Gebruikershandleiding ATTACHTINGIT - VERSIE 3
24-05-2019 www.smartlockr.eu Inhoudsopgave Inleiding... 2 Werkwijze plug-in... 3 Veilig versturen van bijlagen... 4 Zie je geen zijpaneel?... 5 Let op: cache-modus in Outlook... 6 Basisbeveiliging... 7 Wachtwoord beveiliging... 7 Veld met bestanden... 8 Volg deze zending... 8 Beperk toegang & Maximum downloads... 8 Schakel SmartLockr uit... 9 Bevestiging van versturen van bestanden... 10 Welke bijlagen zijn verzonden?... 11 E-mails aan de ontvanger... 13 E-mail met downloadlink voor de bijlage... 13 E-mail met wachtwoord... 13 Verzenden van een uploadverzoek... 14 E-mail aan de ontvanger... 15 Bericht naar de verzender... 16 Instellingen van de plug-in... 17 Gebruikershandleiding versie 3 www.smartlockr.eu 1
Inleiding Dit is de handleiding voor het gebruik van SmartLockr Veilig Mailen, de plug-in voor Outlook. Hiermee kunnen bestanden van elke omvang veilig worden verstuurd en ontvangen. De bedrijfsnaam AttachingIT is in november 2018 veranderd naar SmartLockr, omdat wij daarmee onze dienst beter beschrijven. In versie 3 blijft de naam AttachingIT voor het product bestaan en vanaf versie 4 heet het product daadwerkelijk SmartLockr. SmartLockr Veilig Mailen maakt gebruik van opslag in de Cloud. Daarnaast is het voor grote organisaties ook mogelijk de bestanden te hosten op een eigen server. Er wordt vervolgens een link gemaild waarmee de ontvanger de bijlage kan downloaden. Wanneer er in deze handleiding wordt gesproken over het verzenden van een bijlage, bedoelen we deze methode. Wij raden aan altijd naar de laatste versie te updaten, die te downloaden is op onze Release-pagina. Bij vragen of problemen kan er altijd contact worden opgenomen met onze Support-afdeling via support@smartlockr.eu of 020 244 0350 (optie 1). Gebruikershandleiding versie 3 www.smartlockr.eu 2
Werkwijze plug-in Als de plug-in is geïnstalleerd, dan is deze te herkennen aan de 2 extra knoppen in Outlook en in nieuwe, door te sturen of te beantwoorden e-mails. Knoppen in de werkbalk van Outlook Knoppen in een e-mail De werkwijze voor het versturen van e-mails met een bijlage blijft hetzelfde, alleen worden de AttachingIT-knoppen in plaats van de knop Nieuwe e-mail gebruikt. Een bijlage toevoegen via de paperclip of het bestand slepen in een e-mail werkt ook. Gebruikershandleiding versie 3 www.smartlockr.eu 3
Veilig versturen van bijlagen Bij het klikken op de AttachingIT-knop Bestanden verzenden zal een venster worden geopend om een bestand te selecteren om toe te voegen: Zodra er op Openen wordt geklikt, wordt er een nieuwe e-mail geopend en verschijnt links het zijpaneel van AttachingIT met daarin de bijlage. Gebruikershandleiding versie 3 www.smartlockr.eu 4
Zie je geen zijpaneel? Het kan zijn dat bij het eerste gebruik van de plug-in geen zijpaneel te zien is. Het paneel staat dan nog ingeklapt. Door dubbel te klikken op de puntjes kun je het paneel openen en sluiten. Staat hij eenmaal open, dan blijft hij open staan bij de volgende bijlage die je wilt versturen. Op de volgende pagina staan de diverse opties van het zijpaneel toegelicht. Gebruikershandleiding versie 3 www.smartlockr.eu 5
Let op: cache-modus in Outlook Er kan in de Accountinstellingen van Outlook staan ingesteld dat Exchange gebruik moet maken van de cache-modus of niet. Als cache-modus uit staat, dan zal het scherm met de bijlage er anders uitzien. Normaal gesproken verspringen de bijgevoegde bijlagen direct naar het zijpaneel. Wanneer cache-modus uit staat, zullen de bijlagen op de traditionele manier worden toegevoegd aan het bericht. Pas bij verzending van het bericht zal de software bepalen (aan de hand van de instellingen) of deze beveiligd moet worden verstuurd. Je kunt dit in de meeste gevallen zelf controleren als je naar de eigenschappen van je account gaat, bijvoorbeeld in Office 365 via Bestand Accountinstellingen dubbel klikken op je account. Cache-modus wordt soms gebruikt op omgevingen waar men wil dat niet alle e-mails naar Outlook worden gedownload. Als je oude e-mails wilt, dan moet je deze ophalen van de server. Dit verschilt dus per organisatie of dit aan of uit staat. Gebruikershandleiding versie 3 www.smartlockr.eu 6
Basisbeveiliging Wanneer er geen selectie wordt gemaakt zal de e-mail met de bijlage met de basisbeveiliging verstuurd worden. Dit betekent dat de ontvanger een e-mail krijgt met een downloadknop, waarmee de bijlage kan worden gedownload. Hoe dit eruit ziet wordt verderop beschreven. Wachtwoord beveiliging Wanneer er gekozen wordt voor beveiliging met wachtwoord, dan opent zich een pop-up waarin automatisch en direct een wachtwoord wordt gegeneerd. Verder is er nog een aantal instellingen te doen: Via de knop Genereren wordt een ander wachtwoord gemaakt. Via de knop Kopiëren wordt het wachtwoord op het Klembord geplaatst, zodat het ergens anders weer te plakken is. Standaard wordt het wachtwoord in een aparte e-mail verzonden. De ontvanger krijgt dus een tweede e-mail. Deze e-mail is afkomstig van SmartLockr Notification met e-mailadres noreply@smartlockr.eu o De moeilijkheid van dit wachtwoord kan overigens aangepast worden in de registerinstellingen van de computer. Dit staat in een apart hoofdstuk beschreven. o Daarnaast is in te stellen dat er zelf een wachtwoord ingevuld moet worden in plaats van deze laten genereren. Als het wachtwoord op een andere manier wordt gestuurd, bijvoorbeeld telefonisch of per Whatsapp, kies dan voor Niet verzenden. De taal van de wachtwoord e-mail kan worden aangepast, dit is de taal van de begeleidende tekst van de e-mail. Gebruikershandleiding versie 3 www.smartlockr.eu 7
Veld met bestanden In het veld met de bestanden kunnen via de rechtermuisknop bestanden worden toegevoegd of reeds toegevoegde bestanden worden verwijderd: Volg deze zending Met deze optie staat bij de Verzonden mail, in het Leesvenster, een stukje Tracking-informatie. Naarmate het proces vordert zullen de opties steeds verder groen kleuren. Beperk toegang & Maximum downloads Met deze optie kan een specifieke einddatum worden gekozen in plaats van de standaard 14 dagen. Ook kan het maximaal aantal keer worden ingesteld dat de (unieke) ontvanger het ontvangen bestand kan downloaden. Gebruikershandleiding versie 3 www.smartlockr.eu 8
Schakel SmartLockr uit Met dit vinkje kan de plug-in ter plekke worden uitgeschakeld, waardoor de bijlage als gewone bijlage wordt toegevoegd, onder het onderwerp. Het veld met de bijlagen wordt dan grijs. Als de plug-in vervolgens weer wordt ingeschakeld, verplaatst de bijlage weer naar het zijpaneel links. Gebruikershandleiding versie 3 www.smartlockr.eu 9
Bevestiging van versturen van bestanden Wanneer een e-mail wordt verstuurd, verschijnt er altijd een bevestigingsscherm: Afhankelijk van de instellingen in het register moeten hier de Ontvanger(s) en eventueel de Bestand(en) aangevinkt worden voordat op de knop Verzend geklikt kan worden. Standaard staat ingesteld dat alleen de ontvangers bevestigd moet worden. Gebruikershandleiding versie 3 www.smartlockr.eu 10
Vervolgens zal rechts onderin het beeldscherm kort een statusupdate worden gegeven, bijvoorbeeld dat de upload is gestart en/of dat het versturen is completed. Welke bijlagen zijn verzonden? In de Verzonden items is altijd de e-mail terug te vinden. Naast de verzonden bijlagen staat ook altijd een bestand genaamd Atachments.txt bij, hierin staan de bijlagen beschreven die zijn verzonden. Onderaan deze e-mail staat ook weer een venster waarin je kunt zien welke bestanden er zijn verstuurd, of ze geblokkeerd zijn of niet, hoe vaak deze gedownload zijn en wanneer de laatste download heeft plaats gevonden. Dit venster is te zien wanneer in Outlook het Leesvenster is aangezet bij de menu-optie Beeld. Op deze plek is het ook mogelijk om het bestand te blokkeren, bijvoorbeeld als het naar de verkeerde persoon is gestuurd. Dit kan gemakkelijk via de rechtermuisknop: Gebruikershandleiding versie 3 www.smartlockr.eu 11
Op dezelfde manier is het bestand weer te deblokkeren: Gebruikershandleiding versie 3 www.smartlockr.eu 12
E-mails aan de ontvanger De e-mail die wordt ontvangen is afhankelijk van de gekozen methode: E-mail met downloadlink voor de bijlage Wanneer een e-mail wordt verstuurd met de plug-in, krijgt de ontvanger een e-mail met een downloadlink: Wanneer op de link geklikt wordt verschijnt de downloadpagina: E-mail met wachtwoord Wanneer er gekozen is om het te versturen bestand te beveiligen met een wachtwoord, wordt er, naast de e-mail met de downloadlink, een 2 e e-mail verstuurd met het wachtwoord: Gebruikershandleiding versie 3 www.smartlockr.eu 13
Bij het aanklikken van de downloadlink in de 1 e e-mail wordt automatisch om het wachtwoord gevraagd. Na 3 mislukte pogingen is het bestand geblokkeerd en moet de afzender de e-mail opnieuw versturen. Er is geen andere manier om het bestand of de link te deblokkeren.. Verzenden van een uploadverzoek Wanneer in Outlook wordt gekozen voor het sturen van een Uploadverzoek, wordt er ook een e-mail gestart met de zijpaneel van de plug-in. Hierin kan optioneel een bericht worden geplaatst welke zichtbaar is op de uploadpagina zelf. Daarnaast kan de e-mail gewoon worden gevuld. Gebruikershandleiding versie 3 www.smartlockr.eu 14
E-mail aan de ontvanger Bij de ontvanger ziet dit er als volgt uit: Als de ontvanger op de link klikt verschijnt de uploadpagina met daarin het eventuele optionele bericht: Wanneer er een bestand is toegevoegd, verschijnt er een Verzendknop: Na verzenden krijg je nog een korte bevestiging: Gebruikershandleiding versie 3 www.smartlockr.eu 15
Bericht naar de verzender Wanneer de ontvanger het gevraagde bestand heeft verzonden zoals hierboven beschreven, ontvangt de verzender hiervan een notificatie: Vervolgens kan de ontvanger via de downloadknop deze bestanden ophalen: Gebruikershandleiding versie 3 www.smartlockr.eu 16
Instellingen van de plug-in Bij het gebruik van de plug-in kunnen er instellingen worden. Er kunnen ook instellingen worden gedaan die altijd van toepassing zijn, zodat deze altijd van toepassing zijn bij het gebruik van de plugin. Dit wordt geregeld in de Register-instellingen van de computer. Een paar voorbeelden zijn: Gebruiker kan de plug-in niet uitschakelen (hij staat dus standaard ingeschakeld) Wachtwoorden genereren met minder speciale tekens of bijvoorbeeld zelf een wachtwoord per klant bedenken Altijd vinkjes moeten zetten ter bevestiging van ontvangers en/of bijlagen Maximale grootte van bijlagen instellen Alles wat er standaard ingesteld kan worden, is op deze helppagina terug te vinden. Let op: het register is het hart van de computer. Doe dus alleen aanpassingen in het gedeelte van de plug-in of vraag een IT-beheerder om dit voor je te doen. Verkeerde wijzigingen in het register kunnen ervoor zorgen dat de plug-in niet (juist) meer werkt. Gebruikershandleiding versie 3 www.smartlockr.eu 17