1 Leidraad Antibioticamonitoring Producenten www.abregister.be Versie 1.0 15/07/2014
2 1. INLEIDING AB Register werd op initiatief van Belpork vzw ontwikkeld met als doel het antibioticagebruik binnen de varkenshouderij in kaart te brengen en de verzamelde gegevens te analyseren. Het streven naar een oordeelkundig en duurzaam antibioticabeleid is de ultieme doelstelling bij dit project. Vanuit de deelnemende kwaliteitssystemen wordt aan iedere producent verplicht om alle toegediende of verschafte antibiotica te laten registreren door de verschaffer(s) van de producten via een internetsoftwareprogramma, het AB Register genaamd. Het AB Register bestaat uit een verschafferportaal en een producentenportaal. Elk hebben ze hun specifieke rechten en functionaliteiten. Via deze leidraad wordt het gebruik van het producentenportaal toegelicht. U maakt stap voor stap kennis met de mogelijkheden die deze antibioticadatabank biedt aan de producent en zijn verschaffers. 2. VERSCHAFFERPORTAAL De online registratie van alle toegediende of verschafte antibiotica moet gebeuren door de verschaffer(s) van de producten. Er bestaan drie types verschaffers, namelijk de dierenartsenpraktijk (DAP), de mengvoederfabrikant (MVF) of de apotheker (APO). Het is van het grootste belang dat de producent alle verschaffers vraagt om alle toegediende of verschafte antibiotica te registreren via het verschafferportaal. Enkel zo kan het antibioticagebruik volledig en correct in kaart worden gebracht. Voor de verschaffers wordt een afzonderlijke handleiding voorzien. Ze kan via de website www.abregister.be worden geraadpleegd. 3. PRODUCENTENPORTAAL Via het producentenportaal wordt aan iedere producent de mogelijkheid gegeven om de registraties - die door de verschaffers worden ingegeven - te raadplegen. Dit laat hem toe om te controleren of alle gegevens voor zijn bedrijf correct en volledig werden geregistreerd. In wat volgt, wordt toegelicht op welke manier u op een vlotte manier toegang krijgt tot het portaal en welke functionaliteiten het omvat. 3.1. Aanmelden Net zoals de verschaffer kan de producent inloggen via www.abregister.be. U gebruikt bij voorkeur de browser Google Chrome voor een optimaal gebruiksgemak. Via deze website komt u terecht op de algemene landingspagina van het AB Register waar u alle relevante informatie over het project kan vinden. Druk op de knop aanmelden AB register ter hoogte van het luik voor producenten om toegang te krijgen tot het producentenportaal.
3 U komt automatisch terecht op het startscherm van het producentenportaal waar u kunt aanmelden. Uw gebruikersnaam (= beslagnummer) en wachtwoord heeft u per briefwisseling ontvangen. Indien dit niet het geval is, dient u contact op te nemen met de helpdesk. Wanneer u voor het eerst aanmeldt, wordt gevraagd om de opstartprocedure te doorlopen. Hier moet u de basisgegevens van uw bedrijf controleren en eventueel aanvullen of corrigeren. U wordt ook gevraagd om een nieuw wachtwoord te kiezen. Het doorlopen van de opstartprocedure is slechts een eenmalige actie. Wanneer u deze succesvol heeft doorlopen, krijgt u toegang tot de webapplicatie. U ontvangt hiervan ter informatie nog een bevestigingsmail.
4 3.2. Opbouw Wanneer u als producent aanmeldt in de antibioticadatabank komt u na het eenmalig doorlopen van de startpagina terecht op de home -pagina. Hier worden de meest recente registraties weergegeven die voor uw bedrijf werden ingebracht door de verschaffer(s).
5 Bovenaan het scherm ziet u een groene en zwarte balk. In de groene balk vindt u het tabblad registraties en het tabblad analyse en adviezen. - U kunt via het tabblad registraties alle geregistreerde antibiotica voor uw bedrijf raadplegen, controleren en eventuele fouten melden. - In het tabblad analyse en adviezen wordt een overzicht gegeven van de bedrijfsrapporten na analyse van de ingebrachte gegevens. In de zwarte balk vindt u het tabblad mijn gegevens en het tabblad volmachten. - U kunt via het tabblad mijn gegevens de bedrijfsgegevens raadplegen en u kunt eventuele wijzigingen melden. - Het tabblad volmachten biedt u de mogelijkheid om inzagerechten te geven aan een of meerdere verschaffers. Zij krijgen op deze manier een inzicht in de registraties en bedrijfsrapporten voor uw bedrijf, wat hen kan ondersteunen bij de verdere bedrijfsbegeleiding. Alle verschillende functionaliteiten worden verder in deze handleiding gedetailleerd toegelicht. 3.3. Registraties Om er zeker van te zijn dat alle toegediende en verschafte antibiotica daadwerkelijk geregistreerd staan in de antibioticadatabank, worden twee systemen voorzien om u op de hoogte te houden van de registraties voor uw bedrijf. A. Registratierapporten Via het AB Register wordt maandelijks een registratierapport verstuurd naar uw e- mailadres. Het registratierapport bevat alle registraties die binnen een bepaalde periode werden ingegeven door de verschaffer(s). Deze functionaliteit geeft u de mogelijkheid om op regelmatige tijdstippen na te gaan of alle antibiotica correct en volledig werden geregistreerd. Is dit niet het geval, dan kunt u dit online melden via de applicatie of door contact op te nemen met de verschaffer (zie 3.3.B). U kunt zelf geen registraties wijzigen of verwijderen. U kunt ze enkel raadplegen. De registratierapporten zien er als volgt uit:
6 B. Registraties online raadplegen Registraties raadplegen via de website is eveneens mogelijk via het tabblad Registraties. U kunt er de registraties doorzoeken met behulp van een aantal specifieke zoektermen of u kunt er alle registratierapporten consulteren die u via mail werden overgemaakt. Door te klikken op de registratie komt u terecht op het detailscherm waar u alle gegevens per registratie kunt raadplegen. In het detail worden volgende gegevens opgenomen: de datum van aflevering, het type medicijn (afgeleverd product), de afgeleverde hoeveelheid, het doeldier, de indicatie voor gebruik en de gegevens van de verschaffer. Indicatie voor gebruik is geen verplicht veld. Het kan dus best dat dit veld niet werd ingevuld door uw verschaffer. Dit vormt geen probleem. Stelt u vast dat de registratie niet correct is, dan kunt u dit melden aan de verschaffer via de knop Meld het ons. U krijgt een tekstveld te zien waar u kunt aangeven om welke fout het gaat (vb. het aantal geregistreerde verpakkingen is fout, u hebt dit product niet ontvangen, ).
7 Na het melden van uw opmerking zal de verschaffer een e-mail ontvangen waarin hij wordt gevraagd om de fout recht te zetten. U krijgt een kopie van deze e-mail toegestuurd, maar hoeft zelf verder niets te doen. 3.4. Analyse en advies Alle verzamelde registraties worden op gecodeerde wijze (anoniem) overgemaakt aan de wetenschappelijke unit binnen AMCRA vzw. De gegevens worden per bedrijf geanalyseerd en er wordt een individueel bedrijfsrapport opgemaakt op frequente tijdstippen. Dit rapport heeft tot doel een ondersteuning te bieden bij de verdere bedrijfsbegeleiding. Via dit tabblad zal u de bedrijfsrapporten voor uw bedrijf kunnen raadplegen. De eerste bedrijfsrapporten worden verwacht in het najaar 2014. 3.5. Mijn gegevens Via het tabblad mijn gegevens kunt u de basisgegevens van uw bedrijf nakijken. Wijzigingen kunt u telefonisch of via e-mail melden waarna de aanpassing zal worden opgenomen in de databank. Zorg ervoor dat uw e-mailadres te allen tijde correct is. Dit vormt het belangrijkste communicatiemiddel tussen u en de beheerder van het AB Register.
8 Bijkomend kunt u aangeven met welke dierenarts er een contract is voor bedrijfsbegeleiding. U heeft dit reeds moeten opgeven bij het doorlopen van de opstartprocedure, maar op het moment dat een andere bedrijfsbegeleidende dierenarts wordt aangesteld, kunt u hier de wijziging opnemen door op de knop wijzig te drukken. Hier kunt u een nieuwe dierenarts selecteren o.b.v. naam of ordenummer. U kunt er ook de gegevens met betrekking tot de gemiddelde dierbezetting op uw bedrijf raadplegen en uw logingegevens beheren. Gegevens met betrekking tot de gemiddelde dierbezetting worden tijdens de zomer 2014 toegevoegd in het producentenportaal. Deze zijn momenteel niet zichtbaar. De gemiddelde dierbezetting is een cruciaal element voor de analyse van uw antibioticagebruik. Deze gegevens zijn afkomstig van de meest recente Mestbankaangifte indien uw bedrijf over een landbouwernummer beschikt. Is dit niet het geval, dan wordt bijkomende informatie omtrent de dierbezetting gevraagd bij het doorlopen van de startprocedure. 3.6. Volmachten Via het producentenportaal hebt u de mogelijkheid om een volmacht te geven aan een of meerdere verschaffers. De verschaffer krijgt op deze manier toegang tot alle geregistreerde gegevens voor uw bedrijf, alsook tot de analyseresultaten en opgemaakte bedrijfsrapporten. Deze informatie kan ondersteunend zijn voor de verdere bedrijfsbegeleiding. U kunt een volmacht geven via de knop voeg volmacht toe. U kunt een keuze maken uit de verschaffers die reeds een registratie hebben ingegeven voor uw bedrijf of u kunt een andere verschaffer selecteren door in de dropdown andere te selecteren. Op basis van de naam (of het nummer) van de dierenartsenpraktijk of firma kunt u een verschaffer aanduiden in het systeem.
9 U kunt een volmacht intrekken door de verschaffer uit de lijst te verwijderen. U doet dit door rechts in het scherm ter hoogte van de betreffende verschaffer op verwijderen te drukken. 4. HELPDESK Hebt u nog vragen waarop u bij het lezen van deze leidraad geen antwoord hebt gevonden, neem dan contact op met de helpdesk. Belpork vzw Koning Albert II-laan 35 bus 54 1030 Brussel Tel : 02 552 81 44 - Fax : 02 552 81 30 abregister@belpork.be - www.abregister.be