Patiëntveiligheid omhoog, kosten omlaag Stappenplan GS1 traceerbaarheid in ziekenhuizen November 2013
Met dank aan Naam Functie Organisatie Justin Bitter Manager bedrijfsvoering OK, RVE, CSA, PPO Ziekenhuis Bernhoven Jaap Boomsma Stafadviseur OK logistiek AMC Amsterdam Nicole Feller Adviseur kwaliteit en patiëntveiligheid VUmc Michel Groothalle Master Data Project Analyst Biomet Europe BV Mark Hogerwerf Patrick Molendijk Sr Product Development Technologist Manager CSA en Procurement professional Nutricia AMN Maasstad Ziekenhuis Hennie Mulder Operatieassistent Maxima Medisch Centrum Esther Peelen Projectmanager gezondheidszorg GS1 Nederland Tom Pereboom Manager OK/CSA Ziekenhuis Amstelland Sarina Pielaat Productspecialist barcodes GS1 Nederland Frank Raymaekers Business manager Service pad Supply Chain Jessica Ritzema Hoofd Inkoop VUmc ErasmusMC Nicolas Stuyckens Manager Barcodes en EPC Global GS1 België Luxemburg Annemieke van de Bult Hoofd Inkoop Ziekenhuisgroep Twente Lambert van Eekelen Sr Consultant ICON Healthcare Canisius Wilhelmina Ziekenhuis Jeroen van Winden Materiaal Coördinator OK Tweesteden Ziekenhuis Rob Wils Materiaal Coördinator OK Maxima Medisch Centrum 2015 GS1 Nederland Page 2 of 25
Inhoud 1 Traceerbaarheid 6 1.1 Wat is traceerbaarheid?... 6 1.2 Hoe werkt het?... 6 1.3 Samenwerken... 6 1.4 Wetgeving... 7 1.5 Standpunt van European Assosiation of Hospital Pharmacists... 7 2 Voorbereidingsfase 8 2.1 Stap 1: Kennis opdoen... 8 2.2 Stap 2: Analyse huidige en toekomstige situatie... 8 2.3 Stap 3: Opzetten van een werkstructuur en scope... 11 3 Planningsfase 13 3.1 Stap 4: Analyse benodigdheden... 13 3.2 Stap 5: technisch ontwerp opzetten... 16 3.3 Stap 6: Specificaties testen... 22 4 Implementatie / operationele fase 23 4.1 Stap 7: Systeem implementeren... 23 4.2 Stap 8: Opleiding en documentatie... 23 4.3 Stap 9: Traceerbaarheidssysteem evalueren... 23 4.4 Stap 10: Monitoren... 23 5 Aan de slag! 25 2015 GS1 Nederland Page 3 of 25
Inleiding Patiëntveiligheid en efficiency: nauw met elkaar verbonden Elke patiënt heeft vijf basisrechten. Hij mag ervan uitgaan dat het juiste product, in de juiste dosis, aan de juiste persoon (de patiënt in kwestie dus), op het juiste moment en op de juiste manier wordt toegediend. GS1 Nederland biedt de zorgsector ondersteuning om aan deze uitgangspunten tegemoet te komen. Patiëntveiligheid heeft op dit moment de hoogste prioriteit in de gezondheidszorg. Vragen als Welke patiënt heeft welke hartklep gekregen? en Is het juiste materiaal beschikbaar op het moment dat de operatie begint? zijn aan de orde van de dag. Helaas is het beantwoorden van deze vragen niet altijd eenvoudig. Hiervoor is inzicht nodig in de voorraden en de gebruikte middelen. Patiëntveiligheid en logistiek zijn dus nauw met elkaar verbonden. Helaas worden er op dit moment elke dag fouten gemaakt bij het toedienen van medicatie, soms zelfs met dodelijke afloop. Uiteraard moet dit zoveel mogelijk worden voorkomen. Onderzoek heeft uitgewezen dat het aantal fouten bij toediening van medicatie drastisch vermindert door barcodescanning toe te passen. Dit aantal daalt nog verder wanneer alle partijen in de keten met eenduidige codering werken. Dit staat in het McKinsey rapport Strength in unity the promise of global standards in Healthcare Onderstaand figuur laat de effecten zien die traceerbaarheid heeft op de patiënt en op het ziekenhuis in termen van patiëntveiligheid en efficiency: Om 100% traceerbaarheid te realiseren, is het noodzakelijk dat de logistieke processen (P) goed op orde zijn en de IT-ystemen dusdanig zijn ingericht om deze processen te ondersteunen (S). Dit betekent dat door verbetering van de recallprocedure ook de logistieke efficiency verbetert. Door de verbeterde aansturing van de voorraden, kunnen deze tussen 10-20% worden verlaagd. Door het registreren van de houdbaarheidsdatum van de producten, kan derving drastisch worden verminderd. Samen met de eenmalige waardetoevoeging van de voorraad, komt dit ten goede aan de solvabiliteit van het ziekenhuis. Tenslotte moet de nieuwe manier van werken volledig worden ingebed in de organisatie (O). De GS1 focusgroep Traceability heeft in 2012 een business case opgeleverd: Patiëntveiligheid en efficiency in de OK. Hierin komt naar voren welke kosten en baten zijn gemoeid bij het implementeren van traceerbaarheid. Dit stappenplan is een vervolg op die business case. Hoewel we in de business case alleen keken naar het gebruik van medische hulpmiddelen op de OK, nemen we nu ook andere afdelingen en geneesmiddelen mee. In dit stappenplan wordt toegelicht hoe u binnen uw ziekenhuis de GS1 Global Traceability Standard for Healthcare (GTSH) stap voor stap kunt implementeren. De projectmethode die in dit stappenplan wordt beschreven is gebaseerd op de GS1 Global Traceability Standard for Healthcare Implementation Guide Deze is ontwikkeld door GS1 Healthcare. Dit stappenplan is een dynamisch document. Er zullen dan ook regelmatig updates volgen om het document aan te passen aan nieuwe inzichten en ervaring. 2015 GS1 Nederland Page 4 of 25
Scope U kunt dit stappenplan toepassen op de volgende processen: - Traceerbaarheid van medische hulpmiddelen. - Toedieningsregistratie van geneesmiddelen. Bij deze processen kunnen verschillende afdelingen in het ziekenhuis betrokken zijn, zoals operatiekamers, hartkatheterisatiekamers (HCK), verpleegafdeling, apotheek, behandelcentra, poliklinieken. Onder traceerbare producten verstaan we: geneesmiddelen, medische hulpmiddelen, assets (goederen in bezit) en procedure trays. In dit stappenplan gaan we uit van de barcode techniek. Traceability is ook met andere technieken te realiseren, zoals RFID, maar wij beperken ons hier tot barcodescanning. Dit is een breed toepasbare techniek en relatief goedkoop en eenvoudig te implementeren. Voorbeelden van producten die binnen de scope van het stappenplan vallen: Buiten scope: processen voor elektronisch bestellen, leveren, factureren. De techniek RFID valt op dit moment buiten scope. De volgende producten vallen niet in de scope van dit stappenplan: instrumentarium, medische apparatuur, bloed, botproducten, weefsel, catering, voeding. Ook de administratieve afdelingen vallen buiten de scope van dit stappenplan. Drie fases GS1 Healthcare heeft een projectmethode opgezet die u helpt bij de implementatie van de GS1 Global Traceability Standard for Healthcare. Dit gebeurt in drie fases: 1 Voorbereiding Kennis vergaren, een analyse maken van de huidige situatie en het samenstellen van een projectteam. 2 Planning Analyseren van benodigdheden, het opzetten van een technisch ontwerp en het testen van de specificaties. 3 Uitvoering Implementatie en validatie, opleiding en documentatie en het evalueren en indien nodig bijsturen van het systeem. 2015 GS1 Nederland Page 5 of 25
1 Traceerbaarheid 1.1 Wat is traceerbaarheid? Traceability is het volgen (to track) en herleiden (to trace) van artikelen, vanaf het moment van productie tot en met de beëindiging van de levensduur (door gebruik of vernietiging). To track: Het volgen van een specifieke eenheid of batch van goederen (items) in de logistieke keten van producent tot eindgebruiker (downstream). Aan de hand van opgeslagen gegevens is direct te zien waar het item zich in de logistieke en/of productieketen bevindt. To trace: Het herleiden van de herkomst van een specifieke eenheid of batch van goederen (items). Aan de hand van opgeslagen gegevens kan worden teruggegaan in de logistieke en/of productieketen (upstream). 1.2 Hoe werkt het? Met de GS1 Global Traceability Standard for Healthcare (GTSH) kunt u realiseren dat elk product via barcodescanning wordt herkend en elke verplaatsing van de ene naar de andere locatie wordt bijgehouden. De leverancier legt het artikelnummer, de expiratiedatum en het batch- en/of serienummer vast in een barcode. Wanneer vervolgens het ziekenhuis deze code scant, worden de gegevens opgeslagen in het systeem. De locatie van een product wordt ook vastgelegd. Als deze informatie in het ERP (de software die bedrijfsprocessen ondersteunt) wordt gekoppeld, is altijd duidelijk welk product zich op welke locatie bevindt. De gegevens kunnen bovendien worden gekoppeld aan de patiënt, bijvoorbeeld door middel van een barcode op een polsbandje, en aan een medewerker waarbij een barcode op de medewerkerspas is aangebracht. Zo is te allen tijde duidelijk welk product bij welke patiënt is toegepast en wie daar verantwoordelijk voor is. Hiermee wordt de patiëntveiligheid verhoogd en kan men efficiënter werken, waardoor de kosten verlagen. 1.3 Samenwerken Om deze gewenste situatie te bereiken is samenwerken het sleutelwoord. In de eerste plaats is commitment nodig op alle niveaus binnen de eigen organisatie. Daarnaast moeten afnemers en leveranciers gezamenlijk aan de slag, want van beide zijden is inspanning vereist. Het is belangrijk dat leveranciers en ziekenhuizen duidelijke afspraken maken over het verloop van de processen. De GS1 focusgroep Traceability faciliteert het maken en documenteren van deze afspraken. Internationaal hebben ziekenhuizen zich verenigd in de GS1 Healthcare Provider Advisory Council (HPAC). De HPAC heeft een oproep gedaan aan leveranciers van geneesmiddelen en medische hulpmiddelen, waarin zij vragen om het plaatsen van een GS1 barcode op de primaire verpakking of op het product zelf (bijvoorbeeld in het geval van chirurgische instrumenten). Tip: Gebruik deze oproepen op internationaal niveau in dialoog met uw leveranciers van geneesmiddelen en medische hulpmiddelen en met uw softwareleveranciers. De basis voor traceerbaarheid ligt bij de leveranciers. Zij moeten hun producten van de juiste informatie en barcode voorzien. Het is vervolgens aan het ziekenhuis om de IT-systemen zo in te richten dat de gegevens door middel van barcodescanning verwerkt kunnen worden. Voor een juiste verwerking van de barcodes en voor uitwisseling van productgegevens, is samenwerking en afstemming met uw leveranciers onontbeerlijk. Ook samenwerking met softwareleveranciers is cruciaal. Om de informatie in de barcode te kunnen gebruiken, moet het IT-systeem deze kunnen verwerken om daarmee de werkprocessen te ondersteunen. De GS1 HPAC heeft ook een oproep gedaan aan software leveranciers. Hierin vragen de ziekenhuizen aan hun softwareleveranciers om de IT-systemen geschikt te maken voor het verwerken van de GS1 standaarden. 2015 GS1 Nederland Page 6 of 25
1.4 Wetgeving Op 24 september 2013 is een wet van kracht geworden, uitgevaardigd door de Amerikaanse Food and Drug Authority (FDA). Hierin wordt het gebruik van een Unique Device Identifier (UDI) verplicht gesteld voor een aantal medische hulpmiddelen: klasse III, II en I. Deze UDI moet aanwezig zijn op de producten die in Amerikaanse ziekenhuizen worden gebruikt. Van leveranciers wordt verwacht dat zij de productgegevens van de relevante producten registreren in een Global UDI Database (GUDID). Deze gegevens worden aan de afnemers beschikbaar gesteld. Hieronder worden ook patiënten verstaan die bijvoorbeeld kunnen opzoeken welk implantaat zij hebben. De Europese Commissie heeft aangekondigd dat zij deze wetgeving zullen adopteren in Europa. 1.5 Standpunt van European Assosiation of Hospital Pharmacists De vereniging van Europese ziekenhuisapothekers (EAHP) heeft onlangs haar wens geuit om toedieningsregistratie met barcodescanning te willen toepassen, ofwel bedside scanning. Dit houdt in dat elk geneesmiddel dat aan een patiënt wordt gegeven, wordt geregistreerd via scanning. Zo is inzichtelijk welke geneesmiddelen een patiënt heeft gekregen, maar belangrijker nog is dat hiermee vóór het toedienen een aantal controles wordt gedaan om te voorkomen dat: - Een geneesmiddel aan de verkeerde patiënt wordt gegeven. - Het verkeerde geneesmiddel aan een patiënt wordt gegeven. - Het geneesmiddel in een verkeerde dosis wordt gegeven. - Dat een geneesmiddel dubbel wordt gegeven. - Dat een geneesmiddel op de verkeerde tijd wordt gegeven. De EAHP, een aantal leveranciers van geneesmiddelen en GS1 hebben het afgelopen jaar samengewerkt om te komen tot afspraken over welke gegevens in de barcode moeten zitten en welke barcode op de enkele verpakking moet komen. Dit heeft geresulteerd in de nieuwe standaard Level below the each. 2015 GS1 Nederland Page 7 of 25
2 Voorbereidingsfase Omdat de uitgangspunten per ziekenhuis verschillen, betekent dit dat de aanpak en keuzes per ziekenhuis anders zullen zijn. In het stappenplan nemen we onderstaande in acht: - Er zijn ziekenhuizen waar de automatisering al goed op orde is, terwijl in andere gevallen op dat vlak nog een moderniseringsslag gemaakt moet worden. - Een ziekenhuis is vanwege de vele afdelingen, medewerkers en de interactie met de patiënt - in feite ook een logistieke keten op zich. - Bij de invoering van de GTSH zal de patiëntveiligheid als uitgangspunt gelden, maar het is mogelijk om tegelijkertijd het logistieke proces te verbeteren. - Het is raadzaam om een pilotproject op te zetten op een bepaalde afdeling, bijvoorbeeld op de OK s. Wanneer alles daar goed loopt, kan het proces ook worden doorgevoerd op andere afdelingen binnen het ziekenhuis. De stappen zijn immers dezelfde. 2.1 Stap 1: Kennis opdoen Verzamel informatie om helder te krijgen welke mogelijkheden en kansen traceerbaarheid met GS1- standaarden biedt en welke procedures daarvoor gevolgd moeten worden. Verdiep u ook in praktijkvoorbeelden. Dat maakt de voordelen maar ook eventuele struikelblokken inzichtelijk. Praktijkvoorbeelden kunt u hier downloaden: - Uit het Healthcare Reference Book 2011-2012: Bar coding on pharmaceutical packaging cuts costs and improves patient safety, pagina 32. - Video Traceerbaarheid van implantaten in het Deventer Ziekenhuis. - Video Ordermanagement van bloedproducten in het Erasmus MC. - Praktijkvoorbeeld UZ Leuven verbetert patiëntveiligheid door toedieningsregistratie (bed side scanning). Op basis van de vergaarde informatie kunt u de juiste keuzes maken, bijvoorbeeld op het gebied van technologie, en u kunt gaan nadenken over de vervolgstappen. GS1 Nederland helpt u graag om de noodzakelijke kennis te vergaren en biedt trainingen over de GS1 standaarden. Ook voor advies op maat is GS1 het juiste adres. Daarnaast kunt u zich aansluiten bij de focusgroep Traceability om kennis en ervaring van collega s uit de zorg te verkrijgen. Resultaat - Kennis over de GTSH en wat deze standaard voor uw organisatie kan betekenen. - Kennis uit praktijkvoorbeelden waarmee u de vertaalslag naar uw eigen organisatie kunt maken. 2.2 Stap 2: Analyse huidige en toekomstige situatie Huidige situatie Voordat u een projectplan kunt opzetten, is het noodzakelijk om de huidige situatie in kaart te brengen. Ga stap voor stap na wat er door de gehele keten met een product gebeurt, wie ermee werkt en op welke plaatsen het terechtkomt. Geef dit weer in een proces- en informatieanalyse. Bepaal in welke processtap welke informatie nodig is. Bepaal ook welke informatie gegenereerd wordt en van en naar welke IT-systemen deze informatie gaat. Op deze manier krijgt u inzicht in welke systemen aan elkaar gekoppeld moeten worden. Over het algemeen gaat het om de volgende systemen: ERP-pakket, ZIS, EVS, AIS, EPD en bijbehorende hardware zoals scanners en labelprinters. Tip: Door bij deze stap zowel interne als externe gebruikers (onder andere handelspartners) te betrekken, brengt u de feitelijke situatie in kaart en niet de theoretische. Hiermee kunt u fouten of misverstanden tijdens vervolgstappen voorkomen. Bovendien creëert u op deze wijze acceptatie bij toekomstige partners. 2015 GS1 Nederland Page 8 of 25
Tip: Om de gewenste situatie te bereiken, is het belangrijk om niet vanuit technische oplossingen te denken. Denk vanuit functionaliteiten, onderbouw deze en beslis vervolgens welke technische oplossingen hiervoor nodig zijn. Toekomstige situatie Vervolgens beschrijft u de toekomstige situatie die u met het project wilt bereiken. Voorbeeld 1: Efficiënt en effectief een recall uitvoeren Patiënt meneer Jansen heeft een hartklep van fabrikant X. Fabrikant X maakt een melding aan de markt dat batch 01234 van hartklep type Z defecten kan vertonen. Fabrikant X wil dat hartklep type Z niet meer bij patiënten wordt gebruikt en vraagt de markt deze uit de voorraden te halen en terug te sturen naar de leverancier. Omdat de defecte producten mogelijk een risico betekenen voor de patiënt, vraagt de fabrikant de ziekenhuizen ook alle patiënten die de hartklep met batchnummer 01234 hebben gekregen, op te roepen voor onderzoek. Ziekenhuis H is nu aan zet: de afdeling interventie cardiologie gaat de patiëntdossiers en het magazijn doorzoeken op aanwezigheid van hartklep type Z met batchnummer 01234. Gewenste situatie: Een bevoegd medewerker zoekt in het voorraadsysteem op hartklep type Z met batchnr. 01234. In het systeem komt direct naar voren op welke schappen dit artikel te vinden is. De medewerker haalt de producten van het schap. De getraceerde producten worden retour gezonden naar leverancier X of in sommige gevallen zal leverancier X de producten zelf op komen halen. De bevoegde medewerker tekent voor het retour zenden van de teruggehaalde producten en vermeldt aantal, artikel- en batchnummer. Een bevoegd medewerker zoekt in het ziekenhuisinformatiesysteem op welke patiënten hartklep type Z met batchnr. 01234 hebben gekregen. Het ziekenhuis roept meneer Jansen op en maakt een afspraak om vervolgstappen te bespreken. Bovenstaande actie wordt binnen enkele uren na melding van de fabrikant uitgevoerd en afgerond. Het ziekenhuis is voor 100% in controle over de compleetheid van de recall, zowel in de voorraden als de gebruikte producten bij de patiënt. Belangrijke vragen die in dit voorbeeld moet beantwoorden: - Voor welke producten wilt u traceerbaarheid realiseren? - Op welk verpakkingsniveau is een barcode nodig, primair of secundair? - Hoeveel leveranciers heeft het ziekenhuis voor het proces binnen de scope? - Welke van deze leveranciers hanteert een GS1 code? - Met welke leveranciers die HIBC of geen barcode hanteren, gaat u een dialoog aan om deze naar GS1 toe te bewegen? - Welke IT-systemen raakt het proces? (ZIS, EPD, ERP, scanners, printers) - Zijn logistieke eenheden uniek gecodeerd? - Zijn locaties (uniek) gecodeerd? - Zijn de patiënten (uniek) geïdentificeerd? - Hoe vaak komt een recall voor op serienummer? - Hoe vaak komt een recall voor op batchnummer? - Is voor de meeste producten een recall op batchnummer genoeg? 2015 GS1 Nederland Page 9 of 25
Voorbeeld 2: Efficiënt voorraadbeheer Patiënt mevrouw de Vries heeft vandaag een heupoperatie. Tijdens de operatie worden de volgende producten gebruikt: - implantaat - verband - bloedproducten - instrumentarium - medicatie - procedure tray Gewenste situatie: Alle producten die tijdens de operatie/ingreep worden gebruikt, worden via barcode scanning geregistreerd in het voorraadbeheersysteem. De gebruikte producten worden automatisch afgeboekt van de voorraad. Wanneer het aantal van een bepaald product onder het minimum komt, stuurt het systeem automatisch een order naar de leverancier van dat product, zodat de voorraad op het juiste peil blijft. Het is niet nodig om extra of reserve voorraden aan te houden. Doordat ook de prijs bij de gebruikte producten bekend is, kan onmiddellijk worden berekend wat de kostprijs van de operatie/ingreep bedraagt voor bijvoorbeeld DBC/DOT registratie. Deze kosten worden doorgestuurd naar het management. Zodra de bestelde producten geleverd worden, worden deze via barcodescanning ingeboekt in de voorraad op artikelnummer, batchnummer en expiratiedatum. Zo heeft men altijd inzicht in het aantal producten dat op voorraad ligt. Doordat ook de expiratiedatum bekend is, weet het OK-personeel welke producten als eerste gebruikt moeten worden om te voorkomen dat ze uit datum lopen. Op deze manier kan derving worden teruggedrongen met circa 80%. Belangrijke vragen die u in dit voorbeeld moet beantwoorden: - Voor welke producten wilt u traceerbaarheid realiseren? - Op welk verpakkingsniveau is een barcode nodig, primair of secundair? - Hoeveel leveranciers heeft het ziekenhuis voor het proces binnen de scope? - Welke van deze leveranciers hanteert een GS1 code? - Met welke leveranciers die HIBC of geen barcode hanteren, gaat u een dialoog aan om deze naar GS1 toe te bewegen? - Welke IT-systemen raakt het proces? (ZIS, EPD, ERP, scanners, printers) - Zijn logistieke eenheden uniek gecodeerd? - Zijn locaties (uniek) gecodeerd? - Welke procedures zijn er op het gebied van registratie van inkomende, te verwerken en uitgaande goederen? Wat is de automatiseringsgraad hierbij? - Hoe en wanneer wordt wat naar handelspartners gecommuniceerd? - Hoe worden de productgegevens beheerd? Via een datapool gedistribueerd of bilateraal? Voorbeeld 3: Toedieningsregistratie met barcodescanning Patiënt mevrouw Pietersen ligt op een verpleegafdeling cardiologie. Zij krijgt verschillende geneesmiddelen om haar hartritme onder controle te krijgen. Gewenste situatie: De arts heeft de benodigde geneesmiddelen geregistreerd via het elektronisch voorschrijfsysteem (EVS). De verpleegkundige controleert met het EVS welke geneesmiddelen de arts heeft aangevraagd en zet deze om gebruikt te worden. De verpleegkundige brengt de geneesmiddelen naar mevrouw Pietersen. Voordat de verpleegkundige de middelen geeft, scant zij haar personeelsnummer op haar medewerkerpasje, ze scant het polsbandje van mevr. Pietersen en elk geneesmiddel dat zij wil geven. Het systeem controleert nu of de geneesmiddelen de juiste zijn volgens het voorschrift van de arts, of de juiste dosis wordt gegeven en of deze overeenstemmen met de patiënt. Wanneer er geen afwijkingen zijn vastgesteld, kan mevrouw Pietersen de geneesmiddelen innemen. Als er in een van de factoren een afwijking is, dan moet de verpleegkundige actie ondernemen. 2015 GS1 Nederland Page 10 of 25
Belangrijke vragen die u in dit voorbeeld moet beantwoorden: - Voor welke producten wilt u toedieningsregistratie realiseren? - Hoeveel leveranciers heeft het ziekenhuis voor het proces binnen de scope? - Welke van deze leveranciers hanteert een GS1 code? - Met welke leveranciers die HIBC of geen barcode hanteren, gaat u een dialoog aan om deze naar GS1 toe te bewegen? - Welke IT-systemen raakt het proces? (ZIS, EPD, EVS, AIS, scanners, printers) - Hebben alle losse eenheden een barcode (elke tablet, ampul etc.)? - Zijn locaties (uniek) gecodeerd? - Zijn de patiënten (uniek) geïdentificeerd? - Hoe vaak komt een recall voor op serienummer? - Hoe vaak komt een recall voor op batchnummer? - Is voor de meeste producten een recall op batchnummer genoeg? In stap 5 lichten we toe welke GS1 standaarden u kunt inzetten om bovengeschetste gewenste situaties te bereiken. Op basis van deze grondige analyse kunt u een high level business case opstellen, vaststellen wat er moet gebeuren en welk budget nodig is om traceerbaarheid te implementeren. Aan de hand van deze informatie kan op directieniveau worden besloten of uw organisatie daadwerkelijk met GS1 traceerbaarheid aan de slag gaat. Ofwel: in deze stap wordt het go/no go besluit genomen. Resultaat - High level business case. - Go/No go beslissing. - Vaststelling budget. - Senior sponsor. - Inzicht in haalbaarheid gewenste situatie. - De belanghebbenden zijn bekend. - Indicatie van doorlooptijden en complexiteit van de implementatie. 2.3 Stap 3: Opzetten van een werkstructuur en scope Het ontwikkelen en implementeren van een traceerbaarheidssysteem raakt vele taken en verantwoordelijkheden, zowel intern als extern. Bepaal wie u nodig heeft en kies een externe partner om uw traceerbaarheidsproject mee uit te voeren. Kortom, vorm een projectteam. Daarna bepaalt u voor welke producten of productgroep u traceerbaarheid wilt realiseren. Het is van fundamenteel belang om aan het begin van het project beslissingen te nemen over de volgende onderwerpen: - Vaststellen in- en externe rollen en verantwoordelijkheden. - Aanstellen projectmanager. - Scope van het traceerbaarheidsproces door de gehele logistieke ziekenhuisketen. - Grove tijdslijn en planning. - Welke traceerbaarheidspartners (moeten) zijn betrokken? - Aan welke use cases moet het traceerbaarheidssysteem voldoen? (bijvoorbeeld risicomanagement, voorraadbeheer, registratie product-patiënt, terugroepacties) - Welke traceerbaarheidsverzoeken verwacht u? - Voor welke producten wilt u traceerbaarheid realiseren? - Het niveau van traceerbaarheid: logistieke eenheid, omdoos, secundaire verpakking, primaire verpakking, op batchniveau of unieke exemplaren? - Wie stelt welk budget beschikbaar voor de investering die nodig is? Belangrijke vragen tijdens deze stap zijn: - Welk deel van het assortiment wilt u kunnen traceren? Gaat het om het hele assortiment of om een bepaalde productgroep? - Op welk niveau wilt u kunnen traceren? Op batchniveau, serienummer, op het niveau van een consumenteneenheid of op het niveau van een logistieke verzendeenheid? - Met welk specialisme/proces kunt u een representatieve pilot doen? 2015 GS1 Nederland Page 11 of 25
- Welke afdelingen en handelspartners krijgen hiermee te maken? - Welke ketenafspraken en/of systemen zijn er? - Welke afspraken met leveranciers zijn er? - Wat zijn de beschikbare middelen (budget, mensen) - Wat wil uw organisatie met dit project bereiken en waarom? - Welke IT-systemen zijn er? - Bent u al deelnemer bij GS1 Nederland? Bent u projectmanager? Betrek dan zowel medewerkers op management- als op operationeel niveau bij het project en stel de verantwoordelijkheden vast. Op die manier weet elke medewerker precies wat hij of zij moet doen en welke consequenties traceerbaarheid heeft voor de werkzaamheden. Van belang voor het slagen van het project is betrokkenheid van de afdelingen: - Inkoop. - Apotheek. - Logistiek. - Financiën. - ICT en functioneel beheer. - Medische professionals (specialist, verpleegkundige). Tip: Stel een verantwoordelijke voor specifieke GS1 zaken aan. Hij of zij kan ervoor zorgen dat de juiste personen tijdig zijn voorzien van de benodigde kennis van de GS1 standaarden. U kunt GS1 Nederland ook om ondersteuning en advies vragen. Resultaat - Aanstellen van een projectteam en projectmanager. - Grove activiteitenplanning. - Functionele specificaties op hoofdlijnen. - Eerste aanzet projectplan. 2015 GS1 Nederland Page 12 of 25
3 Planningsfase 3.1 Stap 4: Analyse benodigdheden Projectplan Nu het projectteam is samengesteld, is de volgende stap het verder uitwerken van het projectplan. Voor het opzetten van een projectplan kunt u een projectmanagementmethode toepassen. Bekende methodes zijn Prince2, Agile en Lean. Het projectplan geeft antwoord op onderstaande vragen: - Wat zijn de einddoelen en resultaten? - Wat valt binnen en buiten scope? - Welke zijn de randvoorwaarden? - Wie zijn de belanghebbenden? - Wat is de relatie met andere projecten? (Doen we geen dubbel werk en vergeten we niets?) - Wat is het budget? - Welke activiteiten gaan we doen? - Wat is de tijdslijn voor deze activiteiten? - Welke zijn de benodigde resources: personeel, systemen, geld, tijd en producten? - Hoe meten we de kwaliteit van product, dienst, personeel, kennis en opleiding? Belangrijk is dat alle betrokkenen op de hoogte zijn van het project; dat deze het einddoel kennen en dat men van elkaar weet wie, wat, wanneer, waarmee en waarom doet! Analyse Het tweede onderdeel van deze stap is het in kaart brengen van de goederenstroom en vervolgens de informatiestroom. In de illustratie op de volgende pagina wordt de logistieke keten binnen een ziekenhuis afgebeeld. U ziet hier hoe de goederen zich binnen een ziekenhuis bewegen. Elk product wordt geïdentificeerd door de Global Trade Item Number (GTIN) in een barcode. Omdat de gegevens die voor traceerbaarheid van belang zijn, ook zijn opgenomen in de barcode op het product, is het mogelijk deze op elke gewenste locatie te scannen en daarmee inzichtelijk te maken waar het product zich bevindt. Volgens de GTSH identificeert u elke fysieke locatie waar de te traceren goederen geregistreerd moeten worden, met een GS1 adrescode ofwel Global Location Number (GLN). U kunt hiermee de verplaatsingen van de goederen bijhouden, maar ook de plaats waar de goederen zijn opgeslagen. 2015 GS1 Nederland Page 13 of 25
2015 GS1 Nederland Page 14 of 25
Huidig gebruik productidentificatie In de huidige situatie heeft ongeveer 60% van de medische hulpmiddelen en geneesmiddelen een unieke productidentificatie, een zogenoemde Global Trade Item Number (GTIN). Een leverancier kent deze toe aan zijn producten en vertaalt deze in een barcode. Voor geneesmiddelen op de enkele stuks, ligt dit percentage lager. Een aantal leveranciers is momenteel bezig om dit voor elkaar te krijgen, vanwege de toenemende vraag hierom vanuit ziekenhuisapotheken. In de ideale situatie hebben alle producten een GTIN vertaald in een barcode op het benodigde niveau. De industrie en afnemers werken eraan om dit te bereiken. Nu dit nog niet het geval is, heeft dit uiteraard consequenties voor uw project: het is op dit moment nog niet mogelijk om alle producten op dezelfde manier te behandelen. Een aantal producten heeft een HIBC-code en een aantal heeft geen barcode op de verpakking. In de praktijk zien we dat ziekenhuizen hier in hoofdlijnen op twee manieren mee omgaan: 1. Men maakt gebruik van bestaande GTIN s en aanvullende gegevens in de barcode(s) die de leverancier op de producten heeft aangebracht. Voor de producten die geen GTIN hebben, maakt u zelf een GS1 nummer aan en vertaalt dit in een barcode. Ook neemt u de vervaldatum en het batch- of serienummer over in de barcode. Dit noemen we methode 1 2. Men labelt alle producten zelf met een eigen nummer en eigen barcode. Kijk hiervoor naar het artikel over de Radboud-methode. De ziekenhuizen uit de focusgroep Traceability spreken hun voorkeur uit voor methode 1. Methode 2 zien zij als suboptimalisatie. Hieronder werken we Methode 1 uit. Tip: Neem in de leveringsvoorwaarden op dat elk traceerbaar product een GS1 DataMatrix of GS1-128 moet hebben met hierin opgenomen: GTIN, vervaldatum en batch- en/of serienummer (afhankelijk van het type product). Methode 1 U heeft resources nodig om een deel van de producten van een artikelnummer (GTIN) en aanvullende informatie (expiratiedatum, batch-/lotnummer en serienummer) in een barcode te voorzien. Voor de producten met een HIBC-code met niet-gestandaardiseerde inhoud, kunt u kiezen of u gebruik maakt van deze code of deze overlabelt met een eigen barcode. Het advies is om met de leverancier in contact te treden en hem te verzoeken GS1 barcodes op de producten te plaatsen. Op deze manier zal in de zorg uiteindelijk één standaard bestaan, waar zowel leveranciers als afnemers van profiteren. Het scannen van de barcode gebeurt op verschillende momenten: aan het begin van de ziekenhuisketen in het centraal magazijn, tussendoor wanneer het product wordt verplaatst naar de verschillende afdelingen. En aan het eind van de keten wanneer een product wordt gebruikt bij een patiënt. 2015 GS1 Nederland Page 15 of 25
IT-systemen Maak een overzicht van de aanwezige systemen en welke aanpassingen hierin globaal nodig zijn om de GS1 keys te verwerken. Ook brengt u in kaart welke systemen elkaar raken bij het realiseren van de gewenste situatie. Het komt voor dat de huidige systemen niet flexibel genoeg blijken voor het verwerken van de GS1 keys of om het ene met het andere systeem te laten praten. In dit geval kan nieuwe software nodig zijn of een upgrade van het bestaande systeem om dit wel te realiseren, zie ook stap 5. Belangrijke vragen tijdens stap 4 zijn: - Wil ik alleen efficiënt en effectief recalls realiseren of neem ik ook direct efficiënt voorraadbeheer mee in het project? - Welke locaties wil ik registreren en moet ik dus identificeren met een GLN? - Is het duidelijk hoe de goederenstroom loopt: welke producten komen langs welke locaties? - Hoe ga ik om met de producten die (nog) geen GTIN hebben? - Welke IT-systemen zijn aanwezig en welke aanpassingen zijn nodig om hiermee traceerbaarheid te realiseren? - Heb ik de juiste scanners om de GLN s en GTIN s, expiratiedatum en batchnummer te registreren? - Hoe wil ik patiënten identificeren en vervolgens registreren? Via een eigen nummer of via de GSRN. - Zijn de huidige systemen flexibel genoeg of heb ik nieuwe software of een upgrade nodig om traceerbaarheid te realiseren? Resultaten - Projectplan met een concrete doelstelling, heldere randvoorwaarden en realistische deadlines. Ook de verantwoordelijkheden zijn duidelijk. Aan de hand van het projectplan kunt u in een later stadium de resultaten toetsen en evalueren. - Procesanalyse van de goederen- en informatiestroom. - Functionele specificaties voor proces en IT. 3.2 Stap 5: technisch ontwerp opzetten In stap 4 heeft u functionele specificaties opgesteld. Op basis hiervan stelt u het bijbehorende technisch ontwerp vast. Hierbij moet u nadenken over aanpassingen in het IT-systeem en bepalen welke technologie voor identificatie en gegevensuitwisseling nodig is, zoals Application Identifiers, GS1 DataMatrix, GS1-128, RFID en/of elektronische berichten, Global Data Synchronisation Network (GDSN). Met beide soorten specificaties bepaalt u welke ondersteunende hard- en software ontwikkeld of aangeschaft moet worden. Om een technisch ontwerp te maken, is soms hulp nodig van een implementatiepartner. Besteed er voldoende tijd aan om de juiste partij te selecteren. GS1 heeft hier een hulpmiddel voor ontwikkeld: Implementatiepartner zoeken. Omdat u met GS1 standaarden werkt of gaat werken, moet u werken met hard- en software die hier geschikt voor is. Controleer dus of dit het geval is. Dit gaat van Enterprise Resource Planning (ERP), Ziekenhuisinformatie Systeem (ZIS), Warehouse Management System (WMS), Elektronisch Patiënt Dossier (EPD), Apotheekinformatiesysteem (AIS) en Elektronisch Voorschrijf Systeem (EVS) tot de daaraan gekoppelde scanners en printers. Het meest praktisch is dat u met één scanner verschillende typen registraties kunt doen. De medewerkers van GS1 Nederland kunnen u hierover adviseren. Wellicht kan worden volstaan met upgrading en eventuele uitbreiding van uw IT-systeem, maar het is ook mogelijk dat een nieuw systeem moet worden aangeschaft of software die de bestaande systemen met elkaar verbindt. De ervaring van verschillende ziekenhuizen leert dat dit een tijdrovende en intensieve klus is, die de nodige aandacht behoeft en niet onderschat moet worden. Het GS1 System of Standards Het GS1 systeem is opgebouwd uit drie pijlers: Identify (identificeren), Capture (vastleggen) en Share (delen). 2015 GS1 Nederland Page 16 of 25
Identifiers zijn zogeheten keys waarmee producten, patiënten, ziekenhuismedewerkers en locaties kunnen worden geïdentificeerd. Vervolgens worden deze keys opgenomen in een drager (Capture). Dit kan een barcode zijn, een GS1 DataMatrix of een RFID-tag. In de gezondheidszorg heeft men ervoor gekozen om zoveel mogelijk de GS1 DataMatrix te gebruiken, ook wel aangeduid als tweedimensionale code of 2D. Ten slotte zijn er standaarden om artikelgegevens en transacties uit te wisselen (Share), zoals een standaard orderbericht of een factuur. In onderstaande figuur kunt u dit in één overzicht zien: Welke GS1 standaarden heeft u nodig voor traceerbaarheid? GS1 traceerbaarheid bestaat uit een aantal elementen: - Identificatie van producten - Identificatie van locaties - Identificatie van patiënten en medewerkers - Uitwisselen van artikelgegevens - Versturen van elektronische berichten (EDI) 2015 GS1 Nederland Page 17 of 25
Identificeren en vastleggen Een overzicht van de relevante GS1 keys die nodig zijn voor traceerbaarheid: Toepassing Identificatie van producten Weergeven van batchnummer Weergeven van expiratiedatum Weergeven van serienummer Identificatie van locaties Identificatie van patiënten Identificatie van ziekenhuismedewerkers GS1 standaard en/of tool Global Trade Item Number (GTIN of: GS1 artikelcode) Kan worden opgenomen in een Application Identifier: 01 Application Identifier (AI) 10 Batch/lot Application Identifier (AI) 17 Expiry Date Application Identifier (AI) 21 Serial Number Global Location Number (GLN of: GS1 adrescode) Kan worden opgenomen in een Application Identifier (AI): 414 Global Service Relation Number (GSRN) Global Service Relation Number (GSRN) Hieronder leggen we uit hoe u deze GS1 keys kunt toepassen. Identificatie van producten In stap 3 heeft u bepaald welke producten u wilt kunnen volgen en ook of u deze op batchniveau wilt kunnen traceren of op uniek exemplaar. In onderstaande tabel hieronder ziet u welke GS1 identifier u kunt gebruiken voor welk niveau. Niveau van traceerbaarheid GS1 identifier (Nederlands) GS1 identifier (Engels) Afkorting Logistieke eenheid GS1 verzendcode Serial Shipping Container Code SSCC Batch GS1 artikelcode + batchnummer Global Trade Item Number + Batchnumber GTIN = Batch nr. Los product GS1 artikelcode Global Trade Item Number GTIN Uniek product GS1 artikelcode + serienummer Global Trade Item Number + Serial Number GTIN + Serial nr. Naast de GS1 artikelcode is voor het kunnen traceren van medische hulpmiddelen en geneesmiddelen ook het batch- en/of serienummer nummer relevant. Voor het tegengaan van derving is daarnaast nog de expiratiedatum nodig. Ook deze gegevens worden opgenomen in dezelfde GS1 barcode: een GS1-128 of in een GS1 DataMatrix. Over het algemeen geldt: voor kleine producten een GS1 DataMatrix en voor grote producten een GS1-128. Vanuit het ziekenhuisperspectief is het belangrijk dat alle gegevens in één barcode staan, zodat de ziekenhuismedewerker ook maar eenmaal hoeft te scannen. Volgens de GS1 specificaties kent de leverancier aan elk traceerbaar product een GS1 nummer (GTIN of SSCC) toe. Een overzicht van de verschillende verpakkingsvormen van één product en hun onderlinge verhouding: 2015 GS1 Nederland Page 18 of 25
Identificatie van locaties Voor het herkennen van elke partij in de logistieke keten, is het nodig deze te identificeren. Dit kan met een GS1 adrescode ofwel Global Location Number (GLN). Door het toekennen van een GLN aan alle voor traceerbaarheid relevante locaties, bent u in staat te volgen en herleiden waar een product is en is geweest. U kent GLN s toe aan: - De eigen organisatie. - De locaties binnen de organisatie die relevant zijn voor traceerbaarheid (bijvoorbeeld apotheek, centraal magazijn, verpleegafdeling, magazijn OK). 2015 GS1 Nederland Page 19 of 25
Het gaat erom dat u de locaties in kaart heeft waar een product langskomt en waar u dit wilt registreren via barcodescanning. GLN s kunt u toekennen aan verschillende niveaus: De GLN gebruikt u ook in de elektronische communicatie (EDI) bij bijvoorbeeld bestellen, leveren en factureren. U hoeft dan niet meer het volledige adres te vermelden, maar alleen de GLN. De adresgegevens die bij een GLN horen kunt u bilateraal uitwisselen of centraal vastleggen in het GS1 adrescodeboek. Dit is een dienst van GS1 Nederland waar u GLN s kunt invoeren, raadplegen en downloaden. Identificatie van patiënten en medewerkers Voor het identificeren van patiënten en medewerkers, kunt u de Global Service Relation Number (GSRN) gebruiken en deze weergeven in een barcode bijvoorbeeld op een polsbandje of medewerkerpasje. Op deze manier kunt u de gebruikte producten bij de patiënt registreren in het EPD en ZIS. De GSRN is vooral van nut wanneer patiënten in ziekenhuizen worden behandeld: zij behouden dan steeds hetzelfde patiëntnummer (GSRN) in plaats van in elk ziekenhuis een ander nummer te krijgen. Uitwisselen van artikelinformatie Omdat in de barcode op een product alleen de GS1 artikelcode (GTIN) is opgenomen en eventueel aanvullende gegevens zoals batchnummer en expiratiedatum, is ook een bestand nodig waarin wordt vermeld om welk artikel het gaat, bijvoorbeeld door de productnaam te vermelden. Ook andere gegevens over het artikel zijn van belang: afmetingen, gewicht, toedieningwijze, producentnaam, specifieke productkenmerken, informatie over gevaarlijke stoffen, etc. Het uitwisselen van deze artikelinformatie kan op verschillende manieren gebeuren: bilateraal tussen leverancier en ziekenhuis of via een datapool. Dit laatste houdt in dat de leverancier de gegevens invoert op een centrale plaats waar vervolgens het ziekenhuis de gegevens kan raadplegen. Op die manier beschikken alle partijen in de keten over dezelfde gegevens wat de kwaliteit van de gegevens natuurlijk ten goede komt. Schematische weergave van uitwisseling artikelgegevens via datapool: 2015 GS1 Nederland Page 20 of 25
GS1 Nederland beschikt over een internationale standaard voor het uitwisselen van artikelinformatie: GS1 Global Data Synchronisation (GSDN). Er zijn diverse leveranciers van datapools in de markt die voldoen aan deze standaard en aangesloten zijn op het internationale GDSN. Uitwisselen elektronische berichten (GS1 EDI) Voor de gezondheidszorg zijn de processtandaarden beschikbaar: - Commerciële voorwaarden - assortimentprijsbericht (asspri) - Vraag en aanbodsignalen - order en orderbevestiging - Levering en ontvangst verzendbericht - Financiële afhandeling (factuur) Voor de traceerbaarheid van zorgproducten is vooral het verzendbericht van belang. De leverancier levert de bestelde artikelen aan het ziekenhuis als een logistieke eenheid. Dit kan bijvoorbeeld een omdoos, krat, kit of andere verpakkingsvorm zijn. De leverancier kent een unieke code toe aan de logistieke eenheid: een verzendcode, of Serial Shipping Container Code. De SSCC maakt traceerbaarheid van de logistieke eenheid mogelijk. De verzendcode wordt weergegeven in een barcode (meestal een GS1-128 symbool). Deze wordt op een label op de logistieke eenheid geplaatst: Het ziekenhuis scant bij binnenkomst deze barcode. De leverancier stuurt na verzending van de goederen een verzendbericht (elektronische pakbon) aan het ziekenhuis. Meer informatie over de GS1 standaarden en tools vindt u op de site van GS1 Nederland. Belangrijke vragen tijdens deze stap zijn: - Is de juiste hard- en software al beschikbaar of moet deze worden aangeschaft? - Kan de software minimaal GTIN s, AI s en GLN s verwerken? - Tot op welk niveau is systeemintegratie wenselijk/noodzakelijk? 2015 GS1 Nederland Page 21 of 25
- Zijn de gegevens medisch of logistiek van aard? Dit heeft consequenties voor de mate van informatieveiligheid. - Zijn de processen binnen de huidige situatie en die van de gewenste situatie helder in beeld gebracht? - Welke aanpassingen in bestaande systemen moeten worden doorgevoerd. - Waaraan moet de nieuwe software voldoen? Resultaat - Technische specificaties. - Beschrijving van de procedures. 3.3 Stap 6: Specificaties testen Tijdens deze testfase (pilot) controleert u of uw traceerbaarheidspartners de goederen kunnen ontvangen en de gegevens verwerken volgens het nieuwe model. De toekomstige werkwijze wordt in deze stap gerealiseerd en getest. Kies een geschikte handelspartner om een pilot mee te starten en maak goede afspraken. Denk bijvoorbeeld aan vragen als: wie is de contactpersoon, wie gaat de pilot uitvoeren, vindt de pilot plaats in een live-omgeving of in een aparte testomgeving? De bevindingen tijdens deze pilot helpen u om de specificaties verder aan te scherpen. Zorg ook voor goede gebruikersondersteuning. GS1 Nederland kan u op verschillende manieren helpen. U kunt trainingen volgen en onze afdeling Customer Support helpt u graag bij het testen van uw barcodes. Het is ook mogelijk dat GS1 op locatie barcodes komt testen. U krijgt dan een overzicht van welke barcodes wel of niet goed scanbaar zijn. Van de niet (goed) scanbare barcodes krijgt u een rapport met de reden van onscanbaarheid. Ook kan GS1 bemiddelen in het contact met de leverancier hierover. Belangrijke vragen tijdens deze stap zijn: - Is de recall-procedure duidelijk voor alle betrokken medewerkers? - Hoe worden de procedures geïmplementeerd? - Wie komen er in het crisisteam in geval van recalls? - Wie moet wanneer worden geïnformeerd in geval van een calamiteit? Resultaat - Afstemming tussen afdelingen. - Afstemming tussen handelspartners. - Uitgevoerde pilot. 2015 GS1 Nederland Page 22 of 25
4 Implementatie / operationele fase 4.1 Stap 7: Systeem implementeren Een spannend moment is aangebroken: na het afronden van de pilot kunt u het systeem gaan implementeren. Traceerbaarheid heeft impact op de gehele keten. Informeer alle betrokken traceerbaarheidspartners over uw nieuwe werkwijze. Geef duidelijk aan wat er is veranderd op de labels en bij de uitwisseling van gegevens. Relevante vragen in stap 7: - Ondersteunen de IT-systemen het proces probleemloos? - Kunnen met het systeem de beoogde use cases zoals vastgesteld in stap 3 worden gerealiseerd? Resultaat - Relevante gegevens worden uitgewisseld (artikelgegevens, locatiegegevens). 4.2 Stap 8: Opleiding en documentatie Training voor het operationele traceerbaarheidsteam en documentatie zijn essentieel om er succesvol mee te kunnen werken. Zorg er daarom voor dat medewerkers goed zijn geïnformeerd en goed worden opgeleid. Belangrijke vragen in deze stap zijn: - Hebben de betrokken medewerkers opleiding en instructie gekregen? - Zijn de nieuwe procedures/werkwijzen gedocumenteerd? Resultaat - Training en documentatie beschikbaar voor medewerkers. - Betrokken medewerkers hebben training/instructie gekregen en weten wat hoe ze de nieuwe werkwijze moeten toepassen. 4.3 Stap 9: Traceerbaarheidssysteem evalueren Wanneer alle partijen gewend zijn aan het traceerbaarheidssysteem, is het raadzaam om dit te evalueren. Het is belangrijk om hierbij niet alleen intern in uw organisatie te evalueren, maar ook met uw handelspartners. Op die manier kunt u het meeste profijt uit het systeem halen. Belangrijke vragen in deze stap zijn: - In hoeverre is de gewenste situatie gerealiseerd? - Is er op punten in het traceerbaarheidssysteem bijsturing nodig? Resultaat - Overzicht van de verbeterpunten 4.4 Stap 10: Monitoren Wanneer het systeem eenmaal is geïmplementeerd, is het belangrijk dat er voortdurend aandacht aan wordt besteed. Zorg ervoor dat het beheer en onderhoud van het systeem geborgd blijven binnen uw organisatie. Controleer periodiek of de medewerkers voldoende zijn getraind. Blijf hierover ook in dialoog met uw handelspartners. Daarnaast is het aan te bevelen om het systeem jaarlijks te evalueren en waar nodig bij te sturen. Op die manier kunt u ook tijdig inspelen op eventuele nieuwe ontwikkelingen. Periodieke crisissimulaties zijn daarbij een goed hulpmiddel. Belangrijke vragen in deze stap zijn: - Voldoet het systeem nog aan de oorspronkelijke doelstellingen? - Zijn er interne of omgevingsfactoren die van invloed zijn op deze doelstellingen? 2015 GS1 Nederland Page 23 of 25
- Moet ik op basis hiervan de doelstellingen bijstellen en het systeem aanpassen? - Zijn er nieuwe technologische ontwikkelingen (bijvoorbeeld RFID) binnen handbereik gekomen en kunnen deze een oplossing bieden? Binnen de GS1 focusgroep Traceability kunt u issues en knelpunten inbrengen. Samen met de andere focusgroepleden werken we vervolgens aan een oplossing. Resultaat - Continue verbetering van het traceerbaarheidssysteem. - Een systeem dat aansluit op de behoeften. 2015 GS1 Nederland Page 24 of 25
5 Aan de slag! Aangezien het besparingspotentieel voor zowel ziekenhuizen als leveranciers zeer hoog is en de inzet van GS1 Global Traceability Standard for Healthcare leidt tot een verhoging van de patiëntveiligheid, ligt de conclusie voor de hand: begin zo snel mogelijk met de implementatie van de GS1 Global Traceability Standard for Healthcare! GS1 Nederland GS1 Nederland realiseert verbeteringen in de keten. Als neutrale, not-for-profit partij bieden we oplossingen, verkrijgen we commitment bij de betrokken partijen en verzorgen we de dienstverlening die voor een succesvolle implementatie nodig is. Onze organisatie beschikt over de juiste tools om unieke identificatie van geneesmiddelen en medische hulpmiddelen, locaties, patiënten en medewerkers mogelijk te maken en om relevantie informatie op eenduidige wijze te registreren. GS1 Nederland maakt onderdeel uit van de wereldwijde GS1 organisatie, vertegenwoordigd in meer dan 100 landen. GS1 heeft bijna 40 jaar ervaring in het ontwikkelen van wereldwijde standaarden, diensten en oplossingen in verschillende sectoren. Zeker voor de gezondheidszorg is de internationale component belangrijk, omdat veel producenten van geneesmiddelen multinationals zijn. Volgens ons is samenwerken in de keten een sleutel tot verbeteren van efficiency en effectiviteit. GS1 Nederland: Samen werkt! 2015 GS1 Nederland Page 25 of 25