Notulen overleg GMR & MR-voorzitters Datum : 02-06-2014 Aanvang : 19.00 uur Locatie : schoolgebouw obs de Mienskip Voorafgaand aan de GMR vergadering is van 19:00 tot 20:00 uur overleg met MR-voorzitters geweest. Aanwezig: Anneke Hartmans (GMR lid, MR de Tsjelke en MR Ids Wiersmaskoalle), Herman Albers, (GMRlid en MR Nynke van Hichtum), Reinder Posthuma (MR ibs Driesum), Mirke Bergman (MR Burgerschool), Ymie Hofman (MR Dr. Theun de Vrieskoalle), Tiemen Dolfijn (MR de Mienskip), Lodewijk Steendam (MR de Balkwar), Feike de Bruin (MR Maskelyn en MR it Skriuwboerd) & Iekje Bouman (de Waldiik). Naast de genoemde afgevaardigden van de MR-en waren ook de GMR leden bij dit overleg aanwezig. Afwezig met kennisgeving: Minke Schouten (MR Casimir & MR Oudwoude), Froukje Hiemstra (it Twaspan), Marion de Vries (MR it Holdersnêst) en Heleen van der Werf (GMR lid). Afwezig zonder kennisgeving: MR Botkeskoalle & MR ibs de Westreen. Het overleg werd gestart met een voorstelronde van alle aanwezigen. Er is met name gesproken over communicatie. De lijn van informatievoorziening is nog niet goed. MR-en horen stukken niet voor het eerst van GMR-en te ontvangen. De GMR is niet verplicht alle stukken aan MR-en te sturen, maar wil graag informeren. Directeuren van de scholen hebben de plicht om hun MR-en te informeren. De informatievoorziening is het belangrijkste aandachtspunt tijdens het overleg. Er wordt een voorstel gedaan om een communicatieplan te maken. De GMR zal zich inzetten voor heleder communicatielijnen en het bevoegd gezag vragen hier een voorstel voor te doen. Ook ontbreekt volgens een aantal afgevaardigden de terugkoppeling van belangrijke zaken. De MR voorzitters zouden het waarderen dat men in gesprek kan gaan wanneer er voor bepaalde scholen ingrijpende veranderingen op de rol staan. Dit zou zowel op initiatief van de GMR als de MRvoorzitters moeten kunnen en dit vraagt om een goede afstemming. Reacties van MR-en op stukken die relevant zijn voor bepaalde scholen worden daarentegen natuurlijk ook erg gewaardeerd. Er wordt gesproken over een idee om niet alleen aan het einde van het schooljaar te evalueren met MR-en, maar ook ieder schooljaar te starten met alle MR-voorzitters. Dit om zo een goed beeld van elkaar te krijgen en het contact voor het nieuwe schooljaar goed af te kunnen stemmen. Daarnaast zijn de nieuwsbrieven van de GMR en de nieuwe website volgens de MR-afgevaardigden een goed plan.
Notulen GMR vergadering Datum : 02-06-2014 Aanvang : 20.20 uur Locatie : schoolgebouw obs de Mienskip 1. Opening, aanvullen agenda Voorzitter Marc van der Wal opent de vergadering om 20:20 uur. Monique van den Poll en Barbara de Haas worden als nieuwe GMR leden speciaal welkom geheten. Zij zullen volgend jaar starten als GMR lid en lopen deze vergadering mee. 2. Mededelingen bestuur / vragen voor Trees Galama - Directiewisselingen Een aantal directeuren binnen Roobol gaan andere keuzes maken. Momenteel, in afwachting van het project schaalvergroting en organisatiestructuur, wordt dit intern opgelost, waardoor er geen vacatures komen. Dhr. W. Van der Heide en mevr. L. Zaagmans gaan met prepensioen. Dhr. E. Dijk neemt minder directietaken voor zijn rekening en mevr. H. van der Wal heeft in het nieuwe schooljaar helemaal geen directietaken meer. Dhr. J. Dijksma zal vervolgens it Twaspan en de Balkwar onder zijn hoede nemen, Dhr. H. De Haan wordt directeur in Holwerd en Brantgum. Mevr. A. Rienks wordt directrice in Damwoude en Driesum en dhr. W. Wouda zal it Holdersnêst en it Skriuwboerd gaan leiden. Qua formatie wordt er niet ingeleverd. - Perspectief Van Heemstra De school in Oudwoude telt op 1 augustus 2014 nog zes leerlingen. Roobol heeft ouders verzekerd dat de school in ieder geval open blijft tot 1 augustus 2015. De consequenties voor de Van Heemstra worden in kaart gebracht. De algemeen directeur wil graag weten hoe de GMR hier tegen aan kijkt. - Uitnodiging Regiobijeenkomst Atlas van Noordoost Friesland Op woensdagavond 25 juni vindt er een regionale bijeenkomst Atlas van Noordoost Fryslân plaats in het gemeentehuis van Kollum. Het thema is Primair Onderwijs en de uitnodiging is o.a. bedoeld voor schoolbesturen, directies en medezeggenschapsraden. Het bestuur wil graag dat er een afgevaardigde van de GMR mee gaat. Secretaris geeft aan het bestuursbureau door wie hier naar toe zal gaan. 3. Jaarrekening (advies gevraagd) - Jaarrekening/jaarverslag - Accountantsverslag (concept) - Aanbiedingsbrief controleverklaring Ingeborg Stegeman van het Onderwijsbureau Meppel is aanwezig om de jaarrekening en het jaarverslag toe te lichten. Het komt erop neer dat Roobol het in 2013 beter gedaan heeft dan begroot. Roobol zit wat betreft alle kengetallen boven de norm. Er was in eerste instantie ingezet om in te teren op de reserves, maar door een aantal financiële meevallers zijn de reserves niet aangesproken zoals van tevoren begroot. Er wordt gesproken over een reservering om de krimp op te vangen, dit is echter niet zichtbaar in de jaarrekening. Verzoek van de GMR om dit wel zichtbaar te maken. Welk deel wordt bijvoorbeeld beschikbaar gemaakt voor het opvangen van krimp? De GMR geeft na afloop een positief advies met betrekking tot de jaarrekening/jaarverslag.
4. Formatieplan (ter instemming P-GMR en advies O-GMR) In het kader van de continuïteit wil Roobol er naar streven om in de toekomst met minimaal halve banen te werken (maximaal 2 leerkrachten voor de klas). Vervolgens is gevraagd of dit bindend zal gaan worden. Het uitgangspunt bij wijzigingen zal richting de 0,5 fte gaan, dit is niet bindend voor het huidige personeelsbestand. Er werd gevraagd wat Roobol kan doen voor jonge leerkrachten die niet in vaste dienst kunnen komen. Het risico bestaat dat Roobol talentvolle leerkrachten niet aan zich kan binden en de GMR vraagt zich af wat het plan is om hiermee om te gaan. De algemeen directeur geeft aan dat het ook de aandacht van Roobol heeft en dat men er mee bezig is. Ook het ministerie wil graag dat Roobol jonge leerkrachten gaat binden. Er zijn ideeën in BDOF verband die de aandacht hebben, echter ziet het er op dit moment niet positief uit. Komt terug. Het realiseren van de landelijk norm voor LB-functies van 46% is on hold gezet. Op dit moment zijn er geen LB-vacatures. Momenteel is 23% het landelijk gemiddelde en hier bevindt Roobol zich qua LB-functies ook. De doelstelling die door het ministerie is gesteld, wordt niet gehaald. Hier zijn door ministerie tot op heden nog geen consequenties aan verbonden. Na een aantal vragen van de GMR over het bestuursformatieplan komt het idee naar voren om met de P-GMR nog een bijeenkomst te plannen waarbij de personeelsfunctionaris wordt uitgenodigd. Er zitten nog veel vragen in het plan die onbeantwoord blijven en om verheldering vragen. Dit is ook het advies van de oudergeleding van de GMR. Afgesproken wordt dat de P-GMR donderdag 5 juni om 15:00 uur samenkomt op het bestuursbureau in Buitenpost. Sjoeke Bloem en Pauline Kemkers-Vos zullen hiervoor ook uitgenodigd worden. Inmiddels is het document aangepast en weer aan de GMR gestuurd. 5. Actuele ontwikkelingen n.a.v. de uitrol van het visiedocument De uitrol van het visiedocument heeft voor een drietal kleine scholen ingrijpende gevolgen: - ibs Driesum: De MR van Driesum is druk bezig met het onderzoeken van een eigen pad. Er wordt onderzoek gedaan naar afspraken die in het verleden gemaakt zijn en wat er nog mogelijk is. Een complexe situatie welke nog steeds nadrukkelijk de aandacht van Roobol heeft. Wordt vervolgd. - Van Heemstra, Oudwoude: In Oudwoude maken ouders ondertussen al een andere keuze om eerder de school te verlaten. Roobol heeft de toezegging gedaan om de school voorlopig open te houden, maar met deze nieuwe kennis is het de vraag of dit verstandig is. Hierbij wordt de GMR om advies gevraagd. - Ids Wiersmaskoalle, Brantgum: Het gros van de ouders heeft aangegeven dat het erg spijtig is dat de school verdwijnt, maar er zijn weinig tot geen kinderen in Brantgum. De situatie maakt dat de school eigenlijk geen toekomst heeft. Het merendeel van de ouders wil met Roobol kijken naar de mogelijkheden. 6. Brief MR Burgerschool & reactie bestuur (ter bespreking) Dinsdagavond 03 juni wordt er een gesprek gevoerd met de directeur van de Burgerschool, de stichting vrienden van Leonardo en de algemeen directeur van Roobol. In de communicatie rondom de evaluatie zijn de ouders niet genoeg mee genomen in het proces. Discussiepunt is voltijdshoogbegaafdheids-onderwijs. Dat is het centrale vraagstuk voor de discussie van dinsdagavond 03 juni. Roobol gaat in ieder geval twee jaar de tijd nemen om te kijken wat de mogelijkheden zijn om de opgebouwde expertise in te zetten en hoe hoogbegaafdheids-onderwijs vorm kan krijgen. Voltijdhoogbegaafdheidsonderwijs niveau 5 moet Frieslandbreed perspectief krijgen, maar Roobol wil dit niet alleen organiseren. Men gaat in ieder geval een aantal stappen terug in het proces en de GMR wil dit proces blijven monitoren.
7. Statuten en reglementen (ter controle) De GMR kan instemmen met de voorstellen die gedaan zijn door de werkgroep. 8. Verkiezingen GMR (ter bespreking) Naar aanleiding van de verkiezingen voor de GMR hebben twee ouders zich beschikbaar gesteld. In eerste instantie waren hiermee de vacatures opgevuld, aangezien Herman Albers en Marloes Egberink na deze vergadering afscheid nemen van de GMR. Nu Henk Verbunt wordt voorgedragen als bestuurslid, ontstaat er weer een nieuwe vacature binnen de oudergeleding. Aan het einde van de verkiezingsperiode meldde zich nog een geïnteresseerde ouder en deze wordt benaderd om volgend jaar zitting te nemen in de GMR. Voor de personeelsgeleding zitten we nog steeds met twee vacatures. Er heeft zich gedurende de verkiezingsperiode geen enkele kandidaat gemeld en dit baart ons grote zorgen. Tijdens de vergadering zijn een aantal mogelijke kandidaten genoemd die de GMR persoonlijk gaat benaderen. Wordt vervolgd. 9. Communicatie bestuur-gmr-mr en ICT en PR (ter bespreking) GMR-en moeten er eigenlijk op kunnen vertrouwen dat MR-en net zo goed geïnformeerd zijn als de GMR zelf. Het voorstel wordt gedaan om een helder communicatieplan te schrijven, aangezien er dit schooljaar veel te doen is geweest omtrent de informatievoorziening binnen de stichting. Hierbij is onderscheid tussen school- en organisatieniveau belangrijk. 10. Notulen vergadering 07-04-2014 a. Actielijst controleren De actielijst is gecontroleerd en de acties zijn uitgevoerd. Er wordt een toevoeging gedaan bij agendapunt 5 (Brief MR Driesum & MR Burgerschool). Hierin wordt vermeld dat de GMR van het bestuur graag het proces en de evaluatie van Leonardo onderwijs op papier wil. Van de stichting vrienden van Leonardo is gevraagd de alternatieven en argumenten tegen het besluit om te stoppen op papier te zetten. 11. Overige punten - Concept notulen bestuursverslag 23-04-2014 Geen opmerkingen 12. Punten voor de volgende vergadering - Jaarplan 2014-2015 - Verkiezingen GMR - Actuele ontwikkelingen n.a.v. de uitrol van het visiedocument - Communicatieplan 13. Rondvraag Er waren geen bijzonderheden n.a.v. de rondvraag. 14. Afsluiting Aan het einde van de vergadering werden Marloes Egberink, Herman Albers, Henk Verbunt, Danielle Oosterhuis en Heleen van der Werf bedankt voor de bewezen diensten voor de GMR.
Lijst met besluiten Datum Onderwerp 20140602 De GMR geeft een positief advies over de jaarrekening en het jaarverslag. GMR Actielijst Datum Onderwerp Wie? 20140602 Secretaris informeert bestuursbureau wie mee gaat naar regiobijeenkomst PO in Kollum secretaris