Functiebeschrijving: Dossierbehandelaar/Management assistent(e) Graad: hoofddeskundige (B2) Functiefamilie dossierbeheerder externe aanvragen 1
1. Context van de functie 1.1. Waarden van de Vlaamse overheid De Vlaamse overheid is een open en wendbare organisatie die daadkrachtig anticipeert op de evoluties en behoeften in de samenleving. Samen met alle belanghebbenden werken we aan een duurzame dienstverlening in vertrouwen en vanuit het algemeen belang. 1.2. Positionering Aan welke functie rapporteert de functiehouder? Welke functies rapporteren aan de functiehouder? Het afdelingshoofd Voorzieningenbeleid / 1.3. Kwantitatieve gegevens Aantal medewerkers waaraan wordt leiding gegeven (met vermelding van type medewerker): Budgetten (met vermelding van het type impact dat de functiehouder heeft): Bijkomende kwantitatieve gegevens: 2. Doel van de functie / / / Analyseren en verwerken van binnenkomende aanvragen i.v.m. erkenningen, subsidies, vergunningen e.d. teneinde omtrent deze aanvragen een (voorstel van) beslissing te kunnen formuleren. Hiernaast behartigt de functiehouder het secretariaat van de afdeling Voorzieningbeleid en verleent administratief ondersteunende diensten teneinde bij te dragen tot een vlotte efficiënte administratieve werking van de afdeling Context: conform met de procedures, wetgeving, regelgeving, normen, budgettaire beperkingen e.d. en binnen de doelstellingen van het beleid. 3. Resultaatgebieden Resultaat Vervolledigen dossiers Verzamelen en administratief verwerken van dossiergegevens Voorbeelden van activiteiten - Periodiek verzamelen en invoeren van vaste, operationele gegevens en cijfers, bijv. in het Gemeenschappelijk Klantenbestand 2
teneinde te kunnen beschikken over een volledig dossier met alle noodzakelijke dossierelementen met betrekking tot voorzieningen en projecten binnen de Integrale jeugdhulp. Analyse Analyseren, toetsen en interpreteren van dossiergegevens teneinde een gefundeerd voorstel van beslissing te kunnen formuleren. (Voorstel van) beslissing (Voorstel van) beslissing formuleren teneinde de bevoegde instantie (evt.de functiehouder zelf) toe te laten tijdig een correcte uitspraak te doen over het dossier. Communicatie en contacten - Nagaan of de gegevens correct en volledig zijn - Detecteren, lezen en samenvatten van relevante documenten, bijv. erkennings-, projecten subsidieaanvragen. - Een adressenbestand van contactpersonen en organisaties bijhouden in het GKB - Nakijken van documenten op volledigheid en correctheid - Opzoekwerk op internet, - Vloeiboeken samenstellen om ter ondertekening voor te leggen aan de verschillende betrokken partijen (leidinggevenden, inspecteur van financiën, ) - Zelf inlichtingen inwinnen (telefonisch, schriftelijk of via e-mail - Administratief opvolgen van dossiers: bijv. opvolgen van timing, tijdig versturen van documenten, - Nagaan welke formulieren ontbreken in een dossier en eventueel vervolledigen - Doorsturen van gegevens naar de centrale administratie, bijv. dossiers naar de inspectie van financiën in het kader van begrotingsakkoorden - Beantwoorden van vragen met betrekking tot een bepaald dossier - Dossiers inschrijven in opvolgingssysteem, bijv. parlementaire vragen, meldingen van ernstige gebeurtenissen in voorzieningen. - Bijhouden van register van meldingen van grensoverschrijdend gedrag - Synthese maken van rapporten, afleveren standaardrapporten en resultaten zoekopdrachten - Afhandelen van eenvoudige dossiers - Onderzoeken of de aanvraag voldoet aan de reglementering - Binnenkomende aanvragen toetsen aan procedures, vastgelegde beleidsopties - Alle relevante elementen uit het dossier, verslag en andere informatiebronnen analyseren en interpreteren - Argumenten pro en contra verzamelen - Uitwerken van een voorstel van beslissing - Vaststellingen en bevindingen verwoorden in goed onderbouwde en objectieve adviezen en processen-verbaal - Voorstel van beslissing bezorgen aan de bevoegde instantie - Initiëren van de uitvoering van de beslissing - Opstellen of vervolledigen van briefwisseling, memo s, besluiten, e-mails, 3
Tijdig de communicatie en contacten verzorgen teneinde te zorgen voor een optimaal geïnformeerde en tevreden klant en een goed afgewerkt dossier. Kennis m.b.t. het vakgebied Actief bijhouden en uitwisselen van kennis en ervaring m.b.t. het vakgebied teneinde de kwaliteit van de dienstverlening op individueel en afdelingsniveau te optimaliseren. Opvolging Opvolgen van de uitvoering van de beslissing teneinde ervoor te zorgen dat de beslissing correct wordt uitgevoerd. Beleidsadvies Vanuit expertise en rekening houdend met trends een bijdrage leveren tot aanpassing en optimalisering van wetgeving, richtlijnen, procedures en normen teneinde ervoor te zorgen dat het beleid voldoende input heeft vanuit de realiteit. Kennisdelen - Opstellen van vergaderagenda en uitnodigingen, verslag en notulen bijv. van teamvergaderingen, kabinetsoverleg, koepeloverleg, werkgroepen - Opmaken van lay-out van typedocumenten, formulieren, bijv. aanvraagformulieren voor voorzieningen - Doorgeven van informatie om op het internet te publiceren - Vragen m.b.t. het verloop en de behandeling van het dossier telefonisch en schriftelijk beantwoorden - De beslissing aan de betrokkene toelichten - Klanten adviseren over de te volgen procedure - Het dossier na uitvoering afsluiten, klasseren of het volledige dossier overdragen - Informatie uitwisselen over het dossier - De nodige kennis en informatie vergaren door studie en onderzoek - Deelnemen aan werkgroepen en interne overlegmomenten - Deelnemen aan diverse vormingsinitiatieven, aanleggen en bijhouden van documentatie - Vakkennis ontwikkelen en actualiseren - Trends en evoluties volgen - Vanuit ervaring een bijdrage leveren tot aanpassing en optimalisering van de wetgeving, richtlijnen en procedures - Deelnemen aan projecten - Nakijken of de termijnen gerespecteerd worden - Nagaan of de subsidies tijdig en met het juiste doel worden aangewend - De beslissing afdwingbaar maken - Klachten en beroepen rond het dossier behandelen - - Verzamelen en integreren van materiaal als aanzet van wijzigingen aan regelgeving, procedures, richtlijnen etc. - Binnen het eigen takenpakket zelfstandig onderbouwde optimaliseringsvoorstellen doen. - Aanleggen van een inventaris van beschikbare documenten, rapporten en naslagwerken, 4
Bouwt kennis verder uit en stelt die ter beschikking teneinde het kennisniveau van het team op peil te houden. Ondersteunende taken Uitvoeren van allerhande operatieoneel ondersteunende taken teneinde bij te dragen tot een vlotte werking van de dienst of afdeling. bijv. overzicht van jaarverslagen van voorzieningen of oplijsten van kabinetsnota s - Klasseren van brieven, rapporten, - Archiefbeheer - Documenten van interne en externe werkgroepen waaraan teamleden deelnemen, verzamelen in een documentatiemap - Documenten en informatie op de PC bewaren in een geordend systeem (bv. Internet Favorieten, structuur harde schijf, ) - Opvolgen van het geautomatiseerde personeelssysteem Vlimpers voor de afdeling Voorzieningenbeleid (aanpassen van vakantietellers, invoeren van afwezigheden door ziekte, informeren bij invoer gegevens ). - Verzorgen van allerlei typwerk en lay-out van documenten - Fotokopies nemen en verspreiden - Helpen bij het versturen van zendingen, bijv. dienstnota s naar voorzieningen versturen - Informatie opzoeken en tijdig bezorgen aan collega s, diensten, chef, - Inspringen bij afwezigheid van collega s als eerstelijns opvang - Aanbieden van materiële en logistieke ondersteuning, bv. bij vergaderingen, zorgen voor drank en broodjes, - Verantwoordelijk voor het beheer van de post - Verzorgen van een vriendelijk en correct onthaal - Agendabeheer van het afdelingshoofd 4. Gedragscompetenties 4.1. Gedragscompetenties Verantwoordelijkheid nemen niveau 1 Neemt verantwoordelijkheid voor zijn werk - Accepteert de doelen, waarden en normen van de organisatie en gedraagt zich ernaar - Respecteert geldende afspraken, regels, procedures en werkwijzen - Doet wat hij zegt, komt afspraken en beloften na - Is aanspreekbaar op zijn acties (komt voor fouten uit, staat open voor feedback) - Reageert correct en loyaal als anderen kritiek uiten op zijn werk, entiteit of organisatie Klantgerichtheid niveau 1 Reageert vriendelijk, adequaat en correct op vragen van belanghebbenden - Helpt anderen op een beleefde en vriendelijke wijze voort - Neemt vragen van klanten (intern en extern) ernstig en reageert er gepast op - Onderneemt concrete acties om de problemen en klachten van klanten op een 5
adequate manier op te lossen - Zet zich in om, rekening houdend met de bestaande procedures en planning, de wensen en behoeften van belanghebbenden te vervullen en zelfs te overtreffen - Gaat expliciet na of de klant tevreden is met de aangeboden oplossing en dienstverlening Samenwerken niveau 1 Informeert, pleegt overleg en werkt mee - Stemt zijn inbreng/prioriteiten/aanpak af op de behoeften van de groep - Deelt kennis, informatie en ervaringen en vraagt anderen naar hun mening - Biedt hulp aan bij problemen, ook al valt de taak niet onder zijn opdracht - Houdt rekening met de gevoeligheden en met de verscheidenheid van mensen - Draagt bij aan een positieve werksfeer en teamgeest (toont enthousiasme, geeft complimenten, ) Zorgvuldigheid niveau 2 Blijft onder verhoogde druk kwaliteitsvol werk afleveren - Blijft onder tijdsdruk op details letten - Combineert snelheid met nauwkeurigheid, combineert kwantiteit met kwaliteit - Kiest de exacte methode of procedure op basis van de gevraagde nauwkeurigheid - Gebruikt hulpmiddelen om zijn werk te controleren - Maakt gebruik van instrumenten of technieken om fouten te vermijden Analyseren niveau 2 Legt verbanden en ziet oorzaken - Benadert het probleem of vraagstuk vanuit verschillende gezichtspunten - Legt verbanden tussen verschillende soorten informatie - Benoemt de oorzaken van problemen - Detecteert onderliggende problemen - Integreert nieuw gevonden informatie met bestaande informatie Oordeelsvorming niveau 1 - Trekt logische conclusies op basis van de beschikbare gegevens en formuleert een hypothese - Komt tot een synthese van de verzamelde informatie - Evalueert de beschikbare informatie met een gezonde kritische ingesteldheid - Weegt alternatieven tegen elkaar af - Redeneert logisch en ziet de voor de hand liggende effecten van acties - Formuleert hypothesen voor problemen waarover onvoldoende informatie beschikbaar is 6
4.2. Vaktechnische competenties - Je beschikt over goede administratieve en organisatorische vaardigheden - Je bezit een algemene kennis van het werkdomein (voorzieningen en projecten BJB) en hebt kennis van de regelgeving Bijzondere Jeugdbijstand - Je hebt een goed inzicht in de administratieve overheidsprocessen, in het bijzonder met betrekking tot erkennings- en subsidiëringsdossiers. - Je beschikt over een gedegen informaticakennis (Word, Excel, Access, boekhoudsoftware ) en specifieke databanken zoals het GKB en bent in staat en bereid de informaticakennis verder te ontwikkelen. - Je hebt enig inzicht in de sector (afdeling voorzieningenbeleid en de IVA jongerenwelzijn) en de verschillende actoren betrokken bij het beleid inzake jongerenwelzijn 5. Andere functierelevante informatie Jongerenwelzijn is een Intern Verzelfstandig agentschap zonder rechtspersoonlijkheid binnen het beleidsdomein Welzijn, Volksgezondheid en Gezin. Het beleidsdomein gaat voor welzijn en gezondheid als sleutel voor levenskwaliteit van jong tot oud in Vlaanderen en Brussel. Jongerenwelzijn heeft als missie om samen met zijn partners, op grond van een behoefte of een vraag, een continuüm van zorg aan te bieden aan de doelgroep om zo de ontplooiingskansen van de doelgroep te vrijwaren. Bij de uitvoering van zijn missie stelt het agentschap de volgende uitgangspunten centraal: - respect tonen voor de rechten van de doelgroep en van de personen die deel uitmaken van de doelgroep; - maximaal een beroep doen op de eigen verantwoordelijkheid en de mogelijkheden van de doelgroep en van de personen die deel uitmaken van de doelgroep; en - zich richten op het behoud of het herstel van de maatschappelijke integratie van de personen die deel uitmaken van de doelgroep, en hun participatie aan in de samenleving. De doelgroep bestaat uit jongeren voor wie de maatschappelijke integratie en participatie in het gedrang komt, minderjarigen die een als misdrijf omschreven feit hebben gepleegd personen voor wie pleegzorg georganiseerd wordt en de ouders, opvoedingsverantwoordelijken van voorgenoemd en betrokken anderen. De kerntaken omvatten: - de organisatie van een kwaliteitsvolle hulpverlening en het subsidiëren en erkenning van voorzieningen; - de uitvoering en coördinatie van taken met toepassing van het beleid betreffende de integrale jeugdhulp; - de uitvoering van een beleid ten aanzien van jeugddelinquentie; - het beheer van het fonds Jongerenwelzijn; en de organisatie van pleegzorg. De diensten van de administrateur-generaal staan in de beleidsinformatie en de beleidsvoorbereiding en klachtenafhandeling. De afdeling strategie en ondersteunende diensten bepaalt in nauw overleg met de leidend ambtenaar de strategie van het agentschap en biedt ondersteuning bij de interne en externe dienstverlening. De afdeling intersectorale toegangspoort zal de intersectorale toegangspoort organiseren alsook de werking van crisishulp, multidisciplinaire teams en de moduledatabank behartigen. De afdeling gemeenschapsinstellingen staat in voor de algemene werking van de gemeenschapsinstellingen De Zande met campussen in Ruiselede en in Beernem, van de gemeenschapsinstelling De Kempen met campussen in Mol en het gesloten federale centrum De Grubbe in Everberg en het gesloten federaal centrum in Tongeren. De afdeling ondersteuningscentra en sociale diensten jeugdrechtbank staat in voor de werking van de ondersteuningscentra jeugdzorg en de sociale diensten voor 7
gerechtelijke jeugdhulp. De afdeling voorzieningenbeleid heeft als kernopdracht om enerzijds een kwaliteitsvolle private hulp- en dienstverlening te erkennen, te subsidiëren en aan te sturen, en om anderzijds pleegzorg te organiseren met als doel de rechten en de ontplooiingskansen van de doelgroep, zoals die hierboven is omschreven, te vrijwaren. De functie situeert zich in de afdeling Voorzieningenbeleid meer bepaald op het secretariaat van de afdeling zelf. 8