / Overblijvend risico gedekt door steekproeven Indien u geen of meerdere optional parameters invoert, dan zal de audit area naam in de cel met de functie worden vermeld. Wanneer u enkel 1 optional parameter invoegt dan zal het risiconiveau of vertrouwen worden weergegeven. Voorbeeld 1: 1 risico voor de area Vaste Activa: =AAAreaRiskHeader( 2VA, 1 ) =AAAreaRiskLevel( 2VA, ResidualRisk ) Resulteert in: 26 WKB AUDIT AUTOMATION OFFICE ADD-IN VERSION 1.00 - JUNI 2013
Voorbeeld 2: Verschillende sets kolommen, 2 risico s: Resulteert in: =AAAreaRiskHeader( F, 2) =AAAreaRiskLevel( 2VA, OverallRisk, ResidualRisk ) =AATailoringQuestion( Section [, Number ]) Deze functie kan het volgende invoegen: 1. Een tabel die alle vragen en antwoorden toont, volledig of voor een specifieke selectie. 2. Eén vraag en antwoord. The tabel bestaat uit 3 kolommen: o o o Audit area Vraag Antwoord Parameter section All Waarde Voegt een tabel in met alle vragen en antwoorden van alle secties van de tailoring questions. Wanneer deze parameter wordt gebruikt, dan is het optionele nummer niet vereist. 1 tot 99 Het nummer dat overeenkomt met de gewenste sectie. In dit geval is de Number parameter optioneel en, indien aanwezig, zal 1 rij worden voorgesteld met de specifieke vraag. WKB AUDIT AUTOMATION OFFICE ADD-IN VERSION 1.00 - JUNI 2013 27
Bijvoorbeeld: =AATailoringQuestions("All") geeft de volgende tabel (KMO pack): =AAInherentRiks( Section [, Number]) Deze functie kan het volgende invoegen: 1. Een tabel die alle vragen en antwoorden toont, volledig of voor een specifieke selectie. 2. Eén vraag en antwoord. The tabel bestaat uit 4 kolommen: o o o o Audit area Vraag Antwoord Score Section All Value Voegt een tabel in met alle vragen en antwoorden van alle secties van de inherente risico s. Wanneer deze parameter wordt gebruikt, dan is het optionele nummer niet vereist. 1 tot 99 Het nummer dat overeenkomt met de gewenste sectie. In dit geval is de Number parameter optioneel en, indien aanwezig, zal 1 rij worden voorgesteld met de specifieke vraag. 28 WKB AUDIT AUTOMATION OFFICE ADD-IN VERSION 1.00 - JUNI 2013
Bijvoorbeeld: =AAInherentRisk("All") geeft de volgende tabel (KMO pack): =AAInherentRiskResult( Code ) Deze functie geeft het resultaat van het inherent risk level. Code Calculated Overridden Comments weergave Calculated risk level. User selected risk level. Geeft de omschrijving (comments) weer ingegeven bij accepteren of overschrijven van het risk level. =AAControlEnv( Code ) Deze functie geeft de tekst, antwoord en score weer van de control environment. Code All Calculated Waarde De vraag, het antwoord en de score worden weergegeven. Geeft de berekende level weer van de control environment: strong, neutral of weak. WKB AUDIT AUTOMATION OFFICE ADD-IN VERSION 1.00 - JUNI 2013 29
=AAReviewStatus() Deze functie heeft geen parameters en dient voor de review van het document. Om deze functie uit te voeren, moet u ingelogd zijn en moet het document gekoppeld zijn aan de client. Status van het document Niet gemarkeerd als completed of reviewed Gemarkeerd als completed maar niet reviewed op enig level Gemarkeerd als reviewed op 1 of meerdere levels Weergave Blanco Completed and ready for review Geeft alle reviews en initialen van de personen weer die de review hebben uitgevoerd, bv.: Enkel de manager reviewed: Manager: XXXX Manager en Partner reviewed: Manager: XXXX Partner YYYY 30 WKB AUDIT AUTOMATION OFFICE ADD-IN VERSION 1.00 - JUNI 2013
Word Integratie Algemeen Indien u dit wenst, hoeft u niet langer gebruik te maken van de Word Processor in Audit Automation, maar kunt u uw eigen Worddocumenten en templates opmaken, onafhankelijk van het masterpack, en deze aan een dossier koppelen. In een eigen lay-out kunt u, d.m.v. codes data uit Audit Automation importeren in het door u opgemaakte Worddocument. Zo kunt u een standaarddocument creëren en nadien koppelen aan de dossiers naar keuze zonder het document opnieuw te moeten samenstellen. Voor een goede werking is de enige voorwaarde dat het Worddocument gekoppeld wordt aan de klant. De werkwijze gebeurt iets anders dan bij de Excel-integratie, al blijft het principe wel behouden: via codes de mogelijkheid hebben om de de data in Word up te daten a.d.h.v. informatie en gegevens uit Audit Automation. Installatie Word plugin 1. Verwijderen vorige versie Indien u reeds een oudere versie geïnstalleerd zou hebben, of de installatie opnieuw wenst uit te voeren, moet u eerst de bestaande versie verwijderen (via Configuratiescherm/Control Panel) alvorens deze 10 02 2012 Word Plugin2 te installeren. WKB AUDIT AUTOMATION OFFICE ADD-IN VERSION 1.00 - JUNI 2013 31
2. Installatie Word Add-In 1) Via de setup.exe volgt u de volgende procedure: 2) Klik op Install. 3) Na de installatie klikt u op Close. Na deze installatie ziet u in Word deze nieuwe menu: 32 WKB AUDIT AUTOMATION OFFICE ADD-IN VERSION 1.00 - JUNI 2013
3. Codes voor de gegevens uit Audit Automation Via de nieuwe menu-optie krijgt u twee nieuwe opties voor het uitwisselen met Audit Automation: Refresh Data en Insert Fields. Refresh Data: de codes worden geüpdatet met de huidige gegevens uit het AAdossier. Insert Fields: invoegen van de codes in het Worddocument. Wanneer u kiest voor Insert Fields, verschijnt het volgende scherm: Hiermee kunt u de codes aan uw Worddocument toevoegen. Momenteel zijn er twee categorieën beschikbaar: System Data: algemene gegevens die verwijzen naar uw firma zelf, die de audit voert Client Data: gegevens die verwijzen naar de klant of het dossier WKB AUDIT AUTOMATION OFFICE ADD-IN VERSION 1.00 - JUNI 2013 33
System Data - Current date: huidige datum - Your firm s name: naam auditkantoor - Your firm s address line 1 5 : adresgegevens auditkantoor - Audit Automation reference: de aan het document gekoppelde referentie - Document title: titel gegeven aan het Worddocument - Document author: auteur toegekend aan het Worddocument - Name of audit area in which document is filed: volledige naam van de audit area aan welke het document is gekoppeld - Current user logged into AA: de ingelogde gebruiker Client Data - Client s audit pack code: dossiercode - Client s name: dossiernaam - Address line 1 5: adresgegevens verdeeld over 5 lijnen - Client s address: adresgegevens van de klant op één lijn - Client s name and address: naam en adresgegevens van de klant op één lijn - Date of incorporation: oprichtingsdatum - Day of accounting reference date: verslaggeving (dag) - Month of accounting reference date: verslaggeving (maand) - Trading as: handelsnaam - Company secretary: administratieve zetel - Principal activity: hoofdactiviteit - Current period end date: begindatum verslagperiode - Current period start date: einddatum verslagperiode - Partner s initials: initialen partner - Partner s name: naam partner - Manager s initials: initialen manager - Manager s name: naam manager - Senior s initials: initialen senior - Senior s name: naam senior Een bestaand Worddocument openen resulteert niet automatisch in een update van de gegevens. U ziet de gegevens zoals deze de laatste maal werden opgeslagen. Selecteert u Refresh Data, dan worden alle gegevens vernieuwd op basis van de codes en de gegevens in het Audit dossier. Wanneer u de gegevens refresht ofwel vernieuwt, ziet u de achterliggende code niet meer. Wilt u toch weten welke code precies achter de data zit, kunt u door het veld te selecteren en de functietoets F9 uit te voeren, opnieuw de code zien. 34 WKB AUDIT AUTOMATION OFFICE ADD-IN VERSION 1.00 - JUNI 2013