Nummer 28 van 2005 PROVINCIAAL BLAD VAN ZEELAND Besluit van provinciale staten van Zeeland van 11 juli 2005, nummer 30, houdende Handreiking beoordelen en belonen provincie Zeeland, 7e concept. Provinciale staten van Zeeland 1. Inleiding Met ingang van 1 januari 2005 is het nieuwe systeem van beoordelen en belonen ingevoerd (onderdeel van vernieuwend P&O-beleid). Het beoordelings- en beloningssysteem is op hoofdlijnen toegelicht in de brochure Bewust belonen; Beoordelen en belonen bij de Provincie Zeeland. (Deze brochure is op te vragen bij de stafafdeling POI en is eveneens beschikbaar via intranet) In verband hiermee zijn 2 formele regelingen vastgesteld: de bezoldigings- en beoordelingsregeling. * De bezoldigingsregeling maakt onderdeel uit van de Collectieve Arbeidsvoorwaardenregeling Provincies (CAP). De bezoldigingsregeling is een rechtspositionele vertaling van het nieuwe bezoldigingssysteem. * De beoordelingsregeling is opgenomen in de al bestaande Regeling jaargesprekken Zeeland 2002. Voor de overgang naar het nieuwe beloningssysteem zijn afspraken gemaakt, zowel sectoraal als lokaal. In de CAP is sectoraal overgangsrecht vastgelegd. Op lokaal niveau is een overgangsregeling voor 2005 met het Georganiseerd Overleg (GO) afgesproken (zie bijlagen). In deze handreiking wordt in het kort de inhoud van de beoordelings- en beloningsregeling weergegeven. Om de uitvoering van de regelingen te faciliteren is een handreiking ontwikkeld voor leidinggevenden en medewerkers. Hiermee wordt beoogd de toepassing van de regelingen zo transparant en éénduidig mogelijk te laten plaatsvinden. De handreiking is - onder meer gebaseerd op vragen voortkomend uit de regeling -. 2. De beoordelingsregeling en beloningsregeling in het kort Achtergrond en uitgangspunten Vanaf 1 januari 2005 kent de Provincie Zeeland een nieuw beloningssysteem. Belangrijke elementen zijn daarin de vergroting van de mogelijkheden tot bewust en gedifferentieerd belonen van ambtenaren. Een belangrijke verandering is dat de automatische periodiek niet meer bestaat.
Structurele loonsverhogingen worden uitgedrukt niet meer in termen van een periodiek maar in een percentage van het maximum van de schaal en/of incidentele resultaatbeloningen in een bonuspercentage gerelateerd aan het bruto jaarsalaris of input/inzet beloningsvarianten. Van alle salarisschalen is slechts de bandbreedte aangegeven: alleen het minimumsalaris en het maximumsalaris zijn vastgelegd. Inpassing in de salarisschaal kan in beginsel elk salaris zijn binnen de bandbreedte van de salarisschaal. Bij een eerste aanstelling is dat in de regel het minimumsalaris in de salarisschaal. Afhankelijk van de relevante kennis, ervaring en vaardigheden kan dat meer zijn. Uitgaande van de noodzakelijke ingroeitijd (bij een normale ontwikkeling) bedraagt het aantal stappen (van 3%) van minimum tot maximum zeven in de salarisschalen 1 en 2 en tien in de salarisschalen 3 tot en met 18. Er is daarnaast geen sprake meer van een functioneringstoelage. Een aanloopschaal geldt in uitzonderingsgevallen voor maximaal 1 jaar. In de regeling is opgenomen dat GS bij uitzondering de salarisschaal van de ambtenaar kunnen bepalen op die welke direct voorligt aan de salarisschaal die voor de functie geldt, indien nog niet volledig wordt voldaan aan het minimale niveau voor de functie. Na maximaal 12 maanden geldt de uitkomst van de bij de functiewaardering behorende salarisschaal, tenzij uit de beoordeling blijkt dat nog niet aan het minimaal noodzakelijke niveau voor de functie (M.b.t. het toepassen van de aanloopschaal binnen onze organisatie zal met het oog op transparante en eenduidige toepassing in april a.s. een voorstel volgen) Onderdelen van het systeem Het beloningssysteem kent vier beloningsgrondslagen: * functiezwaarte, * structurele groei in ontwikkeling blijkend uit ontwikkeling in beheersing van competenties en behaalde resultaten, * incidentele werkresultaten en extra/excellente inzet * en marktwaarde. Op hoofdlijnen ziet het beloningssysteem er als volgt uit. Het belonen vindt net als voorheen plaats op basis van functiezwaarte. Hoe zwaarder de functie, des te hoger de beloning. De zwaarte van een functie wordt vastgesteld met behulp van een systeem van functiewaardering, FUWAPROV, genaamd. In plaats van een 20-schalen stelsel, is er nu sprake van een 18-schalenstelsel en zijn 550 functies binnen onze organisatie inmiddels per 1 januari 2005 teruggebracht tot circa 135 functies. Tweede beloningsgrondslag: Structurele groei in ontwikkeling blijkend uit competentiebeheersing en neergezette resultaten. Zolang een medewerker in de voor hem geldende salarisschaal nog niet op het maximum zit, kan hij een groei in de salarisontwikkeling doormaken. Daarvoor is een duurzame groei in het functioneren vereist Er is een systeem van jaargesprekken waarbij jaarlijks tussen leidinggevende en ambtenaar afspraken worden gemaakt over de duurzame groei in het functioneren. Die duurzame groei in functioneren moet blijken uit een door de leidinggevende vastgestelde beoordeling. Vooraf worden in het planningsgesprek daartoe afspraken gemaakt over competentieontwikkeling en te behalen werkresultaten. (Aan alle functies in onze organisatie zijn daartoe competenties toebedeeld met een gewenst niveau van competentiebeheersing). De structurele beloning is op de eerste plaats een (geldelijke) waardering voor de (competentie) ontwikkeling die is getoond en de werkresultaten die zijn behaald. De werkresultaten maken onderdeel uit van de beoordeling naast de competentiebeheersing. Hiermee wordt beoogd dat ook in de toekomst duurzaam (structureel) goede resultaten worden geleverd en van een structurele ontwikkeling sprake is. Competentiebeheersing en het realiseren van overeengekomen afspraken zijn daarom 2 zaken die niet los van elkaar kunnen worden gezien. 2
De resultaten die worden behaald zijn dan ook veelal een indicatie voor de ontwikkeling die is doorgemaakt c.q. beheersing van competenties. Beide onderwerpen zijn dan ook de basis voor de structurele beloning. Met behulp van de competentiemeter kan een functietest en/of competentietest worden uitgevoerd die behulpzaam kunnen zijn bij het vaststellen van de ontwikkeling in de beheersing van competenties en het maken van afspraken hierover in het jaargesprek. Een normaal/ goede beoordeling van de structurele groei in ontwikkeling leidt tot een salarisverhoging van 3% (van het maximumsalaris) in de voor betrokkene geldende salarisschaal, tot het maximumsalaris in die schaal is bereikt. Een zeer goede beoordeling leidt tot een salarisverhoging van 6%. Een matige tot slechte beoordeling leidt alleen in het 1 e jaar nog tot een salarisverhoging (van 1%). Derde beloningsgrondslag: Variabele beloning De variabele beloning is een bonus die wordt gegeven bij uitzonderlijke incidentele resultaten. Een zeer goede beoordeling van de werkresultaten leidt tot een incidentele bonus van 3% of 7% van het jaarsalaris. Behalve de werkresultaten kan ook extra/excellente inzet van de ambtenaar incidenteel extra worden beloond. Vierde beloningsgrondslag: De provincie kan aan bepaalde functies een bepaalde marktwaarde verbinden. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn wanneer er sprake is van een moeilijk vervulbare functie en de werkgever iets extra s moet doen om een bepaalde vacature te laten vervullen. Dit kan gericht zijn op specifieke beroepsgroepen voor moeilijk vervulbare functies en op het behoud van gekwalificeerde medewerkers in die functies. De arbeidsmarkttoelage en de bindingspremie zullen doorgaans worden toegekend aan een groep van ambtenaren die door GS is aangewezen. Daarover maken zij afspraken in het Georganiseerd Overleg. De CAP biedt daarnaast mogelijkheden voor individueel maatwerk. Ook aan een individuele ambtenaar kan als daartoe op grond van arbeidsmarktoverwegingen aanleiding bestaat, een arbeidsmarkttoelage of een bindingspremie worden toegekend. De arbeidsmarkttoelage wordt toegekend in aanvulling op het salaris (voor een maximale periode van 3 jaar); de toelage kan eventueel worden verlengd als de arbeidsmarkt daartoe aanleiding geeft en bedraagt maximaal 10% van het salaris. Het salaris met de toelage mag echter nooit uitkomen boven het maximumsalaris van de naast hogere schaal. De bindingspremie is een eenmalige uitkering die wordt toegekend na afloop van een vooraf bepaalde periode. Van de 4 beloningsgrondslagen zijn voor leidinggevenden bij het voeren van het jaargesprek de structurele groei in ontwikkeling en de variabele beloning, relevant. (In de CAP is ook informatie te vinden over salarisgerelateerde onderwerpen zoals onder andere over een waarnemingstoelage, overwerkvergoeding, de vakantie-uitkering, e.d., zie de bijlagen). 3
Schema beloningscomponenten Soort beloning Variabele incidentele beloning Kenmerken Structurele beloning Bonus Bijzondere beloning Gekoppeld aan Structurele functioneren: Ontwikkeling van competenties én In relatie hiermee bereikte werkresultaten Uitzonderlijke prestaties: extra bereikte werkresultaten (output)die gemaakte afspraken over ontwikkeling en resultaten overtreffen extra/excellente inzet (input) niet geplande of éénmalige activiteiten Werkwijze afspraken beide elementen in planningsgesprek beoordeling beide elementen door leidinggevende beoordeling bepaalt groei in vast salaris beoordeling extra bereikte werkresultaten (output) door leidinggevende Toekennen ter beoordeling leidinggevende (mogelijk) directe uitkering Uitkeringsvorm Zeer goed: 6% schaalmaximum () Goed: 3% schaalmaximum Matig: 1% schaalmaximum (2x matig: 0%) 3% of 7% van het bruto jaarsalaris waarin de resultaten zijn bereikt 1 tot 3% van bruto jaarsalaris waarin de input is gerealiseerd groepsbeloningen gratificaties kleine attenties/ boter bij de vis (geen beoordeling noodzakelijk) (bron: artikel C9 + C10 bezoldigingsregeling) 3. Handreiking beoordelen en belonen 1. Ik zit nog niet op mijn maximum maar voldoe wel aan alle competenties. Kom ik dan niet op mijn maximum? Die zorg lijkt meer van theoretische aard. De medewerker is nooit uitontwikkeld. Er zullen altijd verbeterpunten zijn waarover in het planningsgesprek afspraken kunnen worden gemaakt en die achteraf worden beoordeeld. Hoe beter de medewerker al functioneert hoe minder zwaar de verbeterafspraken kunnen zijn en des te gemakkelijker die afspraken kunnen worden gerealiseerd. In de praktijk zal de situatie dus vermeden kunnen en moeten worden dat er geen afspraken over de competenties worden gemaakt waardoor geen salarisverhoging kan worden gegeven. Bovendien worden naast de competenties de in relatie hiermee bereikte resultaten uitdrukkelijk meegeteld in de beoordeling. 2. Ik zit op mijn maximum, moet ik mij dan toch verder ontwikkelen? Het nieuwe systeem legt een relatie tussen de ontwikkeling in de competenties en de groei in salaris. Wie op het maximum staat wordt in dit systeem geacht volledig te voldoen aan alle voor de functie 4
geldende competenties. In de praktijk zal dat waarschijnlijk niet altijd zo zijn. Er zullen zeker bij aanvang van het nieuwe systeem - medewerkers zijn op het maximum van de functieschaal die hun competenties nog verder zullen moeten ontwikkelen. Het kan daarom niet zo zijn dat met deze medewerkers geen afspraken meer worden gemaakt. Er zullen zoals eerder gezegd altijd verbeterpunten blijven. Competenties hebben daarnaast geen statisch karakter. Aan een dynamische organisatie zullen voortdurend nieuwe eisen worden gesteld. De competenties zullen zich mee ontwikkelen. Dat heeft dus ook betekenis voor werknemers die al op hun maximum zitten en goed functioneren. De afspraken met deze medewerkers zullen doorgaans wel een wat ander karakter kunnen hebben en meer betrekking hebben op het op peil houden van de competenties in het licht van de zich voortdurend verder ontwikkelende en veranderende organisatie. Hoewel hier geen structurele beloning tegenover staat (je wordt al op het maximum betaald) zijn er ook variabele beloningen waar iedereen voor in aanmerking kan komen. Ook een niet geldelijke beloning als het aanbod competenties te ontwikkelen die nodig zijn in het kader van je loopbaan/mobiliteit e.d. behoren tot de mogelijkheden. Ook kan soms een nieuwe uitdaging binnen de functie worden gevonden. 3. Wanneer je over een onderdeel van de functie geen werkafspraken maakt betekent dat dan dat de resultaten hiervan niet worden gerekend als onderdeel van de werkresultaten? De bespreking in het evaluatiegesprek betreft uiteraard de volledige uitoefening van de functie waarbij ook attitude (werkhouding/ omgang met collega s) een plaats inneemt. De beoordeling vindt in beginsel plaats over het behalen van de afspraken die zijn gemaakt in het planningsgesprek over verwachte resultaten en competentieontwikkeling. 4. Heb je alleen recht op een salarisverhoging als je naast groei in voor de functie geldende competenties waarover afspraken zijn gemaakt, ook de afgesproken werkresultaten hebt behaald? Moet het oordeel op de werkresultaten gelijk zijn aan de groei in competenties? Er is een samenhang: in beginsel wordt er vanuit gegaan dat de competentiebeheersing en -ontwikkeling zich vertaalt naar goede resultaten. Maar er kan ook sprake zijn van geen strikte één op één relatie. De volgende mogelijkheden kunnen zich bijvoorbeeld voordoen: a. matige/slechte groei in beheersing van competenties en goede werkresultaten, in een functie die onder zijn of haar capaciteiten ligt; b. minimale groei in competenties en goede werkresultaten i.v.m. extra klussen; c. sterke groei in competenties en mede door deze leersprongen achterblijvende werkresultaten; d. uitontwikkelde competenties en goede werkresultaten. De vier situatieschetsen zijn alle denkbaar. Het gaat daarbij om:in situatie a zullen de competentieafspraken bescheiden kunnen blijven (en derhalve eenvoudig te realiseren), ervan uitgaande dat betrokkene in belangrijke mate al over de competenties beschikt. Eventueel kan worden gezocht naar een (zwaardere) functie die beter past bij zijn capaciteiten. In situatie b zal bij het maken van de competentieafspraken rekening moeten worden gehouden met de haalbaarheid in verband met extra klussen. Als de extra klussen tussentijds komen zal moeten worden bekeken of de afspraken tussentijds moeten worden bijgesteld. Situatie c kan zich voordoen als is gebleken dat de werkresultaten zijn achtergebleven. De inhaalslag in competenties zal juist moeten leiden tot betere werkresultaten, maar niet is uit te sluiten dat de investeringen nog niet overal direct renderen. Situatie d zal zich vooral moeten voordoen bij werknemers op het maximum. Zie in dit verband ook het antwoord op vraag 2. Duidelijk moet zijn dat elk van beide componenten (competentiebeheersing en ontwikkeling en resultaten) aan bod komen in het jaargesprek en afzonderlijk worden besproken. De uiteindelijke beoordeling vindt plaats op een samenbundeling van beide onderdelen. 5
5. Waarom heeft de structurele beloning als doel het leveren van steeds hogere prestaties in de toekomst? Waarom niet gewoon mikken op het leveren van gewenste prestaties? Beperking daarbij is vooral groei binnen de functie op het maximum van de schaal. De inspanning van de organisatie moet zijn gericht op permanente kwaliteitsverbetering. De structurele beloning is daartoe een belangrijk instrument doordat structurele salarisverhogingen worden gegeven bij groei in functioneren tot uitdrukking komend in competentiebeheersing en ontwikkeling en nakomen van smart afspraken over resultaten. De structurele salarisverhoging is dus een financiële prikkel om (nog) beter te gaan functioneren. Deze prikkel geldt inderdaad alleen voor zover het maximum van de schaal nog niet is bereikt. Immers de beloning van een functie is nadrukkelijk gekoppeld aan de met behulp van het systeem van FUWAPROV vastgestelde functiezwaarte en wordt daarmee begrensd. 6. De meeste werknemers zullen geen variabele beloning ontvangen. Is het systeem van beloning vooral gericht op het stimuleren van normale groei in ontwikkeling en de daarbij behorende prestaties? Voor het eerst zijn afspraken over variabele beloning vastgelegd in de CAO. In provincieland is dit een belangrijke verandering. Met name het vervallen van de automatische periodiek is een belangrijke noviteit. De prioriteit bij de toepassing van deze nieuwe regeling ligt inderdaad bij de structurele groei in functioneren tot uiting komen in beheersing van competenties en het behalen van smart afspraken over resultaten. Naast de structurele beloning tot het maximum van de schaal is bereikt bestaan er echter de variabele beloningen als de outputbeloning (bonus/resultaatbeloning) en de inputbeloning. Hierbij wordt het mogelijk om incidentele uitzonderlijke resultaten te belonen of activiteiten die zich hebben gekenmerkt door extra/of excellente inzet. De beloningsvarianten voor input zijn daarnaast in verband met de insteek van het nieuwe instrumentarium verbreed binnen onze organisatie. Ook deze beloningsvorm kent bij de provincie Zeeland een bonusvariant uitgedrukt in een percentage van het jaarsalaris, naast de tot nu toe gebruikte beloningsvarianten als gratificaties, groepsbeloningen en kleine attenties als cadeaubonnen. 7. Hoe wordt voorkomen dat met name de hogere functies zoals project- en beleidsmedewerkers voor een beloning in aanmerking komen? Voor de lagere functies is het moeilijker om uit te blinken of op te vallen. Omdat de beoordeling plaatsvindt op basis van de ontwikkeling die je doormaakt in je competenties, ieder op zijn of haar eigen niveau en de geboekte resultaten, heeft iedereen in beginsel dezelfde kansen. Je hebt het dus voor een belangrijk gedeelte in eigen hand. Dit gaat om structurele beloning. Naast de structurele beloning kent het beloningssysteem de variabele beloning. Die kan worden gegeven voor extra prestaties (output) en/of voor extra inzet (input). Beide beloningsvormen hebben een incidenteel karakter. Met deze beloningsvormen wordt een evenwichtige spreiding over elk functieniveau gerealiseerd. 8. Wanneer is een prestatie uitzonderlijk en komt deze in aanmerking voor de bonusvariant? Hiervan is sprake als het om extra bereikte uitzonderlijke resultaten gaat (in relatie tot de functie) die gerealiseerd zijn, naast de in het jaargesprek vastgelegde afspraken over ontwikkeling en resultaten. Dat wil zeggen dat ze met betrekking tot kwantiteit en/of kwaliteit uitstijgen boven wat er redelijkerwijs kon worden verwacht op basis van de functie en de gemaakte afspraken in het planningsgesprek. De resultaten moeten zichtbaar zijn voor interne en externe klanten, en door hen gewaardeerd worden. En toe te wijzen zijn aan persoonlijk presteren. 6
Criterium 3% van het jaarsalaris waarin de extra resultaten zijn behaald. De extra behaalde uitzonderlijke resultaten overtreffen de gestelde eisen/gemaakte afspraken in het jaargesprek. Deze beloning wordt toegekend als de medewerker substantiële invloed heeft uitgeoefend op het resultaat en het resultaat in belangrijke mate heeft bijgedragen aan het verwezenlijken van groepsdoelstellingen (projectgroep, afdeling, directie). Criterium 7% van het jaarsalaris waarin de extra resultaten zijn behaald. De extra behaalde resultaten overtreffen de gestelde eisen/gemaakte afspraken in uitzonderlijke mate. Deze beloning wordt toegekend als de medewerker substantiële invloed heeft uitgeoefend op het resultaat en dit resultaat in belangrijke mate heeft bijgedragen aan het verwezenlijken van strategische concerndoelstellingen. 9. Worden de beloningsvarianten voor de variabele inputbeloning uitgebreid? Ja deze worden uitgebreid. Naast de nu reeds bestaande varianten als gratificaties en kleine attenties wordt wanneer sprake is van extra/excellente inzet eveneens een beloningsvariant mogelijk van 1 tot 3% van het bruto jaarsalaris. 10. De 7% bonus is verbonden aan het verwezenlijken van strategische concerndoelstellingen. Functies waarin het moeilijk / zo niet onmogelijk is om deze doelstellingen te bereiken, komen op deze wijze toch niet in aanmerking voor de bijzondere beloningsvariant van 7% bonus? Duidelijk moet zijn dat voor de 7% bonus een bijzondere prestatie moet worden neergezet. Voor een aantal functies in het functiegebouw is het inderdaad moeilijker om strategische concerndoelstellingen te realiseren. Daarom is bij de inputbeloning in onze systematiek ook een bonus mogelijkheid opgenomen van 1 tot en met 3%. Samen met een toekenning van 3% voor extra bereikte werkresultaten (output) kan deze bijzondere variabele beloning oplopen tot maximaal 6% van het bruto jaarsalaris. Daarmee wordt een evenwichtige spreiding van de bijzondere beloningen over het hele functiegebouw mogelijk. 11. Wanneer is sprake van een variabele inputbeloning? Hiervan is sprake als een blijk van waardering wordt gegeven voor extra/excellente inzet in een bepaalde periode aan een medewerker. Uitgangspunt hierbij is dat in beginsel de in het jaargesprek vastgelegde afspraken over ontwikkeling en resultaten (tot dan toe) zijn behaald. 12. Kan er sprake zijn van een bonus wanneer extra (uitzonderlijke) bereikte werkresultaten niet zijn behaald? Ja, een prestatie kan ook uitzonderlijk zijn indien er geen sprake is van extra bereikte werkresultaten die de gemaakte afspraken overtreffen maar sprake is geweest van zware of moeilijke, onvoorziene omstandigheden die van zwaarwegende invloed zijn geweest op de bereikte resultaten. Deze prestatie kan ook in aanmerking komen voor een variabele output/bonusbeloning. De omstandigheden moeten in dit geval vermeld worden op het formulier jaargesprek.(uiteraard kan een leidinggevende deze prestatie ook waarderen met een variabele inputbeloning). 13. Kan er sprake zijn van een variabele inputbeloning wanneer de afspraken over resultaten niet zijn behaald? Dit kan in een uitzondering het geval zijn wanneer er extra/excellente inzet is geleverd maar de medewerker door force majeur (zware/ moeilijke onvoorziene, omstandigheden)de afgesproken resultaten niet heeft gerealiseerd. De omstandigheden moeten dan wel vermeld worden op het formulier jaargesprek. 14. Kan iemand 6% stijgen in vast salaris en daarnaast een bonus of incidentele inputbeloning ontvangen? In principe kan dit, maar het zal in praktijk weinig voorkomen. 7
15. Kun je naast groepsbeloning ook nog variabele individuele beloning toekennen? Ja; met dien verstande dat binnen de groepsbeloning elk lid dezelfde beloning ontvangt. Daarnaast kan een individueel lid een individuele beloning toegekend krijgen. 16. Hoe wordt gecommuniceerd over de toegekende beloningen? Worden deze openbaar gemaakt of blijft dit iets tussen baas en werknemer? Ja, de structurele beloningen die uitkomen op 6 % worden openbaar gemaakt. Evenals alle variabele incidentele beloningen met de bijbehorende argumentatie. 17. Is het in het kader van loopbaan/mobiliteit ook mogelijk te beoordelen op andere competenties, bijvoorbeeld ter voorbereiding op een volgende functie? De beoordeling t.b.v. de structurele beloningsbeslissing heeft betrekking op de (groei in) ontwikkeling van de competenties en op de afgesproken werkresultaten in de huidige functie. In het planningsgesprek kunnen ook de loopbaan en mobiliteit aan de orde komen. In dat kader kun je afspreken om te toetsen waar iemand staat wat betreft de ontwikkeling van competenties voor een andere functie. De competentiemeter kan hierbij een hulpmiddel zijn. De toetsing kan aanleiding zijn tot het geven van een eventuele inputbeloning (voor de geleverde inspanning) voor de bereikte competentieontwikkeling. Wanneer er sprake is van een medewerker die nog niet het maximum van de schaal heeft bereikt, wordt de loopbaancompetentie als een extra competentie aangemerkt. 18. Wordt mobiliteit ook beloond middels het nieuwe beloningssysteem? Ja, structureel (3% van het maximumsalaris van de nieuwe functieschaal in geval sprake is van promotie ) of via een eenmalige mobiliteitsbonus ( boter bij de vis ) bij horizontaal overgaan naar een andere functie.. Aan deze beloning wordt bij toekenning geen beoordeling gekoppeld. 19. Veel van mijn werk is niet direct zichtbaar. Het kan ook zijn dat ik bijvoorbeeld voor GS werk. Hoe kan een chef dit beoordelen?de chef zal hierover van tevoren informeren bij een derde die wel zicht heeft op je werkresultaten. Ook kan een derde aanwezig zijn bij het gesprek. Het initiatief kan zowel van de leidinggevende als de werknemer uitgaan. Zij maken hierover samen afspraken. 20. Klopt het dat bij grote afdelingen het (beoordelings)gesprek voornamelijk voorbereid en gevoerd kan worden door degene die het best zicht heeft op het werkresultaat? Eventueel in aanwezigheid van leidinggevende? Nee. De direct leidinggevende is en blijft als integraal manager verantwoordelijk en beoordeelt. In grotere afdelingen zal de leidinggevende wellicht op meer afstand staan van de te beoordelen medewerker. Dat kan reden zijn om er in het beoordelingsgesprek iemand bij te halen die goed zicht heeft op de werkresultaten (zie vraag 19). Overigens zal de eventuele afstand tussen leidinggevende en medewerker minder gauw een probleem zijn naarmate de afspraken over werkresultaten smart zijn geformuleerd 21. Wat kun je doen als je het niet eens bent met je leidinggevende over zijn/haar beoordeling en beloning? Allereerst hierover met je leidinggevende in gesprek gaan. Blijf je van mening verschillen dan kan de naasthogere chef worden benaderd.. Blijft het meningsverschil, dan zijn er bezwaar-(bij GS) en beroeps (bij de rechter) mogelijkheden. De wijze waarop de beoordeling tot stand komt, de betrokkenheid van de werknemer en de bezwaar- en beroepsmogelijkheid zijn een belangrijke waarborg dat ook de daarop gebaseerde rechtspositionele beslissingen zorgvuldig zullen worden genomen en objectief zijn onderbouwd. 22. Is er een onafhankelijke persoon/instantie waar je met een klacht terecht kunt? Zoals hierboven al aangegeven is het op grond van de regeling jaargesprekken Zeeland 2005 mogelijk in bezwaar/beroep te gaan tegen een beoordelings- en beloningsbeslissing van de leidinggevende. Dit dient pas te gebeuren als alle andere mogelijkheden zijn uitgeput. 8
23. Hoe vindt beoordeling plaats bij lange(re) afwezigheid? Het systeem van jaargesprekken gaat uit van een jaarcyclus waarbij aan het begin van die jaarcyclus de afspraken worden gemaakt over de voor de salarisontwikkeling relevante duurzame groei in het functioneren en aan het eind van die jaarcyclus de gemaakte afspraken worden geëvalueerd en beoordeeld. De besluitvorming over de consequenties voor de salarisontwikkeling sluit daarop aan. De salarisverhoging vindt in de regel na 12 maanden plaats. Er kunnen omstandigheden zijn waardoor het onmogelijk is om een verantwoord oordeel te geven over de duurzame groei in het functioneren. Daarvan zal sprake kunnen zijn bij langdurige afwezigheid, bijvoorbeeld wegens ziekte of verlof. Een ambtenaar moet een substantieel deel van de 12 maanden aanwezig zijn geweest om een verantwoord oordeel te geven over de duurzame groei in het functioneren (art. C7 bezoldigingsregeling, CAP) en een beloningsbesluit te nemen. Voor de beoordelingsperiode wordt bij de Provincie Zeeland daarom een minimale periode van 6 maanden aangemerkt als basis voor het geven van een solide beoordeling over de duurzame groei in het functioneren. Hierbij maakt het verschil of het gaat om afwezigheid wegens gekozen verlof (sabatical/ouderschapsverlof ) of ongekozen verlof (ziekte/zwangerschap). Zodra bij gekozen verlof sprake is van een periode langer dan 6 maanden, vindt geen beoordeling en beloningsbeslissing plaats. (Uiteraard moet bij gekozen verlof m.b.t. het maken van afspraken over competenties en resultaten in het planningsgesprek, hiermee rekening worden gehouden). Pas na afloop van de volgende nieuwe jaarcyclus vindt een beoordeling plaats en vindt een mogelijke structurele beloning plaats en/of is sprake van een variabele beloningsvariant. Na afloop van deze nieuwe jaarcyclus is het mogelijk om de beloning eventueel met terugwerkende kracht te laten ingaan. In geval sprake is van ziekte of reïntegratie moet ten alle tijde formeel een beoordeling worden opgemaakt. Ingeval de ziekte langer dan 6 maanden duurt, is het aan de leidinggevende om, wanneer sprake is van mogelijke groei in de salarisschaal, gemotiveerd een beloningsvoorstel aan de beoordeling te verbinden. Ook zo n voorstel kan in aanmerking komen voor intervisie met andere leidinggevenden. Ook kan ingeval van ongekozen verlof (ziekte/zwangerschap) bij een positieve beoordeling, met terugwerkende kracht, alsnog de beloning worden toegekend. Wanneer de leidinggevende langdurig ziek is moet de waarnemer voldoende geïnformeerd en betrokken zijn (geweest) bij de jaargesprekken; om op deze wijze deze gesprekken een solide basis te laten zijn voor een solide beoordeling. 24. In de oude regeling had ik recht op uitloopperiodieken. Hoe gaat dat straks in de nieuwe regeling? Dit is geregeld in het overgangsrecht (artikel 22 van de bezoldigingsregeling). De uitloopperiodiek is verrekend in het maximum van de nieuwe salarisschaal. De toepassing van de nieuwe beoordelingssystematiek blijf hierbij wel van kracht (beloning op basis van goede resultaten en goede competentieontwikkeling). 25. Staan de groeipercentages los van de algemene salarisverhogingen? Ja, deze staan los van algemene salarisverhogingen (inflatie/cao), de percentages zijn daarbij constant dus gelijk voor degenen die zich aan het begin en aan het einde van een salarisschaal bevinden. 26. Is er wel voldoende geld beschikbaar voor beloningen op basis van het nieuwe systeem? Het geld dat nodig is voor de structurele beloning is opgenomen in de begroting. In de CAP is een percentage van de loonsom voor de variabele beloning afgesproken. De huidige inzichten zijn zo dat daar voldoende middelen voor beschikbaar zijn. Te zijner tijd zal dit o.a. geëvalueerd worden. 9
27. Hoe worden uitzendkrachten beoordeeld en beloond? Uitzendkrachten worden in het eerste halfjaar betaald volgens de CAO van de uitzendbureaus. Na 6 maanden volgen zij de bezoldigingsregeling van de provincie en worden zij op dezelfde manier beoordeeld en beloond als medewerkers in dienst bij de provincie. 28. Wanneer worden bedragen uitbetaald? Per 1 mei van het volgend jaar voor wat betreft de structurele en de variabele incidentele beloning;. De periode van evaluatie/beoordelings en planningsgesprekken eindigt per 1 maart van elk jaar; deze datum is de uiterste termijn waarbinnen alle jaargesprekken gevoerd moeten zijn. 29. Hoe vindt de afstemming plaats m.b.t. het toekennen van 6% structureel en 3% en 7% bonus (output beloning) en de inputbeloning? De directeur en afdelingshoofden stemmen af over de toekenning van deze bijzondere beloningsvarianten binnen de eigen directie; het budget gericht belonen wordt daartoe naar rato van het aantal personeelsleden verdeeld over de onderscheiden directies. In totaal is er jaarlijks 1 % van de loonsom beschikbaar voor maatregelen in het kader van gericht belonen. 30. Hoe wordt voorkomen dat de verschillende manieren van belonen bij de diverse directies ook in het vernieuwde systeem blijven voortduren? Met de leidinggevenden is afgesproken dat hierover regelmatig onderling wordt afgestemd. in intervisiegroepen van de eigen directie of directieoverstijgende overleggen Het gaat hierbij nadrukkelijk om afstemmen (gezamenlijke normbepaling) en niet om controleren Daarnaast worden managementbijeenkomsten gepland waarin deze afstemming nadrukkelijk aan de orde komt om gezamenlijk een aantal richtlijnen te ontwikkelen. 4. Bijlagen - CAP, zie intranet (personeel/arbeidsvoorwaarden/rechtspositionele regelingen personeel/reglementen en verordeningen/ii.1.2) - Overgangsrecht, zie artikelen C22 + C23 uit hoofdstuk C van de CAP (hoofdstuk C is hoofdstuk bezoldiging) - Beoordelingsregeling is onderdeel van de regeling jaargesprekken (komt op intranet) Gegeven te Middelburg, 11 juli 2005 Gedeputeerde Staten voornoemd, drs. W.T. VAN GELDER, voorzitter. mr. drs. L.J.M. VERDULT, secretaris. Uitgegeven, 29 november 2005. De secretaris, mr. drs. L.J.M. VERDULT 10