NOTULEN ALV MHC BENNEBROEK 28 NOVEMBER 2014 Aanwezig: 53 leden Aanwezige leden van het bestuur: Jan Driessen, Letty Koopman, Elena van der Hoorn (not.), Robin Tak en Rolf Hogestijn. Afwezig met afmelding: Heleen Kimman, Suuz Reijenga, Laur Kirkels. Opening & welkom Namens het bestuur heet Jan de aanwezigen welkom. 1. Notulen vergadering 30 juni 2014 Worden goedgekeurd. ALV vraagt of statuten al zijn aangepast. Antwoord hierop is nee. Dit punt zal verder in de vergadering worden toegelicht. 2. Evaluatie beleidsstatement 2011 Het bestuur wil voordat de vergadering inhoudelijk van start gaat, eerst de kaders waarin het bestuur zijn taken vervult, toelichten. Naast het volgen van de statuten, geeft het bestuur invulling aan het beleid zoals vastgesteld in het beleidsstatement, en invulling aan de afspraken zoals gemaakt tijdens de vorige ALV s. Het bestuur legt daarvoor verantwoording af en kan daarop aangesproken worden. De statuten en huishoudelijk reglement verwoorden de taken en verantwoordelijkheden van leden en bestuursleden en hun onderlinge samenhang. Zij vormen als het ware de spelregels van de vereniging. Het beleidsstatement van MHCB staat al 3 jaar op de site en is in maart 2011 door de ALV unaniem bekrachtigd. 3. Missie & ambitie In grote lijnen zijn de (hoofd) onderwerpen uit het beleidsstatement de volgende: Financieel gezond Ja, eigen vermogen was 23k, nu 100k. Liquiditeit was 119k en nu 100 k. Daarbij moet opgemerkt worden dat in 2012 er 700k in velden is geïnvesteerd. Gezellige familieclub Ja, zelfs buiten Bennebroek horen we veel positieve geluiden. Aandacht voor prestatie en recreatie Ja, mogelijkheden voor iedereen om te hockey kiezen (binnen eigen capaciteit). Streven naar ongeveer 1000 leden Nu 920 Professionalisering jeugdopleiding Jeugdplan is geïmplementeerd, professionele begeleiding. Meer zaalhockey Toename van aantal leden die zaal hockeyen, vooral selectieteams junioren maar ook in de breedte en jongste jeugd. 1
Verdere professionalisering Nog niet klaar, met name in de commissies nog niet duidelijk vastgelegd wat de taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden zijn. Samenvattend: Op hoofdonderdelen zijn doelen uit beleidsstatement gerealiseerd of liggen we op koers. Aan organisatorische kant liggen er nog wel taken die afgemaakt moeten worden. Evenementen komen nog niet uit de verf. Hoe nu verder met het beleid? Beleidsstatement dateert van maart 2011. Wellicht is een aanpassing nodig. Deze winter gaan we met alle commissies weer aan de slag om beleidsstatement waar nodig aan te passen. De voorstellen zullen tijdens de ALV van het voorjaar 2015 worden aangeboden zodat in gezamenlijkheid besloten kan worden hoe in de komende jaren wij met onze club willen omgaan. 4. Penningmeester Vanaf juni 2014 is er geen penningmeester meer. Toelichting: Om hem moverende redenen heeft de vorige penningmeester besloten in juni zijn taken en verantwoordelijkheden neer te leggen en af te treden als bestuurslid. Normaalgesproken is een bestuurslid in functie totdat er een nieuw bestuurslid benoemd is door de eerstvolgende ALV ( art. 13 statuten). Dat is niet gebeurd. Hierdoor is een situatie ontstaan waardoor de secretaris volgens statuten ook taken van de PM op zich heeft genomen. PM vandaag de dag is uiterst complexe functie. Zij heeft zich dan ook laten assisteren door de verenigingsmanager, Talitha Dirven, de voorzitter en Charles Baak. Diverse pogingen om te komen tot een nieuwe PM hebben tot nu toe geen resultaat gehad. 5. Besluiten en afspraken Naar aanleiding van de vorige ALV werd afgesproken de statuten aan te passen. En op zoek te gaan naar meer balans tussen uitgaven, selectie en jeugd. Mbt de statuten: deze zijn nog niet afgerond. Met Jeroen Dekker, dhr Hurtak en Marielle Thuijs werden wel afspraken gemaakt, maar deze zijn helaas niet uitgevoerd. Daarnaast was de secretaris belast met veel extra taken. Wordt vervolgd in voorjaar 2015. Betere balans tussen kosten jeugd en selectie komt uitgebreid aan bod tijdens bespreking van de budgetten. 5. Aandachtspunten In de buitenwereld: Hisalis heeft een 3 e veld, kan dus weer groeien. Kikkers & Reigers: de gemeente Haarlemmermeer denkt erover om een nieuw complex te bouwen voor 1 grote club. Dit nieuwe complex ligt vlakbij ons. Intern: hoe gaan we nu eigenlijk met elkaar om? Het afgelopen jaar zijn wij als bestuur diverse malen geconfronteerd met spookverhalen, halve of hele onwaarheden. Vaak wordt OVER personen gesproken ipv MET personen. 2
Het effect: dit leidt tot emoties; ergernis, frustratie, boosheid, daarvoor zijn we geen lid geworden toch? In meeste gevallen bleek dat enige toelichting waarbij het HELE verhaal duidelijk werd, emoties ook te verdwijnen. Het bestuur vraagt dan ook: Ga eerst eens op zoek naar de context (achter ieder getal zit een verhaal) Hoor en wederhoor toepassen, ga respectvol met elkaar om Of simpel gezegd, stel gewoon een vraag bij de aangewezen persoon Houd daarbij privacy gegevens in de gaten Speel zaken niet persoonlijk, maar kijk breed. Ga ervan uit dat iedereen hier zit met goede bedoelingen, totdat het tegendeel is aangetoond. 6. De resultaten Financieel gezond? JA! Eigen vermogen was 23k nu 100k; Liquiditeit was 119k nu 100k (maar in 2012 700k geïnvesteerd in de velden); Alle seizoenen een positief resultaat; Ook komend seizoen sluitende begroting; Beperkte investeringscapaciteit beschikbaar. Gerealiseerd (ingreep in de kosten) Van 4 naar 3 seniorenselectieteams Besparing bij resterende 3 teams Teams moeten deel van het budget zelf opbrengen (5.000 per seizoen) Leaseauto s deels gedekt door sponsoring en eigen bijdrage van de teams (H2 mag ook gebruik maken van de auto s) Van 81.452 naar 58.000 gezakt! Gerealiseerd (begroting 2014 2015) Nog steeds een batig saldo (tussen 5.000 en 10.000) Investering in jeugd fors omhoog Investering overige senioren licht omhoog Investering in Selectie Senioren fors omlaag Mogelijk meevaller vanwege door bestuur genomen initiatief om gemeente te benaderen over subsidie voor kunstgrasvelden (kan oplopen tot zo n 15.000 per seizoen). De financiële situatie Zoals gezegd is eigen vermogen gestegen naar 100k Liquiditeit is conform verwachting ook 100k (maar moeten we wel alert op zijn) Inmiddels 50k afgelost van de hypotheek Rekening-courant krediet van 100k nooit gebruikt We staan er goed voor (na investering van 700k) en veel beter als meeste sportverenigingen incl. hockey in de regio (weet iemand wat er speelt in de regio?) 3
Samenvattend: Dit is het verhaal van het bestuur! Jan stelt namens het bestuur dat MHCB dat in de afgelopen 15 jaar met elkaar een fantastische prestatie is geleverd en dat gaat MHCB binnenkort met lustrum vieren! Jan vraagt heel duidelijk om het vertrouwen van de ALV. Zowel voor de koers maar ook voor de steun aan het bestuur. De ALV blijft hierop stil en stelt geen vragen. De vergadering gaat verder. 7. Terugblik seizoen 2013-2014 Renovatie dak clubhuis Afscheid hoofdtrainer D1 & Techn. Coördinator Juniorenhockey Degradatie Dames 1, promotie Dames 2 Heren 1 net niet kampioen, Heren 2 wel kampioen Jongste jeugd grote stap voorwaarts gemaakt Junioren in de breedte (erg) goed (MB2, MD5, MD6 en JC3 kampioen) Selecties Junioren toont wisselend beeld 8. Update shirts 1 e levering voldeed niet aan de verwachtingen/afspraken 2 e levering komt in voorjaar 2015 Als deze goed is, bestellen we de witte shirts Conclusie: Bestuur neemt zijn verantwoordelijkheid dus bestuur lost het op Bestuur baalt er net zo van als ALV, ook de leverancier baalt ervan We hebben er allemaal van geleerd, dat doen we iedere dag weer ALV stelt vraag over aantal uitgeleverde keepersshirts. Antwoord Rolf: Slechts 14 keepers gaven hun maat door. Daardoor was niet duidelijk wat er besteld moest worden. 9. Statuten Zie punt 5 10. Benoeming Lid van Verdienste Loek Lommerse Noud Wortelboer ALV ontvangt de benoeming met applaus. Talitha Dirven & Patricia Maas worden met bloemen bedankt voor hun hulp en ondersteuning bij het innen van de contributies. 11. De cijfers van 2014-2015 Het betreft voorlopige cijfers! Deze zijn nog afkomstig van de afgetreden penningmeester 4
Bestuur heeft over de cijfers overleg gehad met kascommissie Bestuur heeft niet om decharge gevraagd Want het blijkt dat er een aantal onduidelijkheden en onjuistheden zijn en die moeten eerst opgelost worden. Wat speelt er? Is jaarrekening 2012-2013 wel afgesloten in de boekhouding (antwoord: nog niet) Is decharge door ALV wel rechtsgeldig verleend (waarschijnlijk niet) Is jaarrekening 2012-2013 rechtsgeldig (nee, want bestuur heeft nog niet getekend) Waarschijnlijk nog een (positieve) correctie in de jaarrekening 2012-2013 Wat betekent dit voor cijfers 2013-2014? Beginbalans moet nog vastgesteld worden Dan kunnen de cijfers definitief opgemaakt worden En kan kascommissie controleren en decharge verlenen We vragen daarom uitstel zodat we dit in het 1 e kwartaal 2015 kunnen afronden Dan zijn er nog een aantal vragen: In hoeverre is de verhouding tussen de stichting en de vereniging inmiddels helder? (ook dit hopen we af te ronden in het 1 e kwartaal 2015) Klopt de wijze waarop de BTW over de inkopen v/d bar wordt verrekend met de BTW over de omzet (de kantine-regeling)? (dit moeten we uitzoeken ) Voorlopige cijfers 2013-2014: Balans activa Balans passiva Vaste activa: 250.576 Eigen vermogen: 103.324 o.a. velden en gebouw (algemene reserve) Overlopende activa: 35.189 Voorzieningen: 30.200 (clubhuis) Liquide middelen: 100.202 Leningen: 206.320 (hypotheek) Totaal: 385.967 Totaal: 385.967 Stand liquide middelen klopt volgens prognose in 2012 maar komende jaren alert zijn, deze moet gaan oplopen! De eerder gememoreerde BTW-Bar staat op de balans, ipv op de Winst en Verlies rekening en de vraag is: 1. Is dat juist? 2. Klopt het bedrag? (18.645) 5
V&W rekening 2013-2014 vs Begroting 2014-2015 Inkomsten Inkomsten Contributies 229.944 Contributies 235.000 Sponsoring 54.465 Sponsoring 42.000 Barresultaat 43.066 Barresultaat 48.000 Verhuur velden 66.662 Verhuur velden 67.000 Totaal: 394.137 Totaal: 392.000 V&W rekening 2013-2014 vs Begroting 2014-2015 Uitgaven Uitgaven Training/mater. 148.764 Training/mater. 153.000 Zaalhockey - 5.192 Zaalhockey - 6.000 Huur SESAR 104.412 Huur SESAR 105.000 Accommodatie 25.587 Accommodatie 26.000 Bedrijfsvoering 39.675 Bedrijfsvoering 39.000 Afschrijving 55.250 Afschrijving 55.250 Bankkosten 1.796 Bankkosten 1.800 Totaal: 370.292 Totaal: 374.050 Resultaat 2013-2014 Begroting 2014-2015 Inkomsten 394.137 Inkomsten 392.000 Uitgaven 370.292 Uitgaven 374.050 Operationeel resultaat 23.845 Operationeel resultaat 17.950 Rentelasten 8.495 Rentelasten 8.600 Netto winst 15.350 Netto winst 9.350 Opmerkingen mbt de cijfers: - Volgens dhr Kranendonk is E 69.000,= afschrijven voor de velden te weinig. - Bestuur: posten moeten opnieuw helemaal doorgerekend worden. - Moeten er voorzieningen getroffen worden voor het vervangen van de Pauwenren? - Bestuur: ook de Pauwenren wordt in de berekening meegenomen. - Sponsoring: Wie tekenen er voor hoofdsponsorschap? Voor welk bedrag? - Bestuur: Garage Engel, Sport & Styles, Makelaardij Van Maanen, PCL. Voor een bedrag van E 42.000,= - Zat vereningsmanager in post bedrijfsvoering? - Ja, post werd daarmee overschreven. - Monique Tegelaar vindt dat trainer H2 (ter info dit is Michel Tegelaar) te weinig betaald krijgt in vergelijking met D1 / H1. Daarnaast vraagt zij zich af waarom er zoveel D1 en H1 spelers bij de ALV zijn. - D1 woordvoerder (Sanne Fransen) geeft aan dat zij zich betrokken voelen bij de zaken die spelen. - Er ontstaat een discussie over H1/D1 budgetten. - Opmerking vanuit dhr Leene is dat H1 en D1 puur entertainment op zondag is. 6
- Dhr Kranendonk sluit daarbij aan en zegt dat het budget voor D1/H1 oké is. - Opnieuw wordt door Monique Tegelaar gesteld dat D1/H1 wel meer voor de club mogen doen. - Sanne geeft aan dat naast baan en studie D1 dit jaar voor iedere doelgroep probeert een evenement te organiseren. Dat zowel de filmavond als het Oktober feest een groot succes was. - Bestuur geeft aan dat voor de A-B-C teams meer geld voor de opleidingen van de trainers vrij gemaakt gaat worden. Verslag Kascommissie wordt voorgelezen. Er wordt zoals verwacht geen decharge aan het bestuur verleend. De Kascommissie heeft een aantal adviezen: - Stel zo snel mogelijk een deskundige penningmeester aan - Zorg voor een goede overdracht - Stel een deskundige commissie aan om het beleid rondom de materiele activa, vervangingsplan en afschrijvingen cq reserveringsmethodiek uit te werken - Stel een deskundige commissie aan om een aantal cijfers in de V&W rekening te controleren en alsnog een jaarverslag te maken De Kascommissie treedt tevens af. Twee personen melden zich voor de nieuwe Kascommissie aan: Charles Baak, Hidde Koopman. Mascha Mascini meldt zich aan voor de Adviescommissie. 12. Bestuurssamenstelling Zodra cijfers etc zijn afgerond (decharge verkregen is), zullen in eerstvolgende ALV aftreden: Elena van der Hoorn, secretaris & penningmeester a.i Suuz Reyenga, jongste jeugd Rolf Hogestijn, sponsoring & materialen Jan Driessen, voorzitter De ALV stelt hier vragen over. Letty stelt de ALV een wedervraag. Waarom stoppen er denken jullie zoveel bestuursleden? Antwoord: er is teveel negativiteit richting de bestuursleden terwijl bestuursleden naast baan & privé leven heel veel uren in MHCB steken. 13. Lustrum 18 april Holland Got Talent4Teams (doelgroep D&E-teams) 19 april Reunisten & Sponsorborrel (doelgroep alle leden, oud-leden en sponsors) 22 april Allerjongste jeugdclinic (doelgroep Funkeys t/m F-teams) 24 april Keepersclinic (middag) 24 april Pub-quiz (sport/pop) (doelgroep alle leden) 25 april Schuimparty (doelgroep B & C-teams) 7
26 april Gala in Oranje (onder voorbehoud) (doelgroep alle leden, oud-leden en sponsors inclusief jubileumveiling, opbrengst t.b.v. Renovatie clubhuis) Is nog onder voorbehoud, is dit wel geschikte datum (= Koningsnacht) ALV merkt op dat deze data over mei vakantie heen valt, dat mogelijk gekeken moet worden naar andere data. Bestuur geeft dit door aan Lustrum commissie. 14. Rondvraag Er wordt een vraag gesteld over de auto van D1. Ook deze vraag wordt door D1 zelf beantwoord. Er wordt gevraagd of de ALV niet meer op vrijdag georganiseerd wordt. Het bestuur probeert dit te voorkomen, maar kan dit niet garanderen. Nieuwe ALV wordt gepland in voorjaar 2015 en zal begin april plaats vinden. Jan bedankt de leden voor hun aanwezigheid en sluit de vergadering om 22.00 uur. 8